RESPUESTA

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos
Sistema de Gestión de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté
disponible en los puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se
presenten en los documentos con el fin de mantener
actualizadas las tablas de retención documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y

forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la

validación y apropiación

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los

documentos no generan cambio de versión debido a que no
afectan el buen funcionamiento del Sistema de Gestión, sin
embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación
y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse
en el control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios
menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.
Desarrollo punto 1:
INFORME
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de
prendas de vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad
económica, siendo estos:
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios
técnicos, por lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado.
Evite incurrir en un paradigma de la documentación.
Desarrollo punto 2:

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la

elaboración, modificación e identificación de los documentos y
registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y
manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación
actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos,

instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de
origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los
procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad
de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del
documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el

Coordinador de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
3.1 Coordinador Trabajo
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y
administración de la documentación del SGC en forma coherente,
congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso
lo amerite define si la revisión incluirá el concepto de un experto que
retroalimente el documento. Establecidos los acuerdos con el líder del
proceso e incorporados los ajustes finales del documento, presenta
para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante
de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente

interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes
de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se

aprueben nuevamente.
- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos
- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentren disponibles en la Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.
- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de

preservar y proteger la información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en

este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el

procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación
de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones
S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se
presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel
superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor
profundidad y detalle.
DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de

formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación
impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso
envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su

aprobación la empresa empleará los inventarios de formatos impresos
hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas

de actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y

documentar sus resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o
la tarea se adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado
(salvo en casos especiales) y dejado constancia de todas las
circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y
estar en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un
papel, como un material fotográfico o similar. Son registros
electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser

modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y
cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas susceptible a las
modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal

encargado, en el caso de los registros impresos y en los registros
digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona

encargada de esto, garantizando que se respeten los procedimientos y
queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra
parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros
que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado,
no usar lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de
información por el paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de
correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una
raya lo que no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las

actividades o los resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
  Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados

 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

N RESPONSAB
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
o LE

INICIO

Identifica necesidad de
Elaborar borrador del
1 creación o mejora de Líder del documento y enviar
documento
proceso por correo a la
Directora del
N RESPONSAB
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
o LE
Departamento de
Biblioteca con copia al
Profesional de Apoyo
de corrección de estilo
para su respectiva
revisión.
Las correcciones de
ortografía y sintaxis se
Revisa la adecuación de la hacen de manera
documentación directa en la
documentación en los
casos donde la mejora
sea evidente. Sin
embargo, en los casos
problemáticos para la
interpretación del
sentido el corrector
enviará sugerencias y
2 Corrector de
comentarios al líder
Estilo
del proceso para que
intervenga en el texto
antes de su envío
como versión final al
Sistema de Gestión de
la Calidad.

De cualquier manera
el corrector hará llegar
al líder del proceso la
documentación
revisada.
N RESPONSAB
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
o LE
En caso de requerir
La
SI Modifica y envía
ajustes en partes
documentaci nuevamente al problemáticas para la
ón requiere corrector
ajustes? interpretación el líder
del proceso hará las
3 Líder del
NO modificaciones en las
proceso
partes indicadas por el
corrector y le enviará
nuevamente el
documento modificado
al corrector de estilo.
Enviar por correo al
Coordinador de Salud,
Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12 Seguridad e Higiene
mejora o anulación de Solicitud de
documento creación, mejora en el trabajo con copia
o anulación de a la Profesional de
documentos
Apoyo del SG-QHSE
el formato Solicitud de
4 Líder del Creación, Mejora o
proceso Anulación de
Documento F-SO-OH-
1 12 junto con el
documento sometido a
consideración
(Resultado de la
revisión del corrector
de estilo)
1 Profesional de
Apoyo SG-
QHSE Revisar la solicitud y
Revisa solicitud y verifica
5 necesidad evaluar la necesidad
Auxiliar del de crear, modificar o
SG-QHSE anular el documento.
N RESPONSAB
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
o LE

Si es una solicitud de
NO Informa al anulación, se registra y
Aprobada líder del Coordinador
la proceso el proceso termina
Solicitud? del Área de
Salud,
SI 3
Seguridad e
Cuando se considere
Higiene en el
necesario define la
Trabajo
intervención de un
experto a fin de
6 retroalimentar el
documento antes de
su aprobación final.

Según corresponda se
presenta al Consejo
Directivo para que
autorice la creación,
mejora o anulación.

Registra aprobación en la
Se diligencia la Parte 2
Solicitud de creación,
Mejora o Anulación de
del registro Solicitud
Documentos de Creación, Mejora o
7 Anulación de
Auxiliar del Documento F-SO-OH-
SG-QHSE 12, marcando la casilla
de aprobado,
diligenciando la fecha
N RESPONSAB
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
o LE
de implementación del
cambio.

Para el caso de
Profesional de
creación de
Apoyo SG-
Codifica y/o actualiza la documentos se realiza
8 versión QHSE
la respectiva
codificación y para
Auxiliar del
mejora se actualiza la
SG-QHSE
versión.

Al editar los
Emite y Aprueba documentos se deben
Documento
registrar las firmas de
Coordinador elaboró, revisó y
del Área de aprobó, si aplica. El
Salud, coordinador del Área
Seguridad e de Salud Ocupacional
Higiene en el informa al líder sobre
Trabajo la aprobación del
9 documento.
Profesional Una vez firmados los
de Apoyo SG- documentos se
QHSE identifican con Copia
No Controlada, se
Auxiliar SG- graban en PDF (No
QHSE
Aplica para formatos) y
se adaptan en el
aplicativo disponible.
N RESPONSAB
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
o LE

Se publican los nuevos

Retira de Intranet los documentos en la
documentos obsoletos
intranet

Profesional de Al documento físico

10 Apoyo SG- se le coloca el sello de
QHSE original, se archiva en
la carpeta del proceso
que corresponda y se
destruye la versión
anterior.

Profesional de
Apoyo SG-
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de QHSE Actualizar Listado
Control de Documentos Control de Maestro Control de
11 Documentos

F-SO-OH-013 Auxiliar del Documentos F-SO-

OH-013
SG-QHSE
2
2 Coordinador
del Área de
Salud, Se comunica al líder
Socializa con el líder del
que el documento se
12 proceso y/o funcionario Seguridad e
que realizó solicitud encuentra liberado y
Higiene en el
se autoriza su uso.
Trabajo
Libera Documento
N RESPONSAB
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
o LE
Informar los cambios
Aplica documento en el
proceso correspondiente de la documentación a
3
Líder del los participantes del
proceso.
13 FIN
proceso
Socializa el contenido
de los documentos a
fin de garantizar su
debida aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

N RESPONSAB
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
o LE

INICIO
1

Identificar los registros a

controlar
Coordinador Los líderes de proceso
de Gestion en con apoyo del
Salud, coordinador del Área
Seguridad e de salud, seguridad e
Higiene en el Higiene en el trabajo
2
Trabajo identifican los registros
incorporados en el
sistema de gestión en
Líderes de salud, seguridad e
procesos Higiene en el trabajo

Enviar por correo al

NO
Hay solicitud Coordinador de
o 1
necesidades Gestion en Salud,
de registros
SI Seguridad e Higiene
en el Trabajo con
Líderes de copia a la Profesional
3
procesos de Apoyo del SG-
QHSE el formato
Solicitud de Creación,
Mejora o Anulación de
Documento F-
SO-OH-12 junto con
N RESPONSAB
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
o LE
el documento
sometido a
consideración

Revisar solicitudes o
Coordinador
necesidades de registros de Gestion en Revisar la solicitud y
Salud, evaluar la necesidad
4
Seguridad e de crear, modificar o
Higiene en el anular el documento.
Trabajo
Si es una solicitud de
NO Informa al anulación, se registra y
líder del
Aprobación de solicitud
o necesidad de proceso
el proceso termina.
registros
Cuando se considere
SI
necesario define la
Coordinador
intervención de un
de Gestion en
experto a fin de
Salud,
5 retroalimentar el
Seguridad e
documento antes de
Higiene en el
su aprobación final.
Trabajo
Según corresponda se
presenta al Consejo
Directivo para que
autorice la creación,
mejora o anulación.

Coordinador El Coordinador de
de Gestion en Gestion en Salud,
Se autoriza y controla los
6 registros Salud, Seguridad e Higiene
Seguridad e en el Trabajo actualiza
Higiene en el los registros que se
N RESPONSAB
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
o LE
Trabajo generaron cambios y
controla los cambios o
nuevos documentos
relacionados con la
estructura de los
documentos del SG-
QHSE

Establecer criterios de
control de registros El Coordinador de
Coordinador Gestion en Salud,
de Gestion en Seguridad e Higiene
Salud, en el Trabajo
7
Seguridad e establece criterios de
Higiene en el control sobre los
Trabajo registros del SG-
QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos

Actualizar Listado
Coordinador
Maestro Control de
8 de Gestion en
Documentos F-SO-
Salud,
OH-013
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo

9
Socializa con el líder del
proceso y/o funcionario
Se comunica al líder
que realizó solicitud que el documento se

Libera Documento
N RESPONSAB
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
o LE
Coordinador encuentra liberado y
de Gestion en se autoriza su uso.
Salud,
1
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo

Informar los cambios

de la documentación a
Aplica documento en el
proceso correspondiente Líder del los participantes del
proceso.
13 proceso
Socializa el contenido
de los documentos a
fin de garantizar su
debida aplicación.
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
Coordinador de
SOLICITUD DE Intranet /Proceso
Gestion en
CREACIÓN, Gestión en Salud,
F-SO-OH- Salud, Seguridad
MEJORA O Seguridad e Higiene en
012 e Higiene en el
ANULACION DE el Trabajo y/o
Trabajo/ Líder del
DOCUMENTOS Aplicativo del Sistema
Proceso
Coordinador de Intranet / Proceso
Gestion en Gestión en Salud,
LISTADO
Salud, Seguridad Seguridad e Higiene en
F-SO-OH- MAESTRO
e Higiene en el el Trabajo y/o
013 CONTROL DE
Trabajo/ Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de
Apoyo

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del

documento en la operación de la universidad y se convierte en un
documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite
identificar aspectos de un proceso tales como: Objetivo, Quien
Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades,
Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos,
Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las
actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se
encuentra debidamente identificado, reconocido dentro del Sistema
de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo:
registros, especificaciones, procedimientos, dibujo, informe, norma
etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por
entidades externas a la Universidad para ser aplicados en los
procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un
documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el
desarrollo del objeto social de la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de
una actividad específica o Plantilla prediseñada que facilita la
recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el
desarrollo de un propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos
técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega
y divulgación formal de los documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada
proceso cuenta con un Listado Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un
Sistema, un área o función de cobertura amplia de la institución que
sirve de orientación para todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el
SGC y enuncia la Política de Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que
permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una
actividad o un proceso (NTC-ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las
actividades desarrolladas o de resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan
actividades específicas de la Universidad. Ej.: Reglamento
Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia,
la adecuación y la eficacia del tema sujeto a revisión, para alcanzar
los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional,
Seguridad Industrial e Higiene Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden
y posición de la palabras en una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un
documento que presentan problemas en términos de precisión o claridad
en su redacción.