Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 3: Informe “Identificación de las tecnologías de la información”

Para una empresa es necesario contar con herramientas que permitan administrar de manera
efectiva el flujo de información dentro de cada uno de los eslabones de la cadena de producción y
abastecimiento. Por ende, en esta evidencia debe elaborar un informe acerca de las plataformas
informáticas requeridas por una empresa para el manejo de clientes, eslabones de la cadena, datos,
procesos y usuarios. En el informe debe determinar el software necesario para cubrir las
necesidades de la empresa, incluyendo software de simulación.

Elabore esta evidencia considerando lo siguiente:

 Continuando con el caso de la empresa utilizada en las evidencias 1 y 2 de esta guía de

aprendizaje, relacione nuevamente las áreas de la empresa, los procesos y su relación con
el flujo de información.

 Flujos verticales ascendentes, de subordinado a superior (avisos)

 Flujos verticales descendentes, de superior subordinado (control)
 Flujos horizontales entre personas del mismo nivel

_________ Líneas de autoridad (flujos verticales ascendentes y descendentes)

--------------- Líneas de coordinación (flujos horizontales)

 PROCESO SUBPROCESO
Mantenimiento operación empresa
GERENCIAL Sistemas de calidad
Operación de la empresa.
Mantenimiento estándares de calidad
SISTEMA INTEGRADO
Presentaciones auditorias
DE GESTION
Realización auditorías internas de calidad.
Programación de vehículos
Despacho de vehículos
Revisión documentación
Control carga propia y tercerizada.
OPERACIONES
Mantenimiento vehículos
Control de trafico
Seguimiento vehículos y carga.
Geolocalización de la carga.
Mantenimiento clientes
COMERCIAL
Reclutamiento nuevos clientes
Nomina
AREA
Gastos e inversiones
ADMINISTRATIVA Y
Mantenimientos a vehículos e instalaciones
FINANCIERA
Estado perdida y ganancias
  Después de lo anterior, identifique las necesidades presentes en los sistemas de
información de la empresa, teniendo en cuenta la estrategia organizacional.

La empresa tiene falencias en la comunicación interna en las áreas administrativas. Requiere un

sistema de información capaz de controlar todos los procesos ya que estos se ejecutan en gran
mayoría en tiempo real y requieren de respuestas inmediatas, también hay que tener en cuenta los
vehículos de envíos de las mercancías ya que teniendo un control de estos podemos asegurar más
nuestra efectividad.

 Indique qué software o tecnologías de la información servirían como apoyo en cada una
de las áreas de la empresa y establezca la respectiva plataforma informática a utilizar.

El software ERP Ofima el cual permitiría solucionar todos los problemas de área administrativa. La
empresa ya trabaja con una plataforma tecnológica ARGO para la distribución, la cual permite
garantizar la seguridad y trazabilidad de cada envío y su recorrido a través de la geografía nacional;
esta herramienta permite generar informes y reportes, así como consulta vía web en tiempo real
ingresando al sistema con un usuario asignado.

 Realice una descripción detallada sobre la funcionalidad de cada software propuesto,

justificando su selección.

Software ERP Ofima

Ofima ofrece una solución de herramientas y servicios de Gestión Empresarial, diseñadas para cubrir
todas las áreas funcionales y las exigencias de la empresa, de manera que se crea un flujo de
procesos entre los distintos usuarios y áreas.

 Funciones:

Inventarios, Activos Fijos, Importaciones, Cotizaciones, Órdenes de Compra y Facturas, Nómina,

Exportaciones, Cartera, Tesorería, Bancos, Gestión Multi Empresas / Puntos de Venta, Gestión
Recursos Humanos, Costos y Presupuestos, Manufactura.

 Ahora, basado en los datos obtenidos tras el desarrollo de los ítems anteriormente
descritos, proceda con la elaboración del informe solicitado para la evidencia. Para esto,
debe analizar e incluir la información obtenida en los puntos previamente desarrollados y
luego detallar de forma específica la manera como la plataforma informática escogida
puede aportar al mejoramiento de los procesos desarrollados en cada una de las áreas de
la empresa, incluyendo los eslabones de la cadena, el tratamiento de datos y manejo de
clientes. Finalmente indique cómo estas mejoras pueden incidir en el desarrollo del plan
maestro de logística internacional.
La empresa tiene falencias en la comunicación interna en las áreas administrativas. Requiere un
sistema de información capaz de controlar todos los procesos ya que estos se ejecutan en gran
mayoría en tiempo real y requieren de respuestas inmediatas, también hay que tener en cuenta los
vehículos de envíos de las mercancías ya que teniendo un control de estos podemos asegurar más
nuestra efectividad.

Para esto se recomienda el uso del software ERP Ofima el cual permitiría solucionar todos los
problemas de área administrativa. La empresa ya trabaja con una plataforma tecnológica ARGO para
la distribución, la cual permite garantizar la seguridad y trazabilidad de cada envío y su recorrido a
través de la geografía nacional; esta herramienta permite generar informes y reportes, así como
consulta vía web en tiempo real ingresando al sistema con un usuario asignado.

El software ayuda de manera consistente en la generación, verificación, manejo, tramitación,

comunicación y posterior proceso de archivo de todo tipo de información al interior de la empresa.
En pocas palabras, este software se convertiria en el sistema nervioso de la empresa, para ser la
solución permanente que permite agilizar procesos sin perder de vista ningún detalle.

Este programa cuenta con unas características técnicas que han sido pensadas bajo los conceptos
de la adaptabilidad y usabilidad, es decir, tiene la versatilidad como vector transversal, haciendo
que la instalación y unión de los diferentes módulos que lo componen lo conviertan en un activo
que efectivamente impulsa el desarrollo para la empresa y se evita, en todo momento,
incompatibilidad y restricciones en los desarrollos específicos que se requiera. La ventaja del
software es la versatilidad para ajustarlo según las necesidades expresas y también ser objeto de
modificaciones específicas, adicional al proceso de parametrización inicial.

Es importante mencionar que este software se divide en 6 grandes articulaciones o grupos, a su vez
compuestos por múltiples módulos, los cuales están pensados para ser adquiridos y articulados,
según la necesidad.

Módulo de Inventarios
Módulo de Facturación
1. Ventas Comercial
Módulo de Cartera
Módulo de Punto de Venta

Módulo de Compras
2. Compras Tesorería Módulo de Cuentas por Pagar – Bancos
Módulo de Importaciones

Módulo de Contabilidad – NIIF

3. Contable Financiero Módulo de Activos Fijos
Módulo de Fiscal Tributario

Módulo de Nómina
4. Nómina – Gestión Humana
Módulo de Gestión Humana

Módulo de Manufactura
5. Manufactura Módulo de Talleres
Módulo de Costos

Módulo Navigator 360

6. Inteligencia de Negocios
Módulo Sistema Analítico