PROGRAMA DE AUDITORIA:

AUDITORIA INTERNA
NOMBRE DE LA ENTIDAD:
ALCALDIA MUNICIPAL DE EL COPEY
AREA O PROCESO AUDITAR:
PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
ELABORADO POR:
MARIA RAMOS BUELVAS (auditor)
REVISADO POR:
MARIA CARRASQUILLA LIZCANO (secretaria de gobierno)
FECHA:
24 DE ABRIL DE 2019
LUGAR:
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA |
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA:
Verificar el nivel de cumplimiento de la ley de archivos para entidades públicas,
su aplicación y sostenimiento, de conformidad a las disposiciones del AGN y
competencias de las dependencias sobre el tema de manejo de archivo de
gestión y archivo central.

ALCANCE DE LA AUDITORIA:
La auditoría comprende la reproducción, recepción, distribución, tramite,
organización, consulta, conservación y disposición final.

ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORIA:
El proceso de auditoria inicia el día 24 de abril y terminara el día 27 de abril
de 2019
La metodología para el inicio de la auditoria se realizara
 entrevista con el funcionario encargado liderar el proceso gestión
documental
 observación directacion la revisión documental, entrevistas etc.

COMPROMISOS POR PARTE DEL AREA AUDITADA:

 disposición del personal
 facilitar el acceso a la información

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 libro de radicación de procesos
 tablas de retención documental
 libros de correspondencias recibida se lleva de acuerdo con la
información de archivo
RESULTADO AUDITORIA DEL PROCESO

CONFORMIDADES NO CONFORMIDADES

 el archivo central es la oficina  la mayoría de las dependencias

encargada de recibir y enviar la
correspondencia para la
aceptación de documentos para
las demás dependencias de la
entidad
 la dirección ha demostrado el
interés por fortalecer el proceso
de gestión documental de la
entidad en cuanto a
capacitaciones y digitación del
archivo
de la administración municipal
no han implementado las tablas
de retención documental
vigentes.
 no existe un comité interno
 no cuenta con herramientas
requeridas para el proceso de la
organización documental

CONCLUSIONES
Después de aplicar el procedimiento de auditoria, podemos concluir que a
pesar de que la administración municipal del copey cesar, ha efectuado ajustes
financieros y presupuestarios para mitigar la falencia de la carencia de un
archivo acorde a la normatividad que rige la gestión documental, es indudable
que la alcaldía aun no cumple con la normas exigidas por la ley de archivo a
nivel nacional.

RECOMENDACIONES
 la sistematización de la documentación enviada por las secretarias de
la administración municipal se debe actualizar ya que facilita y agiliza
la búsqueda

 organizar el archivo conforme a las pautas y lineamientos de la ley de

archivos