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Ing. Carmen L.
Infante S.
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Manual avanzado de excel
ÍNDICE
PAG.
INTRODUCCION 03
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Manual avanzado de excel
Introducción
Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un libro
de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas
de macros, etc. El libro de trabajo contiene 16 hojas de cálculo que se pueden
eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre,...
Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 16.384
filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las columnas están
rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a
continuación. La ventana muestra sólo una parte de la hoja de cálculo. La unidad
básica de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican con su
encabezamiento de columna y su número de fila. La hoja de cálculo se completa
introduciendo texto, números y fórmulas en las celdas.
Los programas dedicados a las hojas de cálculo han ido evolucionando a lo largo del
tiempo, al principio el entorno de trabajo de estos programas era el DOS, es decir
corrían bajo ese sistema operativo. El primero en aparecer fue el Lotus 123, los
archivos realizados con esta hoja de cálculo tenían la extensión .WK1.
El segundo fue el Quattro Pro, cuyos archivos tenían la extensión .WQ1. Al aparecer
Windows se crea el EXCEL, una de las primeras hojas de cálculo que corre bajo
Windows.
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Manual avanzado de excel
Capitulo I
CONCEPTOS BASICOS
INTRODUCCIÓN.-
Excel es una hoja de calculo que puede ser usado por cualquier profesional en su
respectiva área temática pero depende del conocimiento de este para que aproveche
al máximo todas las utilidades que de la herramienta provee por lo cual se hace
necesario conocer algunas cosas adicionales que no se toman con frecuencia en un
curso de Excel, esto permitirá brindar al usuario una visión mucho más amplia de la
importancia de saber usar esta herramienta.
Conceptos Básicos.-
La barra de título
En ella se muestra el nombre del libro sobre el que se está trabajando en ese
momento. Inicialmente es un nombre provisional hasta que se guarde, donde
podremos dar al libro otro nombre.
Barra de menús.
La barra de menús, al igual que el Word, contiene todas las operaciones que se
pueden realizar en Excel, agrupadas en menús desplegables.
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Contiene los botones para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones
más habituales, como Abrir nuevo libro, Abrir nuevo desde archivo, Guardar,
Cortar, Copiar, Pegar, Imprimir, Ordenar etc.
Barra de formato.
Contiene los botones para aplicar de forma rápida un formato a las celdas filas y
columnas de la tabla, como Elegir una fuente, tamaño, poner negrita, cursiva,
subrayado, etc.
Barra de fórmulas.
Utilizaremos esta barra para añadir los cálculos y las fórmulas que se necesiten.
Cuando colocamos el cursor en la caja de texto se activan los botones de esta
barra, y escribiremos el cálculo. Esto se estudiará con más detalle en otro punto del
tema.
Hoja de datos.
Antes de trabajar con celdas, debe seleccionar una celda o un grupo de celdas.
Cuando seleccione una única celda, esta se vuelve activa y su referencia aparecerá en
el cuadro de nombres, en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. Aunque en
cada momento puede estar activa una única celda, a menudo puede acelerar las
operaciones seleccionando un grupo de celdas denominados rangos.
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Formas de
Procedimiento
Selección
EL RATÓN
Varias de celdas Al interior de la celda debe salir el puntero en forma de cruz gruesa,
luego con el ratón realizar un clic de arrastre.
Filas o Columnas Dar clic en los encabezados ya sea horizontal o vertical
Toda la Hoja Dar clic en el vértice formado por la intersección de los
encabezados
TECLADO
Varias Celdas Sin dejar de presionar <Shift> o tecla <Mayúscula>, pulse
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Teclas para moverse por una hoja de cálculo con el modo Fin
activado
Presione Para
FIN Activar o desactivar el modo Fin
FIN, tecla de dirección Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o
columna
FIN, INICIO Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la
celda ubicada en la intersección de la columna
situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo
(en la esquina inferior derecha) o la celda opuesta a
la celda inicial, que es normalmente la celda A1
FIN, ENTRAR Ir a la última celda situada a la derecha de la fila
actual que no esté en blanco; esta tecla no estará
disponible si se ha activado la casilla de verificación
Teclas de desplazamiento para transición en la
ficha Transición (menú Herramientas, comando
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Opciones)
Teclas para moverse por una hoja de cálculo con la tecla BLOQ
DESPL activada
Presione Para
BLOQ DESPL Activar o desactivar la tecla BLOQ DESPL
INICIO Ir a la celda de la esquina superior izquierda de la
ventana
FIN Ir a la celda de la esquina inferior derecha de la
ventana
FLECHA ARRIBA o FLECHA Desplazarse una fila hacia arriba o hacia abajo
ABAJO
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA Desplazarse una columna hacia la izquierda o hacia
DERECHA la derecha
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Presione Para
CTRL+N Aplicar o quitar el formato de negrita
CTRL+K Aplicar o quitar el formato de cursiva
CTRL+S Aplicar o quitar el formato de subrayado
CTRL+5 Aplicar o quitar el formato de tachado
CTRL+9 Ocultar filas
CTRL+MAYÚS+( (paréntesis de
apertura) Mostrar filas
CTRL+0 (cero) Ocultar columnas
CTRL+MAYÚS+) (paréntesis de
cierre) Mostrar columnas
Teclas para trabajar con los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como
Presione Para
CTRL+F12 o CTRL+A Mostrar el cuadro de diálogo Abrir
ALT+F2, F12 o CTRL+G Guardar el libro activo
ALT+MAYÚS+F2 o Mostrar el cuadro de diálogo Guardar como
MAYÚS+F12
ALT+1 Ir a la carpeta anterior
ALT+2 Abrir la carpeta que se encuentra un nivel por encima de
la carpeta abierta
ALT+3 Cerrar el cuadro de diálogo y abrir la página de búsqueda
del World Wide Web
ALT+4 Eliminar la carpeta o archivo seleccionado
ALT+5 Crear una nueva subcarpeta en la carpeta abierta
ALT+6 Alternar entre las vistas Lista, Detalles, Propiedades y
Vista previa
ALT+7 Mostrar el menú Herramientas (botón Herramientas)
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Presione Para
CTRL+C Copiar la selección
CTRL+X Cortar la selección
CTRL+V Pegar la selección
SUPR Borrar el contenido de la selección
CTRL+GUIÓN Eliminar celdas
CTRL+Z Deshacer la última acción
CTRL+MAYÚS+ Insertar celdas vacías
SIGNO MÁS
Pegado Especial
Ms Excel 2000 permite pegar no solo el contenido de las celdas, sino las fórmulas, los
formatos, los comentarios, todo excepto bordes o reglas de validación. Además, si las
celdas origen y las destino contienen números se pueden realizar una operación y
automáticamente se tiene nuevos valores. Saltar blancos no pega las celdas en blanco
de área pegada.
Excel permite trasponer el contenido de la(s) fila(s) por una columna(s) en otras
palabras cambia la orientación de los datos cuando se pegan, los datos de la fila
superior se colocan en la columna y los de la columna izquierda, aparecen en la fila
superior.
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Formato condicional.
Si una celda contiene los resultados de una fórmula u otros valores que desee evaluar,
puede identificarse las celdas aplicando formatos condicionales. Por ejemplo,
puede aplicar negrita y color azul a la celda(s) si las notas sobrepasan de 15; pero son
menores de 20.
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Formatos a celdas.
Cuando usamos Excel podemos aplicar un formato a las celdas que deseamos .
Los tipos de formatos que se pueden aplicar son: (Número, Alineación, Fuente,
Bordes, Tramas, Proteger). Como se muestra en la figura 1.x.
# : Para mostrar dígitos del 0 al ), presenta un espacio el encontrar el valor de cero en alguna celda,
0 : Para mostrar dígitos del 0 al 9, presenta el valor cero, si el valor de la celda es cero.
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#.###,00_);[Rojo](#.###,000);0,00;”Ventas”@
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PREGUNTAS DE REPASO
Se desea darle color azul aquellas celdas cuyo valor es mayor que 300 y el color rojo
aquellas celdas que son menores que 300.
Pregunta 1.
Pregunta 2
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Pregunta 3
Pregunta 4
Pregunta 5
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Capitulo II
FORMULAS Y FUNCIONES
FORMULAS
Crear fórmulas
La estructura o el orden de los elementos de una fórmula determinan el resultado final
del cálculo. Las fórmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis específica, u orden,
que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los
operandos), que están separados por operadores de cálculo. Cada operando puede
ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango,
un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos
de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de
cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.
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Operador de
comparación Significado Ejemplo
= (igual) Igual a A1=B1
> (mayor que) Mayor que A1>B1
< (menor que) Menor que A1<B1
>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (distinto) Distinto de A1<>B1
Operador de concatenación de texto Utilice el signo "&" para unir o concatenar una
o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los
siguientes operadores.
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Operador de
referencia Significado Ejemplo
:(dos puntos) Operador de rango que B5:B15
genera una referencia a todas
las celdas entre dos
referencias, éstas incluidas.
, (coma) Operador de unión que SUMA(B5:B15,D5:D15)
combina varias referencias en
una sola.
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estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número
de fila y una "C" seguida de un número de columna. Obtener información sobre
referencias F1C1.
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EJERCICIOS
Usando Celdas absolutas calcular el Promedio Final, deberá utilizar las ponderaciones
brindadas
F= Capital Final
P= es el capital inicial
I= es la tasa de interés para el período
N= es el número de períodos.
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Un bono a 8 años con un valor nominal de $10,000 paga a su tenedor una tasa
anual de 8.5% en cupones trimestrales ¿Cuánto le paga trimestralmente?
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FUNCIONES
Una función es una fórmula especial que ya esta escrita y que acepta uno o más
valores llamados argumentos y realiza una operación devolviendo un resultado.
FUNCIONES MATEMÁTICAS
CONTAR.SI. Contabiliza las celdas del rango que cumplan la condición del criterio.
Sintaxis.
CONATAR.SI(Rango;Criterio)
Rango : Es el bloque de celdas cuyos datos se desa contabilizar.
Criterio: Especifica el criterio(texto, expresión o número) que determinará las celdas
del rango serán contabilizadas.
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SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(Rango1;Criterio;Rango2)
Rango1 :Es el rango de celdas cuyos datos se desea evaluar.
Criterio : Especifica el criterio (texto, expresión o númro) que determinará las celdas
del rango que serán sumadas.
Rango2: Son las celdas que se van a sumar. Las celdas del rango2 se suman sólo si
las celdas correspondientes del rango1 coinciden con el criterio. Si el rango2 se omite ,
se sumarán las celdas contenidas en rango1.
FUNCIONES ESTADÍSTICAS.
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FUNCIONES LÓGICAS
SI: Devuelve un valor si la exprsión es VERDADERO y otro valor si dicha expresión es
Falso.
SI(Expr.; Acción_V; Acción_F)
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Ejemplo:
Supongamos que desea calificar con letras los números de referencia con el nombre
PROM.
Si PROM es la función devuelve.
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Y(expr1;expr2;.....;exprN)
O(expr1;expr2;.....;exprN)
expr1;expr2;....;exprN : Son expresiones lógicas cuyos valores son VERDADERO o
FALSO.
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FUNCIONES DE FECHA
Fecha: Devuelve la fecha especificada en valor de formato fecha
FECHA(año:mes:dia)
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DIA : Devuelve el número del día en el mes para una fecha dada.
DIA(fecha)
Fecha Es una fecha o dirección de celda.
DIASEM: Devuelve el número del día de la semana para una fecha dada.
DIASEM(Fecha:N)
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FUNCIONES DE TEXTO.
DERECHA: Devuelve N caracteres situados en el extremo derecho de una cadena de
texto.
DERECHA(TEXTO,N)
TEXTO : Es la cadena de Caracteres.
N : Especifica el número de caracteres que desea extraer.
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TEXTO(Valor; Formato)
Valor : Es un número, celda o fórmula que contenga un valor numérico
Formato: Es un formato de número, en forma de texto, indicando en la ficha Número
del cuadro de dialogo Formato celdas.
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PREGUNTAS DE REPASO
Donde:
1er Carácter representa el Turno
2.-
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Capitulo III
ESCENARIOS
Administrador de Escenarios
Se denomina escenario a un grupo de variables llamadas celdas cambiantes, que
Los resultados obtenidos de todas las variables sirven para crear un informe de
resumen en que aparezca el mejor caso, el peor caso y el caso previsto del problema
planteado en la hoja. También podrá combinar escenarios de un grupo en un solo estilo
y protegerlos u ocultarlos de posibles usuarios no deseados.
Crear un Escenario
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El primer paso es crear un nuevo Escenario, para esto se hace un clic en el botón
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Para terminar y cerrar el cuadro, pulse el botón Cerrar, o bien, si desea visualizar los
resultados en la hoja, pulse el botón mostrar o haga doble clic sobre el nombre del
escenario creado en el cuadro Escenarios.
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Eliminar un escenario
Cuando se elimine un escenario debe recordar que no puede deshacer esta eliminación.
crearlo.
Editar un escenario
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Para terminar y validar las opciones, pulsar el botón Aceptar. También podrá modificar
los valores del cuadro de diálogo “Valores del escenario” para las celdas cambiantes.
Si desea volver al Administrador de escenarios sin modificar el escenario actual, pulse
el botón Cancelar.
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Combinar escenarios
Se puede combinar un escenario creado en la hoja activa con otro que esté
situado en un libro de trabajo que previamente esté abierto. Es muy posible que al
combinar ambos escenarios existan nombres duplicados, se debe evitarlo, pues habría
conflicto entre los distintos escenarios creados.
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5. Pulsar el botón cerrar para salir del cuadro de diálogo. De esta forma Excel
copiará todos los escenarios en las hojas de cálculo origen en la hoja de cálculo
activa.
escenarios o tablas dinámicas con los valores de las celdas cambiantes de hoja de cálculo.
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6. Elegir las celdas resultantes en dicho cuadro (por ejemplo, $C$4:$c$9 que son
los precios en nuestra hoja) y, a continuación pulsar el botón Aceptar.
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EJERCICIOS
Mueblería Corvalán.
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Muebles Providencia
La planilla siguiente es una firma llamada Muebles de Lujo, que son de una calidad
superior a los anteriores.
Muebles de lujo.
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Una planilla como cualquiera de las que se vieron más arriba, brinda distintos
resultados según los valores de sus datos. Para cada juego de datos hay un resultado
(o juego de resultados) diferente. La planilla que resulta para cada juego de datos es
un escenario. En otras palabras las planillas de más arriba muestran distintos
escenarios de la misma planilla.
Las celdas que contienen los datos variables con cada escenario (en el ejemplo
C2, C3 y D4) se denominan celdas cambiantes. La celda D6, que contiene el
resultado final, se llama celda resultante. Hay que conocer previamente estos
nombres, porque son los que usa la opción al trabajar.
Crear escenarios
Podemos empezar con los valores que aparecen en la Planilla Nº 1. Para este
ejemplo este presupuesto fue presentado por Mueblería Corvalán, y corresponde a
madera de pino con acabado en barniz nacional importado, entonces:
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1) Donde dice nombre del escenario se escribe un nombre adecuado. Por ejemplo :
Mueblería Corvalán.
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Estos tres escenarios están resumidos en el cuadro que está más arriba y que se
repite a continuación:
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Resúmenes
La opción de escenarios permite algo más: armar una tabla que resuma la
información de todos los escenarios disponibles. Esto se hace de la siguiente forma :
En una hoja aparte del mismo libro aparece el resumen indicado como el que
se muestra en la Figura que va a continuación.
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Hay una columna (vertical) por cada escenario disponible, además hay
una columna adicional para el escenario actual.
Horizontalmente hay tres grupos de datos : una fila para las
descripciones de los escenarios, una fila para cada celda cambiante y
otra fila por cada celda resultante.
Para hacer más clara esta tabla resumen, es posible modificar los rótulos en
algunas celdas. Por ejemplo : la tabla de la Figura siguiente tiene los mismos valores
que la tabla de la Figura anterior, pero es un poco más fácil de entender.
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El mismo resumen de la Figura de más arriba, pero modificando algunos títulos para
hacerlo más claro.
Eliminar el resumen
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ESQUEMAS Y VISTAS
Excel puede crear un esquema de modo automático. Para ello busca celdas con
fórmulas que sean un resumen de las filas por encima o bien de las columnas a la
izquierda.
El esquema de la figura ha sido obtenido de este modo por medio del comando Datos
/ Agrupar y Esquema / Autoesquema
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contiene dicho esquema . Estos símbolos permiten ocultar o mostrar los diferentes
niveles del esquema, para poder mostrar más o menos información.
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Hay dos formas de crear esquemas: una -ya citada- es la creación automática por
parte de Excel y otra la creación manual por parte del usuario.
Antes de usar la capacidad de Excel para crear esquemas automáticamente, hay que
comprobar cómo se definen las celdas que contienen el resumen con respecto al resto
de celdas que contienen los detalles. Todo ello debe ser coherente: por defecto las
celdas resumen en filas se deben referir a celdas con detalles situadas a su izquierda,
mientras que las celdas resumen de columnas deben referirse a celdas con detalles
situadas por encima.
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Para crear de modo automático un esquema en una hoja de cálculo, se pueden seguir
los siguientes pasos:
Si se desea crear el esquema de forma manual, se puede proceder como se indica a continuación.
1. Seleccionar las filas o columnas que desea agrupar bajo o a la izquierda de la fila o
columna resumen.
No se deben incluir en la selección las filas o columnas que contienen las fórmulas de
resumen.
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Visualización de un esquema
Para manejar los diferentes niveles de detalle, se pueden seguir los pasos que a
continuación se indican:
Por supuesto cuando un esquema tiene detalles ocultos, la hoja de cálculo sigue
conteniendo la misma información, aunque a diferentes niveles. Se pueden crear
gráficos de sólo los datos visibles de un esquema o con todos los datos de la hoja. Se
puede indicar a Excel que use sólo los datos visibles o bien todos los datos -incluidos
los no visibles- a la hora de confeccionar un gráfico.
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Para que por defecto se emplee una u otra de estas dos opciones, hay que seguir los
pasos siguientes:
1. Crear un gráfico en la propia hoja y clicar dos veces sobre él, de forma que los
menús de gráficos correspondientes estén accesibles.
2. Elegir el comando Formato/ Opciones.
3. Seleccionar o deseleccionar la opción Solo celdas visibles. En la mayoría de los
casos, esta opción estará ya seleccionada
4. Hacer clic en OK.
Para determinar manualmente que sólo se quiere trabajar con las celdas visibles, se
debe mostrar primeramente el esquema de manera que contenga los niveles de
detalle y resumen que sean necesarios.
Posteriormente hay que seleccionar las celdas con las que quiere trabajar y elegir el
comando
Edición / Ir a... / Especial; en el cuadro de diálogo resultante seleccionar la opción Solo
celdas
visibles y hacer clic en OK para concluir.
Las Vistas son distintas formas que tiene Excel de ver o presentar una única
información contenida en una hoja de cálculo. Por ejemplo, distintas vistas pueden
tener un outline con distintas filas y/o columnas expandidas u ocultas.
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Manual avanzado de excel
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Manual avanzado de excel
Capitulo IV
LISTAS
Introducción.-
En Microsoft Excel, puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos.
Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o
datos subtotales, Microsoft Excel reconoce automáticamente la lista como una base de
datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos.
Las columnas de la lista son los campos en la base de datos. Por ejemplo los
datos que se muestran en la columna (id de pedido) es un campo
Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la
base de datos. . Son los valores que estan desde la celda (A1:G1)
Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.. La lista de pedidos esta
compuesta por 20 registro para nuestro caso desde la fila 2 hasta la fila 21.
FORMULARIOS DE DATOS.
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Manual avanzado de excel
Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un registro a una lista nueva, ésta
deberá tener rótulos en la parte superior de cada columna que contenga. Microsoft
Excel utiliza estos rótulos para crear campos en el formulario.
La tarea previa debera ingresar algunos registros como se muestra en la figura 4.1.
Para realizar una búsqueda en especial tendrá que auxiliarse con el botón criterios,
por ejemplo si usted desea ver los precios por unidad superiores a 60.
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ORDENAR LISTAS.
Para ordenar una lista se hace en excel se hace en función de una columna o campo
de la lista y se puede hacer de manera ascendente o descendente.
Para ordenar una lista primeramente usted puede ubicarse en alguna de las celdas de
la columna que desea ordenar y luego elija en el menu datos la opción de ordenar
como se muestra en la figura 4.3
Se puede elegir más de un criterio de ordenación por ejemplo por Nombre (Es el
nombre del vendedor) y por Precio por Unidad.
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Manual avanzado de excel
SUBTOTALES
Nosotros con Excel podemos resumir datos calculando valores de subtotales y de
totales de una lista.
Se devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear
una lista con subtotales utilizando el comando SubTotales del menú Datos.
APLICAR SUBTOTALES
1. Como primer paso ordenamos nuestra lista por el campo categorías. Como se
indica en la figura. 4.5
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Manual avanzado de excel
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Figura 4.6 Cuadro de Diáologo SubTotales
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Al quitar subtotales de una lista, Microsoft Excel también eliminará el esquema y todos
los saltos de página que se hayan insertado en la lista al insertar los Subtotales.
1. haga clic en una celda de la lista
2. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
3. En el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Quitar todos.
NIVEL DE ESQUEMA.
Datos de la hoja de cálculo en que se agrupan las filas o columnas de datos detallados
para que puedan crearse informes de resumen. En el esquema se pueden resumir
toda una hoja de cálculo o parte de ella.
Puede ocultar o mostrar los detalles o subtotales que desee haciendo clic en estos
símbolos.
1. Haga clic en el símbolo de total Bebidas y Carnes.
2. Los detalles de los subtotales de estas categorías se ocultan, tal como se
muestra a continuación en la figura 4.7
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FILTROS
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de
datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que
se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para
aplicar filtros a las listas:
3. Para presentar sólo las filas que contienen un valor especifico, haga clic en la
flecha de la columna que contiene los datos que desee presentar.
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Manual avanzado de excel
RETIRAR FILTROS.
Para quitar un filtro de una columna de lista, haga clic en la flecha situada junto
Puede utilizar autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro.
También puede utilizar un autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan
más de una condición en una columna, por ejemplo, las filas que contengas productos
pedidos mayores que $30 y menores iguales de $65.
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Manual avanzado de excel
Figura 4.13
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Manual avanzado de excel
Capitulo V
Funciones de búsqueda
Introducción.-
Imagine el siguiente caso donde usted tiene que extraer en función de la categoría de
un trabajador su sueldo básico.
.
Figura 5.1
Entonces nuestro objetivo en un primer momento es escribir una fórmula que hagan
posible ver en la celda E9 el básico del trabajador de acuerdo a la tabla propuesta en la
parte superior.
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Manual avanzado de excel
Cuando usamos celdas con nombres hacemos referencias absolutas para la tabla, lo cual
implica que no tendrá inconveniente cuando copie la fórmula si se aumentas filas o
columnas.
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del
menú Datos y seleccione la opción Ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser
texto, números o valores lógicos.
El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente.
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Manual avanzado de excel
Ordenado Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque
un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es
VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no
encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que
valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no
encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.
Figura 5.2
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Manual avanzado de excel
=SI(ESBLANCO(D9);"";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;3;FALSO))*E9
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Manual avanzado de excel
Figura 5.3
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
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Manual avanzado de excel
Ordenado: es un valor lógico que especifica si desea que el elemento buscado por la
función BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO
o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un
valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento
valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la función BUSCARH encontrará el valor
exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.
Observaciones
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Manual avanzado de excel
Ejemplos
Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4 contiene
"Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene "Engranajes"; 9; 10;
11.
Figura 5.4
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Manual avanzado de excel
Figura 5.5
Empleando esta tabla, usted podría necesitar determinar el monto vendido por
meses.
siguiente fórmula:
=INDICE(VENTAS; COINCIDIR(B7;A2:A5;0);COINDICIDIR(B8;A2:D2;0))
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Manual avanzado de excel
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Capitulo VI
Macros
INTRODUCCIÓN.-
Para crear una Macro tenemos que realizar los siguientes pasos:
1. Dar clic en Grabar Nuevo Macro en Macros del Menú Herramientas.
Figura 6.1
Figura 6.2
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Manual avanzado de excel
1. Haga clic en el menú herramientas; luego coloque el puntero del ratón sobre
el submenú Macro y, finalmente, sobre el comando Macro. Usted verá el
siguiente Cuadro de diálogo:
Figura 6.3
Propiedades de ActiveCell.
Devuelve un objeto Range que representa la celda activa de la ventana activa (la
ventana superior) o de la ventana especificada. Si la ventana no contiene una hoja de
cálculo, esta propiedad fallará. Es de sólo lectura.
Comentarios
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Manual avanzado de excel
Celda activa no es lo mismo que selección. La celda activa es una sola celda de la
selección actual. La selección puede contener más de una celda, pero sólo una es la
celda activa.Todas las expresiones siguientes devuelven la celda activa y son
equivalentes:
ActiveCell
Application.ActiveCell
ActiveWindow.ActiveCell
Application.ActiveWindow.ActiveCell
Este ejemplo usa un cuadro de mensaje para mostrar el valor de la celda activa.
Puesto que la propiedad ActiveCell falla si la hoja activa no es una hoja de cálculo.
Worksheets("Sheet1").Activate
MsgBox ActiveCell.Value
162
Manual avanzado de excel
Puede utilizar el método Activate para designar cuál es la celda activa. Por ejemplo, el
siguiente procedimiento convierte B5 en la celda activa y, a continuación, le da formato
de negrita.
Sub SetActive()
Worksheets("Sheet1").Activate
Worksheets("Sheet1").Range("B5").Activate
ActiveCell.Font.Bold = True
End Sub
Nota Para seleccionar un rango de celdas, utilice el método Select. Para
convertir una sola celda en activa, utilice el método Activate.
Puede utilizar la propiedad Offset para pasar a la celda activa. El siguiente
procedimiento inserta texto en la celda activa del rango seleccionado y, a
continuación, mueve la celda activa una celda a la derecha, sin cambiar la
selección.
Sub MoveActive()
Worksheets("Sheet1").Activate
Range("A1:D10").Select
ActiveCell.Value = "Monthly Totals"
ActiveCell.Offset(0, 1).Activate
End Sub
Seleccionar las celdas que rodean la celda activa
La propiedad CurrentRegion devuelve un rango de celdas limitadas por filas y
columnas en blanco. En el siguiente ejemplo, la selección se amplía para incluir las
celdas contiguas a la celda activa que contiene datos. A continuación, se asigna el
estilo Moneda a este rango.
Sub Region()
Worksheets("Sheet1").Activate
ActiveCell.CurrentRegion.Select
Selection.Style = "Currency"
End Sub
163
Manual avanzado de excel
La instrucción Set se utiliza para asignar un objeto a una variable que ha sido
declarada como objeto. La palabra clave Set es necesaria. En el siguiente ejemplo, la
instrucción Set asigna un rango de Hoja1 a la variable de objeto miCelda:
Sub DarFormato()
Dim miCelda As Range
Set miCelda = Worksheets("Hoja1").Range("A1")
With miCelda.Font
.Bold = True
.Italic = True
End With
End Sub
Las instrucciones que establecen valores propiedad son también
instrucciones de asignación. El siguiente ejemplo asigna la propiedad
Bold del objeto Font para la celda activa:
ActiveCell.Font.Bold = True
Propiedad Range
Worksheets("Hoja1").Range("A5").Value = _
Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value
El ejemplo siguiente rellena el rango A1:H8 con números aleatorios
estableciendo la fórmula de cada celda del rango. La propiedad
Range, si se emplea sin un calificador de objeto (un objeto colocado
a la izquierda del punto), devuelve un rango de la hoja activa. Si la
hoja activa no es una hoja de cálculo, este método no se llevará a
cabo con éxito. Use el método Activate para activar una hoja de
cálculo antes de usar la propiedad Range sin un calificador de objeto
explícito.
Worksheets("Hoja1").Activate
Range("A1:H8").Formula = "=rand()" 'Range is on the active sheet
164
Manual avanzado de excel
Propiedad Cells
Use Cells(fila; columna), donde fila es el índice de fila y columna es el índice de
columna, para devolver una sola celda. El ejemplo siguiente establece en 24 el valor
de la celda A1.
Worksheets(1).Cells(1, 1).Value = 24
El ejemplo siguiente establece la fórmula de la celda A2.
ActiveSheet.Cells(2, 1).Formula = "=sum(B1:B5)"
Aunque también puede usar Range("A1") para devolver la celda A1, en algunas
ocasiones la propiedad Cells puede ser más conveniente, ya que permite usar una
variable para la fila o la columna. El ejemplo siguiente crea encabezados de fila y
columna en la Hoja1. Tenga en cuenta que, después de activar la hoja
de cálculo, puede usar la propiedad Cells sin una declaración
explícita de hoja (devuelve una celda de la hoja activa).
Sub SetUpTable()
Worksheets("sheet1").Activate
For theYear = 1 To 5
Cells(1, theYear + 1).Value = 1990 + theYear
Next theYear
For theQuarter = 1 To 4
Cells(theQuarter + 1, 1).Value = "Q" & theQuarter
Next theQuarter
End Sub
Aunque podría usar funciones de cadena de Visual Basic para modificar las
referencias de estilo A1, es mucho más sencillo (y una mejor práctica de
programación) usar la notación Cells(1, 1).
Range y Cells
Para devolver un objeto Range use Range(celda1; celda2), donde celda1 y celda2
son objetos Range que especifican las celdas inicial y final. El ejemplo siguiente
establece el estilo de línea de los bordes de las celdas 1:J10.
With Worksheets(1)
.Range(.Cells(1, 1), _
165
Manual avanzado de excel
Propiedad Offset
Use Offset(fila; columna), donde fila y columna son los desplazamientos de
fila y columna, para devolver un rango con un desplazamiento específico
con respecto a otro. El ejemplo siguiente selecciona la celda situada tres
filas debajo y una columna a la derecha de la celda de la esquina superior
izquierda de la selección actual. No se puede seleccionar una celda que no
esté en la hoja activa, por lo que primero deberá activar la hoja.
Worksheets("sheet1").Activate
'can't select unless the sheet is active
Selection.Offset(3, 1).Range("A1").Select
Método Union
Use Union(rango1, rango2, ...) para devolver rangos de varias áreas, es decir, rangos
compuestos por dos o más bloques contiguos de celdas. El ejemplo siguiente crea un
objeto definido como la unión de los rangos A1:B2 y C3:D4 y, a continuación,
selecciona el rango definido.
Dim r1 As Range, r2 As Range, myMultiAreaRange As Range
Worksheets("sheet1").Activate
Set r1 = Range("A1:B2")
Set r2 = Range("C3:D4")
Set myMultiAreaRange = Union(r1, r2)
myMultiAreaRange.Select
La propiedad Areas es muy útil para trabajar con selecciones que contienen
varias áreas. Divide una selección de varias áreas en objetos Range
individuales y después devuelve los objetos en forma de conjunto. Puede usar
la propiedad Count del conjunto devuelto para comprobar una selección que
contiene varias áreas, como se muestra en el siguiente ejemplo.
Sub NoMultiAreaSelection()
numberOfSelectedAreas = Selection.Areas.Count
If numberOfSelectedAreas > 1 Then
MsgBox "You cannot carry out this command " & _
"on multi-area selections"
End If
End Sub
166
Manual avanzado de excel
Sub MostrarNombre()
'Muestra el nombre de la hoja activa.
MsgBox "El nombre de la hoja es " & UCase(ActiveSheet.Name)
End Sub
Sub NombrarHoja()
'Asigna el nombre "Gastos_Enero" a la hoja activa del libro activo.
ActiveWorkbook.ActiveSheet.Name = "Gastos_Enero"
End Sub
Sub NombrarHojas()
'Asigna los nombres Ventas1, Ventas2,... a las hojas del libro activo.
Sub MostrarNombres()
'Visualiza los nombres de las hojas del libro activo.
Sub RangoUsado()
'Selecciona el rango usado en la Hoja2.
Worksheets("Hoja2").Activate
ActiveSheet.UsedRange.Select
End Sub
Sub OcultarHoja()
'Oculta la Hoja2 del libro activo.
ActiveWorkbook.Worksheets("Hoja2").Visible = False
End Sub
Sub MostrarHoja()
'Hace visible la Hoja2 del libro activo.
167
Manual avanzado de excel
ActiveWorkbook.Worksheets("Hoja2").Visible = True
End Sub
Sub OcultarTodas()
'Oculta todas las hojas del libro activo menos la Hoja1.
Sub OcultarHojas2()
'Oculta todas las hojas menos la hoja activa.
Sub HacerVisibleHojasOcultas()
'Hace visible todas las hojas ocultas del libro activo.
Sub Condicional1()
'Solicita el precio de un artículo con la instrucción InputBox y lo
'coloca en la celda A1 de la hoja activa. Si el valor ingresado
'es superior a 1500, calcula el 15% de descuento y lo coloca en la
'celda A2 de la hoja activa. En la celda A3 se guarda el precio del
'artículo menos el descuento.
168
Manual avanzado de excel
ActiveSheet.Range("A1").Value = Precio
ActiveSheet.Range("A2").Value = Descuento
ActiveSheet.Range("A3").Value = Precio - Descuento
End Sub
Sub Condicional2()
'Compara los valores de las celdas A1 y A2 de la hoja activa. Si son
'iguales, asigna el color azul a la fuente de ambas celdas.
Sub Descuento()
Dim Precio As Single
Dim Descuento As Single
Precio = 0
Precio = Val(InputBox("Ingresar el precio", "Ingresar datos"))
Sub AsignarColor()
'Coloca en la celda A3 la diferencia de los valores de las celdas
'A1 y A2. Si la diferencia es mayor o igual que 0, asigna el color
'azul a la fuente de la celda A3, sino asigna el color rojo.
169
Manual avanzado de excel
Sub Comparación()
'Compara los valores de las celdas A1 y A2 de la hoja activa.
'Si son iguales, escribe en la celda A3 "A1 es igual que A2",
'si el valor de A1 es mayor que A2, escribe "A1 mayor que A2";
'sino, escribe "A2 es mayor que A1".
Sub Promedio()
'Solicita tres notas de un alumno mediante la función InputBox. Las notas son
'colocadas en las celdas A1, A2 y A3 de la hoja activa. Luego, la macro calcula
'el promedio de las notas y lo coloca en la celda A4. Si el promedio está entre
'0 y 6, coloca en la celda A5 el mensaje "Muy deficiente"; si el promedio está
'entre 7 y 10, coloca en A5 el mensaje "Deficiente"; si el promedio está entre
'11 y 12, coloca el mensaje "Suficiente"; si está entre 13 y 15, "Bien"; si está
'entre 16 y 18, coloca "Notable"; si es mayor o igual que 19, "Sobresaliente".
170
Manual avanzado de excel
ActiveSheet.Range("A5").Value = "Sobresaliente"
End Select
End Sub
Sub IGV()
'Calcula el IGV (18 por ciento) y el precio de venta de
'una serie de artículos. El programa recorre las celdas
'y se detiene cuando encuentra una celda vacía.
Sub AmortizaciónCuotasFijas()
'Calcula los pagos que debe realizar un prestatario al final de
'cada periodo de tiempo para amortizar un préstamo a interés compuesto.
171
Manual avanzado de excel
Sub limpiar()
Dim i As Integer
i = 10
Range("D10").Select
Do Until IsEmpty(ActiveCell.Value)
Range(Cells(i, 2), Cells(i, 6)).Clear
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
i=i+1
Loop
End Sub
172
Manual avanzado de excel
173
CREAR FUNCIONES DEL USUARIO
Figura 6.4
2.- En el editor de Visual Basic damos clic derecho sobre la opción módulo en el
explorador agregamos a un modulo.
3.- Ir al menú Insertar Procedimiento, y se muestra una interfaz similar a la figura 6.5
y le asignamos un nombre a nuestra función (IGV), deberá haber seleccionado
previamente la opción función y como Public.
Figura 6.5
Figura 6.6
5.- Las funciones definidas por el usuario las podemos visualizar dando clic en
función del menú Insertar y buscamos en categorías de la función la que diga
funciones definidas por el usuario y encontraremos la función IGV.
Figura 6.7
175
Manual avanzado de excel
6.- La función IGV nos pide el parámetro tiene un solo parámetro que es el precio de
venta que para nuestro caso se encuentra en la celda C2, luego clic en el botón
aceptar.
Figura 6.8
Figura 6.9
176
Manual avanzado de excel
PREGUNTAS DE REPASO
3. Crear una macro que se asocia a un botón para calcular lo siguiente expresión.
P=C[ ((1+i)n-1) / (i*(1+i)n)].
177
Manual avanzado de excel
178
Manual avanzado de excel
Capitulo VII
Tablas Dinámicas
INTRODUCCIÓN
Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que se puede utilizar para
resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá girar sus filas y columnas
para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, filtrar los datos mostrando
diferentes páginas, o mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.
En el ejemplo anterior, puede ver fácilmente cómo en el tercer trimestre las ventas de
golf en la celda F5 son superiores a las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, y
179
Manual avanzado de excel
Crear un informe de tabla dinámica Para crear un informe de tabla dinámica, utilice
el Asistente para tablas y gráficos dinámicos como guía para buscar y especificar los
datos de origen que desea analizar y para crear el marco del informe. Puede utilizar la
barra de herramientas Tabla dinámica para organizar los datos dentro de dicho
marco.
180
Manual avanzado de excel
Datos de origen OLAP Las bases de datos OLAP organizan grandes cantidades de
datos en dimensiones y niveles en vez de en filas y columnas. Puede utilizar los
informes de tabla dinámica para mostrar y analizar datos de bases de datos OLAP.
Puesto que el servidor de OLAP, y no Excel, calcula los valores de resumen para el
informe de tabla dinámica, la recuperación de datos de una base de datos OLAP es
más eficaz y podrá analizar cantidades mayores de datos que con otros tipos de bases
de datos. Excel permite igualmente crear cubos OLAP a partir de datos de bases de
datos externas y guardar archivos de cubo para poder trabajar con los datos sin
conexión.
181
Manual avanzado de excel
Funciones de resumen Para resumir los valores de los campos de datos, los
informes de tabla dinámica utilizan funciones de resumen como Suma, Contar o
Promedio. Estas funciones proporcionan también subtotales y totales generales
automáticamente, si opta por mostrarlos. En este ejemplo, los datos de la columna
Ventas de la lista de origen están resumidos con Suma, mostrando los subtotales de
los meses y los totales generales de las filas y las columnas. Para datos de origen
OLAP, el servidor OLAP proporciona funciones de resumen precalculado. Utilizar
totales y subtotales en un informe de tabla dinámica.
Ver detalles En la mayoría de los informes de tabla dinámica podrá ver las filas de
detalle de los datos de origen que conforman el valor de resumen de una celda de
datos en concreto. Los datos de origen OLAP no están organizados en filas que
puedan verse de esta forma, pero puede cambiar el grado de detalle mostrado en todo
el informe de tabla dinámica cuando está basado en datos de origen OLAP. Controlar
el grado de detalle mostrado en un informe de tabla dinámica.
Cambiar el diseño Arrastrando un botón de campo a otro lugar del informe de tabla
dinámica podrá ver los datos de distintas formas y calcular distintos valores resumidos.
Por ejemplo, puede ver los nombres de los vendedores en las columnas en vez de en
las filas. Cambiar el diseño del informe arrastrando un campo o un elemento.
182
Manual avanzado de excel
Crear un informe de
tabla dinámica con
formato de sangría El diseño de sangría es un autoformato que se aplica después
de crear un informe de tabla dinámica. Si utiliza un autoformato para cambiar un
informe de tabla dinámica a formato de sangría, los campos de columna del informe se
convertirán en campos de fila y Excel aplicará formatos de carácter y celda distintos al
informe de tabla dinámica. Puede cambiar el formato para personalizar el aspecto del
informe.
183
Manual avanzado de excel
dinámica y los rótulos de elemento en todas las páginas impresas, así como insertar
automáticamente saltos de página entre las secciones del informe
Ejemplo de informe
de gráfico dinámico
184
Manual avanzado de excel
Ejemplos Prácticos
En este ejemplo consideramos los siguientes datos ingresados en la Hoja1 (Muestra
de
la
base de datos en estudio) del libro denominado tablas dinámicas como se muestra en
la figura.
Pueda ser que se necesite saber ha sido el ingreso en soles que habido por facultad
de los alumnos inscritos por cada curso que se dicta.
185
Manual avanzado de excel
186
Manual avanzado de excel
8. Usted debe arrastrar los campos desde el lado derecho hacia las
regiones Página, Fila, Columna, y Datos , esto depende según como
desee crear la tabla.
Para nuestro caso deseamos saber cuanto es el ingreso por facultad por curso
y turno.
187
Manual avanzado de excel
188
Manual avanzado de excel
Nosotros podemos modificar los datos que dio origen a la tabla dinámica y ver
como esta cambia. Por ejemplo suponga que un aluno de industrial no debio
haberse matriculado en el curso de Básico sino en un curso de acces y en el
turno noche con un monto de curso de S/.100. para el caso nos ubicamos:
1. Activamos la celda B4 de la Hoja1.del libro de excel
2. escribimos Acces y pulsamos enter
3. Activamos la celda C4
4. escribimos Noche
5. Activamos la celda de Pago E4
6. escribimos S/100
7. Activamos la Hoja2 y haga clic en cualquier celda de la tabla
8. Haga clic en el botón Actualizar Datos de la Barra de Herramientas
Tabla dinámica.
189
Manual avanzado de excel
Configuración de Campos
190
Manual avanzado de excel
Autoformato de Tablas
El usuario una vez que ha obtenido su tabla dinámica puede adoptar uno de los
formatos que nos proporciona excel. Para lo cual tenemos que dar clic sobre
cualquier tabla dinámica y luego botón derecho y seleccionar Dar formato al
Informe. El usuario podrá seleccionar el formato de su preferencia. Como se
muestra en la figura.
191
Manual avanzado de excel
Gráficos Dinámicos
Los gráficos dinámicos al igual que las tablas, pueden cambiar en función de las
opciones de los usuarios.
Nosotros podemos conectarnos a una tabla de una base de datos que han sido hecha
por otras aplicaciones (Acces, sql-server, Foxpro, etc), para poder realizar esta
operación debemos haber instalado el Microsoft Query que nos permite realizar dicha
conexión para recuperar los datos y mostrarlos en excel.
Para lo cual haremos la conexión con SQL – Server. Como se muestra en la figura.
192
Manual avanzado de excel
193
Manual avanzado de excel
Luego damos clic en opciones para indicar la base de datos de donde extraeremos los
datos. Que para nuestro caso es Northwind.
194
Manual avanzado de excel
Seleccionamos
el origen de datos.(previamente definido)
195
Manual avanzado de excel
196
Manual avanzado de excel
En este Paso se nos presenta donde deseamos ubicar los datos recuperados.
En este caso en la hoja1 de la celda B2 y luego damos clic en finalizar.
197
Manual avanzado de excel
EJERCICIOS
198
Manual avanzado de excel
1.-
BASE DE DATOS Nº 1
2.-
BASE DE DATOS Nº 2
199
Manual avanzado de excel
TABLA DINAMICA Nº 1
PUBLICACION (Todas)
2.-
TABLA DINAMICA Nº 2
SECCION COMPRAS
200
Manual avanzado de excel
1.-
GRAFICO Nº 1
60 0
50 0
40 0
15.00
14.00
30 0 12.00
7.00
20 0 5.00
10 0
WINDOWS 95 POWER POINT WORD VISUAL BASIC AUSTOUND POWER M. NETSCAPE QPRO
CI04 CI10 PERFECT IF01 IF11 BUILDER IF13 IF14
CI16 IF12
2.-
GRAFICO Nº 2
1 600
1 400
1 200
1 000
C
800 B
A
600
400
200
201
Manual avanzado de excel
Capitulo VIII
Una vez que hemos analizado en que consisten las macros y también visto los
principales tipos de controles que pueden ser utilizados, ahora nos introduciremos en
los userforms o formularios.
En relación los userforms, los formularios son mucho más conocidos por todos, ya que
normalmente tenemos que convivir con ellos cada vez que navegamos por la web o cada
vez que tenemos que llenar alguna solicitud.
Los formularios general son utilizados para capturar una serie de información del
usuario que esta interactuando con dicho formulario. Simplificando un poco lo técnico,
podríamos decir que un formulario es una colección de controles activex que permiten
la recolección de información. En el caso de Excel, además podemos elaborar un
formulario aprovechando sus celdas y las posibilidades de formato que podemos
aplicarles a ellas.
Por su parte, los userforms, de alguna forma podríamos decir que también son
formularios sólo que mucho más avanzados o complejos, razón por lo cual nos ofrecen
muchas más posibilidades de comportamiento, uso o explotación. Técnicamente,
diremos que un objeto userform es una ventana o un cuadro de diálogo que conforma
parte de la interfaz usuario de una aplicación. Al igual que los formularios, los
userforms están formados por una colección de controles, más una combinación de
código y datos.
202
Manual avanzado de excel
Tomaremos como base la Empresa ABC que comercializa un único artículo (mgie),
cuyo precio varía en razón del color de dicho artículo, de acuerdo con el siguiente
cuadro:
Color Precio
Amarillo 9.900
Azul 10.000
Negro 8.000
Rojo 9.600
Verde 10.500
203
Manual avanzado de excel
decido sobrecargar el monto total de venta en un 1,5% cada vez que uno de sus
clientes decida pagar su compra con tarjeta de crédito.
A modo de guía, utilizaremos el resultado final que se desea obtener con dicho
formulario:
204
Manual avanzado de excel
Como podemos apreciar, el formulario abarcará desde B4 hasta H19, por lo que
pintaremos el fondo de esta área y además le daremos formato a los bordes. El área
entre B2 y H2 la uniremos para colocarle un título al formulario, conjuntamente le
aplicaremos formato al texto hasta obtener el efecto deseado.
Luego crearemos una tabla que contenga la relación entre el color y el precio del
artículo, ha dicha área le daremos el nombre de color. En el caso de nuestro ejemplo
lo hemos hecho en el rango B37:C41. También insertaremos unas etiquetas de texto
para hacer referencia a los controles que posteriormente agregaremos ("Seleccione su
Color" y "Cantidad").
Pues bien, lo que ahora corresponde hacer es agregar los distintos controles. El
primero que agregaremos será el cuadro combinado. Una vez hecho esto, le
vincularemos a la celda G9 (LinkedCell) y además le asociaremos el área color
(ListFillRange). A la propiedad BoundColumn le asignaremos el valor de "2". Luego
para hacerlo más llamativo, le daremos formato al texto (Font) y además le daremos
color al texto con la propiedad ForeColor.
205
Manual avanzado de excel
Nos queda ahora realizar todo aquello correspondiente a los descuentos, con el
objetivo de evaluar si el monto de venta será objeto o no de descuento por volumen
introduciremos la siguiente fórmula den dicha celda:
=REDONDEAR(G11*SI(G11<500001;0;SI(G11<800001;-0,03;-0,05));0)
Luego repetiremos estos mismos pasos con los dos botones siguientes, solo que en
este caso Caption tomará los valores "30 días" y "Tarjeta de Crédito" en cada caso.
En cuanto a las celdas vinculadas, estás serán "C17" y "C18" respectivamente. Luego
de esto alinee los distintos botones con el mouse hasta que den una imagen de
bloque.
Si realizó correctamente todos los pasos, al probar los controles de opción podrá
comprobar que éstos devuelven el valor de "VERDADERO" o "FALSO" en las distintas
celdas vinculadas, dependiendo si éstos han sido seleccionados o no. Pues bien, nos
basaremos es esto último para construir la fórmula o algoritmo que nos permita
calcular el eventual descuento o sobrecargo según corresponda.
206
Manual avanzado de excel
Posteriormente, lo que haremos será crear el userform, para esto necesitamos abrir
el Editor de Visual Basic (ALT + F11). Luego de lo cual, iremos al menú
Insertar/Userform. Además iremos a la propiedad Caption de dicho userform,
configurándola como "Equipo Favorito". Una vez realizados todos estos paso, la
pantalla debiese haber quedado de la siguiente forma:
207
Manual avanzado de excel
208
Manual avanzado de excel
209
Manual avanzado de excel
Otra propiedad muy interesante que hemos aplicado en este ejemplo es Acelerator,
la cual sirve para configurar el acceso rápido a los controles de opción, acción que se
realiza mediante la combinación teclas "ALT + Letra destacada", donde la letra
destacada es aquella "letra" que hemos asignada a dicha propiedad y que aparecerá
subrayada en el formulario.
210
Manual avanzado de excel
End Sub
End Sub
(1)
211
Manual avanzado de excel
(2)
Sheets("Hoja1").Activate
(4)
Exit Sub
End If
NextRow = Application.WorksheetFunction.CountA(Range("A:A")) + 1
Cells(NextRow, 1) = TextName.Text
If OpcionReal Then Cells(NextRow, 2) = "Real"
If OpcionColo Then Cells(NextRow, 2) = "Colo-Colo"
If OpcionManch Then Cells(NextRow, 2) = "Manchester"
TextName.Text = ""
212
Manual avanzado de excel
OpColo = True
TextName.SetFocus
End Sub
La primera instrucción tiene como objetivo asegurarse de que la hoja activa sea la
"Hoja1". El siguiente grupo de código cumple la misión de verificar que el cuadro de
texto no quede en blanco, y si así sucediera, enviará un mensaje que indicará tal
situación no permitiendo "grabar" o recopilar la información. El tercer grupo de código
(que en este case es una única línea de código) cumple la función de buscar la primera
celda disponible para registrar el valor obtenido del userform. El cuarto grupo es el
encargado de recopilar la información que figura tanto en el cuadro de texto como en
los botones de opción. El último grupo de código deja en blanco el cuadro de texto y
deja seleccionada por defecto la opción "Colo-Colo".
213
Manual avanzado de excel
FORMULARIOS EN LA WEB
HIPERVÍNCULOS
- Desplazarse a un archivo o a una página web, ya sea que ésta estén en red, en
una intranet o en Internet.
214
Manual avanzado de excel
Cuando se sitúa el puntero del mouse sobre el texto o una imagen que contiene un
hipervínculo, el puntero de convierte en una manito , esto para indicar que el texto o
la imagen son los elementos en los que se puede hacer clic.
Crear un hipervínculo en Excel es bastante sencillo, sólo es necesario hacer clic con
el botón derecho del mouse sobre la palabra, autoforma o imagen a la cual quiere
asignársele el hipervínculo y seleccionar la opción Hipervínculo del menú emergente
que se desplegará.
215
Manual avanzado de excel
Esta opción nos permitirá dirigir nuestro hipervínculo a un lugar específico de nuestro
libro de trabajo, pudiendo inclusive la posición exacta de la celda.
Tanto en el caso anterior como en este, la opción "Info. de Pantalla" nos permite
agregar un comentario al hipervínculo, el cual será mostrado al pasar el mouse sobre
él por unos instantes.
216
Manual avanzado de excel
217
Manual avanzado de excel
Crear una página web es bastante sencillo con Excel, además partiendo de la base
de que con Excel podemos aprovechar el recurso que nos ofrecen las filas y
columnas a la hora de posicionar los distintos elementos que configuran una web.
Mi primera Web
A continuación, a través de un ejemplo, mostraremos lo fácil que es crear una
página web por medio de Excel, pues bien, manos a la obra.
Lo primero que haremos será colocarle un encabezado a nuestra página, para esto
inclusive utilizaremos WordArt, para que quede bien llamativo. Luego insertaremos
una imagen cualquiera de las que trae por defecto Office y finalmente le
incorporaremos un hipervínculo a la página de Cuadro de Mando de Alfonso López
(http://cuadrodemando.unizar.es) y además le agregaremos información adicional a
este hipervínculo (Alfonso López).
Pues bien, con estos simples pasos ya hemos creado una página web:
218
Manual avanzado de excel
Lo que haremos a continuación es exportar este archivo a formato HTML, pare esto
iremos al menú Archivo/Guardar Como..., entonces se desplegará el siguiente cuadro
de diálogo:
Pues bien, una vez guardado el archivo, si volvemos ha hacer doble clic sobre él,
veremos que será abierto por el Explorador de Windows (u otro navegador web que
tenga configurado en su PC), produciéndose el siguiente resultado:
Si hace clic aquí, podrá comprobar que la página que hemos creado se "abre"
realmente como tal y no como un archivo Excel.
219
Manual avanzado de excel
Páginas Interactivas
La verdad es que crear páginas interactivas con Excel es posible, pero no muy
recomendable, tanto así que en la nueva versión de éste programa (Microsoft Office
Excel), esta opción no aparece disponible por defecto (Asistente para la exportación
de formularios). Esto se debe principalmente a que éste programa ahora es
comercializado como un paquete informático. De hecho el paquete informático del
cual forma parte incluye un software especialmente diseñado para la construcción de
páginas y sitios web, esto es FrontPage. Además este último programa, esta
completamente integrado con Excel, en el sentido de que se pueden copiar
directamente en él tablas realizada con Excel, o por ejemplo los datos capturados por
un formulario construido con FrontPage pueden ser derivados automáticamente a
tablas de Excel o bases de datos de Access.
En general existen dos tipos de archivos que pueden ser generados por el Asistente y
de ellos dependerá el tipo de servidor que necesitará, los CGI y los IDC.
220
Manual avanzado de excel
El otro tipo de archivos que puede generar el asistente son los ficheros IDC (Internet
Database Connector), los cuales son utilizados por un servidor de información de
Internet de Microsoft con un conector de base de datos de internet.
221
Manual avanzado de excel
BIBLIOGRAFÍA
9. Análisis de datos con Microsoft Excel Kenneth N. Berk. Patrick Carey. Thompson
Learning. México 2001.
DIRECCIONES ELECTRÓNICAS
1. EXCEL INTERMEDIO
http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/inde
3. EXCEL MICROSOFT
http://office.microsoft.com/es-es
222