Professional Documents
Culture Documents
1.Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini istilah teknologi informasi dan organisasi sering dikaitkan satu
sama lain. Hubungan antara teknologi dan organisasi telah mulai dibicarakan pada
awal tahun 70-an, yang menunjukkan bahwa teknologi adalah salah satu komponen
utama yang dapat mempengaruhi struktur dan berfungsinya suatu organisasi (Pugh,
1969). Dari berbagai perkembangan teknologi yang ada, saat ini yang
perkembangannya sangat pesat adalah teknologi informasi. Hal ini terlihat pada
beberapa dekade ini telah terjadi revolusi dalam dunia usaha yang, mempercepat
perubahan-perubahan mendasar dalam mengatur pengoperasian sebuah organisasi. Hal
ini dapat dilihat dari perubahan yang ada disekitar kita, misalnya fasilitas ATM, phone
banking, direct banking, smartcard, CD-ROM,Bar Code, Scanner, dan lain-lain.
Teknologi informasi pada dasamya adalah merupakan sinergi dari suatu sistem
pengolahan data dan sistem telekomunikasi secara elektronik atau sering juga disebut
sebagai perpaduan antara komputer dan komunikasi. Kemampuan dari teknologi ini
telah merubah suatu organisasi yang desainnya tidak lagi ditentukan atau dibatasi oleh
batas batas horisontal, vertikal atau batas dari luar yang diterapkan oleh struktur yang
ditentukan sebelumnya, yang selanjutnya oleir Jack Welch bentuk organisasi yang
demikian dikenal dengan istilah organisasi tanpa batas (Robbins & Coulter, 1999).
Teknologi informasi meliputi segala cara atau alat yang saling terintegrasi, yang
digunakan untuk menjaring data, mengolah dan mengirimkan atau menyajikan secara
elektronik menjadi informasi dalam berbagai format yang bermanfaat bagi
pemakainya. Teknologi ini dapat berupa kombinasi perangkat keras dan lunak
komputer, prosedur kerja, operator dan para pemakainya sebagai suatu sistem yang
terpadu. Melalui teknologi ini telah mengubah secara radikal cara-cara anggota
organisasi dalam berkomunikasi, menyampaikan infonnasi, mengerjakan tugas mereka,
dan bekerja sama tanpa batasan waktu, batasan wilayah dan tanpa terkendala oleh
peraturan atau konvensi internasional.
Sejalan dengan itu, muncul berbagai kosa kata baru yang bisa jadi masih asing bagi
kita semua, seperti : world wide web (WWW), internet, intranet, ekstranet, cyberspace,
electronic mail, voice mail, calendering electronic, telecommuting, electronic data
interchange (EDI), dan perkembangan terakhir adalah electronic commerce (e-commerce)
atau B to B electronic commerce. Semua ini menunjukkan pada kita bahwa organisasi yang
akan mampu bertahan dan memiliki keunggulan bersaing adalah organisasi yang dapat
mengadopsi dan mengadaptasikan penggunaan teknologi tersebut, dan yang selanjutnya
bentuk organisasi ini sering disebut sebagai organisasi maya. Semua ini hanya dapat dipenuhi
bila melakukan investasi di bidang teknologi informasi. Investasi ini dapat memberikan
kontribusi yang besar bagi organisasi untuk meng-hasilkan produk yang lebih bermutu,
produk yang lebih fleksibel sesuai dengan kebutuhan konsumen, produk dengan biaya
rendah, meningkatkan produktivitas kerja, meningkatkan kreativitas dan inovasi, memperoleh
keunggulan kompetitif, meningkatkan layanan langganan dan pembuatan keputusan yang
lebih baik (Turban et. al., 1996).
a. Sociotechnical Perspective
Pendekatan sistem ini menganggap bahwa organisasi modern semacam perusahaan pada
dasamya merupakan hasil sintesis atau penggabungan dari dua komponen mendasar. yaitu
'kemampuan teknis‘ untuk menghasilkan sesuatu yang dapat dijual (dalam hal ini adalah
produk atau jasa yang ditawarkan) dan ‗sumber daya manusia‗ sebagai pelaku atau subyek
dalam berorganisasi. Pandangan ini jelas merupakan pembaharuan dari teori organisasi
konvensional yang menganggap bahwa organisasi tidak lebih dari sebuah ‘mesin' yang
bersifat statis dan otokratis. Dalam kerangka pandangan tradisional tersebut. manusia
hanyalah dianggap sebagai sebuah 'sparepart' atau ‗benda mati‘ yang dapat dengan mudah
diperjualbelikan sesuai dengan keperluan. Hal ini jelas sangat bertentangan dengan konsep
sociotechnical dimana sumber daya manusia dianggap sebagai entitas yang paling strategis
dalam sebuah organisasi terutama yang bersifat komersial seperti sebuah perusahaan.
Perubahan paradigma tersebut telah mengakibatkan terjadinya revolusi pemikiran dalam
perancangan sistem organisasi yang tepat dan efektif di era moderen seperti saat ini dimana
sejumlah prinsip lama yang telah sedemikian kuat dipegang. harus dilepas dan digantikan
dengan beragam paradigma baru. Tabel berikut memperlihatkan bagaimana berbedanya
pandangan pada era organisasi tradisional dengan konsep ―sociotechnical‖ dalam berbagai
aspek penting.
b. Structuralist Perspective
Konsep ini merupakan hasil kajian dari Aston School dimana mereka memfokuskan studinya
pada pencarian aspek-aspek yang mempengaruhi struktur dan perilaku manusia dalam
berorganisasi. Berbeda dengan sociotechnical perspective yang berpegang pada
penggabungan unsur teknis dengan sumber daya manusia. structuralist perspective
menemukan adanya sejumlah elemen panting Iainnya yang saling mempengaruhi perilaku
dalam berorganisasi. Keempat elemen panting yang dimaksud adalah: konteks. Struktur
organisasi. kinerja, dan perilaku organisasi. Konteks merupakan faktor makro yang
memberikan ciri khusus pada sebuah organisasi.
Contohnya adalah sebuah perusahaan yang karakteristiknya akan sangat ditentukan oleh hal-
hal semacam: tipe industri. kompleksitas bisnis, struktur market. ruang lingkup usaha. nature
of products and services. Perkembangan teknologi. Barrier to entry, situasi kompetisi. dan
lain sebagainya. Dalam mengatasi konteks makro tersebutkan maka perusahaan membentuk
sebuah struktur organisasi berdasarkan sejumlah aspek terkait dengan hal-hal sebagai berikut
pembagian divisi berdasarkan spesialiasi. pemberlakukan standarisasi. bentuk formalisasi
komunikasi dan prosedur, struktur sentralisasi nan desentralisasi. dan lain sebagainya.
Dibentuknya struktur tersebut adalah untuk memudahkan tencapainya visi. misi. dan obyektif
yang telah dicanangkan, dimana keseluruhannya akan diukur melalui seiumlah indikator
kineria. seperti: produktivitas. profitabilitas. kemampuan beradaptasi. good corporate
governance. dan lain sebagainya. Perlu diperhatikan bahwa struktur organisasi memiliki
keterkaitan timbal balik yang sangat erat dengan perilaku organisasi kamena di dalamnya
akan mengandung baik secara implisit maupun eksplisit hal- hal semacam: struktur pengaruh
dan kekuasaan. pola interaksi dan pelaporan. batasan pekerjaan dan tanggung iawab, dan lain
sebagainya
1. Fungsi Operasional
2. Fungsi Pengawasan dan Kontrol
3. Fungsi Perencanaan dan Pengambilan Keputusan
4. Fungsi Komunikasi
5. Fungsi lnterorganisasi
Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap
rancangan atau desain:
Fungsi operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping dan jauh dari
sifat birokratis karena seiumlah aspek administratif yang ketat dan teratur telah diambil alih
fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh
fungsi organisasi. maka unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan
menjalankan fungsinya sebagai 'supporting agency"° dimana teknologi informasi dianggap
sebagai sebuah „firm infrastructure‟.
Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi
akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level managerial - embedded
di dalam setiap fungsi manajer - sehinga struktur organisasi unit terkait dengannya harus
dapat „span of control‟ atau "peer relationship‟ yang memungkinkan terjadinya interaksi
efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.
Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih
strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan
merupakan sebuah „knowledge generator‟ bagi para pimpinan perusahaan yang pada realitas
untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak Jarang perusahaan yang
pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi: informasi sebagai bagian dari fungsi
perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.
Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam ‗firm infrastructure' dalam era
organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau
media individu perusahaan dalam berkomunikasi. berkolaborasi, berkooperasi. Dan
berinteraksi. Seperti halnya pada Fungsi Operational. unit teknologi informasi akan
menempatkan dirinya sebagai penunjang aktivitas sehari-hari perusahaan.
Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu
belakangan ini oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan
kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain". Konsep kemitraan
strategis atau partnerships berbasis teknologi lnformasi seperti pada implementasi Supply
Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan
sejumlah terobosan penting dalam memdesain struktur organisasi unit teknologi
informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan
pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan manaiemen teknologi
informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya.
Inti dari persaingan di era globalisasi saat ini adalah pada kemampuan perusahaan dalam
meningkatkan kualitas proses penciptaan produk dan jasanya dari hari ke hari. Produk atau
output fisik saja tidaklah cukup untuk dapat memuaskan pelanggan dewasa ini tanpa
―dibungkus" dengan pelayanan yang prima dari perusahaan. Sejumlah riset manajemen
memperlihatkan bahwa focus persaingan akan terletak pada kemampuan perusahaan dalam
menciptakan produk dan jasa yang lebih cepat, lebih baik, dan lebih murah dibandingkan
dengan para pesaingnya". Oleh karena itulah maka perusahaan dewasa ini dituntut untuk
lebih berorientasi pada proses atau "process oriented", sebagai pembeda dari perusahaan
jaman dahulu yang cenderung pada "functional oriented". Artinya adalah bahwa dewasa ini
struktur organisasi perusahaan harus dirancang sedemikian rupa agar dapat menunjang proses
utama [core processes) maupun aktivitas penunjang [supporting activities] yang telah
didesain untuk berkompetisi. Dengan kata lain, struktur organisasi harus mengikuti "struktur"
proses perusahaan agar mekanisme bisnis dapat berjalan secara efektif. Keseluruhan relasi
antar elemen organisasi yaitu proses. Struktur organisasi, sumber daya manusia, dan
teknologi pada akhirnya akan menentukan kekuatan dari sebuah perusahaan dalam
menghadapi persaingan‖.
3.1 Definisi
Menurut Wikipedia Tata kelola teknologi informasi (Bahasa Inggris: IT governance)
adalah suatu cabang dari tata kelola perusahaan yang terfokus pada sistem teknologi
informasi (TI) serta manajemen kinerja dan risikonya. Meningkatnya minat pada tata kelola
TI sebagian besar muncul karena adanya prakarsa kepatuhan (seperti Sarbanes-Oxley di
Amerika Serikat dan Basel II di Eropa) serta semakin diakuinya kemudahan proyek TI untuk
lepas kendali yang dapat berakibat besar terhadap kinerja suatu organisasi. Secara tradisional,
penanganan pengambilan keputusan kunci di bidang teknologi informasi diberikan kepada
para profesional TI karena keterbatasan pengalaman teknis eksekutif lain di
tingkatan direksi perusahaan serta karena kompleksitas sistem TI itu sendiri. Tata kelola TI
membangun suatu sistem yang semua pemangku kepentingannya, dapat memberikan
masukan yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan. Hal ini mencegah satu pihak
tertentu, biasanya TI, disalahkan untuk suatu keputusan yang salah. Hal ini juga mencegah
munculnya keluhan dari pengguna di belakang hari mengenai sistem yang tak memberikan
hasil atau kinerja sesuai yang diharapkan Dalam penggunaan TI perlu adanya tata kelola guna
menjadikan TI lebih bermanfaat dan lebih terarah pada masing-masing fungsinya, adapun
definisi dari tata kelola TI adalah sebagai berikut :
1. Surendro (2009, h. 127) mendefinisikan tata kelola TI sebagai tanggung jawab dewan
direksi dan manajemen eksekutif organisasi yang merupakan bagian terintegrasi dari
pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses
organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi (TI) perusahaan dapat
dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi
2. Jogiyanto dan Abdillah (2011, h. 14) mendefinisikan tata kelola TI sebagai suatu
struktur dan proses pengambilan keputusan TI di tingkat korporat untuk mengarahkan
perilaku yang diinginkan dari insan TI dan memastikan keberhasilan TI dalam rangka
penciptaan nilai bagi para stakeholder.
Lalu, apa sih sebenarnya yang dimaksud dengan Tata Kelola (Governance) itu?
Kenapa akhir-akhir ini semakin popular ? “Governance” merupakan turunan dari kata
“government”, yang artinya membuat kebijakan (policies) yang sejalan/selaras dengan
keinginan/aspirasi masyarakat atau kontituen (Handler & Lobba, 2005). Sedangkan
penggunaan pengertian “governance” terhadap Teknologi Informasi (IT Governance)
maksudnya adalah, penerapan kebijakan TI di dalam organisasi agar pemakaian TI (berikut
pengadaan dan pelayanannya) diarahkan sesuai dengan tujuan organisasi tersebut. Menurut
Sambamurthy and Zmud (1999), IT Governance dimaksudkan sebagai pola dari
otoritas/kebijakan terhadap aktivitas TI (IT Process).
Dari beberapa definisi Tata Kelola TI tersebut, maka kita simpulkan bahwa tujuan
dibangunnya IT Governance intinya adalah, menyelaraskan IT Resources yang sudah
diinvestasikan jutaan dollar tersebut dengan strategi organisasi (agar menjadi enabler). Untuk
mewujudkan IT Governance dalam suatu organisasi, maka suatu organisasi harus
membangun struktur yang dinamakan dengan IT Governance Framework, yang kira-kira
polanya sebagai berikut: Berdasarkan struktur IT Governance kira-kira seperti inilah maka
semua sistem informasi yang ada di perusahaan (Sistem Informasi Bisnis) dapat diarahkan
(govern) agar sejalan dan mendukung strategi organisasi. Dengan demikian, maka
keberadaan berbagai bentuk sistem informasi dalam naungan SIM (Sistem Informasi
Manajemen/SIM) perusahaan misalnya dapat memaksimalkan tujuan utama organisasi
tersebut, di antaranya meningkatkan kinerja, memenangkan persaingan, mencapai target
penjualan dan sebagainya. Demikian pula, perusahaan kemudian dapat mereduksi resiko dari
penggunaan TI (IT Risk) dan pengendalian IT Process (disebut dengan IT Control) menjadi
optimal.
Untuk mewujudkan tujuan yang bersifat integratif dan komprehensif tersebut, maka
tidak mungkin pengelolaan TI pada organisasi skala menengah dan besar ini, hanya menjadi
urusan bagian dari departemen komputer saja (IT Function). Akan tetapi harus melibatkan
semua pihak (stakeholder) sesuai dengan proporsinya, mulai dari Dewan Komisaris, Top
Management/eksekutif, Manajer fungsional, manajer operasional, karyawan sebagai end-user,
tapi tentu saja terutama Manajer Teknologi Informasi (CIO). Dengan adanya IT Govenance
(Tata Kelola TI yang baik) yang berjalan di dalam suatu organisasi perusahaan tersebut, maka
puluhan IT Process (IT Activities) yang dijalankan dapat berjalan secara sistematis, terkendali
dan efektif.
1. Apa..?
Hal-hal yang mendasari tata kelola TI yang ditentukan melalui pendefinisian strategi
dan kontrol dan dipenuhi dengan penentuan kebijakan dan standar TI yang meliputi :
2. Bagaimana..?
Bagaimana tata kelola dilaksanakan Dn ditentukan melalui rencana taktis dan
eksekusi yang dipenuhi dengan penyusunan panduan dan prosedur TI yang meliputi :
Manage Taktis. Bagaimana kita mengelola dengan praktis tetapi harus tepat sasaran.
Eksekusi. Bagaimana kita mengambil keputusan dengan dasar-dasar yang sudah ada.
Komponen-komponen yang terdapat pada tata kelola TI
Value delivery. Fokus dengan melaksanakan proses TI agar supaya proses tersebut
sesuai dengan siklusnya, mulai dari menjalankan rencana, memastikan TI dapat
memberikan manfaat yang diharapkan, mengoptimalkan penggunaan biaya sehingga
pada akhirnya TI dapat mencapai hasil yang diinginkan;
Menurut Weill & Ross (2004) tata kelola TI terdiri dari 5 komponen utama, yaitu :
pengelolaan teknologi informasi pun harus terlebih dahulu didefinisikan oleh perusahaan
sebelum yang bersangkutan dapat merancang struktur divisi atau unit teknologi informasi
yang sesuai; karena secara prinsip, terlepas dan‗ jenis atau bentuk struktur organisasi unit
teknologi informasi, sejumlah proses tata kelola harus dimiliki oleh perusahaan .Terdapat
berbagai teori dan konsep yang telah diperkenalkan untuk dapat mendefinisikan keseluruhan
proses terkait dengan manajemen maupun tata kelola [governance] teknologi informasi. Dari
beragam paradigma yang ada, sebuah konsep yang sangat baik dan telah diterapkan oleh
sejumlah perusahaan dewasa ini adalah standar yang diperkenalkan oleh sebuah yayasan non
profit yaitu Information System Audit and Control Foundation [ISACF) yang diberi nama
COBIT [Common Objectives for Information and Related Technology). Secara jelas COBIT
diperuntukkan untuk menunjang konsep IT Governance yang didefinisikan sebagai―: "A
structure of relationships and processes to direct and control the enterprise in order to
achieve the en terprise's goals by adding value while balancing risk versus return over IT
and its processes".
Secara jelas COBIT membagi proses pengelolaan teknologi informasi menjadi 4 (empat)
domain utama, yaitu masing-masing":
Terdapat 11 (sebelas) proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh
perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut:
Terdapat 6 [enam] proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh
perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut:
Terdapat 13 (tiga belas) proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh
perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut:
Kehandalan COBIT ini secara tidak langsung telah mewarnai dunia perancangan struktur
organisasi unit teknologi infonnasi karena keempat domain yang ada sifatnya adalah saling
independen berdasarkan "segregation of duty" atau pemisahan wewenang dan tanggung
jawab dalam sebuah sistem organisasi. Dengan mengembangkan sebuah struktur organisasi
berbasiskan proses ini, perusahaan dapat secara efektif melakukan manajemen teknologi
informasinya yang berkualitas.
Dari struktur sederhana di atas terlihat bahwa paling tidak ada 4 [empat) fungsi yang harus
dimiliki oleh perusahaan dalam hal pengelolaan terhadap teknologi informasi yang
dimilikinya:
Bagi organisasi yang telah memiliki struktur organisasi tertentu misalnya, konsep 4 (empat)
domain COBIT pun dapat dipergunakan secara fleksibel.
Contohnya seperti struktur generik di atas ini, dimana fungsi planning, implementation,
supports & services, dan monitoring telah "masuk" atau embedded di dalam pola kerja
masing-masing fungsi. Ada berbagai macam cara untuk membuatnya menjadi efektif,
misalnya melalui business process mapping, mekanisme/prosedur baku [standard operating
procedures), job description, program / sasaran mutu, dan lain sebagainya.
Penutup
Pada akhirnya, perusahaan harus memiliki strategi dan mekanisme yang jelas dalam usahanya
untuk menyatukan keempat elemen strategis yaitu proses, struktur, teknologi, dan sumber
daya manusia. Untuk perusahaan yang ingin belajar menuju pada tataran "best practice",
COBIT dapat dijadikan sebagai acuan awal karena konsep tersebut dibangun dengan
menggunakan paradigma manajemen moderen yang sangat cocok diterapkan oleh organisasi
dewasa ini.