You are on page 1of 28

MODUL 6

ORGANISASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI

1.Pendahuluan
1.1 Latar Belakang

Dewasa ini istilah teknologi informasi dan organisasi sering dikaitkan satu
sama lain. Hubungan antara teknologi dan organisasi telah mulai dibicarakan pada
awal tahun 70-an, yang menunjukkan bahwa teknologi adalah salah satu komponen
utama yang dapat mempengaruhi struktur dan berfungsinya suatu organisasi (Pugh,
1969). Dari berbagai perkembangan teknologi yang ada, saat ini yang
perkembangannya sangat pesat adalah teknologi informasi. Hal ini terlihat pada
beberapa dekade ini telah terjadi revolusi dalam dunia usaha yang, mempercepat
perubahan-perubahan mendasar dalam mengatur pengoperasian sebuah organisasi. Hal
ini dapat dilihat dari perubahan yang ada disekitar kita, misalnya fasilitas ATM, phone
banking, direct banking, smartcard, CD-ROM,Bar Code, Scanner, dan lain-lain.
Teknologi informasi pada dasamya adalah merupakan sinergi dari suatu sistem
pengolahan data dan sistem telekomunikasi secara elektronik atau sering juga disebut
sebagai perpaduan antara komputer dan komunikasi. Kemampuan dari teknologi ini
telah merubah suatu organisasi yang desainnya tidak lagi ditentukan atau dibatasi oleh
batas batas horisontal, vertikal atau batas dari luar yang diterapkan oleh struktur yang
ditentukan sebelumnya, yang selanjutnya oleir Jack Welch bentuk organisasi yang
demikian dikenal dengan istilah organisasi tanpa batas (Robbins & Coulter, 1999).
Teknologi informasi meliputi segala cara atau alat yang saling terintegrasi, yang
digunakan untuk menjaring data, mengolah dan mengirimkan atau menyajikan secara
elektronik menjadi informasi dalam berbagai format yang bermanfaat bagi
pemakainya. Teknologi ini dapat berupa kombinasi perangkat keras dan lunak
komputer, prosedur kerja, operator dan para pemakainya sebagai suatu sistem yang
terpadu. Melalui teknologi ini telah mengubah secara radikal cara-cara anggota
organisasi dalam berkomunikasi, menyampaikan infonnasi, mengerjakan tugas mereka,
dan bekerja sama tanpa batasan waktu, batasan wilayah dan tanpa terkendala oleh
peraturan atau konvensi internasional.
Sejalan dengan itu, muncul berbagai kosa kata baru yang bisa jadi masih asing bagi
kita semua, seperti : world wide web (WWW), internet, intranet, ekstranet, cyberspace,
electronic mail, voice mail, calendering electronic, telecommuting, electronic data
interchange (EDI), dan perkembangan terakhir adalah electronic commerce (e-commerce)
atau B to B electronic commerce. Semua ini menunjukkan pada kita bahwa organisasi yang
akan mampu bertahan dan memiliki keunggulan bersaing adalah organisasi yang dapat
mengadopsi dan mengadaptasikan penggunaan teknologi tersebut, dan yang selanjutnya
bentuk organisasi ini sering disebut sebagai organisasi maya. Semua ini hanya dapat dipenuhi
bila melakukan investasi di bidang teknologi informasi. Investasi ini dapat memberikan
kontribusi yang besar bagi organisasi untuk meng-hasilkan produk yang lebih bermutu,
produk yang lebih fleksibel sesuai dengan kebutuhan konsumen, produk dengan biaya
rendah, meningkatkan produktivitas kerja, meningkatkan kreativitas dan inovasi, memperoleh
keunggulan kompetitif, meningkatkan layanan langganan dan pembuatan keputusan yang
lebih baik (Turban et. al., 1996).

Sejarah memperlihatkan bahwa perkembangan teknologi informasi telah membawa dampak


yang sangat signifikan terbadap sejumlah konsep dan teori organisasi. Berbeda dengan
perangkat teknologi lainnya yang dalam teori organisasi konvensional hanya dipandang
sebagai bagian dari perangkat 'machines' - yang merupakan faktor produksi penting atau
dikenal sebagai 4M dalam ilmu ekonomi' - teknologi informasi dan komunikasi dianggap
telah menyebabkan terjadinya pergeseran seiumlah paradigma secara signifikan dalam
praktek berorganisasi‘. Bahkan beberapa praktisi sepakat memasukkan "informasi " sebagai
faktor produksi penting kelima diluar 4M yang telah dikenal.

Gambar 1 Organisasi Teknologi Informasi


Oleh karena itu untuk dapat mengetahui sejauh mana dampak perkembangan teknologi ini
telah berpengaruh terhadap cara perusahaan modern mengorganisasikan perusahaannya. ada
baiknya dipahami terlebih dahulu sejumlah teori sistem organisasi pasca diperkenalkannya
teknologi informasi secara komersial.

1.2 Organisasi Teknolgi Informasi


Teknologi informasi secara sempit dapat didefinisikan sebagai perpaduan antara
teknologi komputer dan telekomunikasi yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak,
database, teknologi jaringan dan peralatan teknologi lainnya (Antaraina SF, 1995). Teknologi
informasi merupakan salah satu penyebab adanya tekanan bisnis pada setiap organisasi yang
ada pada saat ini, sebaliknya juga kebutuhan perusahaan dapat menyebabkan perkembangan
teknologi informasi itu sendiri. Perkembangan teknologi ini tidak hanya terfokus pada
kebutuhan dalam sistem pemrosesan data saja, tetapi juga mencakup semua aktivitas yang
terdapat dalam sebuah organisasi termasuk industri manufaktur. Harus diyakini bahwa setiap
organisasi yang ada adalah merupakan salah satu komunitas terbesar yang menikmati dan
menerima implikasi dari perkembangan teknologi informasi itu sendiri. Pada tahap awal,
pemanfaatan komputer hanya digunakan pada sebatas aspek pengolahan data saja dan
aplikasinya lebih ditujukan untuk kegiatan akuntansi dan klerikal. Pada saat itu, sistem
pengolahan data yang masih dilakukan secara manual mulai dimbah ke sistem elektronis
dengan melalui pemanfaatan media komputer, dan yang sering disebut sebagai EDP
(Electronic Data Processing ).
Penerapan Teknologi ini dapat memberikan berbagai manfaat bagi pemakainya, baik
manfaat kualitatif dan kuantitatif. Manfaat kuantitatif terdiri dari pengurangan biaya operasi
dan perbaikan produk dan jasa yang ditawarkan. Sedangkan manfaat kualitatif atau intangible
benefits dapat berupa : analisis data dapat lebih cepat, penyajian laporan manajemen lebih
baik, beberapa pekerjaan dapat dilakukan oleh individu yang sama, penghematan waktu,
akses data dapat lebih tepat waktu, data yang disajikan lebih akurat dan perbaikan dalam
pengambilan keputusan.
Di samping beberapa manfaat yang ada dengan adanya kemajuan dan peluang dari
pemanfaatan teknologi informasi tersebut, seorang manajer juga harus menyadari bahwa
terdapat beberapa ancaman kerugian yang mungkin terjadi, diantaranya adalah : biaya set up
yang tinggi, penguasaan teknoiogi yang lambat. perkembangan teknologi yang sangat cepat,
hambatan penolakan dari para staf pekerja, dan kurang siapnya organisasi dalam melakukan
manajemen perubahan.
Menurut Monger (1988), perkembangan teknologi dan khususnya teknologi informasi
telah membawa tiga dampak utama yang berpengaruh terhadap struktur orgatrisasi dan
struktur industri, yaitu : (a) otomasi, (b) disintetmediasi, dan (c) inte-grasi. Otomasi dapat
ditunjukkan dengan melalui penggunaan mesin-mesin otomatis, yang selama revolusi industri
secara bertahap telah mengambil alih kekuatan, pengalaman dan keterampilan manusia.
Dewasa ini otomasi ditunjukkan dengan penggunaan komputer untuk mengambil alih
pengetahuan manusia dan bahkan sedang dalam proses pengambil alihan kecerdasan
manusia. Disintermediasi adalah peniadaan proses antara yang merupakan "non value added
activities", sehingga "throughput time" dapat dipercepat. Sedang integrasi adalah meliputi
perpaduan berbagai bidang antara lain mulai dari integrasi komputer, input, proses, output
sampai ke integrasi komunikasi. Ketiga dampak tersebut adalah merupakan wujud nyata dari
pada perkembangan sistem pendukung pengambilan keputusan berbasis jaringan terpadu
(Networked Decision Support - NDS).
Melalui sistem ini diharapkan dapat mengatasi berbagai kendala yang selama ini
sering menjadi hambatan dalam proses pendistribusian informasi, yaitu antara lain banyaknya
tugas tugas yang harus di-selesaikan dan seringkali melibatkan berbagai pihak yang lokasinya
saling berjauhan pada waktu yang bersamaan ataupun dengan waktu yang berbeda,
memerlukan waktu yang cepat dalam penyelesaiannya, biaya yang harus dikeluarkan sering
melebihi ketentuan dari anggaran yang ada dan kebutuhan akan para spesialis informasi
dalam membantu mencari penyelesaian masalah yang terjadi sering mengalami
keterlambatan dan tidak bisa memenuhi waktu yang telah ditentukan.

Namun demikian dampak daripada perkembangan tekonologi tersebut tidak sekaligus


memberikan pengaruh pada pemberdayaan dan pengembangan organi-sasi, melainkan
melalui suatu evoiusi. Hal ini ditunjukkan dengan adanya pergeseran fokus dari pemanfaatan
teknologi informasi pada organisasi. Cash et. al. (1992), membedakan dalam 3 era
pemanfaatan teknologi informasi, yaitu : era pertama dari sekitar 50-an sampai 70-an,
pemanfaatan teknologi informasi hanya ditujukan untuk produktivitas dan efisiensi; era kedua
dimulai dengan pengenalan raini komputer dan time sharing pada tahun 70-an, dan
pemanfaatan teknologi informasi sudah ke arah peningkatan efektivitas pengelolaan
organisasi; era ketiga ditandai dengan perkembangan yang pesat dari teknologi komputer dan
komunikasi pada tahun 80-an. Hal ini menyebabkan terjadinya pergeseran pemanfaatan
teknologi informasi untuk mendukung keunggulan strategis organisasi di dalam persaingan.
Perkembangan terakhir menunjukkan bahwa telah terjadi pergeseran lagi dari untuk
mendukung keunggulan strategik menjadi untuk mendukung keunggulan organisasional
(Daniels, 1994). Keunggulan organisasional ini berkaitan dengan perancangan dan
pengembangan organisasi menuju organisasi yang lebih bersifat adaptif responsif dan
fleksibel di dalam menghadapi lingkungan yang semakin kompleks dan turbulen, yang
diakibatkan oleh globalisasi, deregulasi, peningkatan kompetisi, dan lain-lain.

1.3 Dua Perspektif Sistem Organisasi


Dalam berbagai teori organisasi - baik yang konvensional maupun moderen - secara
sederhana organisasi dilihat sebagai kesatuan antara dua komponen penting atau entitas
utama yaitu 'manusia" dan 'struktur'. Unsur manusia akan sangat dipengaruhi oleh nilai,
budaya/kultur-, kepercayaan. perilaku sosial, struktur masyarakat, lingkungan sekitar. dan
lain sebagainya ; sementara unsur struktur akan sangat terkait dengan sistem. teknologi,
prosedur. ukuran dan bentuk. dan lain sebagainya. Walaupun keduanya 'sepakat' untuk
melebur demi

pencapaian suatu tujuan‗. penggabungan kedua unsur tersebut menghasilkan suatu


kompleksitas yang berubah-ubah dari masa ke masa sesuai dengan tingginya dinamika
internal dan eksternal organisasi. Terlepas dari beraneka ragam teori mengenai organisasi
yang telah dikenal. untuk mempermudah pemahaman. dapat diambil dua perspektif sistem
yang sangat bertolak belakang satu dengan lainnya. yang dikenal sebagai 'sociotechnical
perspective‘ dan 'structuralist perspective".

a. Sociotechnical Perspective

Pendekatan sistem ini menganggap bahwa organisasi modern semacam perusahaan pada
dasamya merupakan hasil sintesis atau penggabungan dari dua komponen mendasar. yaitu
'kemampuan teknis‘ untuk menghasilkan sesuatu yang dapat dijual (dalam hal ini adalah
produk atau jasa yang ditawarkan) dan ‗sumber daya manusia‗ sebagai pelaku atau subyek
dalam berorganisasi. Pandangan ini jelas merupakan pembaharuan dari teori organisasi
konvensional yang menganggap bahwa organisasi tidak lebih dari sebuah ‘mesin' yang
bersifat statis dan otokratis. Dalam kerangka pandangan tradisional tersebut. manusia
hanyalah dianggap sebagai sebuah 'sparepart' atau ‗benda mati‘ yang dapat dengan mudah
diperjualbelikan sesuai dengan keperluan. Hal ini jelas sangat bertentangan dengan konsep
sociotechnical dimana sumber daya manusia dianggap sebagai entitas yang paling strategis
dalam sebuah organisasi terutama yang bersifat komersial seperti sebuah perusahaan.
Perubahan paradigma tersebut telah mengakibatkan terjadinya revolusi pemikiran dalam
perancangan sistem organisasi yang tepat dan efektif di era moderen seperti saat ini dimana
sejumlah prinsip lama yang telah sedemikian kuat dipegang. harus dilepas dan digantikan
dengan beragam paradigma baru. Tabel berikut memperlihatkan bagaimana berbedanya
pandangan pada era organisasi tradisional dengan konsep ―sociotechnical‖ dalam berbagai
aspek penting.

b. Structuralist Perspective

Konsep ini merupakan hasil kajian dari Aston School dimana mereka memfokuskan studinya
pada pencarian aspek-aspek yang mempengaruhi struktur dan perilaku manusia dalam
berorganisasi. Berbeda dengan sociotechnical perspective yang berpegang pada
penggabungan unsur teknis dengan sumber daya manusia. structuralist perspective
menemukan adanya sejumlah elemen panting Iainnya yang saling mempengaruhi perilaku
dalam berorganisasi. Keempat elemen panting yang dimaksud adalah: konteks. Struktur
organisasi. kinerja, dan perilaku organisasi. Konteks merupakan faktor makro yang
memberikan ciri khusus pada sebuah organisasi.
Contohnya adalah sebuah perusahaan yang karakteristiknya akan sangat ditentukan oleh hal-
hal semacam: tipe industri. kompleksitas bisnis, struktur market. ruang lingkup usaha. nature
of products and services. Perkembangan teknologi. Barrier to entry, situasi kompetisi. dan
lain sebagainya. Dalam mengatasi konteks makro tersebutkan maka perusahaan membentuk
sebuah struktur organisasi berdasarkan sejumlah aspek terkait dengan hal-hal sebagai berikut
pembagian divisi berdasarkan spesialiasi. pemberlakukan standarisasi. bentuk formalisasi
komunikasi dan prosedur, struktur sentralisasi nan desentralisasi. dan lain sebagainya.

Dibentuknya struktur tersebut adalah untuk memudahkan tencapainya visi. misi. dan obyektif
yang telah dicanangkan, dimana keseluruhannya akan diukur melalui seiumlah indikator
kineria. seperti: produktivitas. profitabilitas. kemampuan beradaptasi. good corporate
governance. dan lain sebagainya. Perlu diperhatikan bahwa struktur organisasi memiliki
keterkaitan timbal balik yang sangat erat dengan perilaku organisasi kamena di dalamnya
akan mengandung baik secara implisit maupun eksplisit hal- hal semacam: struktur pengaruh
dan kekuasaan. pola interaksi dan pelaporan. batasan pekerjaan dan tanggung iawab, dan lain
sebagainya

2. TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN BERSAING


Teknologi informasi dapat digunakan untuk mendefinisikan kembali cakupan posisi
dalam suatu persaingan. Misalnya penerapan sistem jaringan diantara organisasi perusahaan
yang terdapat di berbagai tempat tanpa batasan suatu negara dapat mencapai banyak
keuntungan yang diharapkan. Pada dasarnya status kompetisi di dalam industri menurut
Porter (1985), tergantung kepada 5 kekuatan, yaitu : (a) kekuatan tawar menawar dari
pemasok, (b) kekuatan tawar menawar dari pembeli, (c) ancaman dari industri baru, (d)
ancaman dari substitusi produk atau jasa, (e) posisi perusahaan terhadap pesaingnya. Kelima
kekuatan tersebut menyebabkan berbagai implikasi seperti penambahan kapasitas baru,
peningkatan kualitas, penumnan harga, kompetisi berdasarkan harga, produk dan lain-lain. Di
dalam menghadapi kekuatan-kekuatan tersebut, suatu organisasi dapat memanfaatkan
teknologi infonnasi. Teknologi informasi tidak hanya dapat digunakan untuk menciptakan
dan melindungi posisi persaingan yang dimiliki, tetapi juga bisa meningkatkan hubungan
bisnis dan menjalin sebuah strategi kemitraan (Callon, 1996).
Bentuk dari sistem jaringan tersebut sering dikenal sebagai IOS (interorganizational
system), yang dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem informasi yang terotomatisasi secara
tersebar diantara dua atau lebih organisasi, dan secara nyata dapat memberikan kontribusi
berupa peningkatan produktivitas (efisiensi dan efektivitas), fleksibilitas dan keunggulan
bersaing bagi sebuah organisasi. Bahkan menurut Daniels (1994), terdapat beberapa proses
fundamental yang bersifat strategis sehubungan dengan kontribusi daripada penerapan
teknologi informasi, yaitu : meningkatkan layanan pelanggan, mempercepat akses pasar yang
dituju, meningkatkan komunikasi manajemen dan peningkatan kualitas. Melalui iOS sebuah
organisasi dengan mudah menjalin hubungan dengan berbagai pihak seperti pelanggan,
pemasok, jasa penunjang, keanggotaan perusahaan, pesaing dan keterlibatan pemerintah.
Secara nyata sudah banyak organisasi yang berhasil dalam memanfaatkan teknologi
informasi untuk keunggulan bersaing, salah satunya seperti perusahaan "7-Eleven Japan",
yang dalam mengelola usahanya selalu mempunyai semboyan "A Customer focused
orientation based on information technology" (Turban et. a1., 1996).
Teknologi informasi yang diterapkan dikenal sebagai "Tracking Key Cycles in
Business" (Daniels, l994), yang mampu melacak dan memberikan informasi mengenai : siapa
pelanggannya termasuk umur, jenis kelamin, dan kapan mereka membeli; melalui "product
tracking systems" dapat mengetahui apa yang mereka beli dan inginkan dari produk yang
tersedia ; jenis dan kualitas produk yang disukai per pelanggan, dapat secara tepat mengawasi
persediaannya melalui sistem JIT (Just-in-Time) sehingga jarang mengalami "out of stock",
sistem pengiriman yang cepat dan tepat melalui "electronically transmitting
orders",menciptakan "time distribution systems" untuk mengetahui bauran produk yang
dijual pada pagi hari dan malam harinya, melakukan penilaian kinerja dari setiap pekerjanya,
dan lain lain.
Untuk memperoleh keunggulan bersaing melalui pemanfaatan teknologi infotmasi,
kita perlu melakukan proses identifikasi dari kesempatan untuk penggunaan sistem informasi
strategik. Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk melakukan identifikasi
kesempatan tersebut, salah satunya adalah Analisis Rantai Nilai (Value Chain Analysis) dari
Porter (1985). Analisis ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana teknologi informasi dapat
memberikan dampak kepada "overall performance" dari sebuah organisasi. Rantai nilai
merupakan serangkaian aktivitas yang relevan dalam proses pengadaan, penyimpanan,
penggunaan, transformasi dan disposisi sumber daya, mulai dari rantai nilai pemasok sampai
rantai nilai pembeli, mulai dari aktivitas penggunaan sumber-sumber pasokan sampai
aktivitas pelayanan pumajual.

2.1 Dampal Negatif Penggunaan Teknologi Informasi


Sejauh ini terlihat bahwa perkembangan teknologi informasi telah merubah tata cara
dalam pengelolaan sebuah organisasi menuju organisasi yang lebih dinamis, di mana
teknologi baru ini dapat memberikan suatu keuntungan personal berupa meningkatnya
profesionalisme, lebih mudah mendapatkan segala informasi yang diperlukan dan tentunya
nempermudah dalam penyelesaian sebuah pekerjaan. Namun di sisi lainnya dapat
menyebabkan stres dan fiustrasi bagi pemakainya. Stres yang dialami oleh para pekerja pada
akhimya akan berdampak pula pada kelangsungan pemsahaan jangka panjang. Stres ini
terjadi karena kehilangan pekerjaan, rasa kurang puas, dan mengurangi privasi (Alter, I996).
Salah satu dampak negatif dengan adanya penggunaan teknologi informasi adalah
penciptaan "technostress". Menurut Mc Partlin (i990), istilah "technostress" digunakan untuk
menggambarkan suatu kondisi yang mana para pemakai bekerja dengan mesin-mesin dan
berpikir maupun bertindak sebagaimana mesin sehingga menciptakan stres dan merusak
kreativitas maupun emosional pekerja. Kondisi ini muncul sebagai akibat dari penggunaan
teknologi informasi yang rnana sernua kegiatannya dilakukan secara "computerized",
hubungan dan komunikasi antar pekerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan sudah sangat
jarang, sosialisasi sesama pekerja sudah tidak nampak. Selain kondisi tersebut di atas,
penggunaan sistem yang "full computerized" juga dapat mengakibatkan pekerja terisolasi dari
perusahaan, kehilangan kesempatan untuk bersosialisasi dengan lingkungan pekerjaan,
kehilangan komunikasi informal, jenjang promosi menjadi kurang, kehilangan kesempatan
bekerja dalam tim, kehilangan kesempatan berpartisipasi pada kegiatan organisasi
perusatraan, dan kurang supervisi dari atasan. Jadi secara tidak langsung penggunaan
teknologi informasi telah mereduksi kehidupan sosial kita menjadi dangkal dan miskin.
"Technostress" terjadi sebagai akibat penggunaan dari teknologi informasi yang "machine-
oriented".
2.2 Pengaruh Peranan Teknologi Informasi

Kedua titik ekstrem perspektif tersebut membentuk sebuah spekrrum system


organisasi dimana di dalamnya terdiri dari berbagai macam jenis atau tipe sistem organisasi
yang 'dianut‘ oleh beragam organisasi moderen di dunia yang telah melibatkan teknologi
informasi sebagai salah satu senjata utama dalam bersaing'. Mengenai ke arah mana sebuah
organisasi akan memiliki kecenderungan dalam proses perancangan sistem organisasinya -
dalam arti kata apakah yang bersangkutan akan lebih dekat ke sociotechnical atau ke arah
scructuralist akan teramat sangat ditentukan oleh portfolio peranan teknologi informasi di
perusahaan tersebut dan tingkat maturity' atau kematangannya. Teori yang paling banyak
dipergunakan untuk melihat sejauh mana peranan teknologi informasi bagi sebuah
perusahaan adalah dengan menggunakan kateogori yang diperkenalkan oleh Markus. dimana
menurumya ada 5 [lima] peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan.
masing-masing adalah;

1. Fungsi Operasional
2. Fungsi Pengawasan dan Kontrol
3. Fungsi Perencanaan dan Pengambilan Keputusan
4. Fungsi Komunikasi
5. Fungsi lnterorganisasi
Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap
rancangan atau desain:

 Struktur organisasi perusahaan; dan


 Struktur organisasi departemen, divisi. atau unit terkait dengan system informasi
teknologi informasi. dan manaiemen informasi―.

Fungsi operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping dan jauh dari
sifat birokratis karena seiumlah aspek administratif yang ketat dan teratur telah diambil alih
fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh
fungsi organisasi. maka unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan
menjalankan fungsinya sebagai 'supporting agency"° dimana teknologi informasi dianggap
sebagai sebuah „firm infrastructure‟.

Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi
akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level managerial - embedded
di dalam setiap fungsi manajer - sehinga struktur organisasi unit terkait dengannya harus
dapat „span of control‟ atau "peer relationship‟ yang memungkinkan terjadinya interaksi
efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih
strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan
merupakan sebuah „knowledge generator‟ bagi para pimpinan perusahaan yang pada realitas
untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak Jarang perusahaan yang
pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi: informasi sebagai bagian dari fungsi
perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.

Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam ‗firm infrastructure' dalam era
organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau
media individu perusahaan dalam berkomunikasi. berkolaborasi, berkooperasi. Dan
berinteraksi. Seperti halnya pada Fungsi Operational. unit teknologi informasi akan
menempatkan dirinya sebagai penunjang aktivitas sehari-hari perusahaan.

Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu
belakangan ini oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan
kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain". Konsep kemitraan
strategis atau partnerships berbasis teknologi lnformasi seperti pada implementasi Supply
Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan
sejumlah terobosan penting dalam memdesain struktur organisasi unit teknologi
informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan
pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan manaiemen teknologi
informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya.

3. MODEL TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

Inti dari persaingan di era globalisasi saat ini adalah pada kemampuan perusahaan dalam
meningkatkan kualitas proses penciptaan produk dan jasanya dari hari ke hari. Produk atau
output fisik saja tidaklah cukup untuk dapat memuaskan pelanggan dewasa ini tanpa
―dibungkus" dengan pelayanan yang prima dari perusahaan. Sejumlah riset manajemen
memperlihatkan bahwa focus persaingan akan terletak pada kemampuan perusahaan dalam
menciptakan produk dan jasa yang lebih cepat, lebih baik, dan lebih murah dibandingkan
dengan para pesaingnya". Oleh karena itulah maka perusahaan dewasa ini dituntut untuk
lebih berorientasi pada proses atau "process oriented", sebagai pembeda dari perusahaan
jaman dahulu yang cenderung pada "functional oriented". Artinya adalah bahwa dewasa ini
struktur organisasi perusahaan harus dirancang sedemikian rupa agar dapat menunjang proses
utama [core processes) maupun aktivitas penunjang [supporting activities] yang telah
didesain untuk berkompetisi. Dengan kata lain, struktur organisasi harus mengikuti "struktur"
proses perusahaan agar mekanisme bisnis dapat berjalan secara efektif. Keseluruhan relasi
antar elemen organisasi yaitu proses. Struktur organisasi, sumber daya manusia, dan
teknologi pada akhirnya akan menentukan kekuatan dari sebuah perusahaan dalam
menghadapi persaingan‖.

3.1 Definisi
Menurut Wikipedia Tata kelola teknologi informasi (Bahasa Inggris: IT governance)
adalah suatu cabang dari tata kelola perusahaan yang terfokus pada sistem teknologi
informasi (TI) serta manajemen kinerja dan risikonya. Meningkatnya minat pada tata kelola
TI sebagian besar muncul karena adanya prakarsa kepatuhan (seperti Sarbanes-Oxley di
Amerika Serikat dan Basel II di Eropa) serta semakin diakuinya kemudahan proyek TI untuk
lepas kendali yang dapat berakibat besar terhadap kinerja suatu organisasi. Secara tradisional,
penanganan pengambilan keputusan kunci di bidang teknologi informasi diberikan kepada
para profesional TI karena keterbatasan pengalaman teknis eksekutif lain di
tingkatan direksi perusahaan serta karena kompleksitas sistem TI itu sendiri. Tata kelola TI
membangun suatu sistem yang semua pemangku kepentingannya, dapat memberikan
masukan yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan. Hal ini mencegah satu pihak
tertentu, biasanya TI, disalahkan untuk suatu keputusan yang salah. Hal ini juga mencegah
munculnya keluhan dari pengguna di belakang hari mengenai sistem yang tak memberikan
hasil atau kinerja sesuai yang diharapkan Dalam penggunaan TI perlu adanya tata kelola guna
menjadikan TI lebih bermanfaat dan lebih terarah pada masing-masing fungsinya, adapun
definisi dari tata kelola TI adalah sebagai berikut :
1. Surendro (2009, h. 127) mendefinisikan tata kelola TI sebagai tanggung jawab dewan
direksi dan manajemen eksekutif organisasi yang merupakan bagian terintegrasi dari
pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses
organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi (TI) perusahaan dapat
dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi
2. Jogiyanto dan Abdillah (2011, h. 14) mendefinisikan tata kelola TI sebagai suatu
struktur dan proses pengambilan keputusan TI di tingkat korporat untuk mengarahkan
perilaku yang diinginkan dari insan TI dan memastikan keberhasilan TI dalam rangka
penciptaan nilai bagi para stakeholder.

3.2 Apa itu tta Kelaola Informasi (IT GOVERNANCE)?


Investasi Teknologi Informasi yang sampai menghabiskan milyaran rupiah pada
perusahaan skala menengah dan besar tersebut, sepertinya sudah tidak ekonomis lagi jika
hanya ditujukan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan kecepatan kerja organisasi.
Perkembangan TI yang semakin canggih dan serba bisa tersebut, mulai diarahkan menjadi
enabler terhadap peningkatan kinerja suatu organisasi. Yang kemudian memunculkan
kesadaran, terutama di dunia industri, bahwa tanggung jawab pengelolaan TI tidak bisa
sepenuhnya diserahkan ke unit/bagian/divisi yang hanya khusus menangani TI secara
teknikal (IT Function) sebagaimana pendekatan manajemen konvensional, melainkan juga
harus menjadi tanggung jawab berbagai pihak manajemen dalam suatu organisasi. Hal inilah
yang kemudian melahirkan konsep dan paradigm baru dalam mengelola Teknologi Informasi
yang disebut dengan IT Governance (Tata Kelola Teknologi Informasi). IT Governance
merupakan suatu komitmen, kesadaran dan proses pengendalian manajemen organisasi
terhadap sumber daya TI/sistem informasi yang dibeli dengan harga mahal tersebut, yang
mencakup mulai dari sumber daya komputer (software, brainware, database dan sebagainya)
hingga ke Teknologi Informasi dan Jaringan LAN/Internet.

Lalu, apa sih sebenarnya yang dimaksud dengan Tata Kelola (Governance) itu?
Kenapa akhir-akhir ini semakin popular ? “Governance” merupakan turunan dari kata
“government”, yang artinya membuat kebijakan (policies) yang sejalan/selaras dengan
keinginan/aspirasi masyarakat atau kontituen (Handler & Lobba, 2005). Sedangkan
penggunaan pengertian “governance” terhadap Teknologi Informasi (IT Governance)
maksudnya adalah, penerapan kebijakan TI di dalam organisasi agar pemakaian TI (berikut
pengadaan dan pelayanannya) diarahkan sesuai dengan tujuan organisasi tersebut. Menurut
Sambamurthy and Zmud (1999), IT Governance dimaksudkan sebagai pola dari
otoritas/kebijakan terhadap aktivitas TI (IT Process).

Pola ini diantaranya adalah: membangun kebijakan dan pengelolaan IT Infrastructure,


penggunaan TI oleh end-user secara efisien, efektif dan aman, serta proses IT Project
Management yang efektif. Standar COBIT dari lembaga ISACA di Amerika Serikat
mendefinisikan IT Governance as a “structure of relationships and processes to direct and
control the enterprise in order to achieve the entreprise‟s goals by value while balancing risk
versus return over IT and its processes”. Sedangkan Oltsik (2003) mendefinisikan IT
Governance sebagai kumpulan kebijakan, proses/aktivitas dan prosedur untuk mendukung
pengoperasian TI agar hasilnya sejalan dengan strategi bisnis (strategi organisasi).

Ruang lingkup IT Governance di perusahaan skala besar biasanya mencakup hal-hal


yang berkaitan dengan Change Management, Problem Management, Release Management,
Availability Management dan bahkan Service-Level Management. Lebih lanjut Oltsik
mengatakan bahwa IT Governance yang baik harus berkualitas, well-defined dan bersifat
“repeatable processes” yang terukur (metric). IT Governance yang dikembangkan dalam
suatu organisasi modern berfungsi pula mendefinisikan (outline) kebijakan-kebijakan TI,
menetapkan prosedur penting IT Process, dokumentasi aktivitas TI, termasuk membangun IT
Plan yang efektif berdasarkan perubahan lingkungan perusahaan dan perkembangan TI.

Dari beberapa definisi Tata Kelola TI tersebut, maka kita simpulkan bahwa tujuan
dibangunnya IT Governance intinya adalah, menyelaraskan IT Resources yang sudah
diinvestasikan jutaan dollar tersebut dengan strategi organisasi (agar menjadi enabler). Untuk
mewujudkan IT Governance dalam suatu organisasi, maka suatu organisasi harus
membangun struktur yang dinamakan dengan IT Governance Framework, yang kira-kira
polanya sebagai berikut: Berdasarkan struktur IT Governance kira-kira seperti inilah maka
semua sistem informasi yang ada di perusahaan (Sistem Informasi Bisnis) dapat diarahkan
(govern) agar sejalan dan mendukung strategi organisasi. Dengan demikian, maka
keberadaan berbagai bentuk sistem informasi dalam naungan SIM (Sistem Informasi
Manajemen/SIM) perusahaan misalnya dapat memaksimalkan tujuan utama organisasi
tersebut, di antaranya meningkatkan kinerja, memenangkan persaingan, mencapai target
penjualan dan sebagainya. Demikian pula, perusahaan kemudian dapat mereduksi resiko dari
penggunaan TI (IT Risk) dan pengendalian IT Process (disebut dengan IT Control) menjadi
optimal.

Untuk mewujudkan tujuan yang bersifat integratif dan komprehensif tersebut, maka
tidak mungkin pengelolaan TI pada organisasi skala menengah dan besar ini, hanya menjadi
urusan bagian dari departemen komputer saja (IT Function). Akan tetapi harus melibatkan
semua pihak (stakeholder) sesuai dengan proporsinya, mulai dari Dewan Komisaris, Top
Management/eksekutif, Manajer fungsional, manajer operasional, karyawan sebagai end-user,
tapi tentu saja terutama Manajer Teknologi Informasi (CIO). Dengan adanya IT Govenance
(Tata Kelola TI yang baik) yang berjalan di dalam suatu organisasi perusahaan tersebut, maka
puluhan IT Process (IT Activities) yang dijalankan dapat berjalan secara sistematis, terkendali
dan efektif.

Bahkan pada menciptakan efisiensi dengan sendirinya mengurangi biaya operasional


dan meningkatkan daya saing. Output dan outcome dari IT Governance yang baik tersebut
hanya dapat dicapai jika tata kelola tersebut dikembangkan dengan menggunakan IT
Framework berstandar internasional, misalnya dengan mengimplementasikan COBIT, IT-IL
Management, COSO, ISO IT Security dan sebagainya. (Keterangan PHOTO: Banyak sub-sub
standar yang bisa berperan memperkuat instrumen IT Framework COBIT yang dapat
digunakan untuk membangun IT Governance dalam suatu organisasi. Tentu saja, masing-
masing sub-sub proses pendukung IT Governance tersebut memiliki kelebihan dan
kekurangan. Perusahaan tinggal memilih sesuai dengan Proses Bisnis yang akan dijalankan,
tingkat IT Culture yang ada dan tujuan bisnis yang akan dicapai melalui pemanfatatan IT
Process di dalam IT Governance tersebut. Ok, sudah pahamkah perbedaan antara IT
Management dan IT Governance? Dua istilah yang berbeda namun berkaitan erat, di era
ketika TI dalam suatu organisasi perusahaan tidak lagi hanya bersifat teknis dan internal.
Akan tetapi bersifat lebih keluar (penggunaan jaringan internet, e-commerce, e-banking dan
sebagainya). Dalam konteks IT Governance maka TI dewasa ini kemudian menjadi urusan
banyak orang (Business Owner), tidak hanya urusan bagian/departemen Komputer/MIS
semata-mata.
3.3 Proses Manajemen Teknologi lnformasi

a. Kerangka Jerja & Komponen Tata Kelola IT


Agar tata kelola TI dapat terealisasikan dengan baik maka dibutuhkan kerangka kerja,
berikut kerangka kerja dalam tata kelola TI.

1. Apa..?

Hal-hal yang mendasari tata kelola TI yang ditentukan melalui pendefinisian strategi
dan kontrol dan dipenuhi dengan penentuan kebijakan dan standar TI yang meliputi :

 Governance strategi. Strategi yang membangun tata kelola TI itu sendiri


 Control. Bagaimana kita melakukan pengendalian baik itu pengawasan terhadap tata
kelola itu sendiri

2. Bagaimana..?
Bagaimana tata kelola dilaksanakan Dn ditentukan melalui rencana taktis dan
eksekusi yang dipenuhi dengan penyusunan panduan dan prosedur TI yang meliputi :

 Manage Taktis. Bagaimana kita mengelola dengan praktis tetapi harus tepat sasaran.
 Eksekusi. Bagaimana kita mengambil keputusan dengan dasar-dasar yang sudah ada.
Komponen-komponen yang terdapat pada tata kelola TI

 Value delivery. Fokus dengan melaksanakan proses TI agar supaya proses tersebut
sesuai dengan siklusnya, mulai dari menjalankan rencana, memastikan TI dapat
memberikan manfaat yang diharapkan, mengoptimalkan penggunaan biaya sehingga
pada akhirnya TI dapat mencapai hasil yang diinginkan;

 Risk management. Untuk melaksanakan pengelolaan terhadap risiko, dibutuhkan


kesadaran anggota organisasi dalam memahami adanya risiko, kebutuhan organisasi,
dan risiko – risiko signifikan yang dapat terjadi, serta menanamkan tanggung jawab
dalam mengelola risiko yang ada di organisasi

 Resource management. Fokus pada kegiatan yang dapat mengoptimalkan dan


mengelola sumber daya TI, yang terdiri dari aplikasi, informasi, infrastruktur, dan
sumber daya manusia;

 Performance management. Mengikuti dan mengawasi jalannya pelaksanaan rencana,


pelaksanaan proyek, pemanfaaatan sumber daya, sampai dengan pencapaian hasil TI;

 Strategic alignment. Memastikan adanya hubungan perencanaan organisasi dan TI


dengan cara menetapkan, memelihara, serta menyesuaikan operasional TI dengan
operasional organisasi.

Menurut Weill & Ross (2004) tata kelola TI terdiri dari 5 komponen utama, yaitu :

 IT Principles, merupakan suatu pernyataan top level manajemen tentang bagaimana


TI digunakan dalam bisnis organisasi. menjelaskan pernyataan-pernyataan eksekutif
tentang bagaimana teknologi informasi dapat digunakan organisasi dan kemana arah
TI akan dijalankan, prinsip TI menjadi bagian penting dari manajemen organisasi,
yang terus didiskusikan dan dilaksanakan demi perbaikan organisasi, baik di sektor
pemasaran, keuangan, pabrik dan lain-lain.
 IT Architecture, mendefinisikan integrasi dan standardisasi dalam sistem. Arsitektur
TI adalah pengorganisasian logika dari data, aplikasi dan infrastruktur yang dikemas
dalam suatu kebijakan, hubungan dan pemilihan teknologi untuk mendapatkan
integrasi dan standardisasi teknis dan bisnis yang diharapkan. Selain itu teknologi
sebagai pendukung bisnis organisasi yang telah dikembangkan melalui IT principle,
selanjutnya memerlukan proses standardisasi dan integrasi di dalam suatu organisasi.
Dalam banyak kasus di Indonesia saat ini banyak persoalan masalah integrasi dan
koordinasi, kepentingan sektoral masih menjadi problem, sehingga sering gagalnya
proyek IT di perusahaan yang menghabiskan banyak biaya.
 IT Infrastructure, menentukan layanan yang digunakan bersama (shared services).
Prasarana dan sarana teknologi informasi yang menyangkut jaringan, komputer,
perangkat keras dan lunak lainnya adalah suatu kumpulan komponen yang diharapkan
bisa mempercepat proses perhitungan, pengiriman dalam berbagai media informasi
(data, informasi, gambar, video, teks) dalam waktu yang singkat dan proses
penyimpanan yang efektif. Suatu sarana yang bisa dikontrol dari pusat kekuasaan dan
yang dipakai bersama menjadi hal yang penting. Perencanaan kapasitas, baik di
penyimpanan, pengiriman maupun pelayanan menjadi penting. Tanpa ada
perencanaan yang baik, maka akan menyebabkan buruknya image dan kinerja TI di
perusahaan
 Business Application Needs, menentukan pemenuhan kebutuhan aplikasi bisnis
dengan membangun aplikasi bisnis yang perlu diadakan atau dikembangkan oleh TI.
Dalam pengembangan teknologi informasi keperluan bisnis yang spesifik sehingga
kehadiran teknologi informasi memberikan suatu nilai baru bagi organisasi. Dua hal
penting dalam identifikasi keperluan bisnis yang terkait dengan teknologi informasi
yaitu kreatifitas dan disiplin. Kreativitas diperlukan untuk mengidentifikasi suatu cara
atau proses baru dari perusahaan/organisasi sehingga ada nilai yang bermakna.
Sedangkan disiplin menyangkut hal yang berkaitan dengan integritas arsitektur
sehingga meyakinkan bahwa aplikasi yang dibangun memang sesuai dengan
arsitektur perusahan yang terintegrasi.
 IT Investment and Prioritization, seringkali ditulis dengan IT Investment saja, ini
adalah keputusan-keputusan yang terkait dengan inisiatif mana yang perlu
diprioritaskan dan berapa banyak yang perlu dikeluarkan. Investasi teknologi
informasi sering menjadi bahan yang sulit dimengerti oleh top manajemen dari suatu
organisasi, hal ini di karenakan nilai yang ada tidak langsung terasa oleh organisasi.
Berbeda jika kita membeli mobil baru manfaatnya tentu langsung terasa. Oleh karena
itu pemahaman eksekutif maupun komisaris menjadi penting. Berapa biaya yang
dikeluarkan? Untuk apa dan bagaimana berkoordinasi dari berbagai kepentingan dan
keinginan dari sektor lain.
Dalam tata kelola TI aspek Sumber Daya Manusia sangat berperan penting
dikarenakan aspek sumber daya manusia merupakan penyedia dukungan panduan praktis
yang efektif dan efisien untuk intregrasi bisnis dan TI). Dukungan panduan praktis disini
yang dimaksud adalah dimana SDM menjadi unsur yang penting dan dapat melaksanakan
tugasnya dengan efisien. Baik tugas managing maupun controlling Sumber daya manusisa
dalam tata kelola TI merupakan unsur utama dan mempunyai peran central dalam
pengembangan dan pengelolaan tersebut. Baik dan suksesnya pengelolaan tergantung
kemampuan SDM yang tersedia ,apabila dikelola oleh SDM yang tidak berkualitas maka
pengelolaan TI itu sendiri tidak dapat berjalan dengan baik atau malah dapat menimbulkan
dampak buruk seperti menimbulkan kerugian dalam penggunaan TI.

pengelolaan teknologi informasi pun harus terlebih dahulu didefinisikan oleh perusahaan
sebelum yang bersangkutan dapat merancang struktur divisi atau unit teknologi informasi
yang sesuai; karena secara prinsip, terlepas dan‗ jenis atau bentuk struktur organisasi unit
teknologi informasi, sejumlah proses tata kelola harus dimiliki oleh perusahaan .Terdapat
berbagai teori dan konsep yang telah diperkenalkan untuk dapat mendefinisikan keseluruhan
proses terkait dengan manajemen maupun tata kelola [governance] teknologi informasi. Dari
beragam paradigma yang ada, sebuah konsep yang sangat baik dan telah diterapkan oleh
sejumlah perusahaan dewasa ini adalah standar yang diperkenalkan oleh sebuah yayasan non
profit yaitu Information System Audit and Control Foundation [ISACF) yang diberi nama
COBIT [Common Objectives for Information and Related Technology). Secara jelas COBIT
diperuntukkan untuk menunjang konsep IT Governance yang didefinisikan sebagai―: "A
structure of relationships and processes to direct and control the enterprise in order to
achieve the en terprise's goals by adding value while balancing risk versus return over IT
and its processes".
Secara jelas COBIT membagi proses pengelolaan teknologi informasi menjadi 4 (empat)
domain utama, yaitu masing-masing":

 Perencanaan dan Organisasi


 Pengadaan dan Implementasi
 Penyelenggaraan dan Pelayanan
 Pengawasan dan Evaluasi

3.4 Perencanaan dan Organisasi

Terdapat 11 (sebelas) proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh
perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut:

P01. Menyusun Rencana Strategis Teknologi lnformasi


P02. Mendefinisikan Arsitektur lnformasi Korporat
P03. Menentukan Arah Perkembangan Teknologi
P04. Merancang Struktur Organisasi Teknologi lnformasi
P05. Mempertimbangkan lnvestasi Teknologi lnformasi
P06. Mengkomunikasikan Arah dan Sasaran Manajemen
P07. Mengembangkan Sumber Daya Manusia
P08. Menjamin Pemenuhan Standar Eksternal
P09. Mengkaji Resiko
PO10. Mengelola Proyek Teknologi Informasi
P011. Memelihara Kualitas

3.5 Pengadaan dan lmplementasi

Terdapat 6 [enam] proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh
perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut:

DS1. Mengidentifikasikan Solusi bagi Perusahaan

DS2. Mengadakan dan Memelihara Perangkat Lunak Aplikasi

DS3. Membangun dan Mengembangkan lnfrastruktur Teknologi

DS4. Menyusun Prosedur Kerja dan Pemeliharaan

DS5. Mengakreditasi Sistem

DS6. Mengelola Perubahan

3.6 Penyelenggaraan dan Pelayanan

Terdapat 13 (tiga belas) proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh
perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut:

DS1. Menentukan Standar Kepuasan

DS2. Memonitor Keterlibatan Pihak Ketiga

DS3. Menjaga Kinerja dan Kapasitas

DS4. Menjamin Pelayanan yang Berkesinambungan

DS5. Mengelola Sistem Keamanan

DS6. Mengidentifikasikan dan Mengalokasikan Biaya

DS7. Mendidik dan Melatih Pengguna

DS8. Membantu Pelanggan Sistem

DS9. Memantau Konfigurasi

D510. Mengatasi Keluhan dan Masalah

D511. Mengelola Data


DS12. Mengelola Fasilitas

D513. Mengelola Operasi

3.7 Pengawasan dan Evaluasi


Terdapat 4 (empat) proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh
perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut:
M1. Memantau Keseluruhan Proses
M2. Mengkaji Ketersediaan Kontrol Internal
M3. Menyediakan Penjamin lndependen
M4. Mempersiapkan Tim Audit lndependen

3.8 Implementasi COBIT


Keseluruhan 34 proses generik tersebut haruslah dimiliki oleh sebuah perusahaan yang
menganggap teknologi informasi sebagai salah satu sumber daya strategisnya. Kelebihan dari
pendekatan yang dipergunakan oleh COBIT ini terkait dengan manajemen perusahaan adalah
sebagai berikut:
 Paradigma yang dipergunakan oleh COBIT merupakan turunan dan‗ konsep bisnis
perusahaan sehingga keberadaannya sejalan dengan prinsip bisnis usaha‖;
 Konsep COBIT dibangun berbasis pada proses, sehingga sejalan dengan konsep
moderen perusahaan yang harus memfokuskan diri pada proses;
 Masing-masing perusahaan — yang berada dalam suatu industri tertentu — biasanya
akan memilih atau mengkategorikan mana saja dari ke-34 proses tersebut yang
sifatnya kritikal bagi perusahaan dan aspek mana saja yang "nice to have", sehingga
manfaat implementasinya dapat dirasakan secara langsung dalam bentuk peningkatan
value bisnis;
 Keseluruhan konsep COBIT secara lengkap dapat diperoleh secara gratis oleh
perusahaan karena meinang dirancang untuk dapat dimanfaatkan seluas-luasnya ;
 Referensi yang tersedia sudah sedemikian lengkapnya sehingga dapat dengan mudah
dijadikan panduan bagi perusahaan yang ingin menyusun kebijakan, prosedur,
peraturan, struktur organisasi, maupun sistem atau mekanisme tata kelola manajemen
teknologi informasi, karena telah diberikan secara lengkap hal-hal semacam: critical
success factors, key goal indicators, key performance indicators, dan lain sebagainya;
 Perusahaan yang berminat untuk menerapkan COBIT dapat melakukannya secara
perlahan-lahan sesuai dengan situasi dan kondisinya, mengikuti tingkat kematangan
atau maturity tertentu―;
 Implementasi dan pengembangan dari konsep ini sangat ―tidak terbatas" karena dapat
pula dimanfaatkan oleh manajemen dalam melakukan hal- hal seperti: penilaian
kinerja unit teknologi informasi, penentuan strategi teknologi informasi yang sesuai
dengan bisnis perusahaan, penerapan untuk melakukan audit teknologi informasi,
penggabungannya dengan konsep semacam balance scorecard, value chain, dan lain-
lain;
 Kehandalannya yang terbukti2° karena telah dipergunakan secara luas oleh sejumlah
perusahaan besar di dunia seperti mereka yang berada di dalam tataran Fortune 500;
dan lain sebagainya.

Struktur Organisasi lndependen

Kehandalan COBIT ini secara tidak langsung telah mewarnai dunia perancangan struktur
organisasi unit teknologi infonnasi karena keempat domain yang ada sifatnya adalah saling
independen berdasarkan "segregation of duty" atau pemisahan wewenang dan tanggung
jawab dalam sebuah sistem organisasi. Dengan mengembangkan sebuah struktur organisasi
berbasiskan proses ini, perusahaan dapat secara efektif melakukan manajemen teknologi
informasinya yang berkualitas.

Dari struktur sederhana di atas terlihat bahwa paling tidak ada 4 [empat) fungsi yang harus
dimiliki oleh perusahaan dalam hal pengelolaan terhadap teknologi informasi yang
dimilikinya:

 Planning Function, yang bertanggung jawab terhadap proses perencanaan kebutuhan


teknologi informasi agar sejalan dengan rencana bisnis dan kebutuhan korporat;
 Implementation Function, yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses
penerapan dan penyelenggaraan aplikasi teknologi informasi agar dapat berjalan
sesuai dengan keinginan;
 Supports and Services Function, yang bertanggung jawab terhadap berbagai aktivitas
penunjang dan pelayanan para pengguna yang membutuhkan pertolongan dalam
inenggunakan teknologi informasi; dan
 Monitoring Function, yang merupakan suatu aktivitas pengawasan agar keseluruhan
proses berjalan sesuai dengan aturan main yang berlaku sehingga tercipta kualitas tata
kelola yang diharapkan.

Bagi organisasi yang telah memiliki struktur organisasi tertentu misalnya, konsep 4 (empat)
domain COBIT pun dapat dipergunakan secara fleksibel.

Contohnya seperti struktur generik di atas ini, dimana fungsi planning, implementation,
supports & services, dan monitoring telah "masuk" atau embedded di dalam pola kerja
masing-masing fungsi. Ada berbagai macam cara untuk membuatnya menjadi efektif,
misalnya melalui business process mapping, mekanisme/prosedur baku [standard operating
procedures), job description, program / sasaran mutu, dan lain sebagainya.

Penutup

Pada akhirnya, perusahaan harus memiliki strategi dan mekanisme yang jelas dalam usahanya
untuk menyatukan keempat elemen strategis yaitu proses, struktur, teknologi, dan sumber
daya manusia. Untuk perusahaan yang ingin belajar menuju pada tataran "best practice",
COBIT dapat dijadikan sebagai acuan awal karena konsep tersebut dibangun dengan
menggunakan paradigma manajemen moderen yang sangat cocok diterapkan oleh organisasi
dewasa ini.

Sumber: Bapak Ricardus Eko Indrujit

1. Yang dimaksud dengan 4M adalah: Men, Materials, Money, dan Machines.


2. Don Tapscott memperlihatkan secara jelas dan detail 12 pergeseran paradigma yang
mencirikan sebuah organisasi di era New Economy.
3. Moris, Steve, John Meed, dan lleil Svensen, “The Intelligent Manager: Adding Value in the
Information Age", London, UK: Pitman Publishing, 1996.
4. ‘ Yang dalam berbagai teori “organisasi" sering didefinisikan sebagai kumpulan individu atau
sekelompok orang yang ingin mencapai suatu tujuan tertentu (misalnya visi dan misi yang
telah dicanangkan).
5. Pemilihan kedua perspektif kontras ini didasarkan pada teori perancangan dan pen'laku
organisasi yang diperkenalkan oleh Van Ven dan Joyce pada tahun 1981.
6. ° Perlu diperhatikan bahwa “teknologi informasi" dianggap sebagai bagian dari unsur
“kemampuan teknis" dalam konsep sociotechnical, sehingga keberadaannya sangat
mempengaruhi desain organisasi perusahaan moderen.
7. Diambil dari buku “Organisations and Information Technology: Systems, Power, and Job
Design" karangan Ian Winfield.
8. “ Sistem organisasi. masa depan (futuristik) seperti yang diperkenalkan James Martin pada
bukunya Cybercorp tidak termasuk di dalam spektrum tersebut karena sifatnya yang masih
serba “spekulatif”.
9. ' Sejumlah teori manajemen membedakan definisi ketiga istilah tersebut (walaupun di dalam
karya ini akan lebih ditekankan pada “teknologi informasi"; lihat buku “Pengantar Konsep
Dasar Sistem lnformasi dan Teknologi Informasi" karangan Richardus Em Indrajit untuk
pemahaman lebih lanjut mengenai persamaan dan perbedaannya.
10. Michael Porter dalam teori “competitive advantage"-nya menamakan peranan teknologi
informasi sebagai penunjang berbagai kegiatan manajemen sebagai “supporting activities".
11. Bahkan dalam ilmu manajemen dikenal istilah coopetition dimana perusahaan sepakat
untuk bekerjasama dengan perusahaan lain yang notabene adalah pesaingnya (karena
berada dalam industri yang sama) untuk berkolaborasi demi memenangkan kompetisi yang
lebih besar ruang Iingkupnya.
12. Fenomena ini diistilahkan oleh beberapa pakar manajemen sebagai keinginan untuk
menciptakan produk dan jasa secara "cheaper-better-faster" dari hari ke hari.
13. " Konsep 4 elemen ini lebih relevan dan "kuat” dibandingkan dengan yang biasa
dipergunakan dalam manajemen yaitu konvergensi antara “people-process-technology".
14. “ Bjorn-Anderson II., “Implementation of Office Systems", North Holland, Amsterdam: Office
Systems, 1986.
15. " IT Govemance adalah salah satu syarat utama demi tegaknya konsep “good corporate
governance" yang belakangan ini kerap didengungkan dalam dunia bisnis.
16. Sekilas terlihat bahwa keempat domain tersebut sejalan dengan prinsip manajemen, seperti
POAC (Planning, Organising, Actuating, Controlling) dan aspek tambahan lainnya seperti
Executing, Evaluation, dan lain sebagainya.
17. " Istilah "tunman" dan “sejalan” ini dalam bahasa manajemen populernya dinyatakan
sebagai "alignment" antara strategi bisnis dan strategi teknologi informasi.
18. " Dokumen lengkapnya yang terdiri dari 6 modul dapat diambil di www.isaca.org secara
cuma-cuma.
19. 'Pendekatan “maturity level" ini mengikuti konsep CMM (Capability Maturity Model) yang
diperkenalkan oleh Software Engineering Institute di Camegie-Mellon University, Pittsburgh.
20. Konsep ini dikembangkan oleh konsorsium institusi terkemuka di dunia seperti Gartner, IBM,
dan PriceWaterhouseCoopers.
21. 2' Boisot, Max, “Information and Organisations: The Manager as Antropologist", Fontana,
London, ‘I987.
22. H Keen, Justin, “Information Management in Health Services", Buckingham, UK: Open
University Press, I994.
23. Kumpulan individu yang mewakili masing-masing fungsinya dimana mereka bertemu secara
berkala untuk membahas perrnasalahan sehan'-hari terkait dengan tata kelola informasi
untuk mencari kesepakatan jalan keluarnya.
24. Kesalahpahaman inilah yang menyebabkan terjadinya fenomena “infonnation hoarding"
atau kecenderungan seseorang untuk menyembunyikan infonnasi yang diketahuinya agar
orang lain senantiasa mengharapkan bantuan atau keberadaan orang tersebut.
25. Beberapa orang lebih senang menamakannya sebagai “the islands of information system”
atau kepulauan sistem informasi yang tersebar dan saling tidak berhubungan satu dan
lainnya.
26. Hasil sejumlah penelitian memperlihatkan bagaimana manajemen perusahaan "tidak mau
ambil pusing” dengan beragam “merek” aplikasi yang ada di perusahaan, mereka lebih
cenderung memilih satu solusi yang berlaku untuk seluruh organisasi dan diatur secara
terpusat agar terjamin keterpaduannya.
27. Contoh sentral yang dimaksud misalnya adalah holding company, kantor pusat, headquarter,
dan lain sebagainya.
28. “ Dokumen formal tersebut kerap dinamakan sebagai Masterplan atau Information System
Strategic Planning yang banyak diacu perusahaan yang menerapkan sistem desentralisasi,
sementara untuk sistem sentralisasi mereka harus mengacu pada Technology Blueprint atau
cetak biru teknis yang sangat ketat dan detail.
29. Definisi yang didapatkan oleh Harris Kem setelah melanglang buana mempelajari sistem
organisasi teknologi informasi di be-rbagai perusahaan terkemuka kelas dunia yang telah
masuk ke dalam jajaran Fortune 1000.
30. ’° Yaitu Stuart D. Galup dan Guy llemiro yang ditelurkan dalam karyanya “IT Organisation:
Building a Worldclass Infrastructure".
31. " Yang dimaksud dengan pengadaan di sini adalah pembuatan aplikasi dari nol, pembelian
perangkat aplikasi bisnis yang siap pakai, pengembangan yang sudah ada dalam bentuk versi
atau release baru, maupun pengintegrasian atau migrasi ke sebuah sistem aplikasi lain.

You might also like