CAPITULO II

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO, EN LAS SECCIONES

ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS DE LA DIRECCIÓN
DEPARTALEMENTAL DE EDUCACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ZACAPA

En el presente capítulo se desarrolla el diagnóstico de las evaluaciones de

control interno realizadas en las distintas áreas de la Dirección Departamental
de Educación de Zacapa.

2.1. SECCION ADMINISTRATIVA

Encargada de dirigir y controlar el funcionamiento administrativo de la
Dirección Departamental, el servicio al cliente, el registro y adquisición de
bienes, el mantenimiento de las instalaciones y las acciones administrativas
que permitan la optimización de los recursos materiales y financieros
asignados.

2.1.1. Unidad de Administración

La Dirección Departamental de Educación tiene como objetivo esencial
planificar, dirigir, coordinar y ejecutar las acciones educativas en las diferentes
comunidades que integran el departamento de Zacapa. La administración
estará a cargo de un director; depende directamente del Despacho Ministerial
el que, para efectos de integración, coordinación y supervisión de las
actividades de la Dirección Departamental, se apoyará en las respectivas
Direcciones Generales del ramo que corresponda.

Entre las funciones de la administración se pueden mencionar las siguientes:

a. Coordinar la ejecución de las políticas y estrategias educativas

nacionales en el ámbito departamental correspondiente, adaptándolas a
las características y necesidades de su jurisdicción.
b. Promover, coordinar y apoyar los diversos programas y modalidades
educativas que funcionan en su jurisdicción, buscando la ampliación de
la cobertura educativa, el mejoramiento de la calidad de la educación y
la eficiencia administrativas.
 c. Programar y ejecutar acciones de capacitación periódica del personal
bajo su jurisdicción.
d. Efectuar o supervisar la ejecución de acciones de evaluación
institucional para fortalecer la gestión técnica y administrativa del
sistema educativo en el ámbito departamental.

Situación Actual
 La Unidad de Administración no realiza una planificación en las
capacitaciones del personal.
 El personal que visita la institución no tiene un control adecuado al entrar
a la entidad.
 No se cuenta con cámaras de vigilancia en las áreas de trabajo para
brindar mayor seguridad en el resguardo del mobiliario utilizado.
 Trabaja por medio de solicitudes al Ministerio, lo cual la deja en un
puesto dependiente de las decisiones y acciones que respectivamente
realiza el Ministerio de Educación para desarrollar sus actividades.

Evaluación de Control Interno

Existe falta de planificación de las capacitaciones del personal de la dirección
provocando que el personal no cuente con el conocimiento necesario para
realizar las actividades del área de trabajo, así como, también falta del personal
al presentarse una contingencia por capacitación simultánea de todo el
personal del área. Se solicitó información vía telefónica y correo electrónico
para realizar las diferentes evaluaciones de los procedimientos que se realizan
en la dirección departamental.

2.1.2. Unidad de Adquisiciones (Compras)

Área responsable de realizar las adquisiciones anualmente, así como, planificar
y proyectar cuáles serán las compras de bienes y suministros que se realizarán
durante el año en curso, para satisfacer las necesidades y cumplir con las
requisiciones solicitadas dentro de la Dirección Departamental de Educación en
Zacapa.

De acuerdo con lo establecido en el Manual de Funciones, Organización y

Puestos de las Direcciones Departamentales de Educación, en la Sección
Administrativa, la Unidad de Adquisiciones cuenta con los siguientes puestos:

 Coordinador de Adquisiciones
 Asistente de Adquisiciones
 Analista de Adquisiciones
 Técnico de Adquisiciones

Procesos
 ADQ-FOR-01: Formulario denominado “Solicitud de gasto o requerimiento”,
utilizado para uso de las diferentes entidades del Estado, para realizar
requerimientos de bienes, suministros o servicios.

 SIGES: Sistema informático de gestión, de uso obligatorio para las

entidades estatales, el cual administra los procesos de gestión de compras
del periodo, ordenes de compras, que a su vez interactúa con el Sistema
de Contabilidad Integrada –SICOIN-Web para las etapas de compromiso,
devengado y pagado. Este sistema es de uso obligatorio y continuo para el
registro (etapa de compromiso), de las compras efectuadas por la
MINEDUC de Zacapa.

 Guatecompras: Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones

del Estado. Es un mercado electrónico que, operado a través de internet,
se enfoca en brindar mayor transparencia a las compras realizadas por las
entidades del Estado. En la departamental se utiliza para gestionar las
adustiones bajo las modalidades de compra que sean requeridas.

 Tipos de compras/adquisiciones:
— Compra de baja cuantía: Es cuando la adquisición sea por un monto
hasta veinte y cinco mil quetzales (Q.25, 000.00), bajo la estricta
responsabilidad de quien autorice la adquisición.

— Compra directa: Método de compra que se identifica con un número

de operación de Guatecompras (NOG). Se utiliza cuando el precio
es mayor a veinte y cinco mil quetzales (Q. 25,000.00) y no excede
 los noventa mil quetzales (Q. 90,000.00).

— Contrato abierto: Modalidad de adquisición coordinada por el

Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección General de
Adquisiciones del Estado, con el objetivo de seleccionar proveedores
de bienes, suministros y servicios de uso general y constante o de
considerable demanda, previa calificación y adjudicación de los
distintos rubros que se hubieren convocado a concurso público.

— Licitación: Método de compra para adjudica la realización de una

obra o un servicio, compras mayores de novecientos mil quetzales
(Q900, 000.00).

— Cotización: Se refiere a las adquisiciones en condiciones de

compras de noventa mil quetzales (Q 90,000.00) hasta un límite de
novecientos mil quetzales (Q 900,000.00).

 Presupuesto por resultados: Es una metodología del presupuesto que

integra el ciclo presupuestario en función de los bienes y servicios
entregados, y el resultado que genera en el beneficiario, bajo los criterios
de eficiencia, eficacia y equidad.

 Renglón de gasto: Se refiere a la clasificación presupuestaria para el

sector público autorizado por el Ministerio de Finanzas Públicas, para los
diferentes gastos que generan las entidades estatales.
 Tabla No. 3
Descripción por grupo de gasto
Dirección Departamental de Educación de Zacapa
Periodo de enero a junio de 2018

GRUPO DE
NOMBRE DESCRIPCIÓN
GASTO
Relacionado con el gasto por
Grupo 0 Servicios personales
personal que labora en la entidad.
Grupo 1 Servicios no personales Servicios generales de la entidad.
Comprende suministros y materiales
Grupo 2 Materiales y suministros requeridos por la entidad para su
funcionamiento.
Propiedad, planta y Adquisiciones de bienes de activo
Grupo 3
equipo fijo.
Grupo 4 Transferencias corrientes Transferencia a otras entidades.
Grupo 5 Transferencias de capital Transferencias de capital.
Grupo 6 Activos financieros Acciones y concesiones.
Servicios de la deuda
Servicios de deuda pública y
Grupo 7 pública y amortización de
amortizaciones.
otros pasivos

Fuente: Elaboración propia con base al manual de clasificación presupuestaria para el sector
público de Guatemala.

Funciones Principales
a. Mantener el abastecimiento de los insumos, bienes y servicios en los
niveles óptimos, de acuerdo con el plan anual de compras, ejecutando de
forma cuatrimestral y atendiendo las necesidades de las diferentes
unidades administrativas de la Dirección Departamental de Educación.
b. Ingresar datos al sistema de gestión SIGES y GUATECOMPRAS.
c. Recibir, revisar, procesar y ejecutar las compras y/o contrataciones de
bienes y servicios que soliciten las diferentes unidades administrativas de la
dirección departamental de educación según lo establecido en la ley de
 contrataciones del estado y su reglamento.
d. Supervisar y solicitar las cotizaciones necesarias a los proveedores, para la
adquisición de bienes y/o servicios, donde se toma en cuenta el precio, la
calidad y los servicios que convengan a la Dirección Departamental de
Educación.

Situación Actual
La Dirección Departamental de Educación de Zacapa cuenta con un técnico de
compras encargado de realizar las contrataciones para la construcción de
infraestructuras, así mismo, cuenta con una persona especifica en el área de
compras responsable de recibir y verificar que los expedientes de adquisiciones
contengan el orden correcto de los documentos correspondientes,
posteriormente se traslada la solicitud de compras al departamento de
contabilidad, la misma persona se encarga de registrar las compras en los
sistemas de GUATECOMPRAS y SIGES.

La autorización y documentación de solicitudes debe estar aprobadas por la

alta gerencia. La persona encargada de compras mantiene constante
comunicación con el personal de presupuestos con la finalidad de llevar el
control interno de la disponibilidad presupuestaria. Esta área trabaja en base a
un presupuesto de resultados, es decir, que el monto o cifras para realizar las
compras dependerán de las metas cumplidas durante el periodo.

Evaluación de Control Interno

Para efectuar la evaluación de Control Interno en el área de Adquisiciones se
realizó durante la primera visita cuestionario, cédula narrativa y guía de
observación considerando aspectos generales tales como: personal que labora
en el departamento, funciones de cada persona, procedimientos que se
realizan, sistemas y manuales vigentes, ambiente de trabajo.

Debido a que las instalaciones de la Dirección Departamental de Educación de

Zacapa se encontró tomada por el sindicato magisterial, durante la segunda
visita realizada, se realizó como procedimiento alterno a localizar compras de
baja cuantía, compras directas, licitaciones y cotizaciones en el sistema de
GUATECOMPRAS, constatando que durante el periodo del 1 de Enero al 30 de
Junio del año 2018 se realizaron 2 eventos de los cuales se encontró
“Finalizado Anulado” y el estado de los 15 eventos restantes es “Terminado
Adjudicado”. Con dichos eventos se procede a evaluar las bases publicadas
por la Dirección Departamental de Educación de Zacapa, las ofertas
presentadas por los proveedores, documentación adjunta a dichas ofertas,
tiempos de publicación, tiempos de adjudicación y tiempos de finalizado.

Otro procedimiento alterno consistió en verificar en el sistema de SICOIN si los

gastos de los eventos adjudicados coincidían con las cifras monetarias. Así
mismo, se indagó en el portal de Ministerio de Educación para establecer sobre
que leyes y reglamentos deben usarse para proceder con las adquisiciones que
la entidad realiza.

2.1.3. Unidad de Inventarios

El departamento de inventario desarrolla, la administración de los recursos
de las distintas dependencias del Ministerio de Educación, es el responsable
de planificar, organizar, dirigir y controlar el inventario de bienes muebles, así
como el resguardo de los bienes de la entidad, las funciones que realiza el
departamento se tiene: las alzas de bienes muebles, es el área que verifica
el control de entradas y salidas de suministros y bienes, gestiona las
deficiencias de los mismos y lleva un registro adecuado de las existencias.

De acuerdo con lo establecido en el manual de funciones, organización y

puestos de las direcciones departamentales de educación, en la sección
administrativa, la unidad de inventarios cuenta con los siguientes puestos:

 Coordinador (a) de Inventarios

 Asistente de Inventarios

Funciones Principales
a. Elaborar informes mensuales de altas y bajas que se originen en los
inventarios para su presentación a la sección financiera.
b. Llevar el control de las tarjetas de responsabilidad, asignando y dando de
baja los bienes de acuerdo con requerimiento, desde que los colaboradores
ingresan hasta que se retiran del Ministerio de Educación.
c. Efectuar trámites de baja a los bienes activos de la dirección por pérdida,
robo, deterioro

Situación Actual
En la unidad de inventarios actualmente no se cuenta con un encargado desde
el mes de mayo del presente año según informó el jefe del área financiera,
quien actualmente desempeña las funciones del puesto de encargado de
inventarios lo que denota una sobre carga de funciones al jefe del área
financiera. Se observó que existen dos vehículos que aún están en espera de
la descarga del inventario. Debido a la tardanza del proceso en la central del
Ministerio de Educación, en las instalaciones existe una bodega de
almacenamiento de inventarios obsoletos a la cual no se tuvo acceso.

Evaluación de Control Interno

El objetivo principal de la evaluación de control interno es la verificación de los
procesos efectuados y controlados por la entidad para el ingreso, egreso y
almacenamiento de los bienes y suministro de la Departamental de Educación
de Zacapa, donde se logra la comprobación de la seguridad razonable de la
entidad, para la toma de decisiones y la mejora del desempeño en los
procesos.

Se realizó una evaluación de los componentes del control interno que se

verificaron y evaluaron en la visita de campo según la información recolectada
corresponde al área de inventarios, dicha indagación se realizó a través de:

 Observación: se verificó durante el recorrido a las instalaciones de la

institución, donde se alcanzó a recolectar información sobre del área de
inventario para lograr la evaluación el control interno.
 Documentación: se desarrolló a través de papeles de trabajo, guías de
observación, cuestionarios que se aplicaron a los trabajadores de la
entidad entre los cuales se menciona a los procedimientos de control de
bajas y alzas de inventarios, procesos de control del personal y
responsabilidades otorgadas a cada empleado.
  Entrevista: se efectuó una serie de cuestionamientos al encargado de
inventario, los cuales fueron plasmados en cedulas narrativas, que
detallan las distintitas actividades y procedimientos a evaluar en el área,
a través de la cual se identificó los distintos procesos, funciones y
deficiencias existentes dentro de la Departamental de Educación de
Zacapa.

De lo anterior se determinó que no se cuenta con un seguro para la protección

de los bienes del inventario y la bodega de almacenaje de inventarios, y debido
a la tardanza en el proceso de contratación de personal no se cuenta con un
encargado del área de inventarios. La tardanza en la emisión de las
resoluciones que avalen las bajas de inventarios ha provocado un exceso de
equipos obsoletos en la bodega de almacenaje.

2.1.4. Unidad de Almacén

Área responsable de recibir, entregar, supervisar y controlar los materiales,
suministros y bienes adquiridos, asegurando la disponibilidad de recursos para
la realización de las actividades de la Dirección Departamental.
La competencia de la unidad de almacén inicia con la recepción de los
documentos que se utilizan para realizar los registros de ingresos por los
conceptos de: compras, donaciones, actividades que realizan las comisiones
liquidadoras, sobrantes y/o faltantes de materiales y suministros de oficina, y
finaliza con el despacho y elaboración de inventarios físicos de los mismos.

Procesos
 Kardex: Cuenta corriente que permite controlar las entradas y salidas de
bienes y suministros en el almacén con la finalidad de mantener y obtener
un saldo. Son formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas,
de uso obligatorio en la Dirección Departamental de Educación de Zacapa.
 Formulario 1H “Constancia de ingreso al almacén”: Documento
autorizado por la Contraloría General de Cuentas, que se utiliza para dejar
constancia de los productos, materiales, bienes o suministros que ingresan
al almacén.
 ALM-FOR-02 “Formulario para el despacho de almacén”: Formulario
oficial autorizado por la Contraloría General de Cuentas, utilizado como
referencia en el sistema de gestión de calidad.
 Formulario ALM-FOR-03 Libro/hoja de control de entrega y recepción
de formulario de despacho de almacén”: Formulario autorizado por la
Contraloría General de Cuentas para llevar control de las entregas y
recepción de la forma ALM-02.
 Guía ALM-GUI-01: Instrumento elaborado por las autoridades del
Ministerio de educación como guía para el llenado de los formularios
utilizados en el almacén.
 Método de inventario PEPS: Primero en entrar, primero en Salir. Método
de inventario que consiste en tener identificados los productos que
ingresan primero para darle salida inmediata del almacén.

Funciones Principales
a. Efectuar el registro y actualización de los ingresos y salidas de los
materiales y suministros enviados, donados o adquiridos con presupuesto
propio a través de las hojas Kardex autorizadas por la Contraloría General
de Cuentas.
b. Elaborar formulario 1H “Constancia de ingreso al almacén”, en un tiempo
máximo de dos días hábiles a partir de la recepción de la factura y registrar
la información en los campos requeridos, según lo indicado en la guía ALM-
GUI-01.
c. Recibir, clasificar, estibar, ordenar y resguardar las existencias físicas
(insumos, equipos, perecederos, etc.) dentro del Área del Almacén, y
asegurarse de la administración adecuada de eficiente de los materiales y
suministros aplicando el método de inventario PEPS (Primero en entrar,
primero en salir).
d. Elaborar y entregar al usuario de la dependencia solicitante el formulario
ALM-FOR-02 “Formulario para el despacho de almacén”, y solicitar firma de
recibido en el formulario ALM-FOR-03 Libro/hoja de control de entrega y
recepción de formulario de despacho de almacén”.
Situación Actual
Al momento de ingresar a las instalaciones de la Dirección Departamental de
Educación en Zacapa, se observó que la unidad de almacén no cuenta con
personal seguridad o con sistema de cámaras de vigilancia para el resguardo
de los productos almacenados.

La unidad de almacén cuenta con una persona encargada de la administración

y control de los bienes y suministros que ingresan o egresan del almacén,
quien indicó a través de la entrevista realizada, que para el ingreso de
productos al almacén se utiliza el formulario 1H y para el egreso el formulario
ALM-FOR-02, ambos autorizados por la Contraloría General de Cuentas.
Dichos formularios se localizan en la página de la ISO-almacén, indicó que la
unidad cuenta con una guía (ALM-GUI-01) para los procesos de almacén, y
utiliza para el control de existencia, ingresos y egresos de los productos, las
tarjetas Kardex, sin embargo, indica utilizar un calendario para anotar los
despachos e ingresos que realiza durante la semana, y posteriormente realizar
el registro correspondiente en el kardex, lo que denota registro inoportuno y
saldos desactualizados.

Los conteos físicos o revisiones se realizan mensualmente y la encargada del

área es la responsable de brindar la información que sustenta estos
procedimientos. Durante la visita preliminar se pudo observar que la unidad
resguarda los documentos de ingresos y egresos al almacén, los cuales se
encuentran archivados en forma cronológica, sin contar con copia digital como
respaldo.

Evaluación del control interno

Para efectuar la evaluación de control interno en la unidad de almacén, durante
la visita preliminar se utilizó cédula narrativa, guía de observaciones y una
entrevista a la encargada, para obtener información generalizada.

La entrevista en el área de Almacén se realizó a la Licenciada Sandy Zacarías,

quien ejerce como Coordinadora administrativa en la Dirección Departamental
de Educación de Zacapa, encargada de llevar la administración de esta área y
responsable de facilitar rendición de los arqueos e inventarios que realiza cada
mes. Indicó que se cuenta con una bodega específica para el archivo y
productos del área de almacén. Las condiciones internas de la bodega son
aceptables ya que cuentan con estantes, organizados, tarimas para evitar el
daño de los materiales y suministros, sin embargo, no hay seguridad para el
resguardo de los mismos.

En el registro de los ingresos y egresos al kardex se evidencia deficiencia,

debido a que la encargada anota estos movimientos en un calendario para
posteriormente, en forma semanal registrarlos en el kardex, lo que denota falta
de cumplimiento a los procedimientos establecidos en el Manual del Almacén
ALM-PRO-01, que establece un plazo máximo de dos (2) días para realizar los
registros correspondientes en la tarjeta kardex.

En la visita de campo se tuvo limitación en el alcance debido a toma de las

instalaciones de la Dirección Departamental de Educación de Zacapa,
provocando restricción para el ingreso a las instalaciones, situación por la cual
se utilizó como procedimiento alterno para la identificación de riesgos, la
comparación de la información obtenida durante la visita preliminar con lo
descrito en los procedimientos establecidos en los manuales del Almacén,
determinando falta de seguridad para el resguardo de los bienes e insumos
ingresados al almacén y saldos desactualizados en el kardex.

2.1.5. Unidad de Servicios Generales

La unidad de servicios generales tiene como objeto atender en forma oportuna
los recursos designados a los usuarios de la Dirección Departamental de
Educación con base a las solicitudes de servicios de mantenimiento correctivo
y preventivo, apoyo de logística, elaboración de acuerdos, así como servicio de
vehículos.

Procesos
 Manual de Procedimientos de Servicios Generales: son cinco tipos de
instructivos en los que se describen todos los procesos como servicios de
limpieza y mantenimiento de infraestructura logística, eventos,
mantenimiento de vehículos y telefonía.
 Instructivo de Solicitud y Mantenimiento de Vehículos: en este
instructivo da a conocer los periodos en los que se les deben de dar
mantenimiento a los vehículos solicitados por la Dirección Departamental.

Funciones Principales
a. Coordinar y supervisar el uso adecuado de los vehículos de transporte
pertenecientes a la dirección, así como el control y registro de los vales de
combustible que son utilizados en los diferentes programas de la Dirección
Departamental de Educación.
b. Elaborar un informe de diagnóstico y de mantenimiento preventivo, además
de los procedimientos correctivos del equipo, vehículos e infraestructura de
la Dirección Departamental de Educación.
c. Supervisar el funcionamiento de los servicios básicos de dirección
departamental como lo son agua, energía eléctrica y teléfono.
d. Efectuar presupuestos por adquisición de repuestos, equipos, insumos y
otros artículos para llevar acabo un mantenimiento correctivo adecuado.

Situación Actual
Las funciones de la unidad de servicios generales son designadas y
coordinadas por personal de otras áreas, está delegación de actividades no se
encuentra dentro de las atribuciones de dicho personal ajeno a la unidad.

Al observar y evaluar el espacio físico, se determinó que la unidad de servicios

general no cuenta con un espacio asignado para la ejecución de sus
atribuciones.

La prestación del servicio de limpieza a las instituciones educativas, no se

presta de manera constante.

Evaluación de Control Interno:

La unidad de servicios generales se evaluó con un cuestionario de Control
Interno, con base al programa de auditoría, el cuestionario permite conocer los
procesos a cargo de la unidad, y el cumplimiento de estos.

No se cuenta con el personal para la ejecución de las funciones de la unidad de

servicios generales. Por la falta de asignación adecuada de funciones no se
realiza el informe de diagnóstico de la unidad de servicios generales. Los
vehículos solicitados al Ministerio de Educación no reciben el mantenimiento
adecuado y necesario para conservar su buen estado.

En base a la evaluación de control interno, se establecieron los siguientes

hallazgos:

- Nombramientos interinos de puestos vacantes, pues al existir falta de

personal las atribuciones de la unidad se distribuyen entre el personal que
conforma la unidad de servicios generales, provocando una falta de una
buena distribución de responsabilidades.
- Falta de normativa para el control y registro de mantenimiento y reparación
de bienes, es importante que en la unidad de servicios generales se
realicen mantenimientos y reparaciones preventivas, a fin de mantener en
buen estado los bienes de la DIDEDUC.
- Falta de control y reparación y mantenimiento de vehículos.

2.1.6. Departamento de Recursos Humanos

La Dirección de Recursos Humanos (DIREH), es la dependencia del Ministerio
de Educación responsable de formular e implementar políticas y estrategias
para desarrollar y administrar el recurso humano que labora en la institución.

El Departamento de Recursos Humanos está bajo control de:

 Jefe de Sección de Recursos Humanos tipo (A y B).

 Asistente de Recursos Humanos.
 Coordinador (a) de Reclutamiento y Selección de Personal.
 Asistente de Reclutamiento y Selección.
 Analista de Reclutamiento y Selección de Personal.
 Coordinador (a) de Gestión y Desarrollo de Personal.
 Analista y Movimientos de Personal.
Funciones Principales
a. Coordinar, evaluar y proponer los procesos y procedimientos de dotación y
clasificación de puestos, así como la asignación de compensaciones,
reclutamiento, selección, nombramiento y contratación del personal
docente.
b. Coordinar la administración del sistema de nómina y del sistema de
información de recursos humanos.
c. Conocer y tramitar el procedimiento de sanciones y despido del personal
docente y administrativo, de conformidad con lo establecido en la Ley de
Servicio Civil y su Reglamento.
d. Diseña re implementar los mecanismos de evaluación del desempeño del
personal administrativo.

Situación Actual
El Departamento de Recursos humanos trabaja con cuatro unidades las cuales
se dedican a coordinar y gestionar la selección de personal, el pago de
planillas, ascensos al personal y establecer políticas y programas de beneficios
para el magisterio. Dichas unidades no cumplen del todo con sus funciones, ya
que en todas las unidades que conforman la Dirección Departamental de
Educación de Zacapa, existe falta de personal para el desarrollo de las
actividades con eficiencia y eficacia.

Evaluación de Control Interno

Se evaluaron los siguientes aspectos de control interno:

 Reclutamiento y Selección de Personal

A través del cuestionario de control interno, se determinó que el Departamento
de Recursos Humanos, no tiene la cantidad de personal adecuada para la
segregación de funciones por lo que existe una deficiencia en el mismo.
 Evaluación de Desempeño
La evaluación de desempeño de las actividades, la realiza cada encargado o
jefe de cada unidad, en forma continúa con base al manual y funciones de
puestos. Durante el proceso de observación se constató que el personal que
desempeña los puestos en las unidades de Recursos Humanos cuenta con un
nivel académico de licenciatura lo cual se determinó que es adecuado para
cada puesto siendo así competentes en el mismo.

 Inducción de Personal
El personal de nuevo ingreso al ocupar un puesto en cualquiera de las
unidades se le da una inducción para conocer sus atribuciones en base al
manual de funciones establecido para dicho departamento. Mediante el método
de la entrevista, cuestionario y guías narrativas que se llevó a cabo en el
departamento de Recursos Humanos se pudo determinar que el personal de
nuevo ingreso recibe una inducción del encargado de la unidad explicándole de
forma verbal las atribuciones que le corresponde según manual de funciones.

 Registro y Control Asistencia

Se constató por el método de observación que en la Dirección Departamental
de Educación de Zacapa, cuenta con dos formas de registro, una es por un
libro de asistencia, para todas las personas que ingresan al Ministerio (ha sido
ineficiente por el uso descontinuó), y el otro es por medio de un reloj
biométrico, en la que están registradas las huellas dactilares del personal,
registrando la hora de entrada y salida de estos.

Estas se encuentran ubicadas en la entrada del Ministerio, y solo la persona

encargada tiene acceso a la información, la realización del reporte respectivo
del total de horas trabajadas y el traslado del reporte a los encargados de área
para su respectivo análisis.

 Segregación de funciones
A través del método de la entrevista, se estableció la falta de segregación de
funciones, ya que se realizan funciones que no les corresponden según lo
establecido en cada puesto. El motivo de esta inadecuada segregación es
causada por la falta de personal y la falta de asignación presupuestaria, por lo
que provoca al personal un sobreabastecimiento de deberes, y en el
incumplimiento de los objetivos.

Con base a la evaluación de control interno, se establecieron los siguientes

hallazgos: