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Desde su aparición en 1985, Microsoft Excel ha disfrutado de la fama de ser el mas potente y sofisticado
paquete del mundo y la hoja de calculo electrónica mas utilizado. Microsoft Excel es una herramienta que esta
diseñada para trabajar bajo el ambiente Windows, comprende una hoja electrónica que se puede utilizar para el
manejo listas, gestión de datos y la construcción de gráficos de tal manera que puede organizar analizar y
presentar datos en forma creativa y con gran calidad de impresión.
Microsoft Excel es la primera herramienta de desarrollo que tiene las ventajas de las hojas de calculo y de las
herramientas de programación visual. De hecho , Excel es la primera hoja de calculo que ofrece un lenguaje de
desarrollo visual (Visual Basic para aplicaciones, o VBA, que es como se conoce habitualmente). Excel también
soporta la versión 2 de vinculación e incrustación de objetos OLE.
(Cuando ejecutamos Excel, el primer libro de trabajo vacío que se visualiza se denomina. Libro1. Si abrimos
un nuevo libro de trabajo durante la misma sesión, Excel lo llama Libro2. Podemos tener varios libros abiertos a
la vez, y posteriormente, guardar cada libro de trabajo con nombres diferentes.
Un libro de trabajo puede contener cinco tipos de hojas:
Hoja De Cálculo, Hojas De Gráficos, Módulos De Visual Basic Y Hojas De Macros.)
Como Respuesta A La Anterior Acción Se Visualizará La Siguiente Ventana De Trabajo Que Esta
Estructurada De La Siguiente Manera:
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Barra de titulo
Botón de Botón de
minimizar maximizar
Barra de Menú
Botón de cerrar
Menú Estándar
Barra Estándar de
Herramientas
Barra de formatos
Cuadro de identificación
de dirección de celda
Celda activa
Area de Trabajo
Botones de
desplazamiento de
etiquetas
Area de mensaje Barra de estado
Cuadro de
Etiquietas desplazamiento
de hojas
Area indicadora de
teclado
Barra de titulo:
Esta visualiza únicamente el nombre de la aplicación con el nombre del libro de trabajo activo, a menos que
arranquemos Excel abriendo un libro de trabajo que previamente ha sido guardado.
Barra de menú:
En esta barra se encuentran los menús de persiana con todas las alternativas de las ordenes que ofrece Excel
Para seleccionar una orden de alguno de los menús de persiana, simplemente haga clic sobre el menú que desea
abrir.
Maximiza
r
Barra de desplazamiento:
Vertical y horizontal que sirven para desplazarse a lo largo de la hoja.
Filas:
Son cada uno de los cuadros grises numerados que identifican cada una de las filas de la hoja de calculo, y
llegan hasta 16384 filas.
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Columnas:
Son cada uno de los cuadros grises que están ordenados por letras, empezando por la A y terminando en la IV,
haciendo un total de 256 columnas.
Hoja de trabajo:
Es una matriz compuesta por filas y columnas, donde la intersección de estas se denomina celda.
Línea de entrada:
También conocidas como barra de fórmulas sirve para introducir datos numéricos, alfanuméricos
y fórmulas.
Barra de estado:
Área donde se observa la modalidad de trabajo de Excel y las teclas que están activas, esta barra e divide en
dos áreas, estas son:
Área De Mensajes
Indicador De Del Teclado
Etiquetas de la hoja:
Las etiquetas de las hojas son nombres que identifican cada una de las hojas que componen el libro de trabajo.
Barra de herramientas:
Contiene una serie de botones que facilitan la operación en la hoja de calculo, a continuación observaremos la
barra de herramientas standard.
Presentación Asistente
preliminar Pegar Autosuma de ideas
Orden Mostrar Barra Asistentes
ascendente de dibujo para gráficos
Abrir Cortar Deshacer
Libro de
Trabajo
nuevo
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Para empezar a trabajar sobre Botón de Nuevo
una hoja de calculo hay que abrir
un libro de trabajo nuevo; para
esto posiciones el puntero del
Mouse en la orden Nuevo del
menú Archivo, y haga clic, o
simplemente haga clic en el botón
de Nuevo que se encuentra en la
barra de herramientas Estándar
Existe la posibilidad de editar el contenido de una celda sin necesidad de borrarlo y volver a escribir, aunque
esta es la opción mas fácil que adopta el usuario, pero si se trata de fórmulas complejas que llevan tiempo
construirlas es mejor ponerlas en edición y realizar modificaciones añadir o reducir datos. Este proceso se
realiza con la tecla de función F2 que le devolverá el contenido de la celda a la línea de entrada con la
posibilidad de ser modificado.
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Desplazamiento por la hoja de trabajo:
Con el teclado
Flecha a la izquierda y o a la derecha, mueve el cursor una celda a la derecha o a
la izquierda
Flecha hacia arriba o hacia abajo, mueve el cursor una celda hacia arriba o hacia
abajo
Con el Mouse
En una celda Colocar el puntero del Mouse en la celda deseada y hacer un clic el cursor se
colocara en esa celda
Dirección fija
F5 Permite desplazar el cursor a una dirección deseada por el usuario
MARCADO DE CELDAS
Rango:
Son un conjunto de celdas. Una celda es el rango mínimo y una hoja completa es el máximo.
Marcar un Rango:
Con el Mouse
Para seleccionar un rango arrastre el puntero del Mouse desde la celda deseada (inicio) hasta la celda final
(deseada).
Si desea seleccionar como rango una columna completa, simplemente haga clic en el encabezado de la columna.
Si desea seleccionar como rango una fila completa, simplemente haga clic en el encabezado de la fila.
Si desea seleccionar el rango máximo, es decir , la hoja de calculo completa, haga clic en el botón superior
izquierdo de la hoja de calculo.
Con el teclado:
Seleccione la celda inicial (inicio del rango) mantener presionada la tecla shift + o hasta la celda
final.
Eliminación de rangos:
Con el teclado:
Para eliminar el contenido de un rango, elija el rango que va a eliminar y oprima la tecla delete o seleccione la
orden Borrar del menú Edición si desea borrar sólo Formatos o Notas de dicho rango.
Con el Mouse
Marcar el rango a borrar y seleccionar la opción Eliminar del menú de Edición.
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FILAS Y/ O COLUMNAS
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Seleccione una o mas columnas o filas, tantas como la
cantidad de columnas o fila que deban eliminar.
Elija la opción de Edición en el menú.
Elija la orden Eliminar y seleccionar la opción del cuadro que
corresponda y tendrá los cambios en pantalla
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MANEJO DE LOS LIBROS DE TRABAJO:
En Microsoft Excel los archivos se denominan libros de trabajo. Estos libros pueden contener varias hojas de
trabajo, Hojas de gráficos y módulos de Visual Basic . Por ahora se trabajara mayormente con hojas de trabajo.
Con los libros de trabajo de Excel se puede realizar fácilmente cambio entre hojas, introducir datos en mas de
una hoja a la vez, y denominar las hojas por separado para hacer que sean fáciles de distinguir. no necesita
utilizar una pagina de contenidos para accesar a los datos de una hoja o intercambiar datos entre hojas o
visualizar los nombres de hojas que hay dentro de un libro o guardar hojas por separado. En lugar de ello se
puede acceder en cualquier momento a todas las hojas y guardar inmediatamente todo tipo de trabajo.
Con el teclado
Puede utilizar las abreviaturas del teclado para desplazarse entre las hojas, Si pulsa la combinación de
las teclas Control+Page-Down se desplaza hasta la pagina siguiente, si pulsa Control+Page-Up se
desplaza hasta la pagina anterior.
También se puede seleccionar varias hojas a la vez de la misma forma que selecciona varias celdas al mimo
tiempo.
Seleccione varias celdas adyacentes manteniendo presionada la tecla de Shift y seleccionando las
etiquetas de la hoja s que desee o especifique varias hojas adyacentes mantenimiento presionada la
tecla de Control y seleccionando las etiquetas de la hoja.
La ventaja de seleccionar varias hojas de un libro de trabajo esta en la facilidad que tiene el usuario
para introducir una sola vez el dato sea este numérico o alfanumérico y este se escribirá
automáticamente en todas las hojas.
Insertando Hojas
Utilizando la orden Hoja de cálculo del menú Insertar se tiene una nueva hoja numerada
automáticamente en forma ascendente.
Eliminando Hojas
Desde el menú Edición elegir la opción Eliminar Hoja, Tomando en cuenta que la hoja a eliminar es
la que a eliminar es la que esta activa.
Renombrar Hojas
Se puede personalizar la hoja cambiando el nombre actual y este procedimiento se realiza haciendo
Doble clic con el Mouse en la Etiqueta de hoja a renombre no importa que esa hoja no sea la que esta
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activa. Aparecerá un cuadro de dialogo donde podrá escribir el nuevo nombre y pulsando Enter tendrá la
etiqueta con nombre nuevo.
Barra de fórmulas
En la Barra de Fórmulas puede escribirse las funciones las funciones y fórmulas. Para activar la Barra de
Fórmulas haga clic en el área de entrada o comience a escribir en la celda activa.
CUADRO DE NOMBRES
Muestra la referencia o nombre de la celda activa,
por ejemplo, A.
Al activar esta FLECHA se despliega una ventana
con la lista de los nombres definidos para la hoja
de calculo activa
BOTÓN DE CANCELACIÓN
Al hacer Clic en este botón se cancela la entrada
en la Barra de Fórmulas
BOTÓN DE ACEPTACIÓN
Al hacer clic en esta botón se acepta la entrada en
la Barra de fórmulas
ASISTENTE PARA FUNCIONES
Al hacer clic sobre este botón se visualiza la
ventana de dialogo Asistente para funciones.
Este botón también se encuentra en la barra de
herramientas Estándar
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Operadores
Son signos que se utilizan para estructurar determinada operación o formula, por ejemplo, la suma, si son
aritméticos, o mayor que, si son de comparación.
hoja de calculo Al hacer clic sobre este botón se abrirá la ventana de dialogo Asistente para funciones.
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Categoría de funciones
Aparece una lista de los tipos de Nombre de la función
funciones disponibles Muestra la lista de las
funciones según la categoría
FORMATOS
Los formatos permiten dar determinada estructura de diseño en cuanto a bordes , alineación, colores, fuentes
que facilitan la comprensión de la información en una hoja de calculo.
Autoformato
La orden auto formato incorpora características especificas de los diferentes estilos de formato a un rango
seleccionado en una tabla de datos.
Pasos:
Seleccione el rango al cual desea darle el
formato
Elija la orden Autoformato del menú
Formato.
Se abre la ventana de dialogo Autoformato
Escoja el formato de tabla de la ventana de
dialogo autoformato
Pulse el botón Aceptar y el formato quedara
predeterminado
Copiar Formatos
Para copiar un formato en otra sección de su hoja de calculo , Excel Botón de Copiar Formatos
le ofrece el botón Copiar formato.
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Seleccione la celda o rango donde se encuentra el formato que
desea copiar.
Haga clic en el botón Copiar Formato que se encuentra en la
barra de herramienta Standard y el puntero del Mouse cambia
a una cruz brocha.
Elija la celda o rango que donde desea copiar el formato y el
área seleccionada tomara el aspecto predeterminado.
Haga clic en el botón Copiar formato.
Seleccione el rango.
Y cuando suelte el botón del Mouse el formato quedara
predeterminado
Haga clic en cualquier celda para eliminar la selección.
Alineación de datos
Alinear a la Centrar Alinear a la
Cuando se introduce información en una hoja de izquierda derecha
calculo los datos de tipo texto se alinean
automáticamente a la izquierda y los numéricos a
la derecha. Sin embargo, estos datos pueden
alinearse izquierda, a la derecha o centrarse,
utilizando en la barra de herramientas Formato
los siguientes botones:
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Aparece una lista de los tipos de letras
seleccione el que desea
Haga clic sobre la flecha hacia abajo que
aparece en el cuadro Tamaño fuente
Cursiva
Seleccione el rango que desea colocar en letra cursiva y haga clic en el botón Cursiva de la barra
de herramientas Formatos
Subrayar
Seleccione el rango que desea colocar en letra subrayada y haga clic en el botón Subrayar de la
barra de herramientas Formato.
Antes de imprimir una hoja de calculo es necesario ajustar las paginas para la impresión, para lo cual se utiliza la
opción Presentación Preliminar.
Presentación preliminar
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Preparar Pagina La orden Preparar Pagina permite controlar el diseño y
la presentación de las hojas que se desea imprimir.
Para ejecutar esta orden:
Seleccione la orden Preparar Pagina del menú
Archivo
Se abrirá la ventana de dialogo Preparar Pagina
y Seleccione las opciones deseadas como lo son:
Orientación de la hoja, escala, tamaño de la hoja, calidad
de impresión, primer numero de pagina, márgenes,
encabezado/pie y Hoja
Imprimir Imprimir
Una vez ajustada puede imprimir el documento, así:
Seleccione el botón Imprimir de la barra de
herramientas Standard, o elija la orden Imprimir del
menú Archivo y se abrirá la ventana de dialogo
Imprimir
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Muestra la referencia
de la impresora
Creación de Gráficos
Creación de Gráficos
Los datos de una hoja de calculo pueden
representarse gráficamente, permitiendo una
mejor lectura y compresión de la información
Excel ofrece varias alternativas para la
representación de gráficos como:
Barras, columnas, líneas, secciones circulares y en
tres dimensiones.
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Seleccione el cuadro correspondiente al tipo de
gráfico haciendo clic sobre este, pulse el botón
Siguiente> para continuar con el paso 3,
visualizándose la siguiente ventana
Seleccione la opción
de incluir, o no, leyenda.
En este recuadro incluya
el titulo del gráfico
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NOTAS
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