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EXCEL 2007
Capítulo 1: Introducción
1. MICROSOFT EXCEL
Es un poderoso programa de hoja de cálculo para Microsoft Windows. Excel es el máximo exponente de las hojas de
cálculo existentes en el mercado actual. Con Excel podemos generar presupuestos, gráficos estadísticos, facturas,
análisis de ventas, inventarios, etc.
Incorpora cantidad de funciones que facilita el cálculo de operaciones complejas.
Además proporciona las herramientas comerciales automatizadas necesarias para el análisis de datos, es un
programa bastante completo que abarca los principales puntos para que usted presente un informe completo y bien
documentado, entre estos están:
Hoja de cálculo.
Bases de datos.
Gráficos.
Hoja de cálculo: es un programa que permite realizar cálculos aritméticos, estadísticos, financieros, con una serie
de datos previamente introducidos.
Permiten almacenar, manipular, calcular y analizar datos tales como números, texto y fórmulas.
2. INGRESAR A EXCEL:
Haga clic en: Inicio, Programas, MS Office XP y clic en Microsoft Excel.
La Banda de opciones:
contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic
en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes
elementos que se pueden crear en Excel.
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Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos
añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos
algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.
BARRA DE FORMULAS: Se encuentra debajo de la barra de herramientas y se llama así porque es allí donde se
escriben las fórmulas, textos y números que desee introducir.
BARRA DE ESTADO: Esta en la parte inferior de la pantalla e indica como se encuentra operando el Excel y las
teclas activadas.
VENTANA DEL DOCUMENTO: Es la ventana que contiene los documentos que se crea en el Excel, a estos
documentos se les denomina LIBROS de Trabajo, c ada libro contiene varias paginas denominadas HOJAS DE
CALCULO. Por omisión Excel pose 3 hojas.
ENCABEZADO DE COLUMNAS: Identifica a la columna de la hoja de calculo y están etiquetadas con letras desde
la letra A hasta la letra IV (256 columnas).
ENCABEZADO DE FILAS: Identifica a las filas y están rotuladas con números desde el 1 hasta el 65536.
PUNTERO DE CELDA: Es el reborde grueso alrededor de la celda e indica es dicha celda esta activa.
ETIQUETA DE LA HOJA ACTIVA Y BARRA DE SELECCIÓN DE LA HOJA DEL LIBRO: Permite la selección de
las hojas del libro a trabajar.
PANEL DE TAREAS: Permite mostrar información diferente según lo que estemos haciendo en el momento de
abrirlo.
4. CONCEPTOS BÁSICOS
Hoja: se denomina así a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre identificativo que podemos
cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla.
Celda: cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas introduciremos los datos. E s la intersección de
una fila y una columna. Se denota LETRA DE COLUMNA NUMERO DE FILA Ejemplo A1; B54.
Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde el número 1 hasta la 65536 que es la última.
Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se c rea un archivo con la
extensión XLS con todas las hojas que tuviese el libro. Es el archivo que contiene muchas hojas donde se trabajan y
almacenan datos.
Rango: grupo de celdas adyacentes. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejaría
con el siguiente nombre: A1:A5
El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última celda seleccionadas.
6. INGRESO DE DATOS
La entrada de datos puede ser algún texto, número, fecha, fórmula, etc. en la celda l uego escribir directamente. Una
vez escrito, podemos aceptarlo pulsando la tecla Enter o bien en la barra de fórmulas pulsar el botón Introducir, o
desplazándose con el Mouse o las teclas de movimiento de cursor.
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7. TIPOS DE DATOS
a) Datos texto:
Es cualquier combinación de caracteres que Excel no considera como un número. Por ejemplo: Luis, 10AA109, 127
AXY, San Antonio de Padua.
Un texto puede invadir la celda y celdas de su derecha, y éste se visualizará por completo siempre que las celdas
estén vacías. Si no lo están, el texto será recortado en la celda.
b) Datos Numeros:
Los números que escriben en una celda se ingresan como valores constantes. Por defecto se alinean a la derecha de
la celda. Un numero solo puede contener las siguientes caracteres:
0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 + - () / $ % . E
c) Fechas y Horas
Las fechas se almacenan internamente como números de serie que Excel cuenta desde el día 1 de Enero de 1990 y
que transforma en caracteres legibles en pantalla.
Se puede introducir las fechas de varias formas: 23/07/03, 23-Marzo-03, 23-mar-2003, etc.
Las horas pueden representarse en formatos de 12 o 24 horas. Por ejemplo: 2:10 pm, 14:10.
8. MODIFICACIÓN DE DATOS:
Para modificar datos se procede de la siguiente manera:
Ubicarse en la celda a modificar el dato.
Pulsar F2 ó hacer doble clic en la celda modificar
Modificar el texto.
Presionar ENTER ó clic en otra celda.
Ajuste Automático
Hacer Doble Clic sobre la línea vertical que separa el nombre de la columna y Excel tomará el ancho de la celda que
contiene el ancho más grande.
Arrastrando el controlador de relleno de una celda podrá copiarla en otras de la misma fila
o columna.
A)LISTAS. Son datos comunes como los días de la semana, meses del año
PASOS
1. Escribir el primer termino de la lista
2. Hacer Clic en el gestor de autollenado
3. Arrastrar el gestor hasta las celdas que desee realizar el autollenado
4. Soltar el botón del Mouse.
LISTA EJEMPLO
Días de la semana Lunes, Martes, Miércoles, …..
Días de la semana abreviado Lun, Mar, Mie, …..
Meses Enero, Febrero, Marzo, ….
Meses abreviados Ene, feb, Mar, ….
B)SERIES Son datos consecutivos y pueden ser SERIES DE TEXTO o DATOS NUMERICOS.
1. Series de textos : Año 1997
2. Series de Números y Fechas. Esta característica requiere el número o fecha de inicio y el incremento.
PASOS.
1. Escribir el primer termino.
2. Escribir el segundo termino (incremento segundo termino menos primer termino)
3. Seleccionar ambos términos
4. Arrastrar el gestor de autollenado del segundo termino hasta las celdas que desee llenar..
5. soltar el Mouse.
4. Para ver el contenido del comentario ubicarse con el puntero en la celda que contiene el comentario.
Otra forma:
1. Haga clic en la celda donde desea agregar el comentario.
2. En el menú Insertar, haga clic en Comentario.
3. Escriba el texto del comentario en el cuadro.
4. Cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro.
Uno de los aspectos más importantes para desarrollar un trabajo es darle un formato apropiado, para la buena
presentación de los datos que se quieran mostrar.
1. APLICAR UN FORMATO
Un formato siempre irá aplicado a una celda o rango de celdas. Por lo tanto, un formato se podrá aplicar antes de
introducir información en celdas o posteriormente cuando ya halla datos en ellas. Esto último es lo que normalmente se
hace, para ajustar el tamaño de la fuente, números el ancho de las columnas, color, bordes, etc.
Siempre habrá que seleccionar previamente el rango al que se aplica el formato.
Número:
La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar el
tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden
ser: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora,
Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial o Personalizada.
Formato de Números:
GENERAL: Muestra las celdas tal como se ingresaron los números
MONEDA: Muestra formatos monetarios ($, S/., posiciones decimales, comas de millares)
CONTABILIDAD: Muestran los símbolos de moneda alineados en columnas.
FECHA: Muestra las celdas en formato fecha (18/12/90; 18 - Dic - 1998; etc.)
HORA: Muestra las celdas en formato de Horas (14:35; 2:35 PM, etc.)
PORCENTAJE: Multiplicadas las celdas por 100 y muestran las celdas en formato porcentual.
FRACCIÓN: Muestra los números decimales en fracciones.
CIENTIFICA: Muestra los valores de las celdas en formato científico (14256.8 = 1.43E +04)
TEXTO: Convierte datos numéricos a textos.
ESPECIAL: Muestran los valores en formato especial (códigos postales, telefónicos, etc).
PERSONALIZADO: Muestran valores en un formato personalizado.
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Alineación:
Obviamente posee opciones referentes a la alineación de los datos ingresados en la celda o rango, medida
generalmente en grados. Podemos ver al cuadro de diálogo con esta ficha activa en la figura.
ACTIVIDADES:
Conteste correctamente a cada una de las preguntas que a continuac ión se le plantean:
1. ¿Qué es una Hoja de Cálculo?
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Capítulo 3: OPERADORES Y FORMULAS
1. OPERADORES
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel
incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación (lógic os), texto y referencia.
Operadores Aritméticos
Ejecutan las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; combinan números y generan
resultados numéricos.
OPERADOR DE
SIGNIFICADO EJEMPLO
REFERENCIA
:(dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las B5:B15
celdas entre dos referencias, éstas incluidas.
, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola. SUMA(B5:B15,D5:D15)
(un espacio) Operador de intersección, que genera una referencia a las SUMA(B5:B15 A7:D7)
celdas comunes a dos referencias.
2. FORMULAS
Es una expresión matemática que involucra números (datos) y operadores.
Para introducir una fórmula en una celda Excel utiliza lo siguiente:
1. Debe de empezar con el signo IGUAL (=) seguido de una formula lineal, formula cerrada o función
2. Los operandos son datos con los cuales la formula va a trabajar.
3. Los operadores son símbolos que indican lo que se debe hacer con los datos.
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Ejemplo:
= (B5*G8)/(F10^2)
= (123*45)+(67/12)
Para hacer referencia a una celda, introduzca la letra de columna seguida del número de fila. Por ejemplo, D50
hace referencia a la celda en la intersección de la columna D y la fila 50.
Para hacer referencia a un rango de celdas, introduzca la referencia de la celda en la esquina superior izquierda,
dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.
Ejemplos de referencias.
TIPOS DE CELDAS
Cuando se realiza las operaciones COPIAR y MOVER CELDAS, se debe tener en cuenta el tipo de celdas que esta
copiado y/o moviendo, pués según la naturaleza de las celdas estas mostrarán un valor correcto o erróneo.
REFERENCIAS RELATIVAS:
Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto
a la celda que contiene la fórmula.
Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, se actualizarán las referencias en la fórmula p egada y se
hará referencia a diferentes celdas relativas a la posición de la fórmula.
REFERENCIAS ABSOLUTAS.
Si no desea que cambien las referencias cuando se copie una fórmula en una celda diferente, utilice una referencia
absoluta.
Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de dólar $ delante de las partes de la
referencia que no cambia.
Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de dólar a la fórmula como se indica
a continuación: =A5*$C$1.
Celda Absoluta con respecto a la columna $C1
Celda Absoluta con respecto a la fila C$1
Por ejemplo, la
función SUMA
permite sumar
valores o rangos de
celdas.
Como activar una función:
CONTAR(rango) Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de argumentos.
Ejemplos =CONTAR(A1:A7) es igual a 3
=CONTAR(A4:A7) es igual a 2
Capítulo 4:
GRAFICOS ESTADISTICOS
PARTES DE UN GRAFICO
1. GRAFICO: Representación gráfica de datos de la hoja de calculo. Hay distintos tipos y subtipos gráficos.
2. TITULO: Es el texto que encabeza al gráfico
3. EJES: Son líneas perpendiculares que marcan la referencia para el gráfico. Son 3 ejes: de Absisas, eje X ó ejes de
categorías, y el eje Y ó eje de valores.
4. SERIES DE DATOS: Es el conjunto de datos que se representan en un gráfico.
TIPOS DE GRAFICOS
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