ANÁLISIS DE PUESTOS

El análisis de puestos es un cuestionario que sirve para obtener información sobre sus
componentes, desde el título, jefe inmediato, subordinados y funciones o actividades; así
como los requisitos de las cualidades humanas necesarias para desempeñarlo
satisfactoriamente (estudios o experiencia, habilidad- des puesto).
El análisis de puesto está determinado como un patrón o modelo en cuanto a sus rubros,
pero se diseña según sus características propias. Los requisitos o condiciones de trabajo
del puesto de una secretaria son diferentes de los de un contador o ingeniero en
informática. El contenido del cuestionario es:
a) Identificación del puesto. Contiene los aspectos generales: título de quién
depende, departamento del que depende, contactos y posición del puesto en el
organigrama.
b) Descripción genérica, Consiste en una definición breve y precisa de las
actividades dcl puesto, considerado un todo. Debe ser muy breve.
c) Descripción específica. Consiste en una exposición detallada de las actividades
que realiza el trabajador.
d) Requerimientos del puesto. Enunciación precisa de los requisitos que debe
satisfacer el trabajador.
e) Perfil del puesto. Es la especificación precisa de las características necesarias que
una persona debe tener 'para desempeñarse óptimamente (edad, sexo, estado civil,
rasgos físicos deseables y rasgos psicológicos deseables.
La aplicación del cuestionario, su proceso de análisis y la identificación precisa de los
componentes dan como producto o resultado la descripción del puesto y las
especificaciones del mismo.
Descripción del puesto
Es una técnica en la que se reclasifican pormenorizadamente las labores que se
desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal, así como las
características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña.
Los objetivos primordiales de esta técnica son:
 Mejorar los sistemas de trabajo.
 Delimitar funciones y responsabilidades.
 Evitar fugas de autoridad y responsabilidad
 Fundamentar-programas de entrenamiento.
 Retribuir adecuadamente al personal.
 Mejorar la selección del personal.
 Conocer las aptitudes del trabajador para que haga bien las cosas.
 Evitar duplicidad de autoridad.
 Dar a conocer con precisión las actividades por realizar. Identificar las
responsabilidades, las habilidades, los conocimientos y los niveles de desempeño
del trabajador.
 Ayudar a la capacitación del personal.
CARACTERISTICA FORMAL E INFORMAL
En la organización social se presentan las dos característica formal e informal; en cambio,
la empresa (grande, mediana, pequeña, micro-empresa), y la institución solo pueden
mantener la característica formal.
Característica formal. - incluye el conjunto de relaciones e interacciones que han sido
establecidas de modo consciente explícito para coordinar las tareas/actividades de las
personas que integran la organización. Ej. de una organización empresarial: un individuo
o un grupo de personas tienen una idea (negocio comercial, importación, exportación,
etc.). Por tal motivo, deciden legalizar ésta idea y conformar una organización "empresa
de bienes o servicios (tangibles o intangibles), ésta organización, necesita de más
personas para poder funcionar, por tanto, se origina la creación de puestos o cargos, los
cuales deben ser desempeñados por personas que cumplan los requisitos mínimos del
puesto, éstas personas van a integrarse a la organización y también a involucrarse en los
objetivos y metas, pero la finalidad de éstas personas que se integran es percibir un sueldo
mensual o quincenal, en cambio los que tuvieron la idea tendrán los beneficios
empresariales.
En una organización social, empresarial e institucional con característica formal
determina que es lo que se espera que haga cada persona, que función tendrá que
desempeñar, también determina que es lo que cada persona va a recibir de la organización.
Por eso, en un sistema formal existen dos componentes el operativo que viene a expresar
cuál es la contribución que una determinada persona tiene que realizar dada la
tarea/actividad que tiene asignada en la organización; y, el distributivo o sistema
retributivo o de incentivos, que expresa a su vez lo que cada persona va a recibir de la
organización.
Característica informal. - incluye el conjunto de relaciones e interacciones que no han
sido establecidas de modo consciente y explícito para coordinar las actividades de las
personas que integran la organización.
SOCIAL INFORMAL O FORMAL
 Puede estar conformada por dos o más personas; y, el interés de un individuo es
el interés de todos los individuos que integran la organización.
 La toma de decisión es participativa (todas las personas que integran la
organización tienen la facultad de tomar decisiones a un mismo nivel).
 Además, las actividades de las personas que integran éste tipo de organización
pueden ser o no ser retribuidas reglas económicamente.
 No existen sancionadoras, en ciertos casos puedan que se las encuentren, pero con
el consentimiento de todos.

EMPRESARIAL E INSTITUCIONAL FORMAL

Está conformada desde dos, tres o más grupos, los mismos que tendrán en común los
objetivos y metas de la empresa; pero, entre estos grupos los intereses serán diferentes: a
pesar, que integran una organización. Ej:
Primer grupo: accionistas: el interés es obtener a través de la empresa (organización)
una adecuada rentabilidad, utilidad y cubrir su inversión.
Segundo grupo: población organizacional (empleados):
interés cobrar su sueldo y tener estabilidad. La toma de decisión en la estructura, es de la
persona o del grupo que tuvo la idea.
 Si un integrante decide la pertenecer más a organización, presenta su excusa
verbal o por escrito, o como hayan quedado de acuerdo todos sus integrantes.
 Todos los integrantes tienen el mismo derecho conformar la organización
 Las reglas sancionador existen, Ej. por atraso, falta mal indicadora de gestión, etc.
 Si decide salir de organización tendrá derecho a su liquidación o tiene ajustarse a
las políticas de la organización.
 Los integrantes tienen distintos derechos.
Tanto en la organización social con característica formal e informal, como en la
empresarial e institucional de característica formal se dan dos tipos de actividades: la
requerida y la espontánea (o no requerida formalmente). La actividad requerida es aquella
que viene determinada por el sistema operativo, mientras que la que llamamos espontánea
incluye todas aquellas acciones que la persona realiza sin que estén específicas por dicho
sistema.

PLANOS DE LA ORGANIZACIÓN
¿Qué es plano?, es la guía arquitectónica para ejecutar las actividades. Los planos son
intrínsecos al ser humano y a la organización. Están relacionados con los contextos de
vida y con los niveles neurológicos.
En el ser humano y en la organización se distinguen cuatro planos:
primer plano: Operaciones físicas. - a través de ellas el ser humano se relaciona con el
entorno, a las operaciones físicas se las llama también (actividades, acciones, actitudes,
comportamientos. conducta, capacidad de gestión «CG», o capacidad de producción
«CP). A través de éste plano se desarrolla y ejecuta el producto (P). Este plano está
relacionado con el contexto de vida denominado poder, y con el nivel neurológico
concerniente al comportamiento y conducta. En toda organización se presentan dos tipos
de
actividades: la requerida y la espontánea (o no requerida La actividad requerida es aquella
que viene formalmente). determinada por el sistema operativo «elementos», mientras que
la que llamamos espontánea incluye todas aquellas acciones que la persona realiza sin
que estén específicas por dicho sistema.
Segundo plano: conocimiento. - a través del cual, el ser humano guía sus operaciones
físicas o actividades. Este plano está relacionado con el contexto de vida denominado
sabiduría y con el nivel neurológico concerniente a la capacidad.
Tercer plano: motivación. - impulso que hace actuar a las personas. Este plano esta
relacionad con el contexto de vida denominado guía, y con el nivel neurológico
concerniente a creencias y valores.
Cuarto plano: Experimentación. - el tema se complica cuando se considera que la
realización de operaciones físicas por parte de una persona supone siempre un cumulo de
experiencias. La experiencia es precisamente la fuente de donde proceden los cambios
que se efectúan en la motivación, en el conocimiento y en la actividad. Este plano está
relacionado con el contexto de vida denominado seguridad, y con el nivel neurológico
concerniente a la identidad.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
Todo lo que integra la organización se lo establece y se lo denomina como elemento.
¿Qué es elemento?, es la parte de un todo; por tal motivo, la organización está constituida
por elementos primarios y secundarios. Los elementos corporativos son extrínsecos al ser
humano e intrínsecos a la organización. Los elementos primarios son: elemento
concerniente al recurso humano, elementos financieros, elementos físicos y elementos
tecnológicos.
Los elementos secundarios son:
 Elementos secundarios, se originan de las actividades:
 por lo general son tangibles.
 Elaboración del plan de la idea.
 Elaboración de la planificación del plan (misión empresarial objetivos/metas);
 Elaboración del anteproyecto y proyecto sobre la base de las debilidades y
fortalezas que posee la empresa: y, amenazas y oportunidades del entorno:
 Identificación y determinación de la estructura matricial organizacional (cuerpo
organizacional: "procesos macros, micros, operacionales, de apoyo, de gestión; y,
de asesoría):
 Identificación del impacto estratégico de cada proceso;
 Identificación y determinación de la cadena de tareas y actividades de cada
proceso;
 dentificación del impacto estratégico de cada tarea/actividad;
 Determinación de tiempo y costo en cada TAREA/ACTIVIDAD (proceso);
 Identificación y determinación de la efectividad (eficiencia y eficacia) de cada
proceso y puesto (tarea/actividad);
 Identificación y determinación de los puestos necesarios en cada proceso; y,
valoración cualitativa y cuantitativa.
 Identificación y determinación del perfil de puestos:
 Identificación y determinación del perfil profesional necesario para desempeñar
cada puesto;
 Determinación de la proyección futura (visión empresarial "objetivos/metas" y
elaboración de estrategias).
 Elaboración de la planificación para el desarrollo empresarial: "análisis y
diagnóstico de caminos viables para el fortalecimiento en la misión y visión
presente y futura".

DETERMINACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Las organizaciones, lo mismo que en las personas o cualquier
Explicación: En el gráfico, pueden observar, que toda organización nace, crece, posee un
desarrollo inmaduro y flexible, un periodo de fuerza que es la plenitud, y una vejez o
decadencia. Algunas organizaciones sufren enfermedades infantiles y otras padecen de
una inflexibilidad propia de la vejez, que más bien deberían ser jubiladas.
Las organizaciones no pueden predecir aproximadamente su ciclo de vida. Una
organización puede pasar del período de la juventud al de la vejez rápidamente o puede
durar varias décadas.
Las organizaciones pueden renovarse constantemente. Esto se puede, solo y cuando las
personas que la integran quieran el cambio y que estén conscientes que deben ir a la par
con las características modernizadoras de cada época.
A continuación, se proporciona el decálogo de reglas básicas para evitar el deterioro
organizacional, estas reglas no están de acuerdo a una secuencia de mayor a menor
importancia, todas tienen la misma.
1. Elaboración de una planificación de la misión y visión empresarial; a través de la
planificación, la organización sabrá con certeza cuál es su misión (objetivos y
metas presentes), en ésta planificación también constarán los recursos,
indicadores, políticas y estrategias necesarias para alcanzar la visión (objetivos y
metas) a corto, mediano y largo plazo.
2. Elaboración de la matriz estructural organizacional, en la matriz constará todos
los procesos con sus respectivos Objetivos, metas, procedimientos, políticas,
estrategias e indicadores para desarrollar cada una de las tareas/actividades
identificadas en los puestos.
3. Programación adecuada de clasificación y remuneración de puestos, toda empresa
debe clasificar y valorar cualitativamente cada puesto, esto nos proporciona el
proceso y procedimiento adecuado para identificar y determinar los puestos con
sus respectivas tareas/actividades, responsabilidades y requisitos mínimos
necesarios para su desempeño; y, además, los agrupa en clases, grupos
ocupacionales, series ocupacionales y servicios. Toda empresa debe ofrecer una
remuneración competitiva con relación al mercado laboral, de acuerdo a la
clasificación del puesto. Y organizar, administrar e implantar las remuneraciones
que perciben las personas que laboran en los diferentes puestos de la empresa o
institución.
4. Reclutamiento y Selección de personal de acuerdo a las necesidades de cada
puesto, el reclutamiento y selección de personal, proporcionan el proceso y
procedimiento adecuado para ofrecer la oportunidad de ingreso de personas a la
empresa o institución, solo y cuando cumplan con los requisitos exigidos idóneos
para desempeñar las tareas/actividades y responsabilidades que se identifican y
determinan en el puesto, sin discriminación de raza, sexo, religión, ideas políticas,
etc.
5. Identificación y determinación de indicadores de gestión, a través de los
indicadores de gestión la empresa puede detectar inmediatamente cualquier
desvío en el desarrollo de los procesos, ya sea, en la competitividad, marketing,
competencia, etc.
6. Programa de méritos del recurso humano, Toda empresa debe reconocer los
méritos de sus trabajadores, a través de un adecuado programa de desarrollo del
recurso humano la empresa debe mantener un personal contento y satisfecho. Las
organizaciones no pueden permitir que las personas que trabajan para ella se
agoten o se queden estancadas. Hay que tener programas positivos y constructivos
para el desarrollo y actualización de las diversas profesiones.
7. Programa de motivación de personal, Todo ser humano se motiva por un fin
determinado, por tanto, la empresa debe estar consciente que es la responsable de
satisfacer algunas La organización necesidades del segundo nivel (seguridad)12
debe procurar mantener siempre un ambiente hospitalario con el individuo. Las
organizaciones que han apagado las chispas de individualidad en sus miembros.
han disminuido grandemente su capacidad de cambio. LOS individuos a quienes
se les ha hecho sentir como engranajes en una maquinaria, se comportan como
engranajes de una maquinaria. Ellos no producirán ideas para el cambio, todo lo
contrario, se opondrán a tales ideas cuando otros las presenten. Una organización
progresa de acuerdo a la motivación, la convicción y el espiritu que existe en ella.
La gente tiene que creer; les tiene que importar lo que sucede, tienen que tener fe
en que sus esfuerzos como individuos, representan algo para toda la organización
y que la organización se los reconocerá.
8. Flexibilidad al cambio (renovación continua) de acuerdo al análisis empresarial,
el cambio de acuerdo al análisis empresarial es tan importante, como el saber
escuchar a las personas que trabajan en la organización, considero como un
principio básico de la organización humana, que los individuos que mantienen las
riendas de la autoridad en cualquier empresa no debe fiarse de sí mismo para una
autocrítica13, porque se cae muy rápidamente en el autoengaño, peligro de no
percatarse adecuadamente de los problemas o de no aceptarlos como tal cuando
están presentes. La única protección consiste en fomentar un ambiente en el cual,
cualquier persona de la organización puede exponer libremente sus opiniones.
Hay que aclarar, que un cambio es siempre arriesgado, generalmente incómodo,
frecuentemente doloroso. No se puede lograr con hombres y mujeres apáticos y
requiere un alto grado de motivación, a fin de irrumpir a través de las restricciones
de una organización ya envejecida.