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PRESENTADO POR:

OMAR YESITH OSPINO CAICEDO

1. ESTUDIO DE CASO

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya


determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES

Diseño y patronaje

 Extendido, marcado y corte


 Confección, revisado y etiquetado
 Acabados

3. PROCESOS DE APOYO

 Clientes
 Compras
 Mantenimiento

Talento humano Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de
revisar ya probar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de
área tienen la misma autoridad. El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue
designado para determinar la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto
la fecha de emisión también estará a su cargo. Dando continuidad al avance en la planificación
del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de
la información documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la
información documentada ó montar los procedimientos operativos? Lo primero que haría sería
diseñar el procedimiento de control de la información

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información


Documentada y justifique su respuesta. Corresponde al proceso estratégico más
específicamente a la gestión de la calidad ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la


empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a
la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación

b. Revisión y aprobación

c. Identificación

d. Divulgaciones. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.


 Mantener actualizado el “Listado maestro de
Documentos Sistema de Gestión de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los puntos
de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención documental –
TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan cambio de


versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de Gestión, sin embargo el
registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre
deberán registrarse en el control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores
son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.

2. INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de


investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de
Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por
usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”

.Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser
claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación.

Desarrollo punto 2:

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e


identificación de los documentos y registros

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir

Con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos los
usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o
modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del responsable del
proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los


líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de ladocumentación
del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la revisión
incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos los acuerdos con
el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la
dirección.

3.2 Asistente –Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación de la


presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.

Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la


información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre
la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y


manufactura de prendas de vestir Se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de
nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que
requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del
proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones,
para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresaempleará los


inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o
resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.


 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al
proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son
registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico similar. Son
registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que
constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las
modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos registros
impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que
se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por
otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran
(historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.


 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del
tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de
los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS


5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
7. GLOSARIO

Aprobación:

Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la universidad y


se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.

Caracterización de Procesos

: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales como: Objetivo, Quien
Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien
Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de
las actividades funcionales del proceso.

Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,


reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.

Documento:

Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones, procedimientos, dibujo,


informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).

Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para
ser aplicados en los procedimientos de la misma.

Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.

Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.

Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o Plantilla
prediseñada que facilita la recolección de datos.

Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.

Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo

Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los


documentos del SG-.QHSE

LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.

LMCR: Listado Maestro Control de Registros

Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.

Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de Calidad.

Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.


Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-9000)

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales


transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)

Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de


resultados obtenidos

Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema
sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.

SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e


Higiene Ambiental

Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en


una oración

Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que


presentan problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.

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