Professional Documents
Culture Documents
1. ESTUDIO DE CASO
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
Gestión Gerencial
Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES
Diseño y patronaje
3. PROCESOS DE APOYO
Clientes
Compras
Mantenimiento
Talento humano Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de
revisar ya probar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de
área tienen la misma autoridad. El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue
designado para determinar la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto
la fecha de emisión también estará a su cargo. Dando continuidad al avance en la planificación
del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de
la información documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la
información documentada ó montar los procedimientos operativos? Lo primero que haría sería
diseñar el procedimiento de control de la información
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
Cambios en ortografía.
Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
Mejoramiento en la redacción de párrafos.
Re direccionamiento de Hipervínculos.
Cambio en el nombre de un cargo.
2. INFORME
.Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser
claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación.
Desarrollo punto 2:
1. OBJETIVO
Con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos los
usuarios
2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado
desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o
modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del responsable del
proceso.
3. RESPONSABILIDAD
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de ladocumentación
del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la revisión
incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos los acuerdos con
el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la
dirección.
- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre
la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que
requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del
proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones,
para su correspondiente reproducción.
4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o
resultados obtenidos se caracterizan por:
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son
registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico similar. Son
registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que
constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las
modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos registros
impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que
se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por
otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran
(historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.).
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de
los procedimientos.
Toma de muestras
Procesamiento y análisis de información
Almacenamiento y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Abastecimiento y vigencia de los insumos
Control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Aprobación:
Caracterización de Procesos
: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales como: Objetivo, Quien
Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien
Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de
las actividades funcionales del proceso.
Documento:
Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para
ser aplicados en los procedimientos de la misma.
Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o Plantilla
prediseñada que facilita la recolección de datos.
Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.
LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de Calidad.
Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema
sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.