“AÑO DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN E IMPUNIDAD”

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL

DIRECCION ZONAL LIMA-CALLAO

Proyecto de Mejora
Nivel Profesional Técnico

ESCUELA/ CFP: ADMINISTRACION INDUSTRIAL

APLICACIÓN DE GESTION DOCUMETAL Para incrementar

productividad en LA EMPRESA “R Y M PORTÁTILES S.A.C.”,
LIMA-2019.

EMPRESA DE PRÁCTICAS: “R Y M PORTÁTILES

S.A.C.”
ALUMNO : RIMARACHIN MARTINEZ ANA

ASESOR: ING. GÓMEZ DOMINGUEZ, MIJAIL Y

LIMA, PERÚ

2019-I
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
 ÍNDICE GENERAL

Pág.

DEDICATORIA 2

AGRADECIMIENTO 3

ÍNDICE GENERAL 4

INDICE DE TABLAS 7

INDICE DE FIGURAS 8

INDICE DE FORMULAS 9

INDICE DE ANEXOS 10

RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO DE MEJORA 11

PRESENTACIÓN GENERAL 12

CAPÍTULO I: GENERALIDADES DE LA EMPRESA 13

1.1. Razón Social 13
1.3. Misión, Visión, Objetivos, Valores de la Empresa 14
1.3.1. Misión 14
1.3.2. Visión 14
1.3.3. Valores de la empresa 14
1.3.4. Objetivos 15
1.3.5. Políticas 15
1.4. Productos, Mercado, Clientes 16
1.4.1. Proveedores 16
1.4.2. Productos 16
1.4.3. Servicios de instalación 16
1.4.4. Mercado que atiende 16
1.4.5. Clientes 17
1.5. Estructura de la organización 17
1.7. Mapa de Procesos 18
1.8. Análisis FODA 18
CAPÍTULO II: PLAN DEL PROYECTO DE MEJORA 20
2.1. Realidad Problemática 20
2.2. Antecedentes 20
2.3. Marco Teórico Conceptual 22
2.3.1. Bases teóricas 22
2.3.1.1. Gestión documental 22
2.3.1.2. Comprobante de pago. 22
2.3.1.3. Plan de mejora. 23
2.3.2. Definición de términos básicos. 24
2.4. Formulación del problema 25
2.4.1. Problema general 25
2.4.2. Problemas específicos 25
2.5. Justificación y Viabilidad 25
2.5.1. Económica 25
2.5.2. Técnica 26
2.5.3. Social 26
2.6. Objetivos del Proyecto de Mejora 26
2.6.1. Objetivo general 26
2.6.2. Objetivos específicos 26

CAPÍTULO III: MÉTODOLOGÍA 27

3.1 Diseño de la Investigación 27

CAPÍTULO IV: ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL 29

CAPÍTULO V: PROPUESTA TÉCNICA DE LA MEJORA 30

CAPÍTULO VI: COSTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA 31

CAPITULO VII: EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE LA MEJORA 32

CAPITULO VIII: CONCLUSIONES 33

CAPITULO IX: RECOMENDACIONES 34

CAPITULO X: REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 35

CAPÍTULO XI: ANEXOS 36

 INDICE DE TABLAS

Tabla 1. Resultado del análisis FODA para la empresa “R y M Portátiles S.A.C.”.

Tabla 2. Resultado de la encuesta uno
Tabla 3. Datos para el análisis de Pareto.
Tabla 4. Matriz de operacionalización de las variables.
 INDICE DE FIGURAS

Figura 1: Logotipo Ingram

Figura 2: Logotipo Maxima Internacional SA
Figura 3. Organigrama de “R y M Portátiles S.A.C.”
Figura 4. Mapa de Procesos en “R y M Portátiles S.A.C.”
Figura 5. Diagrama de Pareto para la problemática de gestión documental en “R y M
Portátiles S.A.C.”
Figura 6. Diagrama de Ishikawa para la problemática de gestión documental en “R y M
Portátiles S.A.C.”
INDICE DE FORMULAS
INDICE DE ANEXOS
 RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO DE MEJORA

El presente proyecto de mejor fue realizado a la empresa “R Y M Portátiles

S.A.C.”, la cual es una empresa comercializadora de productos electrónicos
informáticos y de comunicaciones, tanto para el uso personal como para oficinas.

Determinando cuatro objetivos de la mejora, siendo estas: Ser una empresa

comercializadora de las principales marcas líderes en el mercado nacional. Abrir más
tiendas, en puntos específicos en el mercado nacional. Superar el margen anual de
ventas estipulado en al menos 50%. Superar a la competencia en visibilidad y ventas
dentro del mercado online del ramo nacional.

En el portafolio de productos de “R Y M Portátiles S.A.C.”, destacan: Laptops,

tablets, impresoras, discos duros, cargadores de laptops, memorias para laptops, PC de
escritorio, mochilas para laptops, antivirus, mouse, cooler para laptop, parlantes, entre
otros productos.

Cabe resaltar que la empresa “R Y M Portátiles S.A.C.”, inicio sus operaciones

el año 2010 y al año siguiente, 2011, apertura 3 tiendas adicionales; y en el año 2016,
inaugura una quinta tienda. La empresa está en crecimiento. A partir de este punto se
implementaron un conjunto de propuestas para potenciar a la empresa a nivel nacional.
 PRESENTACIÓN GENERAL

Hemos formulado propuestas de mejora para la empresa “R Y M Portátiles

S.A.C.”, y potenciar de esta manera su desarrollo. Está empresa es una mediana
comercializadora que inició sus operaciones hace diez años y tiene una excelente
proyección.

Durante el proceso de trabajo hemos realizado propuestas para el cambio para

aprovechar las oportunidades que brinda el incremento de ventas de productos
tecnológicos por redes sociales y otros canales de la Internet, sobre todo al segmento
joven.

La mejora constante de la nuevas tecnología de información y comunicación,

han generado la renovación permanente de estos productos, por lo cual la rotación de las
TIC es permanente, lo cual es una gran oportunidad para las empresas proveedoras
como “R Y M Portátiles S.A.C.”.

Asimismo el crecimiento exponencial de la venta al por mayor de computadores

y tecnología han generado un mercado altamente competitiva, motivo por el cual se
puede aprovechar encontrando nuevos proveedores quienes podrán proporcionar precios
más competitivos, con lo cual “R Y M Portátiles S.A.C.”, tienes muchas condiciones
favorables para continuar creciendo.
 CAPÍTULO I: GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1. Razón Social

Nombre de la empresa: R Y M Portátiles S.A.C.

RUC: 20550024447.

Tipo de empresa: Sociedad Anónima Cerrada.

Domicilio legal: AV. Inca Garcilaso de la Vega N° 1251- Interior 240.

Distrito: Cercado de Lima

Página Web: www.rymportatiles.com.pe

Teléfono: 01-4314655

Gerente general: Roxana Maicelo Llaja.

Figura1: mapa nos indica donde está situada la empresa

Fuente: Google Maps.com.pe

1.2 RESEÑA HISTÓRICA

La empresa “R Y M Portátiles S.A.C.”, es una empresa comercializadora de

productos electrónicos informáticos y de comunicaciones, tanto para el uso personal
como para oficinas. Entre los productos relacionados con la informática y accesorios
periféricos que oferta “R Y M Portátiles S.A.C.”, destacan: Laptops, tablets, impresoras,
discos duros, cargadores de laptops, memorias para laptops, PC de escritorio, mochilas
para laptops, antivirus, mouse, cooler para laptop, parlantes, etc. Por otro lado, en el
rubro de comunicaciones oferta productos de telefonía móvil o celulares, en distintas
marcas y versiones.

La empresa “R Y M Portátiles S.A.C.”, viene ofreciendo sus servicios desde el

año 2009. Con más de 10 años en el mercado peruano dicha empresa se ha caracterizado
por comercializar productos de marcas reconocidas tanto al por mayor y por menor. Un
repaso histórico de la evolución empresarial de la dicha empresa da cuenta de los
siguientes sucesos importantes: En el año 2010, se apertura el primer local de servicio
técnico, para cubrir las garantías de los equipos vendidos (servicio postventa); en el año
2011 se apertura 3 tiendas adicionales; y, para el año 2016, se apertura una tienda
adicional. En la actualidad “R Y M Portátiles S.A.C.”, sigue en ese proceso de
consolidación como una empresa como una de las empresas que siempre está a la
vanguardia en la comercialización de productos de tecnología informática.
1.3. Misión, Visión, Objetivos, Valores de la Empresa

1.3.1. Misión

Mantener a nuestros usuarios, como cooperativos a la vanguardia de la

tecnología, tanto en costos como en novedades; también darle al cliente un
servicio rápido, práctico y efectivo.

1.3.2. Visión

Ser el mayorista peruano líder en el mercado informático nacional; desarrollando

estrategias y fortaleciendo nuestros vínculos comerciales con la marca y nuestros
clientes.
1.3.3. Valores de la empresa

En el planeamiento estratégico para la constitución y establecimiento de la

Empresa Comercializadora “R y M Portátiles S.A.C.”, se destacan los siguientes valores
empresariales asumidos por dicha empresa:

Trabajo en equipo: “R y M Portátiles S.A.C.” considera que trabajando juntos

se puede alcanzar los objetivos comunes.

Respeto: En “R y M Portátiles S.A.C.”, se respeta los derechos y creencias de

los trabajadores y clientes. El trato brindado a los demás debe darse con el alto grado de
dignidad, igualdad y confianza.

Responsabilidad: “R y M Portátiles S.A.C.”, acepta sus responsabilidades

individuales y de equipo y cumple con los compromisos asumidos para satisfacer los
estándares de calidad que el cliente requiere.

Seguridad: “R y M Portátiles S.A.C.”, permite y garantiza que cada uno de los

colaboradores tenga las condiciones para que retorne sano y a salvo con los suyos.
Innovación: “R y M Portátiles S.A.C.”, es una empresa que está abierto a las
nuevas ideas, procesos y tecnologías.

1.3.4. Objetivos

Como parte de la estrategia de permanencia y crecimiento en el mercado

peruano de la informática y comunicaciones, “R y M Portátiles S.A.C.” asume los
siguientes objetivos empresariales:

- Ser una empresa comercializadora de las principales marcas líderes en el

mercado nacional.

- Abrir más tiendas, en puntos específicos en el mercado nacional.

- Superar el margen anual de ventas estipulado en al menos 50%.

- Superar a la competencia en visibilidad y ventas dentro del mercado online del

ramo nacional.
1.3.5. Políticas

Con el objetivo de hacer de “R y M Portátiles S.A.C.” una empresa mayorista

peruana que comercializa productos de tecnología informática a canales de distribución
nacional; la gerencia implemento las siguientes políticas de actuación:

- Orientar nuestro trabajo y esfuerzo para satisfacer las necesidades de nuestros

clientes.

- Establecer gestiones necesarias para asegurar el cumplimiento de los requisitos

de los productos solicitados por nuestros clientes.

- Dirigir nuestro esfuerzo a la mejora continua que garantice la eficacia de

nuestros procesos.

- Fortalecer nuestra cadena de abastecimiento a través de una gestión de

proveedores que garantice el cumplimiento de los requisitos del cliente.

- Desarrollar en nuestros colaboradores sus competencias y motivaciones para que

lideren los procesos de nuestra organización.

1.4. Productos, Mercado, Clientes

1.4.1. Proveedores

Los proveedores de “R y M Portátiles S.A.C.” son las empresas importadores de

tecnología informática y de comunicaciones establecidas en Lima Metropolitana. Dos
de los proveedores principales, son:

- Ingram Micro, empresa mayorista que comercializa una completa gama de

tecnología global y servicios de cadena de suministros en todo el mundo,
ofreciendo más de 5,000 productos y más de 8 unidades de negocio. (Ingram
Micro, 2019).
 Figura 1: Logotipo Ingram

Fuente: portal oficial Ingram

- Máxima Internacional S.A., empresa mayorista con más de 23 años en el

mercado peruano, importadora y comercializadora de conocidas y reconocidas
marcas globales de tecnología informática. (Máxima Internacional S.A., 2018).

Figura 2: Logotipo Máxima Internacional SA

Fuente: portal oficial Máxima

1.4.2. Productos

Los productos comercializados por la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”, son los

siguientes: Laptops, tablets, impresoras, discos duros, cargadores de laptops, memorias
para laptops, PC de marca, mochilas para laptops, antivirus, mouse, cooler para laptop,
parlantes, accesorios de APPLE, monitores, celulares, cargador MAC. (R y M Portátiles
S.A.C.).
Figura 5: empresa RYM PORTÁTILES.S.A.C

Figura 6: empresa RYM PORTATILES S.A.C

Figura 7: empresa RYM PORTATILES.S.A.C

1.4.3. Servicios de instalación

La empresa “R y M Portátiles S.A.C.” ofrece a sus clientes productos

informáticos y de comunicaciones de variadas marcas y versiones; así como los
servicios de valor agregado que complementan sus negocios, a través de soporte
técnico, servicio de instalación de programas, etc.

Figura 9: empresa RYM PORTATILES S.A.C

1.4.4. Mercado que atiende

La empresa “R y M Portátiles S.A.C.” brinda sus servicios al público en general

en dos formas diferenciadas: La atención en forma presencial que se brinda en los
locales de la empresa; y, la atención en forma virtual, la cual se realiza a través de la
página web de la empresa, en la cual el cliente puede comprar los productos en línea y
también realizar los pagos por el producto adquirido.
1.4.5. Clientes

Los clientes de “R y M Portátiles S.A.C.” lo constituyen las empresas privadas,

las empresas del Estado y las personas naturales. Algunos clientes que destacan por su
volumen de compra, son: Empresa Linio S.A.C., Empresa Taxi Beat Perú, Empresa
Magitech Perú y Empresa Representaciones Correa E.I.R.L.

1.5. Estructura de la organización

La estructura organizacional de “R y M Portátiles S.A.C.”, considera las áreas y

cargos especificados en la siguiente figura:

gerente general

Roxana Maicelo

contador externo

Ana Barrientos

administracion marketing ventas servicio tecnico almacen

Alejandro
Ayde Flores carmen Loaysa yan franco Malavar Dante Cruzado
Garcia

auxiliar
administrativo
Ana Rimarachin

Figura 3. Organigrama de “R y M Portátiles S.A.C.”

Fuente: Elaboración propia.

1.6. Otra Información Relevante de la Empresa

Dado que la empresa “R y M Portátiles S.A.C.” brinda el servicio de postventa,

en dicha empresa, en el área de soporte técnico se implementó la figura del asistente de
soporte técnico. El asiste de soporte técnico cumple las siguientes funciones específicas:

- Colaborar con el Jefe de Soporte Técnico en el presupuesto de los servicios y/o

equipos a ser vendidos.

- Efectuar los servicios de soporte técnico, solicitados por los clientes.

- Solicitar la aprobación de su jefe inmediato superior, para las compras para la
realización de los servicios.
- Dar alternativas de solución a los contratiempos operativos que podrían ocurrir
en el transcurso de la realización de los servicios o ventas.

- Elaborar los informes previos sobre la realización de los servicios; así como el
informe final a la culminación de estos, el cual tendrá que ser aprobado por el
Jefe del área.

- Colaborar en la elaboración y administración de los cronogramas de

mantenimiento a nuestros clientes.

1.7. Mapa de Procesos

Los procesos realizados en la empresa “R y M Portátiles S.A.C.” como parte de

su función empresarial, son los detallados en la figura que prosigue.

Figura 4. Mapa de Procesos en “R y M Portátiles S.A.C.”

Fuente: Elaboración propia.
1.8. Análisis FODA

Para caracterizar genéricamente a una empresa se necesita conocer los Factores

Relevantes del Entorno (FRE) que se derivan del análisis externo (principalmente del
análisis PESTEL); y, los Factores Críticos de Éxito (FCE) que se derivan del análisis
interno (principalmente del análisis de los recursos y capacidades de la empresa).

El método para realizar el FODA estratégico para la empresa “R y M Portátiles

S.A.C.”, se hizo teniendo en cuenta por un lado, el análisis externo que nos permitió
conocer los FRE en los cuales después buscamos las oportunidades y las amenazas; y
por otro lado, el análisis interno que nos permitió conocer los FCE en los cuales después
buscamos las fortalezas y debilidades. En el cuadro que prosigue se presenta los
resultados de analizar estratégicamente a la empresa en cuestión.

Tabla 1. Resultado del análisis FODA para la empresa “R y M Portátiles S.A.C.”.

fortalezas Oportunidades

Amplio conocimiento en ventas y Mayor uso de internet, redes sociales,

reparación de laptops, notebooks, incremento de compras de laptops para
celulares, etc. empresas, estudiantes.

10 años de experiencia en gestión Aparición de nuevas tecnología de

administrativa del gerente general información y comunicación.

Socios estratégicos en repuestos de Crecimiento de los sectores comercial,

laptops, accesorios de laptops y de servicios, industrial, farmacia, químico,
portátiles. petroquímico.

Alta capacidad de negociación con Tendencia de mejora de indicadores

proveedores nacionales y extranjeros. macroeconómicos y microeconómicos
del Perú
Confianza e integridad en asuntos Comercio global (Bajos aranceles y
legales con su personal, proveedores, costos de importación).
clientes.

debilidades amenazas

Falta de implementación de normas Nuevos entrantes nacionales y

ISO, normas de calidad. extranjeros, consorcios en el rubro de
empresas de venta de equipos de
cómputo y comunicaciones.
Falta plan estratégico actualizado, no Mejoras de las cadenas de suministros
hay planes de mejora de capacitación, en empresas de cómputo nacionales y
no hay plan de mantenimiento extranjeras.
preventivo.
Inadecuado control económico Inestabilidad política entre poder
(facturas y boletas) y administrativos ejecutivo y legislativo.
(órdenes de compras y de pagos).
Deficiente gestión de marketing. Inseguridad ciudadana y corrupción en
el gobierno).

Fuente: Elaboración propia en base a Factores Relevantes del Entorno (FRE) y Factores Críticos de Éxito
(FCE) que se derivaron del análisis externo e interno de la empresa, respectivamente.

CAPÍTULO II: PLAN DEL PROYECTO DE MEJORA

2.1. Realidad Problemática

La gestión documental es una parte importante del que hacer de una empresa. A
través de la gestión documental las empresas ordenan, organizan y sistematizan los
documentos que pueden ser hasta de tres tipos: Documentos emitidos, documentos
recibidos y documentos de uso interno.

Lluvia de ideas:
Esta herramienta nos permite identificar los problemas que vienen ocurriendo en la
empresa.
● Falta de capacitación.
● Falta de un manual de procedimiento.
● Falta de orden en los documentos.
● Documentos en mal estado.
● Documentos no gestionados.
● Documentos gestionados fuera de tiempo.
● Mala distribución de espacios en la oficina.
● Falta de políticas empresariales.
● Perdida de documentos importantes.
● Falta de control de entrada de documentos.
● Falta de planeación.
● Mal clima laboral.
ENCUESTA:
Una vez identificado nuestro problema, se procederá con la encuesta al personal:

NOMBRE CARGO

Alejandro García administración

Yan franco Malavar Jefe de área de soporte técnico

Ayde Flores marketing

Dante Cruzado Encargado de almacén

Figura 10: personal encuestado – (fuente: elaboración propia)

PONDERACIÓN:
Para poder identificar cuáles son los problemas se toma a la siguiente ponderación,
donde se sumara los puntos determinados por el personal encuestado.

Ponderación cuantitativo

Alto Medio bajo No responde

3 2 1 0

Fuente 11: ponderación - (fuente: elaboración propia)

Una vez llenado el cuestionario y contado las respuestas marcadas para la

calificación alto, medio y bajo; se obtuvo los datos que se presentan en el siguiente
cuadro de resultados:
 Tabla 2. Resultado de la encuesta uno

CALIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Documentos
Falta de orden Documentos
TIPO DE Pérdida de Documentos gestionados
en los no
DOCUMEN documentos en mal estado fuera de
documentos gestionados
TOS tiempo

Al Me Ba Al Me Ba Al Me Ba Al Me Ba Al Me Ba
to dio jo to dio jo to dio jo to dio jo to dio jo

Facturas. 5 5 1 1 1

Solicitudes 2 3 1 1 1

Oficios 3 2 1 1 3

Boletas. 5 5 1 1 1

Cartas 2 2 1 1 2

Órdenes
de 5 5 1 3 2
compra.

Órdenes
5 5 1 3 2
de pago.

Invitacione
3 2 1 3 3
s

Reconocim
2 2 1 1 1
ientos

TOTAL 20 6 6 20 3 8 0 0 9 0 9 6 0 6 10

VALOR
PONDERADO
78 74 9 24 22

Fuente: Elaboración propia.

Notas:
- En el cuadro no se presentan los casos en los cuales el encuestado respondió que no
existía dicho tipo de problemática, la calificación (No responde = 0); luego, si la suma
de respuestas alto, medio y/o bajo para cada una de las problemáticas no es igual a
cinco, se asume que ese faltante respondió que no existe dicha problemática en el tipo
de documento consultado.
- La fórmula para el ponderado es: 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑃𝑜𝑛𝑑𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜 = 𝐴𝑙𝑡𝑜 ∗ 3 + 𝑀𝑒𝑑𝑖𝑜 ∗ 2 + 𝐵𝑎𝑗𝑜 ∗
1
 En el cuadro que prosigue se presentan los resultados de codificar y considerar
los valores ponderados presentados en el Cuadro 2.

Tabla 3. Datos para el análisis de Pareto.

Frecuencia Porcentaje
Código Problema Frecuencia Porcentaje
Acumulada Acumulado
P1 Falta de orden en los documentos 78 78 37,68% 37,68%
P2 Pérdida de documentos 74 152 35,75% 73,43%
P3 Documentos no gestionados 24 176 11,59% 85,02%

P4 Documentos gestionados fuera de

22 198 10,63% 95,65%
tiempo
P5 Documentos en mal estado 9 207 4,35% 100,00%
TOTAL 207 100,00%
Fuente: Elaboración propia.

Teniendo en cuenta el Cuadro 3, se realizó el gráfico de Pareto que se muestra

en la siguiente figura:

Figura 5. Diagrama de Pareto para la problemática de gestión documental en “R y M Portátiles S.A.C.”

Fuente: Elaboración propia.

Al marcar sobre el gráfico una línea punteada sobre el valor correspondiente al

80% del porcentaje acumulado, se obtiene la siguiente información: La falta de orden en
los documentos (P1), la pérdida de documentos (P2) y los documentos no gestionados
(P3), son las causas que están ocasionando el 80% de los efectos.

Por otro lado, en la Figura 4, se realiza una representación de la problemática y

sus causas de una forma visual, usando el diagrama de Ishikawa, donde el problema
representa la “cabeza del pescado”, de la que emerge una espina central y desde allí se
derivan las causas mayores o espinas grandes.
Ishikawa

Figura 6. Diagrama de Ishikawa para la problemática de gestión documental en “R y M Portátiles

S.A.C.”
Fuente: Elaboración propia.
2.2. Antecedentes

Entre los antecedentes de la presente investigación que se desarrollaron en el

contexto nacional, tenemos:

Asca (2016). Importancia de los comprobantes de pago como herramientas para

frenar la evasión tributaria de las MYPES rubro calzado distrito del Rímac 2015. En
esta tesis de grado, teniendo en cuenta que el punto crítico de las evasiones tributarias se
da en que un sector de la población no toma conciencia aún sobre el valor de los
comprobantes de pago y la importancia de exigirlos; la autora establece la
caracterización del cumplimiento de las normas tributarias respecto de los comprobantes
de pago de las MYPES del rubro calzado del distrito del Rímac durante el año 2015.
Una conclusión relevante a la que se llega en la tesis en mención, es: Se logró describir
el origen de la evasión tributaria centrándose esta en la desidia de los pequeños
contribuyentes que debieran emitir sus comprobantes, pero por reducir el pago de
tributos no los entregan, así mismo a los clientes que no les interesa solicitar los
comprobantes todo esto por falta de una cultura tributaria.

Samillán & Gonzáles (2015). Mejora de los sistemas de gestión de cobranza a

los usuarios de EPSEL S.A. del distrito de Chiclayo – 2015. En esta tesis se aborda la
problemática referida a los altos grados de burocracia y niveles bajos de insatisfacción,
la cual se refleja en los altos índices de morosidad en la cartera de clientes, comprendido
por deudas solo por los servicios de agua y alcantarillado. Esta tesis tuvo como objetivo:
proponer la mejora de los sistemas de gestión de cobranza a los usuarios de EPSEL S.A.
del distrito de Chiclayo. Una conclusión pertinente a la que llegan los autores de la tesis
en mención, es: En las estrategias de productividad, se propuso la mejora de los
procedimientos de cobranzas, un plan de capacitación para los colaboradores del área,
así como un nuevo modelo de incentivos para el personal encargado de manejar la
cartera de morosidad.

Por otro lado, entre los antecedentes de la presente investigación que se

desarrollaron en el ámbito internacional, tenemos:

Carrión & Fonda (2015). Análisis y diseño de un modelo de gestión documental

para las PYMES en el cantón Durán. En esta tesis en la cual se abordó la problemática
referida al inadecuado tratamiento documental, la carencia de normas, procedimientos y
estructura de la gestión administrativa que impedía una correcta manipulación de la
documentación referida en el ciclo vital de los documentos, el cual inicia desde la
producción (ingreso de documentos) hasta la disposición final (permanencia o
destrucción); se llega a las siguiente conclusión relevante: El diseño de Gestión
Documental y su implantación benefició en las actividades administrativas de
documentación, fijando la política y los procedimientos aprobados de la
Administración; además, en el plan de prueba solicitado por la Administración se
evidenció mejoras en los tiempos de ubicación de documentos, la estética de
almacenamiento y presentación de los documentos, organización del área designada
permitiendo mejoras en la productividad.

Puebla (2015). Implementación de un Sistema de Gestión Documental para la

administración y gestión de documentos, a través de servicios y aplicaciones web,
necesarias para la certificación de empresas en la Norma ISO 9001: 2008. En esta tesis
se describe la implementación de un Sistema de Gestión Documental (DMS, pos sus
siglas en inglés) con el fin de satisfacer los requerimientos de la norma ISO 9001:2008;
necesaria para la certificación de calidad de las empresas. Una conclusión pertinente a la
que se llega en dicha tesis, es: La implementación del sistema permitió al cliente
optimizar varios de sus procesos; además de facilitar la comunicación y colaboración de
sus usuarios, a través de un control y gestión documental eficientes.

Amaya (2011). Propuesta de un sistema de gestión documental informatizado en

la Universidad Francisco Gavidia de El Salvador. En esta tesis, la autora se propuso:
Desarrollar un sistema informatizado para gestionar la documentación generada y
recibida en la Universidad como evidencia del desarrollo de sus funciones y actividades
para mejorar el control de los documentos de forma eficiente y contribuir al resguardo
del patrimonio institucional y mejorar el servicio de sus usuarios (alumnos, profesores y
resto de la sociedad donde se inserta). En la tesis en mención, la autora de la misma,
entre otras, llegó a las siguientes conclusiones: Para implementar un programa de
gestión documental, es fundamental la aplicación de normas internacionales
estandarizadas, por ejemplo, la norma ISO 15489; y, es imprescindible contar con un
Departamento de Gestión documental y Archivos responsable de esta actividad dando
con ello la posibilidad de lograr economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso
y disposición de los documentos, siendo de vital importancia el involucramiento de
todos los interesados.
2.3. Marco Teórico Conceptual

2.3.1. Bases teóricas

Innovación
En el área de las ciencias económicas, hablar de innovación en la gestión
empresarial se entiende como la creación y modificación de un producto y
su introducción en el mercado; es decir, es la transformación de una idea en
un producto. La innovación es el arte de convertir las ideas y el
conocimiento en productos, procesos o servicios nuevos o mejorados que el
mercado valore (Nuchera, Serrano, & Pavon, 2002 citado por Perez, C.
2016, 23).

Si bien la base teórica hablar de innovación se refiere al proceso que va del

interior al exterior de la empresa; también es importante resaltar que la innovación

puede ser interna o del exterior al interior, cuando se trata de mejorar los procesos

internos, en el caso de la presente tesis es proponer innovación para los colaboradores y

la organización en general. Y como bien se describe en la el párrafo citado la idea es

convertir las ideas y el conocimiento en este caso mejorar los procesos de la gestión de

comprobantes.

El Cambio

Siempre se hace referencia al cambio a ser protagonista o a ser un seguidor; sin

embargo el cambio no se puede producir por el interés subjetivo; sino que requiere de

algunas situaciones para poder iniciarse, en este caso: “Estas condicionantes de las

amenazas, que incitan al cambio, a la vez son oportunidades que las empresas, las

organizaciones encuentran en el entorno”. (Nuchera, Serrano, & Pavon, 2002 citado por

Pérez, C. 2016, 23). Como se desprende de la cita, antes mencionada, el cambio en la

mayoría de casos es aceptado cuando se presentan amenazas o ellas son evidentes, en el

caso de la “R Y M PORTÁTILES S.A.C.”, no se está aplazando su desarrollo debido al

proceso de gestión documental.

Los Avances Tecnológicos

“El manejo del entorno en la actualidad es fundamental por los avances tecnológicos”.

(Nuchera, Serrano, & Pavon, 2002 citado por Pérez, C. 2016, 24). Porque la tecnología

acelera los procesos en la actualidad es parte del estándar para el desarrollo de las

empresas y de las organizaciones en general. Lo sociedad está atravesando un proceso

de cambio acelerado por la tecnología; sobre todo la informática, en tal sentido las

empresas deben adecuarse a la competitividad incrementada por la tecnología.

Las Pymes
Las pequeñas y medianas empresas son las organizaciones dominantes en
todos los países del continente, representan más de 95% de los negocios
existentes en el mundo y cuentan con algunas ventajas competitivas con
respecto a las grandes empresas, debido a su menor tamaño y facilidad de
adaptarse a los cambios en la economía y patrones de la demanda
(González, 2013. Citado por Ibarra, M. A., González, L. A. y Demuner, M.
del R. 2017, p.109).

Las pequeñas y medianas empresas representan la gran mayoría del parque

industrial de los países latinoamericanos, y como se indica en la cita el 95% de las

empresas están dentro de este sector; sin embargo muchas de estas empresas nunca

evolucionarán y permanecerán estancadas, este es uno de los grandes problemas para el

desarrollo de los países, porque el desarrollo económico está totalmente desarrollado

con el progreso económico. En tal sentido “R Y M PORTÁTILES S.A.C.” tiene una

gran oportunidad para desarrollarse.

Competitividad

Actualmente el concepto de competitividad ha adquirido una gran presencia

en la literatura tanto internacional como a escala local al momento de
analizar el progreso económico tanto de países como de empresas.
Comparativos internacionales permiten indagar que naciones —por medio
de sus empresas— han brindado mejoras a sus ciudadanos a través del
incremento en el nivel de vida Citado por Ibarra, M. A., González, L. A. y
Demuner, M. del R. 2017, p.110

La competitividad es parte del crecimiento y el desarrollo en una sociedad

consumista, por lo tanto las empresas y las organizaciones están literalmente intentando

ganar más, a través de numerosas estrategias, para el fortalecimiento interno y ganar

espacio en la zona comercial, motivo por el cual la competitividad empieza por el

incremento del potencial para luego proyectar dicha fortaleza en la expansión.

Pero la expansión no es la única forma de crecer y competir, la diversificación es

también otra alternativa que tienen las empresas, en general existen muchas alternativas

para ganar y las empresas están siempre analizando, planificando y ejecutando nuevas

formas para vencer a los competidores.

La teoría archivística:

La teoría archivística señala que el archivo es el reflejo vivo de la institución

a la que pertenece. Por tanto dentro del archivo, se encuentra las secciones
documentales en donde nos muestra la organización y funciones de la
institución, su evolución y cambios. Cabanaconza, P. (2016, p.16).
Como se indica en la cita, es muy importante la actividad archivística, para el

desarrollo empresarial, y la relación que existe entre la evolución y el manejo de los

archivos, en este sentido tal como lo hemos visto en la empresa “R Y M PORTÁTILES

S.A.C.”, existe una gran debilidad en sus archivos, lo cual obviamente es una debilidad,

la cual de superarse podría convertirse en una empresa altamente competitiva.

Gestión Documental
Una eficiente Gestión Documental en toda institución pública o privada es
fundamental para el normal desarrollo de sus funciones y actividades, el
manejo de los procesos técnicos archivísticos a los documentos que son
recibidos o emitidos por la entidad son de vital importancia para que la
gestión documental sea optima, y la toma de decisión sea veraz.
Cabanaconza, P. (2016, p.VI).
La acción de trabajar direccionada para el triunfo es muy importante, la gestión

es un conjunto de procesos armoniosamente ejecutados, garantiza el desarrollo de las

empresas. La gestión documental, podría parecer un nivel muy sencillo de la empresa;

sin embargo toda la organización se sostiene bajo documentos y su crecimiento

también, en tal sentido, es importante impulsar y garantizar la mejor gestión documental

o documentaria como se dice coloquialmente en el Perú.

2.3.2. Marco Conceptual

2.3.2.1. Gestión documental

La gestión documental constituye el conjunto de acciones, o diligencias que

permiten la realización de todos aquellos trámites que se realizan con la finalidad de
emitir, recibir o resolver documentos en forma organizada y sistematizada; en efecto:
“El término gestión documental suele utilizarse para hacer referencia al control
automatizado de documentos electrónicos a través de su ciclo de vida completo en una
organización, desde su creación inicial hasta su archivado final” (Hilera & Martínez,
1997, pp.237-238).

2.3.2.2. Comprobante de pago.

Los comprobantes de pago son aquellos documentos que entregan los
vendedores o prestadores de servicios a una persona que les ha pagado por un bien
(producto) o un servicio brindado. Existen diversos tipos de comprobantes de pago,
destacan entre ellos: las facturas, la boleta de venta, los tickets o cintas emitidas por
máquinas registradoras, las liquidaciones de compra, los comprobantes de operaciones,
los documentos autorizados y los recibos por honorarios.

La emisión de los comprobantes de pago es necesario ya que permite acreditar la

realización de una operación comercial, los montos y los impuestos pagados; ya que con
ellos se puede demostrar la propiedad de un producto o servicio; ya que permiten
realizar un reclamo, solicitar el cambio o la devolución del dinero cuando los productos
adquiridos están defectuosos; y, porque ayudan a evitar la evasión tributaria.

2.3.2.3. Plan de mejora.

El plan de mejoras integra la decisión estratégica sobre cuáles son los cambios
que deben incorporarse a los diferentes procesos de la organización, para que sean
traducidos en un mejor servicio percibido. Dicho plan, además de servir de base para la
detección de mejoras, debe permitir el control y seguimiento de las diferentes acciones a
desarrollar, así como la incorporación de acciones correctoras ante posibles
contingencias no previstas. Para su elaboración será necesario establecer los objetivos
que se proponen alcanzar y diseñar la planificación de las tareas para conseguirlos.
(ANECA, 2015).
 Según la Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación, el plan
de mejoras permite:

- Identificar las causas que provocan las debilidades detectadas.

- Identificar las acciones de mejora a aplicar.

- Analizar su viabilidad.

- Establecer prioridades en las líneas de actuación.

- Disponer de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro y de un

sistema de seguimiento y control de las mismas.

- Negociar la estrategia a seguir.

- Incrementar la eficacia y eficiencia de la gestión.

- Motivar a la comunidad universitaria a mejorar el nivel de calidad.

También, es de destacar que: Para llevar a cabo las acciones de mejora

propuestas es necesario especificar las tareas concretas que deberán realizarse para la
consecución de los objetivos; y que para ello hay que determinar quién es el responsable
de la puesta en marcha y de la ejecución de las acciones de mejora, las diferentes tareas
a desarrollar, los recursos humanos y materiales necesarios, el período de consecución,
la fecha de inicio, los indicadores de seguimiento y los responsables de realizar el
control y seguimiento de las mismas. (ANECA, 2015).

2.3.3. Definición de términos básicos.

En lo que prosigue se presenta la definición puntual de términos citados por

Amaya (2011). Dichos términos son relevantes ya que serán de uso común en el
presente trabajo.

Ciclo de vida de los documentos: Etapas por las que sucesivamente pasan los
documentos desde que se producen en los Archivos de Oficina hasta que se eliminan o
conservan en un Archivo Histórico.

Clasificar: Es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases,

categorías o grupos, en nuestro caso organizar los documentos.

Colección documental: Es una agrupación artificial de unidades documentales

de igual o diferente procedencia, formada por un coleccionista o por un archivero por
razones de conservación, información y difusión. La colección no tiene productor, tiene
coleccionista.

Cuadro de clasificación: Es la representación formal de la clasificación. Es un

instrumento de consulta en las oficinas que refleja la organización física e intelectual del
fondo documental y aporta los datos esenciales para esa organización.

Documento: Es toda expresión en lenguaje natural o convencional o cualquier

otra expresión gráfica, sonora o en imagen, fijada en cualquier tipo de soporte material,
incluso el informático.

Identificación documental: La identificación es la primera fase del tratamiento

archivístico y consiste en el análisis de la organización y de las funciones de las
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y de las series documentales que
producen, como base para la valoración documental y para la organización y
descripción archivísticas.

Ordenación: Operación archivística que consiste en establecer secuencias dentro

de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o
alfabéticas.

Organización: Conjunto de operaciones archivísticas, intelectuales y físicas,

tendentes a posibilitar metódicamente el archivo y recuperación de los documentos de
un fondo.
Procedencia: Relación existente entre los documentos y las organizaciones o
personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el
desarrollo de sus competencias.

Serie documental: Sucesión ordenada de unidades documentales, testimonio de

una misma actividad regulada por reglas o por un procedimiento administrativo.

Unidad documental: Documento o documentos que testimonian un acto, una

acción y en general cualquier hecho, constitutivo de una actividad obligada y necesaria.

Valoración documental: Es el análisis de la información obtenida mediante la

identificación que permite determinar cuáles son los valores primarios y secundarios de
las series documentales para establecer: su conservación o su eliminación, los plazos de
permanencia en los diferentes archivos y sus transferencias, el régimen de acceso,
cuando sea posible establecer un criterio general de acuerdo con la legislación general y
la específica.

2.4. Formulación del problema

2.4.1. Problema general

¿De qué manera a través de la aplicación de Gestión Documental puede mejorar

comprobantes emitidos por la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.?

2.4.2. Problemas específicos

- ¿Cómo se puede mejorar el ordenamiento de los documentos emitidos por la

Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”?

- ¿Cómo se puede mejorar el sistema de categorización de los documentos

emitidos por la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”?

- ¿Cómo se puede disminuir con la perdida de documentos emitidos por la

Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”?

2.5. Justificación y Viabilidad

2.5.1. Económica

Desde un punto de vista económico y desde la empresa, la propuesta de un Plan

de Gestión Documental permitirá disminuir los costos por ubicar un determinado
documento (costo debido a pérdida de tiempo); también permitirá disminuir los costos
por generar un documento adicional (costo por emitir un duplicado en caso de pérdida);
y, disminuir los costos de entrar en controversias con los clientes y/o proveedores al no
contar con documentos que sustentan la transparencia en el desarrollo de la actividad
empresarial (costos legales).

2.5.2. Técnica

Desde una perspectiva técnica, la propuesta de aplicación de Gestión

Documental para mejorar comprobantes emitidos por la Empresa “R y M Portátiles
S.A.C.”, permitirá que en dicha empresa se mejore el ordenamiento, categorización y
sistematización de los documentos emitidos por dicha empresa.
2.5.3. Social

Desde una perspectiva social, la propuesta de aplicación de Gestión Documental

para mejorar comprobantes emitidos por la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”,
permitirá disminuir las controversias que surgen entre la empresa y los clientes y/o
proveedores, como consecuencia de la mala gestión de documentos en dicha empresa.

2.6. Objetivos del Proyecto de Mejora

2.6.1. Objetivo general

Proponer un Plan de Gestión Documental para mejorar la gestión de documentos

emitidos por la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”.

2.6.2. Objetivos específicos

- Mejorar el ordenamiento de los comprobantes emitidos por la Empresa “R y M

Portátiles S.A.C.”.

- Mejorar el sistema de categorización de los comprobantes emitidos por la

Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”.

- Disminuir la perdida de comprobantes emitidos por la Empresa “R y M

Portátiles S.A.C.”.
 CAPÍTULO III: MÉTODOLOGÍA

3.1. Diseño de la Investigación

Para el análisis de la participación que tendrá esta propuesta de mejora para el

área de administración, se tendrá presente que lo desarrollara un mismo integrante
de la misma área (mi persona) y las personas que colaborarían con este proyecto
sería el jefe Administración y el área de ventas.

3.2 Definición de las Variables

3.2.1 Variable Independiente

Comprobantes emitidos: Se consideran a todos los documentos elaborados por la

empresa teniendo en cuentas las siguientes dimensiones e indicadores.

Dimensión uno de la variable independiente:

Comprobantes de pagos: Son los documentos emitidos para los clientes

Indicadores de la dimensión uno de la variable independiente:

- Facturas.

- Boletas.

Dimensión dos de la variable independiente:

Comprobantes de gestión: Son los documentos emitidos por o para actividades de la

empresa.

Indicadores de la dimensión dos de la variable independiente:

- Órdenes de compra.

- Órdenes de pago.

3.2.2 Variable dependiente

Aplicación de Gestión Documental: Es la ejecución del modelo determinado por la

empresa en lo concerniente de la gestión documental:
 Dimensión uno de la variable dependiente:

Programa para mejorar el ordenamiento: Es el conjunto de actividades dirigidas para

mejorar el ordenamiento.

Indicadores de la dimensión uno de la variable independiente:

- Planeación.

- Organización.

- Disposición de documentos.

Dimensión dos de la variable dependiente:

Programa para mejorar la categorización: Es el conjunto de actividades para realizar

mejor la categorización de los documentos.

Indicadores de la dimensión dos de la variable independiente:

- Planeación.

- Producción de documentos.

- Preservación a largo plazo.

- Valoración.

Dimensión tres de la variable dependiente:

Programa para disminuir la pérdida de documentos: Acciones para reducir el extravió de

los documentos.

Indicadores de la dimensión uno de la variable independiente:

- Planeación.

- Gestión y trámite.

- Transferencia.

- Seguimiento.

Tabla 4. Matriz de operacionalización de las variables.

VARIABLES DEFINICIÓN DIMENSIONES INDICADORES

Variable Comprobantes Comprobantes de - Facturas.

Independiente emitidos. pagos. - Boletas.
 Comprobantes de - Órdenes de compra.
gestión. - Órdenes de pago.
- Planeación.
Programa para
mejorar el - Organización.
ordenamiento.
- Disposición de documentos.
- Planeación.
Programa para - Producción de documentos.
Aplicación de mejorar la
Variable
Gestión categorización. - Preservación a largo plazo.
Dependiente
Documental.
- Valoración.
- Planeación.
Programa para - Gestión y trámite.
disminuir la perdida
de documentos. - Transferencia.
- Seguimiento.
Fuente: Elaboración propia.

3.3. Población y Muestra

3.3.1 unidad de estudio

El lugar de estudio en el presente proyecto, es en la empresa RYM PORTATILES SAC,

enfocado en la gestión documental.

3.4 Técnicas e instrumentación de recolección de datos y confiabilidad

Se ha tomado información tal cual como se da en su forma natural mediante la

observación directa, se ha observado las actividades y tareas que desarrollan las
personas encargadas del proceso de facturación, y de compra.

3.5 Métodos de Análisis de datos

3.5.1 Análisis descriptivo

Para el presente proyecto, la unidad de análisis es cada uno de los datos obtenidos
durante el periodo de los meses abril – Mayo del presente año en el área administrativa
 CAPÍTULO IV: ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL

4.1 MAPA DE FLUJO

En el siguiente cuadro mostraremos el flujo actual del área de venta.

Inicio

Recibe La Orden
Del Cliente

Verificar La
Existencia

¿Hay Incluir En Listado Realizar la Compra

stock? De Pendientes del Producto

Se Verifica El
Se Realiza La
Deposito A La
Factura
Cuenta

Coordinar Con
CONFIRMACIÓN
Almacén El DE DEPÓSITO
Despacho

Preparación De
Pedido

Despacho De
Producto

Cobranza de
factura

Fin

Tabla: mapa de flujo de la empresa

4.2 EFECTOS DEL PROBLEMA EN EL AREA DE TRABAJO

El problema está generando desorden en los comprobantes emitidos por la Empresa “R

y M Portátiles S.A.C.”. Lo cual tiene un impacto económico:

a.- Costos ocultos por el tiempo perdido para encontrar documentos que deberían estar
registrados adecuadamente para ser encontradas inmediatamente.

b.- Retraso en las cobranzas; porque al no estar las facturas desordenadamente, como
tampoco las letras registradas adecuadamente, el personal de cobranza hace un trabajo
con tardanza.

c.- Crisis para documentar la contabilidad.

d.- Proveedores incomodos por retrasos en los pagos.

No existe una categorización de los documentos emitidos

a.- Al estar los documentos ubicados sin categorización no son ubicados rápidamente
por lo cual el tiempo de una operación dura muchos más de lo previsto.

b.- Los documentos no están ordenados por tiempo, ni actividad, por lo cual muchos
procesos no pueden realizarse rápidamente.

c.- El desorden crea perdidas por omisiones tanto a nivel de cobranzas y pagos.

Se han perdido documentos emitidos por la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”.

a.- La pérdida de documentos tienen repercusión en pérdidas económicas

b.- Puede generar problemas en la presentación de documentos contables.

c.- generación de distorsión

4.3 ANÁLISIS DE LA CAUSAS RAICES QUE GENERAN EL PROBLEMA

Para este análisis utilizaremos el árbol de problemas para identificarlas causas que están
generado situaciones difíciles para la empresa, las cuales están ocasionando pérdidas
económicas, e impidiendo de esta manera impulsar el desarrollo de “R y M Portátiles
S.A.C.”
 Cobranzas Horas no Contabilidad
retrasadas productivas inexacta

Falta de gestión
adecuada

Documentos Documentos No hay orden

Gestionados Gestionados Perdida de
Adecuado
equívocamente fuera de tiempo documentos.
y vencidos

Como resultado de la aplicación del árbol de problemas se demuestran que las causas son
básicamente tres: la falta de registro adecuado, no existe un sistema de registro y la pérdida de
documentos.

4.4 PRIORIZACIÓN DE CAUSAS RAICES

La sistematización de las causas raíces se determinan de la siguiente línea

Perdida de documentos: La pérdida de documentos es una causa independiente, esta situación se

puede ser generada por la distracción del personal, por la carencia de un procedimiento
interiorizado por el personal. Pero las pérdidas de documentos pueden incrementarse
exponencialmente, como consecuencia de un sistema de registro.

Horas no productivas: El registro inadecuado genera en el área de producción una serie de

retrasos e inconvenientes, que incluyen horas muertas, es decir el personal sin trabajar; pero
también falta de registros diversos, lo cual no permiten impulsar el desarrollo.

No existe un sistema de Registro: Si bien puede ser una causa independiente, también puede
estar causando un incremento en las causas anteriores, por lo cual las consecuencias podrían ser
muy altos.

4.5 ANALISIS CUALITATIVO - CUANTITATIVO

Análisis cualitativo
Se conocerá la responsabilidad del factor humano en los comprobantes de pagos mal
emitidos o incorrectamente clasificados.
Se sabrá la implicancia del comportamiento del personal en el procedimiento de los
Comprobantes de gestión y los resultados en la actividad productiva.
Análisis cuantitativo
Se analizará el Impacto de los programas de ordenamiento, categorización y pérdida de
documentos en la reducción de los comprobantes de pagos mal emitidos o
incorrectamente clasificados.
Se analizará la relación entre de los programas de ordenamiento, categorización y
pérdida de documentos en los Comprobantes de gestión y los resultados en la actividad
productiva.
 CAPÍTULO V: PROPUESTA TÉCNICA DE LA MEJORA

5.1 PLAN DE ACCIÓN DE LA MEJORA PROPUESTA.

5.1.1 Mejorar la gestión de documentos emitidos por la Empresa “R y M Portátiles

S.A.C.”

La propuesta es elaborar un Plan de Gestión Documental para mejorar la gestión de

documentos emitidos por la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.” e implementar para
realizar la mejora propuesta.

Las fases de la elaboración del Plan de Gestión Documental para mejorar la gestión de
documentos.

Fase Uno: Diagnóstico para determinar la relevancia de los posible motivos:

a.- Carencia del instrumento de gestión.

b.- Falta de la directiva para aplicación del modelo.

c.- Desinterés en la aplicación del modelo

d.- Falta de capacitación.

Fase Dos: Determinar el grado de implicancia de los factores que intervienen

negativamente en la gestión de documental.

a.- Elaborar una pirámide de implicancia de los factores negativos en la gestión

documental.

b.- Presentar propuestas para reducir o eliminar el impacto negativo en la gestión

documental.

Fase Tres: Elaborar el plan de gestión de documental de la empresa “R y M Portátiles

S.A.C.”.
5.1.2 Falta de ordenamiento de los documentos emitidos por la Empresa “R y M
Portátiles S.A.C.”

Como propuesta vamos a mejorar el ordenamiento de los documentos emitidos por la

Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”.

Fases para lograr el objetivo:

Fase Uno determinar las acciones que intervienen en el ordenamiento de los

documentos emitidos por la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”.

a.- Falta de conocimiento del procedimiento.

b.- Desinterés para aplicar el orden.

c.- Falta de Supervisión.

Fase Dos: Determinar el grado de implicancia de los factores que intervienen

negativamente en el ordenamiento de los documentos emitidos por la Empresa “R y M
Portátiles S.A.C.

a.- Elaborar una pirámide de implicancia

b.- Presentar propuestas para mejorar el ordenamiento de los documentos emitidos

c.- Elaborar una propuesta de ordenamiento de los documentos emitidos.

Fase Tres: Determinar el proceso para a mejorar el ordenamiento de los documentos

emitidos por la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”.

5.1.3 Carencia de sistema de categorización de los documentos emitidos

Nuestra propuesta es implementar el sistema de categorización de los documentos

emitidos por la Empresa la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”.

Fases para lograr el objetivo:

Fase Uno: Evaluar el sistema de categorización actual “R y M Portátiles S.A.C.”.

a.- Relación de la categorización respeto al volumen documentario y su efectividad en el

archivamiento.

b.- Desinterés para categorizar los documentos.

c.- Falta de Supervisión.

Fase Dos: Determinar el grado de implicancia de la categorización actual de la Empresa

“R y M Portátiles S.A.C.

a.- Elaborar una pirámide de implicancia

b.- Presentar propuestas para mejorar el ordenamiento de los documentos emitidos

c.- Elaborar una propuesta de ordenamiento de los documentos emitidos.

Fase Tres: Elaborar el sistema de categorización de los documentos emitidos por la

Empresa la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”.

5.1.4 Perdida de documentos emitidos por la Empresa

Tenemos como Propuesta disminuir la perdida de documentos emitidos por la Empresa

“R y M Portátiles S.A.C.”.

Fases para lograr el objetivo:

Fase Uno determinar las acciones que intervienen en la perdida de los documentos
emitidos por la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”.

a.- Irresponsabilidad con la protección de los documentos

b.- Falta de Supervisión.

Fase Dos: Determinar el grado de implicancia de los factores que intervienen en la

perdida de documentos emitidos por la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.

a.- Elaborar una pirámide de implicancia

b.- Presentar alternativas para proteger los documentos emitidos

Fase Tres: Elaborar una herramienta de gestión para proteger los documentos emitidos
por la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”.

5.2 CONSIDERACIONES TÉCNICAS, OPERATIVAS Y AMBIENTAL PARA

LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA.
Consideraciones técnicas: Tienen implicancia y tenemos las competencias para
continuar adelante.

Consideraciones operativas: En este punto estamos dependientes del tiempo y la

disponibilidad de la Empresa “R y M Portátiles S.A.C

Consideraciones ambientales: Al respecto no estamos abordando temas de medio

ambiente por lo cual no hay implicancia directa.

5.3 RECURSOS TÉCNICOS PARA LA IMPLEMENTAR LA MEJORA

Los Recursos técnicos para la implementación de la mejora propuesta son:

Técnicas empleadas: Mejorar la gestión documentaria.

Recursos humanos: Horas-hombre del practicante.

Capacitación: al personal de las áreas involucradas.

Otros recursos: papelería, impresiones y etiquetas.

5.4 DIAGRAMA DE PROCESO DE LA SITUACIÓN MEJORADA

Fase Uno Primera Semana

Fase Dos Segunda y Tercera Semana

Fase Tres Cuarto y Quinto Semana

Fase Cuatro Seis Semana

5.5 CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DE LA MEJORA

5.6 ASPECTOS LIMITANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA.

Limitaciones directivas: No tenemos ascendencia ejecutiva con el personal operativo,

motivo por el cual esto puede ser una limitación en la implementación.

Limitaciones de tiempo: Se han establecido un tiempo de acuerdo a las directivas de la

formación académica y no de la realidad problemática.

Limitaciones económicas: No tenemos un capital limitado, para la realización de la

mejora.

5.7 BENEFICIOS CUALITATIVOS Y CUANTITATIVOS DE LA MEJORA

Beneficios cualitativos:

Mejor ambiente laboral

Menor número de llamadas de atención

Mejor relación con terceros

Más efectividad

Beneficios cuantitativos:

Mayor productividad

Menores costos ocultos

Mayor rendimiento
 CAPÍTULO VI: COSTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA

RESUMEN DE COSTOS

1° FASE: ESTUDIO DEL PROYECTO

2. FASE DE IMPLEMENTACIÓN

3. FASE DE CAPACITACIÓN

4. FASE DE SEGUIMIENTO

1 Sem. 2 Sem. 3 Sem. 4 Sem. 5 Sem. 6 Sem.

1° FASE: ESTUDIO DEL PROYECTO
2. FASE DE IMPLEMENTACIÓN
3. FASE DE CAPACITACIÓN
4. FASE DE SEGUIMIENTO

6.1 COSTO DE MATERIALES

- Papelería S/. 30.00

- Lapiceros S/. 15.00

- Otros materiales S/. 30.00

Total: S/. 75.00

6.2 COSTO MANO DE OBRA

- Directa S/. 1,500

- Indirecta S/. 1,000

Total: S/. 2,500

6.3 COSTO DE MÁQUINAS, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

- Computadoras S/. 400

- Otros S/. 300

Total: S/. 700

6.4 OTROS COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN

- Alimentación S/. 600 (días que se queden trabajando de noche)

- Movilidad S/.500

Total: S/. 1,100

6.5 COSTO TOTAL DE LA IMPLEMENTACIÓN

COSTO DE MATERIALES S/. 75.00

COSTO MANO DE OBRA S/. 2,500

COSTO DE MÁQUINAS, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS S/. 700

OTROS COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN S/. 1,100

TOTAL S/. 4,375

CAPITULO VII: EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE LA MEJORA

7.1 BENEFICIO TÉCNICO Y/O ECONÓMICO ESPERADO DE LA MEJORA

7.2 RELACIÓN BENEFICIO COSTO

7.2.1 BENEFICIO / COSTO

CAPITULO VIII: CONCLUSIONES
CAPITULO IX: RECOMENDACIONES
 CAPITULO X: REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Amaya León, S. H. (2011). Propuesta de un sistema de gestión documental

informatizado en la Universidad Francisco Gavidia de El Salvador. (Universidad
Internacional de Andalucía, Tesis de Maestría). Recuperado de
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(Tesis de Grado, Universidad San Francisco de Quito). Recuperado de
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 CAPÍTULO XI: ANEXOS

11.1. Instrumento para el Diagnostico de la Realidad Problemática.

En lo que prosigue se presenta los resultados obtenidos de aplicar el instrumento

para el diagnóstico dela realidad problemática basado en el principio de Pareto.

Datos para elaborar el Diagrama de Pareto

1. Participantes.

Los encuestados fueron cinco personas, dichas personas que tienen que ver con
el manejo de documentos en “R y M Portátiles S.A.C.”, fueron los siguientes:
Gerente general, administrador, jefe del área de soporte técnico, encargado de
marketing y encargado de almacén.

2. Indicaciones.

- Luego de leer los enunciados, en el cuadro inmediato marcar con un aspa

la calificación que asignarías a cada uno de los problemas según la
frecuencia en la que se presenta en la Empresa “R y M Portátiles S.A.C.”.

- Una vez llenado el cuestionario, contar las respuestas marcadas para la

calificación alto, medio y bajo; y, registrar el número de veces marcado.

- Hacer notar a los encuestados que si no hay problema, lo deje en blanco.

3. Cuestionario.
- Falta de orden en los documentos.

Documento Calificación
Alto Medio Bajo
Facturas.
Solicitudes
Oficios
Boletas.
Cartas
Órdenes de compra.
Órdenes de pago.
Invitaciones
Reconocimientos
- Perdida de documentos.

Documento Calificación
Alto Medio Bajo
Facturas.
Solicitudes
Oficios
Boletas.
Cartas
Órdenes de compra.
Órdenes de pago.
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 GUÍA PARA ELABORAR EL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
GENERALIDADES
Comprende el logotipo de SENATI, la facultad y escuela TÉCNICO-profesional, ítulo
propuesto de la tesis, nombres y apellidos del autor y asesor, la localidad y a duración
de la investigación, si fuese necesaria.
El título (de máximo 20 palabras) debe referirse al objeto de la investigación, contener
la(s) variable(s) (estableciendo su relación, así como los límites espaciales y temporales,
cuando corresponda). (1 página).

I NTRODUCCIÓN
Expone en modo general la realidad problemática destacando la importancia del
problema a investigar para su área profesional y contexto social, Contiene los
antecedentes investigados (artículos científicos de revistas indexadas y tesis) a nivel
nacional e internacional, las teorías, enfoques conceptuales donde se enmarca la
investigación, la formulación del problema en forma de pregunta, la justificación de la
investigación, los objetivos generales y específicos los cuales son formulados de modo
claro y preciso y guardan correspondencia con el problema general y específicos
respectivamente. Adicionalmente contiene la hipótesis en caso de ser pertinente (Hasta
14 paginas).

MÉTODO

Se describen las fases del proceso de investigación, tipo de estudio, diseño de

investigación, se precisan las variables su operacionalización. Adicionalmente, se
explica la población, la muestra y los criterios para su selección. Igualmente, se
proponen las técnicas e instrumentos para la recogida y procesamiento de la
información, la validación y confiabilidad del instrumento, los métodos de análisis de
los datos y se explican los criterios que se utilizarán para garantizar la calidad y ética de
la investigación. (Hasta 5 páginas).
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
Conformado por los aspectos administrativos como cronograma, recursos, presupuesto
y financiamiento del proyecto. (Dos páginas).

REFERENCIAS
Se presentan las fuentes citadas en el proyecto de investigación de acuerdo a

normas APA, Vancouver o ISO según corresponda. La bibliografía mínima debe

contener diez fuentes académicas de los últimos 10 años y pueden ser de diversos tipos
(artículo, libros, ponencias, tesis), de las cuales dos deben ser en lengua extranjera. (Dos
páginas).

ANEXOS
Conformado por los instrumentos.