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Hoja de c�lculo

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Una hoja de c�lculo es un tipo de documento que permite manipular datos num�ricos y
alfanum�ricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas, las cuales se
suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas.

La celda es la unidad b�sica de informaci�n en la hoja de c�lculo, donde se


insertan los valores y las f�rmulas que realizan los c�lculos. Habitualmente es
posible realizar c�lculos complejos con f�rmulas y/o funciones y dibujar diferentes
tipos de gr�ficas.

OpenOffice.org Calc

�ndice
1 Or�genes de las hojas de c�lculo
2 Celdas
3 Operaciones aritm�ticas b�sicas en hojas de c�lculo
4 Las cuatro operaciones b�sicas en plantillas: suma, resta, multiplicaci�n y
divisi�n
5 S�mbolos de agrupaci�n de operaciones
6 Orden de prioridad de las operaciones
7 Nociones de constantes y variables
8 Operaciones con constantes
9 Operaciones con variables. Ventajas
10 Referencias relativas
11 Referencias absolutas
12 Ordenamiento de datos
13 Hojas de c�lculo en el mercado
14 V�ase tambi�n
15 Referencias
Or�genes de las hojas de c�lculo
En 1972 se cre� el concepto de una hoja de c�lculo electr�nica en el art�culo
Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau
merecen parte del cr�dito de este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar
(patente en EE.UU. n�mero 4.398.2491?) algunos de los algoritmos en 1970. La
patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser una invenci�n puramente
matem�tica. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte estableciendo que "algo no
deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo".
Este caso ayud� al comienzo de las patentes de software.

Dan Bricklin es el inventor aceptado de las hojas de c�lculo. Bricklin cont� la


historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de c�lculos en una
pizarra. Cuando el profesor encontr� un error, tuvo que borrar y reescribir una
gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que
podr�a replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de
c�lculo para ver los resultados de las f�rmulas que interven�an en el proceso.

Su idea se convirti� en VisiCalc, la primera hoja de c�lculo, y la "aplicaci�n


fundamental" que hizo que la PC (computadora personal) dejase de ser s�lo un hobby
de entusiastas de las computadoras, para convertirse tambi�n en una herramienta en
los negocios y en las empresas.

Celdas

Direcci�n de una celda


La celda de una hoja de c�lculo visualmente es el lugar donde se pueden introducir
datos o realizar c�lculos. Generalmente son de forma rectangular y se forman en la
intersecci�n de una fila y una columna, se les identifica con un nombre, como por
ejemplo C4; C es el nombre de la columna y 4 el n�mero de la fila.

Las filas son horizontales y est�n identificadas por los n�meros en secuencia
ascendente. Las columnas en cambio est�n identificadas con las letras del alfabeto
y van de forma vertical en la Hoja de C�lculo.

En las celdas se introduce cualquier tipo de informaci�n como texto o n�meros, y


tambi�n f�rmulas o instrucciones para realizar un determinado c�lculo o tarea.

Operaciones aritm�ticas b�sicas en hojas de c�lculo


Cada vez que se insertan datos en una celda, es posible observar que, por ejemplo,
los datos literales o de texto se alinean a la izquierda de la celda mientras que
un dato tipo num�rico (entero o con decimales) se alinea a la derecha de la celda
de forma autom�tica.

Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesita hacer uno o m�s c�lculos en
una celda, es necesario escribir el c�lculo de un modo diferente.

Existen operadores aritm�ticos b�sicos como la suma, la diferencia, el producto y


el cociente que permiten realizar dichos c�lculos, existen adem�s funciones
predeterminadas para dicho fin. En todos los casos, debe anteponerse el signo igual
(=) a todos estos tipos de c�lculos para que la plantilla �reconozca� a ese dato
como una operaci�n aritm�tica o funci�n sobre determinado dato o grupo de datos.

Las cuatro operaciones b�sicas en plantillas: suma, resta, multiplicaci�n y


divisi�n
Las operaciones b�sicas en una hoja de c�lculo son las aritm�ticas conocidas: suma,
resta, multiplicaci�n y divisi�n.

Es importante mencionar que para la ejecuci�n de la tarea es necesario iniciar la


escritura con un signo de igual (=) o bien un signo de m�s (+) seg�n sea la versi�n
de la hoja de c�lculo.

La multiplicaci�n se realiza por medio del operador * (que se visualiza como un


asterisco). Por ejemplo =b1*c3, multiplica los valores que hay en las celdas b1 y
c3. Se pueden multiplicar m�s de dos celdas.

La divisi�n se realiza por medio del operador /. Por ejemplo =b1/c3, divide el
valor que hay en la celda b1 por el de la celda c3.

Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n, debe utilizarse el s�mbolo


circunflejo (^). Por ejemplo, para elevar el contenido de la celda c4 al cubo se
escribe la f�rmula =c4^3.

Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas directamente: =a1+a2+a3. Lo mismo


puede hacerse si necesita restarse: =a1-b1-c1.

S�mbolos de agrupaci�n de operaciones


Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones que se suman a una
multiplicaci�n, por ejemplo), se pueden usar par�ntesis como en matem�tica para
separar una operaci�n de otra. Sin embargo, y tambi�n del mismo modo que en
matem�tica, las operaciones tienen un Orden de Prioridad �natural� de operaci�n.
Primero se resuelven potencias y ra�ces. Despu�s cocientes y productos. Y
finalmente adiciones y sustracciones.

Orden de prioridad de las operaciones


Todas las subexpresiones entre par�ntesis se eval�an primero. Las subexpresiones
con par�ntesis anidados se eval�an desde el centro hacia los extremos.

Dentro de una expresi�n, los operadores se eval�an de la siguiente manera:

Se analiza la expresi�n de izquierda a derecha respetando el Orden de Prioridad


�natural� de operaci�n.
Si en la expresi�n existen par�ntesis, lo que se encuentra dentro de estos se
eval�an de izquierda a derecha seg�n orden de prioridad de los mismos.
Si en la expresi�n se encuentran m�s de un par de par�ntesis, la evaluaci�n se
realiza comenzando con el par�ntesis que se encuentra m�s a la izquierda en la
expresi�n hasta llegar al par de par�ntesis que se encuentra m�s a la derecha de la
expresi�n.
Nociones de constantes y variables
Un par de conceptos de vital inter�s en matem�tica, y en toda aplicaci�n de esta
ciencia a un �rea espec�fica de conocimiento, es el de constante y variable. Para
emplear una terminolog�a simple, entenderemos por constante todo n�mero (o m�s
gen�ricamente todo valor) conciso.

Una variable en cambio, y como su nombre lo sugiere, es una representaci�n de un


dato que puede no tener el mismo valor siempre.

As�, cuando decimos que la temperatura de ebullici�n del agua es de 100� C, estamos
haciendo referencia a un valor constante para ese fen�meno en particular. Sin
embargo, si hacemos referencia a la experiencia de calentar el agua, observaremos
que a medida que transcurre el tiempo, los valores que toma la temperatura van
variando hasta alcanzar la ebullici�n. En este segundo caso, a la temperatura se la
considera variable.

Operaciones con constantes


La plantilla de c�lculo Excel, por supuesto, puede manipular de forma directa
valores espec�ficos (constantes), de modo similar a una calculadora.

As�, si se desean sumar los n�meros 12, 13, 12 y 14 que est�n en las celdas a1, a2,
a3 y a4 respectivamente, ser� suficiente con posicionarse, por ejemplo, en la celda
a5 y escribir =12+13+12+14.

Como se ver� a continuaci�n, esta forma de realizar c�lculos (complejos o no), no


es recomendable. Cometer un error en la carga de un valor implicar�a corregir el
n�mero err�neo, y adem�s la f�rmula en s� misma.

Operaciones con variables. Ventajas


Puede a�adirse a todo lo anteriormente expuesto que en Ciencias de la Computaci�n,
la interpretaci�n de constante y de variable es similar a la de matem�tica, pero
tiene adem�s un enfoque particular en lo referente a la idea de variable.

Se considera que toda variable, en inform�tica, almacena un valor. De este modo


ser� mucho m�s ventajoso manipular una variable, y no su contenido espec�fico. En
la hoja de C�lculo Excel, manipular variables equivale a manipular celdas.

De este modo, en el ejemplo anterior, ser� m�s eficiente escribir en la celda a5 la


f�rmula �con variables� =a1+a2+a3+a4, que la f�rmula �con constantes� =12+13+12+14.
En la primera, si se comete un error al cargar los valores de a1 a a4, solamente se
corregir�/n dicho/s error/es. Como la f�rmula est� escrita �en celdas� � o sea
manipulando variables � la f�rmula en s� misma recalcular� el resultado correcto
sin necesidad de ser corregida.

Una f�rmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Una f�rmula es una t�cnica b�sica para el
an�lisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las
hojas de c�lculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc... En una f�rmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La
f�rmula se escribe en la barra de f�rmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una f�rmula son :
Operadores aritm�ticos se emplean para producir resultados num�ricos. Ejemplo: + -
* / % ^ Operador tipo texto se emplea para concatenar celdas que contengan texto.
Ejemplo: & Operadores relacionales se emplean para comparar valores y proporcionar
un valor l�gico (verdadero o falso) como resultado de la comparaci�n. Ejemplo: < >
= <= >= <> Operadores de referencia indican que el valor producido en la celda
referenciada debe ser utilizado en la f�rmula. En Excel pueden ser: - Operador de
rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas.
Ejemplo: A1:G5 - Operador de uni�n indicado por una coma (,), une los valores de
dos o m�s celdas. Ejemplo: A1,G5

Cuando hay varias operaciones en una misma expresi�n, cada parte de la misma se
eval�a y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de
los operadores. Se pueden utilizar par�ntesis para modificar el orden de prioridad
y forzar la resoluci�n de algunas partes de una expresi�n antes que otras.

Las operaciones entre par�ntesis siguen una jerarqu�a b�sica: son siempre
ejecutadas antes que las que est�n fuera del par�ntesis. Sin embargo, dentro de los
par�ntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay
expresiones que contienen operadores de m�s de una categor�a, se resuelve antes las
que tienen operadores aritm�ticos, a continuaci�n las que tienen operadores de
comparaci�n y por �ltimo las de operadores l�gicos .

Los operadores de comparaci�n tienen todos la misma prioridad, es decir que son
resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son: Comparaci�n
Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)

Los operadores l�gicos y aritm�ticos son resueltos en el siguiente orden de


prioridad (de mayor a menor): Aritm�ticos L�gicos Exponenciaci�n (^) Not Negaci�n
(-) And Multiplicaci�n (*) y Divisi�n (/) Or Adici�n (+) y Sustracci�n (-)
Concatenaci�n de caracteres (&) Cuando hay multiplicaci�n y divisi�n en
la misma expresi�n, cada operaci�n es resuelta a medida que aparece, de izquierda a
derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma
expresi�n, cada operaci�n es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a
derecha. El operador de concatenaci�n de cadenas de caracteres (&) no es realmente
un operador aritm�tico pero es prioritario respecto a todos los operadores de
comparaci�n.

Funciones Una funci�n es una f�rmula predefinida que realiza los c�lculos
utilizando valores espec�ficos en un orden particular. Todas las funciones tienen
que seguir una sintaxis y si �sta no se respeta Excel nos mostrar� un mensaje de
error. 1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre par�ntesis. No
dejes espacios antes o despu�s de cada par�ntesis. 2) Los argumentos pueden ser
valores constantes (n�mero o texto), f�rmulas o funciones. 3) Los argumentos deben
de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta funci�n equivale a
=A1+A2+A3+B1+B2+B3

Referencias relativas
Cuando escribimos una f�rmula, cualquiera que sea, podemos evitar escribirla muchas
veces por medio del punto de autorellenado, que est� en la celda seleccionada abajo
a la derecha. Si nos ubicamos en la celda que contiene la f�rmula, y acercamos el
rat�n a ese punto hasta que el puntero se transforma en una cruz finita y negra,
puede apretarse el bot�n sin soltarse y "arrastrar" la f�rmula al resto de las
celdas

Referencias absolutas
Muchas veces ocurre que un valor en una celda debe afectar a varios valores que se
encuentran en otro grupo de celdas. Por ejemplo, en una celda puede haber un precio
que debe multiplicar a varias cantidades que se encuentran en otras celdas; o un
porcentaje (de descuento o de incremento) debe multiplicar a varios importes que
est�n en otro rango de celdas. Para poder utilizar la celda de precios, por
ejemplo, para realizar las multiplicaciones, no podr�amos autollenar la f�rmula de
multiplicaci�n para todas las celdas. �Por qu�?, porque como el n�mero de la fila
aumenta (es relativa), ya la celda del precio no multiplicar�a a todos los n�meros.
Entonces, cuando se tiene que multiplicar un n�mero en una celda por varios n�meros
que est�n en otras celdas, lo que conviene es inmovilizar la celda que contiene el
precio. Esto se llama hacer una celda o referencia absoluta. Hay dos maneras de
hacer esto. La primera es colocar el cursor (con el mouse o las teclas de
direcci�n) delante de la celda que se quiere inmovilizar y pulsar la tecla F4.
Supongamos que nuestro precio se encuentra en la celda b1 y la deseamos multiplicar
por una primera cantidad de art�culos que est� en la celda c5. Cuando escribamos
esa primera f�rmula quedar� =b1*c5. Para inmovilizar la celda b1 que tiene el
precio por art�culo, colocamos el cursor delante de la celda b1 (es decir entre el
signo "=" y la "b" de b1) y despu�s de pulsar la tecla F4, la f�rmula quedar�:
=$b$1*c5, con lo cual ya la celda b1 est� inmovilizada y al autollenar, no se
modificar� ni la letra "b" de la columna, ni el n�mero 1 de la fila. Hecho esto,
todos los n�meros c5, c6, c7,�. Quedar�n multiplicados por lo que hay en b1.

La otra manera de hacerlo es directamente tipear el signo $ delante de la b y el


mismo signo delante del n�mero 1 al escribir la f�rmula. Del mismo modo anterior,
la f�rmula se podr� autollenar al resto de las celdas.

Ordenamiento de datos
Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe seleccionarse el mismo
(inclusive los r�tulos) y puede ordenarse directamente sobre la base de la primera
columna (columna A), utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A (descendente).
Si se quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la primera (la A), hay que
seleccionar todos los datos (con r�tulos y todo) e ir a DATOS y elegir la opci�n
Ordenar� En el cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir de una lista
desplegable por cu�l r�tulo de columna quiere ser la primera tambi�n), y a la
derecha aparece si queremos que el ordenamiento sea ascendente o descendente.

Hojas de c�lculo en el mercado


Apache OpenOffice Calc, OpenOffice.org
Calc, integrada en LibreOffice
Gnumeric, integrada en Gnome Office
Hoja de c�lculo, integrada en Google Apps.
KSpread, integrada en KOffice, paquete gratuito de Linux.
Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite
Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office
Numbers, integrada en iWork de Apple
StarOffice Calc, integrada en StarOffice.
PlayMaker, integrada en FreeOffice de SoftMaker.
Corel Quattro Pro, integrada en WordPerfect.