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SIA y Auditoria Computacional (De Sistemas) Funcionalidades Sistemas ERP

• La Planeación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning,


ERP) es un sistema compuesto por un conjunto de módulos funcionales
estándar y que son susceptibles de ser adaptados a las necesidades de
cada empresa.

• Es una forma de utilizar la información a través de toda la organización en


áreas claves como fabricación, compras, administración de inventario y
cadena de suministros, control financiero, administración de recursos
humanos, logística y distribución, ventas, marketing y administración de
relaciones con clientes.

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• Los sistemas ERP están diseñados para incrementar la eficiencia en las


operaciones de la compañía que lo utilice, además tiene la capacidad de
adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio y si se
aprovecha al máximo el trabajo de consultoría durante la implantación
permite mejorar los procesos actuales de trabajo.

• Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un aliado


excelente ya que le permite aumentar la productividad de la compañía en
forma considerable.

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Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa
en implantar una solución ERP:

• Aumentar su competitividad

• Controlar mejor sus operaciones

• Integrar su información.

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• Competitividad
 Las empresas requieren continuas optimizaciones de sus costos, ya
sea de producción, comercialización o administración; por otro lado,
deben incrementar constantemente su productividad.

• Control
 Varias empresas tienen un manejo aislado de la información
generada en los distintos departamentos y requieren de una solución
global que integre y organice los datos para que en forma accesible
apoye la toma de decisiones.

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• Integración

 Es importante integrar la información en la áreas vitales de la


empresa como finanzas, distribución y manufactura.

 En este sentido una de las principales integraciones son entre el


back-office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que
apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente
con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar,
monitorear, administrar y distribuir productos.

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• Con sistemas ERP podemos gestionar y actuar sobre la red interna de


la empresa (mejorando la cadena de procesos y consiguiendo un
mayor rango de estandarización) y sobre sus necesidades externas
(proveedores, alianzas y clientes) de forma conjunta, y son más
eficaces en la adaptación al cambio y en la respuesta a los clientes.

• Estos sistemas modulares se caracterizan porque unifican y ordenan


toda la información de la empresa en una única base de datos
centralizada para tener bajo control cualquier situación que se dé en
la empresa, para procesar cualquier suceso de forma inmediata, y
para tomar decisiones de forma más rápida y segura.
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Beneficios del ERP

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Otros beneficios que ofrecen estos sistema son:

• Integridad de los datos


• Confiabilidad en la información del Sistema
• Definición de un solo Flujo de Trabajo
• Aumento de Trabajo Colaborativo.
• Sistema basado en Resultados
• Sistema con Tecnología de punta
• Mejoras en los servicios al cliente.
• Mejora en los tiempos de respuesta.
• Reducción de costos.
• Reducción de Inventarios – Optimización.
• Reducción del costo de calidad.

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Finanzas

Centraliza Bodega
Producción
ción ERP

Contabilidad

ERP es una arquitectura de software que facilita el flujo de información entre funciones de
manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa.
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Características de Los ERP:

•Bases de datos centralizada.

•Componentes de ERP interactúan entre sí consolidando todas las


operaciones.

•En un sistema ERP los datos se integran una sola vez. Los datos deben
ser consistentes completos y comunes.

•Las empresas deben modificar algunos de sus procesos para alinearlos


con los del sistema ERP.
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Características de Los ERP:

EL ENFOQUE: CENTRADO EN LOS USUARIOS

REPORTERÍA CONSULTAS AD-HOC TABLEROS DE INDICADORES


Están orientados a manejar Se disponibiliza una estructura Proporciona estructuras de
estructuras de información de inforamción (Modelo visualización de los indicadores
(tablas, graficos) que puedan Analítico) para que se puedan claves del negocio usando de
desplegar volunemes de efectuar las consultas no gráficos de alto impacto y un
información en un formato estructuradas, permitiendo a los lenguaje de alertas (Semáforos),
estándar o corporativo. usuarios del negocios manipular permitiendo con ello entender
y explorar la información que áreas requieren atención y
Están diseñado para presentar
relevante para gestión de tal focalizar de mejor forma las
información detallada en niveles
forma que sirva de soporte a la acciones correctivas.
organizacionales.
toma de desiciones.
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Características de Los ERP:

ENFOQUE: LOS PROCESOS DEL NEGOCIO INCLUIDOS

GESTIÓN Gestión de Gestión de Gestión de


COMERCIA Ingresos Superficie Ventas
L

MARKETING Y Gestión de Gestión de


ÁREAS FUNCIONALES

RELACIÓN Contactos Campañas


CON EL CLIENTE

Evaluación de Gestión de
GESTIÓN
Riesgos Contratos
LEGAL

Gestión de Gastos Gestión de Gestión de Mantención de Análisis del


GESTIÓN DE MALLS
Comunes Parking Seguridad Activos Consumidor

SERVICIOS Excelencia Recursos


ADMINISTRATIVOS Finanzas
Operacional Humanos
Facturación Cobranza
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Razones para cambio a sistema ERP:


•Apoyarse en un sistema único y coherente

•Tener en cuenta las especificidades del negocio

•Centralizar la información y facilitar su divulgación

•Organizar los flujos de información internos y externos

•Optimizar y automatizar sus procesos de negocio.

•Disponer de funciones de coordinación y análisis de las decisiones

•Tomar decisiones más rápidas gracias a datos centralizados


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Factores Clave en un proyecto de implantación ERP

1. Compromiso y participación de todos los interesados


• Se debe llevar a cabo un trabajo de relevamiento interno mediante
cuestionarios y entrevistas durante el proyecto, para definir los
puntos fuertes de la organización, información sobre el impacto y
fortalezas de la implantación del ERP.

• A los implicados en las entrevistas se les debe dar participación en la


definición de los criterios de medición, dándoles así un sentido de
propiedad que lleva a que su compromiso sea mayor.
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Factores Clave en un proyecto de implantación ERP

2. Definir las necesidades de la organización


• Lo primero que debemos tener en cuenta es que cada organización
tiene unas necesidades distintas, y que el ERP y su parametrización
dependerá de estas necesidades.

• Por ello, como un ERP no es una solución “tipo” y las soluciones


válidas para otras organizaciones pueden no ser válidas para la
nuestra.
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Factores Clave en un proyecto de implantación ERP

3. La aceptación general de los beneficios del despliegue del ERP


• Se trata de fomentar la visión de que el nuevo ERP es un “bien
común” para toda la empresa.

• Confianza en que la implantación del nuestro sistema, a pesar de los


inconvenientes al inicio, traerá mejoras en sus procesos.
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Factores Clave en un proyecto de implantación ERP

4. Apoyo de la Alta Dirección


• La administración superior debe patrocinar y apoyar
permanentemente al equipo de proyecto y a usuarios finales (Tarea
de Todos), coordinando los aspectos tecnológicos y organizativos.

• En este sentido, el jefe de proyecto debe ser respetado por la


organización, para asegurar el liderazgo durante la ejecución.
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Factores Clave en un proyecto de implantación ERP

5. Comunicación como clave de éxito


• La comunicación con el equipo del proyecto y los demás empleados
de la empresa es un factor clave.
• Se deben publicar internamente noticias sobre el proyecto, crear
informes de progresos con los logros, etc.
• Se debe gestionar el cambio.
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Etapas de una implementación de ERP

Un proyecto de implementación de un ERP consta de varias etapas, cada


una con su importancia individual, no obstante, al final se crea una
sinergia entre todas para lograr los objetivos.
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1. PLANIFICACION

El objetivo de esta etapa es contactar al equipo interno equipo consultor


para que en conjunto definan la planeación definitiva y detallada del
proyecto, entre las actividades a realizarse están:

• Presentar al equipo de trabajo ( Usuarios Expertos) al líder consultor


que llevará a cabo la implementación.

• Establecer un cronograma compartido de actividades.

• Armar una bitácora de compromisos para poder iniciar sin


contratiempos o sorpresas.

• Preparar los formatos de cada uno de los procesos así como los datos
maestros iniciales que se ingresarán al sistema.
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2. ANÁLISIS DEL PROYECTO

El objetivo de esta etapa es contactar al equipo interno equipo consultor


para que en conjunto definan la planeación definitiva y detallada del
proyecto, entre las actividades a realizarse están:

• Presentar al equipo de trabajo ( Usuarios Expertos) al líder consultor


que llevará a cabo la implementación.

• Establecer un cronograma compartido de actividades.

• Armar una bitácora de compromisos para poder iniciar sin


contratiempos o sorpresas.

• Preparar los formatos de cada uno de los procesos así como los datos
maestros iniciales que se ingresarán al sistema.
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3. DISEÑO DEL PROYECTO ERP

• En esta etapa de la implementación se realiza la configuración de la


solución de acuerdo a los procesos, procedimientos y requerimientos
que en la etapa anterior se definieron.

• Es importante en esta etapa que ej jefe del proyecto de parte de la


empresa mantenga el contacto con el proveedor para validar cualquier
duda que pudiera surgir ya que en esta etapa la solución va tomando
forma para quedar adecuada a las necesidades reales del negocio.
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4. ETAPA PRUEBAS INTEGRALES

• Se valida si lo que definido en el análisis y planeación va de acuerdo al


resultado obtenido.
• Son escenarios de operaciones reales de la empresa en situaciones que
recreen transacciones en forma unitaria.
• En esta fase usuarios expertos validan cada proceso así como de cada
funcionalidad de la solución y de la información que se obtiene.
• Es muy importante confirmar que todos los procesos y requerimientos
claves de la operación estén completamente chequeado previo a
liberación del proyecto.
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5 . CAPACITACIÓN PARA UTILIZAR EL SISTEMA

• Se procede a proceso de capacitación a todos los usuarios finales, con


el fin de obtener el máximo de aprendizaje de la herramienta.

• Se debe asegurar de encargar a cada usuario que realice operaciones


diarias de práctica en el sistema, desde ese día hasta la liberación, para
reforzar la capacitación recibida, ya que de no hacerlo existe el riesgo
de que la persona pierda el conocimiento obtenido en esta importante
etapa.
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6 . LIBERACION

• Es la salida en vivo para que los usuarios de todos los niveles puedan
hacer uso de la herramienta en su totalidad con el apoyo del consultor
en la etapa inicial.

• Una vez terminada esta fase y cuando los usuarios ya manejan de


manera eficiente la solución de acuerdo a sus funciones, se inicia un
proceso de mejora continua con el fin de optimizar el trabajo.

El resultado será una exitosa integración de las operaciones,


acceso a información completa para toma de decisiones.
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Inteligencia de Negocios
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Inteligencia de Negocios

• Qué debemos entender por Inteligencia de Negocios (Business Intelligence o


BI)
– Transformar los datos en información
– Tomar decisiones informadas en forma más temprana
– Usar una aproximación de “Management” al uso de la información
generada en la operación de una organización
• Qué no es
– La manera de tomar “mejores decisiones”
– Un conjunto de herramientas de software
– Una solución para la gente de Marketing
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¿Porqué necesitamos BI?
• Las Organizaciones que necesitan un ambiente de Inteligencia de Negocios,
poseen las siguientes características:
– Reportes provenientes de varios sistemas transaccionales no
concuerdan
• Los resultados de ventas no concuerdan.
• Las cantidades de inventario tampoco concuerdan.
• Los reportes detallados no concuerdan con los reportes
consolidados.
– La gerencia no tiene acceso a una “imagen global corporativa” de su
situación actual:
• ¿Quiénes son nuestros clientes?
• ¿Qué nos han comprado?
• ¿Cuánto inventario tenemos disponible?
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¿Porqué necesitamos BI?

• Las unidades de negocios han contratado personal de TI para escribir


“reporteadores” dentro de la misma unidad
– “Compartir datos es raro – bases de datos propietarias son la regla.
– Producir los reportes cada vez toma más y más tiempo.

• TI ha creado múltiples extracciones de archivos de sistemas transaccionales


para propósitos analíticos
– Se generan extractos de los extractos.
– Se pierden las fuentes de datos, no hay rastros de auditoria.
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Reconociendo la necesidad de BI
• La organización no puede determinar la rentabilidad precisa de un cliente o
de un producto
– Se cuestiona la rentabilidad.
– Las tendencias en ventas o de los hábitos de compra del cliente no
pueden determinarse.
• La organización no puede llegar a los clientes adecuadamente
– La segmentación es imposible.
– La perfilación de los clientes es imposible.
• La organización está perdiendo participación en el mercado frente a los
competidores
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El Valor de sus Datos

Consultas Contexto Data Mining


y y y
Reportes Relevancia Visualización
 Predicciones
 Clasificaciones
Valor al negocio

 Tendencias
 Análisis
 Indicadores Visión
 Reportes
Futura
 SQL
 Tablas Pivote
Conocimiento

Información

Datos

Inversión en Inteligencia de Negocios


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El Mundo de Hoy – Múltiples “Fuentes de Datos”


• Planificación de recursos CRM y
empresariales (ERP) eCRM Call
Center

Adm.
• Gerencia de la relación con el Campañas Internet
Marketing
cliente (CRM)
Data
• Administración de la cadena de Warehouse
proveedores (SCM) Contabilidad Corporativo Inventario
Finanzas

Compras
RRHH
• Datos de flujo de personas en Ventas

la Web

• Comercio por Internet ( B2C y


B2B)
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ETLERP

ETL
Extracción GENERACIÓN
CRM
Transformación DE ANALISIS
Carga

DATA WAREHOUSE GENERACIÓN


OPERATIONAL
REPORTES
SYSTEM
(KPIs)

ARCHIVOS Datos atómicos MINERIA DE


Archivos planos
PLANOS DATOS
Información
resumida

Metadatos
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Ejemplo – Cadena de Valor de Manufactura

Sales CRM
&
Marketing
Supply Chain

Procurement Production
Suppliers Distribution Customers

Customer
Service

Support
Systems Executive Financials
Human
Resources
Management
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Análisis de ventas
Efectividad de
campañas Sales CRM
&
Marketing
Supply Chain

Procurement Production
Suppliers Distribution Customers

Customer
Service

Support
Systems Executive Financials
Human
Resources
Management
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Sales CRM
&
Marketing
Supply Chain

Procurement Production
Suppliers Distribution Customers

Customer
Calidad & Service
Producción

Support
Systems Executive Financials
Human
Resources
Management
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Sales CRM
&
Marketing
Supply Chain

Procurement Production
Suppliers Distribution Customers

Customer
Service
Presupuesto y
Reportes
financieros

Support
Systems Executive Financials
Human
Resources
Management
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Procesos y áreas críticos para BI


• Reportes financieros
• Ventas
• Presupuestación
• Adm. cuentas
• Rentabilidad
• Análisis WEB
• Riesgo
• CRM
• Detección de fraudes
• Promociones
• Cadena de suministros
• Segmentación
• Calidad
• Adm. marcas
• Recursos humanos
• Adm. categorías
• “Balanced Scorecard”
• Lealtad y Servicio clientes

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