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Caso de Estudio
Automatización de Procesos
Administrativos Casos Empresariales.
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ANÁLISIS DE SITUACIÓN ACTUAL
Visión
Misión
Garantizar la satisfacción de todos nuestros clientes nacionales y extranjeros, con diseños frescos y
a la moda, superando las expectativas de calidad y precio ofrecidos por todos nuestros
competidores.
Factores internos
Fortalezas
Materia prima de alta calidad 100% de algodón o mezclas algodón poliéster, nylon, etc.
Se tiene la capacidad de aumentar la productividad a un 50%
Gran variedad de producto para satisfacer al cliente.
Áreas 100% especializadas para las distintas fases de producción.
Capacidad de realizar 36,0000 piezas mensuales.
Una de los más grandes exportadores de hilo 100% de algodón, nylon, poliéster y tejidos.
Planilla compuesta por 1,500 empleados.
49% de participación en el mercado.
Cartera de Clientes aumentando un 10% cada mes.
Debilidades
Robo de un 5% de la mercadería.
Desviaciones y mala utilización del 5% de los recursos.
Problemas para potencializar la eficacia y productividad de los empleados en un 3%.
Empleados no capacitados en el área o especialización de trabajo.
Falta de mecanismos de seguridad, con un 100% de controles y equipo.
Lentitud de un 8% en procedimientos de producción y radican en la pérdida de tiempo.
Un 10% de la maquinaría se encuentra en mal estado.
No se respeta la jerarquía de puestos.
7% de maquinaria Insuficiente para la demanda en la producción
No cuenta con departamento de logística
Mecanismos de seguridad desactualizados
No cuenta con sala de ventas
No hay comunicación efectiva y/o asertiva entre los empleados
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Factores externos
Oportunidades
100% de aceptación de los productos por parte de los clientes.
50% de oportunidad de crecimiento.
Un 49% de participación en el mercado
Alta cartera de clientes.
Mano de obra barata.
Poca competencia en el país.
Amenazas
Pagos excesivos de impuestos.
Presión económica, legal y social del parte de la política gubernamental.
La tecnología avanza y no se cuenta con la maquinaria para aumentar con la
productividad.
El país se encuentra en inestabilidad con respecto en la economía.
Moneda inestable del país.
Alto índice de delincuencia.
Corrupción en las dependencias del Estado.
Precio de la competencia.
Extorsión.
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2 Mal uso de Hacer el mejor Conocer limitaciones Las personas pueden
los recursos uso de los y ventajas de cada negarse a los cambios,
recursos uno de los recursos pueden resistirse al
conociendo sus con los que cuenta la cambio.
ventajas, las maquinaria. Se necesita de capital
limitaciones Buscar nuevas para la capacitación.
con las que maquinarias en la cual
cuentan los se pueda hacer el
recursos, mayor uso de la
disminuyendo materia prima.
los costos de laBrindar
empresa. capacitaciones sobre
el uso de cada uno de
los equipos y
maquinaria.
3 Mal clima Mejorar la Definir la jerarquía Se requiere de cambios
laboral relación de organizacional, líneas en la estructura
cada uno de los de mando, para tener organizacional lo cual
empleados clara a quien se debe implica de tiempo y
logrando así acudir o quien es el dinero.
aumentar la encargado de cada Resistencia en los
productividad. grupo de trabajo. cambios.
Establecer la Capacitaciones Pocas capacitaciones.
unidad de constantes en temas No se cuenta con un
mando. de comunicación sistema de
efectiva y asertiva. retroalimentación
También de trabajo constante. Revisar si
en equipo. existe un Manual de
Políticas.
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5 Falta de Mejorar el Establecer una línea Organigrama mal
comunicación manejo de de mando definida y estructurado
horizontal y información en darla a conocer a todo
vertical los diferentes el personal
niveles
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10 Pagos Reducir y Revisión de las leyes
excesivos de eliminar el de importación y
impuestos pago exportación, para ver
innecesario de si es factible una
impuestos reducción de
impuestos
Problema a resolver.
Departamento Recursos Humanos
Unos de los problemas que encontramos dentro de la empresa Textiles “H & A” una
descompasicion de la estructura organizacional lo que da paso a tener una mala comunicación
dentro de la empresa. Se puede mencionar que tiene una gestión y la falta de comunicación entre
los encargados de departamentos con los jefes inmediatos. Teniendo una mala comunicación,
dando ejemplo en que las primeras líneas en recibir la infomación no es exactamente lo que las
siguientes líneas de la estructura llegan a tener.
No se cuenta con una planificación de gestión de la comunicación interna, como una actualización
de los procedimientos que se deben de seguir en la transformación de tejidos, telas o la variedad
de prenda de vestir lo que da paso a un mal uso de los materiales como la maquinaria, evitando
ser más productivos.
No se cuenta con un sistema de información para la toma de decisiones, y para cada uno de los
procesos administrativos.
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FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
Actualmente la empresa cuenta con 1,500 Falta de equipo y
Factores Internos empleados altamente calificados. Sistemas de información.
El personal se encuentra motivado Mala comunicación.
El equipo de trabajo es capaz de suplir las Los manuales de procedimientos están desactualizados.
necesidades del cliente. Desconocimiento de la estructura organizacional.
El personal tiene conocimiento en lo que hace. No cuentan con controles y equipos para áreas propicias a
Cuentan con diferentes áreas para la elaboración accidentes.
Factores Externos del tejido, telas y prendas. Las salidas de emergencia requieren de una ampliación.
Utilización de personal de forma inadecuada.
No hay una jerarquización
Establecida.
OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)
Oportunidad de Maxi-Maxi Mini-Maxi
crecimiento laboral. Seguir motivando al personal brindándoles recompensar Capacitar al personal para el manejo de recursos y evitar el mal
Todos los empleados monetarias o con descuentos en la mercadería dentro uso y desperdicios.
cuentan con las de la empresa. Establecer líneas de mando, donde todo el equipo de trabajo
prestaciones de la ley. Elaborar un plan crecimiento para que el personal este tenga conocimiento de quien es el a quien deben acudir.
motivado y sepa que tiene oportunidad de crecimiento Implementar un sistema de información para su manipulación y
dentro de la empresa. almacenamiento, CRM (Software para la administración de la
relación con los clientes, ventas y marketing).
Actualización de manuales de procedimientos y control
administrativos.
Establecer rutas de evacuación.
Diseñar un manual procedimientos preventivos de riegos
laborales.
AMENAZAS (A) ESTRATEGIAS (DA) ESTRATEGIAS (DA)
Leyes Fiscales. Maxi-Mini Mini-Mini
Aumento del salario base. Prestar atención a las necesidades de los Favorecer al personal
La remuneración de trabajo colaboradores e implementar un medio de Con descuentos especiales.
en otras empresas sea más motivación de acorde a ellas. Diseñar un plan de recreación para los empleados.
alta. Diseñar un plan superación tanto personal como Diseñar áreas específicas de descanso (Cafeterías, ambientes
Poca capacitación del profesional de los colaboradores. armónicos).
personal. Realizar pago de horas extra.
Cambio en el valor de
La moneda.
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Estrategias y su clasificación según Porter.
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Beneficios al resolver el problema
Al establecer una estructura organizacional correcta se logrará tener una línea de mando clara y el
personal sabrá a quien acudir y quien será el jefe inmediato, de igual manera al tener una
estructura organizacional funcional ofrece un alto nivel de especialización en las diferentes áreas,
porque el trabajador será experto y tener altos niveles de velocidad y eficiencia en la elaboración
de hilos, telas y la gran variedad de prendas de vestir.
Al tener una formal comunicación interna, la empresa podrá compartir los valores, visión y
objetivos a sus trabajadores. El permitir que los trabajadores puedan dar opiniones sobre el
tema, hace que se sientan parte de y puedan hacer las cosas de la mejor manera, porque ellos
sabran bien lo que hacen y llegarán a ser más productivos, generar un clima laboral de confianza y
manteniendo las buenas relacione entre los trabajadores.
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Para poder llevar a cabo la implemetacion de dicho sistema es necesario seguir estos pasos:
Identificar las necesidades que tiene el usuario (En este caso tener un sistema de control
para la administración)
Realizar un reporte de viavilidad del sistema.
Reporte de ánalisis técnico y económico.
Tener el plan de trabajo al contar con este sistema.
Se propone establecer un control estratégico que requiere del monitoreo constantes en puntos
de control importantes, así como de modificar estrategias de la organización con base a las
evaluación de los procesos y el uso de los recursos, para lograr tener un buen sistema de control
es necesario realizar planes estratégicos y ya que el control facilita la comparación de las metas
propuestas con el desempeño real de la empresa, también permite la oportunidades de
aprendizaje que, a su vez, son la base de un cambio organizacional.
El recurso humano es muy valioso para la empresa, el tener al equipo de trabajo motivados,
capacitados, expertos en lo el área en la que laboran permitirá el aumento de productividad, y se
pretende lograr esto con la implementación por medio de:
Capacitaciones cada mes, donde se expondrán a capacitaciones específicas que les ayude
a mejorar el rendimiento dentro de la empresa, teniendo conocimiento en lo que hacen.
La implementación de un plan de crecimiento donde los trabajadores podrán saber el
crecimiento que podrán tener dentro de la empresa y esto los hará más competitivos y
esforzados por alcanzar el crecimiento dentro de la misma.
Realizar un análisis previo para tomar en cuenta las necesidades de los trabajadores y
logra que se sientan a gusto con el área de trabajo, establecer un plan de incentivos con
base a lo analizado, donde el trabajador se pueda sentir a gusto con la recompensa de
realizar un buen trabajo.
Determinar una media hora de descanso dentro de la jornada de trabajo, estableciendo a
diferentes grupos de trabajadores para poder tener este tiempo de descanso donde ellos
puedan despejarse y volver a sus labores diarias más activos, se propone la creación de
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una cafetería o ambientes armónicos donde ellos puedan tomar ese tiempo libre,
despejarse para poder volver al trabajo con mayor entusiasmo.
La empresa actualmente cuenta con una estructura organizacional, pero con la que cuenta
solamente evita tener una buena comunicación con los trabajadores, generando una mala
comunicación por ello es necesario establecer una estructura organizacional funcional y se
necesita:
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Modelo IPO de textiles h &a
Feedback (Retroalimentación)
Reportes de contrataciones
Control de empleados
Control de estado del
ambiente laboral
Control de procesos de
inducción
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Organigrama
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MANUAL DE PUESTOS
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Departamento de Recursos Humanos
Descripción de Puesto
Planifica, dirige y supervisa la correcta ejecución de los programas y sistemas implementados por
la empresa (reclutamiento, selección y evaluaciones periódicas de desempeño). Todo esto
apegado al manual de políticas de la empresa.
Perfil de Conocimientos:
Esta posición requiere de una persona con estudios culminados en Licenciatura en Administración
de Empresas, Ingeniería Industrial, Psicología Industrial o Administración de Recursos Humanos,
todos los mencionados, con grado de Maestría indispensable. También debe poseer
conocimientos sobre paquetes de software, equipo de oficina, conocimiento amplio del Código de
Trabajo y Leyes Laborales. También debe poseer licencia de conducir, ya que se requiere su
presencia en diferentes regiones del territorio Nacional e Internacional. Pasaporte, Visa
Americana y alto dominio del idioma inglés, son indispensables.
Títulos:
El gerente de Recursos Humanos, tendrá a su cargo todas las funciones que se detallan a
continuación.
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Responsabilidad absoluta sobre la correcta ejecución en las funciones de los departamentos
de Reclutamiento, Capacitación, Contrataciones, Nóminas y Seguridad. Presentando
periódicamente ante la Gerencia General los avances alcanzados en los diferentes períodos.
Velar porque se cumpla un trato justo y equitativo a todos los empleados de la Empresa.
Destinar fondos a diferentes proyectos que busquen la superación personal y laboral de
todos los empleados, así como también actividades de recreación que fomenten el
compañerismo en las diferentes áreas.
Velar porque la empresa esté apegada a las leyes del país y que en ningún momento se
ponga en riesgo la integridad del Trabajador y de La Empresa.
Realizar constantemente evaluaciones de desempeño a los encargados de las diferentes
áreas para buscar la mejora constante en el desempeño de cada persona en su puesto de
trabajo.
Descripción de Puesto
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Perfil de Conocimientos:
Esta posición requiere de una persona con estudios culminados en Licenciatura en Administración
de Empresas, Ingeniería Industrial, Psicología Industrial o Administración de Recursos Humanos.
También debe poseer conocimientos sobre paquetes de software, equipo de oficina, conocimiento
amplio del Código de Trabajo y Leyes Laborales. También debe poseer licencia de conducir, ya que
se requiere su presencia en diferentes regiones del territorio Nacional. Alto dominio del idioma
inglés, es indispensable.
Títulos:
El Jefe de Reclutamiento, tendrá a su cargo todas las funciones que se detallan a continuación.
Responsabilidad absoluta sobre los diferentes perfiles contratados. Debe garantizar que la
mano de obra seleccionada, es altamente calificada.
Garantizar la confidencialidad de la información obtenida de cada candidato.
Estar constantemente actualizado en materia de software y hardware, utilizados en el área
de reclutamiento.
Garantizar que el expediente del candidato esté completo, en base a lo requerido por la
empresa, antes de proceder a la contratación.
Descripción de Puesto
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Especificaciones y Requisitos del Puesto:
Representa un apoyo en las diferentes actividades de reclutamiento, reserva los espacios y realiza
las citas para los diferentes candidatos. Es el encargado de que exista un correcto
abastecimiento de formularios escritos para cada actividad. También es el encargado de
clasificar cada expediente, garantizando que se cumpla con los requerimientos de la
empresa. Debe ser capaz de sustituir al Jefe de Reclutamiento en caso de ausencia por
cualquier imprevisto que se presente.
Perfil de Conocimientos:
Esta posición requiere de una persona con nivel mínimo de cierre de pensum en Licenciatura en
Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Psicología Industrial o Administración
de Recursos Humanos. También debe poseer conocimientos sobre paquetes de software,
equipo de oficina, conocimiento amplio del Código de Trabajo y Leyes Laborales. También
debe poseer licencia de conducir, ya que se requiere su presencia en diferentes regiones
del territorio Nacional. Alto dominio del idioma inglés, es indispensable.
Títulos:
El Jefe de Reclutamiento, tendrá a su cargo todas las funciones que se detallan a continuación.
Descripción de Puesto
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Descripción básica del puesto:
Planifica, dirige y supervisa las diferentes actividades de capacitación para las diferentes áreas de
la Empresa. Hace visitas periódicas a los diferentes departamentos, recibiendo retroalimentación
constante de primera mano, que servirá de base para hacer las programaciones necesarias.
Perfil de Conocimientos:
Títulos:
El Jefe de Capacitación, tendrá a su cargo todas las funciones que se detallan a continuación.
Tener muy bien definido un plan de crecimiento y/o carrera para cada trabajador dentro de
su área y también en una diferente.
Promover en base a desempeño, a candidatos para ascensos.
Proponer a la Gerencia de Recursos humanos la retroalimentación y/o baja de algún
trabajador que no cumpla con las funciones que se le han asignado dentro de la empresa.
Presentar a Gerencia General un plan de capacitación constante, equilibrando entre
actividades técnicas y de superación personal.
Realizar actividades extra laborales como celebración de convivios, en donde puedan
participar los cónyuges e hijos de los trabajadores. En el caso de ser solteros, pueden
participar los padres de cada uno de ellos.
Actualizar constantemente el manual de políticas y velar por su cumplimiento.
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Descripción de Puesto
Capacitar y potencializar a cada trabajador, en cada área de trabajo, buscando como resultado,
tener operaciones más eficientes y mayor optimización de los recursos. Las capacitaciones
deberán estar enfocadas en mejorar la eficiencia en cada área de trabajo, sin dejar de lado los
aspectos personales y familiares de cada persona.
Planifica, dirige y supervisa las diferentes áreas de trabajo, buscando constantemente áreas de
mejora. Sabe el momento exacto en que se necesita capacitar al personal, logrando con esto un
ambiente de trabajo competitivo y personal más feliz porque mejora su calidad de vida. Debe
poseer un alto nivel de experiencia como conferencista y en manejo de grupos grandes de trabajo,
también manejo de equipo audio visual, muy buena oratoria y alto poder de convencimiento.
Debe ser capaz de mantener la atención de su público por largos períodos de tiempo, realizando
dinámicas amenas y divertidas.
Perfil de Conocimientos:
Títulos:
El Jefe de Capacitación, tendrá a su cargo todas las funciones que se detallan a continuación.
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Cumplir a cabalidad con el programa de capacitación interno, proporcionado por el Jefe de
capacitación.
Realizar evaluaciones de desempeño periódicas, en tiempo real y en cada área de trabajo.
Proveer de material audio visual a los trabajadores, en cada actividad, para hacer más
amenas las actividades que requieran de una inversión grande de tiempo.
Realizar actividades dinámicas en donde se interactúe con el público participante, éstas
deben ser individuales y de grupo.
Evaluar el conocimiento adquirido en cada actividad a través de evaluaciones al finalizar la
actividad.
Descripción de Puesto
Una vez culminado el proceso de reclutamiento, el jefe de contrataciones deberá dar ingreso al
nuevo trabajador, inscribiéndolo en planilla y también en el Seguro Social. Será el responsable
también de hacer los cambios necesarios en el sistema al trabajador que haya ascendido. Será el
responsable de la redacción de los contratos laborales, donde se debe estipular las jornadas
laborales, salarios y beneficios varios, así como también las obligaciones a las que queda sujeto el
trabajador.
Planifica, dirige y supervisa las diferentes actividades relacionadas al manejo de información del
personal inscrito en la empresa. También provee de información y asesoría a la Gerencia General,
sobre la situación legal de todos sus trabajadores, facilitando con ello la toma de decisiones.
Perfil de Conocimientos:
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presencia en diferentes regiones del territorio Nacional. Alto dominio del idioma inglés, es
indispensable.
Títulos:
El Jefe de Capacitación, tendrá a su cargo todas las funciones que se detallan a continuación.
Velar por la legalidad de los contratos de trabajo realizados con la empresa de parte de los
trabajadores.
Mantener archivos físicos y digitales de los contratos.
Mantener actualizado el Sistema de Administración de Contratos, para tener información
verídica, para el correcto cumplimiento de los compromisos contractuales.
Brindar asesoría a la Gerencia General, respecto al cumplimiento a la legislación aplicable.
Mantener actualizada en la Base de Datos, toda la información requerida sobre los
contratos vigentes.
Remitir a la Fiscalía de la Empresa, todos los Contratos y Convenios Comerciales que se
suscriban, para su aprobación, archivo y custodia.
Descripción de Puesto
Ser un apoyo a la jefatura de contrataciones en todos los trámites internos y externos que se
requieran. Es el responsable del espacio físico donde están colocados todos los expedientes de los
trabajadores, así como el manejo de la información ingresada a la computadora destinada para el
efecto. Este manejo de la información deberá manejarlo con total confidencialidad y
profesionalismo.
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Especificaciones y Requisitos del Puesto:
Perfil de Conocimientos:
Esta posición requiere de una persona con estudios a nivel universitario, tercer año como mínimo.
También debe poseer conocimientos sobre paquetes de software, equipo de oficina. Dominio del
idioma inglés a nivel intermedio, es indispensable.
Títulos:
Descripción de Puesto
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Descripción básica del puesto:
Perfil de Conocimientos:
Esta posición requiere de una persona con estudios culminados en Licenciatura en Administración
de Empresas, Ingeniería Industrial, Psicología Industrial o Administración de Recursos Humanos.
También debe poseer conocimientos sobre paquetes de software, equipo de oficina, conocimiento
amplio del Código de Trabajo y Leyes Laborales. También debe poseer licencia de conducir, ya que
se requiere su presencia en diferentes regiones del territorio Nacional.
Títulos:
Garantizar el pago puntual del salario de todos los trabajadores, tal y como lo establece su
contrato de trabajo.
Tener el registro del pasivo laboral disponible de todos los trabajadores.
Autorizar descuentos de salario en caso sea necesario.
Cuando se realice una baja de personal, también hacer el cálculo de las prestaciones, como
lo indica el Código de Trabajo de Guatemala.
Cuando la Gerencia General lo autorice, realizar préstamos a los trabajadores para cubrir
necesidades.
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Descripción de Puesto
Organiza e ingresa con exactitud en la base, todos los datos de planilla de cada trabajador.
Elabora informes al jefe de nóminas. Realiza trámites legales ante las dependencias del Estado e
informes sobre las planillas pagadas. Atiende y comunica la información de pago de prestaciones
puntuales ante la Inspección de Trabajo.
Perfil de Conocimientos:
Esta posición requiere de una persona con estudios avanzados en Licenciatura en Administración
de Empresas, Auditoría, Ingeniería Industrial, Psicología Industrial o Administración de Recursos
Humanos. También debe poseer conocimientos sobre paquetes de software, equipo de oficina,
conocimiento amplio del Código de Trabajo y Leyes Laborales. También debe poseer licencia de
conducir, ya que se requiere su presencia en diferentes regiones del territorio Nacional.
Títulos:
Hacer las gestiones en los bancos del sistema destinados para el pago a los trabajadores,
programando el día y hora de los depósitos a realizar.
Emitir cheques en caso sea necesario para los pagos correspondientes.
Realizar cálculos de viáticos a empleados que lo necesiten.
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Tener actualizado el registro del pasivo laboral disponible de todos los trabajadores.
Elaboración de boletas de pago en triplicado, que deberán firmar los trabajadores de
recibido.
Pago de planilla.
Descripción de Puesto
Es el responsable de velar por la seguridad y la integridad de todos los trabadores en todas las
áreas de trabajo. Proveer del equipo necesario a las diferentes áreas para que funciones
óptimamente. Realizar periódicamente inventario de suministros y equipo y elaborar un reporte
de los hallazgos. Garantizar que todas las instalaciones estén señalizadas de acuerdo a los
estándares de Seguridad Industrial. Elaborar simulacros de siniestros para que todo el personal
sepa que hay que hacer en caso de Emergencia.
Supervisa, planifica y controla todo el proceso de las diferentes áreas de la empresa, garantizando
la integridad de los trabajadores en todos los procesos. Elabora informes a Gerencia General
sobre el estado de los equipos y orienta en la toma de decisiones en la compra del nuevo,
presentando cotizaciones formales. Vela porque el mobiliario y equipo ofrezca ergonomía a todos
los usuarios.
Perfil de Conocimientos:
Esta posición requiere de una persona con título en Ingeniería Industrial. También debe poseer
conocimientos sobre paquetes de software, equipo de oficina, conocimiento amplio del Código de
Trabajo y Leyes Laborales. También debe poseer licencia de conducir, ya que se requiere su
presencia en diferentes regiones del territorio Nacional. Dominio del idioma inglés en nivel
avanzado, deseable.
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Títulos:
Ingeniería.
El Jefe de Seguridad Industrial, tendrá a su cargo las funciones que se detallan a continuación.
Descripción de Puesto
Supervisa, controla, informa y garantiza la seguridad del personal en su lugar de trabajo. Realiza
un informe con recomendaciones sobre hallazgos que se consideren puntos de riesgo.
Perfil de Conocimientos:
Esta posición requiere de una persona con estudios avanzados en Ingeniería Industrial. También
debe poseer conocimientos sobre paquetes de software, equipo de oficina, conocimiento amplio
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del Código de Trabajo y Leyes Laborales. También debe poseer licencia de conducir, ya que se
requiere su presencia en diferentes regiones del territorio Nacional. Dominio del idioma inglés en
nivel avanzado, deseable.
Títulos:
Ingeniería.
El Auxiliar de Seguridad Industrial, tendrá a su cargo las funciones que se detallan a continuación.
Llevar registro impreso y digital de los diferentes eventos encontrados en cada visita.
Elaborar informes completos sobre los hallazgos, éstos deben incluir toda la evidencia
necesaria: fotografías, testimonios y una redacción detallada que describa a cabalidad.
Hecho esto, debe presentar sus sugerencias para las correcciones necesarias.
Visita programada a cada área de trabajo.
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Diagrama de flujo de datos
(Gane & Searson)
Entradas
Salidas
Para ingreso de Datos
De excepción
Captura de Datos
Reporte de estado.
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Tipo de sistema de información propuesto.
El tipo de sistema de información propuesto es el de SISTEMAS DE PROSESAMIENTO DE
TRANSACCIONES (TRANSACCION PROCESSING SYSTEM) TPS Ya que ayudara a administrar
actividades de rutinas y operaciones tales como las ventas, planillas control de inventarios y todo
lo que se necesita mejorar en la empresa.
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