Planilla Excel Nivel Avanzado

CURSO
Planilla Excel Nivel Avanzado

Curso Original de Les Halles
Modalidad e-Learning
Duración: 40 Hrs.
Código Sence: 12-37-9756-08
Santiago de Chile
BIENVENIDA
Estimado Participante
Les Halles, Instituto de Capacitación, le da la Bienvenida a este CURSO que se imparte en

modalidad e-learning.
Para iniciar el estudio, usted recibirá una clave de acceso a nuestra plataforma y así
estudiar los contenidos. Como una forma de facilitar el estudio online, le entregamos
este material, para que usted pueda repasar los contenidos y mantener un respaldo
de la capacitación realizada, de esta manera, hacemos tangible lo intangible.
Nuestra empresa certificada bajo la Norma Chilena NCH 2728, cuenta con una experiencia
de 33 años al servicio de la capacitación.
Deseamos que la realización de este CURSO le brinde las herramientas necesarias para
apoyar su desarrollo profesional.
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ENVENIDA
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APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS DE
PLANILLA EXCEL NIVEL AVANZADO
OBJETIVO GENERAL:
Al finalizar el curso, los participantes serán capaces de aplicar herramientas de planilla

de cálculo Excel nivel avanzado, asegurando el procesamiento y entrega de
información precisa y automática, que la organización exige para la gestión de sus
objetivos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
1/ Utilizar las Funciones y Fórmulas de una planilla de Excel nivel avanzado,

conforme a los requerimientos de cálculos necesarios exigidos en el puesto de
trabajo.
2/ Aplicar las herramientas relacionadas con presentación profesional de una

planilla Excel nivel avanzado, atendiendo a los requerimientos de informes de
jefaturas directas y de otras gerencias.
3/ Aplicar adecuadamente las herramientas de tablas de datos y procedimientos,

nivel avanzado, conforme a los requerimientos de procesamiento de datos
masivos para llevar a cabo automatización de labores críticas.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 1
CONTENIDOS
UNIDAD I: FUNCIONES Y FÓRMULAS
1.1 Variables, Constantes, Operadores

1.2 Anidación de Funciones
1.3 Tipo de Funciones y Fórmulas
UNIDAD II: ILUSTRACIOES Y PRESENTACIÓN DE ARCHIVOS EXCEL
2.1 Estrategia de uso de objetos

2.2 Presentación de archivos
2.3 Formato y revisión de datos
UNIDAD III: TABLA DE DATOS Y PROCEDIMIENTOS
3.1 Tablas de datos fijas y dinámicas

3.2 Macros
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UNIDAD 1
FUNCIONES Y FÓRMULAS
1.1 VARIABLES, CONSTANTES, OPERADORES
La estructura de una fórmula puede ser muy sencilla o compleja según el cálculo que
se desea realizar. Ésta contiene componentes comunes llamados “Variables” y
“Operadores”.
Se observan A1 y 500 como variables y el operador +.
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REFERENCIAS
Excel permite utilizar las referencias de dos formas, la relativa y absoluta, dándole la
versatilidad necesaria para realizar automatizaciones de cálculo.
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En coloquial, cuando se entrega una dirección de una calle existen dos alternativas, se
puede indicar la dirección exacta de la dirección (calle A con cruce calle B), o se puede
indicar cuantas calles se debe avanzar (hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo) para
llegar desde la posición de origen hasta la de destino. En el primer caso, se habla de
una Referencia Absoluta, mientras que en el segundo caso se refiere de a una
Referencia Relativa.
La diferencia entre ambas es la versatilidad de uso de esta información, si se desea

copiar la celda con la fórmula para ser aplicada en otra. En el caso de la referencia
absoluta, la dirección no cambia y apunta a la misma celda, mientras que en la
referencia relativa, la dirección resultante es variable, ya que depende del punto de
origen, actualizándose la información según el valor de la nueva celda.
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Observe la siguiente situación e identifique la respuesta que considera correcta.
Situación:
Javiera quiere ir caminando a comprar un par de muebles al Persa Bio-Bio. Ella se

encuentra en el metro Rondizzoni (estrella amarrilla) y debe llegar al Persa,
referenciado con la estrella azul.
Si la Referencia Absoluta del trayecto que debe hacer es San Francisco con calle Bio-
Bio, su Referencia Relativa es (guíese por el mapa):
__Para llegar, Javiera debe caminar 9 cuadras hacia el oriente y 4 hacia el sur.
__Para llegar, Javiera debe caminar 9 cuadras hacia el sur y 4 hacia el oriente.
__Para llegar, Javiera debe caminar 11 cuadras hacia el oriente y 5 hacia el sur.
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En el siguiente ejemplo podemos observar cómo se utilizan y se definen las
referencias, usando simplemente las coordenadas para definirla.
EJEMPLO ANIMADO (Ver curso on line)
CONSIDERACIONES ADICIONALES
Si solo aplicamos el signo $ a una sola coordenada, esa queda anclada y la otra se
desplaza si se aplica en otro lugar.
Una forma rápida de cambiar el tipo de referencia es presionar la tecla F4, cuando se
tiene pulsada la coordenada dentro de la fórmula; esta cambiará a una referencia
absoluta y si se presiona nuevamente cambia a mixta y después a relativa. En algunas
versiones de Excel se debe presionar mayus+F4, (corrobore cuál funciona
efectivamente en su versión de Excel).
NOMBRES
Para simplificar el uso de referencias absolutas, se pueden renombrar estas con

nombres a elección propia. Estableciendo así una serie de contantes propias y afín del
modelo de negocio propio de cada empresa.
No solo las celdas pueden ser renombradas, sino, incluso los rangos de celdas. Para
aplicar un nombre a una celda o rango de celda, solo se debe seleccionar lo deseado y
utilizar el cuadro de nombres, donde se debe reescribir la referencia por un nombre
propio.
Así, para nombrar una celda, se realizan las siguientes acciones: Se selecciona esta y se
edita la coordenada que se muestra en el cuadro de nombre, colocando el de nuestra
elección.
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BONO
De igual manera, si seleccionamos un rango de datos y editamos el cuadro de nombre,

se puede colocar uno personalizado, por ejemplo, Lista. De esta forma, podemos
llamar a estas celdas en una referencia o dentro de una fórmula como ésta:
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Luego, este nombre de referencia se puede utilizar normalmente. Por ejemplo, en la
función suma se utiliza la referencia de nombre Lista de esta forma =SUMA(Lista), y se
enlazará al rango de datos.
Mientras que en otro ejemplo, en una fórmula podemos utilizar la palabra Bono de
esta manera =45+Bono.
En la pestaña fórmulas podemos ver las opciones de nombre definidos, que contiene
los botones para la creación y utilización de los nombres.
Además, existe una opción llamada Administrador de Nombres, en la que podemos

encontrar las propiedades de cada nombre, su valor y su ubicación; si se edita un
nombre se puede agregar adicionalmente un comentario. Le recomendamos una
explicación al uso de ese nombre.
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1.2 ANIDACIÓN DE FUNCIONES
Las funciones y fórmulas necesitan variables o argumentos para iniciar su proceso de

cálculo, es decir, los valores iniciales a usar.
Recordemos rápidamente la sintaxis propia de una fórmula y función:
Podemos reconocer claramente como tanto el valor 100 como el valor contenido en la
celda A2, son argumentos para iniciar el cálculo; entregando finalmente, un nuevo
valor en la celda.
En muchas ocasiones, será útil tomar el valor resultante de una fórmula o función,
para ser utilizado en un posterior cálculo. La manera más sencilla es referenciando la
celda donde se ubica el primer cálculo, dentro de la fórmula o función.
Sin embargo, esta práctica podría comprender terminar con una planilla de cálculo
repleta de cálculos intermedios, lo que sería confuso de leer o analizar para un tercero.
Para evitar esto, Excel permite anidar una fórmula dentro de otra.
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ANIDACIÓN EN FÓRMULAS
Observemos un ejemplo de esta situación en Fórmulas.
Suponiendo que poseemos una lista de datos (en este caso, el número de consultas
diarias por un producto) de la que deseamos saber la cantidad de días, usando la
función contar =CONTAR(A2:A9), luego, la suma de las consultas
=A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9. Finalmente, obtenemos el promedio al dividir ambos
resultados =C5/C2.
Pero, esta operación podría realizarse en una sola celda combinando las funciones y
fórmulas, de variadas formas:
Tal como se observa, una fórmula o función puede ser colocada en un argumento, y en
ese caso no es necesario agregar el signo =, ya que Excel comprende que los
argumentos son parte de un cálculo matemático.
Debemos recordar que la resolución de una fórmula sigue la prioridad normal

matemática de ejecución, es decir, no se resuelve de derecha a izquierda, sino, que
primero, se ejecutan las operaciones en el siguiente orden de prioridad:
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Si en alguno de los cálculos, se debiese aumentar la prioridad de cálculo, se debe
utilizar paréntesis para encapsularlos, todo lo que esté dentro de un paréntesis se
comenzará a ejecutar según la prioridad anterior hasta finalizar y entregar un valor,
que reemplazará a todo el contenido que había en paréntesis, para continuar la
resolución del resto de la fórmula según su prioridad de operación.
En la siguiente imagen se muestra como simplemente, a través de paréntesis,

podemos realizar complejos pero ordenados cálculos.
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Observe los siguientes operadores y Ordénelos de acuerdo con su prioridad al
momento de ejecutar una fórmula.
Marque la alternativa que considera correcta.
__ 5 - 1 - 2 - 4 - 3
__ 3 - 5 - 1 - 2 - 4
__ 3 - 5 - 2 - 4 - 1
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ANIDACIÓN EN FUNCIONES
Las funciones en su sintaxis permiten el ingreso de argumentos. Según el tipo de

función, los argumentos solo pueden recibir un tipo en particular de variable y esta
información se describe en la barra de fórmulas y en el cuadro de funciones, en mayor
detalle.
Dentro de un argumento se pueden utilizar fórmulas o funciones, siempre y cuando el

resultado respete el tipo de variable que puede aceptar la función.
Para usar una función dentro de una fórmula o función, solo se debe invocar su
nombre y colocar los parámetros de forma normal (No es necesario volver a insertar el
signo = antes de su nombre).
Al usar funciones, la única precaución es que la función utilizada entregue un

argumento que pueda ser leído correctamente.
Sin embargo, se debe destacar que las funciones interiores funcionan bien, pero la
exterior entrega un error.
Por último, y para repasar lo aprendido, realizaremos el siguiente ejercicio interactivo.
EJEMPLO ANIMADO (Ver curso on line).
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1.3 TIPO DE FUNCIONES Y FÓRMULAS
Existen múltiples tipo de funciones para realizar complejos cálculos de forma fácil y
sencilla; en algunos casos, las funciones que trabajan de forma similar a una fórmula,
mientras que en otra realizan complejas operaciones.
Revisaremos el uso de las funciones más útiles y comunes, y las estrategias de cómo
ser utilizadas.
Recomendamos que repase algunos fundamentos matemáticos para comprender en

mejor magnitud la utilidad de dichas funciones, ya que, algunas sobrepasan la
extensión de conocimientos propuestos en este curso, siendo más participes de cursos
relacionados con la ingeniería, geometría, estadística, entre otros.
Para obtener el listado de las funciones, solo debe ingresar por medio de la pestaña
Fórmulas, al panel que muestra el listado de funciones:
Si selecciona alguna de ellas se abrirá el cuadro de Argumentos de funciones, donde se

explicarán los requerimientos propios de cada uno de ellos. Incluyendo en su esquina
inferior izquierda, un link para obtener mayor información de la función en un sitio en
línea de ayuda.
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Ahora, le presentamos un ejemplo de cuadro de argumentos de función Redondear:
Este cuadro cambia según la función que se elige, pero, especifica las características
particulares de cada argumento, según el formato y valores que acepta.
MATEMÁTICAS Y VARIABLES NO NUMÉRICAS
Las funciones matemáticas son el conjunto de funciones más heterogéneos, en éstas

podemos encontrar funciones de trigonometría, combinatoria, cálculo de múltiplos,
logaritmos, matriciales, aritméticos y de edición de aproximación de valores.
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FUNCIONES MATEMÁTICAS
En la lista siguiente observaremos el total de las funciones matemáticas, en las que se

destacan en negritas la de mayor utilidad en el ámbito de trabajo empresarial.
Pulse ACÁ para acceder al documento.
Observemos el funcionamiento de las funciones destacadas.
Estas funciones permiten reducir la cantidad de decimales y estandarizarlos según si se

desea que se redondee o no el número.
La sintaxis de estas funciones utiliza principalmente dos tipos de argumento,

“Número” refiriéndose al valor sobre el cual se redondeara la cifra, y el argumento
“num_decimales” que indica la cantidad de decimales que se desea preservar.
La sintaxis de cada una es la siguiente:
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SIGNO y ABS
Estas funciones permiten determinar el signo de un valor y extraerlo. La sintaxis de

estas funciones utiliza solo un argumento, “Número” refiriéndose al valor sobre el cual
se realiza la operación. La sintaxis de cada una es la siguiente:
POTENCIA, PRODUCTO, COCIENTE, SUMA, SUMAR.SI
Estas funciones permiten realizar operaciones aritméticas y son las mayormente

conocidas.
La sintaxis en general de estas funciones implica rangos de datos donde se aplican las
funciones, o solo un par de valores; la sintaxis de cada una es la siguiente:
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ALEATORIO, ALEATORIO.ENTRE
Estas funciones permiten obtener números aleatorios. Su sintaxis es:
FUNCIONES DE TEXTO
En la lista observaremos el total de las funciones de texto, donde se destacan en
negritas la de mayor utilidad en el ámbito de trabajo empresarial. Haga clic ACÁ

en el enlace para acceder.
IGUAL, ENCONTRAR, HALLAR
Estas funciones buscan texto dentro de otras celdas o rangos de celdas.
Su sintaxis es:
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MONEDA, DECIMAL
Esta función convierte una cifra a texto. Su sintaxis se define de la siguiente manera:
VALOR, CONCATENAR
Estas funciones manejan operaciones con texto. La sintaxis de cada una es la siguiente:
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NOMPROPIO, MINUSC, MAYUSC
Estas funciones cambian el tipo de carácter de mayúsculas y minúsculas. La sintaxis de

cada una es:
ESTADÍSTICAS Y FINANCIERAS
Las funciones estadísticas y financieras son uno de los grupos más complejos de
funciones y más específicos en su uso, recomendamos que revise a fondo la
información de su modelo de negocio para aplicar correctamente estas funciones, ya
que, un error de interpretación o utilización de las funciones, puede conllevar un
importante error a nivel humano, aunque la sintaxis y funcionamiento de nuestro
documento Excel sea impecable.
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FUNCIONES ESTADÍSTICAS
Este tipo de funciones permite analizar listas de valores para encontrar tendencias,
similitudes, diferencias y calcular valores de representación de grupo de valores.
En la lista observaremos el total de las funciones Estadísticas, donde se destacan en
negritas la de mayor utilidad en el ámbito de trabajo empresarial. Haga clic ACÁ

en el enlace, para acceder a este listado.
CONTAR, CONTAR.SI, FRECUENCIA, MODA.UNO
Estas funciones permiten contar la cantidad de valores. Veremos su sintaxis en la

siguiente animación:
FUNCIONES FINANCIERAS
En la lista observaremos el total de las funciones Financieras, donde se destacan en

negritas la de mayor utilidad en el ámbito de trabajo empresarial.
Al igual que en los casos anteriores, haga clic ACÁ para acceder a este listado.
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INT.EFECTIVO, TASA.NOMINAL
Estas funciones permiten analizar transacciones financieras para determinar el cálculo

de interés de un movimiento monetario.
La sintaxis específica para cada una de ella es la siguiente:
LÓGICAS Y CONDICIONALES
Las funciones lógicas permiten realizar análisis y entregar conclusiones comparativas,

es decir, indicarnos si ocurre o no un suceso.
Adicionalmente, se pueden utilizar fórmulas condicionales que solo actuarán si se

cumple la condición y si no efectuaran otro cálculo. Este conjunto de funciones son las
más importantes para profesionalizar una planilla de cálculo, entregándole versatilidad
y poder de decisión.
Antes de continuar, explicaremos brevemente los aspectos básicos que incluyen el uso
de valores lógicos y condiciones, a través de la siguiente animación.
ACÁ observaremos el total de las funciones Lógicas, donde se destacan en

negritas la de mayor utilidad en el ámbito de trabajo empresarial:
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NO, O, SI, Y
Estas funciones permiten manipular valores lógicos, para efectuar diferentes procesos
según reciban un valor VERDADERO o FALSO. Su sintaxis es:
BÚSQUEDA Y REFERENCIA PARA BASE DE DATOS
Este grupo de funciones permite el análisis de información desde bases de datos, como
también la búsqueda y extracción de datos desde ella. Se debe recordar que una base
de datos se compone, principalmente, de una lista de conceptos que poseen múltiples
características, todas ellas tabuladas.
Al utilizar una base de datos en Excel, se recomienda que ocupe una propia hoja del
libro de Excel, para así facilitar su revisión y utilización. Una base de datos se organiza
colocando cada concepto en cada una de sus filas, separando en cada columna, alguna
de sus características.
En el capítulo 3, definiremos con mayor detalle las bases de datos.
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FUNCIONES DE BASE DE DATOS
La lista muestra las funciones que pueden ser aplicadas a una base de datos, las que en
general, se utilizan para analizar la dispersión de los datos, realizar operaciones
aritméticas y contar las entradas en ellas.
ACÁ observaremos el total de las funciones de Base de datos, donde se

destacan en negritas la de mayor utilidad en el ámbito de trabajo empresarial.
Observaremos la lógica de estas funciones en la unidad tres, en el capítulo de bases de

datos.
FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA
Éstas permiten, en general, permiten realizar búsquedas dentro de la base de datos y

entregar las coordenadas de la celda, donde se encuentran los parámetros buscados o,
simplemente, el valor al que corresponde el hallazgo.
ACÁ observaremos el total de las funciones de Base de datos, donde se destacan

en negritas la de mayor utilidad en el ámbito de trabajo empresarial.
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DIRECCIÓN, COLUMNA, FILA
Estas funciones entregan información sobre la ubicación de una referencia. El conjunto

de sus sintaxis son:
HIPERVÍNCULO
Esta función permite crear un hipervínculo en la celda. Su sintaxis es:
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MANEJO DE INFORMACIÓN Y ERRORES
Estas funciones permiten realizar una verificación de los tipos de resultados y su

validez dentro de la planilla de cálculo, facilitando así la lectura de errores y,
adicionalmente, permitiendo a Excel realizar una acción reparadora o informativa del
caso.
Los tipos de errores y sus causas serán analizados los posteriores capítulos del curso.
En la lista siguiente, a la que podrá acceder desde ACÁ , observaremos el total

de las funciones de Base de datos, donde se destacan en negritas la de mayor utilidad
en el ámbito de trabajo empresarial.
Observemos el funcionamiento de estas funciones en la unidad 2 en manejo de

errores.
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Comenzamos este resumen, con el siguiente video. Espere a que se cargue, para poder
apreciar sus contenidos.
(Ver curso on line)
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UNIDAD 2
ILUSTRACIOES Y PRESENTACIÓN DE ARCHIVOS EXCEL
2.1 ESTRATEGIA DE USO DE OBJETOS
Diferentes objetos pueden ser insertados en una planilla de cálculo Excel, como
gráficos, imágenes, formas y diagramas SmartArt. Cada uno de ellos es utilizado para
complementar y enfatizar diferentes tipos de información.
Un elemento gráfico SmartArt es una representación visual de información e ideas y

un gráfico es una ilustración visual de datos o valores numéricos.
Básicamente, los elementos gráficos SmartArt y las formas están diseñados para texto,
los gráficos están diseñados para números y las imágenes para ser un refuerzo visual
de un concepto o idea.
Estos Objetos se pueden insertar directamente desde el menú Insertar, solo

presionándolo y eligiendo el más adecuado desde la lista que se despliega.
En el nivel intermedio de curso Excel, se revisaron en profundidad las opciones de

edición de formato como el color, grosor de línea, y estética de los objetos, por lo que
en este capítulo abordaremos las funciones avanzadas de estos.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 29
de Archivos Excel
ESTRATEGIA DE USO DE ILUSTRACIONES (SMARTART, FORMAS, ETC)
Las formas son una colección de figuras geométricas desde las líneas, cuadrados y
círculos, hasta algunas muy complejas como estrellas, globos de texto o flechas.
Estas formas tienen como finalidad permitir entregar información como texto o datos
de manera enfática, mostrando en algunas ocasiones la relación entre diferentes
conceptos.
En el nivel anterior de Excel revisamos en profundidad la sección de Estilos de Formas,

para personalizar el color, relleno, línea y efecto que posee la forma.
Existen adicionalmente otros modos de personalizar una forma:
1) Seleccionando la forma,
2) Luego, buscando en la pestaña formato, a la opción “Modificar puntos” en el

menú desplegable “Editar forma”,
3) Activando el modo de edición de forma,
4) Creando así una figura completamente nueva y particular con bordes

geométricos rectos o redondeados.
Observe el procedimiento en la siguiente animación.
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Adicionalmente, las formas pueden ser conectadas a través de líneas o conectores,
estos pueden tener en sus puntas flechas para indicar la orientación de las relaciones
entre las figuras.
De idéntica manera, estas líneas pueden ser editadas en color y estilo. Simplemente
debe seleccionar una de las líneas, flechas o conectores del menú de Formas, según se
observa en la imagen:
Para luego poner el cursor por alguno de los bordes de la primera forma.
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Y finalmente, llevar el otro extremo de la flecha, en este caso, hasta la otra forma,
donde se verán en cada una de ella, puntos de conexión.
De esta manera si se mueve alguna de las formas la conexión se mantiene. Resulta ser
una opción muy útil en la construcción de diagramas de flujo u organigramas, por
ejemplo.
Sin embargo, una de las funciones más destacables del uso de formas es que éstas
permiten mostrar de manera automática y dinámica, el contenido de una celda.
De este modo, cualquier cambio de valor que ocurra en la celda, la forma lo capturará
y lo mostrará de manera enfática. Tan solo hay que seleccionar la forma y escribir, en
la barra de fórmulas, la referencia que deseamos colocar.
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Los objetos SmartArt, son versiones complejas de formas, que proporcionan la ayuda
visual necesaria para entregar la información de que tipo de relación existe entre dos o
más elementos. Existen variados modelos que pueden mostrar relaciones de
jerarquizar, procesos, ciclos, entre otros.
Para un adecuado uso se debe considerar claramente qué tipo de relación tienen los
datos que se desean representar.
Para insertar y usar un Objeto Smart Art solamente se debe presionar en su opción
dentro del menú insertar, y elegir el adecuado de la lista que se presenta en el cuadro,
como puede ver en la imagen:
Luego de elegirlo y aceptar, la figura se mostrará en la planilla. Para definir el texto que
usará simplemente se puede escribir sobre la palabra texto, o presionar la flecha que
abre el panel de texto.
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En este panel se puede agregar el texto necesario, además según el modelo utilizado,
se puede organizar la información utilizando la tecla “Tab”.
Es importante recalcar que según el tipo de SmartArt, éste tendrá diferentes espacios
disponibles para ingresar texto, por lo que hay que considerar su extensión a la hora
de definir su contenido, recomendamos ser lo más preciso y conciso con la
información a redactar.
Las figuras SmartArt, no están capacitadas para contener una referencia a una celda.
Sin embargo existe un truco para lograr esto. Luego de señalado el modelo, de realizar
los cambios estéticos y la ilustración SmartArt está lista para ser completada con la
información , se busca la opción “Convertir en formas” del menú Diseño de SmartArt.
Así toda la forma se convierte en un conjunto de formas, en la que puede enlazarse

una referencia.
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¿QUÉ MODELO SMARTART USAR?
Según el tipo de modelo, este podrá contener diferente cantidad de información,

conceptos y relaciones entre ellos a la vez, sin perder su objetivo de facilitador de la
información.
Los modelos que utilizan flechas, implica que los conceptos presentan un flujo o
dirección, como si fuesen parte de un proceso, mientras que los que poseen
conectores sin flecha, solo muestran que están ligados, adicionalmente los concepto
que no estén conectados, muestran simplemente que esos conceptos pueden ser
agrupados juntos bajo la misma categoría.
Para utilizar el modelo más adecuado, le recomendamos analizar qué tipo de

información tiene que entregar. En la siguiente tabla podrá observar el tipo de
modelo sugerido para diferentes tipos de información.
Cada colección de modelos, posee un conjunto particular de formas que poseen sus
propias características.
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En las siguientes tablas podemos observar su utilidad específica. Acá se señala como
texto de “nivel1” a la información que no recibe una tabulación, si recibe tabulación,
se convierte en Nivel2 y así sucesivamente.
HAGA CLIC en los respectivos enlaces, para poder visualizarlas.
Listas
Procesos
Ciclos
Jerarquía
Relación
Matriz y Pirámide
Imágenes
Para utilizar el modelo más adecuado, le recomendamos analizar qué tipo de

información tiene que entregar. En la siguiente tabla podrá observar el tipo de modelo
sugerido para diferentes tipos de información.
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ESTRATEGIAS DE USOS DE GRÁFICOS
Como se vio en el nivel anterior, Excel intermedio, existen muchas formas de

personalizar un gráfico al editar su título, colores y formas, al variar su presentación,
diseño y formato.
Sin embargo, la calidad de un gráfico no depende solo de su diseño, sino, que es

esencial la correcta elección de su utilización.
Siempre que desee: comparar valores en diferentes estados, ver la razón de cambio de
un valor a través de un proceso, obtener la tendencia de cambio de mediciones,
observar como cambiaría una tendencia al realizar una hipótesis o, simplemente,
obtener un resumen visual de una colección de datos, le recomendamos utilizar
gráficos.
CONSEJOS DE USO
En primera instancia, un gráfico debe tener bien construidos sus ejes, para que los
datos insertos sean claros, por esto se sugiere que en el eje Y se ubiquen los valores de
las variables, mientras en el eje X, el nombre de la categoría, proceso o tiempo al que
poseen. Siempre intentando que la escala sea representativa del énfasis que se le
desea dar al gráfico.
Otra recomendación, es ayudar la lectura por medio de la activación de leyendas,

rótulos y tablas, para esclarecer cualquier duda del mensaje, además de tener cuidado
con su extensión.
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La correcta utilización y elección de un gráfico depende de la correcta identificación de
los tipos de datos que se poseen.
En primera instancia, se debe entender qué es lo que se grafica y en qué unidades

están las magnitudes, luego, en segundo lugar, entender qué valores son los de mayor
impacto. Así, según la colección de datos analizados o también llamados “serie de
datos”, se pueden agrupar en dos tipos:
Los datos estáticos: Datos que demuestran una cualidad que no varía a través de un
proceso o tiempo. El dato es descriptivo de una cualidad o entrega el estado de una
medición en un solo intervalo de tiempo. Se suelen utilizar gráficos de columnas,
barras, circular, entre otros.
Los datos dinámicos: Estos son colecciones de datos del mismo tipo, pero
seleccionados en diferentes momentos de un proceso o tiempo, marcan la evolución
de una cualidad, siempre presentan más de una medición. Se suelen usar gráficos
lineales o de dispersión.
Repasemos estos conceptos, a través de la siguiente animación.
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Entendiendo esta diferencia podemos aplicar nuestros datos de mejor manera según
el tipo de gráfico:
Este es uno de los tipos de gráfico más común utilizado en Excel, se utiliza para
comparar magnitudes de valores por medio de la altura de columnas, cada columna
representa una categoría o estado, que generalmente no puede ser ordenada como un
proceso o de forma temporal.
Inconscientemente al observar este tipo de gráfico se da a entender que la columna

que alcanza la mayor altura, es la indica el mejor estado del valor, por lo que hay que
evitar utilizar este tipo de gráficos si los “valores a enfatizar” en nuestro modelo de
cálculo, son los de menor magnitud.
Por ejemplo, si un gráfico tiene como nombre “Índice de Seguridad Ciudadana” sería
inadecuado usar el gráfico de barras para indicar la cantidad de delitos mensuales, ya
que, el mes con menor tamaño, indicaría el mes con mayor seguridad ciudadana.
Por lo tanto, para mejorar el énfasis de los datos, se debe replantear la forma de
mostrar los datos, ya sea, cambiando su enunciado o generando indicadores que
muestren el impacto positivo en los máximos números posibles.
Los gráficos en columnas pueden mostrar varias colecciones de datos asociadas a un

estado (o en varios estados) o en una o más categorías.
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Si estas varias magnitudes pueden ser sumadas para obtener un total del estado o
categoría, se recomienda utilizar un gráfico de columnas apiladas; lo que permite ver la
contribución de cada una.
Una versión particular de este es el gráfico de columna apilado porcentual, que pone la
magnitud total como el 100% indicando el % de aporte de cada una por separada.
Este último gráfico solo se recomienda si las magnitudes poseen números similares,
para que así el valor de 100% de cada estado o categoría, sea representativo como
muestra, para dar validez a las diferencias.
GRÁFICO DE BARRAS
Este gráfico es similar al de columnas, pero con barras horizontales.
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En él hay versiones agrupadas y apiladas porcentuales.
Sin embargo, al disponerse las barras en forma horizontal, no se genera la

preconcepción de que a mayor longitud corresponde a un mejor indicador, sino, más
bien, existe una sensación de que las barras buscan alcanzar el otro extremo del
gráfico, por lo que se recomienda utilizar este tipo de gráfico cuando las magnitudes
deban alcanzar un valor de corte, para ser consideradas positivas para el modelo de
cálculo.
GRÁFICO DE LÍNEAS
Este se debe utilizar cuando tenemos un tipo de dato que evoluciona a través de un
proceso continuo o temporal, por lo que se puede obtener su tendencia de cambio;
pudiendo así realizar análisis y extrapolaciones, si se cumplen las condiciones
adecuadas. En general, el proceso ocurre en hitos o categorías, creando una
distribución uniforme.
Se utiliza cuando se posee el control del proceso continuo o temporal, midiéndolo en

intervalos regulares.
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GRÁFICO DE ÁREA
Similar al de líneas, pero útil para graficar más de un tipo de dato que pueda ser
sumado, o que uno contenga al otro, para mostrar así la contribución de este en el
proceso o tiempo.
GRÁFICO DE DISPERSIÓN
Este gráfico se diferencia de el gráfico de líneas, ya que, permite ver la evolución de un

dato por sobre otra variable que también cambia; utilizando datos que no son
uniformes ni en el proceso ni en el tiempo.
Se suele utilizar este gráfico cuando se tiene un conjunto de mediciones y se desea

establecer una tendencia; la que no es evidente, ya que no existe una preconcepción
de que medición es anterior a otra (visualmente en un gráfico).
En este punto, toman doble importancia las opciones para agregar una línea de
tendencia y su interpretación. Una línea de tendencia es una línea que describe la
trayectoria que dibujan los datos dentro del gráfico; su finalidad es poder predecir
datos que posean las mismas características, como, por ejemplo, datos futuros en una
medición.
Para agregar una línea de tendencia, simplemente, se debe seleccionar los datos
dentro del gráfico que se desean analizar. Y con el botón secundario del mouse buscar
y elegir la opción “agregar línea de tendencia”.
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Luego de eso se abrirá un cuadro con las opciones y tipos de líneas de tendencia, ya
que, no todas son similares.
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Para más información sobre los tipos de tendencias, le recomendamos interiorizar
sobre los conceptos matemáticos referidos a “la ecuación de la recta”. Pero, a grandes
rasgos, existen tres categorías de tendencias:
La lineal, que se utiliza cuando un grupo de datos describen un aumento o

disminución constante.
Las curvas, como la exponencial, logarítmica o potencial, donde se ve que los datos
aumentan o disminuyen con diferencia a través de la recta, es decir, cambian más
rápido o más lento al comienzo, mientras que luego el cambio es menor o mayor.
Las múltiples, como la polinómica y de media móvil, donde los datos muestran un
movimiento en zigzag, aumentando y disminuyendo después (viceversa).
Cada grupo de datos es particular, y es difícil determinar correctamente qué línea de

tendencia se adhiere mejor o no. Incluso muchas veces ninguna puede entregar una
tendencia dentro de los márgenes aceptables para poder hacer inferencias o
predicciones con ella. Una forma para evaluar la efectividad de una línea de tendencia
es observar el valor de R cuadrado del gráfico.
El índice de correlación (R2) nos indica que tan representativa es la ecuación

planteada. Naturalmente R2 varía entre 0 (menos representativa) a 1 (más
representativa). Al modelar una línea de tendencia, se debe elegir, en general, la que
proporcione un mayor R2, pero, recordemos que siempre esto corresponde a una
aproximación matemática, por lo que el juicio de un observador experto debiese ser el
criterio final.
Las recomendaciones al usar una línea de tendencia es extrapolar al menos una unidad
hacia delante y atrás, y presentar el valor de R cuadrado en el gráfico para análisis.
En cuanto a los datos a utilizar para realizar un análisis de tendencia, se espera poder
recolectar la mayor cantidad de puntos, para así disminuir los riesgos de una mala
interpretación. Además, se suele eliminar los puntos más dispares a la tendencia, al
mostrar una diferencia significativa en el índice R2, si estos están presentes.
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GRÁFICO CIRCULAR
Este gráfico es de utilidad al comparar proporciones de datos o contribuciones de

diferentes partes de un total, obteniendo una división porcentual. Este es uno de los
gráficos más claros a usar e interpretar, siempre y cuando no se utilicen más de cinco o
seis medidas a la vez.
Una forma muy sencilla para dar énfasis a una de las mediciones es separar del grupo
al segmento elegido con solo arrastrarlo con el mouse.
GRÁFICO DE ANILLO
Este gráfico funciona de forma similar al circular, pero, permite comparar las
distribuciones en dos estados diferentes, para observar el cambio en la contribución
de cada categoría al total.
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GRÁFICO DE RADIALES
Este gráfico permite comparar las cualidades de varios conceptos, siempre indicando
valores positivos, mostrando un área de alcance, pudiendo así estimar cuál de los
conceptos es el más completo por el tamaño de la superficie que abarca.
GRÁFICO DE COTIZACIONES
Estos funcionan de forma similar a los de columnas, pero son específicos para graficar
variaciones de cotizaciones, pudiendo mostrar los valores de apertura, cierre, mínimo,
máximo y volumen.
GRÁFICO DE BURBUJAS
Este gráfico funciona de forma similar al de dispersión, pero, permite además agregar
un nuevo indicador positivo en la posición de cada punto, en forma de esfera.
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ESTRATEGIA DE USOS DE VISTAS PERSONALIZADAS DE PLANILLAS DE CÁLCULO
En el nivel anterior de Excel observamos que existen modos de cambiar la forma de

ver la planilla de cálculo. No es igual tener una hoja preparada para el trabajo, y el
desarrollo día a día de las actividades con ella, como tener una hoja preparada para ser
mostrada en una reunión.
Las vistas personalizadas permiten almacenar una lista de cambios de formato de la

hoja de cálculo, con un nombre especifico, pudiendo así almacenar una colección de
formas de ver una presentación.
Las vistas personalizadas se pueden activar en la opción “vistas personalizadas” de la

sección Vistas de libros, del menú “Vista”.
Luego de presionar en la opción, se abre un cuadro donde aparece el listado de las

vistas creadas, si ya hay alguna, solo basta seleccionarla y presionar el botón
“Mostrar” para activarla.
Si no hay ninguna en la lista y se desea crear una, en primera instancia se debe

configurar la vista de la forma que se desee guardar, ya que el sistema guardara toda
la configuración que se encuentre activa en ese momento, luego de definido esto, se
puede regresar al cuadro de “vistas personalizadas” y se presiona el botón “agregar”.
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Se abrirá el cuadro de “Agregar vista”, donde puede definir un nombre particular para
la vista y qué aspectos quiere que se incluyan en esta configuración; luego, solo se
debe presionar “Aceptar”.
La vista personalizada permite almacenar la información de la configuración de

impresora, de los filtros aplicados, las columnas o filas ocultas, si están inmovilizados
los paneles, la forma de la ventana, entre otras opciones. De igual manera, se
recomienda nombrar las vistas según el uso que desee darle, así recordara fácilmente
a cual corresponde.
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2.2 PRESENTACIÓN DE ARCHIVOS
Cuando se desea presentar o imprimir un documento Excel, muchas veces ocurren

errores de configuración, que hacen que las celdas se vean muy pequeñas,
descuadradas o que las impresiones salgan separadas unas de otras, rompiendo la
calidad del documento inicial.
Muchos de estos errores pueden ser resueltos o evitados con una correcta
configuración. Adicionalmente, Excel cuenta con las herramientas necesarias para
mejorar la estética del documento para que tenga valor informativo, por medio de
Formatos Condicionales.
CONFIGURACIÓN AVANZADA DE PÁGINAS E IMPRESIONES
Existen varias formas de configurar una página en Excel y estas opciones se pueden
observar en la pestaña diseño de página, ahí hay tres grupos relevantes a la hora de
imprimir: Configurar página, Ajustar área de impresión y Opciones de la Hoja.
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Configurar página
En este conjunto de opciones se encuentran las básicas de configuración como:

Márgenes, Orientación, Tamaño. Área de Impresión, Saltos, Fondo e Imprimir títulos.
Se recomienda, en general, reducir en lo posible los márgenes para así poder unir dos
hojas de forma más fácil; del mismo modo, que utilizar una orientación horizontal
cuando exista una tabla de muchas columnas involucradas.
En tablas muy extensas, los títulos de columnas o filas pueden ser reimpresos para
facilitar la lectura de las páginas posteriores, pudiendo así mantener una coherencia
en la información, para evitar errores.
Al presionar en Imprimir títulos, se ingresa a las opciones avanzadas de la

configuración de página, acá están algunas de las mismas opciones y otras más
específicas a considerar.
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Para definir la fila o columna solo debe señalarse el rango deseado, del mismo modo,
el área de impresión.
Adicionalmente, dependiendo del destino que se desee para el documento, muchas

veces se puede desear ocultar “errores”, por lo que la opción de “errores de celda
como:”puede ser de utilidad.
Formato condicional
El formato condicional permite ver de forma gráfica un análisis realizado en esa celda,
destacándola del resto por sus propiedades.
Esta es una poderosa herramienta para encontrar rápidamente los datos de mayor
relevancia.
En general, el sistema consulta si la celda cumple o no con alguna condición, cuando es

comparada con el resto de los datos asociados, y si cumple esta cambia su formato
visual, identificándola del resto.
De forma predeterminada, existen diferentes formas de destacar celdas en una tabla

con formato condicional, para responder diferentes condiciones. Principalmente
podemos hablar de las siguientes:
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La sección “Resaltar reglas de celdas”, permite destacar las celdas que cumplen una
condición predeterminada como: mayor que, menor que, entre un número y otro; si
es igual a otro, si contiene texto, un valor de fecha o si presenta un valor duplicado
entre otras. Destacando la celda al cambiar su color de fondo, color de fuente o borde.
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La sección “reglas superiores e inferiores”, permite seleccionar datos que sean
superior o inferior a la condición elegida, las predeterminadas permiten destacar las
celdas superiores o inferiores al promedio, o las que sean el 10% inferior o superior, o
seleccionar un número determinado de los datos superiores o inferiores.
La sección “barra de datos”, entrega una representación gráfica como relleno parcial
de una celda, de forma proporcional al valor que posee, comparándolo con el mínimo
y máximo de la lista. Observando así un relleno menor en las celdas que contengan los
valores más bajos, en contraposición a un extenso relleno en las celdas que contienen
los valores cercanos al máximo de la lista.
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La sección “Escala de colores”, realiza un análisis similar que la sección anterior, pero
se destacan las celdas en un degradé de colores, siendo los colores opuestos lo que
representan el máximo y mínimo del rango de valores elegidos.
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La sección “Conjuntos de iconos”, realiza un análisis similar que la sección “barra de
datos”, pero según la cantidad de iconos seleccionada, se clasifican los valores de
mayor a menor, con un icono que representa los valores máximos, otro icono
representando a los valores medios y, finalmente, uno representando a los valores
bajos; pudiendo así observar de forma clara a qué segmento se clasifica el dato.
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Revisemos como el uso del formato condicional afecta a una colección de datos, a
través de la siguiente animación.
En la sección “Nueva regla…”, al presionar en ella, podemos observar en detalle un

listado de condiciones similares a las anteriores descritas (las primeras cinco opciones
de la lista), pero con la posibilidad de realizar personalizaciones de las condiciones y
del formato a resultar de forma muy intuitiva.
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Sin embargo, la última opción, nos permite realizar un análisis particular a través de
una formula, que nos entregue un valor de VERDADERO o FALSO. Como por ejemplo
la función SI, vista en la unidad pasada.
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2.3 FORMATO Y REVISIÓN DE DATOS
Excel brinda una sencilla y clara forma de funcionamiento, pero, cuando al aumentar la
cantidad de datos, y la complejidad de las fórmulas a utilizar, es común perder el
rastro y la importancia de las referencias utilizadas. Produciéndose así errores de
interpretación o, peor aún, de cálculo.
Por otra parte, actualmente, día a día, cientos de documentos Excel son entregados a
colaboradores dentro del ámbito empresarial en Chile, y es responsabilidad de cada
uno de ellos documentar adecuadamente la información y funcionamiento de un
documento, para cumplir el objetivo informativo y de trabajo de cada uno de ellos.
MANEJO DE EXCEPCIONES Y PREVENCIÓN DE ERRORES
Existen distintos tipos de situaciones que pueden generar errores, estos pueden ser de
tres tipos, en general.
Errores de lógica: Pueden existir errores en la lógica de cálculo, por una mala
interpretación de los datos y el uso inadecuado de fórmulas o funciones.
Errores: Fallas de uso de fórmulas por argumentos incorrectos, fallas de tipeo,

referencias equivocadas y cualquier otro tipo de error que provenga de un uso
incorrecto.
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Excepciones: Este tipo de errores ocurre cuando gracias al dinamismo y versatilidad de
una planilla de cálculo, se encuentra en una situación en la cual los datos entrantes
presentan una disparidad en situaciones excepcionales que generan un error. Por
ejemplo, que se ingrese un valor superior al máximo estipulado o un cero como valor
divisor en una fórmula.
Alguno de estos errores son señalados por Excel, generalmente se muestran en las
celdas con un carácter # junto al nombre del error. Además se suele destacar la celda
al parecer una muesca verde en una de sus esquinas con información respecto al error.
Más información encontrará ACÁ
DOCUMENTACIÓN Y COMENTARIOS DE USO
En extensas hojas de cálculo, la documentación de los procesos que ocurren en una

hoja de cálculo son imprescindibles, para esto se usa la sección de comentarios en el
menú revisar.
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Simplemente, al seleccionar una celda y presionar en “Nuevo comentario” se abre un
cuadro amarillo, en el que se muestra el nombre del autor junto a un espacio editable
donde se puede escribir.
A pesar de tener un sencillo modo de uso, rara vez los usuarios utilizan este tipo de
opciones, dificultando la revisión de los documentos por terceros, lo que deben
comenzar a deducir el funcionamiento de valores y fórmulas. Buscando cuáles son las
referencias que llaman y que objetivo tiene el cálculo a realizar.
Una práctica muy recomendada es entregar un paso a paso de los cálculos,

documentados en cada comentario, señalando las referencias que usa, cual es el
objetivo del cálculo y finalmente su utilidad en el siguiente paso, de ser posible
señalando donde continua el cálculo.
Los comentarios, se ocultan de forma automática, marcando la celda con una muesca
roja. Si se selecciona una celda con una muesca, se ve el comentario. Las opciones
“Mostrar u ocultar comentario”, permiten variar eso; mientras que la opción
“Mostrar todos los comentarios”, despliega la totalidad de ellos.
Los comentarios pueden ser omitidos de la impresión, impresos como cuadros de

texto o ser agregados como pie de página. En las opciones de impresión señaladas con
anterioridad se ve donde se encuentran.
VALIDAR DATOS
Otra forma de documentar una hoja de cálculo, es entregando información sobre qué
tipo de datos se deben ingresar en ella.
Para esto la opción “validación de datos” del menú “Revisión de datos” entrega una
óptima herramienta. Esta permite definir qué tipo de dato, ya sea texto, número,
fecha, etc. Puede ser agregada a una celda y, además, dependiendo el tipo, incluso
entre rangos, es permitido el valor.
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En la opción “Permitir” hay una lista de tipos de valores a elegir, mientras que en la
opción “Datos” se puede elegir el criterio a tener en cuenta con los datos, por
ejemplo, el mínimo o máximo.
Al cambiar a la pestaña “mensaje de entrada”, se puede seleccionar el mensaje de

aviso con el cual se informará al usuario del tipo de datos que se debe agregar en la
celda.
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Finalmente, en la pestaña “mensaje de error”, se puede seleccionar el mensaje de
aviso con el que se advertirá al usuario del error cometido, al agregar en la celda un
tipo de valor equivocado.
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AUDITORÍA DE DATOS, CORRECCIÓN Y REVISIÓN COOPERATIVA
Una auditoria de datos, es un procedimiento de escrutinio para analizar el proceso

paso a paso que ocurre en una hoja de cálculo. Existen varias etapas para analizar, que
se pueden agrupar en tres grandes pasos:
Verificar dependencia de referencias, analizar resolución de fórmulas, y verificar la

existencia de errores.
Para realizar esto en el menú “Fórmulas” está la sección “Auditoria de datos”:
Las opciones de “rastrear precedentes” señalan con flechas desde donde provienen
los datos utilizados sobre una fórmula. Si se presiona mientras se selecciona una celda,
comienzan a aparecer estas flechas desde las celdas de origen de los datos; si se vuelve
a presionar, aparecen nuevas flechas indicando desde donde provienen los datos que
nutren a las celdas de origen y así sucesivamente, mostrando toda la ascendencia de
referencias, es decir, todas las conexiones río arriba.
Al utilizar la opción “rastrear dependientes” se señalan las celdas que llaman a

ubicación por medio de una referencia, o sea, todas las conexiones río abajo.
La opción “mostrar fórmulas”, hace que las celdas que presentan fórmulas, las
muestren en vez del resultado de la fórmula, haciendo explícito su contenido.
Al utilizar la opción “comprobación de errores”, se analizará toda la planilla y

aparecerá un cuadro descriptivo de cada uno de los errores, si es que existiesen.
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En este cuadro se observa el error y se podrá obtener ayuda sobre cómo solucionarlo,
incluso mostrando su funcionamiento paso a paso. Este cuadro funciona de una forma
homóloga a lo que realiza el corrector ortográfico de Word.
La opción “Evaluar fórmula” nos abre un panel de desarrollo de cálculo, donde

podremos observar como paso a paso se resuelve una fórmula; pudiendo así
comprender la prioridad que existe en cada uno de los pasos.
Observemos como funciona esta opción en la siguiente animación.
EJEMPLOS ANIMADOS (Ver curso on line).
Finalmente, la opción de ventana de inspección, permite agregar la información del

cálculo de una celda a un listado, pudiendo así generar un grupo de información sobre
varias celdas; de esta forma, se podrá fiscalizar a la vez varias de ellas y, por lo demás,
tener mejor control sobre lo que sucede con los datos.
Para verificar la existencia de un error en una celda, se pueden utilizar fórmulas como
ES; esta fórmula tiene variantes que permiten detectar si existen o no diferentes tipos
de errores, regresando VERDADERO o FALSO, según corresponda.
Presentaremos la sintaxis de estas variantes a través de la siguiente animación (Ver

curso on line)..
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Estas funciones pueden ser muy útiles si se utilizan como argumento para la función SI,
ya que permitiría tomar decisiones frente a errores en la planilla.
FORMATOS DE ARCHIVO
Excel presenta una compatibilidad con un gran número de formatos de archivos, los
que en su mayoría buscan la retro compatibilidad con versiones anteriores de Excel o
de otros software de manejo de planillas de cálculo.
De esta lista se destacan los siguientes:
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En cuanto a los diferentes formatos, podemos señalar lo siguiente:
El formato XLS, es el tipo de archivo más conocido de Excel, creado y funcional en un

100% para la versión 2003 del software. Este formato es compatible con las nuevas
versiones, sin embargo algunas de las mejoras de éstas no pueden ser almacenadas en
este archivo, como por ejemplo las vistas personalizadas.
El formato XLSX, es el formato creado por defecto en las versiones 2007 en adelante.
La mayor ventaja es la reducción del espacio ocupado en disco para almacenarse, o sea
es de “menor tamaño”, a lo que se le suma una mayor robustez contra corrupciones
de archivos, permitiendo rescatar mayor cantidades de datos.
Su inconveniente es que no puede ser abierto de forma nativa en las versiones

anteriores, sin ser convertido al formato XLS.
El formato XLSM, funciona de forma similar al XLSX, pero se diferencia en uno de sus
usos, ya que este archivo puede contener macros.
Esta diferencia en formato es para explicitar al usuario que este contiene ese tipo de
contenidos, ya que este al ser parte de un código de programación propio, lo que
veremos en la siguiente unidad, puede contener un virus. Para esto se recomienda que
antes de abrir este tipo de documento solicite asistencia para analizarlo con un
respectivo antivirus.
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El formato XLSB, funciona de forma similar al XLSX, pero este archivo ha sido
optimizado para almacenar gran cantidad de datos, y así evitar un mal funcionamiento
del software y que este no responda, haciendo necesario su reinicio.
La gran diferencia es que este tipo de archivo por estar optimizado para la lectura
expedita, no posee un sistema de protección contra la corrupción de datos. Se
recomienda siempre almacenar este tipo de archivos por duplicado, preservando una
copia en una fuente alternativa de almacenamiento que la original, para hacer frente a
cualquier problema.
Por último, antes de continuar desarrollando las actividades de la unidad, le invitamos

a repasar los siguientes contenidos:
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Comenzamos este resumen, con el siguiente video.
(Ver curso on line)
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UNIDAD 3
TABLA DE DATOS Y PROCEDIMIENTOS
3.1 TABLAS DE DATOS FIJAS Y DINÁMICAS
Por definición, una planilla de cálculo es en realidad una tabla de datos, su disposición
de columnas y filas; es lo que conforman en sí los componentes claves. Para ser más
claros, una tabla es una lista de registros de algún tipo, que se acumulan generando un
índice.
Cada registro posee diferentes características o campos, que hablan de las

propiedades que posee un registro. Por ejemplo, en una automotora, una tabla de
datos puede indicar las ventas del mes. Cada registro correspondería a cada automóvil
vendido y ese registro contendría los campos de fecha, modelo de automóvil, precio,
etc.
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UNIDAD 3: Tabla de Datos y Procedimientos 69
Así es, como cada registro se puede ingresar en cada una de las filas de una planilla y
ordenar los campos de estos en columnas, de esta manera, se puede ir completando la
tabla de forma ordenada y sistemática.
Para trabajar con tablas de datos, existen un grupo de funciones que permite la
búsqueda y uso de los datos dentro de ella; fórmulas mencionadas anteriormente en
este curso.
Entre estas fórmulas se destacan las siguientes:
BDCONTAR, BDDESVEST, BDEXTRAER, BDPROMEDIO, BDSUMA.
Estas funciones trabajan de forma similar al seleccionar los datos, ya que requieren la
definición de criterios para hacer la búsqueda en la base de datos. Para definir los
criterios se debe preparar un rango de celdas que contenga los nombres de los campos
y bajo ella una expresión lógica, que filtre los datos; por ejemplo, un “Menor que”.
En su sintaxis, “base_de_datos” es el rango de toda la tabla, mientras que

“nombre_de_campo” es el nombre en texto del grupo donde se aplicara el análisis, si
es por ejemplo la función sumar, todos los valores de ese campo se sumarán,
finalmente “criterios” corresponde al rango creado con los criterios de filtro.
Veremos la sintaxis particular de cada una de las funciones en la siguiente animación.
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IMPORTACIÓN DE DATOS Y ORDENACIÓN DE DATOS
En general, los registros de una base de datos, son colecciones de datos que se
agrupan de forma automática y solo son ingresados Excel con una finalidad de análisis
o para realizar un respaldo mejor ordenado.
Al importar los datos desde una fuente externa, no solo se traen los datos sino
además, se crea una conexión continúa con el origen, pudiendo realizar
sincronizaciones posteriores con ésta.
Para realizar lo anterior, desde una fuente externa se utilizan las opciones “obtener
datos externos” del menú Datos.
Para los alcances de este curso, analizaremos en detalle solamente la importación

desde texto, para esto se debe presionar la opción “Desde texto”, lo que abrirá una
ventana exploradora de archivos. Al seleccionar dentro de nuestro computador el
archivo que contiene la información de nuestra tabla de datos, se abre el cuadro
“Asistente para importar texto”.
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Este cuadro entrega dos formas de interpretar la información obtenida desde el
archivo de texto: delimitando los campos con caracteres o tabulaciones, o bien,
separándolo según la cantidad de caracteres definiendo así un ancho fijo.
Si se elige la opción “Delimitados”, se observa un cuadro que nos solicita ingresar la

información sobre qué tipo de carácter está funcionando como frontera entre cada
campo.
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Existen varias opciones para elegir y combinar diferentes caracteres para ser usados
como separadores; según los datos, debe elegirse el adecuado y verificar si
efectivamente separa correctamente los campos, luego al presionar siguiente.
En la tercera pantalla, podemos observar opciones para definir el formato de cada

campo; esto cobra mayor importancia si los datos corresponden a fechas. Sin
embargo, si los números presentan separadores de miles o separador decimal, estos
deben ser definidos correctamente, utilizando el cuadro que se despliega al presionar
en el botón “Avanzadas”.
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Acá se puede definir qué tipo de carácter cumplirá el rol de separador decimal y de
miles.
Por otro lado, si inicialmente se hubiese seleccionado la opción “De ancho fijo”, se
ingresaría a el siguiente cuadro, donde se debería definir por medio del uso del cursor
a qué cantidad de caracteres corresponde el cambio de campo; siguiendo luego con el
mismo cuadro de definición de formato que en la opción anterior (Delimitado).
Como recomendación general, es mucho más útil intentar utilizar la opción

“Delimitados”, siempre y cuando exista algún carácter que pudiese servir de frontera.
Finalmente, en ambos casos, se debe elegir dónde se desean colocar los datos
importados.
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En este cuadro, si se presiona en “propiedades” se observa la posibilidad de definir
mejor la conexión con los datos existentes en el archivo de texto, para futuras
sincronizaciones.
En estas opciones se puede definir: si se desea conservar la consulta o conexión con el

archivo de origen, sobre el control de la periodicidad de la actualización de los datos, y
el formato de estos últimos. Además de cómo se deben agregar las nuevas filas si
existiesen.
Recomendamos tener cuidado sobre la ruta de almacenamiento del archivo de texto

de origen, ya que si existe una disparidad en el futuro, la actualización no se podrá
realizar.
Posteriormente, si se desean cambiar esta configuración, es posible de realizar al

entrar en “Conexiones existentes”.
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TABLAS DINÁMICAS: CONCEPTO, CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
Para realizar un análisis de los datos en una tabla de datos, existen un centenar de
formas diferentes en Excel, la mayoría de ellas utilizando fórmulas que deben ser
definidas una a una, eligiendo referencias y rangos de los datos.
Sin embargo, si los registros de los datos crecen, las fórmulas de análisis deben ser re-
definidas nuevamente, extendiendo sus rangos y agregando nuevas referencias. Si este
crecimiento de registros es día a día, acumularemos un montón de esfuerzo, solo
intentando que las fórmulas continúen en la lógica deseada, pudiendo incluso cometer
omisiones o errores involuntarios al escribir una y otra vez cada fórmula.
Las tablas dinámicas son por definición tablas que tienen la cualidad de crecer o
disminuir, y así al utilizar como referencia a estas tablas en una fórmula, Excel sabrá
que cuando ocurran cambios, debe actualizar las fórmulas asignadas a ella.
Una de las virtudes de la tabla dinámica, es permitir realizar análisis o resúmenes de

sus datos y reordenaciones entre ellos, facilitando así la lectura de ellos.
CREACIÓN DE TABLA DINÁMICA
Para crear una tabla dinámica se debe elegir la opción “Tabla dinámica” del menú
Insertar.
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Luego en el cuadro “Crear Tabla dinámica”, se debe seleccionar la fuente de los datos,
que puede ser un rango de datos o estar conectado (los mismos que se importaban
desde un origen externo).
Adicionalmente, se debe elegir donde se mostrará la información recopilada por la

tabla dinámica.
Después, el área de trabajo cambiará mostrando, por un lado, los resultados

consolidados por defecto de la tabla dinámica y a la derecha un panel descriptivo para
configurarla.
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En la esquina superior derecha se observan los campos dispuestos a ser agregados al
informe de la tabla, con solo seleccionarlas, se irán agregando a la planilla.
Si alguno de los campos no es numérico, como por ejemplo del tipo fecha o texto,
estas categorías intentarán aglutinarse, generando subtotales del resto de los campos.
Si vemos el ejemplo anterior pantalla, tanto la fecha como la marca, presentan valores
que se repiten en la tabla dinámica, al elegir los campos de esta tabla se observara lo
siguiente:
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En la esquina inferior derecha vemos la ordenación de los campos, podemos ver que
en la sección “etiquetas de fila” se ordena por fecha y luego abajo por modelo.
Podemos observar en la tabla, como los valores de fecha, generan subtotales de todos
los registros que cumplen esa condición, mientras que de forma secundaria a los que
corresponde Modelo.
Si se desea cambiar la prioridad de agrupación o el tipo de dato consolidado que

entrega, solo hay que presionar con el botón secundario, en las etiquetas de la esquina
inferior derecha.
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Al hacer clic en la etiqueta en la flecha de despliegue, se observa las opciones para
desplazar las etiquetas de prioridad de ordenación, además de la posibilidad de
cambiarlas desde fila hacia columna o de columna a fila. Pero la opción que más
destaca es “Configuración de Campo”.
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Pudiéndose ahí elegir el nombre del campo, el tipo de dato consolidado que entregará,
ya sea suma, cuenta, promedio, etc.
Otra forma de personalizar los resultados es con las opciones que se encuentran en
“Diseño e impresión”. Acá encontraran algunas opciones para resaltar y variar el
formato de la tabla.
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En las etiquetas que corresponden a “Valores” la opción “Configuración de Campo”
varía, ya que se encuentra activa la opción “Mostrar Valores como”, que permite crear
una relación porcentual entre los valores.
FILTROS DE DATOS AVANZADO Y EN TABLAS DINÁMICAS
En variadas ocasiones es necesario discriminar entre todos los registros de una tabla
de datos, cuáles cumplen o no cumplen una condición; para esto, se puede crear una
segmentación de datos.
Para crear una segmentación, solo debe activarse la opción “insertar Segmentación de
datos”.
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Al activarlo aparecerá un cuadro con los campos a seleccionar.
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Al elegir uno de éstos, se activa un cuadro con las especificaciones de éste.
Este cuadro posee categorías “presionables”, que varían los datos que se presentan en
la tabla dinámica. Incluso más de una puede ser presionada a la vez, pudiendo así crear
un filtro mucho más agudo.
Las opciones de segmentación están vigentes desde la versión 2010 en adelante, sin
embargo en la versión de 2007 se pueden utilizar alternativas para obtener los mismos
resultados.
Paralelamente a la segmentación, otra forma de utilizar filtros es por medio de los

campos del costado superior derecho, estos, al seleccionarlos, muestran una muesca
negra a su derecha.
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Al presionar en ella se observa el menú de filtro, el cual funciona de forma equivalente
al que se genera normalmente en una lista de datos. El funcionamiento de un filtro fue
abarcado en el nivel intermedio de este curso Excel.
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3.2 MACROS
Muchas de las tareas que se realizan diariamente en Excel requieren que se ejecuten
una lista de pasos previos para su ejecución; por ejemplo, realizar un filtro de datos,
luego calcular un índice desde esos datos, exportar el resultado a otra ubicación, etc.
En otros casos, hay procedimientos propios de análisis estandarizados y probados, que

deben ser ejecutados sin cambio alguno por diferentes personas; inclusive, muchas
veces hay operaciones que deben ser realizadas decenas de veces, lo que afecta la
productividad por lo monótonas de estas acciones.
En todas estas situaciones la automatización de tareas que brinda una macro en Excel
es la solución; sin embargo, la dificultad para entender los alcances y funcionamiento
de esto causa intimidación en el usuario común. Por ello, veremos en este capítulo la
forma más fácil de utilizar y entender el funcionamiento de una “Macro”.
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DEFINICIÓN DE MACRO Y OBJETIVOS
Una macro por definición es una secuencia de instrucciones escritas en lenguaje VBA
(Visual Basic para Aplicaciones), que se almacena en Excel. Destinada a ser ejecutada
para efectuar las instrucciones paso a paso.
El lenguaje VBA permite ampliar el espectro de posibilidades en Excel, entregando la

robustez de un sistema de programación orientado a objeto (Para efectos de este
curso los alcances de este lenguaje escapan del marco de aprendizaje, les
recomendamos solicitar la versión del curso Experta este software).
Al intentar abrir un archivo Excel que contenga una macro, por defecto, se nos
advertirá de esto indicando que existe un margen de riesgo en esta acción. Esto es
debido a que la capacidad y versatilidad del lenguaje VBA puede entregar una
posibilidad, para que se programen instrucciones maliciosas; le recomendamos
solicitar asistencia para corroborar los archivos XLSM antes de abrirlos.
El objetivo de una macro, es concatenar una serie de pequeñas acciones para poder
realizar un gran procedimiento automatizado. Realizando así tediosas y largas tareas
automáticas con solo un par de clics.
PLANILLA EXCEL
NIVEL AVANZADO
PROPIEDADES Y MÉTODOS
De forma muy general, las instrucciones de una macro contienen dos tipos de
elementos: Las propiedades y los métodos.
Las propiedades son la información que describe cualquier tipo de elemento en Excel,
ya sea el color de una celda, el valor de ésta, la configuración de ancho de una
columna, etc., todas éstas son propiedades.
Los métodos son acciones que cambian las propiedades de alguno de los elementos de
Excel.
Teniendo en cuenta estos dos conceptos podemos observar de más de cerca qué son
estas.
Para esto se debe buscar la opción en el menú Vista.
Si ingresamos a la opción “Ver macros” nos encontramos con el cuadro “Macros”.
PLANILLA EXCEL
NIVEL AVANZADO
Si se ingresa en “Opciones” se puede observar la información sobre la combinación de
teclas ejecuta la macro, junto con su descripción (algo fundamental para entender una
macro). Si no están definidas estas informaciones se pueden definir y guardar al
presionar en Aceptar.
PLANILLA EXCEL
NIVEL AVANZADO
PASO A PASO EN UNA MACRO
Si deseamos conocer cómo realizar una macros paso a paso, en el cuadro “Macro” se
debe presionar en “modificar” esto nos abrirá el software de edición de código VBA, es
decir, un complejo editor de instrucciones en lenguaje de programación.
Si no posee conocimientos para la edición de lenguajes de programación le

recomendamos no alterar el código.
A continuación, si ajustamos la ventana de este editor con la ventana de Excel para

que ambos puedan observarse y se presiona el comando F8, mientras esta
seleccionada la ventana del editor, comenzará a ejecutarse la macro, en su primer
paso. Cada vez que presiones el botón F8 se observará cómo el código se colorea,
mientras en la planilla de Excel ocurren los cambios correspondientes.
PLANILLA EXCEL
NIVEL AVANZADO
Observando así el paso a paso su funcionamiento hasta llegar al final del código.
Luego, simplemente, cierre la ventana del editor de código VBA, presionando en la X.
GRABACIÓN AUTOMÁTICA Y EJECUCIÓN DE MACROS
Adicionalmente a la forma convencional de programación por el editor de código de

VBA, una macro puede ser grabada desde el mismo Excel.
Esto brinda la posibilidad que usuarios familiarizados con el lenguaje VBA, puedan
crear instrucciones automatizadas.
PLANILLA EXCEL
NIVEL AVANZADO
Lamentablemente, solo podría ser creadas las instrucciones que son normalmente
ejecutadas en Excel, descartando algunas más complejas que solo pueden ser logradas
por medio del editor de lenguaje.
Antes de comenzar la grabación de una macro, se recomienda predeterminar

claramente qué acciones se realizarán y en qué celdas, ya que, cualquier paso
erróneo o innecesario será grabado junto a los otros.
Para iniciar la grabación solo debe presionar el botón “Grabar Macro”.
De esta forma, se abrirá el cuadro “Grabar macro” donde puede definir el nombre, el
método abreviado de ejecución y su descripción. Luego de presionar "Aceptar"
comenzará a ser grabada la macro.
PLANILLA EXCEL
NIVEL AVANZADO
Desde ese momento cualquier acción realizada en Excel comenzará a ser grabada. Se
recomienda tener mucha precaución en cuál es la celda de inicio de la macro, ya que la
ejecución depende este factor.
Para detener y almacenar la macro grabada, se debe presionar en el botón "Detener

grabación".
EJECUTAR UNA MACRO
Antes de ejecutarla se debe verificar el estado de la opción “usar referencias relativas”

y “usar referencias absolutas”, ya que si se usa la última opción, entonces la macro
comenzará en la misma posición de cuando se grabó.
Para ejecutar una macro, simplemente se puede presionar su método abreviado o

abrir el cuadro “ver macros”, seleccionarla y usar el comando "Ejecutar".
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NIVEL AVANZADO
PLANILLA EXCEL
NIVEL AVANZADO
(Ver curso on line)
PLANILLA EXCEL
NIVEL AVANZADO
¡¡FELICITACIONES!!
Estimado Participante
Usted acaba de finalizar la revisión de los contenidos del curso en modalidad e-learning,
sin duda, su esfuerzo personal sumado al apoyo de nuestro equipo de trabajo,
han hecho posible que haya concluido con éxito su proceso de estudio.
Confiamos en que esta actividad de capacitación, además de contribuir al desarrollo de

nuevas habilidades personales y profesionales, haya despertado en usted, el interés por
seguir en el camino de la formación continua.
Agradecemos su participación y lo invitamos cordialmente a seguir capacitándose con

Les Halles.
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CURSO

Les Halles, Instituto de Capacitación, le da la Bienvenida a este CURSO que se imparte en

Reciba nuestros mejores deseos de Éxito.

Av. Condell 430, Providencia, Santiago de Chile

Al finalizar el curso, los participantes serán capaces de aplicar herramientas de planilla

1/ Utilizar las Funciones y Fórmulas de una planilla de Excel nivel avanzado,

2/ Aplicar las herramientas relacionadas con presentación profesional de una

3/ Aplicar adecuadamente las herramientas de tablas de datos y procedimientos,

UNIDAD I: FUNCIONES Y FÓRMULAS

1.1 Variables, Constantes, Operadores

UNIDAD II: ILUSTRACIOES Y PRESENTACIÓN DE ARCHIVOS EXCEL

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UNIDAD III: TABLA DE DATOS Y PROCEDIMIENTOS

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1.1 VARIABLES, CONSTANTES, OPERADORES

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IGUAL, ENCONTRAR, HALLAR

Estas funciones buscan texto dentro de otras celdas o rangos de celdas.

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EJEMPLO ANIMADO (Ver curso on line).

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negritas la de mayor utilidad en el ámbito de trabajo empresarial. Haga clic ACÁ

Observemos el funcionamiento de las funciones destacadas.

CONTAR, CONTAR.SI, FRECUENCIA, MODA.UNO

Estas funciones permiten contar la cantidad de valores. Veremos su sintaxis en la

EJEMPLO ANIMADO (Ver curso on line).

En la lista observaremos el total de las funciones Financieras, donde se destacan en

Observemos el funcionamiento de las funciones destacadas.

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