Gestión de procesos de negocio

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La Gestión de Procesos de Negocio (en inglés: Business Process Management o B.P.M.)
es una disciplina de gestión compuesta de metodologías y tecnologías, cuyo objetivo
es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos
de negocio de una organización, a través de la gestión de los procesos que se deben
diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. Por lo
tanto, puede ser descrito como un proceso de mejora continua de procesos.

El modelo de administración por procesos se refiere al cambio operacional de la

empresa, al migrar de una operación funcional a una operación administrada por
procesos.

El BPM es el entendimiento, visibilidad, modelado y control de los procesos de

negocio de una organización. Un proceso de negocio representa una serie discreta de
actividades o pasos de tareas que pueden incluir personas, aplicativos, eventos de
negocio, tareas y organizaciones.

BPM se puede relacionar con otras disciplinas de mejora de procesos como Six Sigma.
Los procesos de negocio deberían estar documentados (actualizados), para ayudar a
entender a la organización qué están haciendo a través de su negocio.

Durante la etapa de descubrimiento de procesos, todos se ponen relativamente de

acuerdo de cómo los procesos actuales están definidos. El AS-IS determina el estado
donde se puede usar la información para determinar dónde el proceso debería ser
mejorado, para llegar a un TO-BE, describiendo el cómo debería ser el proceso. La
sola documentación del proceso no es la herramienta para que los gerentes tomen
control sobre todo el proceso. BPM considera fundamental el monitoreo del proceso
para determinar si el proceso genera los resultados esperados en función de los
objetivos del negocio. La creación y uso de métricas y KPIs, es clave para realizar
un control detallado de cada proceso.1

Fue a partir de la década de los 80 cuando, a raíz del modelo japonés (Sistema de
producción Toyota) y de la aparición de normas internacionales de calidad
principalmente, cuando se impulsó la implantación de un sistema estructural basado
en la gestión por procesos.

Los enfoques previos trataban de manera separada a los procesos, las personas y la
tecnología, produciendo una brecha a veces insalvable entre las tecnologías y el
negocio o giro comercial de la organización. Esta brecha al mediano/largo plazo
resulta en pérdidas (millonarias en muchos casos) que las empresas deben afrontar.
Una organización esta regulada por procesos, y son estos lo que hacen que la
organización tenga vida, la cual podrá ser más corta o más larga, dependiendo de
cómo están implementados y los fines a los que sirvan. Si una empresa conoce sus
procesos, podrá entonces modelarlos, estudiarlos, medirlos, optimizarlos para
satisfacer los objetivos del negocio, y eventualmente cambiarlos según evolucione
la actividad, cuando aparezcan nuevas oportunidades, cuando determinada tecnología
se ponga obsoleta, etc.1

El sistema de gestión por procesos se caracteriza por el entendimiento, la

visibilidad y el control de todos los procesos de una organización por parte de
todos los participantes en cada uno de dichos procesos, todo ello con el fin de
aumentar la eficiencia de la empresa y la satisfacción del cliente.

Índice
1 Herramientas
2 El "Efecto silo"
3 La cadena de valor
4 Mitos de la automatización de procesos
5 Consejos para implantar un sistema de gestión basado en procesos[4]
6 Véase también
7 Referencias
8 Enlaces externos
8.1 Organismos
8.2 Información y noticias
8.3 Artículos
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Herramientas
Para soportar esta estrategia es necesario contar con un conjunto de herramientas
que den el soporte necesario para cumplir con el ciclo de vida de BPM. Este
conjunto de herramientas son llamadas Business Process Management Software (BPMS),
y con ellas se construyen aplicaciones BPM. Normalmente siguen una notación común,
denominada Business Process Modeling Notation (BPMN). Otras poseen una notación
propia y son capaces de generar código.

El "Efecto silo"
Se conoce como "Efecto silo" 2 a una serie de problemas de comunicación y
establecimiento de prioridades que se suelen dar en las empresas al pasar de una
organización tradicional o funcional a una gestión por procesos. Dicho efecto se
opone a un enfoque más integral y general que el de la estructura departamental,
donde lo importante es el proceso en conjunto y no los intereses de cada
departamento en separado. Una organización clásica o por departamentos podría
representarse gráficamente como una estructura vertical y segmentada; mientras que
la gestión basada en procesos sería un conjunto de líneas horizontales y continuas.

La cadena de valor
La cadena de valor es un concepto teórico que describe el modo en que se
desarrollan las acciones y las actividades en una empresa. .3 Dicho concepto tiene
una gran relevancia para la gestión basada en procesos, puesto que distingue
distintos eslabones interrelacionados entre sí en todo circuito productivo. De esta
forma, existirían las actividades primarias, enfocadas a la elaboración física de
los productos y las acciones de apoyo, que no proporcionan valor en sí mismas, pero
no por ello carecen de importancia. La gestión basada en procesos tiene en cuenta
toda la cadena de valor en su conjunto y de manera horizontal.

Mitos de la automatización de procesos

La automatización de los procesos es algo que prácticamente toda empresa quiere
lograr para mejorar sus operaciones, reducir costos y aumentar las ganancias. La
cuestión clave que muchos olvidan, es que antes de automatizar cualquier proceso,
primero se lo tiene que entender y mejorar. Bien vale recordar las palabras de Bill
Gates respecto a este tema:

La primera regla de cualquier tecnología usada en una empresa es que la

automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La
segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará
la ineficiencia.

Corolario: la automatización no sirve de nada si no se arregla o mejora el proceso

desde el punto de vista del negocio. Mediante BPM es más fácil comprender los
procesos, por ende modelarlos, entenderlos y optimizarlos, para luego implementar
una posterior automatización. Como se menciono previamente, la visión conjunta de
los procesos, las personas y la tecnología, en orden para mejorar el rendimiento de
los procesos es clave para el éxito de cualquier empresa.1

Consejos para implantar un sistema de gestión basado en procesos4

Contar con el compromiso de la dirección para implantar este sistema de gestión.
Identificar los procesos que hay dentro de tu empresa y establecer conexiones entre
ellos.
Completar un mapeo de procesos que ayude a los empleados a visualizar los flujos de
trabajo y la nueva estructura.
Llevar a cabo una experiencia piloto.
Véase también
Automatización de los procesos de negocio
Modelado de procesos
Indicadores clave de rendimiento
Reglas de negocio
Reingeniería de Procesos
Arquitectura orientada a servicios
Ingeniería de Negocios
YAWL
Teoría de Restricciones
Six Sigma
Dinámica de sistemas de gestión
Sistema de producción Toyota
Proceso documental