Professional Documents
Culture Documents
MS-EXCEL 2013
Lima – Perú
2
PERSONALIZACIÓN DEL WINDOWS 7.
CONFIGURAR Y PERSONALIZAR EL WINDOWS ANTES DE UTILIZAR EL MS-EXCEL 2013
Pasos:
1. Clic en inicio.
2. Clic en Panel de Control.
3. Doble clic en Configuración Regional y de
Idioma.
Observar:
Símbolo Decimal: . (Punto)
Separación de Miles: , (Coma)
Observar:
Símbolo Decimal: . (Punto)
Separación de Miles: , (Coma)
Observar:
De acuerdo a la leyenda:
Ejemplos:
EEUU: mm/dd/yyyy
Japón: yyyy/mm/dd
2. Luego, en la casilla Abrir: Escribir EXCEL y presionar < Enter > o clic en Aceptar
Archivos
recientes
Abrir otros
Libros
Plantillas
¿Qué es Excel?
Excel 2013 es una aplicación del tipo hoja de cálculo que forma parte del paquete Microsoft
Office 2013 y se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos. A través de ella, podemos
realizar diversas operaciones, desde las más sencillas, como sumar y restar, hasta otras
complejas, por medio de funciones y fórmulas.
INICIAR EL PROGRAMA
Para comenzar a trabajar en Microsoft Excel 2013 debemos acceder a él desde el botón
Iniciar. Al abrir el programa nos encontramos con una pantalla denominada Inicio rápido, a
través de la cual debemos elegir un punto de partida para comenzar. Podemos partir de un
libro en blanco o elegir una plantilla; es decir, libros con contenido predeterminado para
facilitarnos algunas tareas como la creación de presupuestos, informes, listados, etc.
Escribir
Clic
Barra de
Fórmulas
Área de
Trabajo
Barra de
Estado
La planilla de cálculo (también llamada hoja de cálculo) es básicamente una tabla de doble
entrada en la que podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda tabla, está formada
por filas y columnas. Las columnas se identifican por letras simples, dobles o triples, que van
desde A hasta XFD. Excel 2013 cuenta con 16,384 columnas. Las filas se identifican por un
número, desde 1 hasta 1’048,576. La intersección de una fila y una columna forma una celda, y
un conjunto de celdas se denomina rango.
Hacemos referencia a una celda por su dirección (coordenada), que se encuentra definida por la
letra de la columna seguida por el número de fila a la que pertenece; por ejemplo, la celda B7
corresponde a la intersección de la columna B y la fila 7 y la celda D15, a la intersección de la
columna D y la fila 15. En estas celdas es posible ingresar diferentes tipos de datos (texto,
números, fechas o fórmulas y funciones) que usen valores existentes en otras celdas para
efectuar un cálculo determinado.
LA CINTA DE OPCIONES
Cinta de Opciones de la
Pestaña Inicio
1. PESTAÑAS: Hay ocho pestañas básicas en la parte superior. Cada una representa un área
de actividad. ARCHIVO, INICIO, INSERTAR, DISEÑO DE PÁGINA, FÓRMULAS, DATOS,
REVISAR y VISTA.
2. GRUPOS: Cada pestaña contiene varios grupos que contienen elementos relacionados.
Por ejemplo la Pestaña INICIO presenta 7 grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación,
Numero, Estilos, Celdas y Modificar.
Un archivo de Excel está compuesto por un conjunto de hojas de cálculo; por eso estos archivos
se denominan libros. En la versión 2013, cuando abrimos un nuevo libro de trabajo, de manera
preestablecida lo hace con una sola hoja de cálculo, pero podemos añadir la cantidad de hojas
que queramos, luego también eliminar las que no sean necesarias. Además, es posible vincular
una hoja de cálculo a otras para realizar diferentes tipos de cálculos. En la parte inferior de la
ventana veremos la etiqueta Hoja1 que representa a la hoja actual.
2 4 6
1 3 5
1 Guardar:
Permite guardar un archivo. Si no se lo guardó previamente, se abrirá el cuadro de
diálogo Guardar como.
2 Deshacer:
Da la posibilidad de revertir una acción que acabamos de realizar. Podemos deshacer
varias acciones presionando el botón tantas veces como sean necesarias.
3 Rehacer:
Es la contracara del botón anterior, ya que permite rehacer acciones. Solo podemos
rehacer algo que se ha deshecho previamente; por eso, en algunas ocasiones esta
opción está desactivada.
4 Nuevo:
Abre un nuevo libro de trabajo. No viene por defecto en la barra de herramientas, sino
que lo hemos agregado al personalizar la barra.
5 Impresión rápida:
Imprime la hoja de cálculo directamente, sin mostrar el cuadro de diálogo de impresión,
que nos da la opción de configurar distintos parámetros. Este botón también fue
agregado a la barra de herramientas mediante la opción de personalización.
Alt (Alternativa).
Modifica el funcionamiento de las teclas alfanuméricas y de función, permitiendo obtener
caracteres y acciones alternativas diferentes de las que se consiguen con las restantes teclas
modificadoras (Mayús y Ctrl).
Ejemplo: si se pulsa la combinación de teclas [Alt + F4], se cierra la ventana activa.
Enter (Entrar).
Esta tecla permite introducir datos en una aplicación, indicando que se ha terminado de escribir;
activar una de las opciones de un menú, después de seleccionarla; poner en marcha la ejecución
de un programa, si está seleccionado el icono correspondiente; pasar de una línea del escrito a
la siguiente, etc. En general, se utiliza para trasladar el control del usuario al ordenador.
Retroceso.
Borra el carácter situado a la izquierda del punto de inserción, que retrocede a la posición
ocupada por el carácter borrado.
Bloq Mayús.
Actúa en combinación con una de las señales luminosas de la parte superior derecha del teclado,
encendiéndola o apagándola cada vez que se pulsa. Si la señal está apagada, las teclas
alfabéticas generan letras minúsculas en modo normal, y mayúsculas si se pulsan
simultáneamente con la tecla específica de mayúsculas; así, si la señal está encendida, se
produce el efecto contrario.
Bloq Num.
Es una tecla cuya misión es bloquear o desbloquear las funciones de las teclas numéricas
situadas en la zona derecha del teclado expandido.
Mayús (Mayúsculas).
Existen dos teclas. Modifican la acción de las teclas alfanuméricas cuando se teclean al mismo
tiempo. En el caso de las letras, pulsando esta tecla se puede escribir en mayúsculas o
minúsculas (excepto si están bloqueadas las mayúsculas). En el caso de los números y signos
de puntuación, si se presiona esta tecla, aparecen los signos dibujados en la parte superior de
cada tecla. También modifican la acción de las teclas de función.
Ctrl o control.
Existen dos teclas que permiten obtener caracteres adicionales cuando se pulsan
simultáneamente con ciertas teclas alfanuméricas. También producen acciones especiales en
combinación con las teclas de función.
HOJA: Se denomina así a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un
nombre identificativo que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se
pueden observar en la zona inferior de la pantalla. Estos nombres se pueden
cambiar.
CELDA: Cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas introduciremos los
datos.
LIBRO DE
TRABAJO: Conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un
archivo con la extensión .xlsx con todas las hojas que tuviese el libro.
RANGO: Grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por
ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente nombre:
A1:A5
El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última celda
seleccionadas.
Rango A1:A5
TIPOS DE DATOS
La hoja de cálculo de Excel puede aceptar cualquier tipo de dato en sus celdas.
TIPO: Determina la naturaleza del dominio de valores que puede tomar una celda, las
operaciones en que puede participar y el espacio de memoria que necesita.
CLASIFICACIÓN:
ENTERO -> INTEGER
NÚMERO
REAL -> DOUBLE
DATOS
CADENA DE CARACTERES ->STRING
(TEXTO)
Nº EJEMPLOS TIPO DE DATO
1 El sueldo de un trabajador
2 La población nacional
3 Nombre de una universidad
4 El Nº de hermanos de una familia
5 El peso de una persona
6 La capital del Perú
7 La edad de una persona
NUMÉRICO : Se puede ingresar cualquier valor numérico con los dígitos: 0,1, 2, 3, 4, 5,
6, 7, 8, 9.
O con los símbolos: +, -, (), /, $, %, e, etc.
TEXTO : Se puede ingresar cualquier grupo de caracteres entre letras y números
que no sean interpretados como un número, fórmula, fecha, hora, valor
lógico o error.
FECHA Y HORA : Una fecha u hora se ingresa como texto entre comillas ““. Excel convierte
a un número cuando calcula una fórmula.
LÓGICO : Excel trabaja con valores lógicos que son resultados de condiciones, estas
expresiones puede ser VERDADERO o FALSO.
ERROR : Existe un grupo de valores llamado de error el cual se refiere al tipo de
error que Excel detecta.
Ejemplo:
#N/A, #¡DIV/0!
INGRESO DE DATOS
I. EN UNA CELDA
Pasos:
1.- Hacer clic dentro de una celda. LUIS
2.- Escribir dato.
3.- Presionar ENTER.
NOTA:
Pasos:
1.- Seleccionar bloque o rango de celdas.
2.- Ingresar dato a repetir.
3.- Pulsar CTRL + ENTER.
CELDA: Es la intersección de una Columna con una Fila. Cada celda puede contener texto,
número o fórmula.
Ejemplo: C9
PUNTERO O SELECTOR DE CELDA: Es aquella celda que se encuentra marcada con doble
línea en el borde e identifica la posición actual de la celda activa.
Control de Relleno
PUNTEROS DEL MOUSE: Es un símbolo que indica la posición del Mouse en la pantalla.
Para utilizar adecuadamente el Mouse es necesario describir cuatro acciones básicas que
Windows define para el uso de dicho dispositivo.
SEÑALAR: Término utilizado para ubicar el puntero del Mouse sobre un elemento u objeto.
HACER CLIC: Término utilizado cuando se señala un celda, elemento u objeto de la pantalla y
luego se pulsa y se suelta rápidamente el botón del Mouse.
HACER DOBLE CLIC: Término utilizado cuando se señala un elemento y luego se presiona dos
veces el botón del Mouse.
ARRASTRAR: Término utilizado cuando se mantiene presionado el botón del Mouse mientras
se desplaza el puntero.
Pasos:
Pasos: LUIS
Pasos:
C D
Pasos:
A B C D
Pasos:
C D
Pasos:
A B C
Pasos:
A B C
Excel nos brinda la posibilidad de obtener series numéricas o de textos que el usuario utiliza
constantemente.
Por ejemplo Excel contiene series del día de la semana, del mes, etc.
Pasos:
FEBRERO
ENERO
MARZO
ABRIL
Pasos:
Pasos:
1960 1960
1970
1970
1980
1990
2000
NOTA:
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una
fórmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético,
comparación, texto(&) y referencia(: ,).
OPERADOR DESCRIPCIÓN
+ Adición
- Sustracción
* Multiplicación
/ División
^ Potencia
% Porcentaje
= Igual a
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Distinto de
& “Y” comercial
USO DE PARÉNTESIS
Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se
calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel
calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma
5, con lo que se obtiene 11.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a
continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel
que calcule B4+B5 primero y después divide el resultado por la suma de los valores de las celdas
D5 hasta F5.
=(B4+B5)/SUMA(D5:F5)
Excel posee una gran cantidad de funciones para diferentes usos. Conocer algunas de ellas con
profundidad nos permitirá resolver tareas complejas con sencillez.
Una de las características que hacen de Excel una herramienta tan potente (y fascinante) es la
interminable variedad de formas en que podemos combinar las funciones en nuestras fórmulas,
creando soluciones eficaces que nos permitirán resolver problemas complejos con rapidez.
Las funciones son fórmulas predefinidas que utilizan valores en una estructura u orden
específico para realizar cálculos, y devuelven un resultado. Los valores reciben el nombre de
argumentos, y el orden o estructura es la sintaxis de la función.
Los argumentos pueden ser números, texto, referencias a celdas, valores constantes, fórmulas
u otras funciones.
Una función es una fórmula predefinida que ayuda a ejecutar operaciones matemáticas
comunes.
Las funciones ahorrarán el tiempo de escribir largas fórmulas.
Cada función tiene un cierto orden, llamado sintaxis, que es necesario respetar para que la
función produzca los resultados deseados.
SINTAXIS:
Ejemplo:
=SUMA(RANGO)
He aquí un ejemplo de una función con un solo argumento, que suma el rango de celdas B3
a B10:
(Rango)
OBSERVACIÓN:
Los argumentos (números, texto o rango de celdas) deben figurar entre paréntesis.
Si hay más de un argumento, éstos deben estar separados por comas.
Sintaxis:
=SUMA(Rango)
ALEATORIO: Devuelve un número real aleatorio mayor o igual a 0 y menor que 1, distribuido
uniformemente. Cada vez que se calcula la hoja de cálculo, se devuelve un número real
aleatorio nuevo.
Sintaxis:
=ALEATORIO()
Ejm.
=ALEATORIO()
Sintaxis:
=ENTERO(Número)
Ejm.
=ENTERO(10.99)
Excel devuelve 10
Sintaxis:
=POTENCIA(Número,Exponente)
Ejm.
=POTENCIA(2,3)
Excel devuelve 8
Sintaxis:
=REDONDEAR(Número,Número_Decimales)
Ejm.
=REDONDEAR(923.4567,2)
Sintaxis:
=PROMEDIO(Rango)
Ejm.
=PROMEDIO(A1:A5)
Sintaxis:
=MAX(Rango)
Ejm.
=MAX(A1:A5)
Sintaxis:
=MIN(Rango)
Ejm.
=MIN(A1:A5)
CONTAR: Cuenta solamente las celdas que contengan números pasando por alto las celdas
vacías o que contengan textos en un rango de celdas.
Sintaxis:
=CONTAR(Rango)
Ejm.
=CONTAR(A1:A5)
Sintaxis:
=CONTARA(Rango)
Ejm.
=CONTARA(A1:A5)
CONTAR.SI: Cuenta las celdas dentro del rango que no están en blanco y que cumplen con el
criterio (condición) establecido por el usuario.
Sintaxis:
=CONTAR.SI(Rango,Criterio)
Ejm.
=CONTAR.SI(A1:A5,”>=10.5”)
Sintaxis:
=SUMAR.SI(Rango,Criterio)
Ejm.
=SUMAR.SI(A1:A5,”>=10.5”)
Excel Devuelve la suma acumulada de las notas por los alumnos aprobados en el rango A1:A5
PROMEDIO.SI: Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que
cumplen unos criterios determinados.
Sintaxis:
PROMEDIO.SI(Rango,criterio)
Ejm.
=PROMEDIO.SI(A1:A5,">25000")
Excel Devuelve el promedio de todas las comisiones con un valor de propiedad mayor que
25000 en el rango A1:A5
Sintaxis:
=HOY()
Sintaxis:
=AHORA()
DIA: Devuelve el nº del día del mes que corresponde a una fecha. El resultado está entre 1 y
31.
Sintaxis:
=DIA(Número de Serie)
Ejm.
=DIA(Fecha)
Sintaxis:
=DIASEM(Número de Serie)
Ejm.
=DIASEM(Fecha)
Sintaxis:
=MES(Número de Serie)
Ejm.
=MES(Fecha)
AÑO: Devuelve el año que corresponde a una fecha. El resultado está entre 1900 y 9999.
Sintaxis:
=AÑO(Número de Serie)
Ejm.
=AÑO(Fecha)
FECHA: Devuelve el nº de serie que corresponde a una fecha. El resultado está entre 1 y
2958465.
Sintaxis:
=FECHA(Número de Serie)
Ejm.
=FECHA(Año,Mes,Día)
FUNCIONES DE TEXTO
Sintaxis:
=IZQUIERDA(Texto, Nº de Caracteres)
Ejm.
=IZQUIERDA(“universidad”,3)
Sintaxis:
=DERECHA(Texto, Nº de Caracteres)
Ejm.
=DERECHA(“universidad”,4)
Sintaxis:
= EXTRAE (Texto, Posición Inicial, Nº de Caracteres)
Ejm.
=EXTRAE (“universidad”,7,4)
Sintaxis:
= CONCATENAR (Texto1, Texto2, Texto3,……., Texton)
Ejm.
= CONCATENAR (“universidad”,”nacional”)
NOTA:
También es posible usar el símbolo & para crear fórmulas que concatenen texto.
Ejm.
= “universidad”&”nacional”
LARGO: Tiene un argumento que es una cadena de texto y como resultado nos devuelve el
número de caracteres de dicha cadena.
Sintaxis:
=LARGO(Texto)
Ejm.
= LARGO(“universidad privada”)
Sintaxis:
HALLAR(texto_buscado,dentro_del_texto,[núm_inicial])
Dónde:
texto_buscado : El texto que desea buscar.
dentro_del_texto: El texto en el que desea encontrar el valor del argumento texto_buscado.
núm_inicial : El número de carácter en el argumento dentro_del_texto donde desea iniciar la
búsqueda.
Ejm.
= HALLAR(“E”,”FRESA”,1)
Excel devuelve 3, esto es debido a que le estamos diciendo a la función que busque la letra
E dentro del texto FRESA, comenzando desde la primera letra.
Sintaxis:
=VALOR(Texto)
Texto: es el texto entre comillas o una referencia a una celda que contiene el texto que se
desea convertir.
OBSERVACIONES:
El argumento texto puede tener cualquiera de los formatos de número constante, fecha u
hora reconocidos por Microsoft Excel. Si no tiene uno de estos formatos, VALOR devuelve el
valor de error #¡VALOR!
Ejm 1.
=VALOR(“11/11/2012”)
Ejm 2.
=VALOR(“S/. 1,000.00”)
Ejm 3.
Sintaxis:
=TEXTO(Valor,Formato)
OBSERVACIONES:
Valor: es el número que queremos convertir a texto.
Formato: es el formato que queremos darle. Es un argumento optativo.
Ejm 1.
Celda C1= 2007
=TEXTO(C1,“0.00 $”)
Ejm 2:
Celda C2= 0.2
=TEXTO(C2,“0%”)
Ejm 3: