Professional Documents
Culture Documents
ALCANCE
OBJETIVOS
Disminuir los riegos que puedan aumentar el margen de error dentro de los
procesos ejecutados dentro de la organización
1
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
2
*El responsable financiero se
ocupa de la optimización del
proceso administrativo, el
manejo de bodegas y el
*Negociación con los clientes
inventario, y todo el proceso de
en temas relacionados con
administración financiera de la
RESPONSABLE crédito y pago de consultorías.
organización.
FINANCIERO *Administrar y autorizar
*Análisis de los aspectos
JUAN préstamos para empleados.
financieros de todas las
ALEJANDRO *Manejar la relación directa
decisiones.
JIMENEZ con Bancos (obtención y
*Análisis de las cuentas
renovación de préstamos,
específicas e individuales del
transacciones en dólares.
balance general con el objeto
de obtener información valiosa
de la posición financiera de la
compañía.
*Tiene como responsabilidad
primordial de conducir el
proceso de selección de
personal, inducirlo, capacitarlo,
y velar por su bienestar
económico, social, sea este
funcionario, ejecutivo,
empleado u obrero.
*La jefatura de recursos *Manejo de sus recursos
humanos es el responsable de humanos, selecciona, encausa
RESPONSABLE
planificar o programar con su el entrenamiento, capacitación,
HUMANO
equipo, la capacitación del compensación económica y
LINA MARCELA
personal a través cursos, desarrollo del personal.
BUSTAMANTE
seminarios u otros, que se *Asesora y maneja el bienestar
lleven a cabo. Por lo general su de los colaboradores.
responsabilidad en el desarrollo
del personal es a través de la
elaboración de un plan de
capacitación, el mismo que es
aprobado por la gerencia de la
empresa el mismo que regresa
a su despacho para ejecutarlo
y hacerle seguimiento.
3
CONTROL DE DOCUMENTOS
CONTROL DE REGISTROS
Con este procedimiento se pretende definir y establecer los controles para que los
registros asociados al Sistema de gestión Integral generados en cada proceso,
sean fácilmente identificables y recuperables; correctamente almacenados y
protegidos y se encuentre establecida su disposición final. Ver anexo 2. (Control
de Registros)
REQUISITOS LEGALES
Ley 09 de 1979
4
Código sanitario nacional
Concesión de aguas
Decreto 79 de 1986
5
Uso eficiente y ahorro del agua
REQUISITOS REGLAMENTARIOS
Para dar cumplimiento a lo acordado por la ley Aseconsul SGC tiene afiliado a
todo su personal a Seguridad social, Riesgos profesionales ARP y fondo de
pensiones.
6
COMPRAS
Realizar las compras de insumos, servicios y elementos que cumplan con las
especificaciones requeridas para los procesos y requisitos del cliente interno,
buscando que se haga en condiciones de eficiencia, calidad y oportunidad así
como la evaluación y seguimiento de proveedores. Ver anexo 3. (Gestión de
compras) y anexo 4. (Evaluación de Proveedores)
CAPACITACIÓN Y ASESORÍAS
7
ASESORÍA: CAPACITACIÓN: VERIFICACIÓN:
Diagnostico
Diseño Fundamentos ISO Auditorías Internas.
9001:2008 Preparación de
Documentación
Identificación de auditoría de
procesos otorgamiento
8
FASE DE DIAGNOSTICO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAD
*Alta dirección y demás
Servidores Públicos con
conocimientos del proceso. Planificar la realización del
*Normatividad legal aplicable diagnostico
a la entidad.
*NTC-ISO 9001:2008 Informe de
*Infraestructura física. diagnóstico
*Servicios de apoyo Ejecutar el diagnostico validado
(transporte, comunicaciones.
*Documentación existente.
*Estructura administrativa y
planta de cargos de la Validar el informe de diagnostico
entidad.
Diseño
Documentación
Verificación
9
COSTOS DE CAPACITACIÓN Y ASESORIAS DE SGC
Valor Valor Valor Valor Total Total
CONCEPTOS Total
Hora unidad mensual Anual Horas meses
$ $
CAPACITACIÓN 70,000 34 5 2,380,000
$ $
ASESORIAS 130,000 368 12 47,840,000
$ $
PAPELERIA 800,000 800,000
$ $
TRANSPORTE 1,000,000 12 12,000,000
$ $
VIATICOS 1,500,000 12 18,000,000
GASTOS $ $
EXTRAS 1,500,000 1,500,000
$
82,520,000
Punto de control:
10
▪ En la recepción de la documentación
▪ En el estado que es entregada la documentación.
▪ La identificación correcta de cada documento.
▪ Documentación legible
Salidas:
11
▪ Archivar los documentos en folders de pasta gruesa y debidamente
identificados.
▪ Se adecuara un espacio especial y único para el almacenamiento de los
documentos. Dicho lugar tendrá todas las condiciones ambientales.
▪ Estarán bajo cuidado especial para evitar su daño o deterioro, causados
por:
Humedad
Insectos
Hongos
Roedores
Microorganismos
Bacterias
La incorrecta manipulación
12
Definir y establecer los controles pertinentes para solucionar la no conformidad y
liberar el producto con la mayor eficiencia. Ver anexo 6. (Procedimiento producto
no conforme)
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Su entrega y publicación será realizada entre los quince primeros días de cada
mes de acuerdo con la periodicidad de evaluación y cálculo de cada indicador,
fecha en la cual se consolidará el Informe de Indicadores, para ser revisado por el
Director con las diferentes áreas en reuniones programadas mensualmente para
tal fin, los cuales se asemejan a una Revisión Gerencial extraordinaria.
El formato de cada indicador, cuenta con una tabla disponible para el Análisis del
resultado del mismo. La información que allí se encuentra es responsabilidad de
cada uno de los dueños de proceso, y podrá diligenciarse o no, según sea
determinado para cada indicador. Es necesario documentar las Oportunidades de
Mejora que se realicen con base en los resultados de los indicadores, tomando
como base para estas oportunidades los indicadores que muestren resultados
“negativos” por un tiempo extenso.
13
AUDITORIA
14