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N° 6
Activo Fijo
6. PROCEDIMIENTOS REFERENTES A UN ACTIVO FIJO

6.1 PROCESO DE COMPRA DE ACTIVO FIJO

Participantes:
 Usuario,
 Responsable de Controlling,
 Director, Subdirectores
 Unidad de Activo Fijo,
 Dirección de Administración y Finanzas.

En el proceso de presupuesto es la instancia en que se debe definir los costos del proyecto de
inversión, si cumple con las de las Definiciones Generales, esto es que cada unidad tenga un valor
superior a UF 5 y vida útil a lo menos de 3 año, se debe presupuestar en la cuenta contable
61070000,61080000, 61075000, sino cumple este requisito aquella parte del proyecto deberá ser
presupuestada en las otras cuentas de resultado según la naturaleza del gasto.

El usuario es responsable de cotizar al menos con tres (3) proveedores distintos el activo que requiere y
plantearlo en la propuesta, cuando el activo es por un monto igual o superior a UF 40, de lo contrario
sólo una cotización.

A su vez, el Director del Proyecto es responsable que la compra quede bien definida en las cuentas
contables que correspondan de acuerdo a la naturaleza del proyecto, o sea un activo fijo o un gasto
en cuentas de resultados.

Una vez recibido el bien, chequeado su estado y condición, será responsabilidad del Director reunir
los documentos necesarios para la activación del bien, los cuales deben ser enviados mediante
Ticket:

Los documentos referidos son:

- N° Orden de Compra.
- N° de OCO

La Unidad de Activo Fijo será responsable de revisar clasificar el activo según la normativa vigente
para proceder a su contabilización, a su vez, podrá solicitar información adicional como vida útil
asignada en casos específicos.
Una vez contabilizado el bien, el encargado de activo fijo de la sede procederá a etiquetar el bien.

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Activo Fijo
6.2 PROCESO DE TRASLADO DE ACTIVO FIJO

El usuario identifica la necesidad de traslado de un bien, procede a llenar el Formulario de Traslado

dispuesto para este procedimiento.
El traslado debe ser precisado según la siguiente clasificación:
 Temporal
 Definitivo

A su vez, el traslado será clasificado según la ubicación final del bien:

 Dentro de la misma Unidad (mismo responsable de unidad).
 Traspaso a otra Unidad (responsable distinto de unidad).
 Traspaso a otra Sede

El usuario procede a informar y solicitar la autorización del traslado al Director, éste a su vez autoriza la
salida del bien firmando el Formulario de Traslado y en caso que el bien sea fuera de la sede debe ser
a través de una Guía de Despacho, indicando que no constituye venta.
Posteriormente, una vez que el bien ha sido recepcionado conforme por el responsable en la nueva
ubicación, éste deberá firmar el Formulario de Traslado como confirmación de recibo del bien.

Dicho formulario debe ser enviado a la Unidad de Activo Fijo – Dirección de Finanzas-vía correo
electrónico, con todos los datos que permiten identificar el bien. No será procesado ningún traslado si
dicho formulario no presenta los datos y firmas pertinentes, por consecuencia la responsabilidad del
bien se mantendrá en la unidad inicial.

Cuando se trate de un traspaso de sede, la Unidad de Activo Fijo será responsable de actualizar la
ubicación del bien en el Sistema Contable y respaldar dicha documentación, si se trata de un
traslado dentro de la misma sede, en encargado de activo fijo de la sede será el responsable de
actualizar la ubicación en SAP.

Sin perjuicio que el formulario cumpla con las firmas y formalidades de este procedimiento, la
Unidad de Activo Fijo podrá eventualmente realizar una revisión física y comprobar el procedimiento
del traslado.

En casos especiales, cuando el traslado corresponda a bienes de alto valor, la Unidad de Activo Fijo,
Dirección de Administración y Finanzas podrá solicitar mayores antecedentes que ameriten su
realización.

Cuando se trate de un traslado entre empresas relacionadas de Duoc, su tratamiento corresponde al

de una venta, la cual se respalda con una factura o un contrato de compraventa.

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Activo Fijo
6.3 PROCESO DE BAJA DE ACTIVO FIJO

Las bajas de bienes deberán pasar por los siguientes procesos en orden y no excluyentes:
a) VENTA
b) DONACIÓN
c) ELIMINACIÓN

Se pueden establecer como requisitos de baja los siguientes:

 Obsolescencia
 Daño, Deterioro
 Pérdida (Hurto, Robo)

El usuario del bien identifica el requerimiento de baja de un activo fijo, indicando el motivo por el cual
solicita al director de departamento o responsable de los activos de la unidad, quien revisará los
antecedentes y solicitará la baja al Director de Administración y Finanzas.
La Unidad de Activo Fijo revisará antecedentes de la solicitud y podrá revisar físicamente los bienes a
modo de chequeo. Si los bienes solicitados de baja corresponden a equipos computacionales, la
Unidad de Activo Fijo solicitará validación a la DPT, quienes según sus parámetros técnicos deberán
indicar el estado de dicho equipo.

De esta revisión, se podrán obtener los siguientes estados y acciones a seguir:

a) Cumple con estándar DUOC: este equipo será reasignado a otra Sede, y gestionará entrega de
los equipos y a su vez informará datos a la Unidad de Activo Fijo para realizar los cambios en el auxiliar
contable.

b) Operativo, pero no cumple con estándar DUOC: seguirá el procedimiento de baja de activo fijo.
c) No operativo (equipo defectuoso): seguirá el procedimiento de baja para eliminación.

Para traslado de los bienes a otra unidad se deberá remitir al Procedimiento de Traslado descrito en
este mismo manual. No existiendo requerimientos por parte de otra sede, los bienes podrán
considerarse para venta o donación, según los parámetros establecidos por la DAF. En el caso que los
bienes sean destinados a una donación podrá ser realizada, siempre y cuando, la institución o
empresa que recibe la donación esté autorizada por la DAF, dando prioridades aquellas Colegios
Técnicos profesionales que nos entregan más matrículas (listado publicado en Intranet).

Si no existe donación para dichos bienes, éstos podrán ser eliminados o sacados de Fundación Duoc
UC, para su posterior destrucción, y rebajados del auxiliar de activo fijo.

Cualquiera sea el caso, siempre se deberá contar con una resolución por parte de la DAF que
formalizará la baja de bienes.

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Activo Fijo
PROCESO DE ALTAS DE ACTIVOS FIJOS

CICLO ACTIVO FIJO - ALTAS

ACTIVO PROCESO FUNCION OBSERVACIONES

Recibe Orden de
Pedido
- ES NECESARIO
TENER UNA OCO
PARA ACTIVAR
COMPRA ACTIVO
SI Tiene OCO NO Solicitar OCO BIENES DE ACTIVO
FIJO FIJO
SI
CARGAR EN CUENTA -COMPRA DE BIENES
VALOR => UF 5;
Y VIDA UTIL > 3 AÑOS
NO DE GASTO UTILIZAR CUENTA
CORRESPONDIENTE 6107000
SI
INGRESO CUENTA
GASTOS TRANSITORIOS
- ACTIVACIONES
ACTIVO FIJO
POR OBRAS EN
CURSO UTILIZAR
VIA TICKET SOLICITAR COMPARAR TOTAL
CUENTA 61080000
EJECUCIÓN MIGO INGRESADO NORMA V/
INDICANDO N°ORDEN S TRANSACCION
DE COMPRA S_ALR_87012993

EXISTEN DIFERENCIAS

SI

ANALIZAR Y CORREGIR
NORMA
NO
AVISAR A ENCARGADO
PRESUPUESTO PARA SU
LIQUIDACIÓN
Fase

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PROCESO DE BAJAS DE ACTIVOS FIJOS

CICLO ACTIVO FIJO - BAJAS

ACTIVO PROCESO FUNCION OBSERVACIONES
VENTA
OBSOLESCENCIA
SOLICITUD BAJA
DETERIORO SOLICITAR
AL DIRECTOR
PERDIDAS AUTORIZACIÓN DAF LAS BAJAS SOLO
ADM. FINANZAS
ROBO SON AUTORIZADAS
HURTO POR EL DIRECTOR
ADM. Y FINANZAS

AUTORIZACION
CONSULTAR CON OTRAS
OK
SEDES SU UTILIZACIÓN

SI
DEJAR COMO MATERIAL
ENSEÑANZA
PROCEDER A LA
BAJA CONTABLE EN NO
MATERIAL DE APOYO SAP
ESPORADICO

OFRECER COMO VENTA

ESPERAR
AUTORIZACION

DONACION SOCIALES

HACER
SEGUIMIENTO A LA
SOLICITUD
Fase

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PROCESO DE TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS

CICLO ACTIVO FIJO - TRASLADOS

ACTIVO PROCESO FUNCION OBSERVACIONES

ENVIO A OTRA SEDE

MISMA SOCIEDAD

TRASLADOS SUBDIRECTOR SIEMPRE SE DEBEN

SI
ADMINISTRATIVO INFORMAR LOS
NO ENCARGADO ACTIVO FIJO TRASLADOS, ESTO
CORRESPONDE CAMBIO AFECTA CARGOS POR
DIVISIÓN Y CENTRO COSTO DEPRECIACIÓN Y
SEGUROS

ENVIAR MAIL A LA UNIDAD

DE ACTIVO FIJO

CORRESPONDE EMITIR
ADJUNTAR FORMULARIO FACTURA VENTA
DE TRASLADO
DEBIDAMENTE FIRMADO

REALIZAR CAMBIO EN
SISTEMA SAP
Fase

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PROCESO DE SINIESTROS ACTIVOS FIJOS

CICLO ACTIVO FIJO - SEGUROS

ACTIVO PROCESO FUNCIÓN OBSERVACIONES

Dejar Constancia
Subdirector Una vez realizada la
Seguros Inmediata en
Administrativo denuncia del Siniestro a la
Carabineros compañía de seguros, se
debe hacer entrega de la
documentación requerida
por el corredor de
Notificar liquidación, hacer segui-
Inmediatamente miento al caso, revisión de
a Carabineros liquidación, pago.

Informar
Siniestro a la
DAF

Proceder a la
Baja del Bien

Hacer
Seguimiento al
Siniestro
Fase

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CERTIFICADO DE DONACIÓN

Nombre directo de sede representación de la Fundación Instituto Profesional Duoc. RUT 72.754.700-2
Corporación de derecho privado sin fines de lucro que promueve la educación técnico profesional,
certifica haber entregado los siguientes bienes de activos fijos usados, que a continuación se
detallan:

Con fecha de dia.mes.año , he recibido la donación de los siguientes bienes:

Aquí detallar bienes donados

Nombre empresa o Persona:…………………………………………………

Rut:…………………………………………………………………………………

Domicilio…………………………………………………………………………..

Muy atentamente,

_____________________________________ _________________________________________

Nombre director o subdirector de sede Nombre de Persona que Recibe los Bienes
RUT RUT
Firma Firma

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Activo Fijo
Traspaso Activo Fijo Entre Sedes

Sede Origen: _______________________

Sede Destino: ___________________

Descripción del Bien: _________________

Código del Bien: _____________________

Motivo Traslado: ____________________

Firma y Nombre Director que Autoriza

Firma Nombre Director que Recepciona

Fecha,

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