Combinación de Correspondencia con OpenOffice Writer

Instrucciones para la generación de documentos para mailings, cartas con

múltiples destinatarios, memorandums, vales, etc.

Herramientas:
1. OpenOffice Calc para generar hoja de calculo donde están los datos que se se
desean combinar con las cartas.

2. OpenOffice Writer para generar un documento que servirá como plantilla para todas
las cartas.

FASE 1: Generación de una hoja de cálculo donde están los datos.

1.- Con el Calc generamos una hoja de calculo donde están los datos que se se
desean combinar con las cartas. Especificamos títulos de columnas y a continuación
ponemos los datos a combinar. Cada fila generará más tarde un documento
combinado.

Guardamos como “Clientes.ods”

FASE 2: Generación de un documento plantilla.

1.- Abrir el Writer para generar documento en Writer que sera usado como Plantilla.

2.- Ubíquese en el documento. Empezamos a redactar la parte común de texto, hasta

la sección donde deseemos comenzar a insertar el primer campo (en nuestro caso
Nombre).

3.- Dirigirse al menú de Insertar y seleccionar la opción Campos, y seleccionar Otros

4.- En la ventana de Campos, ficha base de datos, debe registrar la hoja de calculo
como una base de datos pulse el botón Agregar y busque y seleccione el archivo .ods
de la hoja de calculo. Ahora ya la tendrá disponible la hoja de calculo como base de
datos de campos combinables. Haga click en el símbolo de mas hasta que aparezcan
los titulos de las columnas de la hoja de calculo.

6.- Seleccione el campo que desea Insertar y pulsar el botón con ese mismo nombre,
observe que puede desplazarse dentro del documento Plantilla y al mismo tiempo ir
insertando los campos según lo requiera, repita el procedimiento hasta donde sea
necesario una vez terminado de insertar todos los campos pulsar el botón Cerrar.

7.- En el documento de Plantilla deberán aparecer las referencias a la hoja de calculo

con un fondo Gris y en Negrillas.

7.- A este documento Plantilla se le puede dar el formato adecuado y guardarlo para
posteriores ediciones.
FASE 3: Combinación de plantilla y datos.
1.- Cuando hayamos terminado fase 2, dirigirse al menú de Herramientas y ahí seleccione
el Asistente para combinar correspondencias si la carta ya esta lista y no va a realizar mas
modificaciones.

2.- Aparecerá la caja de dialogo para “Seleccionar documento inicial para combinar
correspondencia.” En nuestro caso seleccionamos “Documento Actual” y hacer click
en siguiente.

3.- Aparecerá la caja de dialogo para “Seleccione un tipo de documento”. Si no

desemos añadir información extra de destinatario, es mejor seleccionar “Mensaje de
correo electrónico”.

4.- A continuación vamos pulsando Siguiente hasta paso 8 (sin seleccionar

direcciones, ni crear saludo, etc.)

5.-Llegará hasta la ventana de “Guardar, imprimir o enviar el documento” seleccione

“Guardar el documento combinado” en la parte superior y en la parte inferior
“Guardar como documento único” o “Guardar como documentos únicos”. La diferencia
es que en el primero se genera un solo documento de todos los registros combinados.
En la segundo se genera un documento diferente para cada uno de los registros
combinados (una .odt por cada fila de la hoja de calculo)

6- Pulse el botón “Guardar Documentos”... Le damos nombre al documento único, o

nombre base de documentos únicos. Al concluir se activará el botón finalizar,
presionelo para concluir. Puede manipular el/los archivo/s generados para imprimir,
editar, enviar por correo, etc.