IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

PRESENTADO POR
DIONERGE SANCHEZ PARADA
C.C. 1090454464

PRESENTADO A
LUIS REINALDO RUIZ SARMIENTO
Mg(c) Administración estratégica

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

(1909417)
SENA
2019
 INTRODUCCION
Los conocimientos requeridos dentro del campo de la archivística,
específicamente al estudio de su origen y evolución, a las cualidades que debe
tener un archivo, a su vigencia e importancia y a las cualidades que debe tener un
archivista. Por ello toda organización debe poner especial interés en la elección
del archivista, dadas las específicas condiciones de acción metódica y de
responsabilidad que exige tan importante labor. Aunque en algunas ocasiones dan
por insignificante la labor del archivista es muy esencial en la organización
documental de cualquier empresa o microempresa, de ello depende que tan
eficiente sea la entrega de proyectos o producto según el caso.
 ¿Qué tan importante son los archivos?

Primeramente vamos a definir: ¿Qué es un archivo?

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión. (file:///C:/Users/USUARIO/Desktop/archivistadani.pdf)

Por consiguiente en cualquier aspecto de nuestras vida trabajamos recolectando,

leyendo y analizando distintos Datos, que mediante un debido proceso y
metodología permiten alcanzar la generación de una Información Útil, que forma
parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de Datos, siendo un
objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.
Esta información es guardada en conjunto que entendemos como un Archivo,
consistiendo básicamente en habitaciones o edificios enteros que se encargan de
almacenar una gran cantidad de datos que fueron debidamente Clasificados y
Ordenados, encontrándose su aplicación por ejemplo en el Registro de las
Personas, que cuentan con información acerca de la emisión de los Documentos
de Identidad, con un vasto archivo de documentaciones relativas a su emisió
incluyen entre sus datos Información Sensible, que suele estar protegida su
divulgación mediante Leyes Nacionales, mientras que por otro lado tenemos
Archivos Públicos que suelen estar relacionado a datos de Valor Histórico.
En el mundo de la Informática se utiliza un concepto derivado de esto,
encontrándose como una forma de poder almacenar Datos Informáticos que ya
han sido debidamente procesados por la acción de una Unidad Central de
Procesamiento y que pueden ser reutilizados en forma constante, siendo muy útil
en la generación de Aplicaciones Informáticas.
Hoy en día podemos almacenar cantidades de textos, documentos de diferentes
temas, temáticas y datos personales en diferentes elementos o portadores de
almacenamiento portátil y sitios web que pueden ser consultados según la
necesidad o quienes lo requieran aunque todos no estarán disponibles según el
creador de dichos archivos.
Además Ley obliga a conservar la documentación en periodos establecidos, con
plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su
presentación, estos documentos se conservaran debidamente ordenados y
clasificados, proporcionando información sobre el funcionamiento y los asuntos
tratados por la entidad, el archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo
que se busca. Las funciones que provee el archivo es recibir, clasificar, conservar,
custodiar y facilitar documentos, el material de archivo más común lo constituyen:
carpetas, L archivadores tipo Z, guías, electrónicos, etc.

Conclusiones
Los archivos son importantes para las empresas o entidades públicas o privadas
ya que dichos documentos son imprescindibles para la toma de decisiones,
porque la información contenida sirve para los trámites que pueda requerir la
empresa.
Los archivos sea de cualquier índole o procedencia, ayuda a que una empresa o
entidad tenga los datos necesarios o procesos debidamente guardados para su
respectiva utilización a corto o largo plazo según como lo requiera la empresa. Por
ello, debe estar bien clasificados, ordenados y en lugares adecuados para su
conservación y fácil acceso ya sea físico, virtual o digital.