PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN PARTICIPACION Y Fecha :22\08\2018

CONSULTA

CENTRO EDUCATIVO Y JARDIN INFANTIL CHISPITAS Versión :000

ALEGRES

1. OBJETIVO

Crear mecanismos eficaces para asegurar la comunicación referente al

Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo de la empresa de
acuerdo a la normatividad legal vigente, para asegurar la disponibilidad de la
información requerida

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los niveles de la empresa requeridos por el

Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo y otros que puedan
afectarle.

3. RESPONSABLE

Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo, la

Gerencia y las áreas asignadas a elaborar, revisar, aprobar y controlar los
mecanismos de comunicación del Sistema de Gestión de seguridad y salud
en el trabajo

4. DEFINICIONES

Actualización: Ajustar los criterios y decisiones hechas por el personal

administrativo y directivo de la empresa para tenerlos en cuenta a la hora de
ejecutar acciones en la organización.

Aprobación: Confirmación de que el documento ha sido revisado y que debe

implementarse exactamente como se encuentra establecido.

Documento: Información y su medio de soporte.

Documento Obsoleto/ Inválido: Es todo aquel que ha sufrido modificaciones o

ha sido eliminado y pasa a ser obsoleto para el Sistema.

Procedimiento: Método práctico que establece los pasos necesarios para realizar
alguna actividad.

Revisión: Verificar que lo que está escrito es lo que se hace.

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

 Decreto 1072/2015
 Resolución 1111/2017
 ISO 45001/2018

6. CONTENIDO

6.1 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN PARTICIPACION Y

CONSULTA

El empleador debe establecer mecanismos eficaces para asegurar la

comunicación óptima de las partes interesadas de la organización logrando:

6.2 Recibir, documentar y responder adecuadamente a las

comunicaciones internas y externas relativas a la seguridad y
salud en el trabajo

6.3 Garantizar que se dé a conocer el Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST a los trabajadores y
contratistas

6.4 Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas

y aportes de los trabajadores en materia de seguridad y salud en
el trabajo para que sean consideradas y atendidas por los
responsables en la empresa.

7. DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN
Por medio del presente documento se presentará las formas de
comunicación que se llevaran a cabo en el centro educativo y jardín
infantil chispitas alegres a lo largo de todo el proceso de la
implementación y ejecución del sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo.
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8. COMUNICACIÓN INTERNA

QUE QUIEN DEBE A QUIEN POR QUE MEDIO CUANDO REGISTRO

COMUNICAR COMUNICA COMUNICA
R R
Política de Coordinador se debe Inducción, En ingresos de Actas de
seguridad y salud de seguridad comunicar a capacitación y personal , inducción,
en el trabajo y salud en el todos los carteleras reingresos y reinducción y
trabajo niveles de la cuando haya listados de
organización modificaciones asistencias
o cambios
Objetivos y metas A todos los Inducción, En ingresos de Actas de
Coordinador niveles de la reinducción y personal en inducción,
de SST organización carteleras, reingresos reinducción
capacitación listados de
,afiches asistencias
Indicadores del En ingresos de
sistema de Coordinador Todos los personal , en
gestión de H.S.E. Q niveles de la Capacitaciones, reingresos, y
organización señalizaciones cuando se
modifique el
perfil del cargo
Control Coordinador Todos los Capacitaciones, En ingresos de Listados de
documental de H.S.E. Q niveles de la documentos personal , asistencias,
organización escritos reingresos y documentos
cuando haya escritos
modificaciones
Funciones y Alta A todos los Documentos En ingresos de Documentos
responsabilidade dirección niveles de la escritos donde se personal , escritos,
s organización asignen reingresos y correos
responsabilidade cuando existan electrónicos
s cambios de
personal en la
organización
Capacitación y Coordinador A todos los Capacitaciones Siempre que Listados de
entrenamiento de H.S.E.Q niveles de la sea necesario asistencias
organización realizar
capacitación y
entrenamiento
Identificación de Coordinador todos los Capacitación, En ingreso de Listados de
peligros de H.S.E. Q niveles de la señalizaciones personal , asistencias
evaluación y organización reingresos, y
valoración de cuando haya
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riesgos cambios en el
perfil del cargo
Coordinado En ingresos de Listados de
Matriz legal r de H.S.E. Q A todos los Capacitaciones, personal , asistencias,
niveles de la folletos, reingresos, y imágenes
organización carteleras cuando existas
modificaciones
en la
normatividad
legal vigente
aplicable al
centro
educativo en
materia SST
Control Coordinador Todos los Listados de
operacional de H.S.E.Q, niveles de la Capacitaciones asistencias
ARL organización En ingresos de
personal ,
reingresos y
siempre que
sea necesario
Procedimientos Coordinador Todos los capacitaciones En ingreso de Listados de
de H.S.E. Q niveles de la personal y en asistencias
organización reingresos
Plan de Coordinador Todos los Capacitaciones, En ingresos de Imágenes,
emergencia de H.S.E.Q niveles de la Simulacros personal , listados de
organización reingresos y asistencias,
dos veces al actas
año se deben
realizar los
simulacros
Política NO Coordinador Todos los Capacitaciones, En ingresos de Listados de
alcohol NO de H.S.E.Q niveles de la folletos, personal y en asistencias
drogas organización carteleras, reingresos
señalizaciones
Programa basado Coordinador Todos los Capacitaciones, En ingresos de Imágenes,
en las 5S de H.S.E. Q niveles de la señalizaciones, personal , listados de
organización folletos, reingresos asistencias
documentos antes y
escritos después de
cada actividad
o proceso
Manual de estilos Coordinador Todos los Capacitaciones, En ingresos de Listados de
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de vida saludable de H.S.E.Q niveles de la folletos personal y en asistencias

organización reingresos
Manual de Coordinador Todos los Capacitaciones, En ingresos de Imágenes,
control de plagas de H.S.E. Q niveles de la documentos personal y en listados de
organización escritos, folletos reingresos asistencias
Manual de Coordinador Todos los Capacitaciones, En ingresos de Listados de
convivencia de H.S.E.Q niveles de la documentos personal y en asistencias
laboral organización escritos reingresos

9. COMUNICACIÓN EXTERNA
QUE COMUNICAR QUIEN DEBE A QUIEN POR QUE MEDIO CUANDO REGISTRO
COMUNICAR COMUNICAR
coordinador audito Documentos Siempre que Documentos
Leyes, decretos , de H.S.E.Q r escritos hayan escritos
resoluciones
modificaciones
,normas ,
circulares en
normatividad
que aplique al
centro
educativo
Plan de Coordinador padres de Capacitación , Cuando Imágenes , actas
emergencia de H.S.E.Q familia y señalizaciones ingrese
estudiantes personal
nuevo, en ,
reingresos y
varias veces
durante el año
Coordinador padres de Documentos Cuando se Actas ,
Gestión del cambio de H.S.E.Q familia y escritos , presente un documentos
asamblea capacitación cambio en los escritos
académica procesos este
tiene que ser
comunicado a
las partes
externas , e
internas
Coordinador proveedores, Facturas, y Siempre que el Actas , facturas
Procedimiento de de H.S.E.Q y entidades de pedidos de centro
adquisiciones
alta insumos compras educativo
dirección requiera
insumos y
materiales
Coordinador padres de Capacitación , En ingreso de Actas ,
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Política de SST de H.S.E.Q familia, señalizaciones personal , en imágenes

estudiantes, ,pendones reingresos y
visitantes varias veces
durante el año
Alta Candidatos a Cuando se Facturas
Procedimiento de dirección la Entrevistas realice
administración de
contratación pedidos de
contratistas
de personal insumos y
externo. materiales

10. Revisión y Aprobación

Todo documento interno del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

exceptuando los registros, llevara al final de la última página un control de revisión
y aprobación del documento el cual está conformado por los nombres de las
personas que revisan y aprueban el documento, los cargos y las firmas.

Reviso: Aprobó:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma: