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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ENSAYO

RAFAEL EDUARDO HERNANDEZ SALEME

Presentado a:
Espec. FRESIA ELENA GARCIA POSADA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


ADMINISTACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
CURSO FORMACIÓN VIRTUAL
15 DE JUNIO DE 2019
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
ENSAYO

Un archivo es un conjunto de documentos recopilados en un proceso por una


persona natural o por entidades públicas o privadas, durante el tiempo de su
gestión, y teniendo en cuenta que la palabra archivo proviene del latín Archivium y
éste del griego Archeión que significa principio, origen y que su importancia data
desde el origen de la escritura.

La importancia de los archivos es un tema que está plasmado en la evolución de los


tiempos en todos los ámbitos culturales, sociales, políticos y científicos de toda la
humanidad, debido a que los archivos guardan, recogen, actualizan y publican la
información registrada en ellos. En la parte empresarial, origina su importancia en
la información que se maneja y que constituye un activo principal de sus recursos
en las entidades públicas como en las privadas, en los procesos históricos de sus
funciones y actividades, partiendo del valor que tiene para la administración y la
investigación.

Ahora, al enfocarse hacia a la Importancia de los archivos para la


administración, orientado a las organizaciones, se determina que archivar es
proteger de forma ordenada la documentación e información de gran utilidad en
todas las entidades sea cual sea la forma en que estas las contienen, ya sea en
libros, sistematizada, en hojas, en folder, entre otros; organizándose en forma
ordenada de modo lógico y eficaz, lo que permitirá a futuro, realizar una búsqueda
de ella, localizándola fácilmente en forma ágil y rápida cuando sea solicitada.

Teniendo en cuenta todo lo dicho anteriormente, se establece que los archivos, son
realizados por personas u organizaciones en el desarrollo de los procesos
establecidos en su objeto, y de acuerdo a su finalidad, donde estas entidades
pueden acceder a la información con la frecuencia que sea requerida y que son
determinantes para el plan de mejora y toma de decisiones; también es
determinante para la realización de todos los trámites legales, administrativos y
fiscales que debe realizar todas las empresas.

Ahora, en cuanto a la Importancia de los archivos para la investigación, está


determinada de acuerdo a la responsabilidad plasmada en todos los documentos
de la organización, ya sea pública o privada, ya que estos son fuentes de ilustración
y mejora continua, por el aprovechamiento que expresan los investigadores a todos
los datos archivados y que son fuentes de sondeo cuando ocurra dentro de la
empresa algún hecho que amerite la realización de indagaciones concernientes a
hechos pasados, los procesos políticos, sociales, económicos, administrativos y
tecnológicos, entre otros.

Concluyendo, es claro que el archivo ha sido fundamental en la evolución de la


humanidad, en las organizaciones públicas y privadas y en los aspectos culturales,
políticos, sociales, científicos y tecnológicos.

Los archivos en toda organización u empresa ya sea de índole público o privado es


la memoria plasmada en documentos que han sido preservados a través de la
historia y que son de vital importancia para su crecimiento, competitividad, mejora
continua y toma de decisiones.

Los archivos se han constituidos en un foco de consulta de información y que debe


estar disponible para todo público en todo momento requerido, satisfaciendo las
necesidades en forma eficaz.

Los archivos debe ser una herramienta funcional y técnica de todas las personas u
organizaciones, estableciendo mecanismos de consulta de forma fácil y versátil, ya
que en ellos se recopila, conserva y difunde toda la información que está plasmada
en ellos.
FUENTES

Ferreira Ardila, Carmen Milena. Conceptualización y Normativa Archivistica para la


Organización Documental. Recuperado de:
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Co
ntenido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/utilidades/oa.pdf

Monsalve, Yolanda. Organización de Documentos “Importancia de los Archivos”.


Recuperado de: http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/importancia-
de-los-archivos.html

Asprilla Jaramillo, Cándida. Los Archivos en Colombia “Importancia de los Archivos”.


Recuperado de: http://candyinstructorasena.blogspot.com/2011/10/importancia-de-
los-archivos.html

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