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Contenido
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN................................................................. 5
4.1 CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO.............. 5
4.2 COMPRENSION DE LAS NECESIDADES DE LAS PARTES
INTERESADAS ................................................................................................... 7
4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DE LA NORMA Y APLICABILIDAD ...... 7
4.4 SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SUS PROCESOS ...................... 8
5 LIDERAZGO....................................................................................................... 10
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO .................................................................. 10
5.1.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD .................................................................................................. 10
5.1.2 ENFOQUE HACIA EL CLIENTE ........................................................... 11
5.2 POLITICA DE CALIDAD .............................................................................. 11
5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA
ORGANIZACIÓN ............................................................................................... 12
6 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD .......................... 14
6.1 ACCIONES PARA TRATAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES ................... 14
6.2 OBJETIVOS DE CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS......... 14
6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS .......................................................... 16
7 SOPORTE .......................................................................................................... 17
7.1 RECURSOS ................................................................................................ 17
7.1.1 GENERALIDADES ................................................................................ 17
7.1.2 PERSONAS .......................................................................................... 17
7.1.3 INFRAESTRUCTURA ........................................................................... 18
7.1.4 AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS .................. 18
7.1.5 RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN .................................... 19
7.2 COMPETENCIAS ........................................................................................ 19
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA .............................................................. 21
7.5.1 GENERALIDADES ................................................................................ 21
7.5.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN .......................................................... 21
7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA .......................... 22
2
8 OPERACIÓN ...................................................................................................... 23
8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL ......................................... 23
8.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS BIENES Y
SERVICIOS ....................................................................................................... 23
8.2.1 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE ................................................... 23
8.2.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELATIVOS A LOS BIENES
Y SERVICIOS ................................................................................................ 24
8.2.3 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS CON LOS BIENES Y SERVICIOS . 24
8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS BIENES Y SERVICIOS ...................... 25
8.4 CONTROL DE LOS BIENES Y SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE ............................................................................................. 25
8.4.1 GENERALIDADES ................................................................................ 25
8.4.2 TIPO DE ALCANCE DE CONTROL DE PRODUCCIÓN EXTERNA .... 26
8.4.3 INFORMACIÓN PARA LOS PROVEEDORES EXTERNOS ................. 26
8.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIO ......................................... 27
8.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
27
8.5.2 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD ................................................... 28
8.5.3 PROPIEDAD PERTENECIENTE A LOS CLIENTES Y PROVEEDORES
EXTERNOS ................................................................................................... 28
8.5.4 PRESERVACIÓN .................................................................................. 28
8.6 LIBERACIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS ........................................... 29
8.7 CONTROL DE LOS ELEMENTOS DE SALIDA DEL PROCESOS, LOS
BIENES Y LOS SERVICIOS NO CONFORMES ............................................... 29
9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO .................................................................... 31
9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN .......................... 31
9.1.1 GENERALIDADES ................................................................................ 31
9.1.2 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE ............................................................ 31
9.1.3 ANALISIS Y EVALUACION ................................................................... 32
9.2 AUDITORIA INTERNA................................................................................. 32
9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ................................................................ 33
10 MEJORA .......................................................................................................... 35
3
10.1 GENERALIDADES .................................................................................... 35
10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA ....................................... 35
10.3 MEJORA CONTINUA ................................................................................ 36
ANEXOS ............................................................................................................... 37
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LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
SISTEMAS DE GESTION DE
CALIDAD FECHA: OCTUBRE 2014
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4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Misión
Visión
5
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
Principios y valores
contribuye a la satisfacción del
Servicio: La prestación de un buen servicio
cliente y a la permanencia del mismo.
Responsabilidad: El equipo de colaboradores es consciente de la
importancia de cumplir con cada una de sus obligaciones, teniendoen
cuenta que en este principio radica el buen porvenir de la organización.
Puntualidad: Ser puntuales en los compromisos adquiridos en la
organización es uno de los aspectos más importantes, de esta manera se
garantiza el cumplimiento de lo pactado y la confianza con el cliente interno
y externo.
Respeto por las diferencias: En esta empresa ninguna persona es
rechazada por su diferencia sexual, religiosa, política entre otras, cada uno
es consciente de la existencia de unmundo global enmarcado por muchas
diferencias y se aceptan las mismas.
Valores corporativos
Honestidad: Realizamos todas las operaciones con transparencia y rectitud.
fieles a la empresa y buscamos su desarrollo y permanencia
Lealtad: Somos
en el tiempo.
Liderazgo: Trabajamos con un liderazgo participativo, que promueve el
desarrollo de competencias y el empoderamiento de cada una de las
personas que contribuyen a nuestro desarrollo.
Solidaridad: Somos sensibles frente a la necesidad del otro y actuamos
bajo el principio de la ayuda mutua,mejorando sus condiciones de vida, de
acuerdo a las posibilidades reales.
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LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
Excelencia: El mejoramiento continuo de nuestros procesos permite
alcanzar y atender las necesidades de nuestros clientes a través de la
efectividad de nuestro trabajo.
Partes Interesadas
Clientes: Aquellas personas o instituciones que necesitan suplir
necesidades de aprovisionamiento dematerial eléctrico, elementos de
ferretería y accesorios de iluminación.
Proveedores: Aquellas instituciones que cumplen con las condiciones y
garantías exigidas por reglamentación nacional, adicional quienestienen
las condiciones idóneas para proveer un producto de alta calidad.
Accionistas: LUMICENTRO es una empresa unipersonal, es decir,
empresa de un socio único.
Empleados: Individuos, que hacen parte de LUMICENTRO, que
labores en pro del logro de los objetivos
diariamente ejecutan
organizacionales.
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LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
Exclusiones
(Ver Anexo A)
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LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
(Ver anexo C)
FIRMA:
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VERSION: 001
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5 LIDERAZGO
Comunicó a sus colaboradores la importancia de satisfacer tanto los requisitos
del cliente como los legales y reglamentarios.
Estableció
la política de calidad basada en el buen funcionamiento de los
procesos.
Constituyo y verifico los objetivos de calidad.
Realizo periódicamente evaluaciones y revisiones en el sistema con el fin de
verificar su efectividad.
Identifico los cambios necesarios y las oportunidades de mejora en la
organización.
Aseguro la disponibilidad de los recursos para todos los procesos del sistema
de gestión.
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LIDERAZGO
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LIDERAZGO
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LIDERAZGO
Asegurar que los procesos necesarios para el Sistema de Gestión sean
establecidos, implementados y mantenidos en la empresa.
Debe mantener informes sobre el desempeño y las necesidades que se
presenten en el sistema de gestión, para así aplicar acciones de mejora.
Debe velar por la promoción y concientización en todos los niveles de la
empresa para que se genere y se conozcan a cabalidad los requisitos de
los clientes.
FIRMA:
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VERSION: 001
PLANIFICACION DEL SISTEMA
DE GESTION DE CALIDAD FECHA: OCTUBRE 2014
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LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
Ajustar los tiempos de entrega, para garantizar el cumplimiento de los mismos.
Promover de manera continua la publicidad de la empresa
Brindar a nuestros clientes precios asequibles
atención oportuna, eficaz y de calidad, que cumplan sus
Brindar al cliente
necesidades
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LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
La alta dirección debe asegurarse que el sistema de gestión este llevando a cabo
un desarrollo adecuado, además de verificar la integridad del sistema de gestión
identificando y planificando los cambios necesarios para su buen funcionamiento.
FIRMA:
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VERSION: 001
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7 SOPORTE
7.1 RECURSOS
7.1.1 GENERALIDADES
7.1.2 PERSONAS
Teniendo en cuenta que la conformidad de los requisitos del servicio puede verse
afectada por el personal que desempeña las tareas dentro del sistema de gestión
de calidad, LUMICENTRO ha diseñado formatos que evidencian la descripción de
cada cargo.
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SOPORTE
7.1.3 INFRAESTRUCTURA
El ambiente laboral se administra para que continuamente sea el propicio para sus
colaboradores. Constantemente se lleva a cabo una evaluación que determine y
establezca si el ambiente laboral es suficiente para lograr la conformidad del
producto o si es necesario implementar acciones correctivas o preventivas
relacionadas con el ambiente laboral.
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SOPORTE
LUMICENTRO posee los instrumentos y equipos necesarios para cumplir con los
requerimientos de los clientes y así satisfacer adecuadamente las necesidades de
los mismos.
Así mismo LUMICENTRO maneja los registros que evidencian revisiones las
periódicas de los instrumentos y equipos de medición involucrados en la
prestación del servicio. Ver Cronograma mantenimiento de equipos e instrumentos
FO-MC-001
7.2 COMPETENCIAS
Competencia: LUMICENTRO, cuenta con un manual de funciones, en el
de la empresa,
cual se evidencia la descripción de cada uno de los cargos
con la competencia requerida para su buen desempeño.
Ver Manual de Funciones SGC-MF-003.
en formación en
Formación: La empresa realiza una capacitación anual
competencias para el buen desempeño de su cargo.
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SOPORTE
Reuniones mensuales donde generalmente se llevan a cabo de forma verbal,
para ello existe un formato como registro de las mismas FO-MC-001
La comunicación de Políticay Objetivos de Calidad es verbal, Documental y
visible en toda la empresa
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SOPORTE
7.5.1 GENERALIDADES
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SOPORTE
En búsqueda del correcto ejercicio y buen funcionamiento del (SGC) todos los
documentos son controlados, además de esto se establece un procedimiento para
el mismo
FIRMA:
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8 OPERACIÓN
23
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OPERACION
Información sobre el producto.
Manejo de preguntas, contratos y pedidos, incluyendo rectificaciones.
Retroalimentación del cliente, incluyendo quejas.
Requisitos especificadospor el cliente, incluyendo actividades de entrega y
posteriores a la misma.
Requisitos no establecidos por el cliente, pero indispensables para el correcto
funcionamiento.
Los requisitos legales y reglamentarios implicados con el producto.
Requisitos adicionales determinados por la empresa como necesarios.
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OPERACION
LUMICENTRO está en la capacidad de dar cumplimiento a los requisitos
establecidos.
Los registros deben mantenerse para evidenciar los resultados de la revisión y
las acciones originadas.
Cuando un cliente no proporcione una instrucción documentada de los
ser confirmados por la organización antes de llevar
requisitos, estos deben
a cabo la aceptación.
Cuando los requisitos del producto cambian, la organización debe
comunicar dichas modificaciones y por ende el personal debe estar
consciente de los mismos. Ver Formato “FO-PRO-SCL-1”
8.4.1 GENERALIDADES
25
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OPERACION
26
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OPERACION
formato “Orden de Compra”, esta debe estar autorizada y firmada por el mismo
gerente general. FO-PRO-CSEP-4
Con el fin de controlar todos los factores que puedan afectar directamente la
calidad, LUMICENTRO desarrolla e implementa estrategias que permitan
evidenciar el buen servicio ofrecido como también la calidad de los productos
comercializados por la empresa.
Los aspectos relacionados con el control de la prestación del servicio y/o producto
se evidencian en la caracterización de cada proceso, como también en sus
respectivos procedimientos basados en la normatividad.
Es por ello que cada proceso que hace parte del Sistema de Gestión de Calidad
evidencian:
Procedimientos que forman parte de los procesos, donde se describen las
y controles necesarios para la prestación del servicio y/o
actividades
producto.
Instructivos de trabajo como lo es elflujo de la gestión comercial basado en la
prestación del servicio con calidad.
Equipo necesario para laprestación del servicio y/o producto, a los cuales se
les hace mantenimiento
para la implementación del seguimiento y medición del servicio y/o
Actividades
producto.
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OPERACION
Es por ello que la empresa maneja una serie de registros que evidencian y
garantizan la calidad de los proveedores que abastecen los productos de la
empresa.
8.5.4 PRESERVACIÓN
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OPERACION
Se debe realizar el seguimiento del desempeño del servicio del asesor adquirido
por la empresa, su verificación se llevara a cabo durante tres meses
aproximadamente. Si este cumple con todos los requisitos para lo cual fue
contratado se considera conforme y apto para la empresa, de presentarse de
forma contraria el gerente general tendrá la facultad de tomar las decisiones al
respecto y lo dará a conocer a través del formato “Evaluación de proveedores”
FO-PRO-CSEP-3
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OPERACION
FIRMA:
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9.1.1 GENERALIDADES
Estas son algunas de las actividades que se realizan para dar cumplimiento y
hacer su respectivo análisis, medición y control en toda la empresa, además de
herramientas estadísticas que permiten su mejor interpretación, algunas de ellas
son:
Auditorías internas.
Revisión por la dirección.
Tratamiento de quejas y reclamos del cliente.
Tratamiento del producto no conforme.
Análisis de indicadores.
Evaluación de la satisfacción del cliente.
Acciones correctivas y preventivas
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EVALUACION DEL DESEMPEÑO
relacionados con el cliente para conocer qué tan satisfecho esta con los servicios
y productos ofrecidos por la empresa.
Es conforme con las disposiciones planificadas y cumple a cabalidad con los
requisitos del Sistema de Gestión y la Norma Internacional.
Está eficazmente implementado y mantenido.
32
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EVALUACION DEL DESEMPEÑO
El responsable del proceso que está siendo auditado debe asegurarse de que se
realizan las correcciones y se toman las acciones necesarias para eliminar las no
conformidades detectadas y así implementar acciones sin demoras injustificadas.
Informes de Revisión
33
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EVALUACION DEL DESEMPEÑO
Las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas
Los cambios que podrían afectar el sistema de calidad
Las recomendaciones de mejora
Resultados de la Revisión
La mejorade la eficacia de los procesos y el sistema de gestión de calidad en
general.
del producto, teniendo en cuenta las necesidades y requisitos
El mejoramiento
del cliente.
Identificación de las necesidades de recursos.
FIRMA:
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VERSION: 001
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10 MEJORA
10.1 GENERALIDADES
35
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MEJORA
Acción preventiva
FIRMA:
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LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
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ANEXOS
ANEXO A
Mapa de Procesos
ANEXO B
Matriz de Juran
ANEXO C
Caracterización de Procesos
Proceso Gestión gerencial y administrativa
Proceso Gestión de ventas.
Proceso Gestión talento humano.
Proceso Gestión financiera y contable
37
ANEXO A: MAPA DE PROCESOS
38
ANEXO B: MATRIZ DE JURAN
Criterio de Evaluación:
Empresa
4 7 6 5 3 1 2
Posicionamie
Mejoramiento
Satisfacción
Excelencia en
Calidad en
razonables
capacitado
Personal
productos
Precios
continuo
servicio
TOTAL
cliente
nto
del
e
s
t
l
i
5 Precios 410
4x5x3=60 7x5x3=105 6x5x5=150 5x5x1=25 3x5x1=15 1x5x1=5 2x5x5=50
razonables
3 Confiabilidad 4x3x5=60 7x3x3=63 6x3x5=90 5x3x5=75 3x3x3=27 1x3x5=15 2x3x3=18 348
1 Entrega a 86
4x1x3=12 7x1x3=21 6x1x3=18 5x1x5=25 3x1x1=3 1x1x5=5 2x1x1=2
tiempo
2 Honestidad 4x2x3=24 7x2x3=42 6x2x3=36 5x2x3=30 3x2x1=6 1x2x3=6 2x2x1=4 148
TOTAL 400 826 804 540 306 116 228
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ANEXO C: CARACTERIZACION DE PROCESOS
40
41
42
43
44
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-1
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 5
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. RESPONSABLES:
Auxiliar administrativa.
4. DEFINICIONES:
Documento: Información y su medio de soporte generado dentro de la empresa.
Documento externo: Son aquellos documentos generados por organismos
que la organización deben cumplir para
externos, que fijan pautas y directrices
el buen desarrollo de sus actividades.
Documento interno: son aquellos documentos estandarizados por la organización
Documento obsoleto: documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Procedimiento: documento que contiene los lineamientos e instrucciones de
manera detallada, de cada una de los procesos que conforman el sistema de
gestión de la calidad.
en un documento que proporciona
Registro: Resultados obtenidos y consignados
evidencia de las actividades desempeñadas.
Formato: Diseño estructurado que facilita el registro de la información generada por
un proceso o actividad.
Listado maestro de documentos: es el listado que además de facilitar el control de
los documentos los relaciona de manera ordenada y sistemática
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-1
PROCEDIMIENTO PAGINA: 2 DE 5
CONTROL DE DOCUMENTOS
5. GENERALIDADES:
6. PROCEDIMIENTO:
Control de documentos:
PROCEDIMIENTO PAGINA: 3 DE 5
CONTROL DE DOCUMENTOS
Esto con base en los parámetros establecidos en la norma ISO: 9001: 2015
PROCEDIMIENTO PAGINA: 4 DE 5
CONTROL DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO PAGINA: 4 DE 5
CONNTROL DE DOCUMENTOS
Documentos obsoletos:
Correspondencia personal:
Se recibe el documento
Se coloca la fecha de entrega
Son firmados por la asistente administrativa, la cual es la persona
encargada de recibir todos los documentos de origen externo y los reporta
en el formato “Control de documentos de origen externos FO-PRO-CD-3”
Por último, los documentos considerados de importancia serán archivados
en orden y en la respectiva carpeta.
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-2
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
CONNTROL DE REGISTROS FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 2
1. Objetivo
2. Alcance
Este procedimiento aplica para el control de todos los registros establecidos en los
procesos pertenecientes al Sistema de Gestión de LUMICENTRO.
3. Responsable:
Asistente administrativa
4. Definiciones
5. Generalidades:
PROCEDIMIENTO PAGINA: 2 DE 2
CONNTROL DE REGISTROS
6. Procedimiento
Para llevar a cabo el préstamo de los registros deberán tener una correspondiente
autorización y notificación a través del formato “Préstamo de Registros FO-PRO-
CR-2”.
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-3
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
CONTROL RECURSO HUMANO FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 3
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
3. RESPONSABLE:
Gerente
4. DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO
CONTROL RECURSO HUMANO PAGINA: 2 DE 3
6. PROCEDIMIENTO
1. SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO
CONTROL RECURSO HUMANO PAGINA: 3 DE 3
3. CAPACITACION
4. EVALUACION:
Presentación personal
Responsabilidad con el horario y las labores diarias
Atención al cliente
Manejo de las pautas del sistema de gestión comercial
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-4
PAGINA: 1 DE 2
1. OBJETIVO
2. ALCANCE:
3. Responsables:
4. Definiciones:
Con el fin de llevar a cabo la identificación del producto no conforme y así mismo
la ejecución de las acciones preventivas y correctivas para la prevención y
eliminación de las mismas, LUMICENTRO realiza el seguimiento y verificación en
actividades o procesos que puedan afectar el buen desarrollo y cumplimiento de
los requisitos que afecten de manera directa la satisfacción del cliente, es por ello
que se ha establecido un procedimiento que evidencie la manera adecuada de
proceder cuando se detecta el hallazgo de la no conformidad.
6. Procedimiento:
PROCEDIMIENTO
CONTROL PRODUCTO NO
CONFORME PAGINA: 2 DE 2
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-5
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
AUDITORIA INTERNA FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 2
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
Aplica para todos los procesos que conforman el sistema de gestión de calidad.
3. RESPONSABLE:
4. DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO
AUDITORIA INTERNA PAGINA: 2 DE 2
5. Generalidades
Las auditorías internas se realizaran cada 6 meses y las que tienen relación con
los proveedores y los clientes se realizaran una vez al año, están son
programadas al inicio del año en el plan anual de auditorías.
6. PROCEDIMIENTO:
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-6
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
ACCIONES PREVENTIVAS FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 2
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
3. RESPONSABLE:
4. DEFINICIONES:
5. GENERALIDADES
Parte integral del sistema de gestión de la calidad, son todos los colaboradores
que hacen parte de LUMICENTRO, por esto es muy importante que ellos ayuden
a identificar las posibles situaciones o causas que puedan generar no
conformidades o situaciones indeseables, para que así la dirección realice las
acciones preventivas correspondientes.
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-6
PROCEDIMIENTO
ACCIONES PREVENTIVAS PAGINA: 2 DE 2
Recomendaciones de clientes
Recomendaciones de proveedores
Encuestas de satisfacción de clientes
Auditorías internas o externas
Cumplimiento de los objetivos de calidad
Registros de calidad
6. Procedimiento:
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-7
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 2
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
Aplica para todos los procesos que hacen parte del Sistema de gestión.
3. RESPONSABLE:
4. DEFINICIONES:
Acción correctiva: es una acción tomada para eliminar las causas de una no
conformidad real detectada u otra situación indeseable dentro de la empresa
5. GENERALIDADES:
PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS PAGINA: 2 DE 2
6. PROCEDIMIENTO:
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-8
PAGINA: 1 DE 4
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
3. RESPONSABLE:
4. DEFINICIONES:
5. GENERALIDADES:
PROCEDIMIENTO
COMPRAS, SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES PAGINA: 2 DE 4
6. PROCEDIMIENTO:
Con ayuda del software se realiza un reporte del movimiento de los productos de
los meses anteriores a la fecha de análisis para la compra. Este movimiento
permite observar por medio de la rotación de inventarios las entradas, salidas y
stock de productos y poder tomar la decisión de cantidades a comprar.
Los pedidos se manejan con el formato diligenciado por el asesor de ventas en las
visitas al establecimiento, formato que es archivado como evidencia del pedido
realizado.
PROCEDIMIENTO
COMPRAS, SELECCIÓN Y
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES PAGINA: 3 DE 4
Con ayuda del software se ingresan los datos principales del proveedor:
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-9
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 8
1. OBJETIVO
2. ALCANCE:
3. RESPONSABLE
4. DEFINICIONES
5. GENERALIDADES
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 2 DE 8
6. PROCEDIMIENTO:
3. Los productos solicitados por los clientes con frecuencia son registrados en el
formato Productos no manejados “FO-PRO-ACL-1”, con esta herramienta el
gerente evalúa su compra y los vendedores obtienen los datos para contactar
al cliente cuando el producto tenga disponibilidad.
a. SERVICIO A DOMICILIO:
Horario de servicio:
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 3 DE 8
Zonas de servicio:
Este servicio cubre envíos a Pereira, Dosquebradas y
ciudades circundantes previa negociación.
Tomas de pedidos para envió al domicilio del cliente:
Los pedidos se tomaran de forma telefónica y presencial.
Información requerida para realizar envió:
Nombre Cedula
o Nit Dirección
Teléfono
Productos
Forma de pago
Valor de cambio
Confirmación de hora de entrega
Esta información será registrada en el formato Recepción de pedidos “FO-
PRO-ACL-2”
Al final de la toma del pedido se confirmara con el cliente todos los datos y
los productos solicitados con el fin de evitar errores.
Los pedidos serán alistados por el vendedor que tomo el pedido, teniendo en
cuenta el empaque de los productos delicados que pueden sufrir averías
durante el transporte.
Ubicará el pedido en la zona Envíos pendientes por despacho.
La factura diligenciada es entregada al domicilio para su entrega junto al
pedido el cual verifica contra la factura antes de iniciar el recorrido.
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-9
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 4 DE 8
Despachos:
Para el inicio de los despachos el vendedor de mostrador informara al domicilio
de los pedidos con horas pactadas para entrega.
Además deberá tener en cuenta el cambio solicitado por el cliente para llevarlo
completo.
c. En caso de ser venta en efectivo debe entregar al cliente factura original con
el cambio solicitado, debe entregar a su regreso la copia de factura firmada
con firma o sello de quien recibe.
e. En caso de ser una venta con remisión debe entregar copia al cliente y traer
a su regreso original con firma y sello legible de quien recibe.
b. ASESORIA EN ILUMINACION
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 5 DE 8
Ensamble de lámparas
Ensamble de extensiones
f. CLUB DE CLIENTES PREFERENCIALES
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 6 DE 8
Pago en efectivo
Pago con tarjeta débito o crédito
Crédito: Esta forma de pago tiene contemplado otorgarle al cliente un
descuento financiero por pronto pago(es decir antes de la fecha
pactada) de un 4%.
Cheques: Se tiene contemplado recibir cheque solo en horarios de
oficina de los bancos, lo cual permita constatar la validez del cheque.
6. Durante el proceso de facturación la persona encargada de la caja debe
cumplir con las siguientes pautas de servicio:
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 7 DE 8
Cuando el pago se realice con cheque, este debe ser verificado con el banco
que lo emite para constatar la legalidad del documento.
Cuando es un pago a crédito el cliente debe firmar la factura y definir fecha
de pago de factura.
7. FACTURACIÓN Y COBRO:
a) Factura tipo POS (Tirilla generada por una maquina TMU): Manejada
para ventas de contado, el original es entregado al cliente y la copia es
archivada como soporte contable.
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-9
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 8 DE 8
Los cambios de productos se efectuarán el transcurso del día según el
horario establecido de atención
Los productos para cambio deben estar en buen estado
Para realizar los cambios no es necesario presentar la factura
una garantía el adhesivo debe permanecer en buen
Para hacer efectiva
estado y legible
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-10
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
SATISFACCION AL CLIENTE FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 2
1. OBJETIVO
Medir la satisfacción del cliente con el fin de buscar incrementar dicha variable.
2. ALCANCE:
4. DEFINICIONES
5. GENERALIDADES
6. PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
SATISFACCION AL CLIENTE PAGINA: 2 DE 2
.
2. La encuesta será revisada por el gerente y modificada de ser necesario para
enfocarla al objetivo propuesto. (objetivo según el aspecto del servicio a
evaluar)
3. La encuesta se realizara:
Por medio de la información de la base de datos de los clientes
Por medio de los clientes presenciales que ingresan al establecimiento
comercial.
Se programara la realización de la encuesta cada seis meses.
4. La encuesta se realizara por dos medios principales:
Llamada telefónica
Entrevista presencial en el establecimiento.
5. La encuesta será realizada en el transcurso de ocho días, luego las encuestas
serán tabuladas y analizados sus resultados por medio de la elaboración de un
informe que proporcione herramientas para la toma de decisiones enfocadas a
la mejora continua del servicio.
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
VERSION: 001
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 23
FUNCIONES PERMANENTES:
Coordinar el sistema de gestión de calidad
Administrar y dirigir el normal funcionamiento del almacén
Buscar
permanentemente clientes nuevos y crear relaciones cada vez más estrechas con los
clientes actuales
Generar listas de precios
Generar informes producto el sistema de gestión comercial
Realizar seguimiento a las quejas y reclamos que se presenten
Realizar la gestión de compras
Procurar las relaciones interpersonales de su grupo de trabajo, denoten la mejor imagen ante
que
los clientes
Velar por el cumplimiento de normas y políticas del negocio
Coordinar y distribuir diariamente el trabajo realizado por su grupo de trabajo.
Realizar gestión de cartera
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
IV. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA
DINERO x
POR BIENES DE LA EQUIPOS Y x
EMPRESA HERRAMIENTAS
CON MIEMBROS DE LA
x
EMPRESA
POR CONTACTOS
CON CLIENTES x
(Relación interna y
PROVEEDORES x
Externa)
CON OTRAS
x
EMPRESAS
x
EN MANEJO
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN x
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
x
TRABAJO
x
POR INFORMACIÓN
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES - PAGINA: 3 DE 23
CONTADOR
FUNCIONES PERMANENTES:
Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera
Llevar mensualmente los libros generales de compras y ventas
Presentar los informes que requiera el Gerente en el momento oportuno
Prestar asesoría en los temas financieros contables de la compañía
Realizar informe anual de toda la contabilidad para la DIAN
Realizar estados financieros
Tener informes financieros al día.
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES - PAGINA: 4 DE 23
CONTADOR
FUNCIONES OBLIGATORIAS
IV. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA
X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
X
EN MANEJO
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS EN APROBACIÓN DE X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES – PAGINA: 5 DE 23
ASISTENTE GESTION HUMANA
Utilizar, cuidar y mantener en buen estado los bienes suministrados para realizar el trabajo.
Mantener disciplina en cuanto al aseo, orden, seguridad y comportamiento.
Desarrollar todas las demás funciones inherentes al cargo.
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES - PAGINA: 6 DE 23
ASISTENTE GESTION HUMANA
FUNCIONES PERMANENTES:
Realizar los procesos de selección del personal según procedimiento establecido
Velar porque los empleados estén debidamente afiliados al sistema de seguridad social
Coordinar
actividades de capacitación y formación que permitan al personal mejorar en su
trabajo y en su vida personal
Evaluar el desempeño del personal junto con el gerente
Velar por la oportuna entrega de dotación a los empleados
CON MIEMBROS DE LA
X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES – PAGINA: 7 DE 23
AUXILIAR DE BODEGA
Habilidad social(habilidad para comunicarse y trabajar con personas de otros niveles)
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
FUNCIONES PERMANENTES:
Recepcionar todos los productos, verificar contra la factura cantidades y referencias solicitadas
Revisar que los productos que ingresen no se encuentren en mal estado
Entregar a la gerencia las facturas de los productos recibidos
Informar a la gerencia de las anomalías encontradas en los productos recibidos y dejar evidencia
en el formato FO-PRO-CSEP-2 (Verificación del producto comprado)
Distribuir adecuadamente los productos dentro de la bodegas a su cargo
Informar y
a la gerencia de los productos a ubicar en la bodega externa al local principal
dejar evidencia en el formato FO-MF-AB-1 ( Rotación de productos entre bodegas)
Entregar los productos solicitados por el almacén y el área de ventas
devolución por garantía permanezcan ordenados y
Velar porque los productos para
almacenados correctamente
Realizar la relación de productos a devolver al proveedor en el formato FO-MF-AB-2
(relación de productos devueltos por garantía), adjuntar a este los documentos
entregados por el proveedor al momento de la entrega
Revisar diariamente los productos bajos en stock, relacionarlos en el formato FO-
PRO-CSEP-1 a existencia de productos) y entregar el formato a
(Seguimiento
Gerencia para su revisión
Llevar un registro diario de las solicitudes para armar lámparas industriales y
reflectores dejando evidencia en el formato FO-MF-AB-3 (solicitud ensamble de
productos)
Armar lámparas industriales y reflectores, seleccionando los materiales adecuados para su
buen funcionamiento y las especificaciones dadas por el área de ventas
Revisar y diligenciar los documentos asociados al proceso
Velar por el orden y limpieza de la bodega
Apoyar las labores de venta cuando se requiera
Velar por la preservación de los productos
Ofrecer a todos los clientes y proveedores una atención eficiente
Colaborar en la apertura y cierre del almacén
Cuidar su apariencia personal llevando adecuadamente el uniforme
cuanta que el cargo es de confianza y
Cumplir con el horario preestablecido teniendo en
se debe adaptar a las necesidades del almacén
Mantener buenas relaciones con compañeros y jefes
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES - PAGINA: 9 DE 23
AUXILIAR DE BODEGA
IV. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA
X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES – PAGINA: 10 DE 23
AUXILIAR DE ALMACEN
Habilidad social(habilidad para comunicarse y trabajar con personas de otros niveles)
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
Utilizar, cuidar y mantener en buen estado los bienes suministrados para realizar el trabajo
Mantener disciplina en cuanto al aseo, orden, seguridad y comportamiento
Desarrollar todas las demás funciones inherentes al cargo
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES - PAGINA: 11 DE 23
AUXILIAR DE ALMACEN
FUNCIONES PERMANENTES:
Distribuir los
productos dentro del almacenes en forma ordenada y según su
clasificación
Revisar diariamente los productos bajos en stock, relacionarlos en el formato FO-
PRO-CSEP-1 (Seguimiento existencias de productos) y entregar el formato a
Gerencia para su revisión
Apoyar diariamente el alistamiento de pedidos al área de ventas
Revisar
los pedidos listos para despacho contra la factura de venta verificando cantidades
y referencias
Apoyar las labores de venta cuando se requiera
Ubicar los productos de baja rotación en la sección indicada
Informar al área de ventas y a la gerencia los productos ubicados en esta sección
Revisar y diligenciar los documentos asociados al proceso
Velar por el orden y limpieza del almacén
Velar por la preservación de los productos
Ofrecer a todos los clientes y proveedores una atención eficiente
Colaborar en la apertura y cierre del almacén cuando se requiera
Cuidar su apariencia personal llevando adecuadamente el uniforme
Cumplir cuanta que el cargo es de confianza y
con el horario preestablecido teniendo en
se debe adaptar a las necesidades del almacén
Mantener buenas relaciones con compañeros y jefes.
IV. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA
X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
Utilizar, cuidar y mantener en buen estado los bienes suministrados para realizar el trabajo
Mantener disciplina en cuanto al aseo, orden, seguridad y comportamiento
Desarrollar todas las demás funciones inherentes al cargo
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
FUNCIONES PERMANENTES:
Responder por la custodia de los dineros producto de las ventas
Recibir diariamente las facturaspagas o pendientes de pago y dejar evidencia en el formato FO-
MF-CJ-1 (relación de facturas)
Conservar los dineros recaudados en los lugares de seguridad establecidos
Procesar las ventas con tarjeta de crédito según protocolo establecido para
de los documentos del cliente y
garantizar seguridad en la manipulación
autenticidad para realizar la venta
Realizar cuadre de caja todos los días y entregar reporte al gerente
Dejar evidencia de los dineros sobrantes o faltantes luego del cuadre en el formato FO-MF-CJ-
2 (reporte de sobrantes y faltantes de caja diarios)
Recepcionar todas las llamadas entrantes y darles el tramite adecuado
Registrar las llamadas por concepto de sugerencias, quejas y reclamos, en el FO-
PRO-CSL-2 (Reporte de sugerencias, quejas y reclamos) y realizar informe para
entrega a auxiliar administrativo y gerencia, aplicando procedimiento definido
Recepcionar las facturas al domicilio con los dineros y las facturas pendientes de pago a
las cuales debe colocarle PENDIENTES POR PAGO y registrar su estado en el formato
FO-MF-CJ-1 (Relación de facturas).
Llevar el control de las remisiones por anular en el formato FO-MF-CJ-3
Llevar el control de los descuentos aplicados en el formato FO-MF-CJ-4
Realizar la entrega de dineros una vez a día como mínimo a la gerencia con el
objetivo de no acumular sumas grandes de dinero y dejar evidencia en el FO-MF-CJ-
5 (entregas diarias de dinero)
Realizar entrega de dineros autorizadospor la Gerencia y dejar evidencia en el formato
FO-MF-CJ-5 (entregas de dinero diario)
Velar por el mantenimiento del orden, organización y excelente presentación del almacén
Cuidar su apariencia personal llevando adecuadamente el uniforme
Realizar
apoyo en gestión de ventas en mostrador y lo relacionado con esta
(cotizaciones, toma de pedidos para envíos, entre otros)
Mantener buenas relaciones con compañeros y jefes
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
I. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA
X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES – PAGINA: 15 DE 23
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
FUNCIONES PERMANENTES:
Recibir diariamente las facturas de compra e ingresarlas al software
Verificar que las facturas de venta a crédito ingresadas al sistema estén diligenciadas
adecuadamente con todos los datos del cliente y que tengan el sello de descuento
por pago anticipado
del software (facturas
Realizar diariamente el recaudo de cartera según el reporte generado
vencidas o por vencer) dejando evidencia de la gestión realizada
Realizar informe semanal a la gerencia sobre la gestión de cartera realizada
Velar porquelos programas de mantenimiento se ejecuten en las fechas
establecidas
Realizar apoyo en la documentación de acciones de correctivas, preventivas y de mejora
Realizar apoyo a la Gerencia en la creación de proveedores además de velar porque
la información consignada de cada uno este completa y actualizada en el software
Tener actualizada y completo orden la información de los clientes a crédito en
carpetas que contengan el RUT, la cámara de comercio y formato solicitud de
crédito debidamente diligenciado
Tener actualizada la información de cada proveedor encarpetas que contengan los estados
de cuenta, facturas de compras y evidencias de pagos.
Coordinar con la gerencia
la realización de la evaluación anual a los proveedores según
procedimiento establecido
de medición de satisfacción del cliente
Coordinar con la gerencia la realización del proceso
cada seis meses según procedimiento establecido
Coordinar todo el proceso de recepción de sugerencias, quejas y reclamos, de los clientes
según procedimiento establecido
Realizar el seguimiento a los mantenimientos dejando evidencia en el formato FO-MF-AA-1 y
actualizar el cronograma de mantenimiento anualmente
Realizar el análisis de la efectividad de las cotizaciones según procedimiento establecido
Velar por el mantenimiento del orden, organización y excelente presentación del almacén
V. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA
X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES – PAGINA: 18 DE 23
VENDEDOR DE MOSTRADOR
Habilidad social(habilidad para comunicarse y trabajar con personas de otros niveles)
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
Utilizar, cuidar y mantener en buen estado los bienes suministrados para realizar el trabajo
Mantener disciplina en cuanto al aseo, orden, seguridad y comportamiento
Desarrollar todas las demás funciones inherentes al cargo
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES - PAGINA: 19 DE 23
VENDEDOR DE MOSTRADOR
FUNCIONES PERMANENTES:
Ofrecer a todos los clientes una atención eficiente
Conocer las políticas sobre formas de pago establecidas
Colaborar en la apertura y cierre del almacén
Verificar los productos antes de ser entregados al cliente según protocolo establecido
Recepcionar los productos devueltos por garantía aplicando el procedimiento establecido
Realizar cualquier tarea de apoyo a la labor de equipo o de un compañero
Velar por el mantenimiento del orden, organización y excelente presentación del almacén
Cuidar su apariencia personal llevando adecuadamente el uniforme
en cuanta que el cargo es de confianza y se
Cumplir con el horario preestablecido teniendo
debe adaptar a las necesidades del almacén
Mantener buenas relaciones con compañeros y jefes
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES - PAGINA: 20 DE 23
VENDEDOR DE MOSTRADOR
IV. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA
X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES – PAGINA: 21 DE 23
DOMICILIO
Habilidad social(habilidad para comunicarse y trabajar con personas de otros niveles)
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
FUNCIONES PERMANENTES:
Ofrecer a todos los clientes una atención eficiente
Recibir por concepto de ventas de contado y las facturas por
diariamente los dineros
concepto de ventas a crédito
Dejar evidencia de los recaudos por ventas a crédito en el formato FO-MF-DO-1
Establecer las rutas de entrega teniendo en cuenta horas de entrega, distancia a
recorrer y vehículo a utilizar ( moto o camioneta)
Velar porque durante el transporte los productos no alteren su calidad
Revisar los pedidos contra la factura antes de iniciar el recorrido de entrega
Entregar los pedidos al cliente verificando contra la factura de venta
Verificar la autenticidad del dinero de forma discreta para no incomodar al cliente
Velar por el mantenimiento y buen estado de los vehículos a su cargo
Apoyar el alistamiento de pedidos y en las ventas de mostrador cuando se
en
requiera
Conocer las políticas sobre formas de pago establecidas
Colaborar en la apertura y cierre del almacén
I. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA
X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
FIRMA:
PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
LUMICENTRO
pág.
1. OBJETIVOS.................................................................................................................................... 11
1.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................ 11
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ..................................................................................................... 11
2. MARCO LEGAL............................................................................................................................. 12
3. POLITICA DE SALUD OCUPACIONAL ................................................................................ 13
4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA .......................................................................................... 14
4.1 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA ................................................ 14
4.1.1 Generalidades de la empresa .............................................................................................. 14
4.1.2 Organización de la empresa ................................................................................................. 14
4.1.3 Responsables de la empresa para la ejecución del Programa de Salud
Ocupacional................................................................................................................................................. 15
4.1.4 Características de la empresa en el ámbito de Riesgos Profesionales .................. 15
4.1.5 Procesos desarrollados por LUMICENTRO / FLUJO DE LA GESTION
COMERCIAL ............................................................................................................................................... 15
4.1.6 Descripción de herramientas y maquinaria ...................................................................... 16
4.1.7 Organización del trabajo ........................................................................................................ 16
4.1.8 Recursos para la ejecución del Programa de Salud Ocupacional ............................ 17
4.1.9 Comité Paritario de Salud Ocupacional ............................................................................ 17
5. DIAGNOSTICO DE CONDICIONES DE TRABAJO .......................................................... 18
6. SUBPROGRAMAS ....................................................................................................................... 19
6.1 SUBPROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO ............................ 19
6.1.1 Objetivos del Subprograma de medicina preventiva y del trabajo. .......................... 19
6.1.2 Actividades de Medicina del Trabajo.................................................................................. 19
6.1.3 Actividades de Medicina Preventiva. .................................................................................. 20
6.1.4 Atención de Primeros Auxilios .............................................................................................. 20
6.1.5 Sistemas de información y registro ..................................................................................... 20
6.1.6 Sistema de vigilancia epidemiológica ................................................................................ 21
6.1.7 Empresas Promotoras de Salud-EPS................................................................................ 21
6.1.8 Administradora de Riesgos Profesionales ARP ............................................................. 21
6.2 SUBPROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL .................................................................... 22
6.2.1 Objetivos...................................................................................................................................... 22
6.2.2 Actividades de higiene industrial ......................................................................................... 22
6.2.3 Monitoreo de los factores de riesgo en los puestos de trabajo.................................. 23
6.2.4 Actividades de Recreación y Deporte ................................................................................ 23
6.3 SUBPROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL ............................................................ 23
6.3.1 Objetivos...................................................................................................................................... 23
6.3.2 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial............................................................... 23
6.3.3 Programa de Orden y Aseo. ................................................................................................. 23
6.3.4 Plan de emergencia ................................................................................................................. 24
6.3.5 Plan de Mantenimiento ........................................................................................................... 24
6.3.6 Plan de saneamiento básico ambiental............................................................................. 24
6.3.7 Sistemas de control y prevención de incendio ................................................................ 25
6.3.8 Demarcación y Señalización ................................................................................................. 25
2
6.3.9 Investigación de incidentes y accidentes ........................................................... 26
6.3.10 Visitas Programadas de Inspección ................................................................... 26
6.3.11 Suministro de Elementos de Protección Personal.............................................. 26
7. PLAN DE CAPACITACION ................................................................................... 27
7.1 OBJETIVOS .......................................................................................................... 27
7.2 ACTIVIDADES REALIZADAS AL INTERIOR DE LA EMPRESA ........................... 27
7.2.1 Inducción ........................................................................................................... 27
7.2.2 Capacitación Continuada ................................................................................... 27
7.2.3 Capacitación Específica..................................................................................... 28
7.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ..................................................................... 28
8. EVALUACION DEL PROGRAMA .......................................................................... 29
8.1 OBJETIVOS GENERALES ................................................................................... 29
8.2. INDICADORES DE GESTION EN SALUD OCUPACIONAL ..................................... 29
8.2.1 Indicadores de estructura ........................................................................................ 29
8.2.2 Indicadores de Proceso - Ejecución ........................................................................ 29
8.2.3 indicadores de impacto - Resultado ........................................................................ 29
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................................. 32
ANEXOS.......................................................................................................................... 33
3
LISTA DE TABLAS
pág.
4
LISTA DE FIGURAS
pág.
5
LISTA DE ANEXOS
pág.
6
GLOSARIO
Accidente de Trabajo: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con
ocasión del trabajo y que a su vez produzca en el trabajador una lesión orgánica,
una perturbación funcional, una invalidez o la muerte.
Índice: Relación numérica comparativa ente una cantidad tipo y otra variable. Es
la relación constante entre dos cantidades.
7
Letalidad: Proporción de muertos por un evento o una enfermedad determinada,
relacionados con los casos de ese evento o enfermedad.
Trabajo: Es una actividad vital del hombre. Capacidad no enajenable del ser
humano caracterizada por ser una actividad social y racional, orientada a un fin y
un medio de plena realización.
9
INTRODUCCION
JUSTIFICACIÓN
11
2. MARCO LEGAL
Ley Novena de 1.979: Título III. Normas para preservar, conservar y mejorar la
salud de los individuos en sus ocupaciones.
Decreto 586 de febrero 25/83: Por el cual se crea el Comité Nacional de Salud
Ocupacional.
Decreto 614 de marzo 14/84: Por el cual se determinan las bases para la
organización y administración de salud ocupacional en el país.
____________________________________
ALEXANDER BUITRAGO
Representante Legal
13
4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA
14
4.1.3 Responsables de la empresa para la ejecución del Programa de Salud
Ocupacional
CONTACTO
INICIAL
APLICAR
PAUTAS DE
CORTESIA
IDENTIFICAR
NECESIDADES
Y
EXPECTATIVAS
DEL CLIENTE ATENDER Y
SOLUCIONAR
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
SUMINISTRAR
INFORMACION
TECNICA DEL
PRODUCTO
OFRECER
SERVICIOS
ADICIONALES
CONCRETAR LA
VENTA
15
Procesos llevados a cabo dentro de la empresa:
Computadores
Caja registradora
Herramientas de mano
Serie eléctrica
Implementos de oficina
PRESTACION
ADMINISTRATIVA 2 2 4 POR HORAS DE SERVICIOS
16
4.1.8 Recursos para la ejecución del Programa de Salud Ocupacional
El vigía de la salud fue creado el 17 de Agosto del año 2010 ya que la empresa
cuenta con 5 empleados directos.
Alexander Buitrago
Gerente
17
Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales y proponer al empleador medidas correctivas a
que haya lugar para evitar su ocurrencia.
18
6. SUBPROGRAMAS
Campañas de vacunación
Capacitaciones grupales sobre prevención de la salud a la exposición de
riesgos
Divulgación de procedimientos para evitar accidentes
Realización de exámenes para prevención epidemiológica
20
Se implementa con el ánimo de obtener información sobre la morbilidad y el clima
organizacional de la empresa, para lograrlo se utiliza un formato diseñado para tal
fin. ANEXO 4
6.2.1 Objetivos
22
6.2.3 Monitoreo de los factores de riesgo en los puestos de trabajo
6.3.1 Objetivos
Los desastres naturales, los actos terroristas y los accidentes (causados por
imponderables faltas de medidas de seguridad) desatan emergencias que no
pocas veces resultan en pérdida de vidas humanas, lesiones graves y cuantiosos
perjuicios materiales.
La empresa cuenta con dos extintores portátiles. Los cuales están ubicados: uno
en la bodega cerca a los baños y el otro en la bodega del segundo piso, libres de
obstáculos, de fácil acceso a una altura aproximada de 1.50 m de la base del piso,
debidamente señalizados. El seguimiento en cuanto a la conservación y
funcionamiento está a cargo de la asistente administrativa.
Atraer la atención
Dar a conocer el mensaje con suficiente antelación
Ser clara y de interpretación única.
Posibilidad en la práctica de cumplir con lo indicado
Todo accidente o enfermedad profesional debe ser investigado por la entidad, a fin
de determinar su causa y aplicar las medidas que sean necesarias para el control
de los factores de riesgo. Para tal efecto se utilizará la ficha correspondiente
ubicada en el ANEXO 3. La investigación, debe arrojar los siguientes resultados:
26
7. PLAN DE CAPACITACION
7.1 OBJETIVOS
7.2.1 Inducción
Manejo de extintores
Brigadas de emergencia
Simulacros de evacuación
Plan de evacuación
Primeros auxilios
Manejo de cargas
Pausas Saludables
Utilización de elementos de protección
28
8. EVALUACION DEL PROGRAMA
29
año, multiplicado por K, que es igual a 240.000 (constante que resulta del producto
de 100 trabajadores que laboran 48 horas semanales por 50 semanas que tiene el
año).
Se define como la relación entre el número de días perdidos y cargados por los
accidentes durante un año y el total de horas - hombre trabajadas durante el año
multiplicado por K.
31
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
32
ANEXOS
33
Herramientas manuales
Equipos y elementos a presión
Factores de Riesgo
Puntos de operación
Mecánicos
Manipulación de materiales
Mecanismos en movimiento
Alta tensión
Factores de riesgo
Baja Tensión
eléctricos
Electricidad estática
Superficies de trabajo
CONDICIONES
Sistemas de almacenamiento
DE SEGURIDAD Factores de riesgos
Distribución de área de trabajo
locativos
Falta de orden y aseo
Estructuras e instalaciones
Deficiente iluminación
Factores de Riesgo físicos Radiaciones
Explosiones
Manipulación de productos químicos
Factores de Riesgo químico Almacenamiento
Transporte
Puesto de trabajo
Condición de trabajo identificada
Origen del riesgo
Efecto posible
Número de expuestos al factor de riesgo
Tiempo de exposición al factor de riesgo
Controles existentes a nivel de la fuente, medio y trabajador.
34
ILUMINACIÓN
ALTO: Ausencia de luz natural o deficiencia de luz artificial con sombras
evidentes y dificultad para leer.
MEDIO: Percepción de algunas sombras al ejecutar una actividad (escribir).
BAJO: Ausencia de sombras.
RUIDO
ALTO: No escuchar una conversación a un tono normal a una distancia
entre 40 y 50 cm.
MEDIO: Escuchar la conversación a una distancia de 2 m en tono normal.
BAJO: No hay dificultad de escuchar conversación a tono normal a más de 2
m.
RADIACIONES IONIZANTES
ALTO: Exposición frecuente (una vez por jornada o turno o más).
MEDIO: Ocasionalmente y/o vecindad.
BAJO: Rara vez, casi nunca hay exposición.
RADIACIONES NO IONIZANTES
ALTO: Seis horas o más de exposición por jornada o turno.
MEDIO: Entre dos y seis horas por jornada o turno.
BAJO: Menos de dos horas por jornada o turno.
TEMPERATURAS EXTREMAS
ALTO: Percepción subjetiva de calor o frío luego de permanecer 5 min en
el sitio.
MEDIO: Percepción de algún disconfort con la temperatura luego de
permanecer 15 min.
BAJO: Sensación de confort térmico.
VIBRACIONES
ALTO Percibir sensiblemente vibraciones en el puesto de trabajo.
MEDIO: Percibir moderadamente vibraciones en el puesto de trabajo.
BAJO: Existencia de vibraciones que no son percibidas.
POLVOS Y HUMOS
ALTO: Evidencia de material particulado depositado en sobre una
superficie previamente limpia al cabo de 15 min.
MEDIO: Percepción subjetiva de emisión de polvo sin depósito sobre
superficies pero sí evidenciable en luces, ventanas, rayos, solares,
etc.
BAJO: Presencia de fuentes de emisión de polvos sin la percepción
anterior.
LIQUIDOS
ALTO: Manipulación permanente de productos químicos líquidos (varias
veces en la jornada o turno).
MEDIO: Una vez por jornada o turno.
BAJO: Rara vez u ocasionalmente se manipulan líquidos.
VIRUS
ALTO: Zona endémica de fiebre amarilla, dengue o hepatitis con casos
positivos entre los trabajadores en el último año. Manipulación de
material contaminado y/o paciente o exposición a virus altamente
patógenos casos de trabajadores en el último año.
MEDIO: Igual al anterior sin casos en el último año.
BAJO: Exposición a virus no patógenos sin casos de trabajadores.
BACTERIAS
ALTO: Consumo o abastecimiento de agua sin tratamiento físico –
químico. Manipulación de material contaminado y/o
pacientes con casos de trabajadores en el último año.
MEDIO: Tratamiento físico – químico del agua sin pruebas en el último
semestre. Manipulación de material contaminado y/o pacientes sin
casos de trabajadores en el último año.
BAJO: Tratamiento físico – químico del agua con análisis bacteriológico
frecuente. Manipulación de material contaminado y/o pacientes sin
casos de trabajadores anteriormente.
HONGOS
ALTO: Ambiente húmedo y/o manipulación de muestras o material
contaminado y/o pacientes con antecedentes de micosis en los
trabajadores.
MEDIO: Igual al anterior, sin antecedentes de micosis en el último año en
los trabajadores.
BAJO: Ambiente seco y manipulación de muestras o material
contaminado sin casos previos de micosis en los trabajadores.
SOBRECARGA Y ESFUERZOS
ALTO: Manejo de cargas mayores de 25 kg y/o un consumo necesario
de más de 901 Kcal/jornada.
MEDIO: Manejo de cargas entre 15 y 25 kg y/o un consumo necesario de
36
más de 600 y 900 Kcal/jornada.
BAJO: Manejo de cargas menores de 15 kg y/o un consumo necesario
de menos de 600 Kcal/jornada.
POSTURA HABITUAL
ALTO: De pie con una inclinación superior a los 15°.
MEDIO Siempre sentado (toda la jornada o turno) o de pie con una
inclinación menor de 15°.
BAJO: De pie o sentado indistintamente.
MONOTONÍA
ALTO: Ocho horas de trabajo repetitivo y solo o en cadena.
MEDIO: Ocho horas de trabajo repetitivo y en grupo.
BAJO: Con poco trabajo repetitivo.
SOBRETIEMPO
ALTO: Más de doce horas por semana y durante cuatro semanas o
más.
MEDIO: De cuatro a doce horas por semana y durante cuatro semanas
o más.
BAJO: Menos de cuatro horas semanales.
CARGA DE TRABAJO
ALTO: Más del 120% del trabajo habitual. Trabajo contra el reloj.
Toma de decisión bajo responsabilidad individual. Turno de
relevo 3 x 8.
MEDIO: Del 120% al 100% del trabajo habitual. Turno de relevo 2 x 8.
BAJO: Menos del 100% del trabajo habitual. Jornada partida con
horario flexible. Toma de decisión bajo responsabilidad grupal.
ATENCIÓN AL PÚBLICO
ALTO: Más de un conflicto en media hora de observación del
especialista.
MEDIO: Máximo un conflicto en media hora de observación del
especialista.
BAJO: Ausencia de conflictos en ½ hora de observación del
especialista.
37
Determinación de Factores que generan Accidente de trabajo
Valor Probabilidad
10 Es el resultado más probable y esperado si la situación de riesgo
tiene lugar
7 Es completamente posible, nada extraño. Tiene una probabilidad
de actualización del 50%
4 Sería una coincidencia rara. Tiene una probabilidad de
actualización del 20%
1 Nunca ha sucedido en muchos años de exposición al riesgo,
pero es concebible. Probabilidad de 5%
1-20% 1
21-40% 2
41-60% 3
61-80% 4
81-100% 5
39
La escala para priorizar los riesgos es la siguiente:
Con base en los resultados obtenidos se pueden priorizar los diferentes factores
de riesgo bien se por peligrosidad, repercusión o por los dos.
40
ANEXO 2. Dotación de Botiquines
Elementos de botiquín
41
ANEXO 3 Investigación de incidentes y accidentes
5) ANALISIS Y RECOMENDACIONES
42
ANEXO 4. Reporte mensual de ausentismo
REPORTE MENSUAL DE AUSENTISMO
MES:
AÑO:
DÍAS PERDIDOS
NOMBRE EPISODIO SALARIO
OTRAS COSTO DIAS
FECHA EMPLEADO NUEVO EC EP AT CAUSAS DIARIO (CON
DIAGNÓSTICO CAUSAS INCAPACIDAD
(I) (J) (K) (L) (M) PRESTACIONES)
(N)
TOTALES
Totales mes:
No. Trabajadores al principio del período + trabajadores que ingresaron (O):
No. Trabajadores promedio diario (F): Días contratados (P): Horas trabajadas (H):
43
ANEXO 5. Registro de morbilidad – mortalidad
REGISTRO DE MORBILIDAD -
MORTALIDAD NOMBRES Y
FECHA APELLIDOS C.C. ENFERMEDAD PRESENTADA / SÍNTOMAS FIRMA
EMPLEADO
44
ANEXO 6 Cronograma
Septiembre
Noviembre
Diciembre
Octubre
Febrero
Agosto
Marzo
Enero
Junio
Mayo
Julio
Abril
45
PANORAMA DE RIESGOS
LUMICENTRO
2
1. PANORAMA DE FACTORES DE RIESGOS
Para llevar a cabo un buen análisis y determinar cuáles son los aspectos y
factores de riesgo más latentes en la empresa, es necesario que:
Para lograr una información veraz que permita la identificación de los lugares de la
empresa donde haya ocurrido un accidente, se debe tener un amplio conocimiento
referente a la enfermedad y accidentalidad presentadas en referencia al puesto de
trabajo analizado.
2. FACTOR DE RIESGO
Los factores de riesgo pueden ocasionar lesiones traumáticas asociadas con los
accidentes de trabajo o lesiones no traumáticas relacionadas con enfermedades
de origen profesional.
3
3. CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS
RIESGOS FISICOS
Ejemplo:
Ruido.
Presiones.
Temperatura.
Iluminación.
Vibraciones
Radiación Ionizante y no Ionizante.
Temperaturas Extremas (Frío, calor)
Radiación Infrarroja y Ultravioleta.
RIESGOS QUÍMICOS
4
Es el conjunto de factores físicos que pueden dar lugar a una lesión por la acción y
uso mecánico de elementos como máquinas, herramientas, piezas a trabajar o
materiales proyectados, sólidos o fluidos, causando de esta manera lesiones por
fricción, golpes, atrapamientos, proyección de materiales o caídas.
Herramientas
Máquinas
Equipos o
Instalaciones
RIESGOS ELÉCTRICOS
Se denomina riesgo eléctrico al riesgo originado por la energía eléctrica producida por
maquinas, equipos o instalaciones que al entrar en contacto con el hombre producen lesiones
de acuerdo a su intensidad y exposición, algunas causas son:
RIESGOS BIOLÓGICOS
Bacterias,
Plasmidios,
Virus
5
Hongos
Micoplasmas
Parásitos
RIESGOS ERGONÓMICOS
RIESGOS PSICOLABORALES
6
Trabajo en equipo
Cooperación
Relaciones informales
Canales de comunicación
Posibilidad de comunicación
RIESGOS LOCATIVOS
7
RIESGOS NATURALES
Explosión deslizamientos
Inundaciones
Tormentas eléctricas
Huracanes
Terremotos
Temblores
Incendio
RIESGOS DE TRANSITO
Colisiones
Volcamientos
Varadas
Obstáculos
Atropellamientos
Madera,
Muebles,
Equipos de oficina,
8
Los materiales líquidos, como:
Combustibles
Solventes
Reactivos
Ácidos
Gas propano
Metano
Acetileno
9
4. LISTA DE CHEQUEO
FACTOR ASPECTO A ANALIZAR SI NO NA Observaciones
REQUISITOS BASICOS
Se encuentra
disponibles los soportes
de pagos al Sistema
General de Seguridad
Social (Salud, ARP,
1 Pensiones)?
Se cuenta con un
Programa de Salud
Ocupacional en la
2 Empresa?
Se cuenta con
Panorama de Factores
de
3 Riesgo en la Empresa?
Ha capacitado al
personal en prevención
4 de riesgos
El personal cuenta con
los Elemento de
Protección Personal
necesarios para
5 desarrollar su labor?
RIESGOS LOCATIVOS
La construcción se
encuentra en buenas
condiciones y garantiza
la seguridad de las
6 personas?
Existen condiciones de
7 orden y limpieza?
Se cuenta con las
condiciones de
saneamiento básico
(control de alimentos,
8 plagas, basuras, etc.)?
10
Las dimensiones
internas en cuanto a
extensión superficial y
capacidad, son
adecuadas para la
9 colocación de equipos?
Los trabajadores tienen
el espacio adecuado
para realizar
eficientemente el trabajo
(mínimo 2 m y 3 m de
10 altura)?
Las salidas se
encuentran sin
obstáculos y son lo
suficientemente amplias
11 ?
Se cuenta con botiquín,
12 camillas y frazadas? No
se encuentra grietas
13 visibles en las paredes?
11
Existe agua potable en
la empresa apta para el
consumo y en cantidad
19 necesaria?
RUIDOS Y VIBRACIONES
Se tienen medidas de
control de la exposición
20 al ruido?
Se toman las medidas
de seguridad necesarias
para evitar o disminuir el
riesgo por vibraciones
derivado del manejo de
perforaciones
neumáticas, martillos,
21 etc.?
ELECTRICIDAD, ALTERNA, CONTINUA Y ESTATICA
Se encuentran las
instalaciones eléctricas
22 en buen estado?
Se encuentran
señalizados todos los
23 circuitos?
Todas las instalaciones,
transformadores, etc. Se
encuentran protegidos
contra impactos?
24
Se está haciendo uso de
corriente alterna o
25 continua (x)?
CONTAMINACIÓN AMBIENTAL
12
PREVENCIÓN Y EXTINCION DE INCENDIOS
Se cuenta con
suficientes tomas de
agua, aparatos
extinguidores y con
personal
28 entrenado?
Se realiza
mantenimiento a los
29 extintores?
Los extintores tienen
fechas de recarga
30 vigentes?
Se reportan las
36 condiciones peligrosas
Se reportan los
37 accidentes de trabajo
Se reportan los
38 incidentes de trabajo?
13
Se investigan los
accidentes ocurridos
que
afectan al personal que
labora o a la
39 comunidad?
Se realizan controles a
40 los subcontratistas?
Se realizan inspecciones
de seguridad
41 periódicas?
CONDICIONES DE SALUD DE LOS TRABAJADORES
Se realizan exámenes
médicos ocupacionales
a los trabajadores
(ingreso,
42 periódicos, egreso)?
DISPOSICIÓN DE RESIDUOS Y DESECHOS
Se realiza un adecuado
almacenamiento
temporal de residuos y
43 desechos?
Se realiza una adecuada
disposición final
44 de residuos y desechos?
14
5. MATRIZ PARA EL PANORMA DE FACTORES DE RIESGO
iF
ga
so
dd
ae
dp
o
n
d
e
ó
n
G
rc
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ir
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u
e
o
deexpu x
s
t
Probabi
Reperc
delries
Exposici
Puesto Clase Factor Fuente Efecto Controles Controles Prioridad de
Tiemp
usión
lidad
consecuencia
go
ón
de de de generadora Conocido existentes recomendables intervención
o
trabajo o Riesgo Riesgo
proceso
#
15
6. CRONOGRAMA
Actividades Seguimiento y Control Fecha Responsable
para el máxima a
control de ejecutar
los factores
Septiembre
Noviembre
Diciembre
de riesgo
Febrero
Octubre
Agosto
Marzo
Enero
Mayo
Junio
Abril
Julio
16
7. BIBLIOGRAFIA
http://www.laguajira.gov.co/web/images/contrataciones/Anexo%206%20Lista%20d
e%20Chequeo%20Inspecciones%20planeadas.pdf
17
|
LUMICENTRO FECHA:
OCTUBRE
2014
LISTA DE FORMATOS REVISIÓN:
0
FECHA FECHA
SOLICITUD DEVOLUCIÓN
AÑO
MES
CODIGO FIRMA
DIA
DOCUMENTO POR A RECIBIDO
DIA
ME
AÑ
O
S
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-CD-2
TITULO: VERSION
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 01
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-CD-3
TITULO:
VERSION
CONTROL DE DOCUMENTOS DE
01
ORIGEN EXTERNO
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-CR-2
TITULO: VERSION
PRESTAMO DE REGISTROS 01
FECHA DEVOLUCIÓN
DIA
FIRMA
ME
AÑ
AÑ
CODIGO
MES
O
S
O
DOCUMENTO POR A
DIA
RECIBIDO
|
LUMICENTRO
CÓDIGO:
FO-PRO-RH-1
TITULO: VERSION
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO 01
FECHA
CARGO
OBSERVACIONES Y COMPROMISOS:
RESPONSABLE EVALUACION
FIRMA DEL EVALUADO
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-CPNC-1
TITULO: VERSION
REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD 01
Responsable: Fecha:
Hallazgo
2.
3.
4.
5.
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-CPNC-2
TITULO: VERSION
ANÁLISIS DE LA NO CONFORMIDAD 01
FECHA DE
APARICIÓN DE LA
NO CONFORMIDAD
PROCESO
INVOLUCRADO
PERSONAL
INVOLUCRADO
ÁNALISIS DE LA NO CONFORMIDAD
Responsable______________________________________________________
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-AI-1
TITULO: VERSION
CRONOGRAMA AUDITORIAS INTERNAS 01
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
No. ELEMENTOS NORMA
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 12 3 4
4.SISTEMA DE GESTION
DE CALIDAD.
4.1Requisitos generales
4.2Requisitos de la documentación
4.2.1Generalidades
4.2.2Manual de Calidad
4.2.3Control de la documentación
4.2.4Control de los registros
RESPONSABILIDAD DE LA
5. DIRECCION
5.1Compromiso de la dirección
5.2Enfoque al cliente
5.3Política de calidad
5.4Planificación
5.4.1Objetivos de calidad
5.4.2Planificación del SGC
Responsabilidad, autoridad y
5.5 Comunicación.
5.5.1Responsabilidad y autoridad
5.5.2Representante de la dirección
5.5.3Comunicación Interna
5.6Revisión por la dirección
5.6.1Generalidades
5.6.2Información para la revisión
5.6.3Resultados de la revisión
|
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
No. ELEMENTOS NORMA
1 2 3 41 2 3 41 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 41 2 3 41 2
6 GESTION DE LOS RECURSOS
6.1Provisión de recursos
6.2Recursos humanos
6.2.1Generalidades
Competencia, toma de conciencia
6.2.2 yformación
6.3Infraestructura
6.4Ambiente de trabajo
7 REALIZACION DEL PRODUCTO 7.1
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
No. ELEMENTOS NORMA
1 2 3 41 2 3 41 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 41 2 3 41 2 3 41 2 3 41 2 3 41 2 3 41 2 3 4
7.3.5Verificación del diseño y desarrollo
7.3.6Validación del diseño y desarrollo
7.3.7Control de los cambios de diseño y
desarrollo.
7.4Compras
7.4.1Proceso de compras
7.4.2Información de las compras
Verificación de los productos
7.4.3comprados
7.5Producción y prestación del servicio
Control de la producción y prestación
7.5.1del
servicio
7.5.2Validación de los procesos de la
producción y prestación del servicio.
7.5.3Identificación y trazabilidad
7.5.4Propiedad del cliente
7.5.5Preservación del producto
7.6 Control de los dispositivos de
seguimiento y medición.
8 MEDICION, ANALISIS Y
MEJORA 8.1Generalidades
8.2Seguimiento y medición
8.2.1Satisfacción del cliente
8.2.2Auditoria Interna
Seguimiento y medición de los
8.2.3procesos
8.2.4Seguimiento y medición del producto.
8.3Control del producto no conforme
8.4Análisis de datos
|
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
No. ELEMENTOS NORMA
1 2 3 41 2 3 41 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 41 2 3 41 2
8.5Mejora
8.5.1Mejora continua
8.5.2Acción correctiva
8.5.3Acción preventiva
8.6Listado maestro de formatos
8.7Listado maestro de cargos SGC
Listado maestro de técnicas
8.8estadísticas
8.9Listado maestro de documentos.
AAUDITORES INTERNOS:
GRUPO 1:
GRUPO 2:
CÓDIGO:
|
LUMICENTRO
FO-PRO-AI-2
TITULO: VERSION
PLAN DE AUDITORIAS 01
FECHA:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
AUDITOR PRINCIPAL:
EQUIPO AUDITOR:
ENTREVISTAS
NOMBRE
FECHA HORA AREA/ELEMENTO/PROCESO A AUDITAR CARGO
AUDITADO
_____________________________________________
AUDITOR PRINCIPAL
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-AI-3
TITULO: VERSION
LISTA DE CHEQUEO 01
FECHA: HOJA:/
AUDITORIA No.:
AUDITOR PRINCIPAL:
EQUIPO AUDITOR:
FECHA: HOJA:/
AUDITORIA No.:
INFORME DE AUDITORIA
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-AI-4
TITULO
: VERSION
INFORME DE AUDITORIA INTERNA 01
FECHA: HOJA:/
AUDITORIA No.:
AUDITOR PRINCIPAL:
EQUIPO AUDITOR:
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-AP-1
TITULO: VERSION
REPORTE ACCIONES PREVENTIVAS 01
Responsable ______________________________________________________
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-AC-1
TITULO: VERSION
REPORTE ACCIONES CORRECTIVAS 01
Responsable _____________________________________________________
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-CSEP-1
TITULO: VERSION
SEGUIMIENTO A EXISTENCIAS DE PRODUCTOS 01
ÁREA:
BODEGA: ____
ALMACEN: ____
RESPONSABLE: ________________________________________________________
INVENTARIO FECHA
ACTUAL CANTIDAD A DE FECHA DE ENTREGA CANTIDAD
FECHA DESCRIPCION DEL PRODUCTO APROX PEDIR PEDIDO PROVEEDOR DE PEDIDO RECIBIDA
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-CSEP-2
TITULO: VERSION
VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO COMPRADO 01
CALIDAD
CANTIDAD
FECHA:________________________ PROVEEDOR:_______________________
TOTAL PUNTAJE
MAYOR DE 300 PUNTOS: EXCELENTE
ENTRE 251-300 PUNTOS: BUENO
ENTRE 150-250 PUNTOS: REGULAR
ENTRE 40-100 PUNTOS: DEFICIENTE
OBSERVACIONES:
DESCRIPCION PRODUCTO
FECHA DE SOLICITUD CLIENTE TELEFONO SOLICITADO VENDEDOR
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-ACL-2
TITULO: VERSION
RECEPCIÓN DE PEDIDOS 01
PRODUCTOS PEDIDOS
No. CANTIDAD PRODUCTO VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
TOTALES
DIRECCION TELEFONO
VENDEDOR
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-SCL-1
TITULO: VERSION
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN 01
|
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-SCL-2
TITULO: VERSION
REPORTE SUGERENCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS 01
FECHA:
SUGERENCIAS QUEJAS RECLAMOS
NOMBRE CC. TEL EMAIL
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-SCL-3
TITULO:
VERSION
SEGUIMIENTO A GESTIÓN DE
01
SUGERENCIAS,QUEJAS Y RECLAMOS
TRATAMIENTO FECHA
/ ACCION RESPUESTA DESCRIPCION
FECHA CLIENTE CC TELEFONO EMAIL Q R S DESCRIPCION TOMADA AL CLIENTE RESPUESTA
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-AB-1
TITULO:
VERSION
ROTACIÓN DE PRODUCTOS ENTRE
01
BODEGAS
DESCRIPCION
FECHA DEL CANTIDAD BODEGA BODEGA OBSERVACION RESPONSABLE
PRODUCTO SALIDA INGRESO
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-AB-2
TITULO:
VERSION
RELACIÓN DE PRODUCTOS POR
01
GARANTIA
OBSERVACIONES:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
____________________________
RESPONSABLE
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-AB-3
TITULO: VERSION
SOLICITUD EMSAMBLE DE PRODUCTOS 01
ESTADO
DESCRIPCION
DEL FECHA
FECHA DE HORA PRODUCTO A SOLICITADO POR DE HORA DE
SOLICITUD SOLICITUD ENSAMBLAR CANTIDAD POR ENTREGADO ENTREGAR ENTREGA ENTREGA
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO.MF-CJ-1
TITULO: VERSION
RELACIÓN DE FACTURAS 01
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-CJ-2
TITULO:
VERSION
REPORTE DE SOBRANTES Y
01
FALTANTES
TOTAL TOTAL $
FECHA INGRESO EGRESO SOBRANTE $FALTANTE RESPONSABLE Vobo.GERENCIA
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-CJ-3
TITULO: VERSION
REMISIONES POR ANULAR 01
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-CJ-4
TITULO: VERSION
RELACIÓN DE DESCUENTOS 01
Nº VALOR
FECHA FACTURA DESCUENTO OBSERVACIONES
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-CJ-5
TITULO: VERSION
RELACIÓN DE ENTREGA Y PAGOS DIARIOS 01
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-AA-1
TITULO: VERSION
SEGUMIENTO DE MANTENIMIENTO 01
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-DO-1
TITULO:
RECAUDOS DEL DOMICILIO POR VENTAS A VERSION
CREDITO 01
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-OO3
TITULO: VERSION
FORMATO MANUAL DE FUNCIONES 01
TITULO REQUERIDO
PROCESO TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
FUNCIONES PERMANENTES:
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
IV. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA
DINERO
POR BIENES DE LA EQUIPOS Y
EMPRESA HERRAMIENTAS
CON MIEMBROS DE LA
POR CONTACTOS EMPRESA
(Relación interna y CON CLIENTES
Externa) PROVEEDORES
CON OTRAS EMPRESAS
EN MANEJO
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
TRABAJO
POR INFORMACIÓN
| CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MC-OO1
TITULO:
VERSION
CRONOGRAMA MANTENIMIENTO DE
01
EQUIPOS E INSTRUMENTOS
*Falta de empleados
*Desconocimiento de las
Generación de carga laboral a los funciones del cargo *Exceso *Enfermedades laborales
empleados de trabajo *Trabajadores inconformes 5 3
*Fatiga
*Falta de personal *Estrés laboral y enfermedades
*Temporada alta en la laborales *Trabajadores con
Horarios extendidos empresa falta de compromiso 5 3
*Falta de elementos
adecuados para ejecutar las
labores (sillas descansa pies, *Molestias musculares,
descansa manos para teclado *Aumento ausentismo por
Riesgos ergonomicos y mouse. *No motivos de salud, fatiga y estrés
ejecución de pausas activas laboral
*Falta de recursos *Falta
de compromiso *
Falta de comunicación
5 3
Trabajadores consientes y
comprometidos con
Cumplimiento y logro de la
En proceso de concientización de los Planeación estrategica y el
Cumpliento de Planeación estrategica y Sistema empleados para el cumplimiento de Sistema de Gestión de Cada vez que se
1 25 de Gestión de Calidad objetivos y metas trazadas Calidad Gerente requiera
Trabajadores conocen de la
existencia del programa , sin Cumplimiento total del
Programa de Salud y seguridad en el trabajo embargo no se lleva a cabo el programa, disminución de los
5 125 establecido cumplimiento total del mismo riesgos Gerente Anual
*Ejecución de estrategías de
mercadeo y publicidad
frecuentes que promuevan el
avance de la empresa en
aspectos como
reconocimiento de marca
Número de estrategias de mercadeo y No se implementan estrategías de calidad en el servicio y
5 75 publicidad desarrolladas anualmente mercadeo y publicidad, producto y competitividad,. Gerente Anual
Alianzas estratégicas
necesarias para el buen
desarrollo y mejora de
3 45 Número de alianzas establecidas durante el año rentabilidad de la empresa Gerente Anual
Preparación de los
No se ha establecido un Plan de empleados ante el Plan de
5 125 Plan de Emergencias establecido Emergencias en la empresa emrgencias Gerente Anual
Indeterminado (Factores
5 125 Indeterminado (Factores Externos) Indeterminado (Factores Externos) Externos) Gerente Anual
FECHA DE CUMPLIMIENTO CÓMO LO VOY A HACER (ESTRATEGÍA)
30/12/2014
31/12/2014 Indeterminada
MACROPROCESO MISIONAL
PROCESO: GESTIÓN DE VENTAS
OBJETIVO DEL PROCESO: Establecer las estrategias necesarias para lograr un incremento en el nivel de ventas, en pro del logro de los objetivos organizacionales
IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS
TIPO DE RIESGO RIESGO CAUSAS CONSECUENCIAS PROBABILIDAD
*Cierre de caja
30/12/2014 *Control por resultados contables
*Puntos ecológicos visibles *Capacitación
30/10/2014 *Supervisión cada que se requiera
MACROPROCESO OPERATIVO
PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Proveer, gestionar y dirigir el talento humano de la organización, en pro del logro de los
OBJETIVO DEL PROCESO:
objetivos organizacionales.
RESPONSABLES: Gerente, Asistente de gestión humana
NÚMERO DE RIESGOS IDENTIFICADOS: 13
*Desconocimiento en temas
No programar las *No evidenciar las necesidades de la de interes *Desarrollo
capacitaciones necesarias empresa y de los colaboradores en inadecuado de sus tareas
con los empleados para el cuanto a temas que puedan afectar * Falta de actualización y
buen desarrollo de la el correcto funcionamiento de la conocimientos para mejorar
empresa misma. sus funciones 3 3
*Desconocimiento de
No elaborar adecuadamente funciones y
el manual de funciones y *No poseer conocimientos en la responsabilidades por parte
responsabilidades de los creación del manual de funciones y de los trabajadores *Mala
cargos responsabilidades ejecución de las tareas 5 5
*No existe interes por parte de la
empresa por desarrollar dichas
No realizar actividades que actividades *Falta de motivación
promuevan el deporte y la *Falta de recursos *Estrés laboral *Ambiente
recreación de los empleados *Falta de tiempo laboral tenso 5 1
*No existe interes por parte de la
No celebrar fechas como empresa por desarrollar dichas
cumpleaños, dia del amor y actividades *Falta de motivación
amistad, navideñas entre *Falta de recursos *Estrés laboral *Ambiente
otras *Falta de tiempo laboral tenso 5 1
*Desconocimiento del
No realizar la evaluación de desempeño del trabajador
desempeño de los *Falta de conocimientos
empleados para implementar acciones
*Mala organización que intervengan las falencias
*No cumplimiento del cronograma *No identificación de
*Falta de conocimientos para necesidades y problematicas
realizar la evaluación en la empresa 5 5
No desarrollar actividades *No existe interes por parte de la
que velen por un ambiente y empresa por desarrollar dichas
clima organizacional actividades *Falta de motivación
saludable *Falta de recursos *Estrés laboral *Ambiente
*Falta de tiempo laboral tenso 5 1
*Falta de conocimiento de la
*No existe interes por parte de la percepción del cliente
empresa por desarrollar dichas *No implementación de
actividades estrategias que mejoren y
No desarrollar encuestas de *Falta de recursos satisfagan las necesidades
satisfacción a los clientes *Falta de tiempo del cliente 5 3
*Sanciones económicas
No realizar bien la adecuada *Falta de recursos *Exposición de la salud y
disposición de los residuos *Falta de tiempo seguridad de los
peligrosos en la empresa * Falta de consciencia y de interes trabajadores 5 5
Desconocimieto de los
colaboradores del Plan de *Falta de capacitación *Actuación incorrecta de los
Preparación y Respuesta *No elaboración del plan de trabajadores ante
ante Emergencias emergencias *Falta emergencias *Afectaciones
ambientales de consciencia de interes economicas y personales 5 3
ACIÓN PRO
META
DETECCIÓN IMPACTO TOTAL INDICADOR CÓMO ESTOY A DONDE QUIERO LLEGAR
Esporadicamente se realiza en
Encuestas de satisfacción realizadas durante la empresa encuestas de
3 45 el año satisfacción Realizar semestralmente una encuesta de satisfacción
Número de pagos oportunos y correctos Se realiza el pago oportuno y No se presentan inconvenientes para el pago de los
realizados durante el año/ Total de pagos correcto mensual a los trabajadores en pagos mensuales, liquidaciones y demás
1 25 realizados anualmente *101 trabajadores durante el año factores prestacionales
porcentaje de cumplimiento en la
disposición adecuada de los residuos Se realiza la disposición
peligrosos (numero de empleados correcta de algunos residuos,
realizando correctamente la disposicion de sin embargo no existe una Disposición total y correcta de los residuos peligrosos en
los residuos/ total de empleados de la politica ambiental clara y la empresa, politica ambiental definida, y colaboradores
3 75 empresa + 100) definida concientes y empoderados de la misma.
*Adoptar e implementar el
Asistente de gestión humana Anual 30/12/2014 programa existente
*Programar capacitaciones en un
cronograma y evidenciar
Asistente de gestión humana Anual 30/12/2014 cumplimiento
*Manual de funciones bien
elaborado, evaluación de
desempeño realiza para su
Asistente de gestión humana Anual 30/12/2014 respectiva comparación
*Bases de datos
desactualizadas
3 5 3
*Mal manejo de la cartera *Aumento del tiempo en
Facturacion a clientes sin cupo *Capacidad de endeudamiento cuentas por cobrar *Liquidez
de credito excedida por los clientes afectada
3 5 3
*Mala gestion por parte de los *Iliquidez
Disminución de los ingresos por vendedores * *Poca rotacion de cartera
clientes en mora Mala selección de clientes *Perdidas económicas
*Error en el despacho del
3 3 3
pedido * *Reprocesos en la facturacion,
Devolucion de producto Reclamos por calidad * Afectación de la cartera por
facturado pero no pagado (producto no conforme) cobrar
ECONÓMICO
3 3 1
Otorgamientos de descuentos
no autorizados *Informacion desactualizada *Disminución de las utilidades
Se presentan algunas
Número de clientes
facturaciones realizadas a No se presentan facturaciones a clientes sin
45 facturados sin capacidad Gerente Mensual
clientes que no tienen capacidad de endeudamiento
de endeudamiento
capacidad de
endeudamiento
Se presentan algunos
9 Número de descuentos errores en la ejecución de cumplimiento 100 % de la politica de descuentos sin Gerente Mensual
otorgados en el mes descuentos para clientes errores en su otorgamiento
que no aplican al mismo.
Número de cuentas por La empresa mantiene al día Cumplimiento total de las obligaciones financieras en
25 pagar con sus obligaciones el tiempo estipulado. Gerente Mensual
financieras,no se presentan
retrasos
No se ha establecido un Plan
Plan de Emergencias de Emergencias en la Preparación de los empleados ante el Plan de
125 establecido empresa emrgencias Gerente Anual
FECHA DE CUMPLIMIENTO
CÓMO LO VOY A HACER (ESTRATEGÍA)
Objetivos Específicos
• Realizar un diagnóstico de la situación inicial (Planeación estratégica) de
la empresa LUMICENTRO.
• Documentar los requisitos generales del sistema de gestión de calidad.
• Documentar el manual de funciones y responsabilidades de los cargos de
la empresa LUMICENTRO.
• Establecer los procedimientos documentados, para la empresa
LUMICENTRO.
• Diseñar un manual de calidad para la empresa LUMICENTRO.
• Elaborar un Mapa de Riesgos para la empresa LUMICENTRO.
• Establecer y documentar las actividades de medición, análisis y mejora
basados en el ciclo PHVA.
Qué se logró?
• Manual de Calidad
• Manual de Procedimientos
• Manual de Funciones
• Programa de Salud Ocupacional
• Panorama de Riesgos
• Formatos
• Mapa de Riesgos
Manual de Calidad
El manual de la calidad expone la estructura del
Sistema de Gestión de LUMICENTRO, a través
de este documento se evidencia el compromiso
existente de la empresa en la búsqueda de la
Calidad.
SGC-MC-001 (MANUAL DE CALIDAD).docx
Manual de Procedimientos
Este documento contiene la descripción de cada uno de los
procedimientos obligatorios y necesarios que intervienen para
llevar a cabo el cumplimiento de los requisitos estipulados en la
Norma ISO 9001:2015 en lo referente a la documentación del
Sistemas de gestión de Calidad.
• Control De Documentos
• Control De Registros
• Recursos Humanos
• Control De Producto No Conforme
• Control De Auditoria Interna
• Acciones Preventivas
• Acciones Correctivas
• Compras, Selección Y Evaluación De
Proveedores
• Atención al Cliente
• Satisfacción Al Cliente
SGC-PRO-002 (MANUAL DE PROCEDIMIENTOS).docx
Manual de Funciones
Es la descripción detallada de las funciones, responsabilidades,
habilidades y perfiles ocupacionales de cada uno de los cargos
que hacen parte del equipo de colaboradores de LUMICENTRO.