TALLER DE APLICACIÓN PRÁCTICA

DESCRIPCION Y ANALISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

EMPRESA: LOS ADMINISTRADORES EN S.S.T. - CUL S.A.S.

TITULO DEL PUESTO: SECRETARIA
CÓDIGO: 1311 CONTRATO: Termino fijo JORNADA: diurna
NIVEL: Operativo - AUXILIAR ADMINISTRATIVO
REPORTA A: JEFE ADMINISTRATIVO
SUPERVISA A: N/A
RELACIONES INTERNAS: CON LAS AREAS ADMINSTRATIVAS DE LA EMPRESA
RELACIONES EXTERNAS: EMPRESAS PÚBLICAS Y/O PRIVADAS Y PÚBLICO EN GENERAL
1. OBJETIVO PRINCIPAL DE PUESTO
Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente
desempeño acorde con los objetivos de la unidad.
2. DESCRIPCION ESPECÍFICA, TAREAS Y/O ACTIVIDADES
 Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
 Transcribe en computador correspondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para
prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
 Llena en computador o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la
dependencia.
 Recibe y envía correspondencia.
 Opera la máquina fotocopiadora y fax.
 Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia.
 Realiza y recibe llamadas telefónicas.
 Actualiza la agenda de su superior.
 Toma mensajes y los transmite.
 Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en general.
 Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
 Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la alta dirección
 Realiza citaciones y Convoca a reuniones al personal de la organización.
 Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
 Actualiza el archivo de la unidad.
 Distribuye la correspondencia de la unidad.
 Elabora cheques. Desglosa y entrega cheques.
 Lleva control de caja chica.
 Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
 Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.
 Ordena en los estantes, periódicos, libros, textos, revistas y otros.
 Entrega equipos, materiales y documentación a jefes de dependencia
 Recibe y controla peticiones que soliciten a la oficina.
 Actualiza la cartelera.
 Transcribe y accesa información operando un microcomputador ( portátil del jefe).
 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
 Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato.
 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

3. PERFIL OCUPACIONAL, REQUISITOS MINIMOS:

EDUCACIÓN:
Bachiller Comercial, Tecnóloga administrativa con curso de dos (2) años de duración de secretariado computarizado.
CONOCIMIENTOS EN:
Técnicas secretariales. Secretariado Computarizado
El manejo de equipo común de oficina (computadora, fax, fotocopiadora, Equipos Smartphone y otros).
Métodos y procedimientos de oficina. Nuevos programas de computación
Gestión y Técnicas de archivo, ortografía, redacción y mecanografía. Técnicas actualizadas de ortografía y redacción
Computación básica. Relaciones humanas. Normas de cortesía, etiqueta y protocolo.
Técnicas y manejo de Kardex. Actualización en el área secretarial
HABILIDAD PARA:
Relacionarse con público en general.
Expresarse claramente en forma verbal y escrita.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Tratar en forma cortés, amable y efectiva al público.
Redactar correspondencia de rutina, actas e informe de cierta complejidad.
Comprender situaciones de diversa índole.
Organizar el trabajo de la oficina.
El manejo de computador, archivos.
El manejo del equipo e insumos común de oficina.
ESFUERZO FISICO:
El cargo exige mediano esfuerzo físico de estar sentado o de pie constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo.

ESFUERZO MENTAL:
El cargo exige alto esfuerzo mental y requiere de un grado alto de atención, iniciativa, y concentración para realizar sus tareas
EXPERIENCIA:
Tres (3) años a Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial y de oficina.
Bachiller.
RESPONSABILIDAD POR:

Materiales:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa en cuidado de estos elementos bajo su
custodia.
Dinero:
Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y valores y custodia de materiales.
Información confidencial:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad alta, teniendo en cuenta que debe conocer y enterarse de aspectos personales e institucionales de los jefes y
compañeros de trabajo, que debe manejarse con discreción.
Documentos:
Debe generar, almacenar, distribuir y responder por documentación institucional que tengan excelente redacción, que sean precisas y sea útil para la toma de
decisiones.
Procedimientos:
Debe realizar sus tareas ajustadas a las políticas institucionales, y cumplir con las normas de archivo lineamientos y parámetros propios de su servicio secretarial
Toma de decisiones:
Las decisiones que se toman por parte de la titular del puesto, se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo a nivel
operativo.

SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante por parte de su jefe inmediato y no ejerce supervisión sobre personal alguno.

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad administrativa a la que pertenece, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una
normal habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con empresas públicas y/o privadas y público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una
normal habilidad para obtener cooperación.

CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, iluminado acondicionado bien amoblado, con orden y limpieza aceptable generalmente agradable y mantiene muy poco
contacto con agentes contaminantes, tales como polvo.
RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. A a nivel de riesgo de seguridad o accidentes de trabajo no se evidencia mal
estado de la superficie donde se transita, no existe obstáculos en las pasillos por donde se camina. Tampoco hay desniveles e irregularidades del suelo, ni
superficies mojadas o resbaladizas. Tampoco se evidencia derrames, vertidos, manchas de grasa y aceite y demás residuos y desperdicios.
Es muy poco probable, pero no inevitable que se puedan ocurrir caídas al mismo nivel, resbalones, torceduras de pies.

Se evidencia niveles medios de factores de riesgos psicosociales, que podrían generar en razón a las características y presiones de la labor del puesto, fatiga mental,
cambios, de estados de ánimo o enfermedades derivadas del estrés.

COMPETENCIAS ACTITUDINALES

ORIENTACIÓN AL SERVICIO (Espíritu de servicio)

ATENCIÓN AL CLIENTE
COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA
DISCRECIÓN
SOCIABILIDAD
RELACIONES INTERPERSONALES
ADHESIÓN A NORMAS Y POLÍTICAS