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MICROSOFT EXCEL
2007-2010
José Antonio Pérez
Impreso 2012
Nivel Intermedio MICROSOFT EXCEL 2007-
2010
Contenido
Introducción .................................................................................................................................. 6
Requisitos para realizar este curso: .......................................................................................... 6
Orientación el curso nivel Intermedio de Excel: ....................................................................... 6
Objetivos del curso:................................................................................................................... 6
Referencias de filas y columnas .................................................................................................... 7
Mensajes de error más frecuentes ............................................................................................... 8
#¡valor! ...................................................................................................................................... 8
#¡div/0! ...................................................................................................................................... 8
#¡ref!.......................................................................................................................................... 8
### ............................................................................................................................................. 8
#¿Nombre? ................................................................................................................................ 8
Trabajar con temas........................................................................................................................ 9
Que es son los temas ................................................................................................................ 9
Definir un tema ......................................................................................................................... 9
A partir de un nuevo libro en blanco .................................................................................... 9
Modificando un tema .......................................................................................................... 10
Guardar un tema actual. ..................................................................................................... 11
Usando funciones en Excel.......................................................................................................... 13
Financieras .............................................................................................................................. 13
Pago ..................................................................................................................................... 13
Pagoint ................................................................................................................................ 14
Función VF (Valor futuro) .................................................................................................... 15
Función NPER ...................................................................................................................... 16
Función PAGOPRIN.............................................................................................................. 17
Funciones Lógicas ........................................................................................................................ 18
Función SI ................................................................................................................................ 18
Función Y ................................................................................................................................. 20
Función O ................................................................................................................................ 23
Función FALSO ......................................................................................................................... 24
NO ........................................................................................................................................... 24
VERDADERO ............................................................................................................................ 25
Función ESBLANCO .................................................................................................................. 25
Función ESNUMERO ................................................................................................................ 26
Teclas para moverse por una hoja de cálculo con la tecla BLOQ DESPL activada .............. 56
Teclas para ver o imprimir un documento .......................................................................... 57
Teclas de dirección Desplazarse por la página cuando está ampliada ............................... 57
Teclas para trabajar con hojas de cálculo, gráficos y macros ............................................. 57
Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo........................................................... 57
Teclas de dirección Desplazarse un carácter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha ...... 58
Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas ................................................... 58
Teclas para aplicar formato a los datos............................................................................... 58
Teclas para modificar datos ................................................................................................ 59
Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección ......................................................... 59
Teclas para moverse dentro de una selección .................................................................... 59
Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas................................................................. 60
Teclas para ampliar la selección con el modo Fin activado ................................................ 61
Teclas para seleccionar celdas con características especiales ............................................ 61
Teclas para seleccionar una hoja de gráficos ...................................................................... 61
Teclas para seleccionar un gráfico incrustado .................................................................... 61
Teclas para seleccionar elementos de gráficos ................................................................... 62
TECLAS PARA UTILIZAR CON BASES DE DATOS Y LISTAS ..................................................... 62
Teclas para trabajar con un formulario ............................................................................... 62
Teclas para utilizar Autofiltro .............................................................................................. 62
Teclas para esquematizar datos .......................................................................................... 63
TECLAS PARA UTILIZAR CON INFORMES DE TABLA DINAMICA O GRAFICO DINAMICO ..... 63
Teclas para los campos de página que se muestran en un informe de tabla dinámica
o de gráfico dinámico .......................................................................................................... 63
Teclas para diseñar un informe de tabla o de gráfico dinámico ......................................... 63
Teclas para utilizar con el Asistente para cubos OLAP ........................................................ 64
Introducción
Para ejecutivas y ejecutivos, es una herramienta de gran poder para realizar cálculos
financieros y estadísticos.
Para estudiantes de todo tipo, ya que podrán presentar sus trabajos finales de una forma más
profesional.
Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a la que contiene
la fórmula y cuando se copia en otra posición modifica y actualizar las posiciones.
Ejemplo: C4.
Una referencia absoluta es una introducción explícita y única de otra celda en un cálculo, no de
su posición relativa.
Ejemplo: $C$2
Para trabajar con referencias absolutas se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la
letra de la columna y del número de fila.
Por ejemplo $A$3 se refiere exclusivamente a la celda A3 y, al aplicar llenados hacia abajo o
hacia la derecha u operaciones de copiar y pegar las referencias que tengan el signo $ delante
no serán actualizadas.
También puede incluir referencias mixtas. Son referencias mixtas $C4 o C$4. En el primer caso
el valor de la fila es variable y la columna permanece fija, y en el segundo caso el valor de la
columna es Variable y la fila permanece fija.
En el caso de una referencia directa a una celda, por ejemplo C4 le estamos indicando a Excel
que la columna y la fila cambian su valor.
#¡valor!
En el primer caso (#¡VALOR!) hay que considerar que se han incluido en la fórmula algunos
caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una casilla en la que no hay un valor
numérico sino de texto.
Por ejemplo, suele aparecer este error cuando se hace referencia a celdas con contenido
decimal. Microsoft Excel y sus formatos numéricos tienen establecidos algunos caracteres para
separar, por ejemplo, la parte entera de un número, del decimal, que dependen de la versión
en uso. Emplear otros caracteres supone introducir valores distintos y que la aplicación lea
como texto lo que debería ser un número.
Para solucionar este problema hay que asegurarse de cuál es la formula correcta para la
versión en uso, y asegurarse de que, en las opciones, está especificado el idioma correcto para
formatos numéricos, teclado, etc.
#¡div/0!
El segundo caso (error del tipo #¡DIV/0!) se corrige cambiando la fórmula, considerando que
hemos hecho referencia en un denominador a una casilla donde el valor no existe, o es cero, o
es una casilla en blanco.
#¡ref!
El error del tipo #¡REF! quiere decir error en la referencia: Indica que, al actualizar una fórmula
con referencias relativas, se están tomando celdas que no existen porque la referencia sale de
la hoja de cálculo.
###
Si después de una operación aparecen los símbolos # en la celda es indicativo de que el
resultado no cabe en ese ancho. Basta con ampliar la anchura de la columna para conseguir
ver bien los resultados.
#¿Nombre?
Este error quiere decir que hay algún error en el enunciado de la fórmula, algún espacio o
alguna letra incorrecta.
Todos los documentos que se crean con Microsoft Office PowerPoint 2007, Microsoft Office
Word 2007 o Microsoft Office Excel 2007 contienen un tema, incluso los nuevos documentos
en blanco. El tema predeterminado es el tema de Office, con un fondo blanco y con colores
oscuros y sutiles. Cuando se aplica un nuevo tema, el tema de Office se reemplaza con una
nueva apariencia, como el fondo oscuro y los colores vivos del tema Metro. Si desea aplicar un
tema predeterminado distinto del tema de Office, puede ahorrar tiempo si pre configura el
documento con un tema predeterminado diferente. Todo el contenido (como texto, tablas y
gráficos SmartArt) está dinámicamente vinculado al tema, por lo que un cambio en el tema
modifica automáticamente la apariencia del contenido, a menos que lo personalice.
Definir un tema
A partir de un nuevo libro en blanco
Bajo Plantillas, haga clic en blanco y reciente y, a continuación, bajo En blanco y reciente,
haga doble clic en Libro en blanco.
Para aplicar al libro un tema que van a usar todos los libros nuevos, siga uno de estos
procedimientos:
Para aplicar un tema de documento predefinido, bajo Predeterminados, haga clic en el tema
de documento que desee usar.
Para aplicar un tema de documento personalizado, bajo Personalizados, haga clic en el tema
de documento que desee usar.
Modificando un tema
Una vez seleccionado un tema usted puede personalizarlo.
Puede aplicar otros colores haciendo clic en la flecha descendente del botón
Colores.
Puede aplicar otra fuente haciendo clic en la flecha descendente del botón
Fuentes.
Efectos. (Los efectos del tema son un conjunto de líneas y efectos de relleno).
Nota: Al seleccionar una gama de colores en el tema, esta gama de colores será reflejado en la
ficha Inicio, en el botón Colores de relleno.
Se mostrará una ventana emergente donde usted indicará el nombre del tema personalizado.
Financieras
Pago
Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés
constante.
Sintaxis
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Va: Es el valor actual, o la cantidad total de una serie de futuros pagos. También se conoce
como valor bursátil.
Vf: Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último
pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un
préstamo es 0).
NOTA: La tasa de interés se divide por 12 para obtener una tasa mensual. El número de años
de duración del préstamo se multiplica por 12 para obtener el número de pagos.
Resultado
Pagoint
Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión basándose en pagos
periódicos constantes y en una tasa de interés constante.
Sintaxis
PAGOINT(tasa;período;nper;va;vf;tipo)
Período es el período para el que se desea calcular el interés y que debe estar entre 1 y el
argumento nper.
Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último
pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de
un préstamo es 0).
Tipo es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos. Si tipo se omite, se calculará como
0.
Resultado : 5.416,67
Sintaxis
VF(tasa;nper;pago;va;tipo)
Pago es el pago que se efectúa cada período y que no puede cambiar durante la vigencia de la
anualidad. Generalmente, el argumento pago incluye el capital y el interés pero ningún otro
arancel o impuesto. Si se omite el argumento pago, se deberá incluir el argumento va.
Va es el valor actual o el importe total de una serie de pagos futuros. Si se omite el argumento
va, se considerará 0 (cero) y se deberá incluir el argumento pago.
Tipo es el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos. Si se omite el tipo, se calculará
como 0.
Resultado = 4602.80
Función NPER
Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos periódicos
constantes y en la tasa de interés constante.
Sintaxis
Pago es el pago efectuado en cada período; debe permanecer constante durante la vida de la
anualidad. Por lo general, pago incluye el capital y el interés, pero no incluye ningún otro
arancel o impuesto.
Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último
pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de
un préstamo es 0).
Ejemplo:
Resultado = 36 periodos
Función PAGOPRIN
Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período determinado basándose
en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante.
Sintaxis
PAGOPRIN(tasa;período;nper;va;vf;tipo)
Va es el valor actual, es decir, el valor total que tiene actualmente una serie de pagos futuros.
Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último
pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un
préstamo es 0).
Ejemplo:
Resultado = 2.660,86
Funciones Lógicas
Una proposición lógica es una afirmación que puede se VERDADERA o FALSA pero no ambas a
la vez y justamente los argumentos de las funciones lógicas son proposiciones lógicas. También
las funciones lógicas devuelven resultados VERDADERO o FALSO.
Función SI
La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se
cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se
cumple, da como resultado FALSO.
Sintaxis
Argumentos de la función
=SI(Condición;Verdadero;Falso)
Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado es
VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de la
Prueba_lógica sea VERDADERO.
Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es FALSO.
La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también
puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
Ejemplos
Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función SI
siempre y cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
este ejemplo quiero desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A
Función Y
La función Y en Excel es una función lógica que nos permitirá evaluar varias expresiones
lógicas y saber si todas ellas son verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las
expresiones sea falsa para que el resultado de la función también sea FALSO.
Un uso común de la función Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas
lógicas. Por ejemplo, la función SI realiza una prueba lógica y, luego, devuelve un valor si la
prueba se evalúa como VERDADERO y otro valor si la prueba se evalúa como FALSO. Con la
función Y como argumento de la prueba lógica de la función SI, puede probar varias
condiciones diferentes en lugar de sólo una. Se puede evaluar hasta 255 argumentos.
Sintaxis
evaluadas son verdaderas. Bastará con que una sola expresión sea falsa para que la función Y
tenga un resultado FALSO.
Ejemplos de la función Y
Observa la siguiente fórmula y te darás cuenta de que todas las expresiones son verdaderas:
Ya que todas las expresiones son verdaderas, la función Y devolverá también el valor
VERDADERO.
Ahora agregaré una cuarta expresión que será falsa: 7<>7. Observa cómo será suficiente para
que la función Y devuelva el valor FALSO:
Argumentos de la función Y
Cada uno de los argumentos de la función Y puede ser una expresión lógica como en los
ejemplos anteriores pero también puede ser una función de Excel que devuelva un valor
FALSO o VERDADERO.
Observa el siguiente ejemplo donde he combinado una expresión lógica con la función ES.PAR
y la función ES.IMPAR las cuales evalúan un número para indicarnos si es par o impar
respectivamente.
Ya que tanto la expresión lógica como las funciones son evaluadas como verdaderas, entonces
la función Y nos un resultado VERDADERO. Ahora observa como al cambiar solamente el
argumento de la función ES.IMPAR con el número 6 (en lugar de 5), causará que la función Y
nos devuelva el valor FALSO.
valor_lógico1 Obligatorio. La primera condición que desea probar se puede evaluar como
VERDADERO o FALSO.
valor_lógico2, ... Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se pueden evaluar
como VERDADERO o FALSO, hasta un máximo de 255 condiciones.
Función O
Devuelve VERDADERO si algún argumento es VERDADERO, devuelve FALSO si todos los
argumentos son FALSO.
Sintaxis
La única manera en que la función O devuelva el valor FALSO es que todas las expresiones
lógicas sean falsas. Si al menos una expresión es verdadera entonces el resultado de la función
O será VERDADERO.
Ejemplos:
Para comprobar el comportamiento de la función O haremos un ejemplo sencillo con la
siguiente fórmula:
=O(1=2, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)
Si analizas con detenimiento cada una de las expresiones verás que todas son falsas y por lo
Esto deberá ser suficiente para que la función O devuelva un valor VERDADERO:
Función FALSO
Devuelve el valor lógico FALSO.
Sintaxis
FALSO( )
Observación
NO
Comprueba si el argumento lógico es VERDADERO o FALSO. Si es TRUE, la función no devuelve.
Si es FALSO, la función no devuelve TRUE.
Sintaxis
NO(valor_lógico)
Valor lógico es un valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO.
VERDADERO
Devuelve el valor lógico VERDADERO.
Sintaxis
VERDADERO( )
Función ESBLANCO
La función ESBLANCO en Excel es una función que comprueba el valor de una celda y devuelve
el valor lógico VERDADERO en caso de que sea una celda vacía, de lo contrario regresará el
valor FALSO.
La función ESBLANCO regresará el valor FALSO cuando la celda que está siendo evaluada
contiene un error. Observa el siguiente ejemplo.
Función ESNUMERO
Devuelve el valor lógico VERDADERO si valor es un número; de lo contrario, devuelve FALSO.
Sintaxis
El valor que se desea probar. El valor puede ser una celda en blanco (vacía), un error, una
expresión lógica, texto, un número, un valor de referencia o un nombre que haga referencia a
cualquiera de ellos, que desea probar.
Ejemplo
Funciones de Fecha
Función FECHA
La función FECHA devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha
determinada.
La función FECHA es muy útil en situaciones en que el año, el mes y el día se proporcionan
mediante fórmulas o referencias de celda. Por ejemplo, es posible que tenga una hoja de
cálculo con fechas en un formato que Excel no reconoce, como AAAAMMDD. Puede usar la
función FECHA junto con otras funciones para convertir las fechas a un número de serie que
Excel reconozca. Para obtener más información, vea la tabla de la sección Ejemplo de este
artículo.
SINTAXIS
=FECHA(2008;7;8)
Año Obligatorio. El valor del argumento año puede incluir de uno a cuatro dígitos. Excel
interpreta el argumento año según el sistema de fechas que usa el equipo. De forma
predeterminada, Microsoft Excel para Windows usa el sistema de fechas 1900.
Sugerencia Para evitar resultados no deseados, se recomienda el uso de cuatro dígitos para
el argumento año. Por ejemplo, si usa "07" se devuelve "1907" como valor de año.
Si el año es un número entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel suma ese valor a 1900 para
calcular el año. Por ejemplo, FECHA(108;1;2) devuelve 2 de enero de 2008 (1900+108).
Si el año es un número entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel usa ese valor como el año. Por
ejemplo, FECHA(2008;1;2) devuelve 2 de enero de 2008.
Si el año es menor que 0, o es igual o mayor que 10.000, Excel devuelve el valor de error
#¡NUM!
Mes Obligatorio. Número entero positivo o negativo que representa el mes del año, de 1 a
12 (de enero a diciembre).
Si el mes es mayor que 12, mes suma esa cantidad de meses al primer mes del año
especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;14;2) devuelve el número de serie que representa el 2
de febrero de 2009.
Si el mes es menor que 1, mes resta la magnitud de esa cantidad de meses, más 1, del primer
mes del año especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;-3;2) devuelve el número de serie que
representa el 2 de septiembre de 2007.
Día Obligatorio. Número entero positivo o negativo que representa el día del mes, de 1 a 31.
Si el día es mayor que la cantidad de días del mes especificado, día suma esa cantidad a los
días del primer día del mes. Por ejemplo, FECHA(2008;1;35) devuelve el número de serie que
representa el 4 de febrero de 2008.
Si el día es menor que 1, día resta la magnitud de la cantidad de días, más uno, del primer día
del mes especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;1;-15) devuelve el número de serie que
representa el 16 de diciembre de 2007.
Función AHORA
Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General
antes de especificar la función, Excel cambia el formato de celda para que coincida con el
formato de fecha y hora de la configuración regional. Puede cambiar el formato de fecha y
hora para la celda mediante los comandos en el grupo Número de la pestaña Inicio de la cinta
de opciones.
La función AHORA es útil cuando se necesita mostrar la fecha y hora actuales en una hoja de
cálculo o calcular un valor basándose en la fecha y hora actuales, y que ese valor se actualice
cada vez que se abra la hoja de cálculo.
Nota Si la función AHORA no actualiza los valores de celda cuando es necesario, deberá
cambiar la configuración que controla cuándo se actualiza el libro u hoja de cálculo. Esta
configuración se puede cambiar en el Panel de control de la aplicación de escritorio de
Excel.SINTAXIS
Función HOY
Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora
que Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de
especificar la función, Excel cambiará el formato de celda a Fecha. Si desea ver el número de
serie, debe cambiar el formato de celda a General o Número.
La función HOY es útil cuando necesita que se muestre la fecha actual en una hoja de cálculo,
independientemente de cuándo se abre el libro. Además es útil para calcular los intervalos. Por
ejemplo, si sabe que alguien nació en 1963, puede usar la siguiente fórmula para buscar la
edad de esa persona a partir de este año de nacimiento:
=AÑO(HOY())-1963
Esta fórmula usa la función HOY como argumento para la función AÑO para obtener la fecha
actual y, a continuación, resta 1963 y devuelve la edad de la persona.
Nota Si la función HOY no actualiza la fecha según lo previsto, es posible que tenga que
cambiar la configuración que controla cuándo se recalcula el libro o la hoja de cálculo. En la
ficha Archivo, haga clic en Opciones y, a continuación, en la categoría Fórmulas en Opciones de
cálculo, asegúrese de que la opción Automático esté seleccionada.
SINTAXIS
Función AÑO
Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero
comprendido entre 1900 y 9999.
Sintaxis
AÑO(fecha)
Ejemplo
Función MES
Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se expresa como
número entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis
MES(fecha)
Ejemplo
= mes(12/03/2010) retorna 3
Función DIA
Ocultar todo
Devuelve el día de una fecha, representada por un número de serie. El día se expresa como un
número entero comprendido entre 1 y 31.
Sintaxis
DIA(núm_de_serie)
Ejemplo
= dia(12/03/2010) retorna 12
Función DIASEM
Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento núm_de_serie. El día se devuelve
como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado).
Sintaxis
DIASEM(fecha;tipo)
Ejemplo:
Función DIAS.LAB
Devuelve el número de días laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los días laborables no
incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos.
Utilice DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los empleados
basándose en el número de días trabajados durante un período específico.
Sintaxis
DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;festivos)
Ejemplo
Número de días laborables entre las fechas inicial y final anteriores, excluidos todos los días
festivos (151)
Partes de un gráfico
a) El gráfico en sí es la representación visual de los datos de la hoja de cálculo. Además, hay
distintos tipos de gráficos.
c) Una marca de datos es el objeto que se utiliza para representar los datos.
d) Las líneas de división son unas líneas horizontales y/o verticales que aparecen al fondo del
gráfico y que sirven para apreciar con más facilidad los valores que alcanzan las marcas de
datos.
g) Los ejes son unas líneas perpendiculares que marcan la referencia para el gráfico.
Normalmente hay dos ejes (en los gráficos tridimensionales hay tres): el eje de abscisas, eje x o
eje de categorías, y el eje de ordenadas, eje y o eje de valores.
h) Las marcas de graduación aparecen en los ejes y sirven para determinar el valor del eje en
cada punto del mismo.
i) El área de trazado es la zona del gráfico donde aparecen las marcas de datos y los ejes.
j) Las series de datos son los conjuntos de datos que se representan en un gráfico.
Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro
objeto.
Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las
hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Insertando un gráfico
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección
Gráficos que se encuentra en la ficha Insertar.
En cada una de las opciones se puede escoger el tipo de gráfico asociado a la opción.
Se recomienda que selecciones el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de
esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará
en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Ejemplo:
Para proceder con los datos mostrados debe seleccionar el área a graficar y seleccionar el tipo
de gráfico que desea aplicar.
1. Seleccione el gráfico.
1. Seleccione el gráfico.
6. Haga clic en el botón Cambiar fila/columna si desea modificar la forma en que aparecerá
el gráfico.
7. (Opcionalmente) Edite los valores de entradas de leyenda (Series) o Etiquetas del eje
Diseños de gráfico
Estilo de diseño
Por último puede cambiar el estilo del diseño, el estilo del diseño como el diseño del gráfico
está vinculado al tipo de gráfico seleccionado.
Seleccione la opción Hoja nueva, para mover el gráfico a una hoja de gráfico.
Para colocar un gráfico que aparece en una hoja de gráfico como un objeto en la hoja de
cálculo:
Active la hoja de gráfico que contiene el gráfico al que desea modificar la ubicación.
Haga clic en la ficha Diseño del bloque Herramientas de gráficos y, en el grupo
Ubicación, haga clic en el botón Mover gráfico.
Se activará el cuadro de diálogo Mover gráfico.
4. Seleccione la opción Objeto en, para mover el gráfico como objeto en la hoja de cálculo.
Eliminar un gráfico.
1. Si aparece como un objeto en la hoja de cálculo, seleccione el gráfico que desea eliminar y
a continuación, presione la tecla [SUPR] o [DEL].
2. Si aparece como una hoja de gráfico, haga clic con el botón derecho del mouse sobre la
ficha que identifica la hoja (Gráfico1) y a continuación, haga clic en la opción Eliminar en el
menú contextual que aparece.
Uso de Filtros
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y
trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a
los rangos:
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e
imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Aplicando filtros
Seleccione el encabezado de la tabla.
Haga clic en la ficha Datos.
A continuación, haga clic en el botón Filtros. Inmediatamente, podrá visualizar unos
botones con una flecha descendente al final de cada encabezado de columna.
Para filtrar los datos, haga clic en la flecha descendente que aparece en el encabezado de la
columna. Aparecerá un menú contextual con diferentes opciones.
Note que puede ordenar en orden ascendente, en orden descendente haciendo clic en los
dos primeros botones que aparecen en la parte superior del menú contextual que se activa.
También, si los datos de la hoja de cálculo tienen color, Excel le ofrece la oportunidad
de ordenar por color estos datos.
En el siguiente grupo de botones del menú contextual que se activa, se encuentra
disponible otro grupo de botones:
Borrar filtro de “NOMBRE DEL ENCABEZADO”. Esta opción le permite desactivar cualquier
filtro que haya activado previamente.
Puede filtrar por color si los datos en la columna tienen colores.
Si la columna seleccionada contiene texto, aparecerá un botón Filtros de texto.
Este botón le permite filtrar usando diferentes opciones como colocar un texto que
cumpla con las condiciones: “Es igual a”, “No es igual a”, “Comienza por”, “Termina
con”, “Contiene”, “No contiene”.
Desactivar filtros.
1. Cuando ha aplicado un filtro, el botón que aparecía en el encabezado como flecha
descendente, ahora aparece con un embudo en su interior. Para desactivar el filtro de
esa columna, simplemente haga clic en la opción Borrar filtro de
(Nombre_de_encabezado). Esto desactivará el filtro para esa columna en particular.
2. Si desea desactivar el filtro para toda la tabla, haga clic en la ficha Datos y a
continuación,
haga clic en el botón Filtro del grupo Ordenar y filtrar. Habrá desactivado el filtro
para todas las columnas.
Crear hipervínculos.
Un hipervínculo es una cadena de texto, a menudo de color azul y subrayada, puede usar un
hipervínculo para abrir un documento, un archivo o una página Web en una ventana nueva,
iniciar un programa de correo electrónico y crear un mensaje, desplazarse a diferentes
ubicaciones dentro del libro y abrir otro libro de Excel en un explorador Web para ver una
ubicación específica.
Insertar un hipervínculo:
1. Haga clic en la ficha Insertar. En el grupo Vínculos, haga clic en el botón Hipervínculo.
1. seleccione el botón Archivo o página Web existente en el panel que aparece a la izquierda
del cuadro de diálogo.
localizar el archivo que desea vincular. A continuación, haga clic seleccione el archivo que
desea vincular en el campo donde se listan los archivos.
3. En el campo Seleccione un lugar de este documento, haga clic en el lugar del documento
al que desea vincular.
3. Haga clic en el botón Cambiar para modificar la ruta en donde se creará el nuevo
documento.
Uso de ilustraciones.
Insertar ilustraciones.
Algunas veces, necesitará insertar ilustraciones en la hoja de cálculo. Para esto:
Imagen prediseñada
Haga clic en el botón imágenes prediseñadas.
Es necesario que tenga en cuenta que la mayoría de las imágenes prediseñadas se descargan
a través de internet. Por lo tanto, es recomendable que mantenga la conexión a internet en
todo momento.
Por otro usted puede escoger de un grupo de imágenes prediseñadas que se instalan con
Excel.
Insertar SmartArt.
Un gráfico SmartArt es una representación visual de la información e ideas. Puede crear
gráficos SmartArt eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajes
de forma rápida, fácil y eficaz.
Herramientas de datos
En el tercer paso del asistente, seleccione las columnas y en el área Formato de los
datos en columnas seleccione el tipo de formato deseado.
Haga clic en Finaliza.
4. Haga clic en el botón Seleccionar todo si desea seleccionar todos los datos de la
columna.
Haga clic sobre el botón Anular selección para cancelar la selección de los datos.
5. Haga clic en la casilla de verificación Mis datos tienen encabezados para
activar o desactivar esta opción según sea el caso de la selección.
6. Haga clic en Aceptar.
7. Notará que se eliminarán los duplicados.
Revisión de datos
Revisar la ortografía
Excel ofrece la posibilidad de revisar la ortografía de la hoja de cálculo usando el
corrector ortográfico, para realizar esto debe:
1. Seleccione el área de la hoja de cálculo que desea revisar.
2. Haga clic en la ficha Revisar.
Buscar sinónimos
También, requerirá buscar sinónimos. Para esto:
1. Seleccione la celda que contiene la palabra que desea investigar el sinónimo.
2. Haga clic en la ficha Revisar.
3. En el grupo Revisión, haga clic en la opción Sinónimo.
4. Se mostrarán los sinónimos correspondientes.
Usar comentarios
Usted puede insertar comentarios en la hoja de cálculo, solo siga cualquiera de los pasos
mostrados a continuación:
1. Seleccione la celda en la que desea insertar el comentario.
2. Haga clic en la ficha Revisar. En el grupo Comentarios, haga clic
sobre el botón Nuevo comentario.
Eliminar comentarios
1. Haga clic en el botón Eliminar para eliminar un comentario
particular, ubicado en la ficha Datos, grupo Comentarios.
Dividir
Esta opción le permite dividir la hoja de cálculo. Es la misma hoja de cálculo, sólo que la
puede ver en distintos ángulos.
Haga clic en la ficha Vista. En el grupo Ventana, haga clic en el botón Dividir.
Dependiendo del lugar donde seleccione la hoja puede dividirse en dos partes o en
cuatro
Ocultar
Esta opción le permite ocultar la hoja de cálculo activa.
Haga clic en la ficha Vista. En el grupo Ventana, haga clic en el botón Ocultar.
Mostrar
Esta opción le permite mostrar la hoja de cálculo oculta previamente.
Haga clic en la ficha Vista. En el grupo Ventana, haga clic en el botón Mostrar.
En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la hoja de cálculo que desea mostrar y
haga clic en el botón Aceptar.
teléfono dentro de la hoja de cálculo que tenga el fondo de color amarillo y la fuente
de color verde. Con este botón es posible seleccionar tal formato para que realice
esta búsqueda detallada.
• También, si no conoce el formato exacto de la palabra que desea buscar, puede hacer
clic sobre la flecha descendente que aparece en el botón Formato, y seleccione la
opción Elegir formato de celda. Se activará el selector de celda y junto a este,
podrá visualizar un gotero.
Reemplazar
• Presione las teclas [Control] + [L]. Se activará el cuadro de diálogo Reemplazar.
• También puede activar el cuadro de diálogo en el menú Inicio, grupo Edición, haga
clic en el botón Reemplazar.
• También puede activar el cuadro de diálogo Buscar y hacer clic en la ficha Reemplazar.
• Siga los criterios de búsqueda descritos en el punto anterior tanto para buscar como
para reemplazar la información.
Organizar todo.
• 1. Abra los libros que desea visualizar simultáneamente.
• 2. Haga clic en la ficha Vista.
• 3. En el grupo Ventana, haga clic en el botón Organizar todo.
• 4. Se activará el cuadro de diálogo Organizar ventanas.
Nueva ventana
• Este botón le permite crear una vista adicional de la misma hoja de cálculo. Cuando lo
presiona, la misma hoja de cálculo abre otra ventana con la información que
contiene. Sin embargo, se renombra a si misma llamándose con el mismo nombre,
seguida de dos puntos (:) y un número que representa la cantidad de ventanas que
se han activado de esta misma hoja de cálculo.
• El botón se encuentra ubicado en:
Pegado especial.
Muchas veces, copia la información y desea pegarla en otro sitio con ciertas características.
Para lograrlo:
Anexos
Teclas de dirección Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la
derecha
CTRL+ tecla de dirección Ir hasta el extremo de la región de datos actual
INICIO Ir hasta el comienzo de una fila
CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo
CTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la intersección
de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la esquina inferior
derecha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1
AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo
RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba
ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha ALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla
hacia la izquierda CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro
CTRL+F6 o CTRL+TAB Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana CTRL+MAYÚS+F6 o
CTRL+MAYÚS+TAB Ir al libro o a la ventana anterior F6 Mover al siguiente panel de un libro
que se ha dividido
MAYÚS+F6 Mover al anterior panel de un libro que se ha dividido
CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa
F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a
MAYÚS+F5 Mostrar el cuadro de diálogo Buscar
MAYÚS+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente)
TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida
Teclas para moverse por una hoja de cálculo con el modo Fin activado
Teclas para moverse por una hoja de cálculo con la tecla BLOQ DESPL activada
Presione Para
ALT+’ (apóstrofo) Mostrar el cuadro de diálogo Estilo CTRL+1 Mostrar el cuadro de diálogo
Formato de celdas CTRL+E Aplicar el formato de número General
CTRL+MAYÚS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos
aparecen en rojo)
CTRL+AV PÁG Seleccionar la siguiente hoja de un libro, hasta que se seleccione la hoja de
gráficos que desea
CTRL+RE PÁG Seleccionar la hoja anterior de un libro, hasta que se seleccione la hoja de
gráficos que desea
3. Presione la tecla FLECHA DERECHA para seleccionar el botón Seleccionar objetos de la barra
de herramientas Dibujo.
5. Presione la tecla TAB para avanzar (o MAYÚS+TAB para retroceder) en la pila de objetos
hasta que aparezca el gráfico incrustado que desee seleccionar.
3. Presione las teclas FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA para seleccionar el menú
situado a la izquierda o a la derecha o, cuando el submenú está visible, para pasar del menú
principal al submenú.
4. Presione ENTRAR (en un botón de campo) y las teclas FLECHA ABAJO y FLECHA ARRIBA
para seleccionar el área a la que desee mover el campo seleccionado.
Utilice estas teclas para concluir el Paso 2 del Asistente para cubos OLAP.
3. Presione la tecla TAB para seleccionar el botón > y, a continuación, presione ENTRAR.
Para mover un campo a un nivel superior o inferior dentro del cuadro Dimensiones
2. Presione la tecla FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para seleccionar el campo que desea
mover.
3. Presione CTRL+X
4. Presione la tecla FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para seleccionar el lugar al que desea
mover el campo.
5. Presione CTRL+V