Introducción a Excel 2013

1. PARA QUÉ SIRVE EXCEL

U na hoja de cálculo es un tipo de documento en el que

introducimos datos y los relacionamos entre ellos para poder
analizarlos. Los datos que podemos introducir en una hoja de cálculo
pueden ser de distintos tipos: números, palabras, fechas, valores
monetarios, etc.

Esto puede ser muy útil en las empresas, ya que puede ayudar a
tomar decisiones: comprar o vender algo, establecer el precio de
determinados artículos, etc., aparte de servir de gran ayuda a la hora de
trabajar mejor con muchos datos, hacer resúmenes, gráficos y otras
muchas cosas.

Además, una hoja de cálculo también te puede ayudar a llevar las

cuentas de tu casa, hacer trabajos en los estudios con imágenes y
gráficos, llevar un listado y organizar tus colecciones de libros, etc.

Con una hoja de cálculo podemos realizar muchos tipos de

operaciones con los datos introducidos, relacionarlos de muchas formas,
ordenar los resultados y hacer varios tipos de gráficos y esquemas para
presentar, ver y entender mejor los resultados, etc.

El programa Microsoft Excel 2013 sirve para trabajar con hojas de

cálculo, y permite crear y modificar de una forma sencilla este tipo de
documentos.

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Excel pertenece a este conjunto de

programas de Microsoft Office 2013,
por lo que tiene aspectos similares al
resto de aplicaciones: entorno, la
distribución de los comandos y
herramientas, la utilización del sistema
de ayuda, la forma de crear, abrir y
guardar documentos, etc.

Por otro lado, al igual que los otros programas de Office, Excel
también está preparado para utilizar Internet: abrir archivos en formato
HTML o XML, insertar hipervínculos, crear páginas web...

2. PARTES PRINCIPALES DEL PROGRAMA

P ara empezar a trabajar con Excel 2013 lo primero que tenemos

que hacer es poner en marcha este programa.

Si vas a estar Lo primero que tenemos que hacer es poner en marcha Excel 2013.
trabajando en Para ello, desde la pantalla de inicio de Windows pulsaremos en el
el escritorio y icono de la aplicación Excel 2013.
vas a utilizar
Excel con
frecuencia, Para comenzar, Excel nos muestra la pantalla de inicio con
puedes distintos tipos de documentos o plantillas que podremos utilizar, o bien
anclar esta elegir crear un documento desde cero, que es lo que vamos a hacer
aplicación en
ahora.
la barra de
tareas o
incluir un
acceso directo
a este
programa
para poder
acceder
a él más
rápidamente.

Para iniciar una hoja de cálculo sin nada, elegiremos la opción

Libro en blanco.

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Esta es la ventana principal de Excel 2013 (a partir de ahora, para

hacerlo más corto, lo llamaremos Excel).

Lo primero que vamos a ver es el entorno del programa, es decir,

las distintas partes y elementos que hay en la ventana y para qué sirve
cada uno.

En la parte de arriba de la ventana aparece la barra de título.

En Excel, lo que escribimos y hacemos se guarda en unos

documentos que llamamos libros.

Cuando guardemos lo que hemos hecho, lo guardaremos en un

libro, y cuando abramos un libro, veremos lo que hay guardado en él.

En la barra de título puedes ver el libro que estás utilizando en

Excel.

Al poner en marcha Excel, él mismo te crea un libro nuevo para

que puedas empezar a hacer cosas en él, y le pone de nombre Libro1.

Debajo del título puedes ver la Cinta de opciones, donde están los
botones y controles que puedes utilizar, organizados en distintas fichas
o pestañas.

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El nombre de las distintas pestañas de la Cinta de opciones te

indica para qué sirven sus botones: para insertar elementos en la hoja de
cálculo (imágenes, gráficos, símbolos...), para configurar la página, para
insertar y trabajar con fórmulas, etc.

Te indico las funciones principales de cada pestaña de la Cinta

de opciones:

 INICIO: tiene controles para hacer acciones básicas, como

copiar y pegar, el establecimiento del formato del texto
(fuente, tamaño, color, negrita...), el formato de las celdas,
insertar o eliminar celdas, filas o columnas, etc.

 INSERTAR: permite añadir imágenes, formas, distintos

tipos de gráficos, hipervínculos, cuadros de texto, objetos
WordArt y otros objetos.

 DISEÑO DE PÁGINA: dispone de distintas opciones para

establecer la configuración de la página, que modifican la
forma como la vemos en la pantalla y como se imprime.

 FÓRMULAS: insertar fórmulas y opciones relacionadas con

el trabajo y auditoría de fórmulas, así como controles para
asignar nombres a celdas o a rangos de celdas.

 DATOS: define el origen de la información que usarás,

permitiéndote obtener datos desde distintos orígenes (un
archivo de texto, una base de datos, una página web...).
También tiene herramientas de análisis de datos (ordenar,
filtrar, agrupar rangos de celdas...).

 REVISAR: control de errores ortográficos, añadir

comentarios y opciones de protección de hojas de cálculo.

 VISTA: establece opciones sobre la forma en que se ven las

hojas de cálculo.

Si pulsas en una pestaña, se verán los controles que hay dentro de

ella. Dentro de cada pestaña, los controles están organizados por grupos,
según para qué sirvan estos controles.

Además de las pestañas que aparecen ahora en la Cinta de

opciones, recuerda que también existen herramientas contextuales,
que son pestañas que sólo aparecen al seleccionar el objeto sobre el que
tienen efecto.

Por ejemplo, al seleccionar una imagen se mostrarán las pestañas

que permiten modificarla. De la misma forma, al seleccionar un gráfico,
aparecerán sus propias pestañas, con los comandos para trabajar con
este elemento.

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 Introducción a Excel 2013

La zona de edición está debajo de la Cinta de opciones. Esta parte

de la ventana tiene, en la izquierda, el Cuadro de nombres, con el que
podremos movernos rápidamente a cualquier parte de la hoja de cálculo.

En la parte derecha está la Barra de fórmulas, que puedes utilizar

para escribir datos o fórmulas en las celdas.

La parte del centro de la ventana, que ocupa casi toda la ventana,

es la zona de datos.

La zona de datos está dividida en filas (1, 2, 3...) y columnas (A,

B, C...). Al punto donde se cruzan una fila con una columna se le llama
celda, que es el rectángulo donde puedes introducir datos o fórmulas.

Para nombrar a una celda, debemos indicar su columna y su fila.

Por ejemplo: A7, D8, D3...

Excel indica en todo momento en qué fila y columna estás,

destacando en otro color el título de la fila y el de la columna.

En la parte
derecha de la
barra de
estado hay
algunos
En la parte derecha y en la parte de abajo de la zona de datos se
controles ven las barras de desplazamiento, que sirven para moverte por la hoja
relacionados de cálculo y ponerte en cualquier parte de ella.
con la forma
en que se
muestra la
También puedes ver la barra de estado en la parte de abajo de la
hoja de ventana. En esta zona, Excel te informa de algunas cosas, como lo que
cálculo en la estás haciendo en ese momento (escribiendo datos, realizando una copia
ventana y su de celdas, etc.).
zoom o
factor de
ampliación.

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3. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO

V amos a seguir viendo otros elementos del entorno de trabajo

del programa Excel.

En la parte superior izquierda de la ventana está la pestaña

Archivo, resaltada en color. Desde esta pestaña puedes mostrar la vista
Backstage, que tiene opciones de trabajo con documentos: abrir hojas
de cálculo, guardarlas, imprimirlas...

En el apartado Abrir de la vista Backstage tenemos varias

opciones. Así, lo primero que encontramos es la posibilidad de abrir un
libro que hemos utilizado recientemente, para lo que simplemente
tendremos que seleccionarlo de la lista.

En la sección Libros recientes de la vista Backstage irán

apareciendo los libros o documentos más recientes con los que
vayas trabajando, desapareciendo de esta lista los libros
antiguos.

Puedes hacer que el acceso a un determinado libro reciente no

desaparezca de esta lista, a pesar de que trabajes con otros
documentos. Para esto, pulsa en el icono de la chincheta que
aparece a la derecha de su nombre ; de esta forma, este
icono cambiará a una chincheta clavada , para indicarte que
dicho archivo aparecerá siempre en esta lista, como si lo
"fijaras" en este menú; además, el archivo pasará a mostrarse
en la parte superior de la lista.

Si vuelves a pulsar en el icono de la chincheta clavada, se

desclavará, con lo que el acceso al archivo puede desaparecer
de la lista de Libros recientes al ir trabajando con otros libros.

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Podremos abrir un documento desde nuestro espacio personal

OneDrive o desde cualquier ubicación del equipo.

OneDrive es la ubicación predeterminada para abrir y guardar

archivos en Office 2013 para tenerlos siempre disponibles,
independientemente del equipo o dispositivo que utilicemos.

Si seleccionas Equipo podemos abrir libros que están en nuestro

ordenador o dispositivo.

Al pulsar por ejemplo en Mis documentos, se muestra el cuadro

de diálogo de Windows para abrir que utilizarás cuando quieras abrir
algún documento de Excel.

Los documentos de Excel se llaman libros, así que es lo mismo

decir un documento o archivo de Excel que un libro de Excel.

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En la parte superior izquierda de la ventana del programa está la

Barra de herramientas de acceso rápido , que
tiene comandos de uso frecuente, para que puedas acceder a ellos
rápidamente.

Recuerda que puedes añadir a esta barra los botones que quieras o
Desde la que utilices más a menudo, para que se adapte a tu forma de trabajo.
sección
General del Pulsando el botón Iniciador de cuadro de diálogo que aparece
cuadro de en la parte inferior de algunos de los grupos de comandos de la Cinta
Opciones
de opciones puedes abrir un cuadro de diálogo o una ventana con
de Excel
(que puedes
opciones avanzadas o más detalladas relacionadas con ese grupo.
mostrar desde
la vista Aparte de las herramientas de la Cinta de opciones, al seleccionar
Backstage), un texto en una hoja de cálculo puedes mostrar una pequeña barra de
puedes activar herramientas, llamada mini barra de herramientas.
o desactivar
la opción
Mostrar
minibarra de
herramientas
al seleccionar,
para que se
muestre o no Esta mini barra de herramientas tiene botones y controles para
al seleccionar trabajar con el texto: fuente, tamaño de la letra, alineación, color del
texto. texto, etc.

Finalmente, otro elemento útil del entorno son los menús

contextuales, que son menús que aparecen al hacer clic con el botón
derecho del ratón en un determinado objeto.

El menú contextual que aparece depende del objeto sobre el que

pulsas: si pulsas con el botón derecho encima de una celda, verás unas
A través de los
opciones; si pulsas encima de un gráfico, verás otras; si pulsas sobre el
menús título de una fila o de una columna, otras distintas, etc.
contextuales
puedes Iremos viendo las distintas pestañas, botones, paneles y cuadros de
acceder, de
diálogo de Excel poco a poco.
una forma
rápida, a las
principales
acciones que
se le pueden 4. EL PRIMER LIBRO
aplicar al
objeto en el
que has
pulsado. E ste capítulo sirve para que tengas una idea de cómo se trabaja
en Excel. Más adelante iremos viendo y practicando con más
detalle todo lo que se pude hacer en Excel.

En el curso en pantalla podrás ver cómo crear un nuevo libro,

cómo seleccionar celdas, introducir datos y decirle a Excel que haga
operaciones con ellos.

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Podrás comprobar que no es complicado introducir datos en Excel

y decirle que haga operaciones con ellos. Además, se pueden crear
gráficos a partir de los datos introducidos a partir de los datos que haya
calculado Excel, realizar muchos tipos de operaciones con los datos,
cambiar la forma como se ven los datos, etc.

5. SALIR DE EXCEL

U na vez has terminado de trabajar con Excel, ya puedes

cerrarlo.

Con la opción Cerrar de esta vista Backstage cerrarás el libro en

el que estás trabajando. Si es el último libro abierto, se cerrará el libro
pero no saldremos de Excel, sino que se quedará el programa abierto sin
ningún libro.

También puedes cerrar un libro con el botón Cerrar de la parte

superior derecha de la ventana del programa. Si el libro es el único que
tenías abierto en el programa, al pulsar este botón se cerrará también el
Dependiendo Excel.
de la
configuración Si has hecho algún cambio en un libro, al salir de Excel o cerrar el
de autorecu-
peración
libro, el programa te preguntará si quieres guardar o no guardar los
establecida, al cambios antes de continuar.
cerrar un libro
sin guardarlo
se guarda una
versión
temporal del
mismo, de
forma que si
por error
cierras sin
guardar el
archivo lo
puedas
Si respondes con la opción No guardar, se perderán todos los
recuperar más
adelante. cambios que hubieras hecho desde la última vez que grabaste el libro.

Si queremos cerrar este libro y todos los que tengamos abiertos,

tendremos que ir cerrándolos, de uno en uno.

Si quieres cerrar al mismo tiempo todos los libros que tengas

abiertos sin ir de uno en uno, debes incluir en la Barra de
herramientas de acceso rápido el comando Salir.

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