Centro de Estudios Galatea Correspondencia Comercial

TEMA 5. NORMAS EN LA CARTA COMERCIAL.

La carta es un conjunto entre todos los elementos que la integran, de la unión y conjunción de los mis-
mos saldrá el resultado final, ya que no basta con escribir, ni siquiera con escribir bien, la máquina la
pluma, la tinta, los márgenes, el sobre, todo ello constituye un conjunto del que saldrá la opinión que
formaremos de la empresa o persona remitente.

Las empresas no desconocen esto, y por ello suelen tener material de escribir preparado para satisfacer
sus necesidades, ya que la acertada presentación de un escrito pone al lector en predisposición de leerlo,
mientras que un escrito amazacotado, sin espacios, se hace pesado a la vista del lector, aburriéndole la
simple idea de tenerlo que leer.

Debemos repartir equilibradamente los distintos volúmenes que forman los párrafos, la dirección, etc.,
para lograr un agradable efecto óptico.

No deben enviarse cartas con borrones o tachaduras. Si es preciso hacer alguna corrección, hay siste-
mas de borrado bastante perfectos. De no disimularse suficientemente, es mejor cambiar de papel y
comenzar de nuevo.

EL PAPEL.

Dentro del papel, hemos de distinguir: Clase, tamaño, forma y color.

TAMAÑO Y FORMA
CLASE
COMERCIAL PROLONGADO 24X30 CM

HOLANDESA COMERCIAL 22X28 CM RASPOSO

MEDIA HOLANDESA 12X22 CM. SATINADO

MINISTRO 25X24 CM
MATES
CUARTO 16 X22 CM

COLOR EN CARTAS COMERCIALES SIEMPRE BLANCO

Los más utilizados son la “Holandesa” y la “Media Holandesa”.

Existen otros tamaños de papel dedicados a oficios, volantes, saludas, etc.

Es fundamental a la hora de la elección del papel tener en cuenta la extensión del escrito que ha de
contener.

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El color del papel de las cartas comerciales ha de ser blanco, mientras que para escritos personales es
permisible algún otro color discreto (crudo o marfil).

LA ESCRITURA

La rapidez y eficacia que han de caracterizar la actividad comercial, hace que la máquina de escribir y el
ordenador sean elementos indispensables para hacer frente a la cantidad de correspondencia que hoy
día se produce en una empresa moderna.

Los avances de la técnica han motivado que las cartas escritas a mano queden limitadas al campo fami-
liar.

Otras cartas que también pueden escribirse a mano son aquellas que por su tema, cortesía, etc., parece
poco correcto sean escritas a máquina.

Por ejemplo aquellas cartas que contienen un asunto privado, como un pésame, una felicitación, etc.,
parece que si son escritas mecanográficamente pueden resultar frías e impersonales.

LA TINTA

Al ser el papel de escribir generalmente de color blanco, resalta más la escritura realizada en color negro
o azul, utilizándose las tintas de colores tan sólo para escritos de propaganda.

LOS MÁRGENES

Los márgenes, al igual que los espacios, hacen más agradable a la vista el papel escrito.

Los espacios existentes entre los extremos del papel, y el comienzo o el final de la escritura constituyen
los márgenes. Dentro de un escrito, hemos de distinguir diferentes márgenes.

- Margen superior: También llamado de cortesía. Es el existente en la parte superior del escrito.
Cuando el papel lleva impreso el membrete, es éste el que nos da la pauta para comenzar a escribir,
ya que siempre se debe comenzar unos 3 ó 4 renglones debajo del membrete. En los casos en que
no exista membrete, el espacio ha de dejarse como margen superior está supeditado al tamaño del
papel y longitud del escrito.

- Margen inferior: También denominado margen de pie. Debe ser lo suficientemente amplio como
para poder firmar sin tener que encoger la firma.

- Márgenes laterales: El izquierdo ha de ser de mayor amplitud que el derecho. Esto se hace para
poder archivar la carta sin taladrar el escrito. Si el papel tiene impreso el membrete a unos tres, cua-
tro o cinco centímetros del borde izquierdo, este nos daña la pauta para el margen izquierdo, procu-
rando que sea el mismo. El margen derecho tiene como objeto que si se deteriorase el papel con su
uso, a causa del roce de los bordes, no afecte al escrito, por lo que es suficiente con un ancho de un
par de centímetros.

LOS ESPACIOS

Las cartas acostumbran a escribirse a un solo espacio, salvo si la letra es muy menuda, para no dar la
sensación de compacto, o si la carta es muy corta.

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Los distintos párrafos se han de separar con dos espacios en caso de que la carta esté escrita a uno, y
con tres espacios si la carta está escrita a dos.

LOS PÁRRAFOS

Los distintos párrafos de la carta comercial pueden comenzar todos al nivel del margen izquierdo (esti-
lo normal de párrafos), o pueden ser sangrados, es decir, que en cada párrafo se comienza a escribir
unos cuantos espacios más alejados del margen izquierdo; normalmente son cinco los espacios dejados
a partir del margen, para lo que no han de hacer más que pulsar la barra espaciadora cinco veces.

Ambos estilos de párrafos son correctos, aunque en la actualidad se tiende más al estilo normal de pá-
rrafos. Lo habitual es adaptarse al estilo de la empresa en el que se preste servicio, o al gusto del jefe
que en cada momento se tenga.

TEXTILES SANJURJO
Avda. Constitución, 14
TARRASA
(08222 BARCELONA)
10 de mayo de 2000

s/ref. V.v./a.l. D. Vicente Vergara Soler

Pasaje Begoña, 16
15001 LA CORUÑA

Muy Sr. nuestro:

Habiendo recibido su carta pedido de fecha 5 del corriente, nos complace poder comunicarle estar en
condiciones óptimas para poder servir el pedido, por lo que en un plazo máximo de veinte días recibirá
nuestro envío.

Agradecemos la confianza que ha depositado en nuestra firma, y confiamos en que este sea el comienzo
de una larga y fructífera relación comercial entre nuestras empresas.

Sin otro particular, aprovechamos la ocasión para saludarle atentamente

Fdo.: Vicente Lozano

DIRECTOR GENERAL

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TEXTILES SANJURJO
Avda. Constitución, 14
TARRASA
(08222 BARCELONA)
10 de mayo de 2000

s/ref. V.v./a.l. D. Vicente Vergara

Soler
Pasaje Begoña, 16
15001 LA CORUÑA

Muy Sr. nuestro:

Habiendo recibido su carta pedido de fecha 5 del corriente, nos complace poder comunicar-
le estar en condiciones óptimas para poder servir el pedido, por lo que en un plazo máximo de
veinte días recibirá nuestro envío.

Agradecemos la confianza que ha depositado en nuestra firma, y confiamos en que este

sea el comienzo de una larga y fructífera relación comercial entre nuestras empresas.

Sin otro particular, aprovechamos la ocasión para saludarle atentamente

Fdo.: Vicente Lozano

DIRECTOR GENERAL

DOBLECES

Las cartas se doblarán siempre con el texto en la parte interior, y se colocarán en el sobre de forma que
al sacarlas y desdoblarlas quede ante nosotros la dirección.

Normalmente las cartas comerciales se doblan en tres partes, y siempre esto se hará en sentido horizon-
tal.

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EL SOBRE

Es el sobre el que establece el primer contacto con el destinatario, por ello, se ha de cuidar; exhausti-
vamente los detalles.

- Tamaño - Clase

- Color - Sobrescrito.

Tamaño Resultaría grotesco utilizar un sobre muy grande para introducir en él un papel tipo ho-
landesa, e igualmente ridículo si se usa un sobre tipo tarjeta para la mencionada hoja. Es
lógico deducir que el tamaño del sobre debe ir en relación con el tamaño del la docu-
mentación que va a llevar en su interior.

El color En la correspondencia comercial lo más usual es que sea blanco, aunque también serían
admitidos colores suaves (crema, gris, etc.), siempre y cuando las hojas de papel que en
él se envíen sean del mismo color.

La clase Existen distintas clase de sobres, tal y como pueden ser:

SOBRES

SOBRE BOLSA

SOBRE NORMAL

LA CARTA SOBRE

SOBRE VENTANILLA

SOBRE PARA CORREO AÉREO

A) El sobre bolsa: Utilizado normalmente para envío de folletos propagandísticos, muestras,

etc. Su apertura es por uno de sus lados.

B) El sobre normal: su forma es rectangular y la solapa de cierre está situada en la parte supe-
rior en forma triangular.

C) La carta sobre: En este caso, es la propia carta convenientemente doblada, la que hace de
sobre. Su apertura se realiza cortando unas pestañas semitaladradas que ribetean los bordes
laterales y el borde superior o inferior de la misma.

D) El sobre ventanilla: Estos sobres poseen un espacio transparente mediante el cual se permi-
te leer el nombre del destinatario y la dirección del mismo que se encuentra impresa en la
carta. Estos sobres suelen ser utilizados por empresas con alto número de escritos diarios,
ya que ahorra el trabajo de la escritura del sobre. El espacio transparente será rectangular, y

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de unas medidas tales que permitan la lectura del nombre y dirección del destinatario, pero
únicamente estos datos, no debiendo dejar visible el texto contenido en la cara.

E) El sobre para correo aéreo: estos sobres son fabricados con papel de peso inferior al nor-
mal, y sus bordes están coloreados

El sobrescrito Es decir, la disposición de los datos del sobre.

La mayoría de las empresas imprimen su membrete en el ángulo inferior izquierdo de

sus sobres, mientras que si son particulares los imprimen mediante imprenta su nombre
y domicilio en sus sobres, suelen hacerlo en el triángulo de la solapa del cierre, es decir
en el lugar destinado al remitente.

El nombre y dirección del destinatario debe escribirse en la parte central del sobre, pero
un poco desplazado hacia la derecha, teniendo siempre en cuenta las dimensiones del
sobre y la cantidad de texto que hemos de escribir.

En los sobres deben aparecer únicamente los datos relativos al destinatario, al remitente,
y las anotaciones realizadas por el Servicio de Correos.