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Principios de
Computación II
Guía 2
Contenido
Qué es combinación de correspondencia ....................................................................................3
Conceptos previos ....................................................................................................................3
Documento principal. ...........................................................................................................3
Origen de datos. ...................................................................................................................3
Pasos para combinar correspondencia ........................................................................................4
Preparar los datos en Excel para la combinación de correspondencia .....................................4
Ejercicios ....................................................................................................................................12
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento, pero con los datos de
personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el
texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los
que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar
automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están
almacenados los datos.
Conceptos previos
La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez. Estos
documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones
específicas del documento, que se personalizan. Entre los documentos que Word puede crear
con la combinación de correspondencia se incluyen etiquetas, cartas, sobres y mensajes de
correo.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del
origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una
lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento
de combinar.
En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por
campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a
un cliente, y los campos serán, por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada
uno de los datos de ese cliente.
Sugerencias para preparar los datos para una combinación de correspondencia. Asegúrese de lo
siguiente:
Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo que
desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para dirigirse a los
lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de nombre y
apellidos.
Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de
cálculo.
Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato
correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores.
La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se
almacena en su equipo local.
Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte a
su documento de combinación de correspondencia en Word.
Escribimos la carta dejando los espacios necesarios y/o suficientes para realizar la combinación,
como se muestra en la imagen en los espacios en rojo.
Señor
Cordial Saludo,
Por medio de la presente nos dirigimos a usted con el propósito de manifestarle que ha estado
insistiendo al módulo de <"Espacio para campo combinado "> en las ultimas clases y por medio
de este comunicado queremos hacerle saber que la inasistencia es causa de pérdida del módulo,
por tal razón le sugerimos que se acerque lo más pronto posible a resolver su situación.
Atentamente,
_______________________________
Director
Paso 3: Vamos a la pestaña correspondencia, no se nos olvide dejar lo espacios necesarios para
la combinación como se muestra en la imagen:
Nos aparece un panel al lado derecho donde seleccionamos la opción carta y damos siguiente,
esta opción aparece n el parte de abajo del panel como se muestra en la figura:
En este paso 2 elegimos la opción utilizar una lista existente y luego damos clic en Examinar:
Buscamos el archivo Base de Datos (Nombre del archivo de Excel) y le damos abrir:
Si realizamos todos los pasos hasta aquí, en este punto debemos ver en la pantalla el nombre
del archivo como se ilustra en la figura y damos siguiente:
Ahora damos clic debajo de la palabra Señor y nos dirigimos a la opción Insertar campo
Combinado y Seleccionamos Nombre y debemos ver como aparece en la imagen:
Realizamos lo mismo con el resto de campos para que nos quede como está en la figura:
Ejercicios
1) Cree un documento nuevo en base a la siguiente plantilla (Buscar diploma).
2) Realice la Combinación de Correspondencia para crear los diplomas en base a los
registros que están en el archivo de Excel.