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ABC DEL SISTEMA

DE
DOCUMENTACIÓN
SMART VOYAGER
Conservación &
Desarrollo,
ECUADOR.
01/01/2001
CONSERVACIÓN Y DESARROLLO www.ccd.org.ec

Contenido

Documentación para el Sistema de Gestión de una Empresa .................................................. 3


1. Política ambiental de la Empresa .................................................................................. 3
Actividad 3: Redacción. Declaración de la política ................................................................ 4
PLAN DECAPACITACIÓN ANUAL ............................................................................................ 5
Ejemplo de registro de asistentes ......................................................................................... 5
MANUALES OPERATIVOS ...................................................................................................... 6
Sistema de Gestión Socio-Ambiental .................................................................................... 9
Registros de sistema cuantificable de apoyo a programas de conservación ...................... 18
•PERMISOS DE OPERACIÓN ................................................................................................ 18
•NOMINA DE EMPLEADOS (SEGURO SOCIAL) .................................................................... 18
•Monitoreo y Evaluación ........................................................................................................ 19
Información Bibliográfica ........................................................................................................ 19
Información en la Web ........................................................................................................ 19
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DEL SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN SMART VOYAGER

El propósito de este trabajo es lograr una fácil y efectiva implementación del sistema
de documentación Smart Voyager. Hemos desarrollado esta herramienta a partir de
nuestra experiencia con empresas certificadas. Implementar un sistema de
documentación no debería ser algo complicado. Sin embargo, puede convertirse en el
cuello de botella de muchos colaboradores al no tener un esquema de cómo hacerlo.

Por tanto, trataremos de ser concisos y dar ejemplos prácticos. El alcance de este
trabajo es la norma de certificación para operaciones de tierra Smart Voyager aplicada
a pequeñas y medianas empresas.

Documentación para el Sistema de Gestión de una Empresa

Los principales documentos se dividen en cinco grupos

1. Política de la Empresa
2. Manuales Operativos
3. Sistema de Gestión Socio-Ambiental
4. Registros Documentales
5. Monitoreo y Evaluación

1. Política ambiental de la Empresa

La norma Smart Voyager señala “Una Operación certificada deberá incorporar una
Política Ambiental dentro de la Política general de la Empresa y deberá hacerla pública
y visible dentro de las instalaciones.”

Las políticas de cada empresa representan el compromiso de una organización, por lo


tanto son particulares de cada empresa u organización. Aspectos para tomar en cuenta
al hacer una política:

a) Crearla participativamente con sus colaboradores: eso asegura un


lenguaje común y que la implementación sea efectiva.
b) Objetivos claros, sencillos y medibles
c) Difundirla a través de todos los canales que dispone la operación:
señalización, web.
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ctividad 1: Lluvia de ideas


-En el Lodge La Magdalena queremos la conservación de la naturaleza, la salud y un
desarrollo participativo para nosotros, nuestros colaboradores y las comunidades
vecinas.
-Proveemos a nuestros clientes un servicio de calidad acorde con estos principios.
-Nuestro proyecto estrella es el huerto orgánico
-Queremos ofrecer alimentos frescos y orgánicos, producidos de forma ambiental y
socialmente responsable.
-Contrataremos personal local.
-Queremos evitar el exceso de fundas, empaques
-Queremos el bienestar de nuestros clientes, colaboradores y comunidades vecinas.

Actividad 2: Establecer Compromisos

 Cumplir con las leyes nacionales, regulaciones locales, con la norma Smart
Voyager y otros convenios que esta empresa asuma subscribir
 Proporcionar al personal y a las comunidades cercanas capacitaciones para la
conservación del ambiente, horticultura orgánica, seguridad ocupacional,
manejo de desechos sólidos (reciclaje), primeros auxilios, riesgos por
manipulación de substancias químicas.
 Monitorear, evaluar y documentar estas actividades

Actividad 3: Redacción. Declaración de la política

Lodge La Magdalena está comprometida con la conservación, la salud y el desarrollo participativo de quienes
colaboramos con este lodge, de nuestros clientes y de las comunidades vecinas. Nuestra política ambiental y social
comprende el cumplimiento de las leyes y regulaciones nacionales, los criterios establecidos en la norma de
Turismo Sostenible Smart Voyager y los principios ambientales expresados en nuestra política y sistema de gestión
socioambiental. Este compromiso es conocido y se extiende a todo el personal, proveedores de servicios y
actividades relacionadas a este lodge. Nuestros huéspedes están invitados a participar de esta política.

Como parte de este compromiso, en Lodge La Magdalena proveemos a nuestros clientes y colaboradores alimentos
frescos y orgánicos producidos en nuestro huerto, siguiendo criterios de responsabilidad social y ambiental. Para
mayor información visite nuestro blog: huerto@lamagdalenalodge.com o pida un tour guiado a cualquiera de
nuestros colaboradores.

Nuestro personal se capacita constantemente en temas como leyes nacionales, la norma Smart Voyager, temas de
conservación, horticultura orgánica, seguridad ocupacional, manejo de desechos sólidos (reciclaje), primeros
auxilios, riesgos por manipulación de substancias químicas, entre otros. Estas capacitaciones son difundidas
localmente y participan líderes comunitarios y organizaciones locales con las cuales tenemos convenios.

Nuestras actividades para la conservación del ambiente y el desarrollo local son planificadas, monitoreadas y
evaluadas en el marco de nuestro sistema de Gestión Socioambiental. Ayúdenos a mejorar nuestro sistema,
comunique sus aportes o comentarios a: sugerencias@lamagdalenalodge.com

Firma
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Presidenta ejecutiva (fecha)

PLAN DECAPACITACIÓN ANUAL

Un plan de capacitación debe contener:

•Objetivos y alcance
•Definición de contenidos
•Calendario de actividades
•Lista de capacitadores (internos-externos)
•Material de apoyo
•Formatos para registro de asistentes

Ejemplo de registro de asistentes

La participación de los
colaboradores es
CLAVE para definir los
temas en los que
quieren ser
capacitados

Es importante para un auditor que la


administración del hotel muestre todos los
registros físicos de las capacitaciones que
han recibido los colaboradores de un hotel.

SMART TIP: Pida respaldos de las


capacitaciones en las que participa su
personal, a las organizaciones con las que
colabora el hotel. Participe activamente del
diseño de curriculums de capacitación
cuando su hotel se adscriba a algún
proyecto. Así precipitará las capacitaciones
que convienen a los intereses de su hotel y
empresa.
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MANUALES OPERATIVOS
•Manual de operación por área
•Manuales para uso de y aplicación de pesticidas
•Manual de seguridad
•Manual de mantenimiento de instalaciones y maquinaria
•Manuales de Equipos
¿Qué es un manual. Qué debe contener?
Es un documento que expresa el cómo hacer algo, organización. Describe las actividades que ese algo
implica, las funciones y responsabilidad de cada actor que participa y ejemplifica los registros que
1
facilitan los controles y evaluaciones ligados a una unidad administrativa.

Ejemplo: Manual de operación por área debe contener:

1. Cómo está conformada el área


2. Organigrama de las personas que trabajan en el área
3. Describir cada proceso operativo del área

Conformación por área: El tener un conocimiento de cómo está conformada


cualquier área, en este caso cocina, nos ayuda a tener una idea amplia de las
funciones que se desarrollan en esta área, a ubicarnos e identificar las rutas de escape
y a actuar en caso de emergencia. También nos ayuda a identificar dónde ocurren con
mayor frecuencia los accidentes, lo cuál nos facilita descubrir porqué ocurren.

1
PALMA, José. (2010). Manual de procedimiento, Tesis de maestría no publicada.
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Ejemplo de Organigrama

ORGANIGRAMA DE COCINA
OPERACIÓN TURÍSTICA PEQUEÑA O MEDIANA

JEFE DE
COCINA, chef.

SU-CHEF

Asistente 1 Asistente 2

La organización es clave para dividir actividades y ser más


eficientes en nuestras funciones. En la norma Smart Voyager, es
importante dividir las actividades que implica y determinar quienes
están a cargo de su cumplimiento, responsables. Abajo ubicamos un
ejemplo:
La mayor parte de esquemas organizacionales de cocina propone las siguientes
Funciones:
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2

Chef Sub. Chef Asistente 1

•Dirije la cocina y se •Suple y auxilia al chef en las •Ejecuta los trabajos sencillos
responsabiliza ante la actividades requeridas. de apoyo a su jefe inmediato
dirección de la empresa del •Preveé las necesidades de las y estará capacitado para
buen funcionamiento del distintas partidas finalizar determinadas tareas:
servicio. •Supervisa la llegada de •Poner a punto fogones,
• Cuida de que los platos que mercancías planchas
se sirven cumple con las •Propone al jefe de cocina la •·Cuidar el orden,
normas exigidas en el reposición de género
recetario nacional, local o colocación y limpieza de
consumido los utensilios
internacional
•Compone platos fríos y •Despejar las mesas de
•Compra y realiza el fiambres si es requerido para
escandallo. ello
trabajo de restos y
•Encargado de incorporar en herramientas
•Refuerza la partida más
la adquisión de productos recargada de trabajo •Facilitar sin entorpecer la
una política social y labor del jefe de partida o
•Despieza carne y pescado
ambientalmente responsable. del cocinero
•Realiza la función de
•Distribución del trabajo en la •Guardar géneros crudos o
cantador, es decir, anuncia o
cocina
transmite con cocinados en sus
•Supervisión de la higiene y respectivos lugares y
•Encargado de reporte de
grado de rendimiento del
conjunto
accidentes REGISTRO DE recipientes
NOVEDADES •Responsable de revisar el
•Supervisa el adecuado
•Encargado de que en su área cableado
manejo de alimentos (fechas
se conozca de forma práctica •Responsable de la revisión de
de ingreso y caducidad)
cómo cumplir la norma Smart fugas de gas y
•Confección del menú, Voyager
especialidades y plato del día. •Control de plagas
•Supervisa que los manuales
•Enseñar a guiar a los jefes de de operación de máquinas
partida y ayudantes sean comprendidos por
•Encargado de activar los todos.
procedimientos en caso de •Controla que su equipo use
emergencias. guantes, delantal y gorro
•Supervisa que su equipo use para el manejo de alimentos.
el equipo adecuado para sus
actividades
•Supervisa una adecuada
señalética en la cocina
(fechas de caducidad de los
alimentos, distribución)

Los procesos operativos básicos en la cocina bajo la norma Smart Voyager son:
Política de adquisiciones responsable
Manejo de alimentos En todos estos procesos la señalización es
Manejo de bodegas secos/frescos
Encargado de seguridad
Gestión seguridad incendio y plagas

2
Para mayores detalles consultar el documento al que se hace referencia
http://www.valoryempresa.com/archives/cursos/cocina2/tema3.htm#_Toc116918425
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Sistema de Gestión Socio-Ambiental

•Plan de salud ocupacional:


•Registros de accidentes •Registros médicos (consultas médicas) •Registros de análisis
de agua

“Consiste en la planeación, organización, ejecución, control y evaluación de todas aquellas


actividades tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los
trabajadores con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

El principal objetivo de un programa de Salud Ocupacional es proveer de seguridad, protección


y atención a los empleados en el desempeño de su trabajo.”3

De acuerdo a la norma Smart Voyager este plan debe contemplar criterios que involucran a la
gerencia y a los empleados:

Seguros de vida y accidentes


Libertad de organización
Equipos adecuados para la realización del trabajo
Obligatoriedad por parte de los empleados para el uso de equipos
Equipo de primeros auxilios
Un responsable certificado para proveer primeros auxilios
Servicio médico permanente si lo amerita la operación
Plan de acceso inmediato para recibir atención médica en caso de emergencia.
Inspecciones de las instalaciones por parte de un supervisor para identificar la posibilidad de
accidentes (Registros de inspección)

3
http://medicinaocupacionalecuador.wordpress.com/tag/programa-de-salud/
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•Plan de gestión de riesgos

Para este plan es importante revisar el principio XI de la norma Smart Voyager y llevar
los siguientes registros. Este plan está ligado a vigilar por la seguridad de las
operaciones del hotel en los distintos niveles industrial, manejo de alimentos, crimen,
accidentes y salud.

•Registros de mantenimiento de maquinaria •Registros de aplicaciones (pesticidas)


•Registros de mantenimiento de instalaciones •Registros de calidad del agua

En caso de emergencias-el Proceso de evacuación debe contemplar:


Números telefónicos de contacto para reportar la emergencia (autoridades competentes y
gerente del hotel). Estos números deben estar en todas las áreas operativas de un hotel. En
caso de no tener acceso a teléfonos describir cuál será el contacto y los sistemas alternativos
de comunicación.
Establecer rutas y tiempos para una evacuación en caso de emergencia
Responsable a cargo
Descripción del proceso y firma

Reporte de accidentes:
Nombre del afectado:
Puesto: Fecha
Causas:

Lugar del accidente


(labores que estaba
realizando):
Descripción del
proceso:

Correctivos (medidas
que se tomaron luego
del accidente)

………………………………………………………………………..
FIRMA DE RESPONSABLE
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REGISTRO DE ESTADO DE MAQUINARIA

FECHA EQUIPO REVISADO ESTADO

………………………………………………………………
RESPONSABLE
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•Plan de conservación de recursos naturales


•Registro de especies silvestres (inventario)
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•Plan de gestión de desechos


•Registros de manejo de residuos

•Plan de gestión para manejo de aguas


•Registros de consumo de agua
• Análisis de la calidad del agua (también incorporado en el plan de gestión de riesgos)
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•Plan de gestión para impactos ambientales
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•Plan de gestión para manejo de energía


•Registros de consumo de energía eléctrica

•Plan de gestión para relaciones comunitarias


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•Plan de acción correctivo


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Registros de sistema cuantificable de apoyo a programas de conservación

•PERMISOS DE OPERACIÓN

•NOMINA DE EMPLEADOS (SEGURO SOCIAL)


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MONITOREO Y EVALUACIÓN
•Listas de Chequeo
Para solicitar listas de chequeo, escríbanos a: sugerencias@ccd.org.ec
•Informes de Auditorías Internas
•Plan de Acción Correctivo

Información Bibliográfica
Guía para la Elaboración de Reglamentos Internos de seguridad y Salud
Norma para operaciones de tierra Smart Voyager 2006
Lista de Chequeo Smart Voyager
Reglamento Orgánico Funcional
Reglamento de seguridad para los trabajadores y Mejoramiento del Medio Ambiente
de Trabajo (2000)
Reglamento de Uso y Aplicación de Pesticidas en las Plantaciones Dedicadas al Cultivo
de Flores
Sistemas de Registro para Smart Voyager/ Conservación / Desarrollo (2000)

Información en la Web
www.ccd.org.ec
www.snriesgos.gov.ec
www.medicinaocupacionalecuador.wordpress.com/tag/programa-de-salud/

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