Las Organizaciones y la Administración:

Introducción:
-Las sociedades modernas se clasifican como organizacionales, ellas producen casi
todos sus bienes y servicios a través de organizaciones con fines especiales, algunas de
ellas con fines lucrativos y otras no.

-El modo organizacional de los asuntos de una sociedad moderna involucra

prácticamente a todos sus miembros; se acude a las organizaciones para:

-Comprar bienes y servicios de calidad y precios razonables

-Obtener empleos
-Son necesarias para obtener un ambiente decente y sano

A su vez, las organizaciones requieren:

-Talento y esfuerzo de sus trabajadores

-Además otros recursos para producir bienes y servicios que satisfagan las necesidades
de la sociedad.

Por lo tanto aquí es donde encontramos la relación entre organización y administración.

Las organizaciones para conseguir sus objetivos necesitan 4 tipos de recursos:

-Humanos: Talento Administrativo y de sus trabajadores

-Monetarios: Fondos necesarios para compromisos de corto plazo e inversiones de largo
plazo
-Físicos: Materias primas, infraestructura, maquinarias y equipos productivos
-Información: Datos procesados de diversas situaciones que requiere la organización
-Administración: Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos
humanos, monetarios, físicos y de información que posee una organización, para
alcanzar sus objetivos de una manera efectiva y eficiente.

La administración exitosa de una organización debe ser:

-Efectiva: Alcanzar los objetivos
-Eficiente: Al menor costo posible

_La administración es un proceso permanente, ininterrumpido y sistemático

-La administración es intangible, no se ve ni se siente, lo que se observan son los
resultados

-Administración de organizaciones: Se refiere a empresas, hospitales, universidades,

etc.; ya que con o sin fines de lucro

-La administración desarrolla sus actividades en las organizaciones

Características de las organizaciones:

Para una organización, deben estar presentes 3 elementos:

Objetivos, Recursos y actividades a desarrollar
-Organización: Es un sistema social abierto, integrado por individuos y/o grupos que,
bajo una determinada estructura y dentro de un contexto al cual controlan parcialmente,
desarrollan actividades aplicando recursos en la búsqueda de ciertos objetivos comunes.

-Características básicas de las organizaciones:

-Las personas las forman para encontrar mejores soluciones a los problemas
ambientales que enfrentan
-no existe una sola manera optima de organizar
-son sistemas sociales en los cuales existe una total interdependencia entre las distintas
unidades que la forman
-Tienen propiedad morfogénetica de las organizaciones: A diferencia de otros sistemas,
biológicos y mecánicos, tienen la facultad de modificarse a si mismos de una manera
estructural fundamental.
-En las organizaciones se dan distintos tipos y grupos de personas
-De acuerdo al punto anterior, se dan los siguientes elementos o características
esenciales:

Clara división del trabajo

Constante coordinación de las actividades
Permanentes conflictos entre los distintos grupos que forman la organización
Resolución de conflictos en una forma efectiva, enfrentando el problema

-Las personas que realmente tienen autoridad para resolver conflictos y lograr coordinar
actividades dentro de la organización, demuestran conocimientos y habilidades , más
que quienes tienen una posición formal alta dentro de ella
-Están continuamente realizando transacciones u otras operaciones con el medio
ambiente que los rodea

Características de la administración:
-La administración es una ciencia, porque existe un cuerpo organizado de
conocimientos de administración que la explica en términos de verdades generales; es
una ciencia social. Y es un arte, por que el arte es un conocimiento práctico, es la
habilidad que se adquiere con la experiencia, la observación y el estudio

-La administración es un sistema y como tal posee sinergia, es decir que sus partes están
interrelacionadas y esto nos permite aseverar que el todo es mayor a la suma de las
partes

-Los sistemas constituyen un todo cuyas partes componentes interactúan para alcanzar
una finalidad determinada

-Los conglomerados son una suma de partes no relacionadas entre sí, cada una de ellas
actúa de manera independiente

-Muchas veces se confunde administración con trabajo administrativo; éste último es

sólo un conjunto de labores precisas y concretas que son necesarias de realizar para
administrar la empresa. La administración implica efectuar trabajo administrativo, pero
su concepción es mucho más amplia.
-Política administrativa: se refiere a decisiones relativas el sistema empresa, a la
empresa en su conjunto

-Acción administrativa: se aplica a las decisiones operativas específicas frente a

situaciones locales concretas

-La secuencia de estos actos administrativos, al ser ejecutados por todos los
administradores, les confiere un carácter de universalidad y constituyen la base de las
funciones de la administración

Secuencia del proceso administrativo:

Planificación (prever) organización (proveer) dirección (actuar) control (corregir la

acción y formular nuevos planes

-La administración como ciencia y practica, no es un privilegio ni obligación exclusiva

de los altos mandos, es un proceso que se reparte entre todo el personal de la empresa.

Desarrollo del estudio de la administración:

-Las organizaciones y las ideas concernientes a la manera de administrar se conocen

desde la antigüedad. Ejemplos: la gran muralla china, el coliseo Romano y el Partenón
de Grecia
-La revolución industrial de Inglaterra durante los siglos 18 y 19, ofrece el testimonio
más reciente del ejercicio de la administración

-pero antes del siglo 20 el legado del ejercicio de la administración es mucho más
abundante que el del pensamiento administrativo, debido a que no se conocía a la
administración como una tecnología o conjunto de habilidades comunicables y
aprendibles.

Funciones del proceso administrativo en las organizaciones:

La planificación es la función más importante de todo el proceso administrativo,

Consiste en determinar en forma anticipada el qué hacer, el cómo y el cuándo se va a
hacer.

Incluye desde la selección de propósitos, misiones y objetivos, hasta la determinación

de los recursos de acción para llegar a alcanzarlos.

Es la base para todas las otras funciones de la administración

La planificación, al igual que toda la administración, debe ser eminentemente adaptativa

a las condiciones el medio ambiente y a los recursos de la organización.

En todas las organizaciones se debe llevar a cabo dos tipos de planificación:

-estratégica (propósitos, misiones, objetivos y políticas)
-operativa (procedimientos, reglas, programas y presupuestos)
-en cualquier actividad la planificación debe intervenir a lo menos los siguientes
elementos:
-El agente planificador, que corresponde al o los administradores que desarrollan los
planes dentro de la actividad de planificación.
-El receptor, que corresponde a la o las personas que reciben las pautas a seguir,
diseñadas por el agente planificador.
-La precisión, tiene que ver con el grado de exactitud con que se pueden definir los
distintos planes.
-La información disponible, es fundamental para poder desarrollar una planificación lo
más eficiente posible.
-Los objetivos, constituyen la base de la planificación, dado que, son los fines hacia los
cuales se deben dirigir las distintas actividades de la organización
-Los medios, son los recursos con que se cuenta para desarrollar y llevar a la práctica
los distintos planes.
-El tiempo, que es una variable que debe estar siempre presente en toda actividad de
planificación para dejar claramente establecidos los plazos en que se quiere lograr los
distintos objetivos.

Ventajas de la planificación:
-Contribuye a las actividades ordenadas y con propósito: todos los esfuerzos están
enfocados hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de tales
esfuerzos
-Señala la necesidad de cambios futuros; ayuda a visualizar las amenazas y
oportunidades que se pueden presentar y evaluar nuevos campos para una posible
participación en ellos
-Proporciona una base fundamental para el control; la planificación y el control son
inseparables, Cualquier intento de controlar sin planes carece de sentido.
-Obliga a la visualización de un todo: se obtiene una identificación constructiva con los
distintos problemas y las diversas potencialidades de la organización en general.
-Dirige la atención hacia los objetivos: Ayuda a tener siempre presente por parte de
todos los componentes de la organización los objetivos de ésta y la adecuación de ellos
al medio, cuando es necesario.

Desventajas de la planeación:

-Está limitada por la poca precisión de la información y la incertidumbre de los hechos

futuros; es imposible predecir con exactitud lo que va a ocurrir en el futuro, de ahí que
sea fundamental que el administrador trabaje con escenarios alternativos y con
márgenes de tolerancia
-Tiene en general un alto costo; ya que es la base de una buena administración, una
adecuada planificación requiere un gran esfuerzo que se traduce en tiempo, lo cual lleva
a aumentar los costos en términos de horas hombre.
-Puede ahogar la iniciativa: puede darse la tendencia a realizar una planificación
excesiva, lo cual puede llevar a rigideces en la actuación de los administradores y del
personal de la organización en general.
-Puede demorar en algunos casos las acciones; existen situaciones que requieren de
respuestas casi instantáneas, por lo que, si se trata de desarrollar planes, se puede llegar
tarde con las acciones pertinentes.

Pasos del proceso de planificación:

Ser consiente de la oportunidad, establecer objetivos o metas, consideraciones de las
premisas básicas de la planeación, identificación de alternativas, comparación de
alternativas a la luz de las metas buscadas, elección de una alternativa, formulación de
planes de apoyo, cuantificación de planes al hacer presupuestos.

Organizar: Significa ¿cómo hacerlo?, qué elementos y condiciones son necesarias para
obtener el resultado propuesto y cómo se deben cambiar estos elementos para conseguir
dicho resultado de forma eficiente.

Organizar es determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo, estableciendo

autoridad y responsabilidad; es el proceso de determinar actividades y cargos necesarios
dentro de la empresa; el organizar provee los elementos humanos y materiales
necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa. Organizar es un proceso
dinámico y permanente; organizar tiene su razón de ser debido a que el trabajo a realizar
es excesivo para una sola persona; aquí se enlaza con el principio de división del
trabajo, especialización.

Los 3 Factores que influyen al proceso administrativo son:

-Estrategias: la planificación determina objetivos, que de acuerdo a la estrategia van

cambiando en función de un entorno esencialmente dinámico; el organizar también debe
adaptarse a estas metas cambiantes, ya que es un medio para implementar los planes.
Por ejemplo: los bancos y otras empresas de servicios, en la medida que su actividad es
cada día más competitiva, han adaptado sus estructuras organizativas hacia una atención
más directa y personal al cliente, lo que ha generado cargos de ejecutivos de cuentas o
equivalentes, que antes no existían. Es decir: una organización basada en la eficiencia
interna, ha ido evolucionando centrándose en el cliente…

Tecnología: por mucho que las organizaciones han debido adaptarse y reorientarse,
privilegiando la comercialización de sus productos, la tecnología del proceso productivo
siempre jugará un rol destacado en la definición de la estructura organizativa.
Ejemplo: una producción automatizada o por procesos exige una estructura mucho más
compleja que una producción artesanal, en que cada operario confecciona un producto
completo. Hoy la industria manufacturera tiende a estar basada en líneas de producción
masiva o por operaciones secuenciales, que con mayor y menor grado de
automatización, su proceso productivo incide fuertemente en el modelo de organización
que se diseñe y aplique.

Estabilidad: la estabilidad del medio ambiente es otro factor que contribuye a una mayor
solidez de la organización, haciéndola menos permeable y variable (menos sofisticada),
en la medida que las metas u objetivos gozarán también de un menor ritmo de cambios,
en períodos de alta incertidumbre y en sistemas económicos con gran dependencia e
interrelación con un medio externo, la organización de la empresa se hace muy
vulnerable y por eso debe tener elementos que le permitan una rápida adaptación a las
condiciones impuestas por el entorno. Y como ésta parece ser la tendencia del mundo
actual y con mayor razón lo será en el futuro, la organización va perdiendo
gradualmente su proverbial formalidad y rigidez para derivar hacia modelos de mayor
dinámica, que favorecen un cambio sobre la marcha no exento de dificultades. La
preagrupación de estructuras organizativas en unidades funcionales y equipos militares,
son ejemplos de este proceso, que conlleva una pérdida de poder al principio de división
del trabajo como elemento crucial de la organización.

Etapas de la organización:
-Determinación del objetivo: supone el planteamiento como etapa previa y fundamental:
antes de reorganizar debemos saber para qué hacerlo, qué se espera de ello. El plan
constituye, en consecuencia, un paso necesario y previo al proceso de organización.
-División del trabajo global en operaciones parciales: el plan nos lleva a formar un
conjunto de actividades o trabajos necesarios de realizar para cumplir los objetivos. Y
esas actividades deben ser descritas con cierto detalle, desglosándolas en operaciones y
tareas concretas.
-Agrupación de las operaciones parciales en unidades administrativas: normalmente se
conoce como departamentalización. Una vez definidas las actividades y operaciones que
integrará cada una, se procede a la agrupación de éstas en unidades de trabajo o centros
de operación según diversos criterios que dependen de los objetivos que se hayan fijado
y otras variables propias de la empresa.

-Criterios de departamentalización: homogeneidad o afinidad de las tareas: ejemplo dos

operaciones físicas que se realizan en un producto, digamos torneados y terminados o
limpieza, tienen base común, y por eso se les ubica en una misma área o dentro de
trabajo, departamento, o unidad de producción.

-Categoría de operativa o asesoría: se acostumbra a distinguir unidades de trabajo

operativo vinculado directamente al proceso productivo y asesor o de servicio,
colaborador indirecto al proceso productivo.

Definiciones

Empresa: Organización que posee personalidad jurídica, puede ser con o sin fines de
lucro, pueden ser de servicios, bienes o mixtas; se manejan de distinta forma, están
enfocadas a perdurar en el tiempo dependiendo del mercado.

Mercado: Es un punto de encuentro donde se realizan hechos económicos, es decir

transacciones (compra y venta).

Globalización: Es el comercio entre países de distintos continentes.

Administración: Ciencia de delegar y controlar actividades productivas.

Países sin fronteras: Son todos los países que tienen tratados de libre comercio
internacional.

Retroalimentación positiva: intercambio de bienes o servicios por dinero entre empresas

y consumidores (este es positivo siempre y cuando este ciclo se cumpla).

Herramientas de la Administración: Planificación, dirección, control y organización.

Estas cuatro herramientas son esenciales para programarse tanto día a día cómo a futuro.

Planificación: Según los objetivos a cumplir.

Retroalimentación: Ciclo que toma consideración los estados finales en el que
interfieren dos o mas factores.

Contabilidad: Es la historia económica de la empresa. (Quienes operan en el mercado).

Mercado: Punto de encuentro donde se realizan las transacciones.

Análisis FODA: Estudio de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (las

dos primeras son internas, las dos siguientes son externas). Puede realizarse entre
departamentos por separado, es muy frecuente que las empresas lo hagan
mensualmente.

Áreas funcionales de la empresa: RRHH recursos humanos

-son independientes
-deben ser 100% competentes entre sí
-Endeudamiento, liquidez, rentabilidad

La administración constituye una actividad importante en una sociedad pluralista basada

en el esfuerzo de cooperación del hombre a través de las organizaciones.

La tarea básica de la Administración es hacer las cosas por medio de las personas con
mejores resultados. En toda organización humana se trata de buscar el logro de
determinados objetivos con eficiencia y eficacia. La administración dirige el esfuerzo de
grupos organizados.
El contenido de la administración varía según la teoría que se considere:
-Administración Científica: Basada en los métodos y procesos de cada trabajo
dependiendo del objetivo del operario.

-Administración Clásica: involucra previsión, organización, dirección, coordinación y

control del trabajo realizado en toda la organización.

Teoría de relaciones humanas en la Administración:

Debe buscar los mejores resultados por medio de condiciones que permitan la
integración de las personas en los grupos sociales, y la satisfacción de las necesidades
individuales.

(Normalmente se utiliza el método clásico)

-Objetivo Organizacional: inicialmente es el objetivo en la actividad fabril, después se

extendió a la empresa industrial.

La Administración en la sociedad moderna se ha vuelto vital e indispensable en una

sociedad en la que la complejidad y su interdependencia constituye un aspecto crucial.
La administración es indispensable para mejorar su calidad de vida y problemas
complejos de las organizaciones.

I. Escuela Clásica de la Administración: (desarrollada a principios del siglo XX)

Fredrick W. Taylor “principles of cientific management”

N. York, Harper and Brothers, 1911; cuyo pensamiento puede sintetizarse en cuatro
ideas.

Ideas de Taylor y Fayol:

1- desarrollar un análisis científico para cada elemento del trabajo del hombre,
reemplazando así las ideas prácticas.
2- Seleccionar científicamente al trabajador para después entrenarlo, enseñarlo y
desarrollarlo.
3- Cooperar con los trabajadores a fin de asegurarse que el trabajo se efectúe bajo
los principios desarrollados.
4- Hacer una división igualitaria del trabajo y responsabilidad entre la
administración y los obreros (estas son las cuatro principales de Taylor)

II. Teoría de la Administración Clasica:

Henrry Fayol “general and industrial management” 1930 Francia)

Experiencia de más de 50 años como administrador, fue el primero que identificó
las funciones del proceso administrativo:
-Organización
-Dirección
-Planificación
-Coordinación
-Control

14 Principios de Fayol:
1- División del Trabajo: Concentración de los esfuerzos en un número determinado
de tareas para mejorar la eficiencia.
2- Autoridad: Derecho a implementar ordenes y hacer que se cumplan valiéndose
de premios o sanciones.
3- Disciplina: Condición de obediencia y adhesión que resulta del entendimiento
entre administradores y empleados.
4- Unidad de mando: Cada empleado recibe órdenes de un solo superior.
5- Unidad de dirección: Actividades con un mismo objetivo dentro de la
organización que deben agruparse bajo un administrador.
6- Subordinación de los intereses individuales a los generales
7- Remuneración del personal: Los sueldos a reflejar las condiciones económicas y
deben administrarse de modo que premien el esfuerzo bien encaminado.
8- Centralización: El grado de dirección y coordinación depende de la situación y
la meta es lograr el grado de aprovechamiento máximo de las capacidades del
empleado.
9- Cadena escalar: Línea de autoridad, es la cadena de mando que abarca desde
ejecutivos de alta dirección, hasta empleados de mas bajo nivel (organigrama)
10- Orden: Es indispensable escoger al personal o sea, debo tener a los mejores
(iniciativa, responsabilidad, etc.)
11- Seguridad: Los administradores deben ser justos para que sus empleados rindan.
12- Estabilidad del personal: Que no haya demasiada rotación del personal (cambios
frecuentes del personal)
13- Iniciativa: Los administradores deben dar la libertad necesaria para que los
empleados tomen iniciativa.
 14- Espíritu de cuerpo: Se debe estimular el trabajo en equipo.

III Escuela de Comportamiento Administrativo:

3 tipos de Administración: énfasis en las actitudes y comportamiento del individuo y

los procesos de grupo.
Elton Mayo y asociados, desarrollaron entre 1927 y 1932 los estudios “Haw thorne”
y concluyeron que el elemento humano en el lugar de trabajo cobraba mayor
importancia que la asignada por los autores de “la escuela clásica”. Le dio
importancia a:
-La participación
-Comunicación dentro de la organización
-Formación de grupos informales
-Mayor iniciativa y colaboración

Douglas Mc Gregor desarrollo la teoría “X” e “Y”, para explicar la forma cómo
deben ser vistos los trabajadores por parte de sus jefes inmediatos:
Teoría “X”:
1- Las personas NO les gusta trabajar y tratan de evitarlo
2- Si a la gente NO le gusta trabajar, la administración tiene que CONTROLAR,
DIRIGIR, COECIONAR y AMENAZAR a los empleados para que trabajen de
acuerdo a los objetivos de la organización
3- LA gente prefiere ser dirigida para evitar la responsabilidad y tiene poca
ambición

Teoría “Y”:
El trabajo es algo NATURAL en la vida del hombre y por lo tanto NO existe una
aversión innata hacia él.
1- Las personas se motivan internamente para alcanzar objetivos que se han
propuesto
2- La gente se compromete con objetivos mientras reciba recompensa personal
3- Bajo condiciones favorables, las personas buscan y aceptan responsabilidad
4- Las personas tienen capacidad de ser innovadoras
5- Las personas son inteligentes, pero bajo la mayoría de las condiciones
organizacionales su potencial es utilizado.

Teoría “Z”:
Basada en la Administración Japonesa:
William Ouchi: “Cuando el factor trabajo se involucra en la organización, los
resultados cambian. Sus pilares son: CONFIANZA, LEALTAD, EQUIDAD,
HUMILDAD, SUTILEZA e INTEGRIDAD.

Problemas y Conflictos de la Organización:

Excesiva centralización: Es la negación el principio de centralización y se

manifiesta en dos aspectos:

1- Centralización de autoridad
2- Centralización de la estructura organizativa
En las empresas generalmente se centra la organización en un solo departamento
provocando cierta inflexibilidad en el proceso administrativo (empresas familiares)

Descentralización: Aún que es menos frecuente, la descentralización excesiva tiene

sus problemas pues hace que el ámbito de control de cada supervisor sea demasiado
extenso, es decir que cada persona tenga que supervisar a un número grande de
subalternos, lo que muchas veces exceden a sus posibilidades.

Duplicación de tareas: En toda empresa existen calces o traslapos de funciones entre

dos o más cargos. Eso puede deberse a una mala definición de cargos o simplemente
a que las personas que lo rodean van absorbiendo nuevas tareas y reacomodando sus
nuevos cargos.

La duplicación parcial o total de cargo lleva a la ineficiencia porque:

-el hecho que dos personas hagan lo mismo es ineficiente.
-se dejan de hacer tareas importantes y se crean conflictos humanos, lo que es
peligroso para la empresa
-áreas de nadie: (duplicación de tareas lógicas) es todo lo contrario al problema
anterior como para ratificar de nuevo que la administración no marcha hacia los
extremos. Una deficiencia típica de la organización es el surgimiento de brechas o
tierras de nadie, como consecuencia de una incompleta definición de cargos o bienes
del hecho cierto que no nos gusta realizar determinadas tareas y se lo dejemos a otro
que lo realice.

Ejemplo: las comunicaciones, ello suele retardar su conocimiento por quienes deben
tomar decisiones.
Veamos el caso de un despido: ¿A quién le corresponde comunicarlo?
¿al supervisor que propuso la medida, al supervisor que lo decidió, o al jefe de
personal que la implementó administrativamente?
Respuesta: El jefe directo.-
Dualidad de mando: al igual que en el caso de duplicación de tareas, a menudo nos
encontramos con situaciones en que hay más de un subordinado, aún que es difícil
encontrar organizaciones en que formalmente una persona dependa de dos
supervisores, es muy corriente que para ciertos casos o en determinadas
circunstancias aparezcan muchos jefes para un mismo subalterno.
Cargos vagos: este problema tiene su origen en que las empresas se organizan una
sola vez y nunca más se vuelvan a juntar. Por lo tanto los nuevos cargos no se
adecuan a los cambios: Asesores, Coordinadores, etc.
Servicio mal asignado: Cuando a una unidad o centro de trabajo que tiene que servir
a toda la empresa, se le hace depender de una específica, se está incurriendo en este
error.
Afán de pertenencia: El crecimiento vertical de las organizaciones suele ser
consecuencia del espíritu posesivo de los innovadores “esto lo cree YO, por lo tanto
YO lo administro” (ejemplo del YO-YO)

Descentralización Simulada: Ejemplo, se compra un producto nuevo y se aísla a una

parte de la empresa para evaluar su comportamiento, se tiende a evaluar o a
considerar esa parte como un todo.