Los siguientes son los tópicos mínimos que debe contener el contrato. Deben describirse y detallarse las condiciones, obligaciones y derechos de ambas partes en cada uno de ellos, para evitar ambigüedades:
Enunciado de la celebración del contrato, que contiene: fecha del
contrato, ciudad donde se firma el contrato, el motivo contractual, la definición de los representantes legales de ambas partes (Proveedor y Cliente).
Alcance: Describe lo que el proveedor se compromete a entregar
al cliente (programas, documentación, manuales, otros) en la fecha acordada entre ambas partes, y que también debe estar explícita en el contrato.
• Costo y forma de pago: Específico lo que el cliente debe retribuir
a cambio de lo entregado por el proveedor, detallando el concepto de pago y la forma de éste.
• Requerimientos: Deben estar bien especificados en el contrato, o
se debe hacer una referencia al Documento de Requerimientos anexo.
• Riesgos: Deben estar bien especificados ya sea en el contrato o
en el Documento de Requerimientos (Análisis de Riesgos).
• Información de propiedad: Determina a quién o a quiénes
pertenecen los derechos patrimoniales del producto.
• Responsabilidad del proveedor: Explica los compromisos del
proveedor para garantizar la calidad del producto que va a desarrollar, de acuerdo a la norma ISO 9000-3. Estos compromisos se refieren o garantía, organización, representación, etc. • Responsabilidades del proveedor con respecto a trabajos subcontratados por él: se debe establecer que los subcontratantes deben tener procesos de ingeniería definidos y que el proveedor es responsable de auditar la capacidad del subcontratante, y que el cliente hará una revisión de esa auditoria. Lo mismo se aplica si quien subcontrata es el cliente.
• Responsabilidad del cliente: Define las actividades y actitudes
necesarias por parte del cliente, para facilitar el desarrollo del producto por parte del proveedor, para especificar los requerimientos, para realizar la instalación y para aceptar el producto en la fecha establecida. Entre ellas: la definición de un representante que suministre la información requerida por el proveedor, acuerdos de horarios y de revisiones conjuntas, etc.
• Criterios de aceptación: Deben estar bien especificados dentro
del contrato, o bien se hace una referencia al Documento de Requerimientos si están contenidos en éste.
• Manejo de cambios: Describe los procedimientos a seguir por
parte del cliente para solicitar un cambio en el producto, y las condiciones y responsabilidades del proveedor para efectuar el cambio (por ejemplo el tiempo de respuesta del proveedor a la solicitud).
• Manejo de problemas: Describe los procedimientos y condiciones
para reportar, un problema después de la fecha de aceptación y las responsabilidades de proveedor para corregirlos.
• Requisitos de duplicación: Especifico el número de copias o
entregar de cada ítem del producto, En que medio se deben entregar éstos, los aspectos de la propiedad intelectual, las licencias, etc.
NOTA: todas las revisiones y modificaciones que se realicen al
contrato deben quedar registradas y firmadas por las dos partes, quienes reciben copia de ellas.