Excelencia Académica Administración de Recursos de Información el

Unidad Académica I

LA ADMINISTRACION y LAS ORGANIZACIONES

La organización sistémica consiste en la planificación de una serie de principios gen"erales,

como la intercomunicación, la información, la interdisciplinariedad, la participación, la
optimización relativa, la humanización, tanto en el seno de la organización como en la
relación de ésta con su entorno.
En esta primera unidad, abordaremos temas como: administración, elementos de la
administración, organización, conceptos relacionados con las organizaciones, Toma de
Decisiones, Cambio Organizacional.

P INDICADORES DE LOGRO

Al terminar el estudio de la presente unidad, el estudiante:

1. Conoce los conceptos fundamentales del proceso administrativo.

2. Valora la importancia de la toma de decisiones.
3" Comprende la importancia del cambio organizacional.
•

LA ADMINISTRACION y LAS ORGANIZACIONES

ADMINISTRACION
La administración es lo que realizan cada uno de los encargados de las áreas de una
organización. Lo cual implica la coordinación de las actividades de trabajo, de modo que se
realicen de manera óptima con eficiencia y eficacia dentro de un sistema de actividad
humana. La administración así mismo, implica el logro y la culminación de éstos trabajos y
todas las actividades que se trazan dentro del sub sistema laboral o de todo el sistema
organizacional.
Algunos conceptos teóricos sobre administración:
James A. Stoner Proceso de planificación, organización y control del trabajo de los
miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para
alcanzar las metas establecidas.
Stephen P. Robbins Es el proceso de realizar actividades y terminarlas eficientemente con
y a través de otras personas.
Harold Koontz Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas,
trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.
W. Jiménez Castro Ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya
aplicación a conjuntos humanos permite establecer y mantener sistemas racionales de
esfuerzo cooperativo a través de los cuales se puedan alcanzar propósitos comunes que
individualmente no es factible lograr.
Koontz & O'Donnell. La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus
objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.

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PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de
los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales,
con el propósito de alcanzar metas establecidas para la organización.

PLANIFICACION
Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y
que basen sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.
Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos
idóneos para alcanzarlos y son la guía para que:
1.- La organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus
objetivos.
2.- Los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos
y procedimientos elegidos. .
3.- El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando
no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas.
El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la organización. A
continuación, se establecen metas para cada una de las sub unidades de la organización; es
decir sus divisiones, departamentos, etc. Definidas estas se establecen programas para
alcanzar las metas de manera sistemática.
Actividades Importantes de la Planificación:
a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
b. Pronosticar.
c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar
medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
f. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
g. Anticipar los posibles problemas futuros.
h. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

ORGANIZACiÓN
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, del cómo y cuándo las distintas
funciones, tareas y trabajos han de realizarse la manera en que habrán de interactuar y
relacionarse; coordinación de las actividades de las distintas unidades de la organización;
asignación de responsabilidades y autoridad a distintas personas y grupos para cumplir
tareas y deberes específicos de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de la
organización. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la
organización. La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y
estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.
Actividades importantes de organización:
a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (Dptos.)
b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X Opto.)
c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
d. Aclarar los requisitos del puesto.
e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón ..
g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
h. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

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DIRECCION
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho
la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes tratando de convencer a los
demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de planificación y la
organización.
Actividades importantes de la dirección:
a. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
c. Motivar a los miembros.
d. Comunicar con efectividad.
e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
f.. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
g. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
h. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

CONTROL
Se refiere a la verificación de que el rendimiento esté de acuerdo con los planes y
expectativas mediante la introducción de normas de rendimiento organizativo e individual en
zonas de resultados clave; monitoreo y medición de funcionamiento y resultados
cotejándolos con expectativas, e introducción de medidas correctivas para ajustar el nivel de
rendimiento o modificar normas, según sea necesario.
El gerente gracias a la función de control, puede mantener a la organización en un buen
camino. Las organizaciones están estableciendo, cada vez con mayor frecuencia, maneras
de influir la calidad en la función de control.
Actividades importantes de control:
a. Comparar los resultados con los planes generales.
b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
d. Comunicar cuales son los medios de medición.
e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

LA ORGANIZACION
La palabra "organización" se usa hoy con dos sentidos. El primero es el de organización o
grupo funcional, por ejemplo un negocio, un hospital o una dependencia gubernamental, o
un equipo de básquetbol. El segundo sentido es el proceso de organizar; la manera en que
se dispone el trabajo y se asigna entre los miembros de la organización de modo de
alcanzar eficientemente las metas de la organización.
• Según' March y Simon; organización es interacción y relaciones entre las partes
componentes de una totalidad.
Según Ashby una organización requiere de tres elementos básicos y fundamentales: a)
Condicionalidad entre algunas o todas sus partes, b) Comunicación (o interacción) entre
ellas y finalmente, e) Existencia de restricciones entre las posibles comunicaciones entre
las partes.
Etzioni, Sociólogo señala que las organizaciones son unidades sociales (o agrupaciones
humanas) deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines específicos.
Caracterizadas por: a) La división del trabajo, del poder, de las responsabilidades de la
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comunicación, divisiones que son planeadas; b) La presencia de uno o mas centros de

poder que controlan los esfuerzos concentrados de la organización y los dirigen hacia
sus fines y c) sustitución de personal. Excluye a las tribus, clases, grupos de amigos y
familias.
T. Caplow, en la línea sociológica señala que una organización es un sistema social que
posee una identidad colectiva inequívoca, una exacta nómina de sus miembros, un
programa de actividad y procedimientos para reemplazar a sus miembros.
Finalmente según H. Schein sostiene que una organización es la coordinación racional
de las actividades de un número de personas para el logro de algún propósito u objetivo
explicito y común, a través de la división del trabajo, de funciones y de una jerarquía de
autoridad y responsabilidad.
Schein define como organización social a aquellos modelos de coordinación que surgen
espontáneamente o en forma implícita de la interacción de dos personas, sin encerrar
coordinación racional para el logro de objetivos comunes explícitos.
Las organizaciones informales se refieren a los modelos de coordinación que surgen entre
los miembros de una organización formal que no se encuentran indicados en el diseño de su
estructura.

CARACTERíSTICAS PRINCIPALES DE LA ORGANIZACiÓN

Según Schein:
1. Debe ser concebida como un sistema abierto (Ver grafieo N°01)
2. Debe ser concebida como un sistema con múltiples propósitos o funciones que
encierran múltiples interacciones entre la organización y su medio.
3. Consiste en muchos subsistemas que se encuentran en interacción dinámica unos
con otros.
4. Debido a que son mutuamente dependientes, los cambios en un subsistema afectan
a los otros.
5. La organización existe en un medio dinámico que consiste en otros sistemas.
6. Los múltiples vínculos entre la organización y su medio hace difícil especificar
claramente las fronteras de cualquier organización dada.

Grafico N°01: La Organización como Sistema

Sistema ambiental

Subsistema de Subsistema
Objetivos y valores Técnico
Cuhura Conoceneníos
RlosofJa Equipa!Tllel1lo
ObjetIVos
Subsistema
administrativo
FIjllCiónde objebvos
P1aneaoon
IntegrllClOO
0rganizaa6n
~
Subsistema Conbol Subsistema
Psicosocial Estructural
ActJtudes Tareas
MotivacIÓn Coordmaoóo
Liderazgo InformacIÓn

7. Es una interacción continua entre sí, de tres niveles de organizaciones: Sistema

Social, Sistema Formal y Sistema Informal; para desarrollar el comportamiento global
del sistema (Ver grafieo N°02).

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"La decisión consiste en elegir una alternativa, entre dos o más, para determinar una
opinión o curso de acción." (Terry, G., 1987, citado por Cagnoli, 1996: 57)
"La toma de decisiones es un proceso más que el simple hecho de elegir entre
alternativas", es un proceso o "conjunto de ocho pasos que incluye identificar un
problema, elegir una alternativa y evaluar la eficacia de dicha decisión." (Robbins,
1996: 111)
"Una elección consciente entre diversas alternativas analizadas, a la que sucede la
acción para poner en práctica la alternativa elegida." (Ivancevich, 1996: 158).
Toma de decisiones es "el proceso de identificación y selección de la acción adecuada
para la solución de un problema específico." Y problema es la "situación que se produce
cuando el estado de cosas real difiere del estado de cosas que se desea." (Stoner. 5° ed.,
1995: 266).

IMPORTANCIA DE LA TOMA DE DECISIONES

./' De ellas depende el éxito o el fracaso de nuestra organización
./' Las decisiones realmente importantes son difíciles y complejas y no se les da una
solución fácil y obvia .
./' Nuestro éxito en todos los papeles que desempeñamos gíra en torno a las
decís iones que tomamos .
./' La capacidad de tomar decisiones afortunadas es una destreza fundamental en la
vida.

TIPOS: (POR NIVELES) - JERARQUIA DE LA TOMA DE DECISIONES

Grafico N°03: Jerarquía de la Toma de Decisiones.

Elegir: misión, visión, objetivos, estrategias

Planificar la organización: ROF, MOF
Fijar politicas: de personal, financieras,
comerciales
ijar presup~lHú!afr~ffiglr¡%estos
Formular reglamentos de personal
Planeamiento del capital de trabajo
Planeamiento Mejoramiento de productos
táctico Decidir sobre reacondicionamiento de
planta
ormular rel1JlI&deétoab"olrmlíiil2llYo
Programación y control financiero
Planeamiento Programación y control comercial
operativo Programación y control de la
producción
Programación y controllogistico
Procrarnación v control del trabajo

PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA TOMA DE DECISIONES

La toma de decísíones en una organización, invade cuatro funciones administrativas, que
son: Planeación, Organización, Dirección y Control.
Planeación:
o ¿Cuales son los objetivos de la organización a largo plazo?
o ¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo?
o ¿Cuales deben ser los objetivos a corto plazo?
o ¿Cómo de altas deben ser las metas individuales? .
Organización:
o ¿Cuanta centralización debe existir en la organización?
o ¿Cómo deben diseñarse los puestos?
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o ¿Quién está mejor calificado para ocupar un puesto vacante?

o ¿Cuando debe una organización instrumentar una estructura diferente?
Dirección:
o ¿Cómo manejo a Uf! grupo de trabajadores que parecen tener una motivación baja?
o ¿Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada?
o ¿Cómo afectará un cambio específico a la productividad del trabajador?
o ¿Cuando es adecuado estimular el conflicto?
Control:
o ¿Qué actividades en la organización necesitan ser controladas?
o ¿Cómo deben controlarse estas actividades?
o ¿Cuando es significativa una desviación en el desempeño?
o ¿Cuando está la organización desempeñándose de manera efectiva?
, ~
EL PROCESO RACIONAL DE TOMA DE DECISIONES
Pasos en el proceso de la toma de decisiones:
1.- Determinar la necesidad de una decisión.
2.- Identificar los criterios de decisión.
3.- Asignar peso a los criterios.
4.- Desarrollar todas las alternativas.
5.- Evaluar las alternativas.
6.- Seleccionar la mejor alternativa

Proceso - Etapas (según S. Robbins):

1. Identificar y definir el problema
2. Establecer objetivos
3. Fijar prioridades
4. Determinar causas del problema
5. Buscar soluciones alternativas
6. Evaluarlas y elegir una
7. Ponerla en práctica
8. Realizar el seguimiento

Grafico N°04: El Proceso Racional de Toma de Decisiones

Aprendizaje
Estimulo

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CAMBIO ORGANIZACIONAL
Cambio Organizacional se define como la capacidad de adaptación de las organizaciones a
las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el
aprendizaje. Entre otras definiciones tenemos:
• Conjunto de variaciones de orden estructural que sufren las organizaciones y que se
traducen en un nuevo comportamiento organizacional.
• Capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que
sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje.
Algunos ejemplos de cambios en las organizaciones son:
• Cambiar personal (De cualquier nivel alto, medio o bajo).
• Poner en marcha nuevos procedimientos de trabajo.
• Modificar los horarios de trabajo
• Remodelar, reubicar o ampliar las instalaciones.
• Incorporar nuevas herramientas, maquinaria e instrumentos de trabajo.(tecnología).
• Cambiar las políticas, programas, presupuestos y planes.
• Reducción de personal.
• Cambio del domicilio de la organización.
• Creación de nuevas unidades de negocios.
• Rediseñar, total o parcialmente la estructura organizacional.
• Adquirir nuevos negocios
• Fusionar organizaciones.
Los Cambios Organizacionales surgen de la necesidad de romper con el equilibrio existente,
para transformarlo en otro mucho más provecho financieramente hablando, en este proceso
las fuerzas deben quebrar con el equilibrio, interactuando con otras fuerzas que tratan de
oponerse, (Resistencia al Cambio) es por ello que cuando una organización se plantea un
cambio, debe implicar un conjunto de tareas para tratar de minimizar esta interacción de
fuerzas, dentro de estas podríamos enumerar las siguientes:
../ Hacer participar democráticamente a los miembros de la organización en el proceso de
la planificación .
../ Contar con un personal idóneo .
../ Ir formando el personal o en muchos casos el incentivar para que este se prepare .
../ Concienciar a los miembros de la organización sobre la incidencia del cambio y las
secuelas negativas de la no implementación de los mismos.
Los Cambios se originan por la interacción de fuerzas, estas se clasifican en:
../ Endógenas: Son aquellas que provienen de dentro de la organización, surgen del
análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de
solución, representando condiciones de equilibrio, creando la necesidad de cambio de
orden estructural; es ejemplo de ellas las adecuaciones tecnológicas, cambio de
estrategias metodológicas, cambios de directivas, etc .
../ Exógenas: Son aquellas que provienen de afuera de la organización, creando la
necesidad de cambios de orden interno, son muestras de esta fuerza: Los decretos
gubernamentales, las normas de calidad, limitaciones en el ambiente (tanto físico como
económico.
Muchas de las alteraciones que se traducen en fuerzas, no siempre traen como resultado un
cambio de orden estructural, por ejemplo el cambio de pintura de la fábrica, el intercambio
de oficinas, cuando esto sucede estamos en presencia de los Cambio Genéricos. Todo
cambio debe ir de la mano con el aprendizaje, tal es la relación que muchos de los autores
consideran que cambio y aprendizaje son palabras sinónimas; el aprendizaje es cualquier
cambio de carácter permanente en el comportamiento que ocurre como producto de la
interacción de las experiencias, podemos sintetizar este párrafo con las siguientes frases:
• El Aprendizaje involucra cambios.

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• Hay aprendizaje cuando se observa cambios de conductas.

• Los cambios deben ser permanentes, caso contrario pudo haber sido originado por
un instinto.

Grafico N°OS: Las fuerzas externas e internas para el cambio.

Caraeteristicas demográficas:
• Edad I Educación I Nivel de habilidad I Género I Inmigración
Progresos tecnológicos:
• Automatización de la fabricación I nuevos sistemas Fuerzas externas
Cambios en el mercado:
• Fusiones y adquisiciones I R'ecesión
• Competencia nacional e internacional
Presión social y política:
• Guerra I Valores I Uderazgo

Problemas - expectativas de RRHH

- Necesidades no satisfechas
- Insatisfacción en el trabajo
- Msentismo y giro laboral
- Productividad
:. Participación I sugerencias
Conducta - decisiones directivas
Fuerzas Internas
- Conflicto liderazgo
- Reorganización estructural
- Sistemas de compensación

Para tratar cualquier proceso de cambio, es necesario manejar muy integradamente

aspectos técnicos y aspectos humanos, ya que sin la capacidad para tratar los aspectos
humanos, el proceso de aceptación y adopción del cambio resulta mucho más dificultoso.

PROCESO DE CAMBIO EN LAS ORGANIZACIONES

Existen varios autores de la materia administrativa que han aportado lo que debiera ser la
estructura de un proceso de cambio, en esta investigación se consideran los siguientes:
Modelo de los tres pasos: Kurt Lewin y Investigación de la Acción.

MODELO DE LOS TRES PASOS DE KURT LEWIN

Según Lewin, todo comportamiento o situación es resultado de un equilibrio entre las
fuerzas que impulsan y las fuerzas restrictivas. Básicamente, la idea que propone es de
descongelar valores antiguos, cambiar y recongelar estos nuevos valores .
../ Descongelamiento .
../ Cambio .
../ Recongelamiento.
Descongelar
Esta paso comprende el hecho de crear conciencia de la necesidad de cambiar y de
eliminar o reducir cualquier resistencia al cambio. Al iniciar el proceso de cambio la
organización se encuentra en equilibrio. Esta primera etapa consistirá por tanto, en hacer
tan evidente la necesidad del cambio que todos los integrantes del grupo lo acepten. Esta
etapa es necesaria para superar la resistencia de las personas que dificultan el cambio y
esto se podrá lograr de tres maneras: reforzando las fuerzas que favorecen el cambio,
debilitando las que lo dificultan, o combinando las dos formas anteriores.

El cambio
Consiste en alterar la situación de la organización. En esta etapa se fomentarán nuevos
valores, actitudes y comportamientos, tratando de lograr que los miembros de la
organización se identifiquen con ellos y los interioricen. Entre las actividades que habrá que
llevar a cabo para lograr que esta etapa se desarrolle de la manera más efectiva están las
siguientes: trazar un claro proyecto para la implementación del cambio; comunicarlo a todos
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los afectados; plantear retos atractivos que inciten' a los afectados a moverse; formarles y
entrenarles en las nuevas habilidades requeridas y desarrollar mecanismos de
retroalimentación que permitan un seguimiento sobre la marcha del proceso de
implementación.

El recongelamiento
Aquí se debe estabilizar a la organización después de que se ha operado el cambio.
Convertir en regla general el nuevo patrón de comportamiento para que pueda arraigarse
en los individuos y la nueva situación sea permanente.

INVESTIGACiÓN DE LA ACCiÓN
El método de Investigación de la Acción se refiere al proceso de cambio basado en la
recolección sistemática de datos y luego la elección posterior de una acción de cambio
basada en lo que indica-la información analizada. Su importancia yace en que proporciona
una metodología científica para administrar el cambio planeado. Este método comprende 5
pasos que son:
./ Diagnostico
./ Análisis
./ Retroalimentación
./ Acción
./ Evaluación

Diagnóstico
El agente de cambio empieza por reunir información acerca de problemas, preocupaciones y
cambios necesarios de los miembros de la organización. Este diagnóstico es análogo a la
búsqueda de un doctor para encontrar específicamente el padecimiento de un paciente. En
la investiqación de la acción, el agente de cambio hace preguntas, entrevista a los
empleados, revisa los archivos y escucha las preocupaciones de los trabajadores.

Análisis
La información reunida durante la etapa de diagnóstico es luego analizada. ¿Cuáles son los
problemas clave para la gente?, ¿Qué patrones parecen seguir estos problemas? El agente
de cambio sintetiza esta información en preocupaciones primordiales, áreas problemáticas
y posibles acciones.

Retroalimentación
En este tercer paso es necesario compartir con los empleados lo que se ha encontrado en
los pasos uno y dos. Los empleados con la ayuda del agente de cambio, desarrollan planes
de acción para originar cualquier necesidad de cambio. Esto se realiza por que este método
requiere un amplio involucramiento de las personas objeto del cambio, ya que la gente que
estará involucrada en cualquier programa de cambio debe estar implicada activamente en
determinar cual es el problema y participar para crear la solución.

Acción.
En este momento del proceso, los empleados y el agente de cambio llevan a cabo acciones
específicas para corregir los problemas que han sido identificados.

Evaluación.
Aquí el agente de cambio evalúa la efectividad de los planes de acción. La información
inicial recolectada y analizada se utiliza para comparar las situaciones antes y después del
cambio, obteniendo con ello la perspectiva del elemento modificado.

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La técnica de la investigación de la acción proporciona cuando menos dos beneficios

especiales para una organización:
El problema es enfocado
El agente de cambio busca de manera objetiva los problemas y el tipo de problema
determina el tipo de acción de cambio.

La resistencia al cambio se reduce

Esto sucede debido al involucramiento intenso que tienen los empleados o personas
inmersas en las circunstancia a cambiar, ya que estos al haber participado activamente
en la etapa de retroalimentación, el proceso de cambio adopta un impulso propio. Los
empleados y grupos que han estado involucrados se vuelven una fuente interna de
presión sostenida para producir el cambio.

FACTORES DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL

Abarca una amplia variedad de temas, dentro de estos se encuentra el que se refiere al
clima, la cultura, el desarrollo y el cambio en las organizaciones o organizaciones.

REQUISITOS PARA UN CAMBIO EFICAZ

Para determinar los requisitos que pueden ayudarnos a lograr un cambio eficaz es necesario
conocer cuales son los resultados de los fracasos en los procesos de cambio. Según
investigaciones realizadas los factores que inciden negativamente en la eficacia de los
procesos de cambio son:
Factor Porcentaje
Resistencia al cambio 60%
Limitaciones de los sistemas en uso 42 %
Falta de compromiso de los ejecutivos 37%
Falta de un patrocinador de nivel ejecutivo 39%
Expectativas no realistas 35 %
Falta de un equipo inter funcional 33 %
Equipo y habilidades inadecuados 31 %
Falta de involucramiento del personal 19 %
Alcance del proyecto demasiado limitado 17 %
El proceso del cambio planeado implica la presencia de tres elementos muy bien
delimitados:
El Sistema (en el que se llevará a cabo el cambio). Que puede ser un individuo, un grupo,
una comunidad, una organización, un país e incluso toda una región del mundo.
El Agente de Cambio (responsable de apoyar técnicamente el proceso de cambio). Uno o
varios agentes de cambio, cuya función básica consiste en proporcionar al sistema el apoyo
técnico o profesional necesario para que el cambio se lleve a cabo con éxito.
Un Estado Deseado (las condiciones que el sistema debe alcanzar). Un estado deseado,
que define las condiciones específicas que el sistema, con la ayuda del agente de cambio,
desea alcanzar.
El proceso de cambio planificado consta de 5 grandes etapas:
a) Diagnóstico de la situación
Incluye todas las actividades encaminadas a lograr una visión clara de la situación, de
forma que podamos determinar si realmente existe la necesidad de cambiar y, en caso de
que así sea, hacia dónde deben orientarse los esfuerzos de cambio.

b) Determinación de la situación deseada

En esta etapa se compara la situación actual, a partir de los resultados del diagnóstico,
con la situación ideal para, posteriormente determinar una situación deseada. En
ocasiones ambas son idénticas, pero muchas veces no. La diferencia entre ésta última y
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la ideal consiste en lo que podríamos llamar el factor de realismo, es decir, la situación

deseada es la que podemos alcanzar, aunque no represente lo óptimo.

c) Determinación de los cauces de acción a seguir

En esta etapa el promotor del cambio elige y desarrolla los procedimientos apropiados
para actuar sobre la situación que desea cambiar, con base en los resultados del
diagnóstico y la determinación de la situación deseada.
Las actividades que habitualmente se llevan a cabo en esta fase del proceso son:
• Desarrollo de Objetivos. Qué se espera lograr como consecuencia del cambio, en
términos de resultados observables y de preferencias cuantificables.
• Elaboración de Estrategias. Los cambios a seguir para lograr los objetivos.
• Elección de los Medios Concretos de Acción.
• Identificación de los elementos humanos involucrados en la acción.
• Establecimiento de un plan de acción.
• Desarrollo de los instrumentos de control y evaluación.

d) Ejecución de las acciones:

La puesta en práctica de la estrategia conducente al cambio, en la que también deben
preverse los mecanismos de control que permitan verificar periódicamente si el plan es
respetado °
no, y si /8 experiencia adquirida indica que se marcha por buen camino hacia
el logro de los objetivos.

e) Evaluación de los resultados:

Analizar los resultados obtenidos para confrontarlos con los objetivos establecidos, a fin
de medir el grado de éxito alcanzado y determinar qué factores o influencias explica esos
resultados.

ACTIVIDAD

1.1

1. Mencione dos actividades importantes de cada uno de los procesos de la

administración.
2. Explique dos actividades por cada nivel dentro de la jerarquía de la toma de
decisiones.
3. Explique con ejemplos la diferencia entre el modelo de cambio de Kurt Lewin y
la Investigación de la Acción.

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RESUMEN

La administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de los objetivos

institucionales por medio de un mecanismo de operación y a través de un proceso
administrativo. Existen procesos administrativos como: Planeación, Organización,
Dirección y Control.
La información es la disminución de incertidumbre.
Existen problemas los cuales se debe tomar una acción al momento de enfrentar
ésta situación.
Tomar una decisión implica la capacidad de resolución y voluntad de ejecución de
una persona frente a un problema .
. La Toma de Decisiones requiere de la identificación de alternativas, tomar en Una
decisión constituye una elección entre diferentes alternativas cuenta las
consecuencias de cada una de ellas y determinar con que alternativas se obtendrá
los resultados esperados
Cada "problema" puede ser visto como una "oportunidad" de cambio.
La palabra cambio, literalmente, significa: acción y efecto de cambiar. Ahora bien, el
termino cambiar se conceptualiza como el hecho de dar, tomar, poner una cosa o
situación por otra. En esta última definición es preciso considerar el amplio sentido
con el cual se debe entender la palabra cosa o situación para lograr ubicar este
concepto en el estudio del comportamiento organizacional.
El cambio es un proceso a través del cual se pasa de un estado a otro, generándose
modificaciones o alteraciones de carácter cuantitativo y/o cualitativo de la realidad.

~ BIBLIOGRAFíA RECOMENDADA

../ Reyes Ponce Agustin. ADMINISTRACiÓN DE EMPRESAS. Editorial Limusa México, D.

F. 1996 .
../ Rodríguez Valencia Joaquin. INTRODUCCiÓN A LA ADMINISTRACiÓN CON ENFOQUE
DE SISTEMAS; Editorial Ecasa. México 1995 .
../ Claude S. George. HISTORIA DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO; Editorial Pretice
Hall, México 1998 .
../ Idalberto Chiavenato. INTRODUCCiÓN A LA TEORíA GENERAL DE LA
ADMINISTRACiÓN; Editorial Mc Graw Hill, México 2004 .
../ George r. Terry. PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION; editorial continental, S.A. México
1984

NEXO

La siguiente unidad se encarga identificar la importancia de las tecnologías de información

en relación de la toma de decisiones y los posibles cambios organizacionales que pueden
brindar dentro de la organización.

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~ AUTOEVAlUACIÓ FORMATIVA

LA ADMINISTRACION y LAS ORGANIZACIONES - Unidad No. 1

Responda a lo que se pide:

1. Explique el concepto de administración que se adapte a su entorno organizacional.

2. Ud., puede agregar uno o más procesos dentro del tema: procesos de la administración.
¿Porqué?
3. ¿Qué es información?
4. ¿Cuáles las fases de la toma de decisiones desde un punto de vista racional??
5. ¿Qué modelos dentro del proceso de cambio en las organizaciones Ud., elegiría si
tuviera la oportunidad de cambiar ciertos aspectos de una organización?

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( Unidad Académica 11

ESTRUCTURA Y ORGANIZACiÓN DE LAS TECNOLOGIAS

DE INFORMACION (TI)
En las últimas décadas, las organizaciones en el mundo entero (tanto públicas, como
privadas) dependen cada vez más, del uso de las Tecnologías de Información como un
recurso fundamental para lograr los objetivos de la organización. La administración de los
servicios de tecnologías de información, se encuentra basada en la filosofía de definir, lograr
y mantener los niveles requeridos de los servicios de tecnologías de información
proporcionadas por las organizaciones, para lograr una adecuada satisfacción de los
clientes.
El uso adecuado y un mayor aprovechamiento de la Administración del servicio de la TI
pueden hacer una contribución fundamental al cumplimiento de las metas organizacionales,
desarrollo socioeconómico, oferta de servicios a la población en general, a través de
servicios como trámites en línea, servicios vía Internet etc., lo cuál tendrá un efecto
multiplicador para la conversión del país y de su población a una economía digital,
contribuyendo así a eliminar el rezago tecnológico.
El presente capítulo conoceremos la estructura de las tecnologías de la información, las
tecnologías de información en relación a la toma de decisiones y la importancia de las
tecnologías de información en las organizaciones, su uso en las organizaciones hoy en día.
Podremos ver como las Tecnologías de Información han venido a ocupar un parte medular
en cualquier corporación que pretenda sobresalir en los mercados tan competidos
actualmente.

P INDICADORES DE lOGRO

Al terminar el estudio de la presente unidad, el estudiante:

1. Explica la importancia del uso de las tecnologías de información.
2. Describe ella arquitectura de las tecnologías de información en las organizaciones.

DESARROLLO HISTÓRICO
Conforme las organizaciones y los sistemas computacionales, se han hecho cada día más
complejos, el logro de un servicio eficiente al cliente, se ha visto deteriorado una falla en los
servicios proporcionados por las tecnologías de información (ya sea en el software,
hardware, servicios al cliente, procedimientos, etc.), puede provocar grandes pérdidas
económicas a la organización, al cliente e incluso, la pérdida de vidas humanas. Lo anterior,
ha provocado grandes pérdidas económicas, tanto para el cliente como para la
organización. Por tanto, es necesario mejorar los servicios prestados por las tecnologías de
información y contar con personas capacitadas para investigar, planear y operar dichos
servicios, en entornos complejos.
El sector tecnológico está viviendo el crecimiento más espectacular de su corta historia. La
adaptación a un entorno empresarial globalizado y competitivo hace que las organizaciones
enfrenten una fuerte presión de cambio que las obliga a transformarse para adoptar un
enfoque de atención al cliente, orientado a entregar servicios con calidad. Es entendible que
las organizaciones con tecnología de información de todo el mundo buscan una respuesta a

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