Avantajele Folosirii Tehnologiei Workflow in Sistemele ERP

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE
Facultatea de Cibernetica, Statistica şi Informatica Economica
Avantajele folosirii tehnologiei Workflow
in sistemele ERP
Conducator ştiintific Absolvent
Lect.univ.dr. Razvan Bologa Ionut ANDRONACHE

Avantajele utilizarii tehnologiei Workflow in sistemele
ERP
Academia de Studii Economice

Facultatea: Cibernetică, Statistică şi Informatică Economică
Bucureşti 2010
CUPRINS
1. INTRODUCERE.....................................................................................................................................4
2. Sisteme ERP.........................................................................................................................................6
2.1. Istorie...........................................................................................................................................6
2.2. Functionalitate.............................................................................................................................6
2.3. Avantaje furnizate de un sistem ERP...........................................................................................7
2.4. Necesitatea unui sistem ERP........................................................................................................9
3. Conceptul de Workflow.....................................................................................................................11
3.3. Ce este Workflow-ul?.................................................................................................................11
3.3.1. Functiile “Build-time”.........................................................................................................14
3.3.2. Functii de control ale procesului de “Run-time”................................................................14
3.3.3. Interactiuni ale activitatilor la “Run-time” ( la momentul rularii/ executiei)......................15
3.3.4. Distributie & Interfete de sistem.......................................................................................15
3.4. Evolutia conceptului de Workflow.............................................................................................17
3.4.1. Procesarea Imaginilor........................................................................................................17
3.4.2. Managementul documentelor...........................................................................................17
3.4.3. Posta electronica si Directoarele.......................................................................................18
3.4.4. Aplicatii de grup.................................................................................................................18
3.4.5. Aplicatii bazate pe flux de transactii..................................................................................19

2
Conducător ştiintific Absolvent

ERP

3.4.6. Proiect de suport software................................................................................................19
3.4.7. BPR si sisteme structurate de instrumente de design........................................................19
3.4.8. Separarea functionalitatilor de workflow..........................................................................20
4. Tehnologia Workflow in sistemul SAP...............................................................................................21
4.3. Integrare robusta cu componentele mySAP.com......................................................................21
4.2. Vizualizarea statusului in modul grafic.......................................................................................22
4.3. Mecanismul de rutare................................................................................................................23
4.4. Deadline/ Escalare.....................................................................................................................23
4.5. Managementul de sincronizare.................................................................................................24
4.6. Integrarea cu produse pentru grupuri colaborative si mySAP.com...........................................24
4.7. Adaptori de proces ad hoc (Interogari de baze de date, Atasamente, Expedieri)......................24
4.8. Integrarea cu alte sisteme prin intermediul Internetului...........................................................25
4.9. Integrarea cu Aplicatiile de desktop (Microsoft Word, Lotus SmartSuite, etc.).........................25
5. Lucrare practica (Workflow pentru aprobarea crearii in sistem a unui furnizor)...............................26
5.1. Specificatii functionale...............................................................................................................26
5.2. Specificatii tehnice.....................................................................................................................26
5.3. Flux de imagini din aplicatia workflow.......................................................................................26
6. BIBLIOGRAFIE.....................................................................................................................................27

ERP

1. INTRODUCERE
Toate organizatiile au nevoie in cadrul Sistemelor sale Informatice de o anumita forma de

procesare a tranzactiilor, implicit inregistrarea activitatilor care lucreaza cu valori numerice,
precum şi posibilitatea de a face modificarile in structura si contracte. Multe organizatii folosesc
aplicatii dedicate penru procesarea activitatilor companiei cu ajutorul tranzactiilor, dar tot mai
multe organizatii aleg pachete ERP pentru a satisfacerea aceasta nevoie. Sistemele ERP sunt in
doua moduri diferite de aplicatii dedicate de procesare bazate pe tranzactii. Mai intâi de toate,
acestea sunt concepute pentru a atinge un grad ridicat de integrare a datelor in Sistemul
Informational al Intreprinderii. Din acest motiv, ele sunt adesea numite: aplicatii de date-
centrice. In al doilea rând, pachetele ERP sunt pachete software standard, şi, prin urmare, foarte
parametrizabile.
Pachete ERP contin inglobate cunoştinte ale proceselor de afaceri. Cu toate acestea,
aceste pachete nu sunt in masura sa reprezinte (parametrizat) procesele de afaceri in mod
explicit, intr-un mod natural. Prin urmare, pachetele de tip ERP (la fel ca alte aplicatii de
procesare bazate pe transactii) nu reuşesc sa ofere instrumente pentru gestionarea unor astfel de
procese de afaceri. Aceasta lucrare analizeaza pachete ERP şi ofera argumente asupra avantajelor
folosirii tehnologiei Workflow integrata in acestea.
Aplicatiile de gestionare prin workflow sunt adesea pozitionate pentru a rezolva aceasta
problema de gestionare a proceselor de afaceri. Mai ales intr-un EAI (Enterprise Application
Integration) serviciu de software, solutii de management al workflow-ului sunt considerate un
ingredient cheie. Cu toate acestea, nu este uşor de integrat aplicatii de gestionare a workflow-ului
pe aplicatii centrate pe date, mai ales atunci când resursele trebuie sa fie partajate intr-un proces
de afaceri. Managementul de gestionare a workflow-ului este proiectat sa se concentreze asupra
unui singur caz (sau proces de exemplu), şi toate interferenta rezulta intre cazuri (cum ar fi
punerea la dispozitie a resurselor), conduce la probleme. Prin urmare, o integrare a

ERP

managementului workflow-ului cu sisteme de procesare prin tranzactiilor nu va oferi o solutie

satisfacatoare pentru gestionarea integrata a datelor şi cu atât mai mult pentru managementul
resurselor. Lucrarea ofera de asemenea si exemple de probleme care pot aparea impreuna cu
diferite abordari pentru a le solutiona.

ERP

2. Sisteme ERP
2.1. Istorie
Istoria sistemelor ERP dateaza din anii 1960 cand acest tip de aplicatie software era
folosit cu preponderenta pentru asistarea procesului de productie. Primul produs de acest tip a
fost MRP (Material Resource Planning).
Deşi utile in activitatea de productie, aceste aplicatii nu işi extindeau functionalitatile şi

spre alte zone de interes pentru o intreprindere precum contabilitate, resurse umane, vânzari.
Incepand cu anii ’90 sistemele ERP au inceput sa ia forma aplicatiilor actuale. Deşi dupa
aparitia MRP functionalitatile acestui tip de programe au inceput sa se extinda, ERP-ul actual a
luat fiinta in momentul in care informatiile au putut fi centralizate intr-o platforma comuna şi
functionalitatile sale au fost integrate.
Astazi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin utilizarea internetului pentru
eficientizarea functionalitatilor. Clientii de la mii de kilometri distanta pot avea acces la stadiul
propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea facilitatilor ERP cu
aplicatiile WEB.
2.2. Functionalitate
Sistemele ERP, sunt programe modulare, fiecare arie de activitate a companiei fiind
acoperita de catre o aplicatie specifica. Modulele unui sistem ERP functioneaza integrat
utilizând o baza de date comuna, sau pot functiona independent. Pot fi enumerate câteva
categorii de module care servesc la gestionarea cu eficienta a unei intreprinderi:

ERP

 Productie: planificarea si urmarirea productiei
 Gestiune: evidenta stocurilor, a furnizorilor, a platilor şi incasarilor
 Salarii: calculul salariilor şi managementul informatiilor referitoare la personal
 Contabilitate: evidenta financiar contabila
 Imobilizari: evidenta mijloacelor fixe şi calculul amortizarii
 CRM: managementul relatiilor cu clientii

 BI: rapoarte, analize, prognoze
2.3. Avantaje furnizate de un sistem ERP
Eficientizarea proceselor de afaceri poate proveni dintr-o serie de avantaje rezultate prin
implementarea unui sistem ERP, dintre care amintim:
 Reducerea costurilor operationale

Un ERP este compus dintr-o serie de module care sunt destinate diverselor departamente,
precum: productie, financiar-contabil, achizitii, vanzari etc. Desi are o natura extrem de
variata, informatia este operata o singura data si este accesibila oricarui modul ii este
necesara. Astfel se economiseste timp, reurse, se diminueaza probabilitatea de a comite
erori de operare, se faciliteaza accesul la informatie de ultim moment etc. Una dintre
particularitatile uzuale ale unui ERP este stocarea tuturor informatiilor intr-o baza de date
unica.
 Facilitarea managementului operatiunilor curente

Deciziile de zi cu zi sunt luate pe baza informatiilor disponibile la moment. Utilizand
rapoartele standard furnizate de catre ERP sau pin implementarea de instrumente de tip

ERP

Business Intelligence (BI) complementare sistemului ERP, informatiile sunt actuale,

acurate, coerente si prezenate intuitiv. Se creeaza deci premisele fundamentarii decizionale.
 Optimizarea stocurilor
In multe cazuri s-au semnalat reduceri majore ale valorilor imobilizate in stocuri, in
conditiile in care satisfactia clientilor a crescut. Acest lucru este datorat noilor instrumente
de management operational si decizional care permit controlul proceselor de aprovizionare,
livrare, picking, productie, targetare etc. De asemenea, sunt tinute sub control stocurile care
au termene scurte de expirare, rotatie lenta etc.
 Cresterea nivelului de onorare a comenzilor

Prin automatizarea lantului de preluare a comenzilor, achzitie, management stocuri,
management depozit, logistica, se elimina marea majoritate a potentialelor disfunctionalitati
care conduc la neonorarea cererilor, sau la livrarea de bunuri necomandate.

 Imbunatatirea cashflow-ului
Prin implementarea de politici comerciale coerente si prin usurinta cu care se pot obtine
indicatorii specifici, compania isi controleaza mult mai strict fluxurile monetare si
perioadele de recuperare a banilor, impunand o disciplina financiara tuturor factorilor
implicati.
 Integrarea informatiilor financiare

Fiind un singur sistem, exista o singura viziune a rezultatelor. Se elimina astfel problema
"adevarurilor multiple", in care fiecare departament are propriul set de rezultate, analize si
concluzii, adesea contradictorii.
Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei

ERP

companii, plecand de la planificare, asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea

tehnologiilor, coordonarea proceselor de productie si, nu in ultimul rand, la realizarea gestiunii
financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite si terminand cu
dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri.
Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete
asupra realizarii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul
flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluari si predefiniri ale
tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea
cu noile tehnologii e-business si comunicare online.

2.4. Necesitatea unui sistem ERP
In general, conform studiilor publicate, exista doua tipuri de motivatii care determina
implementarea unui ERP:
Motivatii tehnologice
 Inlocuirea unui sistem informational neintegrat (mai multe aplicatii, depasite tehnologic
sau nu, in care se opereaza independent).
 Inlocuirea unuia sau mai multor sisteme depasite tehnologic, integrate sau nu.
 Imbunatatirea calitatii si accesibilitatii informatiilor.
 Integrarea proceselor de business si a sistemelor care le sustin.
 Achizitia unui sistem capabil sa sustina cresterile prognozate de business.
 Simplificarea procesului de integrare a noi business-uri (achizitia unor alte companii) in

infrastructura tehnologica curenta.

ERP

Motivatii operationale
 Optimizarea proceselor de business

 Reducerea costurilor structurale
 Imbunatatirea timpilor de raspuns la cererile clientilor
 Simplificarea proceselor de business complexe, dar ineficiente
 Implementarea a noi strategii de business
 Expansiunea masiva a businessului
 Standardizarea proceselor de afaceri la nivelul companiei
10

ERP

3. Conceptul de Workflow
3.1. Ce este Workflow-ul?
Workflow-ul este preocupat de automatizarea procedurilor in care documentele,

informatiile sau sarcinile sunt transmise intre participanti in functie de un set definit de reguli
pentru a atinge, sau contribuie, la un obiectivul global al companiei.
In timp ce workflow-ul poate fi organizat manual, in practica, cele mai multe workflow-
uri sunt organizate in contextul unui sistem IT, pentru a oferi sprijin computerizat pentru
automatizarea fluxurilor de activitati.
Definitie – Workflow
Facilitarea sau automatizarea computerizată a unui proces de afaceri, în totalitate sau
partial.
Workflow este adesea asociat conceptului de “Business Process Re-engineering (BPR)”,

care este preocupat cu evaluarea, analiza, modelare, definirea şi punerea in aplicare a proceselor
operationale ulterioare ale domeniului principal de activitate al unei organizatii (sau alta entitate
juridica). Deşi nu toate activitatile BPR rezulta in implementari de workflow, tehnologia
workflow este de multe ori o solutie adecvata care prevede separarea logica a procedurilor de
afaceri şi sistemul operational de suport IT, care sa permita modificarile ulterioare sa fie
incorporata in normele de procedura care definesc respectivul domeniu de afaceri. In schimb, nu
toate implementarile de workflow participa in mod necesar la exercitiu BPR, ca exemplu,
implementarile pentru automatizea unei proceduri de afaceri deja existente.
Un Sistem de Management bazat pe tehnologia Workflow este unul care prevede

automatizarea procedurala a unui proces de afaceri prin gestionarea secventei de activitati de
11

ERP

munca şi utilizarea resurselor umane adecvate şi / sau a resurselor IT asociate cu masuri de

activitati diferite.
Definitie - Sistemul de Management baza pe tehnologia Workflow

Un sistem care defineşte complet, gestionează şi execută "workflow-uri" prin
executarea de software-uri ale căror ordine de executie sunt ghidate de o reprezentare
pe calculator a logicii fluxului de lucru.
Un proces de afaceri individual pote avea un ciclu de viata variind de la cateva minute la
zile (sau chiar luni), in functie de complexitatea şi durata activitatilor constitutive diferite. Aceste
sisteme pot fi puse in aplicare intr-o varietate de moduri, folosesc o mare varietate de component
IT şi infrastructururi de comunicatii şi pot sa opereze intr-un mediu variind de la grupuri de lucru
locale de mici dimensiuni pana la mari intreprinderi. Astfel, un Modelul de Referinta ar lua in
considerare o vedere de ansamblu a gestionarii fluxurilor de lucru, care este destinat sa cuprinda
varietatea tehnicilor de punere in aplicare şi mediile operationale care caracterizeaza aceasta
tehnologie.
In ciuda acestei varietati, toate sistemele de WFM prezinta anumite caracteristici comune,
care ofera o baza pentru dezvoltarea şi integrarea capacitatiilor de interoperabilitate intre diferite
produse. Model de referinta descrie un model comun pentru construirea sistemelor de workflow
şi identifica modul in care aceastea pot fi legate de diferite abordari alternative de implementare.
La cel mai inalt nivel, toate sistemele WFM pot fi caracterizate prin aportul operational
adus in trei zone functionale:
- functiile “Build-timp”, care definesc, şi eventual, modeleaza, procesul fluxului de lucru şi
a activitatilor sale constitutive
12

ERP

- functiile de control “Run-time” care se ocupa cu gestionarea proceselor fluxului de lucru

intr-un mediu operational şi secventierea diferitelor activitati in care sunt manipulate, ca parte a
fiecarui proces
- interactiuni “Run-time” dintre utilizatorii umani şi instrumentelor IT pentru procesarea
etapelor diverse de activitati
Figura 1 ilustreaza caracteristicile de baza ale sistemelor de WFM şi relatiile dintre aceste
principale functii.
13

ERP

Figura 1 – Caracteristicile sisemelor bazate pe tehnologia Workflow
3.1.1. Functiile “Build-time”
Functiile “Build-timp” sunt cele care rezulta dintr-o definitie computerizata a unui proces
de activitate. In timpul acestei faze, un proces de activitate este transpus din lumea reala intr-o
definitie formala computerizata, prin folosirea unuia sau mai multor analize, tehnici de modelare
şi definire a unui sistem. Definitia rezultat este uneori numita un model de proces, un proces
şablon, un proces de date, sau o definitie de proces. In acest document, vom folosi termenul de
definitie de proces.
Definitie – Definitie de proces

Reprezentare computerizată a unui proces care include definirea manuală şi
definirea fluxului de lucru.
O definitie de proces cuprinde in mod normal, un numar de paşi de activitate distincti,

asociati cu procesarea computerizata şi / sau operatiuni uman şi normele care reglementeaza
progresia procesului prin diferiti paşi de activitati. Definitia de proces poate fi exprimata in
forma de text sau grafice sau printr-o notatie formala. Unele sisteme de workflow pot permite
modificari dinamice ale definitiei de proces de la mediul “run-time” operational, astfel cum este
indicat de sageata de feed-back din diagrama de mai sus.
3.1.2. Functii de control ale procesului de “Run-time”
La “run-time” definitia de proces este interpretat de catre software-ul care este

responsabil pentru crearea şi controlul instantelor operationale ale procesului, planificand
diferitele etape ale activitatilor din cadrul procesului şi invocand resursele umane si tehnice
adecvate. Aceste functii de control ale procesului “run-time” actioneaza ca legatura intre proces,
14

ERP

asa cum a fost el modelat in procesul de definire, şi procesul din lumea reala, reflectata in
interactiunile “run-time” ale utilizatorilor şi ale aplicatiilor IT. Componenta de baza este
programul (software) de contol al sistemului de management workflow (sau "engine"),
responsabil pentru crearea si eliminarea de procese, controlul activitatii de planificare in cadrul
unui proces operational şi interactiunea cu aplicatiile IT sau a resurselor umane. Acest software
este adesea distribuit intre mai multe platforme de computere pentru a face fata proceselor care
functioneaza pe o arie geografica larga.
3.1.3. Interactiuni ale activitatilor la “Run-time” ( la momentul rularii/

executiei)
Activitatile individuale in cadrul unui proces de workflow sunt, de obicei, concentrate pe

operatiunile umane, de multe ori realizate in colaborare cu instrumentele IT (de exemplu,
completarea unui formular), sau cu procese de operare a datelor care necesita un program special
pentru a opera asupra acestor date ( de exemplu, actualizarea unei baze de date de comenzi cu o
noua inregistrare). Interactiunea cu software-ul de control al procesului este necesara pentru a
transfera controlul intre activitati, sa verifice starea de functionare a proceselor, de a initia
aplicatii si a returna datele corespunzatoare. Este de dorit a avea un cadru standardizat pentru
sprijinirea acestui tip de interactiune datorita mai multe avantaje, inclusiv utilizarea unei interfate
consistente pentru mai multe sisteme de lucru şi capacitatea de a dezvolta instrumente comune de
aplicatii care sa poata interactiona cu diferite produse de workflow.
3.1.4. Distributie & Interfete de sistem
Capacitatea de a distribui sarcini şi informatii intre participanti este o caracteristica

esentiala distinctorie a infrastructurii “runtime” de workflow. Functia de distributie poate
functiona la o varietate de nivele (de la grupuri de lucru la organizatii) in functie de domeniul de
aplicabilitate al workflow-ului; el poate folosi o varietate de mecanisme care stau la baza
comunicatiilor (poşta electronica, trimitere de mesaje mai departe, obiecte tehnologice de
15

ERP

distributie, etc.) O viziune alternativa de nivel superior a arhitecturii workflow care subliniaza
acest aspect de distributie este prezentata in figura 2.
Adoptarea serviciului de workflow este demonstrat ca functia de baza de infrastructura cu

interfete pentru utilizatori şi aplicatiile distribuite in intreagul domeniu workflow. Fiecare dintre
aceste interfete este un punct potential de integrare intre adoptarea serviciului de workflow şi in
alte infrastructuri sau componente ale aplicatiei.
Figura 2 – Distributia procesului de adoptare al serviciului de workflow
Fluxul de lucru poate implica transferul sarcinilor intre produse workflow ale diferitilor
producatori pentru a permite ca diferite parti ale procesului de afaceri sa fie adoptate pe
platforme diferite sau retelele care folosesc produse special sa fie potrivite acestei etape a
procesului. In acest scenariu fluxul din caseta centrala trece intre doua sau mai multe produse
workflow - de exemplu, activitati de 1,2 şi 5 pot fi executate de un sistem de workflow şi
activitati 3 şi 4 de catre un sistem diferit, cu un control al trecerii prin punctele dintre ele ale
16

ERP

intregului proces de workflow. Standarde care sprijina acest transfer intre workflow-uri permite
dezvoltarea de aplicatii composite de workflow folosind mai multe produse diferite de workflow
care functioneaza impreuna ca o entitate logica unica.
Aceasta gama de interfete se refera la:

- specificatii pentru procesul de definire a datelor şi de schimb intre ele
- Interfete pentru sprijinirea interoperabilitatii intre sisteme de workflow diferite
- Interfete pentru sprijinirea interactiunii dintre o varietate de tipuri de aplicatii IT
- Interfete pentru sprijinirea interactiunea utilizatorilor cu functiile sistemelor de operare
- Interfete pentru oferirea de sisteme de monitorizare şi functii metrice pentru a facilita
gestionarea mediilor composite de aplicatii workflow.
3.2. Evolutia conceptului de Workflow
Multe tipuri de produse dupa piata IT au sprijinit aspecte legate de functionalitatea

workflow-ului pentru un numar de ani, desi este doar relativ recent de cand importanta sa a fost
recunoscuta cu adevarat. Evolutia workflow-ului ca tehnologie a cuprins deci o serie de domenii
diferite de produse.
3.1.5. Procesarea Imaginilor
Tehnologia Workflow-ului a fost strâns asociata cu sistemele de procesare de imagini şi

multe sisteme de procesare de imagini au functionalitati de workflow, incorporate sau furnizate
impreuna cu un produs de workflow specific. Multe proceduri de afaceri implica interactiunea cu
informatii pe suport de hârtie, care ar putea fi nevoie sa fie capturate ca imagini de date ca parte a
unui proces automatizat. Odata ce informatii pe suport de hârtie a fost colectate electronic ca
imagini de date, adeseori este nevoie sa fi distribuite intre un numar de participanti diferiti pentru
scopuri diferite in cadrul procesului, care implica, eventual, interactiunea cu alte aplicatii IT,
creând astfel o cerinta pentru functionalitatea de workflow.
17

ERP

3.1.6. Managementul documentelor
Tehnologia de management al documentelor este preocupat de gestionarea ciclului de

viata al documentelor electronice. Tot mai mult, acest lucru include deasemenea si facilitati
pentru gestionarea arhivelor de documente distribuite in cadrul unei organizatii ca o resursa
disponibila cu facilitati de rutare a documentelor (sau chiar a parti separate de documente)
persoanelor fizice pentru acces la informatii sau actualizarea in functie de rolurile lor specifice
referitoare la un anumit document. Documentul poate face parte dintr-o procedura de afaceri
specifica, care necesita acces la document de catre personalul intreprinderii care urmeaza sa
desfasoare activitati separate in functie de o anumita ordine, conform unor norme procedurale –
ex. o forma centrata pe procesarea de documente a workflow-ului.
3.1.7. Posta electronica si Directoarele
Poşta electronica ofera facilitati insemnate pentru distribuirea de informatii intre indivizi
in cadrul unei organizatii sau intre organizatii; utilizarea mecanismelor de directore nu numai ca
ofera o modalitate de a identifica participantii individuali intr-un domeniu de e-mail, ci şi un
potential de inregistrare a informatiilor despre atributele utilizatorilor individuali, cum ar fi
rolurile organizatie sau alte atribute referitoare la procedurile de afaceri. Astfel, sistemele de
poşta electronica, a progresinsusi in directia functionalitatii de workflow prin adaugarea de
comenzi de rutare pentru a identifica o secventa de destinatari pentru anumite tipuri de mail-uri,
ca raspuns la o anumita forma de procedura de afaceri.
3.1.8. Aplicatii de grup
Industria de aplicatii de grup a introdus o gama larga de aplicatii software concepute

18

ERP

pentru a sprijini şi de a imbunatati interactiunile intre grupuri de persoane. Initial, multe dintre
aceste aplicatii folosite in grupuri de lucru au imbunatatit procesele informale, oferind acces la
buletine de jurnal / aplicatii de planificare pe o baza ad-hoc. Cum domeniul de aplicare al acestor
programe s-a raspândit spre afaceri mai formale axate pe interactiuni de grup a aparut o cerinta
crescânda de a oferi un cadru mai formal şi controlabil procedural pentru a sprijini utilizarea de
astfel de aplicatii de grup. Tehnologia flux de lucru ofera o solutie la acest tip de cerinta.
3.1.9. Aplicatii bazate pe flux de transactii
Pentru multi ani aplicatii care sa sprijine anumite categorii de proceduri de afaceri
("tranzactii") au fost dezvoltate prin utilizarea de functionalitati de gestionare a operatiuniilor in
termen de monitoare TP şi / sau software de management al bazelor de date. De la stilul initial
centralizat de lucru, astfel de aplicatii software au pus la dispozitie tot mai multe aplicatii bazate
pe transactii disponibile pe o gama tot mai mare de platforme computerizate. Aplicatiile bazate
pe tranzactii, prezinta de obicei caracteristici importante de robustete şi de sprijin pentru parti
vitale ale tranzactiilor; cu toate acestea, ele nu prezinta de obicei o separare intre procedura
logica de afaceri şi folosirea diferitelor instrumente de aplicatii care ar potea fi necesare pentru a
sprijini activitatile individuale in cadrul procesului de afaceri. In timp, acest lucru a dus la o
cerinta de a consolida capacitatile de workflow pentru a controla procedurile de afaceri cu
abilitatea de a folosi programe traditionale bazate pe tranzactii corespunzatoare diferitelor
procese de afaceri, precum şi alte tipuri de aplicatii (bazate pe documente sau pe munca la birou,
etc) pentru alte parti ale procesului de afaceri.
3.1.10. Proiect de suport software
Software care sa se ocupe de aplicatii de dezvoltare IT complexe (ex., IPSEs - "

Integrated Project Support Environments") a oferit de multe ori o forma de functionalitate de
workflow in mediul proiectului, pentru "transferul" de sarcini de dezvoltare intre indivizi şi de
rutare de informatii intre indivizi pentru a sprijini aceste sarcini. In unele cazuri, acest tip de
19

ERP

software a fost generalizat pentru a sprijini o mai larga vedere de afaceri orientata spre proces şi
de o gama mai larga de instrumente de aplicatii - oferind o capacitate de workflow mai general.
3.1.11. BPR si sisteme structurate de instrumente de design
Instrumente de Remodelare a Procesului de Afaceri (Business Process Re-engineering)

au oferit suport IT pentru activitatile de analiza, modelare şi (re)-definire a proceselor de afaceri
de baza ale unei organizatii, precum şi posibilitatea unor eventuale schimbari in astfel de procese
sau rolurile organizatorice şi responsabilitatile asociate cu astfel de procese. Aceasta poate
include analize a structurii procesului şi fluxuri informaionale de suport ale acestora, rolurile
indivizilor sau a unitatilor organizationale in cadrul procesului şi actiuni intreprinse ca raspuns
la diferite evenimente, etc. O extensie naturala a acestor instrumente este de a facilita punerea in
aplicare a procesului cu suport pentru infrastructura IT pentru a controla fluxul de lucru şi
activitatile conexe in cadrul procesului de afaceri.
3.1.12. Separarea functionalitatilor de workflow
Piata produselor de workflow a evoluat dealungul unei largi game de industrii IT şi este
cel mai probabil va continua sa faca acest lucru, cu o gama larga de produse axate pe una sau mai
multe aspecte particulare ale cerintei generale de workflow. Unele pot fi furnizate impreuna cu
alte domenii tehnologice, cum ar fi procesarea de imagini sau managementul documentelor,
altele pot fi mai mult focalizate pe uz general. Aceasta multitudine de produse va permite o
alegere larga pentru punerea in aplicare a circumstantelor individuale şi este recunoscut
incurajata. Cu toate acestea, creşte, de asemenea, necesitatea unor standarde in cadrul industriei
pentru a permite diferitelor produse sa interactioneze impreuna şi sa se integreze in cadrul unei
arhitecturi globale centralizate.
20

ERP

4. Tehnologia Workflow in sistemul SAP
Pentru a intampina o gama larga de cerinte referitoare la scenariile de afaceri si mediile

de dezvoltare diferite ale clientilor, motorul de dezvoltare SAP de workflow ofera o varietate de
facilitati si posibilitati de integrare. Oferind acestea intr-un singur serviciu, ofera o abordare
consistenta care permite realizarea de dezvoltari ulterioare ale procesului. Sute de sabloane de
workflow sunt disribuite odata cu sistemul inca din momentul implementarii.
4.1. Integrare robusta cu componentele mySAP.com
Integrarea directa in transactiile mySAP.com, tranzactiile web componente ale aplicatiei

web1 (Internet Application Component – IAC), si portalurile este unul dintre cele mai mari
avantaje al folosirii motorului de dezvoltare de web workflow SAP. Ca exemplu, cand un
utilizator verifica o inregistrare poate sari direct in modul grafic al log-ului procesului care
foloseste acea inregistrare, vazand cand a fost procesata si cine a fost implicat in procesarea ei.
Alternativ, un utilizator poate sa porneasca un proces workflow oarecare care se refera la

o inregistrare fara as face probleme referitoare la cine este implicat in proces sau cum ruleaza
procesul. Workflow-ul se ocupa de asta automat. Asta este folositor pentru a evita situatiile in
care un utilizator realizeaza ca ceva nu este in regula dar nu stie cum sa corecteze sau pe cine sa
contacteze. Fara workflow utilizatorul cel mai probabil ar ignora situatia sperand ca altcineva se
va ocupa de ea. Pe de alta parte, daca un workflow a fost definit, utilizatorul doar porneste
workflow-ul si il lasa sa urmeze o rutina prestabilita, care implica inclusiv notificarea si a
celorlalti participanti dea lungul procesului de rulare.
21

ERP

In plus, multe parti ale motorului web de dezvoltare workflow SAP foloseste servici
existente mySAP pentru a executa anumite procese fundamentale decat sa le duplicite. Astfel de
exemple sunt: organigrama manageriala, serviciile de comunicatii si infrastructurile de securitate.
Acestea sunt avantajele, dar de asemenea trebuie amintit faptul ca multe aplicatii pornesc
workflow-uri direct, bazanduse pe motorul de dezvoltare workflow SAP pentru a ghida procesul
prin sistem. Cu alte cuvinte, motorul de dezvoltare workflow SAP ofera o parte intriseca a
componentelor functionale SAP.
4.1. Sistemul grafic de dezvoltare pentru workflow-uri
Sistemul grafic de dezvoltare pentru workflow-uri permite construirea sau extinderea

unui proces doar prin aducerea si punearea de pasi individuali (bazati pe transactii, module
functionale, etc.) in procesul definit. O gama intreaga de elemente de modelare sunt disponibile
pentru a fi puse intr-un workflow. Tipuri diferite de ramuri logice, bucle si sisteme de escalari
pot fi adaugate cu conditii setate pentru a determina automat ramura logica de urmat.
Diferite tipuri de formulare (SAP, Lotus Notes, Microsoft Outlook, HTML) pot fi
generate si mentinute in sistemul grafic de dezvoltare workflow pentru ca un pas anume din
workflow sa poata fi accesat din platforme diferite fara a fi nevoie ca procesul initial definit sa
fie remodelat. Intradevar, formularele pot fi generate din platforme multiple in acelasi timp
pentru ca un user sa poata accesa o activitate folosind un formular HTML pe un browser web iar
altul sa poata executa activitatea direct din inbox-ul personal dupa Lotus Notes.
4.2. Vizualizarea statusului in modul grafic
Exista o varietate de log-uri de procese care pot fi afisate:

- Grafic (bazat pe definirea grafica a workflow-ului)
22

ERP

- Sumar (folosit de utilizatorul operational pentru a determina ce s-a facut pana acuma si de
catre cine)
- Cronologic (pentru auditi)
- Tehnic (pentru procesele de debugging)
Se poate naviga direct catre aceste log-uri din interiorul tranzactiei implicata in procesul
de afacere (ex. In timp ce vizualizati o cerere a unui inginer). Aceasta este disponibila automat
(presupunand ca aplicatia a permis aceasta optiune) fara nevoia de a face vreo customizare, si are
avantajul de a oferi o legatura semnificativa intre obiecte de business aparent nerelationate intr-
un proces de business care ruleaza in mai multe aplicatii.
4.3. Mecanismul de rutare
Algoritmi de rutare pot fi folositi pentru a determina utilizatorul care actioneaza asupra
task-ului. Aceasta automotizare este foarte folositoare atunci cand vrei sa eviti pierderea in
asteptarea unui superior care sa atribuie manual un task catre altcineva din departamentul sau.
Cei mai complexi algoritmi pot fi rezolvati chemand un FM (function module), dar cele mai
multe cereri se rezolva simplu atribuind utilizatori sau unitati organizationale conform unor
criterii simple fara nevoia de a trebui programat ceva.
Managementul Organizational care este parte din Serverul Web de Aplicatii SAP, poate
fi folosit pentru a simplifica administrarea utilizatorului. Aceasta este o operatie care este foarte
des ceruta de multi clienti SAP. Alte mecanisme precum lista de distributie, mecanisme de
subscriere sau (daca situatia o cere) asignarea imediata a unui utilizator supervizor pot fi folosite
ca alternative.
4.4. Deadline/ Escalare
23

ERP

Escalarea este o parte importanta a procesului managerial. Este folosita pentru a realinti
utilizatorilor despre task-urile care astepta sa fie executate. Pot fi deasemenea folosite pentru a
controla procesul direct. Ca exemplu, escalarea poate specifica faptul ca daca o aprobare de nivel
4 nu vine in doua zile, atunci cererea poate fi trimisa automat in stadiu final al procesului,
trimitand notificare catre persoanele implicate. Escalarea merge la fel cand o anumita actiune
este pornita automat cand timpul de raspuns la o cerere a fost depasit.
4.5. Managementul de sincronizare
Evenimente sofisticate permit unui anumit proces sa porneasca automat, in urma unor
schimbari ( de status, de HR, de modificari asupra unor documente, etc.) care au avut loc in
sistemul SAP. Aceste evenimente pot fi folosite de asemenea pentru a sincroniza procese intre
ele. De exemplu, daca un furnizor este blocat, cererea initial facuta catre acest furnizor poate fi
trimisa inapoi pentru a putea fi directionata catre un furnizor disponibil.
4.6. Integrarea cu produse pentru grupuri colaborative si mySAP.com
Permitand utilizatorii sa acceseze o lista de activitati prin intermediul clientului lor

standard de email sau prin portal (Microsoft Outlook, Lotus Notes, IAC Web Inbox si Portalul
Organizatiei – mySAP) reprezenta un pas important in acesarea de catre acestia a procesului de
afaceri. Integrare directa este important in mod special pentru procese sporadice dar critice.
Motorul de dezvoltare SAP Web Workflow ofera aceste integrari, foarte usor de realizat, fara
necesitatea de a fi nevoie sa se faca alti pasi speciali la realizarea workflow-ului.
4.7. Adaptori de proces ad hoc (Interogari de baze de date, Atasamente,

Expedieri)
24

ERP

Odata ce workflow-ul a fost configurat si ruleaza, utilizatori ii maresc eficienta folosind

atasamente (de exemplu sa justifice o decizie) sau interogari (pentru a aduce informatii
suplimentare). Alti utilizatori pot vedea acest log dupa ce procesul s-a terminat. Asta reprezinta
in mod categoric un avantaj asupra email-urilor, pentru ca email-urile vor fi sterse sau vor
ramane ascunse in inbox-ul recipientului. Atasamentele si interogarile (cu raspunsul lor) pot fi
citite direct din log-ul workflow-ului de catre oricine care are autorizatiile corespunzatoare.
Aditional pasi sau subsecvente (subworkflow-uri) pot si adaugate unui workflow in timp
ce ruleaza acestea fiind automat vizibile in modul grafic al workflow-ului. Alti utilizatori pot fi
adaugati pe loc si agenti predeterminati pot fi inlocuri in proces (daca autorizatiile si
configurarile permit asta).
4.8. Integrarea cu alte sisteme prin intermediul Internetului
Chiar si procesele traditionale vor avea nevoie de suport informational prin internet mai
devreme sau mai tarziu. Motorul de dezvoltare SAP Workflow suporta tehnologie XML (Wf-
XML), interfata definita de Coalitia de Management a Workflow-ului (Workflow Management
Coalition) sa permita sistemelor de workflow oferite de diferiti producatori sa interactioneze
intre ele. In plus, pot fi trimise mesaje SOAP proprii sau chemate servicii web direct din
workflow.
4.9. Integrarea cu Aplicatiile de desktop (Microsoft Word, Lotus

SmartSuite, etc.)
Cateodata este folositor de a produce prin intermediul workflow-ului documente bazate

pe aplicatii de desktop. De exemplu, un workflow care creeaza un contract bazat pe un template
Microsoft Word poate fi definit si completat cu datele acumulate in timpul procesarii. Asta este
folositor in mod particular pentru creearea de documente complexe unde formatul cat si
continutul sunt foarte importante. In acest exemplu, departamentul legal, care este implicat mai
25

ERP

incolo in proces, care in continuare posibilitatea de a adauga propriile schimbari inainte ca forma
finala a contractului sa fie trimisa si semnata. De asemenea, daca procesul se bazeaza pe surse
externalizate de traducatori, avocati sau scriitori, timpul salvat si controlul castigat asupra
procesului este semnificativ daca acesti utilizatori vor fi integrati si ei in proces prin intermediul
internetului.
26

ERP

5. Lucrare practica (Workflow pentru aprobarea crearii in

sistem a unui furnizor)
5.1. Specificatii functionale
5.2. Specificatii tehnice
5.3. Flux de imagini din aplicatia workflow
27

ERP

6. BIBLIOGRAFIE
1. Rickayzen, Dart, Brennecke, Schneider “Practical Workflow for SAP”; SAP Press
(2007) ISBN 978-1-59229-006-2
2. David Hollingsworth “Workflow Management Coalition – The Workflow
Reference Model”(1995); The Workflow Management Coalition – Document
number TC00-1003
3. Layna Fischer: Workflow Handbook 2005, Future Strategies, ISBN 0-9703509-8-
8
4. Setrag Khoshafian, Marek Buckiewicz: Introduction to Groupware, Workflow
and Workgroup Computing, John Wiley & Sons, ISBN 0-471-02946-7
5. “National Projects at the heart of excellent services – The Benefits of Workflow”
(decembrie 2004).
6. http://www.wfmc.org/Published-Research/White-Paper/View-category.html
7. http://en.wikipedia.org/wiki/Workflow
8. http://en.wikipedia.org/wiki/Management_information_system
28


Avantajele Folosirii Tehnologiei Workflow in Sistemele ERP

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Avantajele Folosirii Tehnologiei Workflow in Sistemele ERP

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

Facultatea de Cibernetica, Statistica şi Informatica Economica

Avantajele folosirii tehnologiei Workflow

Conducator ştiintific Absolvent

Lect.univ.dr. Razvan Bologa Ionut ANDRONACHE

Academia de Studii Economice

2.3. Avantaje furnizate de un sistem ERP...........................................................................................7

2.4. Necesitatea unui sistem ERP........................................................................................................9

3.3. Ce este Workflow-ul?.................................................................................................................11

3.3.1. Functiile “Build-time”.........................................................................................................14

3.3.2. Functii de control ale procesului de “Run-time”................................................................14

3.3.3. Interactiuni ale activitatilor la “Run-time” ( la momentul rularii/ executiei)......................15

3.3.4. Distributie & Interfete de sistem.......................................................................................15

3.4. Evolutia conceptului de Workflow.............................................................................................17

3.4.1. Procesarea Imaginilor........................................................................................................17

3.4.2. Managementul documentelor...........................................................................................17

3.4.3. Posta electronica si Directoarele.......................................................................................18

3.4.4. Aplicatii de grup.................................................................................................................18

3.4.5. Aplicatii bazate pe flux de transactii..................................................................................19

Conducător ştiintific Absolvent

Academia de Studii Economice

3.4.6. Proiect de suport software................................................................................................19

3.4.7. BPR si sisteme structurate de instrumente de design........................................................19

3.4.8. Separarea functionalitatilor de workflow..........................................................................20

4. Tehnologia Workflow in sistemul SAP...............................................................................................21

4.3. Integrare robusta cu componentele mySAP.com......................................................................21

4.2. Vizualizarea statusului in modul grafic.......................................................................................22

4.3. Mecanismul de rutare................................................................................................................23

4.4. Deadline/ Escalare.....................................................................................................................23

4.5. Managementul de sincronizare.................................................................................................24

4.6. Integrarea cu produse pentru grupuri colaborative si mySAP.com...........................................24

4.7. Adaptori de proces ad hoc (Interogari de baze de date, Atasamente, Expedieri)......................24

4.8. Integrarea cu alte sisteme prin intermediul Internetului...........................................................25

4.9. Integrarea cu Aplicatiile de desktop (Microsoft Word, Lotus SmartSuite, etc.).........................25

5. Lucrare practica (Workflow pentru aprobarea crearii in sistem a unui furnizor)...............................26

5.1. Specificatii functionale...............................................................................................................26

5.2. Specificatii tehnice.....................................................................................................................26

5.3. Flux de imagini din aplicatia workflow.......................................................................................26

Conducător ştiintific Absolvent

Academia de Studii Economice

Toate organizatiile au nevoie in cadrul Sistemelor sale Informatice de o anumita forma de

Conducător ştiintific Absolvent

Academia de Studii Economice

managementului workflow-ului cu sisteme de procesare prin tranzactiilor nu va oferi o solutie

Conducător ştiintific Absolvent

Academia de Studii Economice

Deşi utile in activitatea de productie, aceste aplicatii nu işi extindeau functionalitatile şi

Conducător ştiintific Absolvent

Academia de Studii Economice

 Productie: planificarea si urmarirea productiei

 Gestiune: evidenta stocurilor, a furnizorilor, a platilor şi incasarilor

 Salarii: calculul salariilor şi managementul informatiilor referitoare la personal

 Contabilitate: evidenta financiar contabila

 Imobilizari: evidenta mijloacelor fixe şi calculul amortizarii

 CRM: managementul relatiilor cu clientii

2.3. Avantaje furnizate de un sistem ERP

 Reducerea costurilor operationale

 Facilitarea managementului operatiunilor curente

Conducător ştiintific Absolvent

Academia de Studii Economice

Business Intelligence (BI) complementare sistemului ERP, informatiile sunt actuale,

 Cresterea nivelului de onorare a comenzilor

 Integrarea informatiilor financiare