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Índice de contenido
Introducción a Excel 2003.........................................................................................................................3
Como iniciar Excel................................................................................................................................3
Elementos de la ventana........................................................................................................................3
Conceptos Básicos.................................................................................................................................5
Libro de trabajo.................................................................................................................................5
Hoja de cálculo.................................................................................................................................5
Columnas..........................................................................................................................................5
Filas..................................................................................................................................................6
Celda................................................................................................................................................6
Rango de Celdas...............................................................................................................................7
Administrar archivos.............................................................................................................................7
Crear un libro nuevo.........................................................................................................................8
Guardar un libro de trabajo...............................................................................................................8
Administrar un libro de trabajo................................................................................................................10
Insertar una hoja de cálculo.................................................................................................................10
Agregar varias hojas de cálculo......................................................................................................11
Eliminar una hoja de cálculo...............................................................................................................12
Otra forma de eliminar hojas:.........................................................................................................13
Mover o copiar una hoja de cálculo....................................................................................................13
Otra forma de mover hojas en el mismo libro................................................................................14
Cambiar el nombre a una hoja de cálculo...........................................................................................15
Insertar filas o columnas en una hoja de cálculo.................................................................................16
Insertar filas....................................................................................................................................16
Insertar Columnas...........................................................................................................................18
Eliminar filas o columnas....................................................................................................................19
Formato a hojas de cálculo y datos .........................................................................................................20
Formato de texto..................................................................................................................................20
Formatos de alineación........................................................................................................................21
Para centrar, alinear a la izquierda o derecha los datos:.................................................................22
Alinear los datos en la parte superior, centro o parte inferior de una celda....................................22
Girar texto en una celda..................................................................................................................23
Formatos de Número......................................................................................................................24
Bordes y sombreados...........................................................................................................................26
Aplicar sombreado a celdas............................................................................................................27
Sombrear celdas con colores sólidos..............................................................................................28
Sombrear celdas con tramas...........................................................................................................28
Series de Datos.........................................................................................................................................29
Rellenar una serie de números, fechas u otros elementos...................................................................29
Crear una serie repetitiva en una hoja de cálculo de derecha a izquierda......................................30
Operadores de cálculo, Fórmulas y Funciones........................................................................................30
Operadores de cálculo.........................................................................................................................30
Prioridad de operadores..................................................................................................................31
Referencias relativas y absolutas.........................................................................................................32
Referencias a celdas y rangos.........................................................................................................32
Referencia Relativa.........................................................................................................................32
Referencia absoluta.........................................................................................................................33
Fórmulas..............................................................................................................................................33
Funciones.............................................................................................................................................34
Escribir una función........................................................................................................................35
Funciones estadísticas..............................................................................................................................36
Función Promedio( )............................................................................................................................36
Calcular el promedio de los números de filas o columnas contiguas:............................................36
Función Min( ).....................................................................................................................................37
Calcular el número menor de un rango de celdas...........................................................................37
Función Max( )....................................................................................................................................38
Calcular el número mayor de un rango de celdas...........................................................................38
Función Contar( )................................................................................................................................39
Contar celdas que contengan números...........................................................................................40
Función Moda( )..................................................................................................................................41
Mostrar el valor que se repite con más frecuencia.........................................................................41
Funciones matemáticas............................................................................................................................43
Función Producto( ).............................................................................................................................43
Calcular el producto de un rango de celdas....................................................................................43
Función Suma( )..................................................................................................................................45
Calcular la sumatoria de un rango de celdas..................................................................................45
Funciones lógicas.....................................................................................................................................46
Función Si( )........................................................................................................................................46
Crear fórmulas condicionales utilizando la función SI( )...............................................................46
Funciones de búsqueda............................................................................................................................48
Función BuscarV( ).............................................................................................................................48
Crear fórmulas utilizando la función BuscarV( )...........................................................................48
Funciones financieras...............................................................................................................................50
Función Pago( )...................................................................................................................................50
Crear fórmulas utilizando la función Pago( ).................................................................................51
Función PagoInt( )...............................................................................................................................52
Calcular el interés de un préstamo con la función PagoInt( ).........................................................53
Gráficos....................................................................................................................................................55
Crear un gráfico básico...................................................................................................................55
Crear un gráfico con apariencia profesional........................................................................................58
Aplicar relleno degragado a la serie de datos.................................................................................58
Aplicar formato de texto al gráfico.................................................................................................59
Elementos de la ventana
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como la que se muestra a continuación, vamos a
ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será
más fácil entender el resto del curso.
hoja
Barras de Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,
desplazamiento simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer
clic en los triángulos.
Conceptos Básicos
Antes de empezar a trabajar en Excel, es necesario que aprendamos los elementos que forman un
documento de Excel.
Libro de trabajo
Está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede
variar entre 1 y 255, Si observas en la parte inferior de la ventana de Excel y encontrarás las diferentes
hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2,...
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo.
Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y
necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por
256 columnas y 65536 filas, las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Columnas
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por
letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV. Una hoja contiene 256 columnas
Filas
Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de
una hoja de datos.
Celda
La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Rango de Celdas
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de
Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realiza basándose en rangos. Más adelante veremos las
distintas formas de definir un rango.
Administrar archivos
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y
cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
En caso de utilizar el botón Nuevo, aparecerá un nuevo libro automáticamente, pero si utilizamos
el menú se abrirá el panel de tareas en la parte derecha de la ventana con el siguiente aspecto:
Haz clic sobre el enlace Libro en blanco para empezar un libro de trabajo vacío, automáticamente
se abrirá un nuevo libro de trabajo.
2.O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Herramientas, se guardará con el
mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas ctrl. +G.
3. Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle
nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
1.Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a la
izquierda de la seleccionada.
Ejemplo: si desea agregar tres nuevas hojas de cálculo, seleccione tres fichas existentes en la hoja
de cálculo.
Nota:Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, arrastre las
hojas; suelte el botón del ratón antes de soltar la tecla CTRL.
Nota: No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo
nombre.
3. Pulsar Enter.
Insertar filas
En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta
alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para añadir una fila:
1. Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir otra, ya que las filas siempre se añaden por
encima de la seleccionada.
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado
ninguna fila, Excel toma la fila donde estamos situados como fila seleccionada.
Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán habiendo
65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir
filas y no te lo permite seguro que las últimas filas contienen algún dato
Insertar Columnas
Excel también nos permite añadir columnas, al igual que filas. Para añadir columnas:
1.Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se
añaden a la izquierda de la seleccionada.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición. En caso de no
haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna donde estamos situados como columna
seleccionada.
Formato de texto
Para resaltar el texto, puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres
seleccionados. Para aplicar formato a una selección:
2.Haga clic en la barra de herramientas Formato y elija el tipo de letra, tamaño y estilo
3.En la ventana formato de celdas, elija la ficha fuente y aplique las opciones que desee.
4.Pulse Aceptar.
Formatos de alineación
Los datos de una columna suelen ocupar poco espacio mientras que el rótulo de la columna es
más ancho. En lugar de crear columnas innecesariamente anchas o rótulos abreviados, puede girar el
texto y aplicar bordes que estén girados los mismos grados que el texto.
Alinear los datos en la parte superior, centro o parte inferior de una celda
1.En el menú Formato, elija Celdas y, a continuación, haga clic en la ficha Alineación.
2. En el cuadro Orientación, haga clic en un punto de grados, o bien arrastre el indicador hasta
el ángulo que desee.
3. Para ver el texto verticalmente de arriba a abajo, haga clic en el cuadro Texto vertical en
Orientación
4.Pulse aceptar
Formatos de Número
Puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números, incluidas las
fechas y las horas, sin que cambie el número. El formato de número no afecta al valor real de la celda
que Microsoft Excel utiliza para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas.
Nota:Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará
nuestra selección en la celda.
También en la Barra de formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán
modificar el formato de los números de forma más rápida:
Botones para aplicar formato rápido
Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a
formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la
configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €.
Para que las celdas seleccionadas tengan el símbolo € de euros y dos decimales.
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo
%).
Utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de alineación).
Bordes y sombreados
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de
los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
5.Pulse Aceptar
Nota: Para quitar un borde a las celdas seleccionadas, elija la opción ninguno de la ficha
bordes.
Para aplicar el color que se ha seleccionado últimamente, haga clic en Color de relleno en la
barra de herramientas Formato.
Para aplicar un color diferente, haga clic en la flecha que aparece junto a Color de relleno
y elija un color en la paleta.
2. Para incluir un color de fondo en la trama, haga clic en un color del cuadro Sombreado de
celda.
3. Haga clic en la flecha que aparece junto al cuadro Trama y, a continuación, seleccione el estilo
de trama y el color que desee. Si no desea seleccionar un color de trama, el color será negro.
4.Pulse Aceptar
Series de Datos
o bien
1. Arrastre con clic derecho el controlador de relleno hacia abajo o hacia la izquierda.
Operadores de cálculo
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una
fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético,
comparación, texto y referencia.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:
OPERADORES se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^
ARITMÉTICOS
OPERADOR TIPO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &
TEXTO
OPERADORES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o
RELACIÓNALES falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>
OPERADORES DE indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la
REFERENCIA fórmula. En Excel pueden ser:
- Operador de rango indicado por dos puntos (:), Se emplea para indicar un
rango de celdas. Ejemplo: A1:G5
- Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más
celdas. Ejemplo: A1,G5
Prioridad de operadores
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se
resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.
Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de
izquierda a derecha, en el orden en que aparecen.
PRIORIDAD EN OPERADORES DE COMPARACIÓN
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)
Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a
menor):
PRIORIDAD EN OPERADORES
ARITMÉTICOS LÓGICOS
Exponenciación (^) Not
Negación (-) And
Multiplicación (*) y División (/) OR
Adición (+) y Sustracción (-)
Concatenación de caracteres (&)
Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a medida
que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones
en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.
Referencia Relativa
Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que
contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que
contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se
ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas.
Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de
=A1 a =A2.
Puede realizar la operación de copia de formulas en las celdas inferiores mediante el control de
relleno con el ratón, es decir situando el puntero del ratón sobre su borde hasta que aparezca la cruz “+”
y arrastrando en la dirección que desee.
Referencia absoluta
Si no desea que varíen una o varias de las celdas que componen la formula, cuando estas se
copien en el rango seleccionado es decir desea que permanezcan fijas al copiarlas, es necesario que las
nombre de forma adecuada en la formula, utilizando las referencias absolutas.
$fila$columna
Fórmulas
Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una
fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a
continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
3. Introduzca la fórmula.
4. Presione ENTRAR.
Funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para
ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número
en la celda A10.
4. Pulse Aceptar.
5. A continuación seleccione el rango de celdas a utilizar en la función. Siga los pasos del
asistente.
6. Pulse Aceptar.
Funciones estadísticas
Función Promedio( )
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
Sintaxis:
PROMEDIO(número1;número2;...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.
seleccione Promedio.
3.Presione ENTRAR.
Función Min( )
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
Sintaxis:
MIN(número1;número2; ...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor mínimo.
Función Max( )
Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
Sintaxis:
MAX(número1;número2; ...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor mínimo.
Función Contar( )
Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de
argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o
de una matriz de números.
Sintaxis:
CONTAR(ref1;ref2;...)
Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos
2. Haga clic en la flecha situada junto a Autosuma en la barra de herramientas Estándar, haga clic
en Cuenta.
Función Moda( )
Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que
MEDIANA, MODA es una medida de posición.
Sintaxis:
MODA(número1;número2; ...)
Número1, número2, ... son de 1 a 30 argumentos cuya moda desea calcular. También puede
utilizar una matriz única o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y
coma.
2. Haga clic en la flecha situada junto a Autosuma en la barra de herramientas Estándar, haga clic
en Mas funciones...
3.En la ventana insertar función, seleecione la categoría Estadísticas, elija la función Moda, pulse
aceptar.
Nota: Si en el rango de datos seleccionado no existe numero repetido el valor devuelto por la
función será #N/A.
Funciones matemáticas
Función Producto( )
Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.
Sintaxis:
PRODUCTO(número1;número2; ...)
4. Elija el rango de celdas a multiplicar y pulse aceptar para obtener el valor. Nota: Para
seleccionar celdas no contiguas presione la tecla CTRL mientras hace la selección.
Función Suma( )
Suma todos los números de un rango.
Sintaxis.
SUMA(número1;número2; ...)
Funciones lógicas
Función Si( )
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento
es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis:
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
* la prueba lógica
Funciones de búsqueda
Función BuscarV( )
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la
misma fila de una columna especificada en la tabla. La V de BUSCARV significa "Vertical".
Sintaxis:
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Matriz_buscar_en es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a
un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
5.Pulse Aceptar
Observaciones: La función buscarv es útil para localizar un dato rápidamente dentro de una base
de datos extensa.
Funciones financieras
Función Pago( )
Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.
Sintaxis:
PAGO(tasa;nper;va;)
Va es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros, también
se conoce como el principal.
Observaciones:
* El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el interés, pero no incluye impuestos, pagos en
reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos.
* Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y
nper. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con una tasa de interés anual del 12 por
ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si efectúa pagos anuales del
mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.
* La tasa de interés
5.Pulse Aceptar
Función PagoInt( )
Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión basándose en pagos
periódicos constantes y en una tasa de interés constante.
Sintaxis:
PAGOINT(tasa;período;nper;va;vf;tipo)
Período es el período para el que desea calcular el interés y que debe estar entre 1 y el argumento
nper.
* La tasa de interés
5.Pulse Aceptar
Nota: El valor obtenido por la función Pagoint es negativo, para convertirlo en valor real, en la
barra de fórmulas aneponga el símbolo menos (-) y pulse enter
Gráficos
Un gráfico transmite rápidamente los mensajes. Con un gráfico, los datos de una hoja de cálculo
se convierten en una imagen, en la que se pueden visualizar rápidamente comparaciones o tendencias.
2.Clic en el botón Asistente para gráficos situado en la barra de herramientas para abrir el
Asistente para gráficos.
3.Hacer clic en el botón Siguiente . De este modo, aparecerá la ficha Rango de datos como
segundo paso del Asistente para gráficos.
4. En la Ficha Rango de datos puede elegir la comparación que desee realizar seleccionando Filas
o Columnas en la opción Series en.
* Para agregar un título al gráfico, escríbalo en el cuadro Título del gráfico. Por ejemplo:
Mermelada.
* A continuación figura un cuadro de título para el Eje de categorías (X). Es el término que utiliza
Excel para las categorías en la parte inferior del gráfico (Enero, etc.). Por ejemplo, especifique el título
Ventas del primer trimestre para este eje.
* A continuación figura un cuadro de título para el Eje de valores (Y). Por ejemplo, especifique el
título Cajas vendidas para este eje.
7.La ficha Ejes permite ocultar o mostrar la información que aparece a lo largo de los ejes.
8. Líneas de división Permite ocultar o mostrar las líneas que se extienden por el gráfico.
9. Leyenda Permite colocar la leyenda del gráfico en diferentes ubicaciones dentro del gráfico.
10. Rótulos de datos Permite crear rótulos con el título de fila y de columna para cada valor y con
los propios valores numéricos. Tenga cuidado de no crear un gráfico confuso y difícil de leer.
11. Tabla de datos Permite mostrar una tabla que contiene todos los datos usados para crear el
gráfico. Puede hacerlo si ubica un gráfico en otra hoja del libro y desea ver los datos junto con el
gráfico.
12. Ubicación del gráfico En el cuarto paso del Asistente puede optar por ubicar el gráfico En una
hoja nueva o Como objeto en. Si opta por En una hoja nueva, puede elegir un título para la hoja. Si opta
por ubicar el gráfico como un objeto, aparecerá en la misma hoja junto con los datos de la hoja de
cálculo usados para su creación. Si crea un gráfico de la manera rápida haciendo clic en Finalizar, en
cuanto ve ese botón en el Asistente, el gráfico se ubica automáticamente Como objeto en.
2. Haga clic con el botón secundario, seleccione el comando Formato de serie de datos en el
menú contextual,
Nota: Para cambiar un título individual, seleccione el título y luego el tipo y tamaño de letra en la
barra de formato.