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Se puede definir una hoja de cálculo como un grupo de datos normalmente numéricos, agrupados en
tablas con filas y columnas, y con elementos comunes, que nos van a servir para representar una
realidad. Con dichos datos puedo realizar gráficos, estudiar tendencias, realizar estadísticas, funciones
matemáticas, cálculos numéricos... y un sinfín de cosas. Se usan mucho para la visualización de datos
de ventas de productos, estudios de mercado, o para las estadísticas.
Barra de Menús: Se encontrarán las opciones de abrir la hoja de cálculo, guardar, vista preliminar,
impresión, cortar, copiar, pegar, escala, dar formato a celdas, filas y columnas, revisión de ortografía,
etc.
Barra de Funciones: Se podrá, acceder rápidamente a las funciones más frecuentes como, copiar,
pegar, imprimir, guardar un documento, insertar imágenes, etcétera.
Barra de Objetos: Aquí se encuentran botones relacionados a funciones importantes, como alineación
de texto, tipo, tamaño y estilos de letra, color, etcétera.
Barra de Fórmulas: Aquí se ingresarán las fórmulas, sumatoria, etcétera.
Barra de Herramientas: Aquí se encuentran funciones tales como insertar celdas, filas y columnas,
insertar gráficas, funciones de dibujo, revisión ortográfica, ordenar celdas, etcétera. Al mantener
presionado el botón del ratón sobre un botón de la barra de herramientas, despliega más funciones.
Barra de Estado: Muestra información sobre el documento actual.
Área de trabajo: Área para ingresar la información.
• Menús contextuales
Para activar el menú contextual de un objeto, en primer lugar haga clic en el objeto con el botón
izquierdo del ratón para seleccionarlo. A continuación, haga clic con el botón derecho del ratón. Algunos
menús contextuales se pueden abrir aunque no se haya seleccionado el objeto.
Muestra u oculta la barra de fórmulas, que se emplea para escribir y editar fórmulas. La barra de
fórmulas es la herramienta más importante cuando se trabaja con hojas de cálculo. Para ocultar la barra
de fórmulas elimine con una pulsación de ratón la marca situada delante de esta entrada del menú.
Aunque la barra de fórmulas esté oculta puede editar las celdas si activa el modo de edición pulsando
F2. Una vez editadas las celdas, acepte los cambios pulsando Intro o rechácelos mediante Esc. Se
utiliza también para salir del modo de edición. A continuación describiremos las partes de una barra de
funciones:
Suma: Suma automáticamente los números contenidos en el área de celdas especificada. Pulse en una
celda, pulse este símbolo y, a continuación, especifique un área de celdas. También puede definir un
área de celdas arrastrando en la hoja de cálculo.
Función: Inserta una fórmula en la celda actual. Haga clic en este símbolo e introduzca la fórmula en la
Línea de entrada . Este símbolo sólo está disponible si el cuadro Línea de entrada está oculto.
Cuadro de nombre: Muestra la referencia de la celda actual, la referencia del área de celdas
seleccionada o el nombre del área. También puede seleccionar un área de celdas y luego asignarle un
nombre en Cuadro de nombre .
Para saltar a una celda específica o seleccionar un área de celdas, escriba en este cuadro la referencia
de la celda o del área; por ejemplo, F1 o A1:C4.
• Guardar Archivos
Haga clic en el icono Guardar o pulse las teclas de acceso directo Control + S. .El documento se
guarda con su ruta y su nombre en el soporte de datos local, en la unidad de red o en Internet,
sobrescribiendo cualquier archivo que tuviese el mismo nombre. La primera vez que guarde un archivo
se abrirá el diálogo Guardar como . En él podrá introducir el nombre, el directorio y la unidad para el
archivo. La otra forma para guardar un documento recién creado es mediante el comando de menú
Archivo - Guardar como, donde pondrá el nombre del documento, el directorio.
• Abrir Archivo
1.- Siga uno de estos procedimientos:
Elija Archivo - Abrir
Ò Haga clic en el icono Abrir archivo
Ò Pulse Control + O
En cualquiera usted verá el diálogo Abrir.
Una celda es la intersección entre una fila y una columna de las que forman la hoja de cálculo, y se designa por la letra de la
columna a la que pertenece seguida por el número de la fila. La siguiente imagen muestra, por ejemplo, la celda D12:
Un Dato es el valor que le coloca en una celda; en nuestro ejemplo anterior si le ponemos 8 en la celda D12, el dato que tiene
esa celda es 8.
Cuando una celda se encuentra seleccionada se dice que la celda está activa. La celda activa aparecerá como un borde más
grueso y su referencia aparecerá en el área de hoja de la barra de fórmulas.
Tales como valores decimales, enteros, negativos, decimales negativos. Para que uno pueda realizar cálculos matemáticos.
• Valores de texto
Cada vez que escriba un texto en una hoja tendrá a su disposición prácticamente todas las funciones de edición y formateado
que normalmente se encuentran en un documento de texto. Usted podrá incluso "calcular" con textos. Por ejemplo: si escribe un
texto en la celda A1 y otro en la A2 podrá insertar en la celda A3 la fórmula "=CONCATENAR (A1; A2)" que vinculará los dos
textos y los alineará. Existen muchas más fórmulas y funciones posibles. Fíjese en las imágenes de abajo y vera el ejemplo
mencionado anteriormente.
• Fecha y hora
Una hoja de cálculo puede hacer mucho más que mostrar la fecha y hora (obtenidas del reloj interno del ordenador). También
puede realizar cálculos con fecha y hora. Por ejemplo, si usted quiere saber la fecha y hora del sistema la formula seria
“=ahora()”. Hagamos un pequeño ejercicio. En la celda A1 coloquemos la fecha y hora del sistema como hemos mencionado
anteriormente y a continuación fíjese en la imagen de abajo y copie tal como esta en la figura 1.
• Caracteres especiales
En muchos casos tendremos que añadir en nuestras hojas de cálculo caracteres que no están en el teclado. Ejemplo: Cómo
Introducir símbolos o caracteres especiales en una celda.
Cuando pulsamos sobre un carácter en el diálogo Símbolos se muestra una previsualización y el código numérico
correspondiente del carácter.
Estas son las posibilidades que tenemos dentro del cuadro de diálogo:
Fuente. Seleccione una fuente para mostrar los caracteres especiales que lleva asociada.
Área. Seleccione una categoría para la fuente actual. Los símbolos para la categoría seleccionada se muestran en la tabla de
caracteres.
Campo para selección de carácter. Hacemos clic sobre los caracteres especiales que queramos insertar y para finalizar
pulsamos Aceptar.
2.Elijamos el símbolo que deseemos insertar.
3.Tras pulsar Aceptar, nos aparecerá el carácter seleccionado. Fíjese en la figura de abajo.
Si desea escribir un número como carácter de texto, comience la introducción con un apóstrofo ('), como por ejemplo para la
indicación de los años en títulos de columnas '1999, '2000 y '2001. El apóstrofo no se incluirá en la celda, solamente indica
durante la introducción que los datos se tomarán como caracteres de texto. Este procedimiento es por ejemplo relevante
cuando escriba un número de teléfono o un código postal que comiencen con un cero. En el formato normal de números se
ocultaría el cero.
• Comandos: Deshacer y Rehacer
Es posible que una vez hayamos introducido nuevos cambios en el documento o hayamos cometido algún error y queramos
volver a la situación anterior. Con las opciones de Deshacer y Restaurar OpenOffice nos ofrece la posibilidad de rectificarlo.
Estas opciones se encuentran en el menú Editar: Para deshacer la última acción usaremos Deshacer y si hemos deshecho
algo se puede volver a hacer usando Restaurar. Si observas en el menú Editar, la opción de Rehacer no aparecerá activa
hasta que no hayamos deshecho algo y siempre será la última acción deshecha. También nos indicará aquí cuál es esta acción.
Otra forma de acceder a estas opciones es a través de los iconos de la Barra de funciones.
Podemos realizar la selección haciendo uso de las teclas de dirección, con ellas nos podremos ir desplazando por las celdas
de la hoja.
• Con el mouse
Podemos realizar una selección de varias celdas juntas formando un rango. Esto podría ser útil por ejemplo para dar un
formato común a una serie de celdas. Fíjese en la figura de abajo.
• Selección de celdas o áreas no contiguas
En ocasiones las celdas que necesitamos seleccionar se encuentran de forma dispersa en la hoja de cálculo. Podemos realizar
una selección de varias celdas aunque no se encuentren juntas formando un rango. Esto podría ser útil por ejemplo para
dar un formato común a una serie de celdas que se encuentran en diversas localizaciones de la hoja. El procedimiento para
realizar esto es muy simple: una vez que tenemos activa una primera celda, presionamos la tecla <Control> y sin soltarla
vamos marcando el resto de celdas que queremos conformen nuestra selección.
Esto que se ha comentado para celdas es también válido para rangos. Una vez seleccionado el primer rango, pulsamos la tecla
<Control> y sin soltarla seleccionamos el resto de rangos que queremos formen nuestra selección.
Obviamente se pueden combinar sin ningún problema selección de celdas y rangos. Fíjese en la figura de abajo.
• Selección de filas, columnas y múltiples áreas
Para seleccionar una fila o columna entera haremos un clic con el ratón sobre la letra o número de la columna o fila. De este
modo quedará seleccionada en su totalidad. En la figura de abajo muestra una selección de columna, así mismo usted podrá
seleccionar una fila.
Si deseamos seleccionar varias filas o columnas contiguas, haremos lo siguiente: cuando seleccionemos la primera de ellas, sin
soltar el botón del ratón, arrastramos hasta que abarquemos las deseadas, momento en el que podremos soltar el ratón.
Posición
Especifica dónde se insertará la hoja nueva dentro del documento.
Delante de la hoja actual: Inserta una hoja nueva justo antes de la hoja actual.
Detrás de la hoja actual: Inserta una hoja nueva justo después de la hoja actual.
Hoja
Especifica si se insertará en el documento una hoja nueva o una hoja ya existente.
Crear nueva: Crea una hoja nueva. Escriba un nombre para la hoja en el campo Nombre.
Núm. de hojas: Especifica el número de hojas que se deben crear. Nombre: Especifica el nombre de la hoja nueva. Puede
contener tanto letras como números.
A partir de archivo: Inserta una hoja de un archivo en el documento activo.
Examinar: Abre un diálogo para la selección de un archivo.
Hojas disponibles: Si ha seleccionado un archivo utilizando el botón Examinar, las hojas que contenga se mostrarán en la
lista. La ruta del archivo se mostrará debajo de la lista. Seleccione en la lista la hoja que desea insertar.
Vínculo: Seleccione para insertar la hoja como vínculo en lugar de como copia. Los vínculos se pueden actualizar para que
muestren el contenido nuevo.
• Sobre el indicador de hojas, hacemos un clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual
que se despliega seleccionamos el comando Insertar hoja. Como se muestra en la figura de abajo.
• Seleccionamos en el menú Editar / Hoja de cálculo / Borrar. Es importante que tengamos activa la hoja que deseamos
eliminar. La hoja activa es aquella cuyo cartel en el indicador de hojas aparece en blanco.
• En el indicador de hojas, y sobre el nombre de la hoja que deseamos eliminar, hacemos un clic en el botón derecho del
ratón y en el menú contextual seleccionamos Borrar hoja. Como se muestra en la figura de abajo.
Cuando creamos una hoja de cálculo, el nombre que tiene por defecto es Hoja1, Hoja2,... Este nombre no es muy intuitivo,
especialmente si queremos presentar nuestros datos de forma organizada.
• Seleccionamos en el menú Formato / Hoja de cálculo / Cambiar nombre. Introduciremos el nombre en el cuadro de
dialogo que aparece y pulsaremos Aceptar.
• En el indicador de hojas y sobre el nombre de la hoja que queremos modificar, haremos un clic en el botón derecho del
ratón y en el menú contextual seleccionamos Cambiar nombre a hoja. Como se muestra en la figura de abajo
Nota: Si cambiamos el nombre de una hoja cálculo la referencia al nombre de la misma se actualiza automáticamente.
Una utilidad que encontramos en el Calc para manipular las hojas de cálculo es la posibilidad de cambiar el orden de las
mismas. Para mover o copiar hojas podemos hacer cualquiera de los dos pasos:
La vista preliminar será una representación en pantalla de cómo quedaría nuestro documento si lo enviásemos a imprimir. En
el menú Archivo, encontramos la opción Vista preliminar. Una vez hayamos accedido a la vista preliminar de la forma antes
comentada, obtendremos una ventana del siguiente estilo
Pasos: Observa cómo se utiliza la vista preliminar.
Reduce o aumenta el tamaño de la visualización en pantalla de OpenOffice.org. El factor de zoom actual se muestra como
porcentaje en la barra de estado. Para realiza el zoom, usted tiene que ingresar a Ver – Escala, como se muestra en la figura
de abajo.
A continuación muestra el siguiente cuadro
Con Calc. podremos copiar o cortar (mover) celdas desde una localización de la hoja de cálculo a otra, a otra hoja del mismo
libro, a otro libro e incluso a otras aplicaciones como por ejemplo OpenOffice Writer.
Para realizar las operaciones de copiar, cortar y pegar, Calc hace uso del portapapeles, que no es más que una parte de la
memoria del ordenador en la que se coloca de forma provisional la información. Cuando se copia, Calc coloca un duplicado de
las celdas seleccionadas en el portapapeles. Al cortar, Calc eliminará los datos de su ubicación original y los colocará en el
portapapeles.
Haga clic en la celda que desea copiar, cortar o pegar y mostrara un cuadrito de opciones en el cual puede realizar cualquiera
operación. Fíjese en la imagen de abajo.
1. Seleccionar la celda que desea eliminar y hacer clic con el botón secundario del Mouse, aparecerá la opción de Eliminar
contenidos
2. Le mostrar el cuadro eliminar contenidos, después selecciona eliminar todo y aceptar. Fíjese en la imagen de abajo.
El eliminar todo, elimina el formato que se guarda en la celda.
Cuando estamos trabajando con documentos de gran extensión o simplemente tenemos la necesidad de cambiar alguna
palabra, número... que se repite a lo largo del documento por otro, a veces puede resultar tedioso ir buscándolos y
modificándolos uno por uno, o simplemente el localizar determinados pasajes del texto. Con la opción de Buscar y Reemplazar
esta tarea se simplifica al máximo, ahorrando tiempo y esfuerzo. Primeramente nos vamos a Editar- buscar y reemplazar.
También podemos seleccionar previamente la palabra y pulsar luego sobre la opción Buscar y Reemplazar. Ya buscada la
cadena de caracteres tendremos la opción de cambiarla por otra. Para ello escribiremos en el cuadro de texto Reemplazar por
los caracteres por los que queremos cambiarlo y pulsamos el botón Reemplazar para que tenga lugar el cambio. Si lo que
queremos es que el cambio afecte a todas las que coincidan en el documento pulsaremos entonces en Reemplazar todo.
5. Técnicas de formateo
El formato se refiere a la distribución visual del texto mediante un procesador de texto o un programa de autoedición. Ello
incluye la definición del formato de papel, los bordes de página, los tipos de letra y los efectos de tipo de letra, así como las
sangrías y los espacios. Se puede dar formato a texto directamente o con los estilos que proporciona OpenOffice.org.
Desde la barra de herramienta Formato, puede cambiar el formato de la celda, como el tamaño, el tipo de letra, si lo quieres con
negrita, cursiva, subrayado, alinearlo en la forma que deseas, también para combinar dos celdas o mas, etc.
Para conocer muy bien esta herramienta te aconsejo que pruebes con las opciones que tiene y así podrás entenderlo mucho
mejor.
Podemos modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos seleccionados. Para esto podemos seguir varios
procedimientos.
• Horizontalmente
La manera más directa es, previa selección de los datos a alinear, pulsar alguno de los botones que regulan las alineaciones en
la barra de formato. Los datos podrán estar alineados a la derecha, a la izquierda o centrados dentro de la celda según qué
botón pulsemos.
• Verticalmente
Un procedimiento que permite modificar más parámetros lo encontramos en el menú Formato, eligiendo el comando Celdas.
Vemos como dentro de la ficha Alineación podemos modificar no sólo la alineación de los caracteres en las celdas, sino que
incluso podemos modificar el grado de inclinación que tendrán, o la posición en vertical que ocuparán en celdas: texto agrupado
en la parte superior, en la inferior, o en el centro de la celda.
Manteniéndonos en el cuadro Formateado de Celdas encontramos la opción de Fuente. Esta nos permite seleccionar el tipo
de letra, tamaño, estilo, efectos y color del texto o números que hemos insertado en las celdas seleccionadas. Así mismo, esta
ficha posee una ventana donde podemos ver una muestra del resultado final.
También podemos realizar modificaciones del formato de la fuente a través de la botones de la barra de objetos de texto.
Los datos contenidos en una celda pueden adoptar el formato que más nos interese.
Con el tipo de borde seleccionamos el tipo de línea que rodea a las celdas La ficha Bordes permite escoger el tipo de líneas
que rodearán las celdas seleccionadas (una sola o un conjunto de celdas), su grosor, estilo, posición, etc. Para ello, seguiremos
estos pasos:
Dentro de la ficha Bordes, en primer lugar escogeremos un tipo de línea en el panel de la derecha de la ventana (titulado
Línea-Estilos). También es posible seleccionar un color de línea en el desplegable Color, debajo del anterior.
Aplicaremos ese tipo de línea a las zonas de la hoja de cálculo que nos interese. Para ello, pulsaremos alguno de los botones
de la zona Predeterminados o Borde. El icono que contiene cada botón representa la posición que ocupará la línea (contorno de
la tabla, en la parte inferior de las celdas, en el interior, etc.). En la vista previa comprobaremos en todo momento el aspecto
provisional de la tabla. Es posible aplicar diversos estilos y colores de línea a cada una de las zonas de trazado.
El contenido de esta ventana variará en función de que tengamos varias o una sola celda seleccionada. En el caso de tener
seleccionadas varias celdas podremos elegir, además del contorno del total de la selección, también el estilo de las líneas que
separan las celdas.
Pasos: Modificar los bordes de las celdas.
Aprenderemos a atribuirle un color al fondo de las celdas y las fuentes. En la ficha Fondo del cuadro Formateado de Celdas,
escogeremos un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas seleccionadas. Attach:calc_48.gif Δ Existe un botón
que permite aplicar directamente un color de fondo a la selección. En la siguiente imagen aparece este botón en la apariencia
que adopta cuando se encuentra desplegado, para ello recordemos que debemos pulsar enAttach:calc_49.jpg
Por defecto, Calc. ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. Pero en ciertas ocasiones nos puede interesar aplicar un
alto diferente. Esto lo podemos hacer de varias formas:
Modificándolas manualmente. Adaptando automáticamente las dimensiones de la celda. Pasos: Cómo modificar el alto de una
fila.
Arrastramos las líneas que separan las filas en el lateral. Ahora utilizamos otro método. Seleccionamos la fila. Vamos a
Formato/Fila/Alto. Introducimos el alto deseado. Pulsamos Aceptar.
• Modificación manual
Si sabemos el valor exacto de la altura de la fila, en el menú Formato, elegiremos el comando Fila y en el siguiente desplegable
Alto... Tras esto nos aparecerá un cuadro de dialogo que nos pide el valor de la altura de la fila. Después de todo esto pulse
aceptar y vera los cambios realizados
El tamaño de las filas es configurable para dar la altura necesaria en función de los elementos insertados en ella.
Podemos variar la altura de las celdas pulsando la tecla <SHIFT> y los cursores de arriba o abajo según querremos aumentar o
disminuir la altura.
En ciertas ocasiones puede que nos interese que el rango que hemos copiado o cortado en el portapapeles no sustituya a un
conjunto de celdas en el destino (como ocurre con el comando pegar), sino que queremos desplazar estos datos hasta que
"dejen hueco" a nuestra selección.
Para llevar a cabo esta operación, y una vez realizada la operación de Cortar o Copiar de igual forma ha como hemos visto
anteriormente, colocamos el cursor en el lugar en el que queramos que se inserte nuestra selección y seguidamente podemos
hacer una de estas dos operaciones:
Seleccionamos desde el menú Insertar, el comando Celdas... pulsamos el botón derecho del ratón, con lo que se despliega un
menú contextual, en el que seleccionamos Insertar celdas... Tras realizar esto, aparecerá la ventana Insertar celdas:
En la que elegiremos la opción que nos interese y pulsaremos en aceptar, finalizando de este modo el proceso.
Cortamos con Ctrl. + X las celdas que vamos a mover. Seleccionamos las celdas que vamos a mover para dejar hueco a las
otras. En el menú contextual seleccionamos Insertar celdas. Marcamos Desplazar celdas hacia la derecha y pulsamos Aceptar.
No tenemos más que pegar las celdas en el hueco dejado. La inserción de una columna o fila se puede realizar:
Seleccionando desde el menú Insertar el comando Celdas. Pulsando el botón derecho del ratón y seleccionando Insertar
celdas.
En cualquier momento podemos vernos en la necesidad de borrar alguno de los datos que hemos introducido. Existe una
diferencia fundamental entre borrar datos y borrar filas o columnas. La diferencia estriba en que cuando eliminamos un dato
(pulsando la tecla “suprimir”) el contenido de la celda desaparece, pero la fila y columna que contienen a esa celda se
mantienen. En ocasiones, esto no será suficiente ya que podríamos estar necesitando eliminar una fila o columna completa de
celdas sin que quede un “hueco” vacío. Para ello tenemos las opciones:
Borrar filas Borrar columnas Si quieres eliminar una o varias filas debes seguir los siguientes pasos:
Seleccionarlas haciendo clic sobre su número Pulsar el botón derecho del ratón Elegir la opción “Eliminar filas”
Seleccionarlas haciendo clic sobre su letra Pulsar el botón derecho del ratón Elegir la opción “borrar columnas”
Como alternativa al botón derecho del ratón encontrarás en la barra de menú Editar -> Borrar celdas, que elimina la fila o
columna que tengas seleccionada.
Seleccionar con el ratón en el número que identifica la fila a eliminar. Pulsar el botón derecho del ratón. Elegir la opción “borrar
filas”. Seleccionar con el ratón en la letra que identifica la columna a eliminar. Pulsar el botón derecho del ratón. Elegir la opción
“borrar columnas”.
6. Fórmulas y Funciones
Una Fórmula es un procedimiento con operadores matemáticos, números, textos, direcciones de celdas, rangos y otras
fórmulas, para determinar un valor específico en una celda.
Las Funciones son fórmulas predeterminadas que vienen incluidas en OpenOffice.org Calc y están agrupadas en las
siguientes categorías: Matemáticas, Lógicas, Estadísticas, finanzas, Textos, Base de datos, Fecha y hora, Matriz, Información y
Hoja de cálculo.
Todas la fórmulas deben empezar con el signo igual (=). Las fórmulas pueden contener números o textos, así como detalles de
formato. Las fórmulas pueden también contener operadores aritméticos, lógicos y diferentes funciones.
Pasar sumar se utiliza la función ; esta función suma todos los números de un área de celdas. Si queremos sumar toda una
columna tendremos que colocar la funciónAttach:calc_59.jpg en la celda donde queremos el resultado y luego enter
Es un bloque rectangular de una o más celdas que Calc. trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo,
ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Operadores de comparación
Estos operadores muestran el valor VERDADERO o FALSO.
Operador de texto
El operador une varios textos en uno solo.
Operadores de referencia
Estos operadores unen áreas de celdas.
Los procedimientos para copiar una fórmula son diversos. Los explicaremos en el siguiente punto.
Los procedimientos para copiar una fórmula son diversos. Uno de los métodos propuestos es:
1. Seleccione la celda que contenga la fórmula ya sea que este en fila o en columna.
2. Seleccione el comando Copiar del menú Editar. Como alternativa para copiar puede hacer uso de la combinación de teclas
(Control) +(C).
3. Seleccione la celda en la que se deba copiar la fórmula. 4.Pulse el comando Insertar en el menú Editar o utilice la
combinación de teclas (Control) +(V). La fórmula se adaptará correctamente a la nueva celda.\\ Si desea copiar una fórmula en
varias celdas, la forma más fácil de copiarla en áreas adyacentes es:
Referencias relativas: Son referencias que se ajustan al copiar una fórmula de una celda a otra.
Referencias absolutas: Referencias que no se ajustan al copiar una fórmula de una celda a otra: para ello, ponemos el
caracter $ delante de la referencia a la columna, a la fila o ambas, según nos interese mantener fija la referencia a la columna
como a la fila.
Por ejemplo:
Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en
otras hojas o incluso en otros libros.
Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el
nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!
A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.
Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de
ver. Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2003",
en la Hoja1 y en la celda B2.
Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre
comillas simples ' '.
• 6.8 Funciones
Una función es una fórmula predefinida por OpenOffice.org Calc (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve
un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de
cualquier función es: nombre_función (argumento1; argumento2;...; argumentoN) Siguen las siguientes reglas:
El Asistente para funciones, ayuda a crear fórmulas de modo interactivo. Antes de iniciar el asistente, seleccione una celda o
área de celdas de la hoja actual para determinar la posición en la que se va a insertar la fórmula.
El Asistente para funciones consta de dos fichas: Funciones se utiliza para crear fórmulas, y Estructura se utiliza para
comprobarlas. Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar. Elegir la opción Función...
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la imagen.
Calc. nos permite de una forma automática hacer varios cálculos estadísticos sobre los datos de los que disponemos.
• Funciones Matemáticas
Esta categoría contiene las funciones Matemáticas de Calc. Para abrir el Asistente para funciones, lija Insertar - Función.
• Funciones Estadísticas
• Funciones de Fecha
OpenOffice.org maneja internamente los valores de fecha/hora como si fuesen valores numéricos. Si asigna el formato
"Número" a un valor de fecha u hora, dicho valor se convierte en un número. Por ejemplo, 01/01/2000 12:00 PM se convierte en
36526,5. El valor anterior a la coma decimal corresponde a la fecha; el valor situado a continuación de dicha coma corresponde
a la hora. Si no desea ver las fechas u horas con este tipo de representación numérica, cambie el formato según corresponda
(fecha u hora). Para ello, seleccione la celda que contiene el valor de fecha u hora, abra su menú contextual y seleccione
Formatear celdas. La pestaña Números contiene funciones para definir el formato numérico.
• Funciones lógicas
• Funciones de Información
• Funciones de Texto
Convierte todas las letras mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas. Una hoja de cálculo está pensada para
manejarse dentro del mundo de los números, pero también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de
texto. Estas son algunas de las funciones de texto ofrecidas.
7. Representación gráfica
Los gráficos estadísticos son gráficos o diagramas que surgen a partir de la información introducida en las celdas de la hoja de
cálculo. Los gráficos son una excelente forma de realzar la información para presentaciones y observar las tendencias de los
datos.
Los pasos a seguir para crear un grafico por medio del asistente son:
• Seleccione la área que desea graficar, esta selección puede ser antes o después de ir al menú
Insertar- Grafico
• Coloque el título del diagrama y luego presione el botón crear. La gráfica se insertará en el
documento activo.
• Mostrar la siguiente imagen, esto seria el resultado
• Seleccione el grafico del diagrama que usted ya generó, fíjese en las imágenes de abajo
• Luego vaya a menú-formato-tipo de diagrama..
• El campo área: Mediante esta notación de referencias de celdas se indica el área o conjunto de
celdas que usted previamente seleccionó antes de abrir el diálogo. Se especifica el nombre de la hoja (Hoja 1)
así como el conjunto de celdas. En realidad no se recomienda que cambie nada en este paso.
• La ubicación donde estará colocado el diagrama: Este campo tiene como nombre Resultados en
Tabla. En esta lista desplegable, seleccione la hoja donde quedará dibujado el diagrama. El valor
predeterminado es la misma hoja donde tomo los datos.
• Casillas de etiquetas: OpenCalc determina si hay etiquetas en las celdas seleccionadas. Esto lo
hace en base al tipo de datos de las celdas.
El comando no se ve si la hoja se ha abierto con la protección contra escritura activada. En ese caso, haga clic en el símbolo
Editar archivo de la barra estándar.
3. Seleccione la ficha Hoja. En el área Imprimir, marque los detalles que desea imprimir y haga clic en Aceptar.
Para realizar la previsualización de una hoja de trabajo realice los siguientes pasos:
Si la hoja actual es demasiado grande para imprimirla en una página, OpenOffice.org Calc la dividirá en varias. Como el salto
de página automático no siempre se efectúa en el lugar que usted desea, usted mismo podrá determinar en qué lugar dividir la
página:
Las líneas azules se pueden mover con el ratón. En el menú contextual hay más opciones, incluidas agregar un área de
impresión adicional, eliminar la escala, o insertar saltos de línea o columna adicionales.
Hay conceptos que tenemos que definirlas para que usted entienda mucho mejor. Los conceptos son:
Salto de Fila\\ Seleccionando Salto de Fila creará un salto de página sobre las casillas seleccionadas. Por ejemplo en la casilla
activa es H15, entonces el salto será creado entre la fila 14 y 15.
Salto de Columna\\ Seleccionando Salto de Columna creará un salto de página a la derecha de la casilla seleccionada. Por
ejemplo en la casilla activa H15, entonces el salto será creado entre las columnas G y H.
Especifique el espacio que desee dejar entre los bordes de la página y el texto del documento.
Izquierdo / Interior
Escriba la cantidad de espacio que debe haber entre el borde izquierdo de la página y el documento de texto. Si emplea la
configuración de página Reflejado, escriba el espacio que hay que dejar entre el margen interior del texto y el borde interior de
la página.
Derecha / Exterior
Escriba la cantidad de espacio que debe haber entre el borde derecho de la página y el documento de texto. Si emplea la
configuración de página Reflejado, escriba el espacio que debe haber entre el margen exterior del texto y el borde exterior de la
página.
Arriba Escriba el espacio que desee dejar entre el borde superior de la página y el documento de texto.
Abajo
Escriba el espacio que desee dejar entre el borde inferior de la página y el documento de texto.
Las fichas Encabezamiento y Pie de página no permite personalizar nuestros documentos impresos ofreciéndonos la posibilidad
de incluir como encabezamiento o pié de página de cada hoja impresa información referente al número de página, nombre del
libro o de la hoja,.. Encabezados y piés de páginas son piezas predefinidas del texto que son impresas superior e inferior de la
hoja afuera del área de la hoja y son asignados en un estilo de hoja.
Área izquierda: Escriba el texto que desea mostrar a la izquierda del encabezado o pie de página.
Área central: Escriba el texto que desea mostrar en el centro del encabezado o el pie de página
Área derecha: Escriba el texto que desea mostrar a la derecha del encabezado o pie de página.
Encabezado/pie de página: Seleccione un encabezado o pie de página predefinidos en la lista.
Encabezado personalizado: Entre estas tememos:
Atributos de texto%
Abre un diálogo para asignar atributos de formato a un texto nuevo o al texto seleccionado. El diálogo Atributos de texto
contiene las fichas Tipo de letra, Efectos de tipo de letra y Posición de tipo de letra.
Nombre de archivo
Inserta un comodín de nombre de archivo en el área seleccionada. Haga clic para insertar el título. Mantenga pulsado el botón
del ratón para seleccionar el título, el nombre de archivo o la ruta/nombre de archivo en el submenú. Si no se ha asignado un
título (véase Archivo - Propiedades), se inserta en su lugar el nombre de archivo.
Nombre de la hoja
Inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye por el nombre de la
hoja en el encabezado/pie de página del documento.
Página
Inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye en el documento por el
número de página. Esto permite numerar las páginas del documento de forma continua.
Número de páginas
Inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye en el documento por el
número total de páginas del mismo.
Fecha
Inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye en el documento por la
fecha actual; ésta se repetirá en cada uno de los encabezados/pies de página del documento.
Hora
Inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye en todos los
encabezados/pies de página del documento por la hora actual.
Imprimir una hoja de trabajo es un poco más detallado que imprimir un documento de OpenWriter, usted puede determinar
imprimir la hoja entera, solo ciertas celdas, activar o desactivar la cuadrícula o definir otras características de impresión.
Impresora: Lista la impresora predeterminada para el documento actual. La información de la impresora se muestra debajo de
este cuadro. Si selecciona otra impresora, la información queda actualizada.
Nombre: Lista las impresoras instaladas en el sistema operativo. Para cambiar la impresora predeterminada seleccione un
nombre de impresora de la lista.
Propiedades: Cambia la configuración de impresora para el documento actual. Las propiedades de la impresora varían según
la impresora seleccionada.
Imprimir en archivo: Imprime a un archivo en lugar de a la impresora. Seleccione este cuadro y, a continuación, elija una
ubicación para guardar el archivo.
Páginas: Imprime únicamente las páginas especificadas en el cuadro Páginas. Para imprimir un rango de páginas, use el
formato 3-6. Para exportar páginas concretas, use el formato 7;9;11. Si lo desea, puede combinar ambos modos mediante el
formato 3-6;8;10;12.
Selección: Imprime únicamente las áreas o los objetos seleccionados del documento actual.
Copias: Especifique el número de copias que quiera imprimir y las opciones de orden.
Opciones: Para establecer las opciones de impresión predeterminadas de OpenOffice.org para las hojas de cálculo.
Una hoja de cálculo es, simplificando mucho, una potente y versátil calculadora. Su capacidad para
ejecución de complejas funciones numéricas hace que sea especialmente utilizada en matemáticas,
estadística o economía. La hoja de cálculo sin embargo no sólo trabaja con números sino que también
cuenta con funciones para tratamiento de información.
Este capítulo no pretende ser un completo manual del uso de la hoja de cálculo. Veremos en cambio
únicamente un ejemplo con el propósito de que el lector sea capaz de generalizar las técnicas empleadas
y hacer uso de la ayuda del programa para ampliar sus conocimientos.
Para ejecutar Calc vaya a Aplicaciones -> Oficina ->OpenOffice.org Spreadsheet o bien desde cualquiera
de las aplicaciones del paquete seleccione Archivo -> Nuevo Hoja de cálculo
Nos aparece entonces la ventana principal de la aplicación, con el estilo habitual de distribución de
herramientas de OpenOffice.org. Lo más llamativo es que el espacio de trabajo no es una página en
blanco, como estábamos acostumbrados, sino una inmensa tabla dividida en filas y columnas. Cada una
de las casillas que se forman en la intersección de columnas con filas se conoce con el nombre de celda.
Cada celda tiene una dirección que resulta de combinar la letra de la columna con el número de la fila. Así
a la primera celda empezando por la izquierda nos referiremos con el nombre "celda A1".
Crearemos una hoja de cálculo muy sencilla como ejemplo que nos sirva para acercarnos a las
posibilidades de esta aplicación.
La idea es recoger en un cuadrante las temperaturas máximas y mínimas a lo largo de un año y obtener
automáticamente las diferencias, así como las medias anuales.
Pulsamos sobre la primera celda y tecleamos "Temperaturas mensuales. Año 2004" , a modo de título
para nuestra tabla. Escribimos los meses en la primera columna, a partir de la tercera fila y titulamos la
segunda, tercera y cuarta columnas como Máxima, Mínima y Diferencia , respectivamente. Por último
introducimos el valor de cada temperatura máxima y mínima en la fila del mes correspondiente.
Procedemos ahora a configurar el aspecto de cada uno de los elementos de nuestra hoja.
Seleccionamos las celdas que contienen los meses, pulsando sobre el mes de enero y arrastrando el
cursor hasta diciembre, de modo que todo el bloque se presente en modo vídeo invertido. Accedemos al
menú contextual del botón derecho y elegimos Formatear celdas, obteniendo una ventana con
diferentes pestañas donde establecer los atributos del conjunto de celdas seleccionado.
Decidiremos el tipo, tamaño, estilo y color de fuente, la alineación del texto en relación con la celda que
ocupa, los atributos de las líneas de separación entre celdas, etc.
Todas estas características se encuentran accesibles bajo la pestaña correspondiente en esta ventana de
formato de celdas.
Por este procedimiento podemos establecer y modificar el aspecto de la tabla tantas veces como sea
necesario hasta conseguir los resultados deseados.
2. Llevamos el puntero del ratón al borde inferior derecho de la celda, hasta que el cursor adopte la forma
de una cruz.
Como ejemplo de funciones más complejas totalizaremos en la última fila los valores medios anuales de
cada tipo de temperatura. Para ello podemos utilizar el Asistente de funciones:
1. Haga clic en la celda donde quiere insertar la fórmula, en nuestro caso la B14
2. Pulse en el botón de la barra de funciones marcado con el símbolo f(x). Esto iniciará el asistente de
funciones.
5. Seleccione ahora el conjunto de celdas al que quiere aplicar la función Promedio. Para ello haga clic
en la primera celda, en nuestro caso B3, y arrastre hasta la última, B14 en el ejemplo. Pulse la tecla
Intro.
6. Finalmente pulse el botón Aceptar para cerrar el asistente y aplicar la fórmula.
Haga lo mismo para los rangos de celdas desde C3 hasta C14 para las Mínimas y D3 hasta la D 14 para
la Diferencia. O, para mayor rapidez pulse en la esquina inferior derecha de la celda B15 y arrastre
lateralmente hasta D15.
Ahora podemos continuar dando formato a la hoja de un modo bastante similar a como lo haríamos con
una tabla de Writer. El título de esta tabla debería situarse en una posición centrada en la parte superior,
para ello seleccionamos las cuatro primeras celdas de la primera fila y elegimos la opción Formato -> Unir
celdas del menú general de Open Calc.
Gráficos estadísticos
Otra de las características más apreciadas de este programa es la posibilidad de generar gráficos
estadísticos a partir de una serie de datos. Para crear un diagrama de la forma más sencilla siga estos
pasos:
1. Seleccione el área donde se encuentran los valores incluyendo los títulos de las filas y columnas que
deban aparecer en el gráfico. En nuestro ejemplo significa que debemos seleccionar desde A2 a B15
2. Vaya al menú Insertar -> Diagrama. Se inicia el Asistente para diagramas
3. Asegúrese de que están marcadas las opcones Primera fila y Primera columna como etiqueta y
pulse Siguiente.
4. En esta pantalla y la siguiente configure el tipo de gráfico que prefiera.
5. Finalmente indique el título del diagrama y la leyenda que debe aparecer en los ejes de coordenadas y
pulse Crear.
De esta manera tan sencilla hemos generado una representación visual de los datos de nuestra hoja.
Probablemente, aún sea necesario realizar algunos ajustes para adaptar su aspecto y sus características.
Podemos cambiar la ubicación del gráfico dentro de la hoja sin más que arrastrarlo con el cursor y situarlo
en la posición deseada. También podemos cambiar su tamaño utilizando los manejadores como si de una
imagen se tratara.
Si pulsamos dos veces sobre el diagrama cambiará el aspecto de la ventana y entraremos en un entorno
de edición para modificar los atributos del gráfico, tanto los relativos a las líneas y al texto como el tipo y
el estilo global, hasta el punto de que podemos generar un diagrama totalmente diferente.
Ya hemos completado este sencillo ejemplo y tenemos elaborada nuestra hoja de cálculo con su gráfico
asociado, de manera que, si alteramos los valores introducidos en las celdas, automáticamente se
modificaría el aspecto del diagrama actualizándose y reflejando las nuevas cantidades.
Gráficos
• Gráficos
o Tipos de gráficos
o Gráfico de tarta o sectores circulares
o Diagrama de Barras y cronogramas
Barras simples
Barras dobles
Perfil cronológico
o Histograma
o Ojiva
o Nube de puntos o diagrama de dispersión
Tipos de gráficos
El profesor de Matemáticas, de enseñanza media jubilado, Antonio Roldán Martínez,
mantiene una magnifica página web que incluye una guía rápida del OpenOffice y otras
muchas cuestiones muy interesantes:
http://www.telefonica.net/web2/aroldanmart/portada.htm. De la guía rápida de Open Calc
me he permitido extraer (con su permiso) la parte que contiene una buena clasificación de
los ditintos tipos de gráficos en función del tipo de datos que queremos representar. Se
encuentra en el siguiente enlace: Tipos de gráficos.
Barras simples
1. Comencemos por conseguir el número de unidades vendidas en cada año:
1. En la celda C395 escribimos Años.
2. En la celda D395 escribimos Número de ventas.
3. En la celda C396 escribimos 1975 que es el primer año de la serie de datos.
4. En la celda C397 escribimos =c395+1.
5. Extendemos la fórmula desde C397 hasta C421.
6. En la celda D396 usaremos el asistente para funciones para escribir la
fórmula =SUMAR.SI(A$2:A$393;"="&C396;D$2:D$393). Como se ve en la imagen
es una función de la Categoría Matemáticas y su uso es análogo al de la función
CONTAR.SI que utilizamos para calcular frecuencias en Variables cualitativas. El
aspecto del asistente de funciones debe ser similar al de la imagen:
2. Ahora la obtención del diagrama es similar al anterior, pero en lugar de elegir el tipo
de sectores elegiremos barras. Por partes:
7. Pulsaremos Crear>>.
8. Posiblemente el gráfico será muy pequeño y las etiquetas del eje X sean de
difícil lectura. Podemos mejorar el aspecto de diagrama en dos pasos:
1. Estiraremos el gráfico a partir de los puntos de control que hay en el
borde de la ventana:
Barras dobles
1. Al igual que antes comenzaremos preparando los datos que vamos a representar:
1. Comenzaremos eliminando el gráfico anterior para dejar sitio al nuevo gráfico
o trasladándolo de sitio con el ratón.
2. En la celda E395 escribimos Volumen de negocio.
3. Extendemos la fórmula de D396 hasta E396.
4. Cambiamos el contenido de la celda -era
=SUMAR.SI($A$2:$A$393;"="&$C396;E$2:E$393)-, por
=SUMAR.SI($A$2:$A$393;"="&$C396;E$2:E$393)/100 a fin de que la escala de las
variables sea similar. Lo podemos editar bien pinchando con el ratón en la
línea de entrada de la barra de fórmulas o bien pulsando la tecla F2.
5. Extendemos la fórmula de E396 hasta E421.
2. Ahora crearemos el gráfico seleccionando el área C395:E421 y repitiendo los pasos
del ejercicio anterior:
1. Ejecutemos Insertar->Diagrama... Aparecerá el asistente para el formateado
automático de diagramas.
2. Como hemos partido con la selección de los datos ya hecha si no ha
identificado a la primera columna como nombres o etiquetas de los datos por
tratarse de números, marcaremos la casilla correspondiente. Pulsaremos
Siguiente>>.
3. Entre los tipos de diagramas seleccionaremos el diagrama de barras que
aparece el tercero de la fila superior y pulsaremos Avanzar>>.
4. Elegiremos la variante que parezca más adecuada. Dejemos la que aparece
por defecto (la primera). Pulsar Avanzar>>.
5. Escribiremos los títulos que creamos convenientes. En este caso sí
necesitaremos la leyenda, ya que es útil cuando hay más de un conjunto
representado. Quedará como en la figura:
6. Pulsaremos Crear>>.
7. Posiblemente el gráfico será muy pequeño y las etiquetas del eje X sean de
difícil lectura. Podemos mejorar el aspecto de diagrama repitiendo lo que se
hizo en el caso anterior al respecto.
8. Podemos mejorar la exactitud de la Leyenda cambiando el valor de la celda
E395 por Volumen de negocio/100. Veremos que el cambio aparece reflejado en
la leyenda.
Perfil cronológico
En realidad los datos utilizados para generar los diagramas de barras son dos series
cronológicas. En Open Calc la representación de una serie cronológicas es muy similar al
diagrama de barras. Solo necesitamos cambiar el tipo de gráfico.
Histograma
Un histograma es similar a un diagramas de barras, pero está pensado para una variable
continua agrupada en intervalos que no necesariamente han de tener la misma amplitud.
La frecuencia no se hace proporcional a la altura de las barras como en el diagrama de
barras, sino proporcional a la superficie del rectángulo que representa cada frecuencia. La
altura indica entonces el número de datos por unidad de frecuencia o densidad de la
variable en el intervalo.
De todos modos, si se toman intervalo de amplitud constante, como en la parte superior del
archivo notas.ods, se puede construir de forma sencilla un diagrama de barras que resulta
una aproximación razonable a un histograma. Construyamos uno de estos histogramas a
partir de la longitud de los sépalos de los datos de Fisher que ya utilizamos para construir
frecuencias en el ejercicio sobre variables cuantitativas continuas. Los datos tal y como lo
dejamos lo encontraremos en el archivo iris3.ods.
Ojiva
Una ojiva es la representación de las frecuencias acumuladas de un conjunto de datos
cuantitativos. Se puede hacer tanto con los datos agrupados en intervalos o con los datos
sin agrupar. Vamos a representar la ojiva de los datos sin agrupar de la longitud de los
sépalos de Fisher. Además nos permitirá superponer los valores que esperaríamos si la
variable fuese normal. Utilizaremos los datos del archivo iris4.ods.
7. Pulsaremos Crear>>.
3. Después de ajustar el tamaño del diagrama quedará como en la imagen:
2. Pulsamos Aceptar.
3. Obtendremos en A153 la pendiente y en B153 la ordenada en el origen de la recta de
regresión. Con estos valores añadimos los datos de la recta de regresión:
1. En la celda C1 escribimos Regresión.
2. En la celda C2 escribimos la fórmula =b$153+a$153*a2.
3. Extendemos la fórmula de C2 al área C2:C151.
4. Comencemos ahora la representación propiamente dicha:
1. Seleccionemos el área A1:C151.
2. Ejecutemos Insertar->Diagrama... Aparecerá el asistente para el formateado
automático de diagramas.
3. Pulsaremos Siguiente>>.
4. Entre los tipos de diagramas seleccionaremos el diagrama XY que aparece
segundo de la fila inferior y pulsaremos Avanzar>>.
5. Elegiremos la segunda variante que la más adecuada para datos aislados y
curvas simultáneamente. Quitaremos las líneas de cuadrícula del Eje Y. que
pueden no ser adecuadas para esta representación. Pulsar Avanzar>>.
6. El título del diagrama podría ser Sépalos. Pulsaremos Crear>>.
7. Normalmente necesitaremos ajustar el tamaño del diagrama al espacio
disponible mediante los punto negros de control de las esquinas.
8. Quitaremos las líneas que unen los puntos de las observaciones.
Seleccionamos los datos mediante una doble pulsación del botón izquierdo del
ratón.
9. Es posible que se abra la venta de propiedades de la serie de datos. Si no es
así mediante el comando Formato->Propiedades del objeto... abrimos la
ventana de las propiedades de la serie de datos.
10. En la ventana de las propiedades de la serie de datos señalaremos que el
estilo de la línea es invisible. Como en la figura:
11. Para que la recta de regresión lo sea señalaremos los datos de la Regresión
mediante una doble pulsación del botón izquierdo del ratón.
12. Abrimos la ventana de las propiedades de la serie de datos y señalaremos que
el Símbolo es ninguno. Elegiremos en ambas ventanas los colres que
consideremos adecuados. La ventana de estas propiedades puede quedar
como:
5. El gráfico será: