1.

1 Concepto de Hoja electrónica

Se puede definir una hoja de cálculo como un grupo de datos normalmente numéricos, agrupados en
tablas con filas y columnas, y con elementos comunes, que nos van a servir para representar una
realidad. Con dichos datos puedo realizar gráficos, estudiar tendencias, realizar estadísticas, funciones
matemáticas, cálculos numéricos... y un sinfín de cosas. Se usan mucho para la visualización de datos
de ventas de productos, estudios de mercado, o para las estadísticas.

1.2 El espacio de trabajo de Calc

• Estructura de una hoja de calculo

Barra de Menús: Se encontrarán las opciones de abrir la hoja de cálculo, guardar, vista preliminar,
impresión, cortar, copiar, pegar, escala, dar formato a celdas, filas y columnas, revisión de ortografía,
etc.
Barra de Funciones: Se podrá, acceder rápidamente a las funciones más frecuentes como, copiar,
pegar, imprimir, guardar un documento, insertar imágenes, etcétera.
Barra de Objetos: Aquí se encuentran botones relacionados a funciones importantes, como alineación
de texto, tipo, tamaño y estilos de letra, color, etcétera.
Barra de Fórmulas: Aquí se ingresarán las fórmulas, sumatoria, etcétera.
Barra de Herramientas: Aquí se encuentran funciones tales como insertar celdas, filas y columnas,
insertar gráficas, funciones de dibujo, revisión ortográfica, ordenar celdas, etcétera. Al mantener
presionado el botón del ratón sobre un botón de la barra de herramientas, despliega más funciones.
Barra de Estado: Muestra información sobre el documento actual.
Área de trabajo: Área para ingresar la información.

• Menús contextuales
Para activar el menú contextual de un objeto, en primer lugar haga clic en el objeto con el botón
izquierdo del ratón para seleccionarlo. A continuación, haga clic con el botón derecho del ratón. Algunos
menús contextuales se pueden abrir aunque no se haya seleccionado el objeto.

• Compresión de la barra de formula

Muestra u oculta la barra de fórmulas, que se emplea para escribir y editar fórmulas. La barra de
fórmulas es la herramienta más importante cuando se trabaja con hojas de cálculo. Para ocultar la barra
de fórmulas elimine con una pulsación de ratón la marca situada delante de esta entrada del menú.

Aunque la barra de fórmulas esté oculta puede editar las celdas si activa el modo de edición pulsando
F2. Una vez editadas las celdas, acepte los cambios pulsando Intro o rechácelos mediante Esc. Se
utiliza también para salir del modo de edición. A continuación describiremos las partes de una barra de
funciones:
Suma: Suma automáticamente los números contenidos en el área de celdas especificada. Pulse en una
celda, pulse este símbolo y, a continuación, especifique un área de celdas. También puede definir un
área de celdas arrastrando en la hoja de cálculo.

Función: Inserta una fórmula en la celda actual. Haga clic en este símbolo e introduzca la fórmula en la
Línea de entrada . Este símbolo sólo está disponible si el cuadro Línea de entrada está oculto.

Cuadro de nombre: Muestra la referencia de la celda actual, la referencia del área de celdas
seleccionada o el nombre del área. También puede seleccionar un área de celdas y luego asignarle un
nombre en Cuadro de nombre .

Para saltar a una celda específica o seleccionar un área de celdas, escriba en este cuadro la referencia
de la celda o del área; por ejemplo, F1 o A1:C4.

• Guardar Archivos

Haga clic en el icono Guardar o pulse las teclas de acceso directo Control + S. .El documento se
guarda con su ruta y su nombre en el soporte de datos local, en la unidad de red o en Internet,
sobrescribiendo cualquier archivo que tuviese el mismo nombre. La primera vez que guarde un archivo
se abrirá el diálogo Guardar como . En él podrá introducir el nombre, el directorio y la unidad para el
archivo. La otra forma para guardar un documento recién creado es mediante el comando de menú
Archivo - Guardar como, donde pondrá el nombre del documento, el directorio.

• Abrir Archivo
1.- Siga uno de estos procedimientos:
Elija Archivo - Abrir
Ò Haga clic en el icono Abrir archivo
Ò Pulse Control + O
En cualquiera usted verá el diálogo Abrir.

2.- Seleccione el archivo que desee abrir y haga clic en Abrir.

2. Creación y uso de hojas de trabajo

• 2.1 Trabajo con datos y celdas

Una celda es la intersección entre una fila y una columna de las que forman la hoja de cálculo, y se designa por la letra de la
columna a la que pertenece seguida por el número de la fila. La siguiente imagen muestra, por ejemplo, la celda D12:

Un Dato es el valor que le coloca en una celda; en nuestro ejemplo anterior si le ponemos 8 en la celda D12, el dato que tiene
esa celda es 8.

• 2.1.1 Celda Activa

Cuando una celda se encuentra seleccionada se dice que la celda está activa. La celda activa aparecerá como un borde más
grueso y su referencia aparecerá en el área de hoja de la barra de fórmulas.

• 2.1.2 Introducción de texto

o Valores numéricos

Tales como valores decimales, enteros, negativos, decimales negativos. Para que uno pueda realizar cálculos matemáticos.

• Valores de texto
Cada vez que escriba un texto en una hoja tendrá a su disposición prácticamente todas las funciones de edición y formateado
que normalmente se encuentran en un documento de texto. Usted podrá incluso "calcular" con textos. Por ejemplo: si escribe un
texto en la celda A1 y otro en la A2 podrá insertar en la celda A3 la fórmula "=CONCATENAR (A1; A2)" que vinculará los dos
textos y los alineará. Existen muchas más fórmulas y funciones posibles. Fíjese en las imágenes de abajo y vera el ejemplo
mencionado anteriormente.

• Fecha y hora

Una hoja de cálculo puede hacer mucho más que mostrar la fecha y hora (obtenidas del reloj interno del ordenador). También
puede realizar cálculos con fecha y hora. Por ejemplo, si usted quiere saber la fecha y hora del sistema la formula seria
“=ahora()”. Hagamos un pequeño ejercicio. En la celda A1 coloquemos la fecha y hora del sistema como hemos mencionado
anteriormente y a continuación fíjese en la imagen de abajo y copie tal como esta en la figura 1.

• Caracteres especiales

En muchos casos tendremos que añadir en nuestras hojas de cálculo caracteres que no están en el teclado. Ejemplo: Cómo
Introducir símbolos o caracteres especiales en una celda.

1.Para insertar Caracteres especiales pulsamos en Insertar / Símbolos.

Cuando pulsamos sobre un carácter en el diálogo Símbolos se muestra una previsualización y el código numérico
correspondiente del carácter.
Estas son las posibilidades que tenemos dentro del cuadro de diálogo:

Fuente. Seleccione una fuente para mostrar los caracteres especiales que lleva asociada.
Área. Seleccione una categoría para la fuente actual. Los símbolos para la categoría seleccionada se muestran en la tabla de
caracteres.
Campo para selección de carácter. Hacemos clic sobre los caracteres especiales que queramos insertar y para finalizar
pulsamos Aceptar.
2.Elijamos el símbolo que deseemos insertar.
3.Tras pulsar Aceptar, nos aparecerá el carácter seleccionado. Fíjese en la figura de abajo.

• Datos numéricos como texto

Si desea escribir un número como carácter de texto, comience la introducción con un apóstrofo ('), como por ejemplo para la
indicación de los años en títulos de columnas '1999, '2000 y '2001. El apóstrofo no se incluirá en la celda, solamente indica
durante la introducción que los datos se tomarán como caracteres de texto. Este procedimiento es por ejemplo relevante
cuando escriba un número de teléfono o un código postal que comiencen con un cero. En el formato normal de números se
ocultaría el cero.
 • Comandos: Deshacer y Rehacer

Es posible que una vez hayamos introducido nuevos cambios en el documento o hayamos cometido algún error y queramos
volver a la situación anterior. Con las opciones de Deshacer y Restaurar OpenOffice nos ofrece la posibilidad de rectificarlo.
Estas opciones se encuentran en el menú Editar: Para deshacer la última acción usaremos Deshacer y si hemos deshecho
algo se puede volver a hacer usando Restaurar. Si observas en el menú Editar, la opción de Rehacer no aparecerá activa
hasta que no hayamos deshecho algo y siempre será la última acción deshecha. También nos indicará aquí cuál es esta acción.
Otra forma de acceder a estas opciones es a través de los iconos de la Barra de funciones.

• 2.1.3 Selección de celdas

o Con el teclado

Podemos realizar la selección haciendo uso de las teclas de dirección, con ellas nos podremos ir desplazando por las celdas
de la hoja.

• Con el mouse

Selecciona celdas simplemente haciendo clic sobre ellas.

• Selección de celdas contiguas

Podemos realizar una selección de varias celdas juntas formando un rango. Esto podría ser útil por ejemplo para dar un
formato común a una serie de celdas. Fíjese en la figura de abajo.
 • Selección de celdas o áreas no contiguas

En ocasiones las celdas que necesitamos seleccionar se encuentran de forma dispersa en la hoja de cálculo. Podemos realizar
una selección de varias celdas aunque no se encuentren juntas formando un rango. Esto podría ser útil por ejemplo para
dar un formato común a una serie de celdas que se encuentran en diversas localizaciones de la hoja. El procedimiento para
realizar esto es muy simple: una vez que tenemos activa una primera celda, presionamos la tecla <Control> y sin soltarla
vamos marcando el resto de celdas que queremos conformen nuestra selección.

Esto que se ha comentado para celdas es también válido para rangos. Una vez seleccionado el primer rango, pulsamos la tecla
<Control> y sin soltarla seleccionamos el resto de rangos que queremos formen nuestra selección.

Obviamente se pueden combinar sin ningún problema selección de celdas y rangos. Fíjese en la figura de abajo.
 • Selección de filas, columnas y múltiples áreas

Para seleccionar una fila o columna entera haremos un clic con el ratón sobre la letra o número de la columna o fila. De este
modo quedará seleccionada en su totalidad. En la figura de abajo muestra una selección de columna, así mismo usted podrá
seleccionar una fila.

Si deseamos seleccionar varias filas o columnas contiguas, haremos lo siguiente: cuando seleccionemos la primera de ellas, sin
soltar el botón del ratón, arrastramos hasta que abarquemos las deseadas, momento en el que podremos soltar el ratón.

• Selección de una hoja de trabajo

Para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo haremos un clic de ratón en el botón que se encuentra a la izquierda
de los encabezados de las columnas y encima de los encabezados de las filas. Como se muestra en la figura de abajo

3. Administración de hojas de trabajo

• 3.1 Insertar y eliminar hojas

Insertar una Hoja

Para crear una nueva hoja, podemos hacer dos cosas:

• Seleccionamos en el menú Insertar el comando Hoja de cálculo.

 • Y a continuación mostrara el siguiente cuadro:

Posición
Especifica dónde se insertará la hoja nueva dentro del documento.
Delante de la hoja actual: Inserta una hoja nueva justo antes de la hoja actual.
Detrás de la hoja actual: Inserta una hoja nueva justo después de la hoja actual.

Hoja
Especifica si se insertará en el documento una hoja nueva o una hoja ya existente.
Crear nueva: Crea una hoja nueva. Escriba un nombre para la hoja en el campo Nombre.
Núm. de hojas: Especifica el número de hojas que se deben crear. Nombre: Especifica el nombre de la hoja nueva. Puede
contener tanto letras como números.
A partir de archivo: Inserta una hoja de un archivo en el documento activo.
Examinar: Abre un diálogo para la selección de un archivo.
Hojas disponibles: Si ha seleccionado un archivo utilizando el botón Examinar, las hojas que contenga se mostrarán en la
lista. La ruta del archivo se mostrará debajo de la lista. Seleccione en la lista la hoja que desea insertar.
Vínculo: Seleccione para insertar la hoja como vínculo en lugar de como copia. Los vínculos se pueden actualizar para que
muestren el contenido nuevo.

• Sobre el indicador de hojas, hacemos un clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual
que se despliega seleccionamos el comando Insertar hoja. Como se muestra en la figura de abajo.

Eliminar una hoja

En ocasiones será necesario eliminar alguna de las hojas de cálculo de nuestro documento, para ello debemos hacer lo
siguiente:

• Seleccionamos en el menú Editar / Hoja de cálculo / Borrar. Es importante que tengamos activa la hoja que deseamos
eliminar. La hoja activa es aquella cuyo cartel en el indicador de hojas aparece en blanco.
• En el indicador de hojas, y sobre el nombre de la hoja que deseamos eliminar, hacemos un clic en el botón derecho del
ratón y en el menú contextual seleccionamos Borrar hoja. Como se muestra en la figura de abajo.

• 3.2 Dar nombre y renombrar hojas

Cuando creamos una hoja de cálculo, el nombre que tiene por defecto es Hoja1, Hoja2,... Este nombre no es muy intuitivo,
especialmente si queremos presentar nuestros datos de forma organizada.

Para crear el nombre de una hoja ya creada:

• Seleccionamos en el menú Formato / Hoja de cálculo / Cambiar nombre. Introduciremos el nombre en el cuadro de
dialogo que aparece y pulsaremos Aceptar.
• En el indicador de hojas y sobre el nombre de la hoja que queremos modificar, haremos un clic en el botón derecho del
ratón y en el menú contextual seleccionamos Cambiar nombre a hoja. Como se muestra en la figura de abajo
Nota: Si cambiamos el nombre de una hoja cálculo la referencia al nombre de la misma se actualiza automáticamente.

• 3.3 Mover y copiar hojas

Una utilidad que encontramos en el Calc para manipular las hojas de cálculo es la posibilidad de cambiar el orden de las
mismas. Para mover o copiar hojas podemos hacer cualquiera de los dos pasos:

• Debemos pinchar en el cartel de la hoja y arrastrarlo hasta la localización deseada.

• Pulsar el botón derecho del ratón en la pestaña de la Hoja / Desplazar, luego elegimos en la ventana que nos ha
aparecido la Posición en la que queremos que se encuentre la hoja y pulsamos Aceptar.

• 3.4 Visualizar hojas

Para la impresión de imágenes y tablas, solos o integrados en un texto, es muy importante que se informe previamente sobre el
orden respectivo en el papel. Con ello puede configurar, por ejemplo, el ancho óptimo de los márgenes o, en el caso de imprimir
tablas de gran tamaño, el salto de página donde menos moleste. OpenOffice le ofrece esta posibilidad de previsualización con
el comando Vista preliminar en el menú Archivo.

La vista preliminar será una representación en pantalla de cómo quedaría nuestro documento si lo enviásemos a imprimir. En
el menú Archivo, encontramos la opción Vista preliminar. Una vez hayamos accedido a la vista preliminar de la forma antes
comentada, obtendremos una ventana del siguiente estilo
Pasos: Observa cómo se utiliza la vista preliminar.

1. Hacemos clic en Archivo / Vista Preliminar.

2. Podemos utilizar las opciones de Página siguiente y anterior, zoom, ir a última y primera página, o configurar el formato
de la página.
3. Para cerrar volvemos a pulsar en Archivo / Vista Preliminar.

• Hacer zoom a la hoja de trabajo

Reduce o aumenta el tamaño de la visualización en pantalla de OpenOffice.org. El factor de zoom actual se muestra como
porcentaje en la barra de estado. Para realiza el zoom, usted tiene que ingresar a Ver – Escala, como se muestra en la figura
de abajo.
A continuación muestra el siguiente cuadro

4. Técnicas de edición de hojas de trabajo

Con Calc. podremos copiar o cortar (mover) celdas desde una localización de la hoja de cálculo a otra, a otra hoja del mismo
libro, a otro libro e incluso a otras aplicaciones como por ejemplo OpenOffice Writer.

• 4.1 Copiar, cortar y pegar dato

Para realizar las operaciones de copiar, cortar y pegar, Calc hace uso del portapapeles, que no es más que una parte de la
memoria del ordenador en la que se coloca de forma provisional la información. Cuando se copia, Calc coloca un duplicado de
las celdas seleccionadas en el portapapeles. Al cortar, Calc eliminará los datos de su ubicación original y los colocará en el
portapapeles.
Haga clic en la celda que desea copiar, cortar o pegar y mostrara un cuadrito de opciones en el cual puede realizar cualquiera
operación. Fíjese en la imagen de abajo.

• 4.2 Eliminar datos

Para eliminar datos lo primero que tiene que hacer es:

1. Seleccionar la celda que desea eliminar y hacer clic con el botón secundario del Mouse, aparecerá la opción de Eliminar
contenidos

2. Le mostrar el cuadro eliminar contenidos, después selecciona eliminar todo y aceptar. Fíjese en la imagen de abajo.
El eliminar todo, elimina el formato que se guarda en la celda.

• 4.3 Buscar y reemplazar datos

o Buscar datos con el comando Buscar

Cuando estamos trabajando con documentos de gran extensión o simplemente tenemos la necesidad de cambiar alguna
palabra, número... que se repite a lo largo del documento por otro, a veces puede resultar tedioso ir buscándolos y
modificándolos uno por uno, o simplemente el localizar determinados pasajes del texto. Con la opción de Buscar y Reemplazar
esta tarea se simplifica al máximo, ahorrando tiempo y esfuerzo. Primeramente nos vamos a Editar- buscar y reemplazar.

Luego le saldrá el siguiente cuadro donde:

Buscar: Escriba el texto que quiera buscar o seleccione una búsqueda previa de la lista.
Reemplazar por: Escriba el texto de sustitución, o seleccione un texto o un estilo de sustitución reciente en la lista.
Al escribir el texto se habilitaran las opciones de los botones:
Buscar todo: Busca y selecciona todos los casos del texto o del formato buscados en el documento (sólo en documentos de
Writer y Calc).
Buscar: Busca y selecciona en el documento el siguiente caso de texto o de formato buscados en el documento.
Reemplazar todo: Sustituye todas las veces en que aparece el texto o formato que se desea sustituir.
Reemplazar: Sustituye el texto o formato seleccionado que se buscaba y pasa a busca la siguiente vez que aparece.

• Buscar y reemplazar Datos

También podemos seleccionar previamente la palabra y pulsar luego sobre la opción Buscar y Reemplazar. Ya buscada la
cadena de caracteres tendremos la opción de cambiarla por otra. Para ello escribiremos en el cuadro de texto Reemplazar por
los caracteres por los que queremos cambiarlo y pulsamos el botón Reemplazar para que tenga lugar el cambio. Si lo que
queremos es que el cambio afecte a todas las que coincidan en el documento pulsaremos entonces en Reemplazar todo.

5. Técnicas de formateo

• 5.1 Bases para dar formato

El formato se refiere a la distribución visual del texto mediante un procesador de texto o un programa de autoedición. Ello
incluye la definición del formato de papel, los bordes de página, los tipos de letra y los efectos de tipo de letra, así como las
sangrías y los espacios. Se puede dar formato a texto directamente o con los estilos que proporciona OpenOffice.org.

• Formato de celdas desde la barra de herramientas de formato

Desde la barra de herramienta Formato, puede cambiar el formato de la celda, como el tamaño, el tipo de letra, si lo quieres con
negrita, cursiva, subrayado, alinearlo en la forma que deseas, también para combinar dos celdas o mas, etc.
Para conocer muy bien esta herramienta te aconsejo que pruebes con las opciones que tiene y así podrás entenderlo mucho
mejor.

• Formato de celdas a través del menú

Primeramente nos vamos al menú/formato/celda fíjate en la imagen de abajo.

Después nos aparecerá el siguiente cuadro

Mas adelante explicaremos detalle a detalle todas sus opciones.

{+Comando Formato del menú principal+]

• 5.2 Alineación de texto

Podemos modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos seleccionados. Para esto podemos seguir varios
procedimientos.

• Horizontalmente
La manera más directa es, previa selección de los datos a alinear, pulsar alguno de los botones que regulan las alineaciones en
la barra de formato. Los datos podrán estar alineados a la derecha, a la izquierda o centrados dentro de la celda según qué
botón pulsemos.

O también como se muestra en la siguiente figura:

Pasos: Veremos cómo alinear el texto de las celdas.

1. Seleccionamos las celdas.

2. Vamos a Formato/Celdas.\\ 3. Seleccionamos la Pestaña Alineación.
4. En Alineación horizontal seleccionamos (Izquierda, Centrado, Derecha, Justificado).
5. Pulsamos Aceptar.

• Verticalmente

Un procedimiento que permite modificar más parámetros lo encontramos en el menú Formato, eligiendo el comando Celdas.
Vemos como dentro de la ficha Alineación podemos modificar no sólo la alineación de los caracteres en las celdas, sino que
incluso podemos modificar el grado de inclinación que tendrán, o la posición en vertical que ocuparán en celdas: texto agrupado
en la parte superior, en la inferior, o en el centro de la celda.

Pasos: Veremos cómo alinear el texto de las celdas.

1. Seleccionamos las celdas. 2. Vamos a Formato/Celdas. 3. Seleccionamos la Pestaña Alineación. 4. En Alineación

vertical seleccionamos (Arriba, Centrado y Abajo). 5. Pulsamos Aceptar.
 • 5.3 Tipos y colores de letras

Manteniéndonos en el cuadro Formateado de Celdas encontramos la opción de Fuente. Esta nos permite seleccionar el tipo
de letra, tamaño, estilo, efectos y color del texto o números que hemos insertado en las celdas seleccionadas. Así mismo, esta
ficha posee una ventana donde podemos ver una muestra del resultado final.

También podemos realizar modificaciones del formato de la fuente a través de la botones de la barra de objetos de texto.

Los datos contenidos en una celda pueden adoptar el formato que más nos interese.

• 5.4 Bordes de celdas

Con el tipo de borde seleccionamos el tipo de línea que rodea a las celdas La ficha Bordes permite escoger el tipo de líneas
que rodearán las celdas seleccionadas (una sola o un conjunto de celdas), su grosor, estilo, posición, etc. Para ello, seguiremos
estos pasos:

• Seleccionaremos la zona de hoja de cálculo a la que le aplicaremos los bordes.

• A continuación ir al menú Formato, elegiremos el comando Celdas y en el cuadro Formato de Celdas marcamos la
ficha Bordes.

Dentro de la ficha Bordes, en primer lugar escogeremos un tipo de línea en el panel de la derecha de la ventana (titulado
Línea-Estilos). También es posible seleccionar un color de línea en el desplegable Color, debajo del anterior.

Aplicaremos ese tipo de línea a las zonas de la hoja de cálculo que nos interese. Para ello, pulsaremos alguno de los botones
de la zona Predeterminados o Borde. El icono que contiene cada botón representa la posición que ocupará la línea (contorno de
la tabla, en la parte inferior de las celdas, en el interior, etc.). En la vista previa comprobaremos en todo momento el aspecto
provisional de la tabla. Es posible aplicar diversos estilos y colores de línea a cada una de las zonas de trazado.

El contenido de esta ventana variará en función de que tengamos varias o una sola celda seleccionada. En el caso de tener
seleccionadas varias celdas podremos elegir, además del contorno del total de la selección, también el estilo de las líneas que
separan las celdas.
Pasos: Modificar los bordes de las celdas.

1. Seleccionamos las celdas.

2. Vamos a Formato / Celda.
3. Seleccionamos la pestaña Borde.
4. Elegimos el grosor de las líneas.
5. Seleccionamos un color.
6. Determinamos la disposición de las líneas.
7. Pulsamos Aceptar.

• 5.5 Colores y patrones

Aprenderemos a atribuirle un color al fondo de las celdas y las fuentes. En la ficha Fondo del cuadro Formateado de Celdas,
escogeremos un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas seleccionadas. Attach:calc_48.gif Δ Existe un botón
que permite aplicar directamente un color de fondo a la selección. En la siguiente imagen aparece este botón en la apariencia
que adopta cuando se encuentra desplegado, para ello recordemos que debemos pulsar enAttach:calc_49.jpg

• 5.6 Ajustes de columnas y filas

o Ancho y alto de columnas y filas

Por defecto, Calc. ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. Pero en ciertas ocasiones nos puede interesar aplicar un
alto diferente. Esto lo podemos hacer de varias formas:

Modificándolas manualmente. Adaptando automáticamente las dimensiones de la celda. Pasos: Cómo modificar el alto de una
fila.

Arrastramos las líneas que separan las filas en el lateral. Ahora utilizamos otro método. Seleccionamos la fila. Vamos a
Formato/Fila/Alto. Introducimos el alto deseado. Pulsamos Aceptar.

• Modificación manual

Si sabemos el valor exacto de la altura de la fila, en el menú Formato, elegiremos el comando Fila y en el siguiente desplegable
Alto... Tras esto nos aparecerá un cuadro de dialogo que nos pide el valor de la altura de la fila. Después de todo esto pulse
aceptar y vera los cambios realizados

El tamaño de las filas es configurable para dar la altura necesaria en función de los elementos insertados en ella.

• Adaptar automáticamente las dimensiones de las celdas

Si acercamos el cursor hasta el margen derecho, en la zona en la que aparece la numeración de las filas y lo situamos junto en
la unión de dos filas, el cursor cambiará de apariencia, adoptando la de una flecha doble, como aparece en la imagen. Si en
este momento arrastramos hacia abajo y hacia arriba, modificaremos la altura de la fila.

Podemos variar la altura de las celdas pulsando la tecla <SHIFT> y los cursores de arriba o abajo según querremos aumentar o
disminuir la altura.

• 5.7 Insertar filas, columnas

En ciertas ocasiones puede que nos interese que el rango que hemos copiado o cortado en el portapapeles no sustituya a un
conjunto de celdas en el destino (como ocurre con el comando pegar), sino que queremos desplazar estos datos hasta que
"dejen hueco" a nuestra selección.

Para llevar a cabo esta operación, y una vez realizada la operación de Cortar o Copiar de igual forma ha como hemos visto
anteriormente, colocamos el cursor en el lugar en el que queramos que se inserte nuestra selección y seguidamente podemos
hacer una de estas dos operaciones:

Seleccionamos desde el menú Insertar, el comando Celdas... pulsamos el botón derecho del ratón, con lo que se despliega un
menú contextual, en el que seleccionamos Insertar celdas... Tras realizar esto, aparecerá la ventana Insertar celdas:

En la que elegiremos la opción que nos interese y pulsaremos en aceptar, finalizando de este modo el proceso.

Pasos: Insertar celdas sin sobrescribir las que estén en su lugar.

Cortamos con Ctrl. + X las celdas que vamos a mover. Seleccionamos las celdas que vamos a mover para dejar hueco a las
otras. En el menú contextual seleccionamos Insertar celdas. Marcamos Desplazar celdas hacia la derecha y pulsamos Aceptar.
No tenemos más que pegar las celdas en el hueco dejado. La inserción de una columna o fila se puede realizar:

Seleccionando desde el menú Insertar el comando Celdas. Pulsando el botón derecho del ratón y seleccionando Insertar
celdas.

• 5.8 Eliminar filas, columnas y celdas

En cualquier momento podemos vernos en la necesidad de borrar alguno de los datos que hemos introducido. Existe una
diferencia fundamental entre borrar datos y borrar filas o columnas. La diferencia estriba en que cuando eliminamos un dato
(pulsando la tecla “suprimir”) el contenido de la celda desaparece, pero la fila y columna que contienen a esa celda se
mantienen. En ocasiones, esto no será suficiente ya que podríamos estar necesitando eliminar una fila o columna completa de
celdas sin que quede un “hueco” vacío. Para ello tenemos las opciones:

Borrar filas Borrar columnas Si quieres eliminar una o varias filas debes seguir los siguientes pasos:

Seleccionarlas haciendo clic sobre su número Pulsar el botón derecho del ratón Elegir la opción “Eliminar filas”

Del mismo modo, para borrar una o varias columnas:

Seleccionarlas haciendo clic sobre su letra Pulsar el botón derecho del ratón Elegir la opción “borrar columnas”

Como alternativa al botón derecho del ratón encontrarás en la barra de menú Editar -> Borrar celdas, que elimina la fila o
columna que tengas seleccionada.

Pasos: Como borrar columnas y filas ya seleccionadas.

Seleccionar con el ratón en el número que identifica la fila a eliminar. Pulsar el botón derecho del ratón. Elegir la opción “borrar
filas”. Seleccionar con el ratón en la letra que identifica la columna a eliminar. Pulsar el botón derecho del ratón. Elegir la opción
“borrar columnas”.

• 5.9 Combinar y dividir celdas

Para combinar celdas hay de dos maneras, la mas directa es pulsando el botón de la barra de herramientas formato, fíjese en la
figura de abajo

La otra forma es yendo al menú- formato –combinar celdas

6. Fórmulas y Funciones

Una Fórmula es un procedimiento con operadores matemáticos, números, textos, direcciones de celdas, rangos y otras
fórmulas, para determinar un valor específico en una celda.
Las Funciones son fórmulas predeterminadas que vienen incluidas en OpenOffice.org Calc y están agrupadas en las
siguientes categorías: Matemáticas, Lógicas, Estadísticas, finanzas, Textos, Base de datos, Fecha y hora, Matriz, Información y
Hoja de cálculo.

• 6.1 Introducción de fórmulas

Todas la fórmulas deben empezar con el signo igual (=). Las fórmulas pueden contener números o textos, así como detalles de
formato. Las fórmulas pueden también contener operadores aritméticos, lógicos y diferentes funciones.

• 6.2 Sumar columnas y filas automáticamente

Pasar sumar se utiliza la función ; esta función suma todos los números de un área de celdas. Si queremos sumar toda una
columna tendremos que colocar la funciónAttach:calc_59.jpg en la celda donde queremos el resultado y luego enter

El mismo procedimiento es para la suma en fila.

• 6.3 Definición de rango de celdas

Es un bloque rectangular de una o más celdas que Calc. trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo,
ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

• 6.4 Creación de funciones sencillas

o Orden de los operadores
Operadores aritméticos
Estos operadores proporcionan resultados numéricos.

Operadores de comparación
Estos operadores muestran el valor VERDADERO o FALSO.

Operador de texto
El operador une varios textos en uno solo.

Operadores de referencia
Estos operadores unen áreas de celdas.

• 6.5 Copiar formulas simples

Los procedimientos para copiar una fórmula son diversos. Los explicaremos en el siguiente punto.

• Copiar formulas en fila o en columna

Los procedimientos para copiar una fórmula son diversos. Uno de los métodos propuestos es:

1. Seleccione la celda que contenga la fórmula ya sea que este en fila o en columna.
2. Seleccione el comando Copiar del menú Editar. Como alternativa para copiar puede hacer uso de la combinación de teclas
(Control) +(C).
3. Seleccione la celda en la que se deba copiar la fórmula. 4.Pulse el comando Insertar en el menú Editar o utilice la
combinación de teclas (Control) +(V). La fórmula se adaptará correctamente a la nueva celda.\\ Si desea copiar una fórmula en
varias celdas, la forma más fácil de copiarla en áreas adyacentes es:

1. Seleccione la celda que contenga la fórmula.

2. Pulse en la parte inferior derecha en el marco destacado que rodea la celda y mantenga pulsado el botón del ratón. El
puntero del ratón se convierte en un retículo.
3. Mantenga pulsado el botón del ratón y tire hacia abajo o hacia la derecha sobre las celdas en las que desee copiar la
fórmula.\\ 4. Suelte el botón del ratón. La fórmula se copiará en las celdas y se adaptará automáticamente.
Si no desea que los valores y textos se adapten automáticamente, mantenga pulsada la tecla (Control) al arrastrar con el ratón.
Las fórmulas se adaptan siempre.

• 6.6 Referencias absolutas y relativas

Referencias relativas: Son referencias que se ajustan al copiar una fórmula de una celda a otra.
Referencias absolutas: Referencias que no se ajustan al copiar una fórmula de una celda a otra: para ello, ponemos el
caracter $ delante de la referencia a la columna, a la fila o ambas, según nos interese mantener fija la referencia a la columna
como a la fila.

Por ejemplo:

• 6.7 Referencias a otras hojas de cálculo en el mismo libro

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en
otras hojas o incluso en otros libros.

• Referencia a otras hojas.

Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el
nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!
A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.

• Referencia a otros libros.

Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de
ver. Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2003",
en la Hoja1 y en la celda B2.

Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre
comillas simples ' '.

• 6.8 Funciones

Una función es una fórmula predefinida por OpenOffice.org Calc (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve
un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de
cualquier función es: nombre_función (argumento1; argumento2;...; argumentoN) Siguen las siguientes reglas:

• Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =

• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o
después de cada paréntesis
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

• El Asistente para funciones

El Asistente para funciones, ayuda a crear fórmulas de modo interactivo. Antes de iniciar el asistente, seleccione una celda o
área de celdas de la hoja actual para determinar la posición en la que se va a insertar la fórmula.
El Asistente para funciones consta de dos fichas: Funciones se utiliza para crear fórmulas, y Estructura se utiliza para
comprobarlas. Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar. Elegir la opción Función...

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la imagen.

• Uso de Funciones predefinidas y comunes

Calc. nos permite de una forma automática hacer varios cálculos estadísticos sobre los datos de los que disponemos.

• Funciones Matemáticas

Esta categoría contiene las funciones Matemáticas de Calc. Para abrir el Asistente para funciones, lija Insertar - Función.

• Funciones Estadísticas

Esta categoría contiene las funciones de Estadística.

Algunos de los ejemplos emplean la siguiente tabla de datos:

• Funciones de Fecha

OpenOffice.org maneja internamente los valores de fecha/hora como si fuesen valores numéricos. Si asigna el formato
"Número" a un valor de fecha u hora, dicho valor se convierte en un número. Por ejemplo, 01/01/2000 12:00 PM se convierte en
36526,5. El valor anterior a la coma decimal corresponde a la fecha; el valor situado a continuación de dicha coma corresponde
a la hora. Si no desea ver las fechas u horas con este tipo de representación numérica, cambie el formato según corresponda
(fecha u hora). Para ello, seleccione la celda que contiene el valor de fecha u hora, abra su menú contextual y seleccione
Formatear celdas. La pestaña Números contiene funciones para definir el formato numérico.

• Funciones lógicas

Esta categoría contiene las funciones de Lógico.

• Funciones de Información

Esta categoría contiene las funciones de Información

Los datos de la tabla siguiente se utilizan en diversos ejemplos dentro de las descripciones de las funciones:

• Funciones de Texto

Convierte todas las letras mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas. Una hoja de cálculo está pensada para
manejarse dentro del mundo de los números, pero también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de
texto. Estas son algunas de las funciones de texto ofrecidas.
7. Representación gráfica

• 7.1 Conceptos sobre gráficos estadísticos

Los gráficos estadísticos son gráficos o diagramas que surgen a partir de la información introducida en las celdas de la hoja de
cálculo. Los gráficos son una excelente forma de realzar la información para presentaciones y observar las tendencias de los
datos.

• 7.2 Uso del asistente para crear un gráfico

Los pasos a seguir para crear un grafico por medio del asistente son:

• Seleccione la área que desea graficar, esta selección puede ser antes o después de ir al menú
Insertar- Grafico

Fíjese en la imagen de abajo.

• Nos vamos al menú Insertar-Diagrama

• Mostrará el siguiente cuadro

• Presionar Siguiente
• Mostrará el siguiente cuadro

• Seleccionar el tipo de gráfica y si se graficarán las filas o columnas

• Elegir representación de texto en previsualización, esto permite ver las opciones que se van eligiendo
al elaborar la gráfica
• Presionar botón avanzar
• Si se desea seleccionar una tipo de variante y cuadrícula en eje X y Y, después presionar botón
avanzar
• Aparecerá el siguiente cuadro

• Coloque el título del diagrama y luego presione el botón crear. La gráfica se insertará en el
documento activo.
 • Mostrar la siguiente imagen, esto seria el resultado

• 7.3 Selección de un tipo de gráfico.

Para seleccionar un tipo de grafico los pasos a seguir son:

• Seleccione el grafico del diagrama que usted ya generó, fíjese en las imágenes de abajo
• Luego vaya a menú-formato-tipo de diagrama..

• Aparecerá el siguiente cuadro, cambie el tipo de diagrama que usted quiere

 • El resultado es el siguiente

• 7.4 Ubicación del gráfico.

Las opciones de esta primera pantalla permiten indicar la ubicación del gráfico. Especifique dónde estarán los datos y dónde
estará colocado el diagrama. Las opciones de esta primera pantalla son las siguientes:

• El campo área: Mediante esta notación de referencias de celdas se indica el área o conjunto de
celdas que usted previamente seleccionó antes de abrir el diálogo. Se especifica el nombre de la hoja (Hoja 1)
así como el conjunto de celdas. En realidad no se recomienda que cambie nada en este paso.
• La ubicación donde estará colocado el diagrama: Este campo tiene como nombre Resultados en
Tabla. En esta lista desplegable, seleccione la hoja donde quedará dibujado el diagrama. El valor
predeterminado es la misma hoja donde tomo los datos.
• Casillas de etiquetas: OpenCalc determina si hay etiquetas en las celdas seleccionadas. Esto lo
hace en base al tipo de datos de las celdas.

• 7.4 Personalización de la representación gráfica.

Para cambiar los formatos necesitamos editar la gráfica de la siguiente manera:

• Dar un click sobre la gráfica,

• Presionar botón derecho (sobre la misma gráfica)
• Seleccionar Editar
• Aparecerá un borde en la gráfica
• Aparecerá la siguiente gráfica
• Las opciones que presenta este diagrama son:
 • 7.5 Impresión de gráficos

Al imprimir una tabla podrá seleccionar qué detalles se deben imprimir:

• Títulos de filas y de columnas

• Cuadrícula
• Notas
• Objetos e imágenes
• Diagramas
• Objetos de dibujo
• Fórmulas
• Para seleccionar detalles proceda de la siguiente manera:

1. Pase a la hoja que desee imprimir.

2. Active el comando Formato - Página.

El comando no se ve si la hoja se ha abierto con la protección contra escritura activada. En ese caso, haga clic en el símbolo
Editar archivo de la barra estándar.
3. Seleccione la ficha Hoja. En el área Imprimir, marque los detalles que desea imprimir y haga clic en Aceptar.

4. Imprima el documento. Menú – Archivo - Imprimir

8. Configuración de página e impresión y manejo de ventanas

En este punto vamos a configurar páginas e impresión y el manejo de las ventas

• 8.1 Previsualización de una hoja de trabajo

Para realizar la previsualización de una hoja de trabajo realice los siguientes pasos:

• Vaya al menú Archivo – vista previa

 • Las opciones que le aparecerán son las siguientes

• Elija la opción que usted desea

• 8.2 Adición de saltos de página

Si la hoja actual es demasiado grande para imprimirla en una página, OpenOffice.org Calc la dividirá en varias. Como el salto
de página automático no siempre se efectúa en el lugar que usted desea, usted mismo podrá determinar en qué lugar dividir la
página:

Vaya a la hoja a imprimir.

Active Ver - Previsualización del salto de página.

En las páginas a imprimir verá la distribución automática de la hoja. Las áreas de impresión creadas automáticamente se
señalizan mediante líneas de color azul oscuro y las áreas de impresión personalizadas mediante líneas azul cielo. Los saltos
de página (saltos de fila y de columna) se marcarán con líneas negras.

Las líneas azules se pueden mover con el ratón. En el menú contextual hay más opciones, incluidas agregar un área de
impresión adicional, eliminar la escala, o insertar saltos de línea o columna adicionales.

Hay conceptos que tenemos que definirlas para que usted entienda mucho mejor. Los conceptos son:

Salto de Fila\\ Seleccionando Salto de Fila creará un salto de página sobre las casillas seleccionadas. Por ejemplo en la casilla
activa es H15, entonces el salto será creado entre la fila 14 y 15.

Salto de Columna\\ Seleccionando Salto de Columna creará un salto de página a la derecha de la casilla seleccionada. Por
ejemplo en la casilla activa H15, entonces el salto será creado entre las columnas G y H.

• 8.3 Configuración de página

o Márgenes

Especifique el espacio que desee dejar entre los bordes de la página y el texto del documento.

Izquierdo / Interior
Escriba la cantidad de espacio que debe haber entre el borde izquierdo de la página y el documento de texto. Si emplea la
configuración de página Reflejado, escriba el espacio que hay que dejar entre el margen interior del texto y el borde interior de
la página.
Derecha / Exterior
Escriba la cantidad de espacio que debe haber entre el borde derecho de la página y el documento de texto. Si emplea la
configuración de página Reflejado, escriba el espacio que debe haber entre el margen exterior del texto y el borde exterior de la
página.
Arriba Escriba el espacio que desee dejar entre el borde superior de la página y el documento de texto.
Abajo
Escriba el espacio que desee dejar entre el borde inferior de la página y el documento de texto.

• Encabezado y pies de página

Las fichas Encabezamiento y Pie de página no permite personalizar nuestros documentos impresos ofreciéndonos la posibilidad
de incluir como encabezamiento o pié de página de cada hoja impresa información referente al número de página, nombre del
libro o de la hoja,.. Encabezados y piés de páginas son piezas predefinidas del texto que son impresas superior e inferior de la
hoja afuera del área de la hoja y son asignados en un estilo de hoja.

Insertando un Encabezado o Pie de página:

Ponte en la hoja que quieres desplegar el encabezado o pié de página.

• Selecciona Formato / Página.

 • Selecciona la etique encabezado (o pié de paginas),
• Selecciona la caja de opción de Activar encabezado
• Seleccione Menú/Edición/Encabezamiento y pie de página.
• Mostrar el siguiente cuadro en el cual explicáremos cada uno de sus atributos

Área izquierda: Escriba el texto que desea mostrar a la izquierda del encabezado o pie de página.
Área central: Escriba el texto que desea mostrar en el centro del encabezado o el pie de página
Área derecha: Escriba el texto que desea mostrar a la derecha del encabezado o pie de página.
Encabezado/pie de página: Seleccione un encabezado o pie de página predefinidos en la lista.
Encabezado personalizado: Entre estas tememos:

Atributos de texto%

Abre un diálogo para asignar atributos de formato a un texto nuevo o al texto seleccionado. El diálogo Atributos de texto
contiene las fichas Tipo de letra, Efectos de tipo de letra y Posición de tipo de letra.

Nombre de archivo

Inserta un comodín de nombre de archivo en el área seleccionada. Haga clic para insertar el título. Mantenga pulsado el botón
del ratón para seleccionar el título, el nombre de archivo o la ruta/nombre de archivo en el submenú. Si no se ha asignado un
título (véase Archivo - Propiedades), se inserta en su lugar el nombre de archivo.

Nombre de la hoja

Inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye por el nombre de la
hoja en el encabezado/pie de página del documento.

Página

Inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye en el documento por el
número de página. Esto permite numerar las páginas del documento de forma continua.
Número de páginas

Inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye en el documento por el
número total de páginas del mismo.

Fecha

Inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye en el documento por la
fecha actual; ésta se repetirá en cada uno de los encabezados/pies de página del documento.

Hora

Inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye en todos los
encabezados/pies de página del documento por la hora actual.

En encabezamiento en la parte de Área Central “COGNOS

En pie de paginas colocaremos “PRUEBA DE COGNOS” en la área derecha y aceptar

Para ver el resultado hacemos clic en vista preliminar

• Impresión de la hoja de trabajo

Imprimir una hoja de trabajo es un poco más detallado que imprimir un documento de OpenWriter, usted puede determinar
imprimir la hoja entera, solo ciertas celdas, activar o desactivar la cuadrícula o definir otras características de impresión.

Impresora: Lista la impresora predeterminada para el documento actual. La información de la impresora se muestra debajo de
este cuadro. Si selecciona otra impresora, la información queda actualizada.

Nombre: Lista las impresoras instaladas en el sistema operativo. Para cambiar la impresora predeterminada seleccione un
nombre de impresora de la lista.

Estado: Describe el estado actual de la impresora seleccionada.

Tipo: Muestra el tipo de impresora seleccionada.

Ubicación: Muestra el puerto de la impresora seleccionada.

Comentario: Muestra información adicional de la impresora.

Propiedades: Cambia la configuración de impresora para el documento actual. Las propiedades de la impresora varían según
la impresora seleccionada.

Imprimir en archivo: Imprime a un archivo en lugar de a la impresora. Seleccione este cuadro y, a continuación, elija una
ubicación para guardar el archivo.

Área de impresión: Define el área de impresión para el documento actual.

Todo: Imprime el documento completo.

Páginas: Imprime únicamente las páginas especificadas en el cuadro Páginas. Para imprimir un rango de páginas, use el
formato 3-6. Para exportar páginas concretas, use el formato 7;9;11. Si lo desea, puede combinar ambos modos mediante el
formato 3-6;8;10;12.

Selección: Imprime únicamente las áreas o los objetos seleccionados del documento actual.

Copias: Especifique el número de copias que quiera imprimir y las opciones de orden.

Ejemplares: Indique el número de copias que quiera imprimir.

Ordenar: Mantiene el orden de páginas del documento original.

Opciones: Para establecer las opciones de impresión predeterminadas de OpenOffice.org para las hojas de cálculo.

La hoja de cálculo Calc

Una hoja de cálculo es, simplificando mucho, una potente y versátil calculadora. Su capacidad para
ejecución de complejas funciones numéricas hace que sea especialmente utilizada en matemáticas,
estadística o economía. La hoja de cálculo sin embargo no sólo trabaja con números sino que también
cuenta con funciones para tratamiento de información.

Este capítulo no pretende ser un completo manual del uso de la hoja de cálculo. Veremos en cambio
únicamente un ejemplo con el propósito de que el lector sea capaz de generalizar las técnicas empleadas
y hacer uso de la ayuda del programa para ampliar sus conocimientos.

Para ejecutar Calc vaya a Aplicaciones -> Oficina ->OpenOffice.org Spreadsheet o bien desde cualquiera
de las aplicaciones del paquete seleccione Archivo -> Nuevo Hoja de cálculo
Nos aparece entonces la ventana principal de la aplicación, con el estilo habitual de distribución de
herramientas de OpenOffice.org. Lo más llamativo es que el espacio de trabajo no es una página en
blanco, como estábamos acostumbrados, sino una inmensa tabla dividida en filas y columnas. Cada una
de las casillas que se forman en la intersección de columnas con filas se conoce con el nombre de celda.
Cada celda tiene una dirección que resulta de combinar la letra de la columna con el número de la fila. Así
a la primera celda empezando por la izquierda nos referiremos con el nombre "celda A1".

Crearemos una hoja de cálculo muy sencilla como ejemplo que nos sirva para acercarnos a las
posibilidades de esta aplicación.

Un ejemplo paso a paso

La idea es recoger en un cuadrante las temperaturas máximas y mínimas a lo largo de un año y obtener
automáticamente las diferencias, así como las medias anuales.

Pulsamos sobre la primera celda y tecleamos "Temperaturas mensuales. Año 2004" , a modo de título
para nuestra tabla. Escribimos los meses en la primera columna, a partir de la tercera fila y titulamos la
segunda, tercera y cuarta columnas como Máxima, Mínima y Diferencia , respectivamente. Por último
introducimos el valor de cada temperatura máxima y mínima en la fila del mes correspondiente.
Procedemos ahora a configurar el aspecto de cada uno de los elementos de nuestra hoja.

Seleccionamos las celdas que contienen los meses, pulsando sobre el mes de enero y arrastrando el
cursor hasta diciembre, de modo que todo el bloque se presente en modo vídeo invertido. Accedemos al
menú contextual del botón derecho y elegimos Formatear celdas, obteniendo una ventana con
diferentes pestañas donde establecer los atributos del conjunto de celdas seleccionado.
Decidiremos el tipo, tamaño, estilo y color de fuente, la alineación del texto en relación con la celda que
ocupa, los atributos de las líneas de separación entre celdas, etc.

Todas estas características se encuentran accesibles bajo la pestaña correspondiente en esta ventana de
formato de celdas.
Por este procedimiento podemos establecer y modificar el aspecto de la tabla tantas veces como sea
necesario hasta conseguir los resultados deseados.

Lógicamente la funcionalidad esencial de esta aplicación consiste en realizar automáticamente ciertas

tareas de cálculo, a partir de unos datos introducidos manualmente. Por lo tanto, la columna
correspondiente a las diferencias de temperatura se calculará en base a los valores de las columnas
anteriores. Una forma sencilla de conseguirlo consiste en introducir en la barra de fórmulas, con la
celda D3 seleccionada, "=B3-C3", es decir, le indicamos a Open Calc que obtenga el valor de la celda D3
como diferencia de los valores que contienen las dos celdas anteriores de su fila. El resto de celdas de la
columna Diferencia siguen la misma secuencia y por tanto no tenemos que volver a escribir la fórmula,
sino que haremos lo siguiente:

1. Hacemos clic en la celda C3

2. Llevamos el puntero del ratón al borde inferior derecho de la celda, hasta que el cursor adopte la forma
de una cruz.

3. Hacemos clic ahí, arrastramos hasta la celda C15 y soltamos el clic.

Calc realizará un pegado inteligente de la fórmula y establecerá como pauta para obtener el valor de cada
celda la diferencia entre las dos anteriores de su fila. A partir de este momento, cualquier alteración que
se produzca en las columnas de Máximas o Mínimas tendrá su reflejo automático en la columna
Diferencia.

Como ejemplo de funciones más complejas totalizaremos en la última fila los valores medios anuales de
cada tipo de temperatura. Para ello podemos utilizar el Asistente de funciones:

1. Haga clic en la celda donde quiere insertar la fórmula, en nuestro caso la B14

2. Pulse en el botón de la barra de funciones marcado con el símbolo f(x). Esto iniciará el asistente de
funciones.

3. En la columna de la izquierda seleccione Promedio y pulse Siguiente.

4. Junto al campo de texto etiquetado como número 1, verá un pequeño cuadrado con una flecha verde,
pulse ahí. Volverá a la hoja de cálculo.

5. Seleccione ahora el conjunto de celdas al que quiere aplicar la función Promedio. Para ello haga clic
en la primera celda, en nuestro caso B3, y arrastre hasta la última, B14 en el ejemplo. Pulse la tecla
Intro.
6. Finalmente pulse el botón Aceptar para cerrar el asistente y aplicar la fórmula.

Haga lo mismo para los rangos de celdas desde C3 hasta C14 para las Mínimas y D3 hasta la D 14 para
la Diferencia. O, para mayor rapidez pulse en la esquina inferior derecha de la celda B15 y arrastre
lateralmente hasta D15.

Ahora podemos continuar dando formato a la hoja de un modo bastante similar a como lo haríamos con
una tabla de Writer. El título de esta tabla debería situarse en una posición centrada en la parte superior,
para ello seleccionamos las cuatro primeras celdas de la primera fila y elegimos la opción Formato -> Unir
celdas del menú general de Open Calc.
Gráficos estadísticos

Otra de las características más apreciadas de este programa es la posibilidad de generar gráficos
estadísticos a partir de una serie de datos. Para crear un diagrama de la forma más sencilla siga estos
pasos:

1. Seleccione el área donde se encuentran los valores incluyendo los títulos de las filas y columnas que
deban aparecer en el gráfico. En nuestro ejemplo significa que debemos seleccionar desde A2 a B15
2. Vaya al menú Insertar -> Diagrama. Se inicia el Asistente para diagramas

3. Asegúrese de que están marcadas las opcones Primera fila y Primera columna como etiqueta y
pulse Siguiente.
4. En esta pantalla y la siguiente configure el tipo de gráfico que prefiera.
5. Finalmente indique el título del diagrama y la leyenda que debe aparecer en los ejes de coordenadas y
pulse Crear.

De esta manera tan sencilla hemos generado una representación visual de los datos de nuestra hoja.
Probablemente, aún sea necesario realizar algunos ajustes para adaptar su aspecto y sus características.

Podemos cambiar la ubicación del gráfico dentro de la hoja sin más que arrastrarlo con el cursor y situarlo
en la posición deseada. También podemos cambiar su tamaño utilizando los manejadores como si de una
imagen se tratara.
Si pulsamos dos veces sobre el diagrama cambiará el aspecto de la ventana y entraremos en un entorno
de edición para modificar los atributos del gráfico, tanto los relativos a las líneas y al texto como el tipo y
el estilo global, hasta el punto de que podemos generar un diagrama totalmente diferente.

Ya hemos completado este sencillo ejemplo y tenemos elaborada nuestra hoja de cálculo con su gráfico
asociado, de manera que, si alteramos los valores introducidos en las celdas, automáticamente se
modificaría el aspecto del diagrama actualizándose y reflejando las nuevas cantidades.
Gráficos
• Gráficos
o Tipos de gráficos
o Gráfico de tarta o sectores circulares
o Diagrama de Barras y cronogramas
 Barras simples
 Barras dobles
 Perfil cronológico
o Histograma
o Ojiva
o Nube de puntos o diagrama de dispersión

Tipos de gráficos
El profesor de Matemáticas, de enseñanza media jubilado, Antonio Roldán Martínez,
mantiene una magnifica página web que incluye una guía rápida del OpenOffice y otras
muchas cuestiones muy interesantes:
http://www.telefonica.net/web2/aroldanmart/portada.htm. De la guía rápida de Open Calc
me he permitido extraer (con su permiso) la parte que contiene una buena clasificación de
los ditintos tipos de gráficos en función del tipo de datos que queremos representar. Se
encuentra en el siguiente enlace: Tipos de gráficos.

Las capacidades gráficas de OpenCalc son realmente asombrosas cuando se llegan a

dominar. Es posible, sin demasiado esfuerzo, crear cualquier tipo de diagrama. Trabajandolo
suficientemente no es demasiado difícil incluso hacer un plano o croquis de una planta de
un edificio. Pese a lo anterior OpenDraw es bastante más adecuado para acabar de refinar
una presentación gráfica sin mayores esfuerzos.

Iremos construyendo ejemplos de algunos de los gráficos más utilizados. Concretamente

veremos uno de los más adecuados para cada tipo de conjunto de datos.

Gráfico de tarta o sectores circulares

1. Abramos el archivo parlamento.ods
2. Seleccionemos el área A3:B6.
3. Ejecutemos Insertar->Diagrama... Aparecerá el asistente para el formateado
automático de diagramas.
4. Como hemos partido con la selección de los datos ya hecha y efectivamente la
primera columna son los nombres o etiquetas de los datos pulsaremos Siguiente>>.
5. Entre los tipos de diagramas seleccionaremos el diagrama de tartas que aparece
abajo a la izquierda y pulsaremos Avanzar>>.
6. Elegiremos la variante que parezca más adecuada. Podemos querer extraer el grupo
parlamentario vencedor que constituye gobierno. De modo que elegiremos la tercera
opción. Pulsar Avanzar>>.
7. Escribiremos los títulos que creamos convenientes y pulsaremos Crear>>.
8. Finalmente ajustaremos las características de cada sector:
1. Con un doble click en cada sector nos irá apareciendo la ventana de formato
denominada Punto de datos.
 2. En la pestaña Área elegiremos un color adecuado a cada formación política.
3. En la pestaña Etiqueta de datos pediremos que aparezca el valor de cada
secto. Se podría pedir en porcentaje, pero no parece adecuado a este caso.
4. En la pestaña Caracteres agrandaremos el tamaño de los valores, si se ve
conveniente.
9. Finalmente podrá quedar algo similar a lo que se muestra en la imagen:

10. Mediante el comando Formato->Tipo de diagrama... podemos cambiar el tipo y

pasarlo, por ejemplo al formato 3D:
 11.Este formato es más espectacular pero en OpenCalc no permite por ejemplo destacar
un sector separándolo del resto. Finalmente quedará algo similar a lo que se muestra
en la imagen:

Mediante el comando Formato->Efectos 3D es posible afinar algo el resultado, pero para

conseguir un buen acabado de un diagrama que deba ser utilizado en una presentación, es
mejor trasladar el diagrama a OpenDraw donde se dispone de más herramientas. En este
curso el uso de OpenDraw escapa al programa propuesto, pero no es fácil encontrar
numerosos tutoriales en Internet que ayudan conocerlo.

Diagrama de Barras y cronogramas

El gráfico más recomendable para una variable cuantitativa discreta es el denominado
diagrama de barras. Es también muy adecuado para una variable cualitativa que tenga
demasiados atributos o niveles. Los distintos valores de una variable cualitativa reciben el
nombre de atributos o de niveles. Utilicemos el Diagrama de Barras para representar las
ventas de los datos de Thielmann y Verbeek de los distintos años. Primero utilizaremos
barras simples y después lo complicaremos utilizando barras dobles y barras y rectas.

Barras simples
1. Comencemos por conseguir el número de unidades vendidas en cada año:
1. En la celda C395 escribimos Años.
2. En la celda D395 escribimos Número de ventas.
3. En la celda C396 escribimos 1975 que es el primer año de la serie de datos.
4. En la celda C397 escribimos =c395+1.
5. Extendemos la fórmula desde C397 hasta C421.
 6. En la celda D396 usaremos el asistente para funciones para escribir la
fórmula =SUMAR.SI(A$2:A$393;"="&C396;D$2:D$393). Como se ve en la imagen
es una función de la Categoría Matemáticas y su uso es análogo al de la función
CONTAR.SI que utilizamos para calcular frecuencias en Variables cualitativas. El
aspecto del asistente de funciones debe ser similar al de la imagen:

7. Extendemos la fórmula desde D396 hasta D421.

2. Ahora la obtención del diagrama es similar al anterior, pero en lugar de elegir el tipo
de sectores elegiremos barras. Por partes:

1. Seleccionemos el área C395:D421.

2. Ejecutemos Insertar->Diagrama... Aparecerá el asistente para el formateado
automático de diagramas.
3. Como hemos partido con la selección de los datos ya hecha si no ha
identificado a la primera columna como nombres o etiquetas de los datos por
tratarse de números, marcaremos la casilla correspondiente. Pulsaremos
Siguiente>>.
4. Entre los tipos de diagramas seleccionaremos el diagrama de barras que
aparece el tercero de la fila superior y pulsaremos Avanzar>>.
5. Elegiremos la variante que parezca más adecuada. Dejemos la que aparece
por defecto (la primera). Pulsar Avanzar>>.
6. Escribiremos los títulos que creamos convenientes. En este caso no
necesitamos la leyenda, ya que es útil cuando hay dos o más conjunto de
datos representados, lo que no es ahora el caso. Quitemos la marca de
 Leyenda. Quedará como en la figura:

7. Pulsaremos Crear>>.
8. Posiblemente el gráfico será muy pequeño y las etiquetas del eje X sean de
difícil lectura. Podemos mejorar el aspecto de diagrama en dos pasos:
1. Estiraremos el gráfico a partir de los puntos de control que hay en el
borde de la ventana:

2. Estiraremos el gráfico a partir de los puntos de control que hay en el

borde de la ventana:
3. Mediante el comando Formato->Eje->Eje X... editaremos las
características del eje X: En la pestaña Etiquetas marcaremos
Organización impar. De este modo los años aparecerán en dos filas, la
primera para los años impares y otra para los pares. El aspecto del
gráfico será similar al de la figura anterior.

Barras dobles
1. Al igual que antes comenzaremos preparando los datos que vamos a representar:
 1. Comenzaremos eliminando el gráfico anterior para dejar sitio al nuevo gráfico
o trasladándolo de sitio con el ratón.
2. En la celda E395 escribimos Volumen de negocio.
3. Extendemos la fórmula de D396 hasta E396.
4. Cambiamos el contenido de la celda -era
=SUMAR.SI($A$2:$A$393;"="&$C396;E$2:E$393)-, por
=SUMAR.SI($A$2:$A$393;"="&$C396;E$2:E$393)/100 a fin de que la escala de las
variables sea similar. Lo podemos editar bien pinchando con el ratón en la
línea de entrada de la barra de fórmulas o bien pulsando la tecla F2.
5. Extendemos la fórmula de E396 hasta E421.
2. Ahora crearemos el gráfico seleccionando el área C395:E421 y repitiendo los pasos
del ejercicio anterior:
1. Ejecutemos Insertar->Diagrama... Aparecerá el asistente para el formateado
automático de diagramas.
2. Como hemos partido con la selección de los datos ya hecha si no ha
identificado a la primera columna como nombres o etiquetas de los datos por
tratarse de números, marcaremos la casilla correspondiente. Pulsaremos
Siguiente>>.
3. Entre los tipos de diagramas seleccionaremos el diagrama de barras que
aparece el tercero de la fila superior y pulsaremos Avanzar>>.
4. Elegiremos la variante que parezca más adecuada. Dejemos la que aparece
por defecto (la primera). Pulsar Avanzar>>.
5. Escribiremos los títulos que creamos convenientes. En este caso sí
necesitaremos la leyenda, ya que es útil cuando hay más de un conjunto
representado. Quedará como en la figura:

6. Pulsaremos Crear>>.
7. Posiblemente el gráfico será muy pequeño y las etiquetas del eje X sean de
difícil lectura. Podemos mejorar el aspecto de diagrama repitiendo lo que se
hizo en el caso anterior al respecto.
8. Podemos mejorar la exactitud de la Leyenda cambiando el valor de la celda
E395 por Volumen de negocio/100. Veremos que el cambio aparece reflejado en
la leyenda.

Perfil cronológico

En realidad los datos utilizados para generar los diagramas de barras son dos series
cronológicas. En Open Calc la representación de una serie cronológicas es muy similar al
diagrama de barras. Solo necesitamos cambiar el tipo de gráfico.

1. Pulsa dos veces sobre el gráfico anterior ya terminado, lo editamos.

 2. Mediante el comando Formato->Tipo de diagrama aparece la ventana en la que
podemos escoger el primero de los tipos y tendremos convertido nuestro diagrama
de barras en un cronograma.

Histograma
Un histograma es similar a un diagramas de barras, pero está pensado para una variable
continua agrupada en intervalos que no necesariamente han de tener la misma amplitud.
La frecuencia no se hace proporcional a la altura de las barras como en el diagrama de
barras, sino proporcional a la superficie del rectángulo que representa cada frecuencia. La
altura indica entonces el número de datos por unidad de frecuencia o densidad de la
variable en el intervalo.

Formalmente un histograma se suele distinguir de un diagramas de barras haciendo que los

rectángulos sean lo suficientemente anchos como para que se toquen. El contacto entre los
rectángulos representa que todos los valores, incluidos los decimales, de la variable son
valores posibles que se pueden medir en un individuo, como es por ejemplo la longitud de
los sépalos del iris. Por el contrario el hueco entre las barras del diagrama de barras
representa que hay datos registrados para el conjunto del año 2000 y para el conjunto del
año 2001, pero no está registrados los datos para el año 2001'36.

Hacer verdaderos histogramas con OpenCalc es posible pero no es trivial. En el

archivo notas.ods se puede ver como se ha hecho un esbozo de histograma que después se
ha pasado a OpenDraw creándose el archivo notas.odg cuyo resultado final es el gráfico:

De todos modos, si se toman intervalo de amplitud constante, como en la parte superior del
archivo notas.ods, se puede construir de forma sencilla un diagrama de barras que resulta
una aproximación razonable a un histograma. Construyamos uno de estos histogramas a
partir de la longitud de los sépalos de los datos de Fisher que ya utilizamos para construir
frecuencias en el ejercicio sobre variables cuantitativas continuas. Los datos tal y como lo
dejamos lo encontraremos en el archivo iris3.ods.

Seleccionaremos el área A162:B166 y el procedimiento no diferirá en nada del que

seguiríamos para un diagrama de barras, por lo que no repetiremos el detalle.

Ojiva
Una ojiva es la representación de las frecuencias acumuladas de un conjunto de datos
cuantitativos. Se puede hacer tanto con los datos agrupados en intervalos o con los datos
sin agrupar. Vamos a representar la ojiva de los datos sin agrupar de la longitud de los
sépalos de Fisher. Además nos permitirá superponer los valores que esperaríamos si la
variable fuese normal. Utilizaremos los datos del archivo iris4.ods.

1. Comenzaremos preparando los datos para su representación:

1. Seleccionemos el área A2:A151.
2. Ordenaremos los datos pulsando en el botón:
3. En las celdas A153 y A154 calcularemos la media y la desviación típica con el
procedimiento descrito en Estadísticos de posición y en Estadísticos
de dispersión.
4. Seleccionemos la columna A y con el comando Insertar->Columnas añadimos
una columna a la hoja por la izquierda.
5. En la celda A2 escribimos 1.
6. En la celda A3 escribimos la fórmula =a2+1.
7. Extendemos la fórmula de A3 al área A3:A151.
8. En la celda C1 escribimos Frecuencia.
9. En la celda C2 escribimos la fórmula =a2/$a151.
10. Extendemos la fórmula de C2 al área C2:C151.
11. En la celda D1 escribiremos Normal.
12. En la celda D2 utilizaremos el asistente de funciones para introducir la función
=DISTR.NORM(B2;B$153;B$154;1) que devuelve la frecuencia acumulada
esperada para una distribución normal. Una vez mas $ señala el valor que no
debe cambiar cuando cambiemos de celda la fórmula. Podemos ver en la
imagen que es un función de la Categoría Estadística:

13. Extenderemos la fórmula de D2 al área D2:D151.

2. Ya tenemos listos los datos para su representación:
 1. Seleccionaremos el área B1:D151.
2. Ejecutemos Insertar->Diagrama... Aparecerá el asistente para el formateado
automático de diagramas.
3. Pulsaremos Siguiente>>.
4. Entre los tipos de diagramas seleccionaremos el diagrama XY que aparece
segundo de la fila inferior y pulsaremos Avanzar>>.
5. Elegiremos la tercera variante Sólo líneas. Pulsar Avanzar>>.
6. Elegiremos los títulos adecuados. Quizás como en la imagen:

7. Pulsaremos Crear>>.
3. Después de ajustar el tamaño del diagrama quedará como en la imagen:

Nube de puntos o diagrama de dispersión

Una nube de puntos o diagrama de dispersión es la representación en un plano cartesiano
de un conjunto de datos clasificados en dos variables cuantitativas. Podemos construir uno
a partir de los datos del archivo iris5.ods: Representemos simultáneamente la longitud y la
anchura de los sépalos. Además añadamos la recta de regresión entre ambos.

1. En primer lugar preparemos los datos para su representación:

2. Calculemos las estimaciones de los parámetros de la recta de regresión.
1. En la celda A153 calcularemos la ordenada en el origen y la pendiente de la
recta de regresión. La fórmula es =ESTIMACIÓN.LINEAL(b2:b151;a2:a151;1;0) y
una vez más podemos utilizar el asistente para funciones que deberá aparecer
como en la imagen. Se trata de función de la Categoría Matriz y no debemos
olvidar marcar la casilla de la parte inferior izquierda de la ventana para que
simultáneamente calcule la ordenada en el origen y la pendiente de la recta de
regresión. Como no vamos a calcular tests estadísticos adicionales para los
que R es mucho más adecuado, en el campo estadística escribiremos 0:

2. Pulsamos Aceptar.
3. Obtendremos en A153 la pendiente y en B153 la ordenada en el origen de la recta de
regresión. Con estos valores añadimos los datos de la recta de regresión:
1. En la celda C1 escribimos Regresión.
2. En la celda C2 escribimos la fórmula =b$153+a$153*a2.
3. Extendemos la fórmula de C2 al área C2:C151.
4. Comencemos ahora la representación propiamente dicha:
1. Seleccionemos el área A1:C151.
2. Ejecutemos Insertar->Diagrama... Aparecerá el asistente para el formateado
automático de diagramas.
3. Pulsaremos Siguiente>>.
4. Entre los tipos de diagramas seleccionaremos el diagrama XY que aparece
segundo de la fila inferior y pulsaremos Avanzar>>.
5. Elegiremos la segunda variante que la más adecuada para datos aislados y
curvas simultáneamente. Quitaremos las líneas de cuadrícula del Eje Y. que
pueden no ser adecuadas para esta representación. Pulsar Avanzar>>.
6. El título del diagrama podría ser Sépalos. Pulsaremos Crear>>.
7. Normalmente necesitaremos ajustar el tamaño del diagrama al espacio
disponible mediante los punto negros de control de las esquinas.
8. Quitaremos las líneas que unen los puntos de las observaciones.
Seleccionamos los datos mediante una doble pulsación del botón izquierdo del
ratón.
9. Es posible que se abra la venta de propiedades de la serie de datos. Si no es
así mediante el comando Formato->Propiedades del objeto... abrimos la
ventana de las propiedades de la serie de datos.
10. En la ventana de las propiedades de la serie de datos señalaremos que el
estilo de la línea es invisible. Como en la figura:

11. Para que la recta de regresión lo sea señalaremos los datos de la Regresión
mediante una doble pulsación del botón izquierdo del ratón.
12. Abrimos la ventana de las propiedades de la serie de datos y señalaremos que
el Símbolo es ninguno. Elegiremos en ambas ventanas los colres que
consideremos adecuados. La ventana de estas propiedades puede quedar
como:
5. El gráfico será: