Especificación de

requerimientos

Sistema de Información para

el préstamo de herramientas y
material educativo (SIPHM)

Centro Procesos industriales

Versión 1.0
 (SIPHM)
Documento: Especificación de Requerimientos Versión: 1.0
Fecha: 21/07/2010

TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción
1.1 Propósito 4
1.2 Alcance 4
1.3 Definiciones, Acrónimos, y Abreviaturas 5
1.4 Panorama General 5

2. Descripción General
2.1 Perspectivas del Producto 7
2.2 Funciones del Producto 7
2.3 Información de Sistema Similar 7
2.4 Características de Usuario 7
2.5 Enunciado del Problema de Usuario 8
2.6 Objetivos del Usuario 8
2.7 Restricciones Generales 9

3. Requerimientos Específicos

3.1 Requerimientos de usuario 9

3.2 Actores 10
3.3 Funcionalidad 10
3.3.1 Requerimientos funcionales 10
3.3.2 Re querimientos no funcionales 10
3.3.2.1 Rendiemiento 11
3.3.2.2 Fiabilidad 11
3.3.2.3 Disponibilidad 11
3.3.2.4 Seguridad 12
3.3.2.5 Mantenimiento 12
3.3.2.6 Escalabilidad 12

3.4 Restricciones de Diseño 12

3.4.1 Aceptación de normas 13
3.5 Requerimiento de Documentación en Línea y Sistema de Ayuda 13
3.5.1 Manual de usuario 13
3.5.2 Manual Técnico 13
3.5.3 Ayuda en línea 13
3.5.4 Guias de instalación 13
3.5.5 Empaquetado 13
3.6 Criterios de aceptacion 13
14

3.7Estándares Aplicables 14

4. Información de Soporte

4.1.1 Guiones de entrevista

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Especificación de Requerimientos
1. Introducción

El Sistema de identificación para el préstamo de herramientas y material educativo será el

responsable de gestionar el préstamo de los materiales y equipos para toda la comunidad del
Centro de Procesos Industriales. La aplicación será capaz de almacenar información referente
a todos los equipos y herramientas que el almacén del centro posee del mismo modo toda la
información de aprendices e instructores, y que sea susceptible de ser utilizada por los
funcionarios que laboran en dicho lugar en la labor de búsqueda de perfiles de los aprendices
inscritos en los programas de formación para así poder agilizar el proceso de identificación de
los usuarios de este servicio

1.1 Propósito

Se desarrollará un sistema de información que automatizara los procesos de préstamo de

equipos y herramientas y seguimiento que se le realiza a un aprendiz durante el préstamo del
servicio permitiendo agilizar y tener un mayor control de dichos procesos.

1.2 Alcance

El sistema manejará el seguimiento que se les hace a los aprendices en la Regional Caldas;
específicamente en el Centro de Procesos Industriales. Se tiene previsto la entrega final del
software para el mes de Febrero del 2011.

1.3 Definiciones, Acrónimos, y Abreviaturas

Aprendiz Al que aprende algún arte u oficio

Etapa Las etapas establecen cada uno de los tramos educativos Lectivo – Productivo
Seguimiento Proceso de recopilación de información para controlar los resultados con arreglo a
determinados criterios
Evaluación Valoración de los conocimientos que se da sobre una persona o situación basándose
en una evidencia constatable
Perfil Conjunto de rasgos característicos que definen a un programa, aprendiz u
organización.
Arquitectura Es el diseño conceptual y la estructura operacional fundamental de un sistema de
computadora. ...
Web Sistema distribuido con mecanismos de hipertexto. Que permiten mezclar texto,
gráficos y archivos de sonido juntos
DRS Definición de Requerimientos del Sistema
Versión Manejo de documento

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1.4 Panorama General

A medida que la aplicación pueda tener una interfaz de usuario. Debe tener menús
desplegables, buscando que se disponga del mayor numero de controles asequibles a
los diferentes usuarios del sistema, así mismo debe poseer un menú de ayuda que le
facilite el desarrollo de las diferentes funcionalidades del programa. Como Coordinador
académico, instructor líder, personal de biblioteca y de otros almacenes de la regional
debe proporcionarle la facilidad de subir las diversas asignaciones y las novedades de
los estados y sanciones práctica que se realizan a los aprendices. Como desarrollador,
presentar una interfaz de usuario que sea fácil de usar. Debe hacer de la aplicación tan
simple como se pueda. Copia de seguridad en el servidor principal debe ser hecha.

2. Descripción General
2.1 Perspectivas del producto

Es decir, El software para La evaluación de la etapa productiva de los aprendices debe ser
capaz de proporcionar un fácil intercambio de información es decir, debe ser capaz de eliminar
las brechas de comunicación entre los distintos servicio que se presentan dentro de la regional,
Debería haber en sistema de chat permanente para todos los usuarios que están en línea que
facilite el préstamo del servicio es decir que se pueda solicitar el servicio en linea. Debería ser
compatible con todos los sistemas operativos del mercado de tal manera que facilite el
desempeño de la aplicación en cualquier organización sin sujetarse a la restricción del
proveedor.

2.2 Funciones del Producto

a. El campo de contraseña debe ser garantizado.

b. Después de firmar en todas las actualizaciones y nuevos anuncios para los
usuarios se debe mostrar.
c. Al hacer clic en el menú desplegable de las opciones que el usuario debe ser
capaz de ver los informes de materiales y equipos disponibles, avances de las
visitas, sanciones, notas del algún funcionario del almacén, biblioteca.
d. El usuario debe ser capaz de cambiar las contraseñas vía web
e. Las páginas web deben apoyarse en informes pdf, doc y similares formatos
admitidos de modo que puedan ser fácilmente descargados y descargables por
los actores y o usuarios involucrados en el sistema.
f. Listado de los aprendices activos de cada programa.
g. Control de inventario de materiales y equipos.

2.3 Información de Sistema Similar

Actualmente se vienen desarrollando propuestas encaminadas al desarrollo de un software

para la gestión de préstamo de equipos y herramientas de los almacenes de la Regional
Caldas, pero es poco o casi ningún prototipo de software el que exista para la realización de
identificación de los usuarios es decir verificar si el estado de los mismos es activo o inactivo,

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del mismo modo el control de las sanciones que dichos usuarios pueden recibir por el
incumplimientos de las normas provistas por el servicio, por cuanto este procedimiento se sigue
desarrollando de manera muy manual, ceñidos a los documentos que para tal fin tiene
dispuesto el SENA para sus diferentes programas no hay en el momento una aplicación
informática real que vía web como la propuesta permita que a los empleados del almacén,
aprendices e instructores pueda realizar este proceso vía electrónico, y que además pueda ser
consultado por otros actores involucrados en el sistema.

2.4 Características de Usuario

Un usuario sólo puede tener su número de identificación y un único nombre de registro por lo
que si se registra a la aplicación Sistema de identificación para el préstamo de
herramientas y material educativo (SIPHM) a continuación, sólo él puede acceder. Esto
previene el uso de los diferentes usuarios habilitados para acceder al sistema de información,
limitando el acceso no autorizado y el posible daño a los diversos módulos del sistema, o más
bien al uso indebido de la información consignada, pedida de datos, vulneración de los
controles de seguridad y daño irreparable de los datos, robo de los mismos, piratería del
producto.

2.5 Enunciado del Problema de Usuario

Debido a la gran cantidad de aprendices e instructores que hacen parte del SENA Regional
Caldas (Centro Procesos Industriales) se ha planteado el siguiente problema ¿Cómo
desarrollar un sistema de información que administre los servicios de préstamo e identificación
de herramientas y aprendices, de manera organizada y sistemática? Actualmente el almacén
del Centro de Procesos industriales del SENA Regional Caldas maneja sus servicios de
préstamo e identificación de forma manual, lo que ocasiona algunas demoras en el servicio de
préstamos de equipos ocasionando congestión y largas filas del mismo modo se presentan
problemas en el procesamiento, manejo y análisis de la información. Esto conlleva a que no se
tenga la información de manera oportuna, y que el análisis de los datos no arroje consolidados
e históricos de cada uno de los procesos que se han llevado con los aprendices en
consecuencia es de gran dificultad para los trabajadores de este sitio identificar el estado de
cada estudiante; es decir verificar si el estudiante está actualmente inscrito en algún programa
de formación, si está en su etapa electiva o productiva.

2.6 Objetivos del Usuario

OB1. Generar reportes del seguimiento que se les hace a los aprendices en el momento de
acceder al servicio tener un mejor control sobre este proceso.

OB2. Agilizar el proceso de préstamo de equipos y herramientas hecho al aprendiz en la etapa

electiva.

OB3. Llevar un cronograma del préstamo que se les hacen a los aprendices con las diferentes
eventualidades que el administrador del almacén reporte.

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OB4. Realizar un mejor control del inventario del

2.7 Restricciones Generales

a) Limitaciones del Hardware servidores disponibles en el SENA Regional Caldas.

b) Interfaces a otras aplicaciones en el caso del blog del centro.
c) Las funciones de la Auditoría con sus respectivos elementos que hacen parte del del
almacén
d) Las funciones de Control de control de calidad con sus respectivos formatos.
e) Los requerimientos del lenguaje que puede soportar el servidor por el manejo de
lcencias.
f) Los protocolos de red empleados en el SENA.
g) Los requisitos de Fiabilidad.
h) La credibilidad de la aplicación.
i) La Seguridad y consideraciones de seguridad.

3. Requerimientos Específicos

3.1 Requerimientos de usuario

a) El software debe permitir ingresar las distintas sanciones que obtuvo el

Aprendiz por el incumplimiento de las normas del almacén.

b) Contener la información de todos los aprendices.

c) Generar reportes de todos los equipos y herramientas disponibles en el almacén.

d Gestionar de una manera eficiente las diferentes funciones que puede realizar el
usuario.

e) Obtener información acerca del préstamo de equipos haciendo un seguimiento tales

como la fecha, hora, lugar entre otras.

f) Obtener restricciones para los distintos usuarios de acuerdo a las acciones en el

sistema.

g) Poder realizar el servicio en línea.

h) Tener un manual de usuario que ayude sobre el manejo del software.

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3.2 Actores
Listado de Actores
Id Nombre Descripción
AC-1 Empleado del almacén Es la persona encargada de entregar todas las herramientas del
almacén del mismo modo realizar el inventario de dichos
instrumentos, así como la entrega de aulas del centro de
Procesos Industriales

AC-2 Coordinador académico Es la persona encargada de programar, coordinar y velar por la

oferta académica del centro y de los programas de formación
que requieren las empresas del sector productivo de la región.
Firma el visto bueno con el cual se aprueba la práctica o gestiona
los comités de evaluación cuando un aprendiz no alcanza los
criterios de evaluación que tiene la norma de competencia, así
como su perfil.
AC-3 Administrador del almacén Es la persona encargada de evaluar, concertar el mantenimiento
de los equipos como la revisión del inventario final y fijar
sanciones a quienes incumplan con la normatividad de dicho
ente.
AC-4 Aprendiz Es la persona que realiza el proceso de práctica en la empresa,
una vez terminada la etapa lectiva esta dura dependiendo del
tiempo dispuesto según el perfil de la formación recibida.
Ac-5 Instructor Es la persona encargada de orientar todos los procesos de
formación, supervisando y evaluando que dichos procesos sean
aprobado

3.3 Funcionalidad

3.3.1 Requerimientos funcional.es

Código Requerimientos Funcionales Prioridad

Rq1 La aplicación debe permitir registrar el resultado de la sanción que Alta

un funcionario o administrador realiza a un aprendiz en su etapa
electiva, esta valoración debe llevar el nombre y número de
identificación del aprendiz y del usuario, el nombre del programa, el
nombre de la tecnología, la fecha, hora.
Rd2 La aplicación deberá contener la información de los aprendices Alta
nombre, numero de orden, cedula, teléfono y dirección; además,
fecha de inicio de la etapa electiva y terminación de la misma.
Rq3 La aplicación deberá contener todos los formatos de inventarios de Alta
equipos y herramientas.

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Rq4 La aplicación debe verificar, registrar, eliminar, modificar, agregar la Alta

información y documentación de los equipos prestados a los
aprendices en su etapa electiva.
Rq5 La aplicación debe contener gráficas para el préstamo de equipos en Media
línea.

3.3.2 Requerimientos no funcional.es

Los requisitos no funcionales del sistema se desarrollarán sobre áreas clave de calidad, cada
una
De las cuales presenta características que permitirán ejecutar con eficiencia y eficacia las
funcionalidades planteadas para el sistema.

3.3.2.1 RENDIMIENTO

 Proporcionar tiempos de respuesta aceptables en los procesos del sistema de identificación

y préstamo de equipos en la etapa electiva de los aprendices del Centro de Procesos
Industriales
 Garantizar velocidad estable de navegación para los actores y/o usuarios del sistema.
 Optimizar la ejecución de procesos de sistema para disminuir la congestión de recursos.

3.3.2.2 FIABILIDAD

 La aplicación debe poseer la capacidad de garantizar el manejo de excepciones.

 El desarrollador debe prever contingencias para eventos de caída del sistema.

3.3.2.3 DISPONIBILIDAD

 La aplicación debe garantizar un manejo estable de la velocidad de navegación de los

diferentes usuarios dentro del sistema.
 El desarrollador debe calcular los tiempos estimados en los cuales la aplicación puede llegar
a estar fuera de uso sin que ello genere traumas al desarrollo de la evaluación de
aprendices; pues de cada programa permanentemente salen aprendices a práctica y cada
día se pueden realizar miles de evaluaciones.

3.3.2.4 SEGURIDAD

 Permitir almacenamiento cifrado de datos determinados

 Permitir registro de eventos de sistema, empleando la información de la sesión del usuario.

3.3.2.5 MANTENIBILIDAD

 Desarrollar manual técnico para el sistema de información.

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 Desarrollar manual de implementación para el sistema de información

 Seguir una metodología para la implementación del diseño propuesto.

3.3.2.6 ESCALABILIDAD

 Definir una aplicación orientada a la WEB

 Diseñar un sistema compuesto por subsistemas, que agrupen funcionalidad común.
 Concebir un modelo en que las actualizaciones del sistema se hagan solo del lado del
servidor.
 Proporcionar información requerida por parte de las empresas relacionadas con el sistema a
través de WEB.
 Definir un modelo tres capas para el sistema

3.4 Restricciones de Diseño

3.4.1 Aceptación de normas

a) El formato de reportes de la institución.

b) Los nombres de los datos conforme lo ha dispuesto el centro de formación SENA.
c) Los lineamientos de la Auditoría previstos al proceso de evaluación etapa practica de los
aprendices.
d) El diseño se hará en una arquitectura de tres capas con un lenguaje orientado a objetos

3.5 Requerimiento de Documentación en Línea y Sistema de Ayuda

3.5.1 Manual de usuario
El manual de usuario estará disponible en medio magnético e impreso para el apoyo de los
diferentes actores y/o usuarios del sistema de información.
3.5.2 Manual técnico

El manual de técnico estará disponible en medio magnético e impreso para el apoyo de los
diferentes expertos encargados de brindar soporte, a los diferentes usuarios del sistema de
evaluación etapa productiva de los aprendices del centro del Centro de Procesos Industriales
del SENA Regional Caldas.

3.5.3 Ayuda en Línea

El nuevo sistema de información podrá disponer en tiempo real de ayuda online para el normal
desarrollo de las actividades que realizan los usuarios sirviendo de fuente y guía.

3.5.4 Guías de instalación, Configuración y archivo léame

EL nuevo software dispondrá de toda la documentación referente a la instalación como un

apartado adjunto a la documentación oficial del producto.

3.5.5 Etiquetado y empaquetado

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El soporte de la aplicación y backup debe hacerse a través de medios magnéticos y copia de

respaldo que debe reposar en la coordinación académica del centro, o del instructor respectivo
que hace las evaluaciones.

3.6 Criterios de Aceptación

a. El desempeño del producto.

b. Aplicativo dinámico y competitivo.
c. El aplicativo debe mostrar rendimiento y prontitud al procesar los datos
d. La aplicación presente buena escalabilidad, eficacia y resistencia a otras aplicaciones.
e. Permitir varios niveles de uso basados en la web.
f. El aplicativo debe pasar las buenas prácticas de rendimiento.

3.7 Estándares Aplicables

Estándares de programación:
Los estándares de programación fomentan buenas prácticas en las herramientas en las cuales se
utilizan, ayudan a terceros a entender las soluciones y evitan malas prácticas y/o enfoques.

4. Información de Soporte
4.1.1 Guiones de entrevista
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Guiones de entrevista

Guiones de entrevista.
Nombre entrevistado: Propósito:
Jaime Ancizar . La entrevista se hace con el fin de identificar
los procesos y los objetivos más importantes
Cargo: Administrador Almacén. del sistema de contratación.
Em Además de eso identificar los posibles
Fecha: Julio de 2010. skateholders para así poder recolectar más
Lugar: Almacén Centro de Procesos información.
Industriales.
Hora: 10:00 am.

Ent1.
Nº Pregunta Tiempo
Estimado.
1. ¿Cree usted que el servicio brindado a los aprendices es acorde? 5 minutos.
2. ¿Cree usted que la organización que usted maneja frente a los datos 7 minutos.
que el aprendiz diligencia es adecuado?
3. ¿Le gustaría agilizar los procesos al momento de prestar elementos en 3 minutos.

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el almacén?
4. ¿Le gustaría sistematizar los procesos a utilizar en el almacén? 5 minutos.
5. ¿Están interesados en un sistema de información para la 2 minutos.
automatización de estos procesos?
6. ¿Cuál le gustaría que fuera el propósito del sistema de información? 3 minutos.
7. ¿Cual le gustaría que fuera el objetivo principal del sistema? 3 minutos.
8. ¿Por qué usted no cree que fuera difícil implantar el sistema de 4 minutos.
información?
9. ¿Hay alguna norma que rija dichos procesos? 3 minutos.
Tiempo estimado: 40
minutos.
OBSERVACIONES:
Si se obtienen formatos o cualquier tipo de información escrita, se hace
necesario pedir otra cita para aclarar dudas.

CONCLUSIONES:
 La información proporcionada por los coordinadores dio una visión de lo que llegara
hacer el sistema de información a realizar.
 Los procesos nombrados por los entrevistados son los más globales y relevantes.

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4.1.3 Guion de entrevista 2

.
Nombre entrevistado: Propósito:
Aprendices La entrevista se hace con el fin de identificar
Cargo: Aprendiz. los procesos desde el punto de vista de un
Fecha: Agosto de -2010. aprendiz ya que ellos más que nadie sabe
Lugar: Sena. cómo es el manejo del proceso de entrega
Hora: 7:00 am. de materiales en el almacén

Nº Pregunta Tiempo
Estimado.
1. ¿Cree usted que el servicio prestado por el almacén del centro de 3 minutos.
procesos industriales es acorde?
2. ¿Cree usted que la organización de sus datos en el almacén es 4 minutos.
correcta.
3. ¿Le gustaría que cuando usted valla a requerir el servicio de préstamo 3 minutos.
de elementos no tuviera que diligenciar datos.
4. ¿Le gustaría que se disminuyera el uso del carnet para préstamo de 5 minutos.
elementos
5. ¿Cree usted que el monitoreo en los equipos, cuando se esta 2 minutos.
trabajando es buena?
6. ¿Le gustaría que se implementara un sistema de información para 3 minutos.
sistematizar los procesos realizados en el almacén
7. ¿Le gustaría que en el almacén se implementara un software de 3 minutos.
identificación de huella para que sea más ágil el proceso.
Tiempo estimado: 23 minutos.
OBSERVACIONES:
Si se obtienen formatos o cualquier tipo de información escrita, se hace
necesario pedir otra cita para aclarar dudas.

CONCLUSIONES:
 La información recolectada fue precisa para verificar y obtener nuevos procesos.

 La conversación dejo puntos muy claros del sistema a desarrollar.

 El entrevistado dio una visión muy profunda de la forma en cómo se desarrollan los procesos de
contratación.

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Manizales, Octubre de 2010

Señores.
SENA REGIONAL CALDAS
Administrador Almacén
Centro de Procesos Industriales
L.C.

Asunto: Solicitud entrevista e información.

Distinguido(a) Administrador(a), reciba un cordial saludo, me acerco a su dependencia

por medio de esta carta en cabeza de usted como líder de administración, con el gusto
de conocerle previamente, esperando que esta no ocasione malestar por la forma como
me dirijo.

El propósito real por el cual hago esta carta es para solicitarle su colaboración para el
desarrollo del software Sistema de identificación para el préstamo de herramientas y
material educativo (SIPHM) y así evitar que el proceso de préstamo de elementos en el
almacén

Es conocido por todos los aprendices del centro que en ocasiones el proceso que se
realiza en el almacén muchas veces es incomodo

Para el desarrollo del prototipo es una buena oportunidad y casi única para que el
centro se haga conocer a nivel nacional y aun regional como uno de los mas
organizados, propositivos y de ejemplo para la organización SENA

Si está interesado(a) en la propuesta, le ruego encarecidamente que me conteste con

una respuesta positiva o negativa, o se ponga en contacto con los aprendices del centro
Análisis y Desarrollo de Sistemas De Información con numero de orden 429052 para
poder concertar una cita.

Le agradezco su tiempo, amabilididad y diligencia, así como las molestias que pudiera
haberle ocasionado.

Atentamente,

Ana María Arenas Marcelo Vásquez

Sandra Milena López Johany Vargas

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4.1.10

Manizales, Octubre de 2010

Señora
Sandra
SENA REGIONAL CALDAS
Secretaria Almacén
L.C.

Asunto: Solicitud entrevista e información.

Distinguido(a) Secretaria(a), reciba un cordial saludo, me acerco a su dependencia por

medio de esta carta en cabeza de usted como líder de administración, con el gusto de
conocerle previamente, esperando que esta no ocasione malestar por la forma como me
dirijo.

El propósito real por el cual hago esta carta es para solicitarle su colaboración para el
desarrollo del software Sistema de identificación para el préstamo de herramientas y
material educativo (SIPHM) y así evitar que el proceso de préstamo de elementos en el
almacén

Es conocido por todos los aprendices del centro que en ocasiones el proceso que se
realiza en el almacén muchas veces es incomodo

Para el desarrollo del prototipo es una buena oportunidad y casi única para que el
centro se haga conocer a nivel nacional y aun regional como uno de los mas
organizados, propositivos y de ejemplo para la organización SENA

Si está interesado(a) en la propuesta, le ruego encarecidamente que me conteste con

una respuesta positiva o negativa, o se ponga en contacto con los aprendices del centro
Análisis y Desarrollo de Sistemas De Información con numero de orden 429052 para
poder concertar una cita.

Le agradezco su tiempo, amabilidad y diligencia, así como las molestias que pudiera
haberle ocasionado.

Atentamente,

Ana María Arenas Marcelo Vásquez

Sandra Milena López Johany Vargas

Documento: 1.0  Centro Procesos industriales, 2010 Página 14 de 15

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4.1.13 Casos de uso

SIPHM

Gestionar
Aprendices

Gestionar
Instructores

Administrador Instructores

Gestionar
Herramientas

Gestionar Equipos

Empleados Aprendices
Gestionar
Proveedores

Gestionar Grupos

Gestionar Reportes

Gestionar Ambientes
de Aprendizaje

Gestionar
Inventarios

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