Academie CII

Opleiding TI studieroute ICT-Beheer (EIC)

Studiehandleiding

Schooljaar 2010-2011
Uitvoering: Najaar 2010
Auteurs: Esther Hageraats / John Tutert

Revisiedatum: 16-feb-11
Revisienummer: 678

© SAXION 2010 Alle rechten voorbehouden.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een
geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op
enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige
andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever
Inhoudsopgave
1 Inleiding...................................................................................................................................4
1.1 Doelstelling van deze studiehandleiding............................................................................4
1.2 Doelstelling van het semester...........................................................................................4
1.3 Plaats in de opleiding.........................................................................................................4
2 Opzet van het semester...........................................................................................................5
2.1 Introductie en planning......................................................................................................5
2.2 Project iteraties (IPB) 1, 2 en 3 .........................................................................................6
2.3 Aanpak deelprojecten (iteraties)........................................................................................6
2.4 Synchronisatiecollege........................................................................................................6
2.5 Tutorbegeleiding................................................................................................................6
2.6 Vakdocenten......................................................................................................................6
2.7 Flankerend onderwijs.........................................................................................................6
2.8 Afronding en Evaluatie......................................................................................................7
3 Communicatiekanalen ............................................................................................................8
3.1 Synchronisatiecollege........................................................................................................8
3.2 Dagelijkse mededelingen...................................................................................................8
3.3 E-mail................................................................................................................................8
4 Rollen en taken........................................................................................................................9
4.1 Studentrollen.....................................................................................................................9
4.1.1 Teamleider..................................................................................................................9
4.1.2 Planner......................................................................................................................10
4.1.3 Kwaliteitsbewaker......................................................................................................10
4.1.4 Projectadministrateur................................................................................................10
4.1.5 IT-Adviseur (alle groepsleden hebben deze rol).........................................................10
4.2 Docentrollen....................................................................................................................10
4.2.1 Projectmanager.........................................................................................................10
4.2.2 Tutor/kwaliteitscoach.................................................................................................12
4.2.3 Vakdocent.................................................................................................................12
4.2.4 Semesterverantwoordelijke.......................................................................................13
5 Beoordeling ..........................................................................................................................14
5.1 Plagiaat:...........................................................................................................................14
5.2 Flankerend onderwijs: .....................................................................................................14
5.3 IPB1, 2, 3: .......................................................................................................................14
5.4 PRM: ...............................................................................................................................15
6 Flankerend onderwijs.............................................................................................................15
6.1 Beheermethoden en kwaliteitsmodellen (BHMK).............................................................15
6.2 Analyse van Beheerprocessen (ABP)...............................................................................17
6.3 Organisatiekunde en organisatieverandering (OKOV)......................................................17
6.4 Projectmanagement (PRM)..............................................................................................17
6.5 Module VIBT: Veldonderzoek Infrastructuur en Beheertools (VIBT)..................................19
6.6 Beoordeling.....................................................................................................................21
7 Introductie en planning..........................................................................................................22
7.1 Keuze projectrol...............................................................................................................22
7.2 Inrichten Projectorganisatie.............................................................................................22
7.3 Inrichten administratieve en documentatiesystemen......................................................23
7.4 Inrichten kwaliteitszorgsysteem......................................................................................23
7.5 Opstellen gedragscode....................................................................................................24
7.6 Vaststellen aanpak..........................................................................................................24
7.7 Opstellen projectplanning................................................................................................25
7.8 Project Initiatie Document (PID) opstellen.......................................................................25
7.9 Opzetten managementrapportage .................................................................................26
8 Deelproject 1 (IPB1)...............................................................................................................27
8.1 Projectmatig werken........................................................................................................27

Pagina 2 van 59
 8.2 De EBS opdrachten van deelproject 1..............................................................................28
8.2.1 Stap 1 Breng het object van beheer in kaart ...........................................................28
Stap 1 Architectuur...........................................................................................................28
8.2.2 Stap 2: De gebruikersorganisatie in beeld krijgen.....................................................30
8.2.3 Stap 3: Het selecteren van beheertaken .................................................................30
8.2.4 Stap 4: Het vertalen van beheertaken naar beheerprocessen .............................33
8.3 Opstellen van een schrijfplan...........................................................................................35
8.4 Toetsing van deelproject 1..............................................................................................35
8.5 Einde faserapport............................................................................................................35
8.6 Evaluatie deelproject 1....................................................................................................36
9 Deelproject 2 (IPB2)...............................................................................................................37
9.1 projectmatig werken........................................................................................................37
9.2 De EBS-opdrachten van deelproject 2.............................................................................37
9.2.1 Stap 5: Procesbeschrijvingen.....................................................................................37
9.2.2 Stap 6: Globaal organisatiemodel..............................................................................38
9.2.3 Stap 7: Concretiseren van een oplossing...................................................................40
9.3 Toetsing van Deelproject 2 .............................................................................................41
9.4 Einde faserapport............................................................................................................41
9.5 Evaluatie deelproject 2....................................................................................................41
10 Deelproject 3 (IPB3).............................................................................................................42
10.1 Projectmatig werken......................................................................................................42
10.2 Stap 8: Het integratiemodel .........................................................................................43
10.2.1 EBS stap 8A
...........................................................................................................................................44
10.2.2 R A C I Closing Guidelines:.......................................................................................45
10.2.3 EBS stap 8B.............................................................................................................45
10.2.4 EBS stap 8C.............................................................................................................45
10.2.5 EBS stap 8D.............................................................................................................46
10.3 Stap 9 : Functies en functionarissen..............................................................................46
10.3.1 EBS stap 9A.............................................................................................................46
10.3.2 EBS stap 9B.............................................................................................................46
10.3.3 EBS stap 9C.............................................................................................................46
10.4 Stap 11 A : voorbereiding van de simulatie...................................................................47
10.5 Stap 10: Service management
(SLA-componententabel).......................................................................................................47
10.6 Stap 11 B en C: Evaluatie en Simulatie ........................................................................47
10.6.1 EBS stap 11B...........................................................................................................48
10.6.2 EBS STAP 11C..........................................................................................................48
Toetsing van deelproject 3...................................................................................................48
10.7 Evaluatie deelproject 3..................................................................................................48
11 Bijlage 1 Adviesgesprekken.................................................................................................49
12 Bijlage 2 Structuur adviesrapport........................................................................................51
13 Bijlage 3 Samenhang modules.............................................................................................52
14 Bijlage 4 Een BeheerStappenplan .......................................................................................54
15 Bijlage 5 Belbin en projectrollen .........................................................................................56
15.1 Belbin en Teamrollen.....................................................................................................56
15.2 Teamrol en projectrollen................................................................................................57
15.3 Schat zelf je competenties in.........................................................................................58
16 Bijlage Afkortingen..............................................................................................................59

Pagina 3 van 59
 1 Inleiding
1.1 Doelstelling van deze studiehandleiding
Deze studiehandleiding is de “basishandleiding” voor studenten in het 4de semester van de TI
studieroute ICT-Beheer opleiding (EIC4). De verschillende modules en hoe ze getoetst zullen
worden staan beschreven.

Meer dan de helft van de studiepunten in dit semester worden gehaald binnen het project
“BWevents”. De projectopdrachten staan in dit document en nergens anders.

1.2 Doelstelling van het semester

De student kan de ICT beheerprocessen die voor de gewenste dienstverlening bij een bepaald
kostenniveau nodig is selecteren en afbakenen en de bijbehorende organisatie vervolgens in
detail uitwerken in processen, taken, procedures, richtlijnen en in de keuze van geschikte
(administratieve) tools.

1.3 Plaats in de opleiding

In het HBO-I beroepsprofiel worden de volgende centrale activiteiten binnen het domein
exploitatie en beheer van ICT en Informatiesystemen onderscheiden:

In een veranderende organisatie adequaat reageren op de gevolgen voor bedrijfsprocessen en

daarbij horende informatiesystemen (informatie en infrastructuurbeleid, het managen en
organiseren van beheer en functioneel beheer van gegevens en applicaties); Het beheren en
onderhouden van informatiesystemen en softwaresystemen (functioneel en applicatiebeheer);
Het implementeren van een technisch informatiesysteem (technisch beheer: uitrollen); Het
technisch beheer en onderhoud van de infrastructuur en van technische informatiesystemen
(technisch beheer van infrastructuur en tooling van het beheer).

In het tweede semester lag het accent op activiteit 2 en 3. In het derde semester ging het om
activiteit 4 met name netwerken. In het vierde semester ligt het accent op activiteit 1, het
bestuurlijk gebied: de organisatie en het management van exploitatie en beheer.

Pagina 4 van 59
 2 Opzet van het semester
Het onderwijs in semester 4 is georganiseerd rond een doorlopend project bestaande uit 3
deelprojecten/increments. Parallel aan het project wordt flankerend onderwijs aangeboden
waarin de kennis is opgenomen die je voor dit project nodig hebt.

Het project (en dus het semester) is verdeeld in 4 globale fasen:

- Introductie en planning;
- Deelproject (increment) 1 (IPB1);
- Deelproject (increment) 2 (IPB2);
- Deelproject (increment) 3 (IPB3).

Casebeschrijving
De case voor het project is het bedrijf BWevents. De beschrijving van het bedrijf en de
redenen dat ze een project willen opstarten kun je vinden op de ELO (Blackboard).

Contacturen
Dit semester heeft niet heel veel contacturen. De student dient de weinige uren die er zijn ten
volle te benutten. Deelname aan colleges en tutoruren is derhalve verplicht.

2.1 Introductie en planning

Het semester begint met een Startcollege (aftrapcollege) met algemene semesterinformatie
over de organisatie, de docenten, de projectopdracht en de samenhang van theorie en project.

Vervolgens ga je als team het project voorbereiden. Je werkt voor het bedrijf S4CONSULT en
voert een opdracht uit voor de klant, het bedrijf BWevents. In deze fase beschrijf je o.a. de
opzet van het project, de rolverdeling, de planning en de kwaliteitsborging. Deze producten
tellen mee voor het onderdeel projectmanagement.

Het urenbudget van het project is voor het hele semester per student als volgt berekend:

Deelproject 1,2,3 12 ECTS = 336 uur p.p.

Projectmanagement 5 ECTS = 140 uur p.p.
Totaal 17 = 476 uur p.p

Zie hoofdstuk 7 voor details over de concrete taken in de introductie en plannings fase.

Pagina 5 van 59
2.2 Project iteraties (IPB) 1, 2 en 3
Het projectdoel is een advies te geven aan het bedrijf BWevents betreffende hun IT-
organisatie. Tijdens dit project zal alle theorie die in de flankerende modules is behandeld
worden toegepast. Het project wordt uitgevoerd in 3 delen. Het totale project resulteert in één
adviesrapport. Dit rapport wordt bij ieder deelproject uitgebreid en indien nodig verbeterd.

2.3 Aanpak deelprojecten (iteraties)

Je werkt in een projectteam bestaande uit maximaal 8 personen. Elk teamlid is IT-adviseur en
dus medeauteur aan het adviesrapport. Tegelijkertijd vervult ieder teamlid een projectrol.

Het advies komt tot stand in een aantal stappen. Deze stappen zijn afgeleid van Een Beheer-
Stappenplan (afgekort EBS) auteur: Prof. Dr. Ir. M. Looijen (Hierna genoemd Looijen). De
theorieën van Looijen worden aangeboden in de module BHMK en vormen de theoretische
kern van het semester. Een schematische weergave van het stappenplan vind je in de
appendix 14. Ieder team dient zijn eigen project te managen. Daartoe wordt de
projectmanagementmethode PRINCE2 gebruikt.

2.4 Synchronisatiecollege
Iedere week wordt een synchronisatiecollege gehouden (aanwezigheid verplicht!). Tijdens dit
college krijgen teams en tutoren toelichting op de projectrollen, eisen aan de
projectdocumentatie, wijze van kwaliteitsborging etc. Details die niet in dit semesterboek
staan vermeld (zoals precieze tijd en plaats van assessments) worden hier gegeven. Vragen
die door de tutor niet kunnen worden beantwoord kunnen hier worden gesteld aan de
semestercoördinator/projectmanager.

2.5 Tutorbegeleiding
Er is wekelijks minstens één verplicht tutoruur (aanwezigheid verplicht!). Daarnaast heeft de
tutor op afspraak contact met een of meer projectrollen (bijv. de Teamleider, de Planner, de
Kwaliteitsbeheerder) van het team. Bespreking van voorbereide reviews vindt plaats tijdens de
tutoruren.

2.6 Vakdocenten
Voor extra ondersteuning vanuit de theorie zijn de vakdocenten voor de verschillende modules
beschikbaar.

Zie de hoofdstukken 8 t/m 10 voor de concrete taken in de drie deelprojecten.

2.7 Flankerend onderwijs

In het overzicht van paragraaf 2.1 kun je zien dat meer dan de helft van je
studiebelastingsuren bestemd is voor projectwerk. De rest is gereserveerd voor kennismaken
met de concepten in dit semester, de theoretische onderbouwing. Deze tijd is gelijkmatig
verdeeld over de 4 modules (OKOV, BHMK, ABP, VIBT). In het project zul je al de aangereikte
concepten gaan toepassen, integreren, om te komen tot het eindproduct: een gedegen advies.

Pagina 6 van 59
• De modules OKOV, BHMK en ABP leveren belangrijke theoretische input voor het project.
De beoordeling van de theoretische kennis gebeurt echter los van het project in een
schriftelijk tentamen.
• De module VIBT heeft geen overlap met het project en wordt parallel aan het project
uitgevoerd.
• Ter ondersteuning van het project worden ook een aantal colleges gegeven mbt tot
projectmanagement, interviewtechnieken en het schrijven van een rapport. Dit alles staat
geroosterd onder de noemer “projectmanagement”. De theorie die hierin wordt aangereikt
gaat de student toepassen in het project en het is die toepassing die wordt beoordeeld.

Let op: de werklast die van deze onderdelen komt (vooral rond tentamentijd) is geen reden
minder te presteren in het project. De projectgroep zal dus om de drukke tijden heen moeten
plannen.

AANWEZIGHEID TIJDENS COLLEGES IS VERPLICHT !

Zie hoofdstuk 6 voor details over het flankerend onderwijs

2.8 Afronding en Evaluatie

Na afloop van het totale project (dus na lesweek 18) is er tijd voor eventuele
reparatieopdrachten. Daarnaast dien je het semester als geheel te evalueren. Dit gebeurt via
een internetapplicatie, je ontvangt op je webmail de uitnodiging en inlogcodes. De gegevens
die we aldus verzamelen worden gebruikt om het onderwijs in de toekomst te verbeteren.

Deze evaluatie is niet dezelfde als de professionele evaluatie aan het eind van elk deelproject
die beschreven staat in hoofdstuk 8.5

Pagina 7 van 59
 3 Communicatiekanalen
Er wordt gebruik gemaakt van de electronische leeromgeving (ELO) (Blackboard):
http://leren.saxion.nl

3.1 Synchronisatiecollege
Dit college staat om de week geroosterd als hoorcollege. Tijdens deze bijeenkomst worden vragen
beantwoord en mededelingen gedaan voor een soepel verloop van het semester. Indien nodig zullen ook
inhoudelijke punten worden behandeld voor het project. Aanwezigheid tijdens synchrocolleges is
VERPLICHT !

3.2 Dagelijkse mededelingen

Alleen bedoeld voor algemene organisatorische mededelingen over afwezigheid, verplaatsing les,
inschrijving, e.d Voor dagelijkse mededelingen die los staan van het semester zul je de cii-site moeten
blijven volgen: http://cii.saxion.nl/. Voor het gemak hebben we in het linkerframe van blackboard twee
links geplaatst: naar de algemene mededelingen van de cii-site en naar de site van de roosters.
Dagelijks twee maal raadplegen is verstandig.

3.3 E-mail
Voor e-mail worden ALLEEN de i-notes mail adressen gebruikt. Tutor en projectgroep kunnen een andere
adressering overeenkomen.

Pagina 8 van 59
 4 Rollen en taken
De opdracht van het project is om een gedetailleerd advies te formuleren. De opdrachtgever
van het project dat je gaat doen is het bedrijf BWevents. De opdrachtnemer is het bedrijf
waarvoor je werkt : S4CONSULT BV. Jij werkt zelf in een projectteam dat de opdracht gaat
uitvoeren.

In dit hoofdstuk beschrijven we in het kort de projectrollen van studenten en de verschillende

rollen van de docenten.

4.1 Studentrollen
In een project werk je aan een bepaalde opdracht voor een opdrachtgever. In dit geval is het
projectdoel het ontwikkelen van een IT-beheerorganisatie. Iedereen in het project levert een
bijdrage aan dit doel. De naam die we aan deze taken hebben gegeven is “IT-Adviseur”.

Naast de rol van IT-Adviseur heeft iedereen een projectrol. Deze projectrollen zijn
ondersteunend: het team kan prettig en efficiënt werken als de verschillende projectrollen de
juiste voorwaarden scheppen.

In dit semester hanteren we 4 projectrollen die verdeeld worden over het team. De rollen zijn:
1. Teamleider
2. Planner
3. Kwaliteitsbewaker
4. Projectadministrateur

De groep moet zelf de rollen verdelen. Zie hiervoor projectopdracht 1 in hoofdstuk 7.1.

Alle deelnemende studenten vervullen tijdens een deelproject een projectrol. Een projectteam
heeft meer dan 4 leden, dus sommige rollen zullen vervuld worden door meerdere mensen.
Een goede taakverdeling is dan noodzakelijk. Het is niet toegestaan dat een persoon alleen
maar een back-up is van de ander. Omdat er drie deelprojecten zijn kan je, als je dat wil, ook
van rol wisselen dit semester. Dat is echter niet verplicht.

4.1.1 Teamleider
Vaak tevens voorzitter van de vergaderingen. Onderhoudt contact met de opdrachtgever over
de doelen. Probeert de verwachtingen van de opdrachtgever te managen (niet meer beloven
dan je aankunt). Schrijft de hoofdstukken in het PID en/of faseplan over context, opdracht,
doelstellingen, randvoorwaarden en afbakening.

Bewaakt de grote lijn en zorgt dat tijdens vergaderingen taak- en doelgericht wordt gewerkt
binnen de fasering en planning. Zorgt ervoor dat de visie op de aanpak van het project voor
iedereen helder is en blijft.
Let erop dat onderlinge relaties voldoende positief zijn om te kunnen samenwerken. Wijst
groepsleden op het belang van de samenwerkingsdoelen. Zorgt ervoor dat de groep duidelijke
afspraken maakt voer wat van iedereen verwacht wordt en hoe er bijgestuurd wordt. Het gaat
om constructieve en sfeer bevorderende doelen, zoals:
• Iedereen levert op tijd op en langs de afgesproken weg;
• Als je een product oplevert voldoet het aan de eisen, de auteur let daarop;
• We zullen taken evenwichtig en efficiënt verdelen en afspraken nakomen;
• We proberen tijd over te houden voor ontspanning door tijdverspilling tegen te gaan.
• We spreken elkaar aan als er iets gebeurd dat niet strookt met bovenstaande.

Pagina 9 van 59
 4.1.2 Planner
Werkt de planning uit en is primair verantwoordelijk voor de betreffende hoofdstukken in het
PID en/of faseplan betreffend de taken, fasering en planning op basis van de PBS (Product
Breakdown Structure). Verzamelt en verwerkt de urenverantwoordingen ten behoeve van de
voortgangsrapportage. Past telkens de planning aan als deze niet wordt gehaald of om andere
reden gewijzigd moet worden, bijvoorbeeld omdat nieuwe taken worden ontdekt.
Spreekt mensen aan op het tijdig voltooien van hun taken. Gaat na wat de gevolgen voor te
late of incomplete oplevering zijn voor de andere taken en brengt dat in het overleg in. Houdt
het projectmanagementdossier bij.

4.1.3 Kwaliteitsbewaker
Zorgt ervoor dat wijzigingen in de eisen en inhoudelijke producten zijn besproken, bij iedereen
bekend zijn en gedocumenteerd zijn. Let er op dat er over besloten is door bevoegde personen
(teamleider, de groep, de docent). Bewaakt de uitvoering van het versiebeleid : als
documenten worden aangepast wordt het versienummer gewijzigd en het wijzigingsblad
ingevuld. Zorgt dat een lijst met beoordelingscriteria wordt gemaakt (en met docenten
afgestemd), waaraan deelproducten moeten worden getoetst. Bewaakt dat die
productbeoordelingen ook zorgvuldig worden uitgevoerd. Ziet er op toe dat resultaten van de
beoordelingen (ook wel: product reviews) en verbeterverslagen worden omgezet in acties.
Hij/zij let er op dat afspraken “SMART” zijn zodat ze controleerbaar worden. Is verantwoordelijk
voor de onderdelen van het PID en/of faseplan betreffend kwaliteitszorg en risicobeheer.

4.1.4 Projectadministrateur
Zet de benodigde digitale documentatiesysteem op. De voorkeur gaat uit naar twee aparte
dossiers: het project(management)dossier en het productdossier. Definieert het versiebeleid
en de regels voor het documentatiesysteem. Bewaakt juiste naleving van deze regels door de
groepsleden. Schoont het archief op wanneer nodig. Is verantwoordelijk voor het opleveren
van (de juiste versie van de) producten. Is verantwoordelijk voor het betreffende onderdeel
van het PID en/of faseplan (kwaliteit, werkwijze). Draagt zorg voor agenda’s, notulen en actie-
en besluitenlijsten in het projectmanagementdossier.

4.1.5 IT-Adviseur (alle groepsleden hebben deze rol)

Stelt de PBS (Product Breakdown Structure) op waarmee de planner de planning maakt. Zet de
structuur op van het adviesrapport en geeft aan welke methoden toegepast moeten worden.
Helpt het team om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden. Bewaakt dat het advies
aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen van de klant. Bewaakt dat het werk van de individuele
teamleden op elkaar aansluit en een consistent geheel vormt. Stelt checklijsten op waarmee
het team de consistentie van de deelrapporten kan controleren. Volgt de aanwijzingen op van
de ondersteunende rollen.

4.2 Docentrollen
4.2.1 Projectmanager
Binnen S4CONSULT is een Projectmanager verantwoordelijk voor het aansturen van meerdere
projectteams. De Projectmanager is de semestercoördinator. Alle uitgevoerde activiteiten
staan onder de supervisie van de Projectmanager.

Taken:
• Begeleiding van het verantwoord projectmatig werken. Ondersteuning en begeleiding van docenten
en studententeams op dit aspect.
• Eerstverantwoordelijk voor beoordelingscriteria Teamrollen en Kwaliteitsprocessen.

Pagina 10 van 59
• Organiseert de semesterintroductie en synchronisatiecolleges.
• Stelt eisen aan opzet, inspectie, inleveren en beoordelen van de Projectplannen.

Bevoegdheden:
• Kan de opdracht bijsturen als dat voor een goed verloop van het onderwijs nodig is.
• Kan tutoren binnen de vooraf gestelde urenbudgetten wisselen.
• Keurt de PID goed. (fase intro en planning)

Verantwoordelijkheden:
• Het aanpassen van opdrachten, werkwijze en projectboek na evaluatie.
• De voortgang van de werkzaamheden.

Pagina 11 van 59
 4.2.2 Tutor/kwaliteitscoach
S4CONSULT voegt aan elk projectteam een kwaliteitscoach toe. Dat is de rol van de tutor.

Taken:
• Begeleidt de studentteams bij het projectmatig en kwaliteitsgericht werken.
• Stuurt de projectorganisatie van de teams aan, waaronder Belbintest en rolkeuze.
• Rapporteert in het tutorenteam over de voortgang.

Bevoegdheden:
• Kan het project tijdelijk stopzetten indien niet aan de eisen wordt voldaan.
• Beoordeelt het onderdeel Projectmanagement (6 ects)
• Beoordeelt samen met de vakdocenten de drie projectiteraties (12 ects)
• Keurt de organisatie van het project goed. (fase intro en planning)

Verantwoordelijkheden:
• Controleert of de kwaliteitsaspecten worden gepland en uitgevoerd (de kwaliteitsaspecten en hun
criteria zijn gedefinieerd in de definities van de projectrollen en in Prince2).

4.2.3 Vakdocent
Naast deze methodische (proces)begeleiding is er ook behoefte aan inhoudelijke begeleiding.
Hiervoor heeft S4CONSULT vakspecialisten ingehuurd.

Taken:
• Begeleidt de projectteams op inhoudelijke en methodische aspecten of traint specifieke
vaardigheden.
• Rapporteert aan de Semestercoördinator.
• Beoordeelt de technisch inhoudelijke en methodische aspecten van het project.
• Toetst de studenten in het kader van flankerend onderwijs

Bevoegdheden:
• Kan toestemming geven of weigeren om vraaggestuurde ondersteuning aan te vragen.
• Beoordeelt samen met de tutoren de drie projectiteraties (12 ects)

Verantwoordelijkheden
- Controleert tijdens assessments of op basis van reflectieverslagen of het inhoudelijk niveau
voldoende is om aan de eisen te kunnen voldoen.
- Rapporteert tijdig in het docententeam bij problemen op het vlak van kennis (diepgang).

Pagina 12 van 59
 4.2.4 Semesterverantwoordelijke
Deze is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van het semesteronderwijs. Hij stuurt binnen
het semester het docententeam aan.

Taken:
• Begroot de benodigde capaciteit en vult de vereiste deskundigheden in.
• Draagt zorg voor evaluatie van de module door studenten en docenten.
• Legt verantwoording af aan het management.
• Draagt zorg voor de verslaglegging. Vastgelegd worden:
- de voortgang van de werkzaamheden.
- opgetreden problemen en hun mogelijke oplossing.
- suggesties voor verbetering.
- notulen van voortgangsvergaderingen.
- evaluatie van het semester.

Bevoegdheden:
• Kan in geval van een geschil optreden als bemiddelaar.
• Kan bij onoverkomelijke problemen een project stopzetten.

Verantwoordelijk voor:
• De semesterplanning. Planning moet zijn goedgekeurd door het management.
• Het aanpassen van opdrachten, werkwijze en projectboek na evaluatie.
• Het aanleveren aan het MT van de semesterevaluatie en het verbeterplan.

Pagina 13 van 59
 5 Beoordeling
In het Onderwijs en Examenreglement (OER) 2010-2011 zijn voor het thema van semester 4:
Beheermethoden en Beheerorganisatie 30 Europese credits (ECTS: studiepunten) uitgetrokken
verdeeld over 8 “modules”.

Onderdee ECTS Niveau Beoordelaa Criterium

l r
PRM T8 5 Individu Tutor Roluitvoering, inzet en professioneel
en groep gedrag
Projectplanning, -uitvoering,
-documentatie,
Managementrapportage
PRINCE2 kennis (tentamen)
IPB1 T4 4 Individu Vakdocent Adviesrapport en assessment
en
Assessoren
IPB2 T4 4 Individu Vakdocent Adviesrapport (procesbeschrijving)
IPB3 T4 4 Individu Vakdocent Adviesrapport en assessment
en
Assessoren
OKOV 3 Individu Vakdocent Schriftelijk tentamen
BHMK 4 Individu Vakdocent Schriftelijk tentamen
ABP 3 Individu Vakdocent Schriftelijk tentamen
VIBT 3 Individu Vakdocent Rapport, bedrijfsbezoek en
presentatie resultaten veldonderzoek
In de Semesterplanning (gepubliceerd op ELO) kun je zien in welke weken tentamens en
assessments worden afgenomen. Voor de detailplanning verwijzen we naar de
tentamenroosters en de publicaties van de verantwoordelijke docenten.

Hoofdstuk 13 geeft de samenhang tussen project en flankerend onderwijs aan.

5.1 Plagiaat:
In dit semester zullen de producten die worden ingeleverd worden gecontroleerd op plagiaat.
Onder plagiaat wordt verstaan: het citeren van bronnen zonder bronvermelding.
Rapporten worden vergeleken met rapporten van eerdere uitvoeringen van dit semester, met
materiaal van de docenten en met het internet. Het moge duidelijk zijn dat plagiaat niet is
toegestaan.

5.2 Flankerend onderwijs:

De vakdocenten toetsen de kennis en vaardigheden van de studenten in hun modules door
middel van (schriftelijke) toetsen. Niet behaalde toetsen kunnen één keer worden herkanst. Bij
voldoende beoordeling worden per module studiepunten toegekend. Zie voor de eisen de
beschrijvingen die bij deze modules zijn opgenomen.

5.3 IPB1, 2, 3:
Ieder deelproject levert een adviesrapport op en wordt afgesloten met een assessment.
Beoordeling van het project betreft:

Pagina 14 van 59
- het rapport (schriftelijke vaardigheden en inhoudelijk correctheid)
- de inhoudelijke kennis van het project (assessment/werkstuk)
- en de vaardigheden en het gedrag van een professionele bedrijfsadviseur (assessment).
De beoordeling wordt gedaan door twee assessoren: de tutor en een vakdocent. Zowel het
rapport als het assessment kunnen na verkregen feedback één keer worden herkanst. Bij
voldoende resultaat worden 4 ECTS toegekend voor het betreffend deelproject. Beoordeling
vindt plaats aan de hand van vooraf bekendgemaakte vormeisen en inhoudelijke eisen.

5.4 PRM:
Voor het leergebied Projectmanagement zal de tutor de individuele bijdragen van elk groepslid
aan het project (inzet en niveau), de individuele uitvoering van de projectrol en het gedrag in
de projectgroep beoordelen. De criteria waaraan wordt getoetst zijn voor alle groepen
dezelfde, onafhankelijk van de tutor. De verantwoordelijkheden van de projectrollen zijn
beschreven in hoofdstuk 4.1,

Verder beoordeelt de tutor de manier waarop de groep het werk plant en monitort:
- de planning
- de managementrapportage
- de manier waarop het project is uitgevoerd en bijgestuurd
- de projectevaluaties.
De criteria voor projectmanagement zijn voor alle groepen gelijk en zijn gebaseerd op
PRINCE2. De eisen waaraan de producten moeten voldoen worden aangegeven in de PRM
colleges tijdens de planningsfase. Tevens is er een groepsreflectie vereist.

Eerst geeft de tutor bij deelproject 1 een diagnostische beoordeling met concrete aanwijzingen
voor eventuele aanvulling of verbetering. Vervolgens beoordeelt de tutor aan het eind van het
2e deelproject dezelfde aspecten summatief. Bij een onvoldoende volgt een herkansing bij
deelproject 3. Bij voldoende resultaat worden de 5 ECTS voor PRM toegekend.

6 Flankerend onderwijs
Hieronder worden de modules kort beschreven. Voor verdere invulling wordt verwezen naar de
informatie die de betrokken docenten publiceren op de modulesites.

6.1 Beheermethoden en kwaliteitsmodellen (BHMK)

Deze module vormt samen met de module ABP de theoretische kern van het semester. In deze
module ligt de nadruk op de uitwerking van generieke beheerprocessen. Je bestudeert de
functies en taakgebieden die in organisaties terug te vinden zijn. De processen zijn
beschreven in de de facto standaarden ASL,BISL,ITIL. Naast de studie van ASL,BISL en ITIL
wordt aandacht besteed aan de praktische ervaringen en de kritiek op de frameworks.

De leerdoelen zijn:
Na afloop van deze module is de student in staat om:
1. Een informatiesysteem en de componenten van een informatiesysteem (conform Prof.
Dr. Ir. Looijen) te onderkennen en te beschrijven
2. De levenscyclus van een informatiesysteem en de taken per toestand te beschrijven
3. Taken m.b.t. exploitatie, onderhoud en beheer in relatie tot de levenscyclus van een
informatiesysteem te beschrijven
4. 3 vormen van beheer en het takenpakket van ieder beheervorm te beschrijven
5. Opzet en onderdelen van een beheerframework te beschrijven

Pagina 15 van 59
6. Doel, activiteiten en onderlinge relaties van de processen binnen de beheerframeworks
ASL,BISL en ITIL te beschrijven
7. Onderdelen van een proces te beschrijven
8. Implementatie-aspecten procesmatige beheer te beschrijven
9. Enterprise architectuur en de onderdelen hiervan te onderkennen en te beschrijven

Zie verder de lessenbeschrijving van de docent.

Toetswijze
De module wordt afgesloten met een schriftelijke toets. Zie ook hoofdstuk 5.

Pagina 16 van 59
6.2 Analyse van Beheerprocessen (ABP)
Deze module vormt samen met de module BHMK de theoretische kern van het semester. In
deze module ligt de nadruk op het verbeteren van de beheerorganisatie. Tevens bestudeer je
een aanpak om het ontwikkelingsniveau van een beheerorganisatie te kunnen meten. Op
basis van die meting leer je een traject uit te zetten voor verdere organisatieontwikkeling.

De leerdoelen zijn:
1. Heeft inzicht in de gangbare kwaliteitsmodellen, concepten en paradigma’s voor
Beheer. (Bv. Lemniscaat, GAP-model, Service-CMM);
2. Kan het ontwikkelingsniveau van een beheerorganisatie meetbaar maken met behulp
van het IT-Service-CMM;
3. Kan mogelijke ontwikkelingspaden voor een “lerende (beheer)organisatie” inzichtelijk
maken;
4. Kan een dienstencatalogus en SLA opstellen;
5. Kan met behulp van de GQM methode metingen opstellen om prestaties te
kwantificeren;
6. Kan verbetervoorstellen uitwerken om te kunnen blijven voldoen aan een SLA.

Toetswijze
De module wordt afgesloten met een schriftelijke toets. Zie ook hoofdstuk 5.

6.3 Organisatiekunde en organisatieverandering

(OKOV)
In deze module krijg je wetenschappelijke theorieën en modellen aangereikt over de inrichting
en het functioneren van organisaties. Deze kennis vormt de achtergrond waartegen je de
organisatie van BWevents kunt onderzoeken. Gewapend met deze organisatiekundige kennis
kom je tot een doordacht advies waarbij je rekening houdt met verschillende partijen binnen
het bedrijf.

De leerdoelen zijn:
1. Het herkennen van organisatiestructuren en organisatieproblemen;
2. Het kunnen analyseren en beschrijven van organisatieproblemen;
3. Met behulp van modellen de gewenste organisatiestructuur kunnen beschrijven en
beargumenteren;
4. Kan een strategie en concrete interventies ontwikkelen om een wijziging in de
informatievoorziening te realiseren;
Zie voor de invulling van de lessen de modulebeschrijving van de docent OKOV

Toetswijze
De module wordt afgesloten met een schriftelijke toets. Zie ook hoofdstuk 5 voor het
beoordelingsmodel.

6.4 Projectmanagement (PRM)

Tijdens het thema wordt een project uitgevoerd. Naast de inhoudelijke opdracht biedt dit
ruime mogelijkheden om te oefenen met het managen van projecten.

De leerdoelen zijn:
• de principes, technieken en kernbegrippen van projectmanagement kennen;
• een gangbare standaard voor projectmanagement praktisch kunnen toepassen;
• een projectorganisatie kunnen opzetten (structuur, rolverdeling, taken);

Pagina 17 van 59
• processen inrichten voor de beoordeling van de kwaliteit van de projectresultaten;
• op basis van een analyse van behoeften een product breakdown kunnen maken;
• vanuit de gespecificeerde producten een taakstructuur kunnen ontwikkelen;
• binnen de randvoorwaarden tijd, geld en organisatie een nauwkeurige werkplanning
kunnen maken.
• de voortgang ten opzichte van de planning kunnen bewaken en verantwoorden en te allen
tijde de status van het rapport kunnen aangeven;
• binnen de randvoorwaarden (tijd, budget, functionaliteit) resultaatgericht kunnen
(bij)sturen.

Als gangbare methodiek is gekozen voor PRINCE2. In de korte lessenserie aan het begin van
het semester wordt de student ingeleid in de principes en eisen van deze methodiek. Deze
serie sluit af met een goedgekeurd Project Initiation Document. In het project wordt gedurende
het semester het geleerde toegepast.

Toetswijze
De beoordeling van de module Projectmanagement geschiedt aan de hand van de producten
die worden opgeleverd tijdens de voorbereiding en de drie deelprojecten en het schriftelijk
PRINCE2 tentamen. De beoordeling is gekoppeld aan de professionaliteit waarmee je het
project uitvoert. Voor de beoordelingswijze zie hoofdstuk 5.

Pagina 18 van 59
6.5 Module VIBT: Veldonderzoek Infrastructuur en
Beheertools (VIBT)
Dit semester worden veel nieuwe concepten aangereikt in de theorievakken OKOV, BHMK en
ABP. Na het leren van deze concepten is het belangrijk om te leren herkennen hoe deze
concepten er in de praktijk uit zien of andersom herkennen dat een bepaalde praktijk lijkt op
een bepaald concept.

De leerdoelen van VIBT zijn:

1. herkennen van de theorie in de praktijk
2. herkennen wat het koppeling is tussen de businessdoelen en technische oplossingen
die geïmplementeerd zijn.
3. Op schrift verwoorden hoe theorie en praktijk samenhangen.

Het veldonderzoek wordt voorbereid in het eerste kwartiel. In overleg met de docent(en) wordt
afgesproken, welke bedrijven wanneer worden bezocht. Elk bezoek duurt ongeveer een
dagdeel. Van deze organisatie wordt de feitelijke gang van zaken rond de IT-dienstverlening
en de organisatie van het IT-beheer onderzocht en in kaart gebracht.

Opdracht
Stap 1. Verdeel de tutorgroep in 2 subgroepen
Geef deze namen van de subgroepen via e-mail door aan de
docent voor de module VIBT.

Stap 2. Kies per subgroep een grote of middelgrote organisatie (profit/non

profit) met gebruik van ICT bijv. gemeente, bank. Lees website en
eventueel jaarverslag door van dit bedrijf zodat je goed bekend
bent met dit bedrijf. Mail je keuze door naar de docent voor de
module VIBT. De docent zal het bedrijf beoordelen en vervolgens
goedkeuring/afkeuring toesturen via e-mail. Het bezoeken van een
bedrijf met als primair proces het leveren van ICT-
diensten/producten is NIET toegestaan.

Stap 3. Benader het bedrijf en maak een afspraak met 2 personen:

- medewerker verantwoordelijk voor de it dienstverlening/it-
diensten (ict-leverancier)
- klant van de ict-afdeling/ict-leverancier
Zorg dat je goed duidelijk hebt de positie van iedere medewerker
binnen het bedrijf, zodat je je voldoende kan inleven in de functie
van de betreffende medewerker.

Pagina 19 van 59
Stap 4. Maak met de subgroep een vragenlijst waarin de volgende
onderwerpen aan de orde komen vanuit het beheerparadigma:
- wat is het reëel systeem (primaire bedrijfsprocessen,
structuur van het bedrijf (organogram))
meer info over het begrip bedrijfsprocessen:
http://home.kpn.nl/daanrijsenbrij/ebi/nl/h1.htm
- welke (belangrijkste) informatiesystemen en de
componenten hiervan
meer informatie over het begrip informatiesysteem:
http://home.kpn.nl/daanrijsenbrij/ebi/nl/h4.htm
- hoe is beheer opgezet ?
- zijn er beheer problemen ?
- welke maatregelen zijn getroffen i.v.m. beheerproblemen
(tools/mensen)
- wat zijn de effecten van de maatregelen ?
- wordt er gewerkt volgens een methodiek voor beheer bijv.
ASL, BISL en/of ITIL
- indien niet, waarom niet ?
- indien wel, welke ? geheel of gedeeltelijk ? hoe loopt dit ?

Stap 5. Houdt Interview met klant en met leverancier van IT bij het bedrijf.
Vergeet niet bedrijf te bedanken voor de moeite en de tijd.

Stap 6. Maak een verslag (minimaal 15 pagina’s) van je gesprek.

Verslag dient een beschrijving te zijn van de aangetroffen
situatie binnen het bedrijf. Het verslag mag geen theorie
uit lesboeken e.d. bevatten.
Opzet verslag:
- voorblad met Saxion, academie cii en namen studenten +
studentnummers
- inhoudsopgave
- inleiding met o.a. naam bedrijf, bedrijfstak bedrijf
- hoofdstuk 1 reëel systeem (RS)
- informatie inzake bedrijf (geen URL’s)
- organogram van het bedrijf
- bedrijfsprocessen binnen het bedrijf
[ procesarchitectuur]
- hoofdstuk 2 informatiesystemen (IS)
- per informatiesysteem de 5 componenten
beschrijven
- informatiearchitectuur (globaal)
- exploitatiearchitectuur (globaal)
- hoofdstuk 3 opzet beheer (B)
- organogram
- beschrijving functioneel (applicatie) beheer
- aanwezig binnen organisatie ?
- wie voert dit uit (functies)
- hoeveel uren per week/FTE ?
- beschrijving (technisch) applicatie beheer
- aanwezig binnen organisatie ?
- wie voert dit uit (functies) ?
- hoeveel uren per week/FTE?
- beschrijving technisch beheer
- aanwezig binnen organisatie ?

Pagina 20 van 59
 - wie voert dit uit (functies) ?
- hoeveel uren per week/FTE?
- aanwezige beheerprocessen
(hoeft geen ASL,BISL,ITIL te zijn!)
- hoofdstuk 4 beheerframeworks ASL,BISL, ITIL
worden deze gebruikt ?
zo ja, volledige of bepaalde processen (en welke?)
Zo nee, waarom niet
- conclusie

Het verslag dient aan dezelfde eisen te voldoen als het

adviesrapport dat je in het project maakt: correct Nederlands,
goede inleidingen op alle hoofdstukken, geschreven als
professioneel rapport en niet een schoolwerkje.

Stap 7. Stuur het verslag naar het bedrijf en laat dit lezen door dit bedrijf.
Laat bedrijf bevestigen via e-mail dat verslag akkoord is
Neem e-mail met akkoord van bedrijf op als bijlage in het verslag

Stap 8. Lever het verslag onder opdrachten binnen Blackboard in, als
Adobe Acrobat (PDF) document. Geen Word-document (.doc/.docx)
!

Stap 9. Iedere subgroep geeft een korte presentatie (minimaal 10 minuten)

m.b.v. Powerpoint over het bedrijf en over:
o het reëel systeem (primaire processen organisatie)
o informatiesystemen en de componenten
o het inrichting van het beheer binnen dit bedrijf.

6.6 Beoordeling
De beoordeling berust op :
- Aanwezigheid bij bedrijfsbezoeken;
- Het rapport;
- De presentatie (digitale versie m.b.v. Powerpoint);
- De eindpresentatie door de groep.

Bij een voldoende resultaat (op groepsniveau) worden 3 studiepunten toegekend. Indien de
presentatie niet voldoet aan de eisen volgt er één herkansing op afspraak met de docent.

Pagina 21 van 59
 7 Introductie en planning
In de eerste drie weken van het semester ga je het project opzetten.

Deze opstartfase heeft verschillende deadlines. Het is dus nodig een beeld te vormen van alle
opdrachten in dit hoofdstuk en een planning en taakverdeling te maken.

7.1 Keuze projectrol

Doel
Een duidelijke taakverdeling die door alle groepsleden goedgekeurd is.

Opdracht aan alle teamleden

1. Lees de beschrijving van de projectrollen in
hoofdstuk 4.1.
2. Voer een Belbintest uit of raadpleeg resultaat uit
vorige test (indien deze beschikbaar is uit vorige module(s) van de opleiding).
3. Iedere student stuurt resultaat van belbintest
naar tutor via e-mail.
4. Gebruik de Belbinscores, hoofdstuk 15, de
theorieën van Belbin en wat je verder nog ter tafel wilt brengen om de projectrollen te
verdelen over de groepsleden.
5. Leg het voorstel voor groepsverdeling voor aan
de tutor.
1. Motiveer waarom rollen wel of niet gedubbeld worden.
2. Motiveer waarom ieder groepslid die specifieke rol op zich heeft genomen.
6. Bespreek groepsverdeling met de tutor tijdens tutoruur in lesweek 2

Wijze van toetsing

De tutor dient de rolverdeling goed te keuren in lesweek 2.

7.2 Inrichten Projectorganisatie

Doel
Duidelijk, professioneel en transparant zijn in je werkwijze.

Opdracht voor de Teamleider (in overleg met het team)

Stel een zakelijke beschrijving van de projectorganisatie op:
1. Benoem de opdrachtgevende en de opdrachtnemende instanties.
2. Beschrijf hoe er sturing wordt gegeven aan het project
a. de rol van Projectmanager
b. de interne sturing d.m.v. een teamleider die verantwoording aflegt aan de
Projectmanager
3. Voeg het overzicht van de rolverdeling hieraan toe (zie opdracht 7.1)
4. Geef aan met wie er waarover en hoe vaak wordt overlegd (overlegorganisatie)

Wijze van toetsing

Een beschrijving van de projectorganisatie wordt vastgelegd de PID. (zie 7.8)

Pagina 22 van 59
7.3 Inrichten administratieve en
documentatiesystemen
Doel
Het ontwikkelen van een gedegen projectadministratie.

Opdracht voor de Projectadministrateur

1. Documentatie en archivering: zet een documentatiesysteem op waarmee alle
projectdocumenten overzichtelijk kunnen worden gearchiveerd.
2. Wijziging- en versiebeheer: ontwikkel een algemeen bruikbare set afspraken over
het versiebeheer van alle documenten.
3. Probleemregistratie: Zet een simpel registratiesysteem op waarmee problemen
kunnen worden geregistreerd en bijgehouden tot ze zijn opgelost.
Probleemregistratie is ervoor bedoeld zicht te houden op veranderingen die
uitgevoerd zijn of uitgevoerd gaan worden of uitgevoerd zouden moeten worden.

Wijze van toetsing

Het documentatiesysteem en bijbehorende procedures worden beschreven.
De beschrijving dient goedgekeurd te worden door de tutor in lesweek 3.

7.4 Inrichten kwaliteitszorgsysteem

Doel
Praktische werkwijze om kwaliteit te waarborgen

Opdracht voor de Kwaliteitsbewaker

1. Leg vast welke kwaliteitseisen aan documenten worden gesteld.
2. Ontwikkel een efficiënte procedure voor reviews en reviewbespreking en een
standaard voor vastlegging van reviewverslagen. In deze reviewverslagen moet ook
zichtbaar worden hoe de punten zijn opgelost.
3. Ontwikkel een standaard voor vergaderverslagen en besluiten- en
actiepuntenlijstjes.

Wijze van toetsing

De reviewprocedure en de kwaliteitseisen worden beschreven.
De beschrijving dient goedgekeurd te worden door de tutor in lesweek 3.

Pagina 23 van 59
7.5 Opstellen gedragscode
Doel
Op een constructieve wijze werkgedrag in een team reguleren en corrigeren.

Opdracht aan het Team

1. Stel een gedragscode op waar alle teamleden zich in kunnen vinden. (Op de
electronische leeromgeving, resources, PRM is een lijst met normen voor goed
teamwork te vinden en je vindt er de Correctielijn.)
2. Bespreekt op welke punten de correctielijn een andere werkwijze inhoudt ten
opzichte van wat men tot nu toe gewend was en wat de voor- en nadelen daarvan
zijn.

Wijze van toetsing

De gedragscode moet worden goedgekeurd door de tutor in lesweek 2.

7.6 Vaststellen aanpak

Doel
Een gestructureerde aanpak van het project om de kans op kwaliteit te verhogen.

Opdracht aan het team (IT-Adviseurs)

1. Zoek informatie over de methode Een Beheer Stappenplan (EBS).
2. Ga na wat de risico’s en voordelen van deze methode zijn. Zorg dat in de groep
hierover een gedeeld of in ieder geval bediscussieerd inzicht bestaat.
3. Ga na wat een Product Breakdown Structure (PBS) is volgens PRINCE2.
4. Stel een Product Breakdown Structure (PDS) op.

Wijze van toetsing

De PBS wordt vastgelegd als bijlage in de PID. (zie 7.8)

Pagina 24 van 59
7.7 Opstellen projectplanning
Doel
Gedetailleerde afspraken over tijdbesteding, taakverdeling en onderlinge afstemming van de
werkzaamheden voor het eerste deelproject.

Opdracht aan de Planner

Stel de planning op (eventueel met behulp van het pakket MS-Project of MS-Excel) in 5
stappen:
1. Maak een overall-planning voor het project in de vorm van een strokenplan. Hierin
wordt de fasering zichtbaar gemaakt. Per fase toon je de belangrijkste
deelproducten en mijlpalen. Gebruik hiervoor de PBS.
2. Maak een WBS van het eerste deelproject waarin taken aan teamleden worden
toegekend.
3. Lees hoofdstuk over de Communicatieve vaardigheden. Voeg de producten die
geleverd moeten worden toe aan de PBS van het project en verwerk dit ook in de
WBS.
4. Maak in een gezamenlijke planningssessie team een eerste schatting van de
benodigde tijdsbesteding per taak per teamlid.
5. Maak een detailplanning van de gegevens die uit de planningssessie zijn gekomen.
6. Review de detailplanning met het team, alle teamleden moeten akkoord gaan met
de planning.

Wijze van toetsing

De overalplanning en detailplanning wordt toegevoegd aan de PID. (zie 7.8).

7.8 Project Initiatie Document (PID) opstellen

Doel
Overeenstemming met de opdrachtgever verkrijgen over de doelen, aanpak en
randvoorwaarden.

Opdracht voor het hele team:

1. Maak een PID volgens PRINCE2 voor het volledige project. Verwerk hierin de
resultaten van de voorgaande opdrachten. Vul aan wat nog ontbreekt.
2. Review de PID en maak hiervan een reviewverslag.
3. Verbeter de PID met behulp van de commentaren die uit de review kwamen.
4. Lever PID in bij de projectmanager, klant en de tutor via opdrachten op
elektronische leeromgeving (Blackboard)
5. In week 3 is een gesprek met projectmanager/opdrachtgever ingeroosterd (zie
rooster.saxion.nl website), waarin besproken wordt welke onderdelen van het
gemaakte PID juist en niet juist zijn en eventueel aangepast dienen te worden. Op
dezelfde dag dient aangepaste PID ingeleverd te worden.

Pagina 25 van 59
Wijze van toetsing

PID en bijbehorend reviewverslag worden ingeleverd bij de projectmanager, de klant en de

tutor in lesweek 3. De Projectmanager, tutor en de klant moeten de PID goedkeuren. Het
eerste deelproject kan pas van start gaan na een beslissing daartoe van de
projectmanager.

7.9 Opzetten managementrapportage

Let op: Begin niet te snel met deze opdracht, belangrijke input wordt gegeven in het derde
PRM werkcollege.

Doel
Adequate en transparante communicatie met tutor en Projectmanager over de voortgang van
het project en de status van de verschillende deelproducten.

Opdracht aan de Planner

Maak een opzet voor een wekelijkse managementrapportage over het deelproject met behulp
van het pakket Excel.
1. Een statusrapport in tabelvorm waarin zichtbaar is wie aan welke taak heeft
gewerkt, hoe lang (in hele uren), in hoeverre het product af is (100% = gereviewd,
aangepast, status: definitief), hoeveel uur er voor de taak was geschat, hoeveel tijd
er naar schatting nog aan besteed moet worden voor de status van de taak 100%
is. Bereken het verschil tussen geschatte tijd en (uiteindelijk) te besteden tijd.
2. Een grafiek die geplande en werkelijke kosten laat zien.
3. Een grafiek die de planned en earned value laat zien.
4. Een grafiek die de oorspronkelijke en huidige deadlines laat zien.
5. Review de sjablonen met het projectteam

Wijze van toetsing

Het sjabloon voor de management rapportage dient te worden goedgekeurd door de tutor en
de projectmanager in lesweek 4.

Pagina 26 van 59
 8 Deelproject 1 (IPB1)
Let op:
Het deelproject kan pas van start gaan na een beslissing daartoe van de projectmanager.

8.1 Projectmatig werken

Doel
Binnen het deelproject worden werkzaamheden van tevoren gestructureerd en toegewezen
aan personen. De voortgang is waarneembaar en bestuurbaar. Er is voortdurend aandacht
voor kwaliteit.

Opdracht
Iedereen voert zijn projectrol uit en zijn rol als IT-adviseur.

Wijze van toetsing

In de managementrapportage wordt aangetoond wie welke bijdrage heeft geleverd aan het
eindproduct van het deelproject. Tevens wordt na levering van het eindproduct een
teamevaluatie gehouden waarin ieders bijdrage wordt geëvalueerd. Zie hoofdstuk 8.5 voor de
evaluatie informatie. Deze informatie wordt gebruikt voor de beoordeling van de module PRM.

Pagina 27 van 59
8.2 De EBS opdrachten van deelproject 1
8.2.1 Stap 1 Breng het object van beheer in
kaart

Doel
Beschrijven huidige situatie.

Opdracht

Stap 1 Architectuur
Beschrijf het object dat beheerd moet worden, namelijk één of meer informatiesystemen en de
bedrijfsprocessen en de producten/diensten die hiermee in verband staan. Deze beschrijving
wordt gemaakt om een duidelijk beeld te krijgen het bedrijf, informatie en de technologie om
vervolgens de relaties en afhankelijkheden zichtbaar te maken.

De beschrijving (schema) dient volgens het onderstaande lagenmodel opgebouwd te zijn

(papier-indeling: A4 liggend):

Stap 1A Laag 1 Producten/diensten (services)

Geef een overzicht van de producten en diensten van BWEvents voor externe
klanten. Teken ieder product en/of iedere dienst van BWEvents als een
rechthoek met het eventueel bijbehorende symbool conform Archimate. Zet
binnen deze rechthoek de naam van het product en/of dienst. Leg vervolgens
een relatie tussen laag 2 (bedrijfs)processen en deze laag d.m.v. lijnen.

Stap 1B Laag 2 Bedrijfsprocessen

Geef een overzicht van de (interne) bedrijfsprocessen binnen BWEvents
Teken elk bedrijfsproces binnen BWEvents als een rechthoek met het
eventueel bijbehorende symbool conform ArchiMate. Leg een relatie tussen laag
3 (organisatie) en deze laag d.m.v. lijnen. Zodat duidelijk wordt welke
onderdelen van het bedrijf activiteiten uitvoeren in welke bedrijfsprocessen.

Stap 1C Laag 3 Organisatie (actoren)

Geef een overzicht van de afdelingen (actoren) binnen BWEvents
Teken elk afdeling binnen BWEvents als een rechthoek met het eventueel
bijhorende symbool comform ArchiMate. Leg een relatie tussen laag 4
(informatie) en deze laag d.m.v. lijnen. Zodat duidelijk wordt welke afdelingen
welke informatie gebruikt.

Stap 1D Laag 4 Informatie

Geef een overzicht van de informatie die afkomstig is uit de applicaties (laag 5)
en die gebruikt wordt binnen de diverse processen (laag 2) binnen BWEvents.
Teken elke informatie als een rechthoek met het eventueel bijbehorende
symbool conform Archimate. Leg een relatie tussen laag 5 (applicaties) en deze
laag d.m.v. lijnen.

Stap 1E Laag 5 Applicaties

Geef een overzicht van de applicaties binnen BWEvents. Teken elke afdeling
binnen BWEvents als een rechthoek met het eventueel bijbehorende symbool
conform Archimate. Leg een relatie tussen

Pagina 28 van 59
 applicaties en de informatie die afkomstig is uit deze applicaties. Leg een
relatie tussen het platform (laag 6) en de applicatie d.m.v. lijnen.

Stap 1F Laag 6 Platform

Geef een overzicht van de diverse platformen (bijv. Windows Server) binnen
BWEvents. Teken elk platform als een rechthoek met het eventueel
bijbehorende symbool conform Archimate. Leg een relatie tussen de aanwezige
platformen en de applicaties die draaien op deze platformen d.m.v. lijnen.

Product
Inleiding/uitleg schema
Schema bestaande uit de genoemde 6 lagen
Dit vormt een hoofdstuk in het adviesrapport.

Pagina 29 van 59
 8.2.2 Stap 2: De gebruikersorganisatie in beeld krijgen

Doel
Behoefte vaststellen van gebruikers binnen BWevents.

Opdracht
In de casus (tekst en bijlage 1 van de casus) worden veel eisen opgesomd, maar deze zijn
mogelijk onvolledig of incorrect.

De klant heeft zijn best gedaan alles op een rijtje te zetten, maar zoals zo vaak gebeurt zal uit
gesprekken blijken dat de werkelijkheid toch iets anders in elkaar te zitten. Je voert minstens
2 gesprekken: met de directeur Warman en met een medewerker van het bedrijf. Deze
gesprekken worden gehouden tijdens communicatie workshops (onderdeel colleges module
PRM). Zie hiervoor hoofdstuk 11.

Door de casus te combineren met de informatie die uit de gesprekken is gekomen krijg je een
beter beeld van wat BWevents nodig heeft. Vergeet ook niet je eigen kennis en ervaring het
vak van ICT-beheer te gebruiken. Stel hieruit de definitieve eisen, randvoorwaarden en
situationele factoren op, de Service Level Requirements(SLR).

Beschrijf de EISEN die vanuit het gebruik aan apparatuur, programmatuur,

gegevensverzamelingen, procedures en de bijbehorende gegevensverwerkingsprocessen
worden gesteld nadat je gesproken hebt met de directeur en met de medewerker. Hierbij
dienen ook de technische voorzieningen te worden betrokken.

Voorts moeten de RANDVOORWAARDEN bekend zijn die bijvoorbeeld gesteld worden aan
financiële, materiële en personele middelen die gerelateerd zijn aan de in deze stap
geformuleerde eisen nadat je gesproken hebt met de directeur en met de medewerker.

Een aspect dat in de stap ook belangrijk is betreft de SITUATIONELE FACTOREN

(generiek/specificiek). Zij beschrijven in belangrijke mate het bedrijf waar het object van
beheer toe behoort. Typerend voor het bedrijf zijn bijvoorbeeld de aard, de grootte, de locatie
en de ouderdom. Samen met de eisen en de randvoorwaarden vormen ze de uitgangspunten
voor de volgende stap die hierop namelijk nader inspeelt. Zie deel 1 de hoofdstuk 1 en 4 en
deel 6 hoofdstuk 17.7 uit boek Looijen

Beperk je tot de belangrijkste eisen en randvoorwaarden. Belangrijke eisen zijn die eisen die
grote impact hebben op het beheer. Voorbeeld: dat er een internetverbinding moet zijn is
standaard, maar veel belangrijker is het als deze verbinding draadloos moet zijn. Dat vereist
mogelijk andere leveranciers, andere hardware, meer beheerinspanning.

Product
De Service Level Requirements (SLR) vormen een hoofdstuk in het adviesrapport.

8.2.3 Stap 3: Het selecteren van beheertaken

Doel
Inzicht verkrijgen in de omvang van het beheer bij BWevents in de gewenste(!) situatie.

Opdracht

Pagina 30 van 59
Stap 3A
Maak een overzicht van de Taakgebieden (TG) zoals beschreven in Hoofdstuk 5.1 Looijen
Beschrijf dit in de vorm van onderstaande tabel (zet deze tabel in je adviesrapport op een
apart vel (A4 liggend):

Taak
Gebied
(TG)

Stap 3B
Maak een overzicht van alle Taakvelden (TV) binnen de Taakgebieden (TG) zoals beschreven
in hoofdstuk 5.1 Looijen. Beschrijf dit in de vorm van onderstaande tabel:

Taak Taakveld
Gebied (TV)
(TG)

Stap 3C
Maak een overzicht van alle Taken (T) binnen de Taakvelden (TV) zoals beschreven in
hoofdstuk 5.1 Looijen. Beschrijf dit in de vorm van onderstaande tabel:

Taak Taakveld Taak

Gebied (TV) (T)
(TG)

Stap 3D
Zorg dat je de taken, taakvelden en taakgebieden voor jezelf begrijpt.
Enige uitleg over de taakgebieden,taakvelden e.d. is te vinden in:
http://alexandria.tue.nl/extra3/proefschrift/PRF6A/8808965.pdf

Stap 3E
Selecteer de TAKEN (Hoofdstuk 5.1 Looijen) met behulp waarvan aan de eisen kan worden
voldaan die in stap 2 door de gebruikersorganisatie zijn gesteld. Daarbij dient rekening te
worden gehouden met de geldende RANDVOORWAARDEN alsook de SITUATIONELE FACTOREN
van het bedrijf.

Beschrijf dit in de vorm van onderstaande tabel:

Taak Taakveld Taak Geselectee

Gebied (TV) (T) rd
(TG) JA/Nee

Stap 3F
Geef bij iedere taak die je NIET selecteer (STAP 3E) de reden aan, waarom je deze niet
selecteert. Beschrijf dit in de vorm van onderstaande tabel:

Taak Taakveld Taak Geselectee Reden niet

Gebied (TV) (T) rd geselecteerd
(TG) JA/Nee

Stap 3G

Pagina 31 van 59
Geef van ieder taakgebied aan onder welke beheervorm deze hoort.
Maak hiervoor een uitbreiding op de tabel met 1 kolom.

Beheervo Taakgebie Taakveld Taak Geselecteer Reden niet

rm d (TV) (T) d geselecteer
(AB/FB/TB (TG) JA/Nee d
)

Zie hoofdstuk 5,8 Looijen

Product
Tabel met beheervormen, taakgebieden, taakvelden en taken.
Dit vormt een hoofdstuk in het adviesrapport.

Pagina 32 van 59
 8.2.4 Stap 4: Het vertalen van beheertaken naar
beheerprocessen
Doel
Op basis van de geselecteerde beheertaken een keuze maken uit procesmodellen teneinde tot
een optimale beheersituatie voor BWevents te komen.

Opdracht
In deze stap worden de procesgerichte aanpak en de taakgerichte aanpak gekoppeld.

Stap 4A
Geef van ALLE taakgebieden aan tot welk IT-beheerframework (ASL,BISL, ITILv2) deze behoort.
Doe dit door te kijken tot welke beheervorm het betreffende taakgebied behoort (zie hoofdstuk
5,8 Looijen).

Maak hiervoor een uitbreiding op de tabel (EBS stap 3) met 1 kolom.

Behe Beheervor Taakgebie Taakveld Taak Geselecteer Reden niet

er m d (TV) (T) d geselecteer
Fram (AB/FB/TB) (TG) JA/Nee d
e
work

Stap 4B
Geef van iedere taak die geselecteerd is in stap 3 aan bij welk proces deze taak behoort
binnen het IT-beheerframework ASL, BISL of ITILv2 (processen Service Support, processen
Service Delivery, proces IT-infrastructure management, proces Security Management).

Maak hiervoor een uitbreiding op de tabel met 1 kolom.

Behee Beheervor Taakgebie Taakvel Taa Geselecteer Reden niet Behe

r m d d k d geselecteer er
Frame (AB/FB/TB) (TG) (TV) (T) JA/Nee d Proce
work s

Pagina 33 van 59
Stap 4C
Maak een lijst van de activiteiten per proces van de geselecteerde processen binnen EBS stap
4B.

Onderstaande hulpmiddelen zijn beschikbaar:

ASL
Best-practices
Klik vervolgens op procescluster
Klik vervolgens op proces
Zoek procesbeschrijvingen in de lijst van informatie over het betreffende proces
http://www.aslbislfoundation.org/component/option,com_docman/Itemid,24/lang,nl/

Applicatiebeheer volgens ASL

Auteur: Janssen

ASL Managementguide
Zie Blackboard, EIC4, studiemateriaal, BHMK

BISL
Best-practices
Klik vervolgens op procescluster
Klik vervolgens op proces
Zoek procesbeschrijvingen in de lijst van informatie over het betreffende proces
http://www.aslbislfoundation.org/component/option,com_docman/Itemid,25/lang,nl/

BISL Managementguide
Zie Blackboard, EIC4, studiemateriaal BHMK

ITIL
Gebruik hiervoor je boek “IT-Servicemanagement volgens ITIL” auteur P. Janssen en ITIL_2.PDF
(beschikbaar via elektronische leeromgeving) als naslag.

Product
Tabel met overzicht van de koppeling van Looijen taken aan de beheerprocessen en een lijst
van alle activiteiten per proces. LET OP! nog GEEN procesbeschrijving maken!.
Dit vormt een hoofdstuk van het adviesrapport.

Pagina 34 van 59
8.3 Opstellen van een schrijfplan
Doel
Een goede voorbereiding voor het adviesrapport

Opdracht aan het hele team

Een schrijfplan opstellen en dat gebruiken als leidraad voor het adviesrapport. Ter
ondersteuning van deze opdracht komt er een werkcollege met de docent communicatie.

Wijze van toetsing

Het schrijfplan wordt ingeleverd gelijk met het eerste adviesrapport.

8.4 Toetsing van deelproject 1

Details over deadline, wie en wanneer worden tijdig bekend gemaakt in een assessment
protocol.

Rapport
Het rapport en het schrijfplan worden door de assessoren en de docent Communicatie
beoordeeld op inhoud en op communicatieve kracht. Inhoud betreft het correct toepassen van
de theorie op de casus. Communicatieve kracht betreft doelgerichtheid, doelgroep gerichtheid,
structuur, conform het schrijfplan, lay-out en taalvaardigheid.

Assessment
Ieder student voert een klantgesprek met de heer Warman en een andere medewerker van
BWEvents. In dit gesprek worden de eerste resultaten van het project besproken. De student
moet aantonen de inhoud van het rapport te kennen en de klant te kunnen overtuigen dat de
voorgestelde richting de juiste is. Het assessment is dus vooral een vaardighedentoets: Kun je
het theoretische verhaal dat in het rapport staat uitleggen op zo’n manier dat de klant zich
begrepen voelt.

8.5 Einde faserapport

Stel een einde faserapport op met daarin een rapportage over de 1e fase/het 1e increment
binnen je project. Doe dit volgens PRINCE2.

Pagina 35 van 59
8.6 Evaluatie deelproject 1
Doel
Afstand nemen en reflecteren op het projectmatig werken zoals beschreven in hoofdstuk 8.1.

Context
Het afgelopen deelproject.

Opdracht
Evalueer ieders optreden en je eigen optreden met behulp van het peer/selfassessment
formulier dat de tutor ter beschikking stelt. Bespreek dit na met de tutor.

De tutor gebruikt de evaluatie als input de beoordeling van PRM.

(Zie hoofdstuk 5 voor beoordeling)

Pagina 36 van 59
 9 Deelproject 2 (IPB2)
Let op: Het deelproject kan pas van start gaan na een beslissing daartoe van de
projectmanager.

9.1 projectmatig werken

Deze opdracht is gelijk aan die beschreven in hoofdstuk 8.1 maar dan uiteraard met
betrekking op deelproject 2.

Toetsing geschiedt weer na de evaluatie die beschreven is in 9.4.

Tijdens dit deelproject wordt steeds gewerkt volgens volgende definities:

• Functies bestaan uit taken en worden beschreven in functie-taakoverzicht.
• Processen bestaan uit activiteiten in worden beschreven in processchema's
• Via rollen worden functies en processen gekoppeld

9.2 De EBS-opdrachten van deelproject 2

9.2.1 Stap 5: Procesbeschrijvingen

Doel
Consistente procesbeschrijvingen maken.

Opdracht
In deze opdracht worden de ASL,BISL en ITILv2 processen in detail uitgewerkt. Dit zijn de
geselecteerde processen uit EBS stap 4B. Om te zorgen dat iedere groep dezelfde
uitwerkingen heeft, staat in EBS stap 5B een lijst van processen. Deze lijst van processen kan
meer processen bevatten dan het aantal processen dat geselecteerd is binnen EBS stap 4B.
Dit heeft te maken met het feit dat iedere student een procesbeschrijving dient te maken ter
beoordeling van de vakdocent ABP. Het EBS ten behoeven van het project wordt tijdelijk
losgelaten t.b.v. toetsing. Vanaf EBS stap 6 wordt EBS weer opgepakt conform project.

Stap 5A
Onderzoek hoe je processen beschrijft m.b.v. BWISE
Vanuit de opleiding zijn de Reader ABP en docent ABP beschikbaar als naslag/vraagbaak.

Stap 5B
Maak een lijst van alle activiteiten per proces van de volgende ITILv2 processen:
• Incidentenbeheer/Incidentmanagement
• Probleembeheer/Problem Management
• Wijzigingenbeheer/Change Management
• Release management
• Configuratiebeheer/Configuration management
• Service Level Management (SLM)
• Beschikbaarheidsbeheer/Availibility Management
• Capaciteitsbeheer/Capacity Management

Binnen EBS stap 4C heb je reeds een lijst met activiteiten gemaakt voor een beperkt aantal
processen. Gebruik deze uitwerking van EBS stap 4C als basis voor de uitwerking van dit
onderdeel.

Pagina 37 van 59
Stap 5C Procesbeschrijving ITIL-proces (individuele opdracht)
- Verdeel de ITIL processen uit EBS stap 5B over de groep zodat iedere student
persoonlijk “eigenaar” wordt van 1 ITIL proces
- Iedere eigenaar krijgt een gelijke portie werk (geplande inspanning)
- Iedere eigenaar maakt een procesbeschrijving van zijn/haar ITIL proces met behulp van
BWISE. Deze wordt voorzien van naam en studentnummer. Gebruik activiteiten uit EBS
stap 5B als basis.
- In iedere procesbeschrijving dienen ook de eventuele inputs en outputs naar alle
processen binnen de beheerframeworks ASL,BISL en ITIL beschreven te worden
- Lever procesbeschrijving in bij docent ABP en neem deze daarnaast ook op in
adviesrapport.

Stap 5D Werkinstructie ASL/BISL processen:

- Verdeel de tutorgroep in 2 subgroepen
- De eerste subgroep wordt “eigenaar” van het ASL proces Wijzigingenbeheer en maakt
gezamenlijk een procesbeschrijving van dit proces. Hierbij krijgt iedereen uit de
subgroep een gelijke portie werk. Deze wordt voorzien van namen en
studentnummers. Gebruik activiteiten uit EBS stap 4C als basis.
- De tweede subgroep wordt “eigenaar” van het BISL proces Gebruikersondersteuning
en maakt gezamenlijk een procesbeschrijving van dit proces. Hierbij krijgt iedereen uit
de subgroep een gelijke portie werk. Deze wordt voorzien van namen en
studentnummers. Gebruik activiteiten uit EBS stap 4C als basis.
- In iedere procesbeschrijving dienen ook de eventuele inputs en outputs naar alle
processen de beheerframeworks ASL, BISL en ITIL beschreven te worden
- Lever de procesbeschrijving in bij de docent ABP en neem deze daarnaast ook op in het
adviesrapport.

Stap 5E
Stel een reviewchecklist op waarmee de schema’s kunnen worden gecontroleerd.

Stap 5F
Iedere student doet een grondige review van zijn EIGEN gemaakte ITIL-processchema aan de
hand van de reviewchecklist. De resultaten hiervan worden beschreven in reviewrapport. In dit
reviewrapport staan de opmerkingen/problemen die zijn gevonden en hoe deze zijn opgelost.

Stap 5G
De subgroep welke BISL-processchema (zie EBS stap 5D) heeft gemaakt doet een grondige
review van het ASL processchema en subgroep welke ASL-processchema heeft gemaakt doet
een grondige review van BISL-processchema. Het resultaat hiervan wordt beschreven in
reviewrapport. In het reviewrapport moet duidelijk vermeld staan wie de opmerking(en) heeft
gemaakt, wat het probleem is en wie het probleem heeft opgelost.

Product
Detailbeschrijvingen van de beheerprocessen en hun samenhang vormen een hoofdstuk van
het adviesrapport. In het rapport worden de eigenaren duidelijk aangegeven.
De reviewchecklist en het reviewrapporten wordt als bijlage toegevoegd.

9.2.2 Stap 6: Globaal organisatiemodel

Doel
Vanuit het theoretische model de eerste stap naar een organisatie maken.

Pagina 38 van 59
Opdracht
Binnen IPB1 is reeds tabel gemaakt met daarin de taakgebieden, taakvelden en taken met een
koppeling aan de beheerframeworks en de beheerprocessen. Dit had een insteek vanuit het
taakgericht werken. Deze insteek wordt in IPB2 los gelaten en hier wordt een procesmatige
insteek genomen. Binnen EBS stap 5 is een lijst van activiteiten gemaakt voor een lijst van
processen. Deze lijst van processen hoefde niet overeen te komen met de geselecteerde
processen vanuit EBS stap 4B. In EBS stap 6 wordt verder gewerkt met het resultaat uit EBS
stap 4B en 4C.

Stap 6A
Maak en vul onderstaande tabel
Beheer Behee Behee Activiteite
vorm r r n
Frame Proce
Work s

Beheervorm = AB,FB,TB
Beheerframework = ASL,BISL,ITILv2
Beheerprocessen = Geselecteerde processen (resultaat EBS stap 4B)
Activiteiten = Activiteiten geselecteerde procssen (resultaat EBS stap 4C)

Stap 6B
Geef van het iedere activiteit uit de geselecteerde beheerprocessen (resultaat EBS 4B) het
managementniveau (operationeel, tactisch, strategisch) aan.

Beheer Behee Behee Activiteite Managemen

vorm r r n t
Frame Proce Niveau
Work s

Stap 6C
Beschrijf bij ieder activiteit of deze activiteit centraal (hoofdlokatie/Hengelo) of decentraal
(nevenvestigingen), of beide, moeten worden uitgevoerd Maak hiervoor een uitbreiding op de
tabel met 2 kolommen.

Beheer Behee Behee Activiteite Managemen Centraa De

vorm r r n t l Centraa
Frame Proce Niveau l
Work s

Product
Tabel.

Pagina 39 van 59
 9.2.3 Stap 7: Concretiseren van een oplossing

Doel
Uitwerken van de globale opzet van de beheerorganisatie tot een concreet organisatie-
ontwerp.

Opdracht
Gebruik de inzichten die je hebt opgedaan in de voorgaande EBS stappen om een
gedetailleerd organisatie-ontwerp voor het IT-beheer (FB/AB/TB) van BWEvents te maken. In
dit ontwerp hoef je de zuivere scheiding in beheervormen (zoals in EBS stap 6) niet vast te
houden.

Stap 7A
Bepaal aan de hand van de beschikbare informatie het aantal nieuwe of gewijzigde functies
m.b.t. IT-Beheer voor BWEVents.

Stap 7B
Maak een aanvulling op EBS stap 7A met het aantal FTE (Full Time Equivalent) per IT-Beheer
functie.

Stap 7C
Maak een aanvulling op EBS stap 7B met een beschrijving van de werktijden van iedere FTE
(Full Time Equivalent) IT-Beheer rekening houdend met de gestelde eisen, randvoorwaarden
en situationele factoren uit EBS stap 2.

CAO BWEvents is gebaseerd op:

http://www.lbv.nl/images/stories/CAOs%20LBV%20PDF/CAO%20Hartman%20Produktie
%20Evenementenservice%20BV%202008-2010.pdf

Stap 7D
Maak een aanpassing op het bestaande organogram van BWEvents, zodat de nieuwe
organisatie van het beheer (FB/AB/TB) duidelijk zichtbaar wordt.

Leg het organisatieontwerp vast en bespreek het in teamverband.

Product
Het ontwerp bevat een gedetailleerd organisatieschema op afdeling- of subafdelingniveau en
een toelichting daarop. Dit vormt een hoofdstuk van het adviesrapport.

Pagina 40 van 59
9.3 Toetsing van Deelproject 2
Details over deadline, wie en wanneer worden tijdig bekend gemaakt in een assessment
protocol.

Rapport
Het rapport wordt door de assessoren beoordeeld op inhoud en op communicatieve kracht.
Inhoud betreft het correct toepassen van de theorie op de casus. Communicatieve kracht
betreft doelgerichtheid, doelgroepgerichtheid, structuur, lay-out en taalvaardigheid.

Werkstuk
In dit deelproject is veel tijd besteed aan het oefenen met processchema’s. De toetsing
bestaat uit beoordeling voor vakdocent ABP van de individueel gemaakte ITIL-
procesbeschrijvingen en van de per subgroep gemaakte procesbeschrijvingen.

9.4 Einde faserapport

Stel een einde faserapport op volgens PRINCE2 en stuur deze naar je tutor.

9.5 Evaluatie deelproject 2

De evaluatie is gelijk aan die beschreven in hoofdstuk 8.5 maar dan uiteraard met betrekking
op deelproject 2.

De tutor gebruikt de evaluatie als input de beoordeling van PRM. (Zie hoofdstuk 5 voor
beoordeling)

Pagina 41 van 59
 10 Deelproject 3 (IPB3)
Let op: Het deelproject kan pas van start gaan na een beslissing daartoe van de
projectmanager.

10.1 Projectmatig werken

Deze opdracht is gelijk aan die beschreven in hoofdstuk 8.1 maar dan uiteraard met
betrekking op deelproject 3.

Toetsing geschiedt weer na de evaluatie die beschreven is in 10.4.

De EBS-opdrachten van deelproject 3

Pagina 42 van 59
10.2 Stap 8: Het integratiemodel
Doel
De koppeling tussen de ontworpen organisatie en de eerder gedefinieerde processen (EBS
stap 5) aanbrengen.

Bron:
http://123management.nl/0/020_structuur/images/019_tvb.jpg

Opdracht

Pagina 43 van 59
 10.2.1 EBS stap 8A

Maak een uitbreiding op de tabel (EBS stap 6)

Behee Behee Behee Beheer Managemen Centraa De F F F

r r r Proces t l Centraa u u u
Vorm Frame Proces Niveau l n
Work n n c
t
c c i
t t e
i i
e e Enz
.
1 2
[AB] [ASL] [Naam [Activiteiten R R R
[FB] [BISL] ] ] A A
[TB] [ITIL] A C
C I
C
I
I

Leg vast hoe de geselecteerde activiteiten van de beheerprocessen het best belegd
kunnen worden in de organisatie (stap 7). Indien meerdere functionarissen een rol
spelen bij een activiteit moet duidelijk aangegeven worden waar de scheiding ligt
en wat er overgedragen moet worden tussen deze personen. Dit doe je doe een
RACI-tabel van de functies te maken.

RESPONSIBLE…..”R” “The Doer”

The “doer” is the individual(s) who actually complete the task. The “doer” Is responsible for
action/implementation. Responsibility can be shared. The degree of responsibility is
determined by the individual with the “A”.

Wie doet het werk? Wie is inhoudelijk en kwalitatief verantwoordelijk voor het resultaat,
conform gestelde eisen. De kernvraag bij uitvoerende rollen is dus wie produceert wat
(resultaat) met welke voorzieningen (middelen). Wie repareert de auto, wie stelt het document
op? In het bijzonder voor de uitvoerende rollen geldt dat men het vakmanschap niet moet
gaan beschrijven in procedures. Men moet het hoe van activiteiten alleen beschrijven als het
echt nodig of kritisch is (bijvoorbeeld procedures in laboratorium).

ACCOUNTABLE…..”A” “The Buck Stops Here”

The accountable person is the individual who is ultimately answerable for the activity or
decision. This includes “yes” or “no” authority and veto power.
Only one “A” can be assigned to an action (taak) !

Wie is eindverantwoordelijk? (slechts 1) Wie geeft het resultaat voor gebruik vrij? Wie is
bevoegd het resultaat te autoriseren/goed te keuren door vast te stellen of (a) aan doelstelling
is voldaan en (b) overeenkomstig procesgang gehandeld is. De goedkeurder ziet er op toe dat
eventuele beoordelingsresultaten adequaat zijn verwerkt. De goedkeurder bepaalt uiteindelijk
welke rollen betrokken zijn bij het ‘Uitvoeren en Beoordelen/Controleren’. Deze kernvragen zijn

Pagina 44 van 59
gesteld vanuit de leveranciersrol. Daarbij wordt ‘goedkeuren’ gebruikt voor de rol die het
deelresultaat van een subproces vrijgeeft. De rol wordt proceseigenaar genoemd indien het
gaat om resultaatverantwoordelijkheid voor gehele processen.

CONSULT……”C” “In the Loop”

The consult role is individual(s) (typically subject matter experts) to be consulted prior to a
final decision or action. This is a predetermined need for two-way communication. Input from
the designated position is required.

Hoe verloopt de review? Wie checkt het resultaat inhoudelijk alvorens het wordt gebruikt? Wie
controleert/beoordeelt -voor afronding- het resultaat inhoudelijk en kwalitatief. Het
controleren/ beoordelen geschiedt bij voorkeur 2-richting door vertegenwoordiger(s) uit het
voorgaande en volgende proces(stap) alsmede door degene uit het proces die het resultaat
heeft ‘gerealiseerd’ (uitvoeren). Consulteren is belangrijk wanneer een resultaat brede
acceptatie behoeft of wanneer een specialist de inhoud moet beoordelen. De kernvraag is
afgeleid van ‘consulted’ in de Engelse betekenis: wie controleert of beoordeeld welk resultaat?
Voldoet het resultaat aan gestelde kwaliteitscriteria (PI's, maatstaven)?

INFORM…..”I” “Keep in the Picture”

This is individual (s) who needs to be informed after a decision or action is taken. They may be
required to take action as a result of the outcome. It is a one-way communication.

Wie wordt geïnformeerd? Wie moet -na afronding- geïnformeerd worden over het
eindresultaat? (1-richting). Wie moet er op basis van het resultaat handelen? De rol in een
volgend of ander proces, die op de hoogte moet zijn van het resultaat i.c. actie moet nemen
op het gerealiseerde resultaat. Dit is veelal het proces dat de ‘ontvanger’ is van het resultaat.

10.2.2 R A C I Closing Guidelines:

1. Place Accountability (A) and Responsibility (R) at the lowest feasible level.
2. There can be only one accountable individual per activity
3. Authority must accompany accountability
4. Minimize the number of Consults (C) and Informs (I)
5. All roles and responsibilities must be documented and communicated
6. Discipline is needed to keep the roles and responsibilities clear. “Drift” happens. RACI has
to be revisited periodically, especially when symptoms of role confusion reappear e.g.,

Bron:
http://www.pmforum.org/library/tips/pdf_files/RACI_R_Web3_1.pdf

10.2.3 EBS stap 8B

Doe een verticale analyse en pas eventueel zaken aan in de gemaakte tabel
Zie http://www.pmforum.org/library/tips/pdf_files/RACI_R_Web3_1.pdf
(Pagina 9)

10.2.4 EBS stap 8C

Doe een horizontale analyse en pas eventueel zaken aan in de gemaakte tabel
Zie http://www.pmforum.org/library/tips/pdf_files/RACI_R_Web3_1.pdf
(Pagina 10)

Pagina 45 van 59
 10.2.5 EBS stap 8D
Maak voor iedere functie onderstaand overzicht door de gemaakte tabel uit te lezen.

Functie: [functienaam]
Responsible (R) voor de beheerprocessen: [processen]
Accountable (A) voor de beheerprocessen: [processen]
Consult (C) voor de beheerprocessen: [processen]
Inform (I) voor de beheerprocessen: [processen]

Product
RACI-tabel koppeling taken/functies
RACI-overzicht processen/functies

10.3 Stap 9 : Functies en functionarissen

Doel
Concretiseren van processen naar de functionarissen

Opdracht

10.3.1 EBS stap 9A

Vorm uit de leden van jullie projectgroep de nieuwe beheerorganisatie van BWevents door de
functies te verdelen over de projectgroep. Let erop dat zowel de operationele als tactische
management laag is vertegenwoordigd. Als de ontworpen organisatie minder functionarissen
heeft dan het aantal projectleden, zullen meerdere projectleden één functionaris
vertegenwoordigen. Dit moet zodanig gebeuren dat ieder proces bij slechts één projectlid is
belegd.

10.3.2 EBS stap 9B

In Stap 9A zijn de functies verdeeld over de groep, in stap 8 zijn processen gekoppeld aan
functies. Elke functionaris stelt voor zichzelf een functiebeschrijving (taken (activiteiten),
bevoegdheden en verantwoordelijkheden) op met behulp van de template die op de
semestersite is aangeleverd. Bespreek deze in de groep, teneinde overlap van taken en
verantwoordelijkheden te vermijden (functiescheiding).

10.3.3 EBS stap 9C

De hieruit voortvloeiende beheerorganisatie wordt vergeleken met de functie-, taak- en

rolbeschrijving voor de bestaande beheerorganisatie van BWevents. Beschrijf voor de klant de
verbeteringen die je voorstelt.

Product
Overzicht functieverdeling projectgroep
Functiebeschrijvingen
Vergelijking oude en nieuwe situatie.

Pagina 46 van 59
10.4 Stap 11 A : voorbereiding van de simulatie
Doel
Een case verzinnen waarmee de volgende stappen en de simulatie kunnen worden uitgevoerd.

Opdracht
Definieer gezamenlijk een 1 wijziging of migratie of probleem of storing die
aanknopingspunten heeft met zowel operationele als tactische processen en te maken heeft
met meer dan 1 beheervorm (AB,FB,TB). Elke functionaris uit stap 9A denkt mee bij het
verzinnen teneinde de garantie te hebben dat hij vroeg of laat taken toegekend krijgt.

Stuur een duidelijk beschrijving van de gedefinieerde wijziging, migratie, probleem, storing
naar semesterverantwoordelijke ter goedkeuring via Saxion Webmail.

Product
Gezamenlijk gedefinieerde wijziging, migratie,probleem, storing

10.5 Stap 10: Service management

(SLA-componententabel).
Doel
Inzicht verkrijgen in het opstellen van SLA's

Opdracht
De wijziging of migratie of probleem/storing die in stap 11A is gedefinieerd heeft betrekking
op een bepaalde ICT-dienst. Stel voor deze dienst een SLA-componententabel op. Zie
uitwerking van EBS stap 2 voor de gestelde eisen. Indien geen eisen zijn gesteld, mag je naar
eigen inzicht betreffende cel invullen.

Product
De SLA-componententabel

Dienst Functionaliteit Beschikbaarheid Capaciteit Prestatie

Object
Ondersteuning
Wijziging
Beveiliging
Calamiteiten

10.6 Stap 11 B en C: Evaluatie en Simulatie

Doel
Het ontworpen model te toetsen door middel van het uitwerken van een praktijkvoorbeeld van
een oplossing van de wijziging of migratie of probleem/storing.

Opdracht

Pagina 47 van 59
 10.6.1 EBS stap 11B
Nadat de andere stappen in dit deelproject zijn gedaan houdt de groep één of meer sessies
waarin gezamenlijk wordt nagegaan hoe de ontworpen organisatie met behulp van de
ontworpen processen de storing uit stap 11A zal kunnen detecteren en oplossen. Hierbij is het
cruciaal dat de overgangen tussen de beheerprocessen en overdracht tussen functionarissen
correct verloopt.

De storing wordt in de juiste volgorde door de beheerprocessen geloodst, waarbij iedere

functionaris individueel een rapportage schrijft van de taken van het onderdeel van de
oplossing die hij zelf heeft “uitgevoerd”.

Uitwerking dient volgens onderstaande kolommen opgebouwd te zijn:

Dag Tijd Beheer Beheer Functie Actie Toelichtin
Nummer Framework Proces g

10.6.2 EBS STAP 11C

Als proef op de som wordt in deze stap nagegaan of er effectief en efficiënt is voldaan aan de
eisen van de SLA (Stap 10).

Product
Uitwerking

Toetsing van deelproject 3

Details over deadline, wie en wanneer worden tijdig bekend gemaakt in een assessment
protocol.

Rapport
Het rapport wordt door de assessoren beoordeeld op inhoud en op communicatieve kracht.
Inhoud betreft het correct toepassen van de theorie op de casus.
Communicatieve kracht betreft doelgerichtheid, doelgroep gerichtheid, structuur, lay-out en
taalvaardigheid.

Assessment
In het assessment van deelproject 3 laten de projectgroepen aan de assessoren zien hoe een
storing wordt opgelost met de gedefinieerde processen en organisatie. Tevens wordt de
oplossing getoetst aan de SLA die is gedefinieerd in het rapport. De storing wordt twee uur van
te voren aan de groep meegedeeld.

10.7 Evaluatie deelproject 3

De evaluatie is gelijk aan die beschreven in hoofdstuk 8.5 maar dan uiteraard met betrekking
op deelproject 3.

De tutor gebruikt de evaluatie als input de beoordeling van PRM. (Zie hoofdstuk 5 voor
beoordeling)

Pagina 48 van 59
 11 Bijlage 1 Adviesgesprekken
Let op, de gesprekken die je in de lessen voert, zijn onderdeel van jullie project, jullie hebben
de informatie die je in de gesprekken met Warman en zijn medewerker voert nodig om de
eerste fases van jullie project goed te volbrengen!

Situatieschets
Nadat jullie je projectopdracht hebben gekregen van jullie chef bij S4Consult, gaan jullie zelf
verder met het vooronderzoek. Als onderdeel van jullie vooronderzoek, houden jullie twee
gesprekken met mensen van BWevents. De gesprekken vinden plaats in de workshops
adviesgesprekken. Het eerste gesprek is met een medewerker; accountmanager Dick de Boer,
en in het tweede gesprek krijg je dhr. Warman zelf te spreken. Bedenk goed wat jullie doel is
van ieder gesprek.

Eerste gesprek: Esther Hageraats

Doel : Je voert een eerste gesprek met een medewerker van BWevents. Om tot een goed
advies te kunnen komen is het namelijk niet alleen van belang om te
weten wat de directeur allemaal wil, denkt en vindt, ook de werkelijke
situatie op de werkvloer moet je goed kennen, wil je tot een advies
komen dat gaat werken in het bedrijf. De adviseurs die het gesprek
voeren, concentreren zich op de huidige situatie, problemen en wensen
van de medewerkers die met het systeem moeten gaan werken. Dit
gesprek is onderdeel van het vooronderzoek.

Voorbereiding : Het gesprek wordt met de hele groep voorbereid. Ga na wat je al van
deze man weet en wat de verwacht dat hij met IT te maken heeft. Zorg
dat je al deze aannames wel controleert in het interview. Stel vragen op,
bij voorkeur open vragen waarmee je probeert de ervaringen van deze
medewerker met de IT bij BWevents in kaart te brengen.
Ga op internet of in boeken op zoek naar tips en hints voor het
interviewen.

Twee mensen van de groep zullen het gesprek voeren, 1 persoon zal notulen maken. De
anderen in de groep observeren het interview met behulp van de checklist
interviewtechnieken. (modulesite).

Organisatie: Esther Hageraats vervult de rol van medewerker (account manager). Dat
is degene die de evenementen verkoopt, de sales-man. Jullie proberen
randvoorwaarden, inzichten in de situatie etc. uit dit gesprek te
destilleren. Twee studenten zijn de adviseurs, de rest is observator. Aan
het eind van het gesprek krijgen jullie feedback van elkaar en van de
docenten.

Tweede gesprek: Warman

Doel : Van je begeleiders krijg je een globale opdracht. Daarmee ben je er
echter nog niet. Het is belangrijk zo precies mogelijk boven tafel te
krijgen wat de wensen en mogelijkheden van BWevents eigenlijk zijn.
Om hier achter te komen, ga je ook een gesprek aan met Warman,
zodat je achter diens doel en ‘pakket van eisen’ kunt komen. Wat
beweegt Warman?

Pagina 49 van 59
Voorbereiding : Het gesprek wordt met de hele groep voorbereid. Ga na wat je al weet
van de opdracht en de verwachtingen van Warman. Zorg dat je al
deze aannames controleert in het interview. Wat is zijn grootste
probleem, zijn grootste zorg? Wat wil hij in de toekomst met zijn
bedrijf? Stel vragen op, bij voorkeur open vragen waarmee je probeert
de zorgen en wensen van Warman met betrekking tot zijn bedrijf in kaart
te brengen.

Twee mensen van de groep zullen het gesprek voeren, 1 persoon zal notulen maken. De
anderen in de groep observeren het interview met behulp van de checklist
interviewtechnieken. (modulesite).

Organisatie: John Tutert speelt de rol van dhr. Warman in een gesprek tussen hem
en twee adviseurs van S4Consult. De rest van het team is observator,
net als de docent communicatie. Aan het eind van het gesprek
krijgen jullie feedback van elkaar en van de docenten.

Tip1: Zoom niet te snel in op IT. De mensen die je spreekt zijn geen
techneut en al je ze vraagt wat ze met IT willen, zou het antwoord wel
eens gebaseerd kunnen zijn op verkeerde inzichten. Vraag in
eerste instantie naar het bedrijf (Warman) en het dagelijks werk (de
Boer).

Tip2: Aandachtspunten bij beide gesprekken zijn: niet voortijdig gratis

advies geven en geen dingen beloven, waarvan je nog niet zeker bent.
Als je het doel van het gesprek goed voor ogen houdt, gaat dit
vaak ook goed.

Wat wordt er van je verwacht:

1. Gesprekken voorbereiden
2. Beoordelingsformulieren voor de observatoren meenemen naar de workshop.
3. Voeren van de gesprekken tijdens de workshops.
4. Voor de groepsleden die niet deelnemen aan het gesprek: observeren en feedback
geven m.b.v. het beoordelingsformulier adviesvaardigheden.

Tijdens deze workshops krijgen jullie ook feedback van de docent communicatie. Deze
feedback noteer je en gebruik je om je voor te bereiden op assessment 1, waarin jullie o.m.
beoordeeld worden op advies(gespreks)vaardigheden.

Pagina 50 van 59
 12 Bijlage 2 Structuur
adviesrapport
Bij ieder deelproject groeit het adviesrapport. Aan het eind van IPB3 zal het adviesrapport
onderstaande onderdelen bevatten. De hoofdstuknummering moet worden aangehouden, het
is wel toegestaan nieuwe subkopjes te maken zoals bijvoorbeeld een hoofdstuk 3.1.

Achter ieder hoofdstuk staat hieronder de bijbehorende EBS stap. Dit is ter verduidelijking en
dus niet opnemen in het adviesrapport.

Omslag
Titelpagina
Voorwoord
Samenvatting
Inhoudsopgave
1. Inleiding
2. Objecten van beheer bij BWevents
2.1 Informatiesystemen (EBS stap 1A)
2.2 Bedrijfsprocessen (EBS stap 1B)
2.3 IT Enterprise Architectuur (EBS stap 1C)
3. Service Level Requirements (SLR) (EBS stap 2)
5. De beheertaken en –processen van de toekomst (EBS stap 3,4B,4C)
6. Activiteiten Beheersprocessen (EBS stap 4A)
7. Processchema’s Beheer (EBS stap 5)
8. Het 3-voudig model van beheer en BWevents (EBS stap 6)
9. Organisatieontwerp voor beheer (EBS stap 7)
10. Het integratiemodel (EBS stap 8A,B,C,D)
11. Functiebeschrijvingen (EBS stap 9A,B,C)
12. De IT organisatie uitgewerkt in een voorbeeld
12.1 Inleiding
12.2 Een SLA componententabel (EBS stap 10)
12.3 De casus (EBS stap 11)
12.4 Conclusie van de casus
13. Conclusie: Het advies aan BWevents
Bronnenlijst
Bijlagen

Pagina 51 van 59
 13 Bijlage 3 Samenhang modules
Onderstaand schema geeft in hoofdlijnen aan welke onderwerpen uit het flankerend onderwijs
worden toegepast in de verschillende projectstappen.

BHMK OKOV ABP PRM

Stap 1 Organi Gespreks-
Architectuur,
satie techniek
Archimate
Process
Processen
en
Stap 2 Looijen
Stap 3 Looijen
Stap 4 ASL,BISL,ITIL
Ass IPB1 Looijen Presenteren
&
gesprekstech Planning

Schrijven
. &
Rapportage
Stap 5 ASL,BISL,ITIL BWISE
&
Stap 6 Looijen
Teamwork
Stap 7 Looijen Organi
satie
WS IPB 2 ITIL BWISE
Stap 8
Stap 9 Looijen Functie
profiel
Stap 10 SLA
Stap 11 ASL,BISL,ITIL Processen
Ass IPB 3 ASL,BISL,ITIL Processen

Pagina 52 van 59
Pagina 53 van 59
14 Bijlage 4 Een
BeheerStappenplan

Pagina 54 van 59
Stap 1: het beschrijven van het object van beheer
In deze stap wordt aangegeven wat er moet worden beheerd; dit kunnen informatiesystemen zijn, maar
ook gegevensverzamelingen, procedures e.d.

Stap 2: het beschrijven van de gebruikers-organisatie

In deze stap ligt de nadruk op hoe er moet worden beheerd; de specifieke eisen aan het beheer worden
geformuleerd afhankelijk van de contingentiefactoren en de formele structuur van de organisatie.

Stap 3: het selecteren van de beheertaken

In deze stap worden de beheertaken geselecteerd die moeten worden uitgevoerd om aan de
geformuleerde eisen te voldoen.

Stap 4: het vertalen naar beheerprocessen

In deze stap wordt bepaald welke beheerprocessen nodig zijn om aan de geformuleerde eisen te
voldoen.

Stap 5: het construeren van generieke en specifieke templates

In deze stap wordt aangegeven hoe die processen er voor de specifieke situatie moeten uitzien

Stap 6: het beschrijven van de drie beheervormen

In deze stap wordt de functiescheiding aangegeven. Onderscheid wordt gemaakt naar
de drie vormen van beheer: functioneel, applicatie- en technisch beheer.

Stap 7: het beschrijven van de organisatie van beheer

In deze stap wordt aangegeven waar en onder wiens verantwoordelijkheid de activiteiten moeten worden
uitgevoerd. Hierbij spelen vragen over decentralisatie en uitbesteding een belangrijke rol.

Stap 8: het vormgeven aan het integratiemodel

In deze stap worden de beheertaken toegekend aan de processtappen en worden de processtappen
ondergebracht in de onderkende organisatiedelen.

Stap 9: het omschrijven van functies en functionarissen

In deze stap worden de functies gedefinieerd en worden de taken aan functionarissen toegekend.

Stap 10: het formuleren van servicemanagement

In deze stap worden de eisen die gerealiseerd zullen worden vastgelegd in service level agreements
(SLA’s). Vervolgens zorgt het service-levelmanagement voor het nakomen van deze SLA’s door het
vaststellen,
meten en bewaken van de relevante prestatie-indicatoren.

Stap 11: het verrichten van evaluatie en simulatie

In deze stap wordt nagegaan of er effectief en efficiënt wordt voldaan aan de eisen in de SLA’s. Ook het
reageren op veranderingen hoort hiertoe.

De stappen 1 en 2 vormen het specificerende deel van het stappenplan en resulteren in een verzameling
eisen of ‘service level requirements’. Stappen 3 tot en met 9 vormen het ontwerpdeel, dat wordt
afgesloten met een blauwdruk van de mogelijke organisatorische invulling. Daarna kan in stap 10 worden
overgegaan tot het afsluiten van de SLA’s over die aspecten die ook daadwerkelijk kunnen worden
gerealiseerd. In de laatste twee stappen wordt ook het servicelevelmanagement ingericht door het
meten van relevante prestatie-indicatoren en het bijsturen hierop. Hierbij kan simulatie een belangrijke
rol spelen. Het inrichten van een beheerorganisatie met
behulp van EBS is reeds een aantal malen met succes in de praktijk toegepast en de onderkenning van
een proces-, alsmede een taken-en functiegerichte aanpak blijkt hierbij een belangrijk pluspunt.
Verregaande integratie met de primaire bedrijfsfuncties, waarbij naast de traditionele IT-omgeving ook
de overige bedrijfsfuncties en bedrijfsprocessen worden beïnvloed door middel van bijvoorbeeld ERP-
pakketten, maakt het toewijzen van verantwoordelijkheden steeds belangrijker. Hierbij kan men gebruik
maken van het integratiemodel
binnen EBS. Ook de toenemende afhankelijkheid van derden (bijvoorbeeld bij toepassing van Internet) bij
het realiseren van de primaire bedrijfsdoelstellingen, maakt de taken -en functiegerichte aanpak naast
de

Pagina 55 van 59
procesgerichte aanpak onontbeerlijk.

Bron: http://nl.itsmportal.net/binaries/samenvatting_EBS_in_IT_Beheer_Jaarboek1999.pdf

15 Bijlage 5 Belbin en projectrollen

15.1 Belbin en Teamrollen
Een groep mensen is pas een “team” als ze een gezamenlijk doel hebben en samenwerken om
dit doel te behalen. Om dit doel te behalen worden vaak taken verdeeld. Ieder teamlid krijgt
een functionele rol. Zo heb je in een voetbalteam spitsen, verdedigers, doelmannen enz. De
functionele rol beschrijft jouw taak, of beter gezegd jouw voornaamste taak. In geval van nood
wordt het op prijs gesteld als je iemands taken overneemt als diegene het zelf niet kan doen.

Naast de functionele rol, bestaat er ook een teamrol. Deze rol komt voort uit je karakter. Ieder
mens heeft een of meer paar teamrollen die hem makkelijk afgaan en teamrollen die hem
helemaal niet liggen. Zo heb je mensen die altijd het voortouw nemen en met ideeën komen
en mensen die dat niet doen, maar wel gestaag zullen werken aan de uitvoering van dat idee.
Iedere rol heeft een sterke en een zwakke kant. Zo zal degene met het eerste idee vaak niet
het geduld kunnen opbrengen om de klus tot het einde uit te zitten.

Dr. Meredith Belbin heeft na uitgebreid onderzoek 9 teamrollen gedefinieerd waarin alle
mensen zouden kunnen worden ondergebracht. Hij concludeert dat de beste teamresultaten
worden behaald in teams met een evenwichtige samenstelling, waarin teamleden met
verschillende persoonlijkheidskenmerken elkaar aanvullen of corrigeren.
Als belangrijkste faalfactoren van teams ziet Belbin het ontbreken van essentiële teamrollen,
concurrerende teamrollen, botsende teamrollen of een taakverdeling binnen het team, die
slecht aansluit op de natuurlijke teamrollen van de leden. Dit laatste kan voorkomen wanneer
de functionele rol (de taken) in het team worden verdeeld op grond van vakinhoudelijke
ervaring van teamleden, maar mensen op een functie komen die haaks staat op hun
natuurlijke teamrol. Bij het toekennen van functionele rollen is het dus wel zinvol om te kijken
naar de teamrol die iemand van nature wil vervullen.

Voor gevorderde teamleden is het de uitdaging om je bewust te zijn van je eigen natuurlijke
teamrol en te leren om ook andere teamrollen aan te nemen. Ze onderscheiden zich volgens
Belbin door een goede timing en dosering van hun inbreng, de gave om in verschillende
situaties verschillende teamrollen aan te kunnen nemen en de bereidheid om impopulaire
werkzaamheden op zich te nemen.

De 9 teamrollen van Belbin zijn: (tussen haakjes een andere vertaling die je in de nederlandse
boeken kunt tegenkomen)
- Vormer
- Bedrijfsman (Realisator)
- Voorzitter (Coördinator)
- Groepswerker (Teamwerker)
- Monitor (Waarschuwer)
- Brononderzoeker
- Uitvinder (Innovator)
- Zorgdrager (Afmaker)
- Specialist

Op het internet zijn vele bronnen te vinden die de Belbinrollen beschrijven.

Pagina 56 van 59
15.2 Teamrol en projectrollen
In de drie deelprojecten hanteren we 4 projectrollen (functionele rollen)
- Teamleider
- Planner
- Kwaliteitsbewaker
- Projectadministrateur

De verantwoordelijkheden van de teamrollen zijn beschreven in hoofdstuk 4.1.

Naast deze algemene projectrollen is er inhoudelijke werk. Dit vind je terug in de 5e rol IT-
Adviseur. Deze rol wordt in principe aan elk projectlid toegekend.

De vraag is dan welke Belbinrollen bij welke teamrollen passen. Onderstaande matrix geeft
een indicatie. De uiteindelijke keuze en de motivatie is aan de groepsleden zelf.

Team- Planner Project- Kwaliteits- IT-Adviseur

leider Admini- bewaker
strateur
Vormer X X X
Bedrijfsman/ Realisator XX X
Voorzitter/ Coördinator XX
Groepswerker/ XX X X
Teamwerker
Monitor / Waarschuwer X XX
Brononderzoeker X XX
Plant X X XX
Zorgdrager/ Afmaker X XX X
Specialist X

Pagina 57 van 59
15.3 Schat zelf je competenties in
Om goed te kunnen inschatten hoe goed je communicatieve vaardigheden al beheerst
verwijzen we je naar de interactieve site http://iwp.cs.utwente.nl/
Loop onderwerpen op deze site helemaal door vanaf de voormeting tot en met de nameting.
Noteer de resultaten; die kun je prima gebruiken voor je persoonlijke bijdrage aan de drie
rapporten (deel)projectevaluatie.
De volgende onderwerpen op de UT- site passen goed bij de leerdoelen:
Leerdoel Onderwerp op UT- site
A interviewtechniek interviewen; non-verbale communicatie
B presenteren presenteren
C teamwork teambuilding
D vergaderen discussie leiden; notuleren; project
managen
E adviseren adviseren; relatie met de opdrachtgever
bewaken
F leidinggeven teambuilding; project managen
H persoonlijke effectiviteit SMART doelen; timemanagement;
stressmanagement
I schriftelijk rapporteren teksten componeren

Pagina 58 van 59
 16 Bijlage Afkortingen
Afkorting Beschrijving
ABP Analyse van Beheerprocessen (module)
ASL Application Services Library
BHMK Beheermethoden en kwaliteitsmodellen (module)
BiSL Business Information Services Library
BPMN Business Process Modeling Notation
CMM Capability Maturity Model
EBS Een Beheer Stappenplan
ECTS European Credit Points
HBO-I Hoger Beroepsonderwijs Informatica
IDEF0 Integration Definition for function modeling
IPB Integrerend Project Beheerorganisatie (module)
ITIL® Information Technonolgy Infrastructure Library
OKOV Organisatiekunde en organisatieverandering (module)
PBS Product Breakdown Structure
PID Project Initiation Document
PRM Projectmanagement (module)
SLA Service Level Agreement
VIBT Veldonderzoek Infrastructuur en Beheertools (module)
WBS Word Breakdown Structure

Pagina 59 van 59