Tablas Dinamicas

Ingeniero Héctor Montero Sobrado
CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN PRODUCTIVA

SOLUCIONES SIMPLES A PROBLEMAS COMPLEJOS
INSTRUCTIVO PARA EL USO
AVANZADO DE TABLAS DINÁMICAS

Y otras funcionalidades.
Consultoría & Capacitación Orientadas a Resultados
Ing Héctor Montero Sobrado.
Soluciones Simples a Problemas Complejos
Tel 506 231-7858 Celular 506 376-9751

Mail hecmos@hotmail.com
1
Tel 506-2317858 Celular 506-3769751 Mail hecmos@hotmail.com
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INDICE
B
Bucar Horizontal.........................................................................................................................................................................................6
Búsqueda de datos Buscar VERTICAL......................................................................................................................................................5
C
Códigos ASCII ..........................................................................................................................................................................................35
Combinación de Teclas Rápidas ...............................................................................................................................................................36
Consultas a Bases de Datos externas ........................................................................................................................................................28
R
Resumen General de ShortCuts......................................................................................................................................................33
T
Tablas dinámicas Agregar Campos Calculados........................................................................................................................................21
Tablas dinámicas Agrupamientos.............................................................................................................................................................18
Tablas dinámicas Armado de la Tabla ........................................................................................................................................................8
Tablas dinámicas Cálculos personalizados...............................................................................................................................................11
Tablas dinámicas Configuración del Campo-OPCIONES .......................................................................................................................10
Tablas Dinámicas Construcción a partir de otro libro ..............................................................................................................................24
Tablas Dinámicas Ejemplo de tabla............................................................................................................................................................7
Tablas dinámicas Ejemplos de Subtotales ................................................................................................................................................14
Tablas dinámicas Eliminar Subtotales ......................................................................................................................................................14
Tablas dinámicas Ocultar Campos............................................................................................................................................................15
Tablas dinámicas Operaciones ................................................................................................................................................................8, 9
Tablas dinámicas Uso de la Barra de Herramientas ...................................................................................................................................9
Tablas dinámicas uso del Icono de Configuración de Campo....................................................................................................................9
V
Validacion de listas .....................................................................................................................................................................................3
2
HERRAMIENTAS INTRODUCTORIAS EXCEL AVANZADO

VALIDACIÓNde las entradas de celda a los datos de una lista o entrada de DATOS
numéricos. O listas de nombres.
Primeramente para nombrar nombres, debe de crearse la lista, luego ubicamos el cursor
en el primer dato de la lista, presionamos CTRL+SHIFT+Flecha abajo, luego ubicamos el
cursos en el CUADRO DE NOMBRES, escribimos el nombre, y presionamos la tecla ENTER,
para verificar los nombres contenidos en un libro lo buscamos con CTRL+F3.
En la misma hoja de cálculo, escriba la lista de entradas válidas en una única columna o
en una única fila.
Seleccione las celdas que desee VALIDAR.
En el menú Datos, haga clic en Validación y elija la ficha Configuración.
En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
En el cuadro Origen,
introduzca una referencia a
lista de datos válidos.
Cuando ya haya hecho
listas, en otra hoja que
preferiblemente esté en el
mismo libro, presione la
tecla F3, entonces
aparecerá en el cuadro
PEGAR NOMBRE, un listado
de rangos con nombre
seleccione el que necesita
y listo.
Si desea hacer una
selección en una lista de
entradas cuando haga clic
en una celda restringida,
compruebe que la casilla
de verificación Celda con lista desplegable está activada.
Para especificar que la entrada no es válida si las celdas están restringidas o si las celdas
que contienen la lista de datos válidos están en blanco, desactive la casilla de
verificación Omitir blancos.
Para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o impidan las
entradas incorrectas, especifique los tipos de mensajes que desee en las fichas Mensaje
entrante y Mensaje de error.
¿Cómo?
Para omitir la presentación de mensajes, desactive las casillas de verificación Mostrar
mensaje al seleccionar la celda en la ficha Mensaje entrante y Mostrar mensaje de error si
se introducen datos no válidos en la ficha Mensaje de error.
3
Sugerencias
Si la lista de entradas válidas es corta, pueden escribirse las entradas en el cuadro Origen
en vez de hacerlo en una hoja de cálculo, separadas por el carácter de separación de
listas de Windows (como valor predeterminado, comas). Por ejemplo, puede escribir
Inferior, Promedio, Superior en el cuadro Origen en vez de introducir las tres palabras en
una hoja de cálculo.
Si la lista de entradas válidas puede cambiar, asigne un nombre al rango de lista y, a
continuación, escríbalo en el cuadro Origen. Si el rango al que se haya asignado el
nombre crece o disminuye debido a los cambios que se realicen en la lista en la hoja de
cálculo, éstos se reflejarán automáticamente en la lista de entradas válidas de la celda.
Si la lista de entradas válidas está en otra hoja de cálculo o en otro libro, defina un
nombre para los datos externos en la hoja de cálculo activa. En el cuadro Origen, puede
hacerse referencia al nombre en la misma hoja de cálculo. Por ejemplo, si la lista de
entradas válidas está en las celdas A6:A12 de la primera hoja de cálculo de un libro
denominado Presupuesto.xls, puede definirse el nombre DatosVálidos en la hoja de
cálculo activa para que sea =[Presupuesto.xls]Hoja1!$A$6:$A12 y, a continuación,
introducir =DatosVálidos en el cuadro Origen.
4
BUSQUEDA DE DATOS:
BUSCARV Buscar VerticalDada una matriz (área compuesta por varias FILAS y COLUMNAS),
buscar un valor que coincida con un valor en forma exacta con un valor BUSCADO de forma que
dependiendo la columna en la que esté ubicado aparezca los valores coincidentes.
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la
misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH
cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los
datos que desea encontrar.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede
ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se buscan los datos. Utilice una
referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento
matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO;
VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y
seleccione la opción Ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser texto, números o valores
lógicos.
El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente.
Indicador_columnas es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función
devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparación; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV
devuelve el valor de error
#¡VALOR!; si
indicador_columnas es mayor
que el número de columnas de
matriz_de_comparación,
BUSCARV devuelve el valor de
error #¡REF!
Ordenado Es un valor lógico
que indica si desea que la
función BUSCARV busque un
valor igual o aproximado al
valor especificado. Si el
argumento ordenado es
VERDADERO o se omite, la
función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el
valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el
valor buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.
5
Se verbaliza de la siguiente forma:

En el campo Valor Buscado: “Cada vez yo introduzco o aparezca un valor en..”
Matriz Buscar en: “Este valor tiene que ser buscado en la matriz que se encuentra
en..”
Indicador de Columnas: “Y arrastre los valores que se encuentran en la columna
Número”
Ordenado: Se coloca un cero Siempre para que se hallen solamente valores
EXACTOS
Observaciones
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más
grande que sea menor o igual a valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_de_comparación,
BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error
#N/A.
La Búsqueda Horizontal BUSCARH se verbaliza de la misma forma solamente que la búsqueda se

ejecuta en foma HORIZONTAL siendo el valor buscado los valores de la PRIMERA FILA de la matriz
que se elige.
6
USO EXPERTO DE TABLAS DINÁMICAS
Esta opción permite resumir y analizar rápidamente valores contenidos en una

tabla o base de datos. Excel ofrece diferentes opciones de distinta grado de
complejidad a la hora de implementar tablas dinámicas. Comenzaremos con un
ejemplo sencillo y de esta forma iremos familiarizándonos con el asistente para
tablas dinámicas. Los ejemplos los construiremos sobre la base de datos siguiente,
puede encontrarla en el archivo Practica Tablas Dinámicas.xls
Nombre Ciudad ÁREA DE VENTASs Edad Profesión Fecha Ingreso

Luís Cartago Ventas Por Mayor 43 Ingeniero 09/09/2000 40000
María Cartago Ventas Por Mayor 47 Tecnico Medio 04/03/2000 45000
Mercedes Cartago Ventas Por Mayor 39 Tecnico Medio 03/06/2000 55000
Olga Cartago Ventas Por Mayor 35 Tecnico Medio 04/08/2000 60000
Agustín Alajuela Ventas Servicios 35 Sin Titulo Formal 02/02/2000 55000
Antonia Alajuela Ventas Servicios 48 Sin Titulo Formal 09/05/2000 60000
Javier Heredia Ventas Area Automotriz 44 Tecnico Medio 06/04/2000 50000
Nuria Heredia Ventas Area Automotriz 55 Tecnico Medio 08/06/2000 45000
Esther Heredia Ventas Area Automotriz 40 Ingeniero 02/12/2000 40000
Ana San José Ventas Por Mayor 32 Ingeniero 07/04/2000 60000
José San José Ventas Por Mayor 38 Sin Titulo Formal 08/01/2000 50000
Juan San José Ventas Por Mayor 41 Ingeniero 08/07/2000 50000
David San José Ventas Por Mayor 48 Sin Titulo Formal 12/11/2000 50000
Teresa Limón Ventas Servicios 54 Tecnico Medio 09/08/2000 40000
Manuel Limón Ventas Servicios 40 Tecnico Medio 02/10/2000 55000
Pedro Guanacaste Ventas Area Automotriz 32 Ingeniero 05/01/2000 55000
Ramiro Guanacaste Ventas Area Automotriz 37 Tecnico Medio 12/10/2000 40000
Pilar Guanacaste Ventas Area Automotriz 53 Tecnico Medio 03/10/1999 40000
Ramón Guanacaste Ventas Area Automotriz 57 Sin Titulo Formal 02/04/2000 55000
Dolores Puntarenas Ventas Area Automotriz 50 Sin Titulo Formal 05/03/2000 45000
Ejemplo.
Desarrollar la Tabla que muestra la edad media por Profesión y ÁREA DE VENTAS.
1. Sitúe el cursor en la primera fila, primera columna de la base de datos. Puede

colocarlo en cualquier parte de la tabla, pero es habitual ponerlo en esta
posición.
2. Active opción del menú Datos/ Asistente para tablas dinámicas. Se despliega la
primera ventana del asistente donde se pregunta sobre el origen de la base de
datos, deje activada la opción Lista o Base de datos de Microsoft Excel y Presione
sobre Siguiente.
7
3. Ahora, el asistente pide que seleccione el rango que contiene los datos que se
quieren utilizar. Si el rango ya aparece seleccionado no hará falta que lo
seleccione, si aparece el texto Base de Datos, deberá seleccionarlo incluyendo la
primera fila. Presione sobre Siguiente, aparecerá una ventana denominada paso3
de 3, aquí debe de pulsar la opción DISEÑO.
4. Aparece una ventana con los nombres de los campos y la descripción de los
elementos de la tabla.
5. Seleccione el campo Profesión y arrástrelo hasta posición Fila de la tabla.
6. Seleccione campo ÁREA DE VENTAS y arrástrelo hasta posición Columna de la

tabla.
7. Seleccione campo Edad y arrástrelo hasta posición Datos de la tabla.
8. Seguramente en Datos aparecerá Contar de Edad para cambiar a Suma de

Edad, o a Promedio de Edad, haga doble clic sobre Contar de Edad, se
desplegará un cuadro con una lista de funciones, seleccione Promedio y Presione
Aceptar para volver al asistente, Presione sobre Siguiente.
9. En este paso, tendrá que seleccionar la casilla donde quiera que se genere la
tabla, seleccione Hoja
de cálculo nueva.
Presione sobre Terminar.
8
El asistente habrá generado una tabla como la que se muestra a continuación.
Operaciones con una tabla dinámica.
Cuando se genera una tabla dinámica, Excel muestra una barra de herramientas
para poder realizar diferentes operaciones con las datos obtenidos de la tabla.
Realice los ejercicios siguientes para ver como funcionan las diferentes opciones. Si
no aparece la barra de herramientas active opción de la barra de menús Ver/
Barras de Herramientas/ Tabla dinámica .
9
Cambiar la función. cambiaremos la función Promedio por la función Contar.
1. Seleccione o ubíquese en cualquier celda pero dentro de la tabla dinámica
2. Presione sobre el botón .
3. Se abre un cuadro de diálogo. De la lista Resumir por, escoja elemento Contar y

Presione sobre Aceptar. Observe que además de contar puede Suman,
Multiplicar, obtener valores máximos y mínimos, etc.
** Observe que la tabla dinámica muestra cuantos elementos hay por Profesión y
ÁREA DE VENTAS.
A continuación veremos que % representa cada uno de ellos respecto a los

elementos de la fila, esto es, que % hay de Ingenieros, Sin Título Formal y Técnicos
Medios. Repita los pasos anteriores y en el tercer paso, Presione sobre el botón
Opciones , despliegue la lista Mostrar datos como y
seleccione elemento % de Fila, Presione sobre
Aceptar. El Total general de las filas (40%, 20% y
40%) representa el % de elementos por ÁREA DE
VENTAS.
Pruebe con % de Columna para ver que % de

elementos hay por ÁREA DE VENTAS.
Pruebe con % del total para ver el % de elementos

por ÁREA DE VENTAS y Profesión , (que % de
Ingenieros hay en Cartago, Venta Área
Automotriz,...., que % de Sin Título Formal hay en
Cartago, Venta de Servicios,...)
10
CÁLCULOS PERSONALIZADOS
Para realizar cálculos personalizado en campos de datos están disponibles las siguientes
funciones. Si desea crear una fórmula que opere con los datos de una tabla dinámica o
de un gráfico dinámico, puede crear un campo calculado o un elemento calculado.
Función Resultado
Muestra todos los datos en el área de datos como la diferencia
entre el valor del Campo base y del Elemento base
Diferencia de
especificados. El campo base y el elemento base proporcionan
los datos que se utilizan en el cálculo personalizado.
Muestra todos los datos en el área de datos como un porcentaje
del valor del Campo base y del Elemento base especificados. El
% De
campo base y el elemento base proporcionan los datos que se
utilizan en el cálculo personalizado.
Presenta todos los datos en el área de datos como la diferencia
entre el valor del Campo base y del Elemento base, pero
% de la diferencia de presenta la diferencia como un porcentaje de los datos base. El
campo base y el elemento base proporcionan los datos que se
utilizan en el cálculo personalizado.
Presenta los datos de elementos sucesivos como un total actual
Total en Deberá seleccionar el campo cuyos elementos desee mostrar en
un total actual.
En un informe de tabla dinámica, presenta los datos de cada fila
como un porcentaje del total de cada fila. En un informe de
% de la fila
gráfico dinámico, presenta los datos como un porcentaje del
total de la categoría.
En un informe de tabla dinámica, presenta todos los datos de
cada columna como porcentaje del total de cada columna. En
% de la columna
un informe de gráfico dinámico, presenta los datos como un
porcentaje del total de la serie.
En un informe de tabla dinámica, presenta los datos en el área
de datos como un porcentaje del total general de todos los
% del total datos del informe de tabla dinámica. En un informe de tabla
dinámica, presenta los datos como un porcentaje del total de los
puntos de datos.
Presenta los datos utilizando los siguientes cálculos:
Índice ((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) / ((Suma total
de fila) x (Suma total de columna))
11
Ejemplo 1.
Cree una tabla dinámica como la anterior pero en lugar de Promedio de Edad,
seleccione Suma de Ingreso. La tabla debe quedar como se muestra a
continuación.
A continuación veremos la misma tabla pero en acumulados por Profesión, por

ejemplo, en Ingeniero Cartago veremos 150000, en Sin Título Formal Cartago
(150000+160000 = 310000) y en Técnico Medio Cartago (310000+100000 = 410000).
Seleccione la primera casilla de la tabla dinámica (A1).
3. Se abre un cuadro de diálogo. De la lista Resumir por, deje el elemento Sumar y

Presione sobre Opciones.
4. En lista Mostrar datos como, seleccione Total en.
5. En lista Campo base, seleccione elemento Profesión.
**Pruebe mostrar los datos acumulados por ÁREA DE VENTAS.
Ejemplo 2.
Vuelva a dejar la tabla de modo que muestre la suma de los ingresos por Profesión
(en FILA) y ÁREA DE VENTAS en (Columna). Observe que en la ÁREA DE VENTAS
que se recauda más dinero es la de Cartago. A continuación vamos a mostrar la
diferencia con respecto a Cartago de las otras dos ÁREA DE VENTAS, es decir,
veremos cuanto se recauda menos (o más) de los Ingenieros, Sin Título Formal y
Técnico Medios de Venta Área Automotriz y Venta de Servicios con respecto a los
de Cartago.
1. Seleccione la primera casilla de la tabla dinámica.
12
3. Se abre un cuadro de diálogo. De la lista Resumir por, deje el elemento Sumar y

Presione sobre Opciones.
4. En lista Mostrar datos como, seleccione Diferencia de.
5. En lista Campo base, seleccione elemento ÁREA DE VENTAS, en Elemento base

seleccione Cartago.
13
Ejemplo de Subtotales.
Construya una tabla dinámica como la anterior pero intercambie filas y columnas,
es decir, en fila ponga ÁREA DE VENTAS y en columna ponga Profesión .
Incluir un nuevo elemento para las filas. Haremos que aparezcan las Ciudades al
lado de cada ÁREA DE VENTAS.
1. Seleccione toda la columna de ÁREA DE VENTAS. Haga clic sobre el rótulo que
pone ÁREA DE VENTAS.
2. Presione sobre el botón de la barra de tabla dinámica o haga clic con el

botón secundario sobre el rótulo ÁREA DE VENTAS y seleccione Agrupar y Esquema
y luego Mostrar Detalle.
3. Seleccione elemento, en este caso Ciudad. Presione sobre Aceptar. La tabla

que aparecerá será como la que se muestra a continuación.
** Si desea incluir más de una fila o columna de datos también puede hacerlo cuando se está
construyendo la tabla a través del asistente. Solo debe incluir los campos que desee teniendo en
cuenta poner el campo de mayor nivel de agrupación antes que el de menor nivel. Por ejemplo, si
construye la presente tabla dinámica incluyendo los campos ÁREA DE VENTAS y Ciudad en filas,
debe hacerlo en este orden para que se muestren los resultados convenientemente agrupados
(las ciudades por ÁREA DE VENTAS), si incluye ciudad y luego ÁREA DE VENTAS es posible que los
datos aparezcan mal agrupados.
Ocultar los totales por ÁREA DE VENTAS.
1. Haga doble clic sobre el botón de campo correspondiente. ÁREA DE VENTAS en

este caso. Se despliega el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica.
14
2. En apartado Subtotales, seleccione el botón de radio Ninguno.
3. Presione sobre Aceptar.
** Si desea volver a mostrarlos repita los pasos anteriores y seleccione Automático.
Mostrar la Suma y el promedio por ÁREA DE VENTAS.
1. Haga doble clic sobre el botón de campo correspondiente. ÁREA DE VENTAS en

este caso. Se despliega el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica.
2. En apartado Subtotales, seleccione los elementos Suma y Promedio.
** Cuando aparecen tantos valores resulta conveniente dar formatos de colores a los diferentes
resúmenes que aparecen en la tabla.
Ocultar un campo de una tabla dinámica. Ocultaremos el campo Ciudad.
1. Seleccione el campo a ocultar. En nuestro caso Ciudad.
2. Presione sobre el botón de la barra de tabla dinámica o bien Presione el

botón secundario y seleccione Agrupar y Esquema/ Ocultar detalle.
** Para volver a mostrar el detalle, debe seleccionar el campo ÁREA DE VENTAS y pulsar sobre el
botón . Tenga en cuenta que si no está seleccionada la ÁREA DE VENTAS y utiliza esta opción,
se le preguntará de nuevo por que campo desea agrupar.
** Si sólo desea mostrar el detalle de un elemento, las ciudades de la ÁREA DE VENTAS de Cartago
por ejemplo, seleccione únicamente este elemento y Presione sobre el botón
Ordenar los elementos de una fila o columna.
Ordenaremos los elementos del campo Profesión en orden descendente.
1. Haga doble clic sobre el botón de campo. Profesión en nuestro caso.
2. Presione sobre el botón Avanzado...

15
3. En Opciones de Autoordenar, seleccione Descendente.
Mostrar el valor más alto de un campo (o los dos valores más altos, o los tres...)
Esta opción sirve para ver los N elementos mayores de una tabla. En este caso
mostraremos cual es la Profesión que da más ingresos.
1. Haga doble clic sobre el botón de campo. Profesión en nuestro caso.
2. Presione sobre el botón Avanzado...
3. En Opciones de Automostrar, seleccione botón de radio Automáticamente. En

lista Mostrar seleccione Superiores y en el cuadro de texto de al lado, ponga 1.
Mostrar los detalles de un elemento. (esto es mostrar que elementos conforman un

resumen o grupo)
Como ejemplo, mostraremos los elementos que conforman los Sin Título Formal de
Cartago.
Solo debe seleccionar el elemento donde cruza el elemento Sin Título Formal con
la Ciudad Cartago y hacer doble clic, se creará y activará una nueva hoja donde
verá los elementos que conforman este subtotal.
** Si desea que esto no ocurra, es decir que al hacer doble clic no se muestren detalles, haga lo
siguiente: Haga clic con el botón secundario sobre cualquier elemento de la tabla, del menú
contextual que se despliega, seleccione elemento Opciones... se activa el cuadro de diálogo
Opciones de la tabla dinámica, en apartado Opciones de Datos desactive la casilla Habilitar
Traspasar Detalles.
Utilizar un campo de página.
A veces, por comodidad a la hora de trabajar con datos de una tabla, resulta
conveniente utilizar un campo de página. Un campo de página le permitirá
cambiar los grupos de valores que se muestran en la tabla. En el siguiente ejemplo
haremos lo mismo que en el anterior, es decir mostrar la suma de ingresos por
ÁREA DE VENTASs, Ciudades y Profesión, pero el campo ÁREA DE VENTAS lo
utilizaremos como campo de página. En la tabla podrá ver los ingresos por Ciudad
16
y Profesión con la opción de ver solo las ciudades de una determinada ÁREA DE
VENTAS que se seleccionará a través del campo de página.
1. Sitúe el cursor en la primera fila, primera columna de la base de datos. Puede

colocarlo en cualquier parte de la tabla, pero es habitual ponerlo en esta
posición.
2. Active opción del menú Datos/ Asistente para tablas dinámicas. Se despliega la
primera ventana del asistente donde se pregunta sobre el origen de la base de
datos, deje activada la opción Lista o Base de datos de Microsoft Excel y Presione
sobre Siguiente.
3. Ahora, el asistente pide que seleccione el rango que contiene los datos que se
quieren utilizar. Si el rango ya aparece seleccionado no hará falta que lo
seleccione, en caso contrario selecciónelo. Presione sobre Siguiente.
4. Aparece una ventana con los nombres de los campos y la descripción de los
elementos de la tabla.
5. Seleccione el campo ÁREA DE VENTAS y arrástrelo hasta posición Página.
6. Seleccione el campo Ciudad y arrástrelo hasta posición Fila de la tabla.
6. Seleccione campo Profesión y arrástrelo hasta posición Columna de la tabla.
7. Seleccione campo Ingreso y arrástrelo hasta posición Datos de la tabla. Deje la

operación Suma.
9. En este paso, tendrá que seleccionar la casilla donde quiera que se genere la
tabla, seleccione Hoja de cálculo nueva. Presione sobre Terminar
17
La tabla que se generará debe ser similar a la siguiente.
Observe que encima de la tabla aparece el campo ÁREA DE VENTAS como una
lista desplegable, active esta lista y solo tendrá que seleccionar la ÁREA DE
VENTAS para que en la tabla aparezcan solo las ciudades de esta ÁREA DE
VENTAS.
Ocultar un elemento de la tabla.
Se ocultar cualquier elemento de una página, columna o fila. Como ejemplo,

ocultaremos los totales para la ÁREA DE VENTAS de Cartago.
1. Haga doble clic sobre el campo de página ÁREA DE VENTAS. Se despliega el

cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica.
2. En lista de elementos Ocultar elementos, seleccione el que desea ocultar.

Cartago en nuestro caso.
3. Presione sobre el botón Aceptar.
**Ahora al desplegar la lista, observe que no aparece el elemento Cartago.
** Observe que cuando selecciona Todas, no aparecen las ciudades correspondientes a Cartago.
Si desea que al seleccionar Todas aparezcan todos los elementos (todas las ciudades en este
caso), haga clic con el botón secundario sobre la tabla y seleccione del menú contextual
elemento Opciones..., se despliega el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica, en
apartado Opciones de formato, active la opción Subtotales de elementos ocultos de página.
** Para volver a mostrar un campo solo debe repetir los mismos pasos que al ocultarlo pero ahora
quitando la selección.
Ejemplo de grupos.
Cree la siguiente tabla dinámica.

18
En Filas, seleccione campo Edad.
En Columnas, seleccione campo Profesión.
En Datos, seleccione Nombre y función Contar.
La tabla que acabamos de construir muestra cuantos individuo hay por Edad y
Profesión, a continuación agruparemos una serie de valores de Edad de forma
que veamos cuantos individuos hay por Profesión en la franja que va de los 30 a
los 40 años, etc. La fila de edades debe aparecer ordenada de menor a mayor, si
no aparece ordenada, haga clic con el botón secundario sobre cualquier
elemento de la fila edad, seleccione del menú contextual el elemento Campo,
aparece el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica Presione sobre el
botón Avanzado... en el cuadro de diálogo Opciones avanzadas de campo de
tabla dinámica seleccione Ascendente en Opciones de Autoordenar, Presione
sobre Aceptar.
Crear un grupo.
1. Seleccione las filas que van desde el valor 32 al valor 39.
2. Presione sobre el botón o bien haga clic con el botón secundario, seleccione
opción Agrupar y Esquema/ Agrupar.
Observe que se ha creado el elemento Grupo1, si desea ver los totales de este
grupo. Haga clic con el botón secundario sobre Grupo1, seleccione opción
Campo y en Subtotales, seleccione Automáticos. Observe que aparece la fila
Total Grupo1.
** Puede crear los grupos que desee siguiendo los pasos anteriores.
Quitar un grupo.
1. Seleccione el elemento del grupo. En nuestro caso, seleccione elemento

Grupo1.
2. Presione sobre el botón o bien haga clic con el botón secundario sobre el
elemento Grupo1 y del menú contextual, seleccione opción Agrupar y Esquema/
Desagrupar.
19
Grupos según rangos de valores.
Aunque muchas veces no nos quedará más remedio que agrupar como en el
ejercicio anterior, en muchas ocasiones, sobre todo si los elementos de una fila o
columna son datos numéricos y tipo fecha, Excel posibilitará crear grupos según
rango de valores. A continuación crearemos tres grupos que comprenderán
respectivamente las franjas de edades 30-40, 40-50 y 50 60.
1. Seleccione un único elemento de la fila (sólo uno).
2. Presione sobre el botón o bien haga clic con el botón secundario sobre el
elemento de fila seleccionado, y en el menú contextual, seleccione opción
Agrupar y Esquema/ Agrupar, aparece el siguiente cuadro de diálogo.
3. Rellénelo de la forma siguiente. Comenzar en 30, Terminar en 60 Por 10, Presione

sobre Aceptar.
Observe que los datos de tabla se ha agrupado en tres elementos de fila

correspondientes a las tres franjas.
**Si desea desagrupar sólo debe seleccionar cualquier elemento de fila y pulsar sobre el botón
o bien clic con el botón secundario y del menú contextual, selecciona Agrupar y Esquema/
Desagrupar.
** También pueden crearse agrupaciones por los elementos de las columnas.
Agrupaciones con fechas.
20
En Filas ponga Fecha.
En Columnas ponga ÁREA DE VENTAS.
En Datos ponga Ingreso y función Suma.
La tabla muestra los ingresos por Fecha y ÁREA DE VENTAS. A continuación vamos
a ver los ingresos por Trimestre y ÁREA DE VENTAS.
1. Seleccione cualquier elemento de la fila Fechas.
2. Presione sobre el botón
3. Se despliega el siguiente cuadro de diálogo. Seleccione elemento Trimestre y

Aceptar.
Crear subgrupos por mes.
1. Seleccione cualquier elemento de las Filas (Cualquier Trimestre).
2. Presione sobre el botón
3. Seleccione elemento Meses (tenga cuidado que también quede seleccionado

el elemento Trimestre). Presione Aceptar.
Si desea ver los totales por trimestre, seleccione cualquiera de ellos, haga clic con
el botón secundario, del menú contextual, seleccione elemento Campo... y en el
cuadro de diálogo Campo de tabla dinámica, seleccione botón de radio
Automáticos de la sección Subtotales. Presione sobre Aceptar.
Campos Calculados.
21
Un campo calculado es un campo que se construye a partir de los valores de los

campos de una tabla dinámica. Sirven para realizar y mostrar cálculos mediante
los valores de los campos de una tabla dinámica.
En Filas seleccione Fecha.
En Columnas seleccione ÁREA DE VENTAS.
En Datos seleccione Ingreso con función Suma.
Cuando tenga la tabla creada, agrupe los elementos de las filas por mes. Ahora
tenemos el total que se va a cobrar por mes y ÁREA DE VENTAS durante este año.
Supongamos que para el año que viene deseamos incrementar las cuotas un 5%,
a continuación incluiremos un campo calculado sobre la tabla que acabamos de
crear que nos muestre cuanto se cobrará por ÁREA DE VENTAS y Mes el próximo
año.
1. Seleccione cualquier elemento de la Fila (los meses).
2. Haga clic con el botón secundario sobre el elemento seleccionado. Del menú
contextual que se despliega, seleccione elemento Fórmulas/ Campo Calculado.
Se abre el siguiente cuadro de diálogo.
3. En Nombre ponga Previsión, será el nombre para el nuevo campo calculado.

22
4. El apartado Fórmula sirve para poner la expresión que se desea calcular. Ponga
la siguiente =Ingreso + Ingreso * 5%.
5. Presione sobre el botón Aceptar.
Observe que debajo de cada Suma de Incremento aparece un nuevo campo

llamado Suma de previsión que muestra el ingreso incrementado en un 5%.
** Habitualmente a los campos calculados se les aplica un formato para destacarlos. Seleccione
cualquier elemento Suma de Previsión, observe como se seleccionan todos, aplique (por ejemplo),
Formato/ Celdas/ Trama y color rojo.
Elementos calculados.
Un elemento calculado es un nuevo elemento para un campo (de fila o columna)

que se construye a partir de una expresión que incluye valores (elementos) de un
campo. Observe la diferencia de un campo calculado y un elemento calculado.
Un campo calculado siempre dará como salida tantas filas o columnas como
elementos haya en el campo, es decir la expresión se aplica a todos los elementos
del campo.
Un elemento calculado siempre dará una única fila o columna que será el
resultado de operar elementos de un campo.
Construya la siguiente tabla dinámica.
En Filas seleccione Profesión.
En Columnas seleccione ÁREA DE VENTAS.
En Datos seleccione Ingreso con función Suma.
La tabla muestra lo que se ingresará por profesión y ÁREA DE VENTAS.

Supongamos que ahora queremos cuanto se ingresará el próximo año teniendo
en cuenta que los incrementos de las cuotas serán diferentes para cada ÁREA DE
VENTAS. Así a los de Venta de Servicios, se les aplicará un incremento del 3%, a los
de Venta Área Automotriz un 4% y a los de Cartago un 5%.
1. Seleccione cualquier elemento del campo ÁREA DE VENTAS (Cartago, Venta de

Servicios o Venta Área Automotriz).
23
2. Haga clic con el botón secundario y del menú contextual, seleccione elemento
Fórmulas/ Elemento calculado. Se despliega el cuadro de diálogo Insertar
Elemento Calculado en "ÁREA DE VENTAS".
3. En Nombre ponga Incremento Cartago.
4. En Fórmula ponga =Cartago+Cartago*5%
Observe que se ha incluido una nueva columna con el calculo indicado.
Repita los pasos anteriores y cree los incrementos correspondientes a Venta de

Servicios (3%) y Venta Área Automotriz (4%)
Observe que en la columna Total General Aparecen Sumados los valores de todas
las columnas, incluyendo los elementos calculados. A continuación eliminaremos
esta columna e insertaremos dos de nuevas, una que calcule el total para el año
actual y otra que calcule el total para la previsión.
Ocultar la columna de Total General. No mostrar la columna Total General.
1. Haga clic con el botón secundario sobre cualquier elemento de la tabla.
2. Del menú contextual, seleccione elemento Opciones.Se despliega el cuadro de

diálogo Opciones de la tabla dinámica .
3. En apartado Opciones de formato, desactive la casilla Totales generales de

Filas.
• Incluya un nuevo elemento calculado llamado Total Actual cuya

fórmula será =Cartago+Venta de Servicios+Venta Área Automotriz.
• Incluya un nuevo elemento calculado llamado Total Previsión cuya
fórmula será='Previsión Cartago'+'Previsión Venta de
Servicios'+'Previsión Venta Área Automotriz'
Note que debe encerrar los nombres entre comillas simples ya que
estos son compuestos, de hecho, si en lugar de escribir utiliza el botón
Insertar Elemento ya aparecerán los elementos entre comilla simple.
Construir una tabla dinámica a partir de datos ubicados en otro libro de

trabajo.
24
Si ha utilizado las opciones de Datos/ Obtener Datos Externos, verá que los pasos
son similares.
En un libro nuevo construiremos una tabla dinámica que nos muestre la media de
Edad por Ciudad y Profesión del libro Datos.xls
Primero que nada abra el libro de trabajo Datos.xls, y póngale el nombre

Tabla_Datos al rango de datos
1. Seleccione el rango (toda la tabla incluida la primera fila de nombres de

columna).
2. Active Insertar/ Nombre/ Definir. Se despliega el cuadro de diálogo Definir

Nombre.
3. Ponga Tabla_Datos en cuadro de texto Nombres en el Libro y Presione Aceptar.
Este no es un paso necesario pero nos será útil a la hora de indicar al asistente
sobre que rango deseamos crear la tabla dinámica.
Ahora guarde el libro de trabajo Datos.xls, ciérrelo y abra un nuevo libro de

trabajo.
En este nuevo libro construiremos la tabla dinámica que nos muestre la edad
media por Profesión y ciudad. Siga los pasos siguientes.
1. Active opción Datos/ Asistente para Tablas Dinámicas.
2. En ¿Donde están los datos que desea analizar?, seleccione Fuente de datos
Externa, Presione sobre Siguiente.
3. Aparece un cuadro preguntando ¿Donde están guardados los datos externos?,

Presione sobre el botón Obtener Datos... se despliega el cuadro de diálogo Elegir
fuente de datos (si ha trabajado con algún otro mecanismo de obtener datos
externos, observe que realmente se ha activado la aplicación Query).
4. De la ficha Base de Datos, seleccione <Nueva fuente de datos> y Presione sobre

el botón Aceptar. Se despliega el cuadro de diálogo Crear Nueva fuente de datos,
este cuadro sirve para definir la procedencia de datos externos a la aplicación,
documento o archivo sobre el que se está trabajando. En ¿Que Nombre desea
dar a la fuente de datos? ponga Datos_De_Libro_Datos, sirve para identificar la
fuente, posteriormente una fuente de datos definida podrá utilizarse desde otros
libros de trabajo, e incluso desde otras aplicaciones. En lista Seleccione un
25
controlador para el tipo de base de datos a la cual desea tener acceso,

seleccione elemento Microsoft Excel Driver(*.xls) ya que los datos los recogeremos
de un libro de trabajo de Excel, observe que la fuente de datos puede ser
cualquier aplicación que se muestra en la lista (Tabla de Access, archivo de texto,
Tabla de Sql Server, etc.). Presione sobre el botón Conectar, se abre el cuadro de
diálogo Instalación de ODBC de Microsoft Excel, para los que sepan lo que es el
ODBC, ya habrán intuido hace rato que lo que estamos haciendo es crear una
DSN, para los que no sepan que es una DSN, indicarles brevemente que es un
mecanismo que permite acceder a diferentes fuentes de datos desde diferentes
aplicaciones.
5. Presione sobre el botón Seleccionar Libro.Se activa un nuevo cuadro de diálogo

donde deberá buscar la unidad carpeta y archivo donde están los datos. En
nuestro caso debe buscar y seleccionar Practica Tablas Dinámicas.xls. Cuando lo
tenga seleccionado, Presione sobre el botón Aceptar. Vuelve a estar en el cuadro
de diálogo Instalación de ODBC de Microsoft Excel, Presione sobre Aceptar para
cerrarlo.
6. Ahora vuelve a estar cuadro Crear Nueva Fuente de Datos. En lista Seleccione
una tabla predeterminada para la fuente de datos (Opcional), seleccione
Tabla_Datos, observe que es el nombre dado al rango de datos del libro Datos.xls,
si no hubiéramos dado nombre al rango, entonces lo deberíamos especificar con
la notación de rango típica (Celda_Inicial:Celda_Final) que rango contiene los
datos. Presione sobre Aceptar para volver a Elegir Fuente de datos.
7. Con el elemento Datos_De_Libro_Datos seleccionado, Presione sobre Aceptar.

Se activa el cuadro Asistente para Consultas con la lista de campos (Columnas)
del rango Tabla_Datos.
8. Seleccione los elementos Ciudad, Profesión y Edad de la lista Tablas y Columnas

disponibles y páselos a la lista Columnas en la consulta. Observe que este paso
sirve para seleccionar los campos cuyos valores nos interesan importar .Presione
sobre el botón Siguiente, se despliega Asistente para consultas- Filtrar datos, este
paso sirve por si sólo se desea importar los datos que cumplen determinados
criterios, por ejemplo, si deseáramos importar los mayores de 40 años,
seleccionaríamos el campo Edad de la lista Columnas para filtrar en la primera
lista desplegable escogeríamos Mayor igual que y en el cuadro de texto de al
lado escribiríamos 40. Presione sobre Siguiente sin hacer nada de eso. Se activa el
cuadro Asistente para consultas - Orden de resolución, este paso sirve para indicar
si al importar los datos estos deben aparecer ordenados por un campo, no
ordenaremos, Presione sobre Siguiente. Aparece el cuadro Asistente para
consulta-Terminar, en apartado ¿Qué desea hacer a continuación?, seleccione
Devolver Datos a Microsoft Excel y Presione sobre Finalizar. Vuelve a mostrarse el
26
asistente para tablas dinámicas. Presione sobre Siguiente y los pasos que viene a
continuación ya los conocemos.
9. Ponga en Fila el campo Ciudad en Columna el campo Profesión y en Datos el

campo Edad con la operación Promedio. Presione sobre Siguiente .
10. Escoja la ubicación de la tabla y Presione sobre Terminar.
** Observe que los pasos del 4 (Elegir nueva fuente de datos) al 6 donde se
seleccionan los datos a importar son pasos para definir de donde proceden los
datos y con que nombre se guardará esta fuente de datos
(Datos_De_Libro_Datos). A partir de ahora no será necesario volverlos a definir,
siga los pasos del ejemplo siguiente.
Crear una tabla dinámica que muestre el total de Ingresos por ÁREA DE VENTAS y
Profesión. Solo le describiremos los pasos hasta conseguir los datos externos,
observe como cambia el paso 4, ahora, como ya tenemos definido el origen de
datos (Datos_De_Libro_Datos), solo se deberá seleccionar este elemento y
continuar como en el ejemplo anterior pero a partir del paso 8 (escogiendo los
campos convenientes para esta nueva tabla).
1. Active opción Datos/ Asistente para Tablas Dinámicas.
2. En ¿Donde están los datos que desea analizar?, seleccione Fuente de datos
Externa, Presione sobre Siguiente.
3. Aparece un cuadro preguntando ¿Donde están guardados los datos externos?,

Presione sobre el botón Obtener Datos... se despliega el cuadro de diálogo Elegir
fuente de datos
4. Seleccione elemento Datos_De_Libro_Datos y Presione sobre Aceptar. Observe

que seleccionamos el origen de datos que creamos en el ejemplo anterior,
recuerde que le dijimos que este origen lo podrá utilizar a partir de ahora en
cualquier libro de trabajo o aplicación que soporte DNS.
5.... Continúe usted mismo hasta el final.
A continuación se hace una descripción más gráfica de cómo funciona la

obtención de Datos Externos.
27
OBTENER DATOS EXTERNOS
Coordinando los permisos para ingresar a las bases de datos necesarias,

correspondientes con el Departamento o Gerencia de TI (Tecnología de la
Información), podemos acceder y hacer reportes en línea, ya sea vía tablas
dinámicas o importando los datos a EXCEL.
INGRESO A BASES DE DATOS. para Extraer DATOS Externos. Presione DATOS-

OBTENER DATOS EXTERNOS Nueva Consulta de Base de DATOS., según la Figura 1.
Sin embargo en la opción que aparece, de “Elegir Origen de Datos” (Figura 2),
muchas veces no se tiene el Controlador de la Base de Datos, en Office XP, vienen
incorporados varios controladores adicionales según la Figura 3
Figura 1
FIGURA 2
FIGURA 3
28
Una vez seleccionado el Driver, y claro conociendo en donde está el origen de

Datos, entonces podremos acceder las tablas con los registros que nos interesa.
Según las figuras aquí indicadas
Una vez que se ingresa a la Base de Datos, entonces nos ubicamos en la tabla
que contiene los registros de los cuales necesitamos hacer nuestro reporte,
podemos eventualmente hacer la Consulta en TODOS los Campos de la Tabla o
seleccionamos solamente los
que necesitamos uno a uno
según se necesite.
29
Una vez seleccionados, los campos, siguen dos pantallas del asistente, cuya
función principal es filtrar los datos, de forma que la Consulta o QUERY, esté
sumamente depurada, según las figura que a continuación presentamos
30
Una vez depurada la consulta, se presiona “siguiente” y entonces aparece la

última ventana del asistente de consultas FINALIZAR, en este punto se tiene varias
opciones, la primera sería devolver los datos a EXCEL, ya sea como una tabla o
realizar una Tabla Dinámica, con los datos siempre ubicados en la BASE DA
DATOS, también podríamos modificar la consulta vía MS QUERY, lo cual no se
recomienda, este punto es mejor que sean los encargados de TI, quienes hagan
los ajustes necesarios, otra opción es crear un cubo OLAP a partir de la consulta
realizada, por último podemos guardar la consulta, de forma que cada vez que la
necesitemos, se haga todo el recorrido, pero de forma automática.
Si seleccionamos la Opción “Devolver Datos a Excel”, aparece un cuadro que

indica si deseamos que se importen los datos a EXCEL o si deseamos hacer un
Informe de TABLA DINÁMICA, recordemos que si seleccionamos la primera opción,
lo que tendremos será una tabla con los registros consultados, además deberá
aparecer una ventana de Herramientas que se llama “Obtener Datos Externos, en
caso de que no aparezca, presione Botón derecho sobre cualquier Icono de la
barra de herramientas, Luego seleccione la Opción DATOS EXTERNOS, y de esa
Forma aparecerá.
31
Ahora si el caso es que selecciones crear un Informe de Tabla Dinámica, entonces

lo que seguirá es hacer el
informe según las indicaciones
de la primer parte de este
manual, guiados si se quiere por
las figuras abajo indicadas
32
RESUMEN GENERAL DE SHORTCUTS

Hemos decidido, “resumir” una gran cantidad de teclas r ápidas, de forma que se puedan
ubicar de forma más rápida en el documento, probablemente algunos de estos se hallan
al principio de este manual.
1. Tecla Windows+E, llama al Explorador
2. Tecla Windows+F, llama la pantalla de Búsqueda de archivos
3. Tecla Windows+R, llama la pantalla “Ejecutar”, se escribe por ejemplo Calc. Y
aparece la Calculadora
4. Tecla Windows+L, Bloquea el equipo
5. Tecla Windows+Pausa Break, Muestra las propiedades del sistema
6. Tecla Windows+D, Minimiza las Ventanas Activas, si se vuelve a presionar se
restauran.
7. Alt+Tab, se puede mover entre ventanas Activas.
8. Alt+Tecla F4, cierra ventanas activas.
9. Para ver las hojas activas del Libro, se ubica el cursor en la parte inferior izquierda
de la hoja, sobre los botones de desplazamiento, y se presiona el botón derecho.
10. Para Moverse entre hojas del libro sin Mouse, se presiona Ctrl+PgDn o PgUp.
11. Para Insertar Hojas se presiona Shift+Tecla F11
12. Para Insertar Comentarios, Shift+Tecla F2
13. Para Insertar Funciones, Shift+Tecla F3
14. Para cambiar dirección del cursor después del Enter, presiones Menú Textual
Herramientas/Opciones/Pestaña Modificar, y se cambia en la opción “Mover
selección después de Entrar”.
15. Para cambiar Nombre del Usuario en los comentarios, debe ir al Menú Textual
Herramientas/Opciones/Pestaña General.
16. Tecla Fin o “End” y Flecha Abajo, nos lleva a la última Fila, de un rango con datos.
17. Tecla Fin o “End” y Flecha Derecha, nos lleva a la última columna.
18. Para marcar datos de una tabla, se puede marcar, ubicando el cursor en el primer
dato de la tabla, luego se mantiene presionadas las teclas CTRL+Shift+Flecha
Abajo, y luego Flecha Derecha, otra forma es presionando la tecla CtrL+el asterisco
del Teclado numeral.
19. Para marcar un rango, “conocido”, por ejemplo de A1:B500, se debe de ubicar el
cursor en la celda en la que inicia la matriz, en este caso la celda A1, luego debe
de ir al cuadro de nombres y escribir la dirección de la celda, en la que termina la
Base de Datos, en este caso B500, presione luego SHIFT+ENTER, Otra forma es desde
el cuadro de nombres escribir el rango completo, en este caso A1:B500, luego
ENTER.
20. Si se escribe en el cuadro de nombres una dirección por ejemplo R500 y luego
ENTER, nos lleva a la celda que le indicamos, también funciona con la tecla F5, y
con la combinación CtrL+I, o CtrL+G en inglés.
21. Para Ocultar varias hojas en forma simultánea, debe de marcar las etiquetas de las
hojas con el botón izquierdo presionado, luego ir al menú textual
Formato/Hoja/Ocultar
22. Para Mostrar hojas, debe ubicar el cursor en el menú textual Formato/Hoja/Mostrar.
33
23. Para Copiar hojas idénticas en el mismo libro, mantenga presionada la tecla Ctrl, y
luego con el botón izquierdo presionado, arrastre la etiqueta de la hoja que desea
copiar, al destino que desea.
24. Para ubicar el cursor en la última celda de un RANGO ya marcado, se presiona
Shift+Tab, si se presiona de nuevo Shift+Tab, se podrá mover de “Abajo hacia
Arriba” línea por línea, ahora bien, si presiona solamente la tecla Tab, Excel Ubicará
el cursor en la primer celda del Rango marcado.
25. Para proteger la APERTURA de un Libro de EXCEL, se debe ir al Menú, Archivo,
Guardar Como, se presiona la opción Herramientas, Opciones Generales, y desde
allí se escriben las contraseñas.
26. Para copiados múltiples del mismo valor en varias celdas, se debe de mantener la
tecla CTRL, presionada, y con el botón IZQUIERDO, seleccionar varias celdas, luego
se escribe el dato que se necesita copiar, note que el cursor quedará ubicado en
la última celda seleccionada, presione luego CTRL+ENTER.
27. Otra forma de copiado es manteniendo la tecla CTRL presionada, y MOVER el
dato que se quiere copiar al lugar que se necesita, luego se suelta el botón
izquierdo y el dato será copiado.
34
USO de Códigos ASCII y combinación de teclas .
En este caso para utilizar los códigos ASCII, debe de presionar en forma simultánea la
TECLA ALT + el número que aparece INCLUYENDO el CERO.
CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER

num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII
01 041 ) 080 P 0119 w 0158 ž 0197 Å 0236 ì
02 042 * 081 Q 0120 x 0159 Ÿ 0198 Æ 0237 í
03 043 + 082 R 0121 y 0160 0199 Ç 0238 î
04 044 , 083 S 0122 z 0161 ¡ 0200 È 0239 ï
05 045 - 084 T 0123 { 0162 ¢ 0201 É 0240 ð
06 046 . 085 U 0124 | 0163 £ 0202 Ê 0241 ñ
07 047 / 086 V 0125 } 0164 ¤ 0203 Ë 0242 ò
08 048 0 087 W 0126 ~ 0165 ¥ 0204 Ì 0243 ó
09 049 1 088 X 0127 • 0166 ¦ 0205 Í 0244 ô
010 050 2 089 Y 0128 € 0167 § 0206 Î 0245 õ
011 051 3 090 Z 0129 • 0168 ¨ 0207 Ï 0246 ö
012 052 4 091 [ 0130 ‚ 0169 © 0208 Ð 0247 ÷
013 053 5 092 \ 0131 ƒ 0170 ª 0209 Ñ 0248 ø
014 054 6 093 ] 0132 „ 0171 « 0210 Ò 0249 ù
015 055 7 094 ^ 0133 … 0172 ¬ 0211 Ó 0250 ú
016 056 8 095 _ 0134 † 0173 - 0212 Ô 0251 û
017 057 9 096 ` 0135 ‡ 0174 ® 0213 Õ 0252 ü
018 058 : 097 a 0136 ˆ 0175 ¯ 0214 Ö 0253 ý
019 059 ; 098 b 0137 ‰ 0176 ° 0215 × 0254 þ
020 060 < 099 c 0138 Š 0177 ± 0216 Ø 0255 ÿ
021 061 = 0100 d 0139 ‹ 0178 ² 0217 Ù
022 062 > 0101 e 0140 Œ 0179 ³ 0218 Ú
023 063 ? 0102 f 0141 • 0180 ´ 0219 Û
024 064 @ 0103 g 0142 Ž 0181 µ 0220 Ü
025 065 A 0104 h 0143 • 0182 ¶ 0221 Ý
026 066 B 0105 i 0144 • 0183 · 0222 Þ
027 067 C 0106 j 0145 ‘ 0184 ¸ 0223 ß
028 068 D 0107 k 0146 ’ 0185 ¹ 0224 à
029 069 E 0108 l 0147 “ 0186 º 0225 á
030 070 F 0109 m 0148 ” 0187 » 0226 â
031 071 G 0110 n 0149 • 0188 ¼ 0227 ã
032 072 H 0111 o 0150 – 0189 ½ 0228 ä
033 ! 073 I 0112 p 0151 — 0190 ¾ 0229 å
034 " 074 J 0113 q 0152 ˜ 0191 ¿ 0230 æ
035 # 075 K 0114 r 0153 ™ 0192 À 0231 ç
036 $ 076 L 0115 s 0154 š 0193 Á 0232 è
038 & 077 M 0116 t 0155 › 0194 Â 0233 é
039 ' 078 N 0117 u 0156 œ 0195 Ã 0234 ê
040 ( 079 O 0118 v 0157 • 0196 Ä 0235 ë
35
Combinación de TECLAS para EXCEL en Español
Tecla Sola Shift Ctrl Alt Ctrl + Shift

F1 Ayuda Qué es esto? Inserta GRAFICO
F2 Editar Campo Insertar Comentario Salvar Como...
F3 Ubica la lista de Pegar Función Define NOMBRE en áreas Crea Nombres

Nombre Rangos
F4 Repite Acción Encuentra espacios Salva el Libro Salir
en Blanco
F5 IR A... Buscar Restaura la Ventana
F6 Abre el Otro Libro Activo Salta al LIBRO

Previo
F7 Ortografía Mueve la Ventana
F8 Extiende la Adjunta a selección Dimensiona el Tamaño de Lista de MACROS
selección celda
F9 Cálculo Manual Calcula toda la Hoja MINIMIZA la Hoja
F10 Activa el MENU Equivale Botón Restaura Todo el Libro

Derecho
F11 Nuevo Grafico Inserta Nueva Hoja Crea Hoja Para MACROS Editor de VB
F12 Salvar Como Salvar Abrir Archivo Imprimir

A Abrir Archivo Marcado de AREA
B Buscar
C Copiar
D Rellena Derecha
E Edición Menú
F Activa el Cuadro FONT Formato Menú
G Guardado Rápido
H Herramientas
Menú
I IR A.... Insertar Menú
J Rellena Abajo
K Inserta Hipervínculo
L Reemplazo
M
N NEGRITA
O
P IMPRIMIR
Q
R
S Subrayado
T Datos Menú
U Crea Nuevo LIBRO
V Pegar
W Cierra el Libro ACTIVO
X CORTAR
36

Tablas Dinamicas

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En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

Se verbaliza de la siguiente forma:

La Búsqueda Horizontal BUSCARH se verbaliza de la misma forma solamente que la búsqueda se

USO EXPERTO DE TABLAS DINÁMICAS

Esta opción permite resumir y analizar rápidamente valores contenidos en una

Nombre Ciudad ÁREA DE VENTASs Edad Profesión Fecha Ingreso

1. Sitúe el cursor en la primera fila, primera columna de la base de datos. Puede

5. Seleccione el campo Profesión y arrástrelo hasta posición Fila de la tabla.

6. Seleccione campo ÁREA DE VENTAS y arrástrelo hasta posición Columna de la

7. Seleccione campo Edad y arrástrelo hasta posición Datos de la tabla.

8. Seguramente en Datos aparecerá Contar de Edad para cambiar a Suma de

El asistente habrá generado una tabla como la que se muestra a continuación.

Operaciones con una tabla dinámica.

Cambiar la función. cambiaremos la función Promedio por la función Contar.

1. Seleccione o ubíquese en cualquier celda pero dentro de la tabla dinámica

2. Presione sobre el botón .

3. Se abre un cuadro de diálogo. De la lista Resumir por, escoja elemento Contar y

A continuación veremos que % representa cada uno de ellos respecto a los

Pruebe con % de Columna para ver que % de

Pruebe con % del total para ver el % de elementos

A continuación veremos la misma tabla pero en acumulados por Profesión, por

Seleccione la primera casilla de la tabla dinámica (A1).

2. Presione sobre el botón .

3. Se abre un cuadro de diálogo. De la lista Resumir por, deje el elemento Sumar y

4. En lista Mostrar datos como, seleccione Total en.

5. En lista Campo base, seleccione elemento Profesión.

**Pruebe mostrar los datos acumulados por ÁREA DE VENTAS.

1. Seleccione la primera casilla de la tabla dinámica.

2. Presione sobre el botón .

3. Se abre un cuadro de diálogo. De la lista Resumir por, deje el elemento Sumar y

4. En lista Mostrar datos como, seleccione Diferencia de.

5. En lista Campo base, seleccione elemento ÁREA DE VENTAS, en Elemento base

2. Presione sobre el botón de la barra de tabla dinámica o haga clic con el

3. Seleccione elemento, en este caso Ciudad. Presione sobre Aceptar. La tabla

Ocultar los totales por ÁREA DE VENTAS.

1. Haga doble clic sobre el botón de campo correspondiente. ÁREA DE VENTAS en

2. En apartado Subtotales, seleccione el botón de radio Ninguno.

3. Presione sobre Aceptar.

** Si desea volver a mostrarlos repita los pasos anteriores y seleccione Automático.

Mostrar la Suma y el promedio por ÁREA DE VENTAS.

1. Haga doble clic sobre el botón de campo correspondiente. ÁREA DE VENTAS en

2. En apartado Subtotales, seleccione los elementos Suma y Promedio.

3. Presione sobre Aceptar.

Ocultar un campo de una tabla dinámica. Ocultaremos el campo Ciudad.

1. Seleccione el campo a ocultar. En nuestro caso Ciudad.

2. Presione sobre el botón de la barra de tabla dinámica o bien Presione el

por ejemplo, seleccione únicamente este elemento y Presione sobre el botón

Ordenar los elementos de una fila o columna.

Ordenaremos los elementos del campo Profesión en orden descendente.

1. Haga doble clic sobre el botón de campo. Profesión en nuestro caso.

2. Presione sobre el botón Avanzado...

3. En Opciones de Autoordenar, seleccione Descendente.

4. Presione sobre Aceptar.

1. Haga doble clic sobre el botón de campo. Profesión en nuestro caso.