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LIQUIDANDO CON
INDEPENDIENTE
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ÍNDICE Pág.
1. Registro 4
2. Autenticación 12
3. Aportante 16
4. Usuario autenticado 24
5. Liquidación activos 27
• En línea 28
• Por archivo 38
• Planillas no pagadas 43
6. Consulta activos 46
• Consulta de planillas 47
• Reportes 52
INTRODUCCIÓN
BIENVENIDO
Porque SOI siempre piensa en facilitarle la vida, usted tiene en sus manos
la mejor forma de liquidar y pagar la seguridad social de sus empleados,
paso a paso.
¡Adelante!
4
REGISTRO EN NUEVO
SOI
5
Ingrese a través
del botón Pago de
Aportes.
6
Seleccione el operador financiero a través del cual realizará la liquidación y pago de aportes a la
Seguridad Social y Parafiscales, haciendo clic sobre el logo del banco:
7
Realice el registro de los datos del Aportante, dando clic en el botón Registrarse como Independiente:
Lea atentamente los “Términos y Condiciones” antes de continuar con el proceso de registro. Marque
la casilla de Acepto y haga clic en el botón Siguiente:
• Identificación (Paso 1 de 4): registre la identificación del aportante y del usuario administrador.
• Información Aportante (Paso 2 de 4): registre la información básica y general del aportante.
• Información Usuario Administrador (Paso 3 de 4): registre la información del usuario administrador.
• Resumen (Paso 4 de 4): verifique la consulta de la información previamente registrada para el Aportante
y usuario administrador que realiza la solicitud de la clave.
Tenga en cuenta que el sistema le permitirá visualizar a través de los Pasos de Navegación la fase de la ac-
tividad en la que se encuentran. También cuenta con iconos de ayuda, que al ser señalados con el puntero
del mouse, mostraran información sobre el campo que contiene la ayuda facilitando el diligenciamiento del
formulario:
Pasos de
Navegación.
Ícono de ayuda.
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Para realizar la consulta de la información previamente registrada dentro del paso en el cual se encuentra, puede hacerlo
dando clic en el ícono .Para continuar con el proceso de registro haga clic en el botón Siguiente:
A continuación podrá confirmar que la información previamente registrada se encuentre correcta. En el caso
en que identifique un dato inconsistente, dando clic en el botón Anterior, el sistema le permitirá realizar la
modificación correspondiente; de lo contrario, haga clic en el botón Finalizar:
El sistema generará un mensaje de confirmación de la inscripción exitosa para que usted realice la activación
de su cuenta:
La activación deber hacerse ingresando al link enviado a la cuenta de correo electrónico registrada en el for-
mulario de registro. Tenga en cuenta que en este correo electrónico le será informada la clave asignada para
el proceso de autenticación, una vez haya sido realizada la activación de su cuenta:
Clave de acceso.
Link de activación de
cuenta.
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Al activar la cuenta, el sistema le notificará del estado de la misma por medio de un mensaje que podrá visualizar
en la página de navegación. A partir de este momento podrá autenticarse en nuestro sistema después de hacer clic
en el botón Ingresar a SOI:
Para autenticarse
haga clic aquí.
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AUTENTICACIÓN
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Para realizar el proceso de autenticación, diligencie la información solicitada por el sistema. Tenga en cuenta
que la clave, es la notificada en el correo electrónico la cual debe ser digitada directamente en el campo
correspondiente. Una vez diligenciada esta información haga clic en el botón Ingresar:
El sistema le solicitará cambio de clave cumpliendo con los parámetros establecidos en la norma
ISO 27002. Tenga en cuenta la siguiente información para realizar el cambio:
El sistema le notificara del cambio de clave exitoso. Haga clic en el botón Aceptar para iniciar el proceso de
navegación en las diferentes opciones que le brinda SOI:
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Una vez autenticado, el sistema le mostrará noticias referentes a la liquidación y pago de la P.I.L.A, que le
serán de gran interés. También podrá encontrar la fecha y hora del último ingreso realizado por el usuario
autenticado:
APORTANTE
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A través de este módulo podrá realizar consultas y actualizaciones del aportante y procesos de
administración de usuarios (creación, edición, inactivación y eliminación) .
Administrar Datos
Consulte la información básica del aportante y la información general, teniendo en cuenta que los
únicos datos que podrán ser modificados son los que se encuentran activos. En caso de realizar mo-
dificaciones puede navegar a través de las diferentes pestañas, dando clic en el botón Guardar para
actualizar la información:
Pestañas de navegación.
1
La opción de creación, edición o modificación de usuarios se encuentra asociada únicamente al perfil
18
Administrar Usuarios
Realice la administración de usuarios (consulta, creación, edición, inactivación y/o eliminación), asig-
nando perfiles de acuerdo a las solicitudes que para cada uno se requieran.
A continuación se detallan los diferentes procesos de administración de usuarios:
Consulta de usuarios: Para realizar la búsqueda general de usuarios asociados al aportante autentica-
do, haga clic en el botón Buscar para obtener esta información:
Creación de usuarios: Para realizar la creación de un nuevo usuario haga clic en el botón Crear
Usuario:
Diligencie la información del nuevo usuario a registrar, teniendo en cuenta el perfil de autorización y estado del mismo.
• Administrador Aportante: Usuario con acceso a la información registrada del aportante, liquidación de planilla,
pago de planilla, consulta de planillas, descargue de soportes de pago, creación, activación, edición y eliminación de
usuarios.
• Consultas y Soportes Aportante: Usuario con acceso a la consulta y descargue de soportes de pago.
• Liquidador, Pagador, Consulta y Soportes Aportante: Usuario con acceso a la liquidación, pago, consulta de
planillas y descargue de soportes.
Una vez guardada la información, el sistema le notificará sobre el estado de la creación del usuario.
El nuevo usuario deberá realizar el proceso de autenticación con la información enviada al correo electrónico
registrado:
Edición de usuarios: Para realizar la edición en la información o modificar el perfil de un usuario existente,
realice el cambio haciendo clic en el ícono Editar del usuario a modificar:
Realice las modificaciones correspondientes y haga clic en el botón Guardar. El sistema confirmará el
éxito en la actualización:
Mensaje de
confirmación.
Inactivación (activación) de usuarios: Para realizar la inactivación (activación) de usuario ingrese por la opción
Editar datos del usuario, seleccione la opción correspondiente (NO, SI) del listado desplegable Activo.
Para que los cambios queden registrados haga clic en el botón Guardar:
Mensaje de
confirmación
Seleccione la opción
deseada
Eliminación de usuarios: Para realizar la eliminación de un usuario, haga clic en el ícono Eliminar
El sistema le notificará si está seguro de realizar la eliminación del usuario. Al dar clic en el botón Aceptar del
mensaje, el sistema confirmará que el proceso realizado ha sido exitoso:
USUARIO
AUTENTICADO
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A través de esta opción podrá actualizar información asociada al usuario que se encuentra autenticado
en el sistema (datos del usuario y clave).
• Administrar Datos: Permite realizar la actualización de los campos que se encuentren activos. Haga clic en
el botón Guardar para terminar con el proceso. El sistema confirmará el éxito de la actualización:
Mensaje de
confirmación.
Cambiar clave: Permite realizar el cambio de clave cumpliendo con los parámetros mencionados para la
AUTENTICACIÓN (página 12 de este manual). Para que el cambio de clave se exitoso haga clic en el botón
Cambiar Clave:
LIQUIDACIÓN
ACTIVOS
28
A través de esta opción podrá realizar la liquidación y pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales
de sus empleados, de acuerdo a los lineamientos dados por el Ministerio de la Protección Social.
EN LÍNEA
Esta opción le permitirá realizar el registro como independiente a cada uno de los subsistemas de la seguridad
social y aportes parafiscales, digitando la información a través de la planilla web.
Para iniciar con el proceso de liquidación diligencie los campos solicitados por el sistema. En caso de requerir
la edición de la Forma de Presentación, CCF o ARP, haga clic en el vínculo correspondiente. Para continuar con
el proceso de liquidación haga clic en el botón Siguiente:
Para liquidar la planilla como independiente haga clic en el botón Agregar Cotizante.
• Información Básica (Paso 1 de 5): en este paso debe registrar la identificación, clasificación y ubicación
del cotizante.
• Novedades (Paso 2 de 5): en este paso debe reportar las novedades generadas para el cotizante
correspondientes al periodo a liquidar.
• Seguridad social (Paso 3 de 5): en este paso debe registrar el salario del cotizante, las administradoras,
tarifas y demás campos que apliquen para los subsistemas de pensión, salud y riesgos profesionales.
• Parafiscales (Paso 4 de 5): en este paso debe registrar la caja de compensación familiar y tarifas que
apliquen para los subsistemas de aportes parafiscales.
• Resumen (Paso 5 de 5): en este paso el sistema permitirá realizar la consulta a través de pestañas de
Navegación de la liquidación registrada para el cotizante. Haciendo clic en cada de una de estas podrá
consultar esta información.
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Para terminar con el proceso de registro del cotizante haga clic en el botón Finalizar:
Pestañas de
navegación.
A continuación el sistema mostrará el cotizante registrado con la información detallada. Si desea realizar la consulta
para este cotizante, haga clic sobre el nombre del cotizante en el paso 2 de 3 – Crear Planilla en Línea.
Para guardar la información del(os) cotizante(s) registrado(s), haga clic en el botón Guardar. El sistema le asignará
el número de planilla correspondiente:
Número de planilla
asignado por el
sistema.
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Ahora podrá obtener la información detallada de la liquidación realizada para el(los) cotizante(s) registrado(s)
en la planilla, por medio de un archivo Excel generado por el sistema.
Haga clic en la
opción deseada.
Si desea realizar la edición del cotizante haga clic en el ícono Editar ,en la sección Liquidación Detallada
(este proceso consta de 5 pasos, los mismos pasos que se encuentran detallados en la sección Agregar Coti-
zante en la página 28 de este manual):
Este archivo no es válido como soporte para realizar solicitudes y/o reclamaciones.
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Si desea realizar el proceso de eliminación de un cotizante, marque la casilla ubicado en el costado izquierdo del
cotizante en la sección Liquidación Detallada y haga clic en el botón Eliminar Cotizantes. A continuación el siste-
ma le notificará si está seguro de realizar la eliminación del usuario. Al dar clic en el botón Aceptar del mensaje,
el sistema confirmará que el proceso realizado ha sido exitoso:
Marque la casilla
para eliminar
cotizante.
Dando clic en el botón Siguiente el sistema le permitirá continuar con el proceso de liquidación y pago de la
planilla:
A continuación el sistema lo llevará al Paso 3 de 3 – Liquidación General a través del cual podrá realizar el
reporte de descuentos asociados a las entidades administradoras correspondientes, ya sea por Incapacidad
por Enfermedad General, Incapacidad por Riesgos Profesionales, Licencias de Maternidad y/o Saldos a Favor
El sistema desplegará el Resumen el cual contiene la información a pagar por cada una de las entidades
administradoras registradas, número de cotizantes y valor total por pagar para esta planilla. En esta sección
también podrá exportar el detalle (Excel ) de la liquidación de planilla el cual contiene un resumen general y
uno por cada entidad administradora (una pestaña por cada resumen). Para continuar con el proceso de pago
haga clic en el botón PSE:
Posteriormente el sistema mostrará el valor a pagar de la planilla. Seleccione el Tipo de Aportante ante Enti-
dades Financieras (Jurídica o Natural) y la entidad financiera a través de la cual realizará el pago.
Para continuar con el proceso de pago haga clic en el botón Pagar:
Luego de encontrarse en el portal de su entidad financiera, es necesario que ingrese la información solicitada
por esta entidad. Tan pronto sea realizado el pago, la entidad financiera lo enviará nuevamente al portal SOI
donde podrá descargar el Comprobante de Pago:
POR ARCHIVO
Esta opción le permitirá realizar el cargue de su archivo plano en formato .txt con la información de sus
empleados activos, el cual debe cumplir con la estructura definida en la Resolución 1747 de 2008 y normas
que correspondan.
Para iniciar con el proceso de cargue del archivo diligencie los campos solicitados por el sistema, teniendo en
cuenta que al realizar el cargue, si este tiene un tamaño igual o superior a 1Mb, este deberá ser comprimido.
Para continuar con el proceso de validación y cargue del archivo haga clic en el botón Siguiente:
Para el caso en el cual la validación del archivo sea exitosa, el sistema lo llevará al Paso 2 de 2 – Información
General a través del cual podrá realizar el reporte de descuentos asociados a las entidades administradoras
correspondientes, ya sea por Incapacidad por Enfermedad General, Incapacidad por Riesgos Profesionales,
Licencias de Maternidad y/o Saldos a Favor, en el caso en el cual no hayan sido reportados dentro del archivo
plano.
El sistema desplegará el Resumen el cual contiene la información a pagar por cada una de las entidades
administradoras registradas, número de cotizantes y valor total por pagar para esta planilla. En esta sección
también podrá exportar el detalle (Excel ) de la liquidación contenida dentro del archivo plano cargado, donde
visualizará un resumen general y uno por cada entidad administradora (una pestaña por cada resumen), adi-
cional al botón Enviar Correo de Notificación, el cual realizará el envío de un correo electrónico notificando
el estado exitoso del cargue del archivo. Para continuar con el proceso de pago haga clic en el botón PSE:
Posteriormente el sistema mostrará el valor a pagar de la planilla, mostrando los días de mora y el valor por
mora a la fecha en la cual se está realizando el proceso de pago. Seleccione el Tipo de Aportante ante Entidades
Financieras (Jurídica o Natural) y la entidad financiera a través de la cual realizará el pago. Para continuar con
el proceso de pago haga clic en el botón Pagar:
Verifique la
información de la
planilla.
Luego de encontrarse en el portal de su entidad financiera, es necesario que ingrese la información solicitada
por esta entidad. Tan pronto sea realizado el pago, la entidad financiera lo enviará nuevamente al portal SOI
donde podrá descargar el Comprobante de Pago:
En caso en el que el archivo contenga errores de estructura o como resultado de la validación del sistema (no
exitosa), el sistema generará un informe de errores en Excel. Para realizar el descargue del informe de errores,
haga clic en el ícono:
PLANILLAS NO PAGADAS
A través de esta opción podrá realizar la consulta, edición y eliminación de las planillas elaboradas y que no
se encuentren pagadas. Esta consulta podrá ser realizada de acuerdo a la información que tenga para la misma
(criterios de búsqueda). Tenga en cuenta que esta información podrá ser vista por el usuario autenticado, de
acuerdo al perfil asignado.
Para realizar la búsqueda de planillas no pagadas existen los siguientes criterios de búsqueda:
Seleccione la
pestaña Específica
para consulta con
número de planilla.
General: si no tiene el número de planilla, la consulta podrá ser realizada a través de los diferentes filtros
habilitados en el sistema: Tipo de Planilla, Sucursal/Dependencia, Estado, Fecha Desde, Fecha Hasta, Periodo
de Liquidación. El sistema solicitará al menos un criterio de búsqueda.
Seleccione la
pestaña General
para utilizar los
filtros habilitados.
El sistema mostrará como resultado de la búsqueda la información de la planilla consultada. Si desea realizar
la eliminación de una planilla, marque la casilla ubicado en el costado izquierdo de la planilla seleccionada y
haga clic en el botón Eliminar Seleccionada. A continuación el sistema le notificará si está seguro de realizar
la eliminación de la planilla. Al dar clic en el botón Aceptar del mensaje, el sistema confirmará que el proceso
realizado ha sido exitoso. Para realizar la edición de la planilla haga clic en el ícono :
CONSULTA
ACTIVOS
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A través de esta opción podrá realizar la consulta de las planillas elaboradas y pagadas, al igual que el reporte
de los últimos pagos realizados del(os) cotizante(s) reportados teniendo en cuenta que no podrán ser modi-
ficadas y eliminadas a través de este modulo. Esta consulta podrá ser realizada de acuerdo a la información
que tenga para la misma (criterios de búsqueda).
CONSULTA DE PLANILLAS
Para realizar la consulta de planillas en cualquiera de sus estados, los criterios de búsqueda existentes en la
aplicación son:
Seleccione la
pestaña Específica
para consulta con
número de planilla.
General: si no tiene el número de planilla, la consulta podrá ser realizada a través de los diferentes filtros
habilitados en el sistema: Tipo de Planilla, Sucursal/Dependencia, Estado, Fecha Desde, Fecha Hasta, Periodo
de Liquidación. El sistema solicitará al menos un criterio de búsqueda.
Seleccione la
pestaña General
para utilizar los
filtros habilitados.
El sistema mostrará como resultado de la búsqueda la información de la planilla consultada. Ver la información
de la planilla pagada haga clic sobre el número de planilla. Para realizar el descargue del Comprobante de
Pago o los Soportes de Pago, haga clic sobre los íconos correspondientes. Tenga en cuenta que para realizar el
descargue de los soportes es necesario que tenga instalado en el equipo el programa Adobe Acrobat o Adobe
Reader:
Dentro de los Soportes de Pago encontrará las siguientes opciones, haga clic en el ícono para realizar la
descarga de la información:
•General: realice aquí el descargue del soporte de pago de la planilla pagada con información general tanto
del aportante, de la planilla y del detalle de la liquidación.
•Subsistema y Administradora: realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada,
ya sea por administradora(s) o subsistema(s):
•Departamento y Municipio: realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada, ya
sea por departamento(s) o municipio(s).
•Centro de Trabajo: realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada, de los centros
de trabajo que el aportante haya reportado. Este soporte podrá ser generado para todos los centros de trabajo
o digitando uno a uno la información de los centros de trabajo a consultar.
•Cotizante: realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada, de los cotizantes que
el aportante haya reportado. Este soporte podrá ser generado para todos los cotizantes o digitando uno a uno
la información de los cotizantes a consultar.
REPORTES
En esta opción podrá obtener un reporte detallado con los pagos realizados de forma general para
el(os) cotizante(s) relacionados. Active el botón de opción deseada y haga clic en el botón Siguiente
Diligencie la información solicitada por el sistema de acuerdo al tipo de reportes que desee obtener en la consulta,
teniendo en cuenta que para ingresar el usuario a consultar debe hacer clic en el botón Ingresar. Cuando este se
encuentre ingresado, el sistema le mostrara el ícono para que realice la descarga del reporte.
En el caso que desee realizar la eliminación de la información de un cotizante a consultar, haga clic en el ícono :
Seleccione la forma
en la que realizará la
consulta.
Seleccione la serie
de periodos a
consultar.
Haga clic aquí para
eliminar la consulta
del cotizante.
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