Trabajar con una hoja de Cálculo Calc

Trabajar con una hoja de cálculo

Introducción: Hojas de cálculo.

El ordenador representa una herramienta de trabajo multifunción, ya que mediante
su uso podemos realizar una gran diversidad de actividades. El ordenador es una
herramienta que nos permite optimizar procesos y en el ámbito empresarial este
hecho esta muy demandado.
Uno de los grandes quebraderos de las empresas han sido los famosos libros de
contabilidad, donde se registran ingresos, gastos, activos, pasivos, etc. Las hojas de
cálculo por ordenador surgieron para automatizar e informatizar los libros de
contabilidad, aunque su uso se extiende también para el análisis de la información
y como herramienta de cálculo.
La hoja de cálculo incluida en OpenOffice es Calc, cuyo funcionamiento veremos en
los siguientes puntos

Iniciando Calc
Cuando ejecutamos la aplicación Calc, nos aparece una ventana como la siguiente,
como se puede apreciar, la aplicación guarda una gran similitud con las aplicaciones
de la suite OpenOffice. En la figura podemos apreciar que tenemos abierto el
documento Sin nombre1, y que nos encontramos en la Hoja 1 del libro de cálculo.

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Conceptos relacionados
Antes de entrar en materia, conviene tener claros una seria de conceptos, para
poder empezar a sacar provecho a la aplicación:
 Libro y hoja de cálculo: El libro de cálculo sería el equivalente al libro de
contabilidad en papel, mientras que las hojas del libro de cálculo se
corresponderían a las hojas que forman el libro en papel.

 Filas y columnas: Una hoja es una cuadrícula compuesta por 256 columnas y
32.000 filas. Las cabeceras de las columnas van de la A a la Z (sin la CH, la LL y
la Ñ), para luego continuar desde la AA hasta la IV.
 Celda: La intersección de una columna se denomina celda, para identificar las
celdas se nombran del siguiente modo:
CabezaraColumnaCabeceraFila
Ejemplo: La celda A1 se corresponde con la celda situada en la columna A y en
la fila 1.

 Rango de celdas: Un grupo de dos o más celdas adyacentes se denomina

rango, por ejemplo, las celdas A1, A2, A3, B1, B2, B3. Para indicar un rango se
utiliza la siguiente terminología:
Celda_superior_izquierda:Celda_inferior_derecha
Ejemplo: El rango A1:C2 se correspondería con las celdas A1, A2, B1, B2, C1,
C2.

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Desplazarse por una hoja de cálculo

Para movernos por la hoja de cálculo podemos utilizar tanto el teclado como el
ratón. La celda activa se diferencia del resto por estar realzada con un contorno
más grueso. Para introducir datos lo único que tendremos que hacer será teclearlos
en la celda activa.

Seleccionar una celda

 Para movernos por las celdas mediante el teclado, bastará con utilizar los
cursores (las cuatro flechas de dirección).
Para pasar de una celda, a la que se encuentra a su izquierda también podemos
pulsar la tecla “Tab” (tecla con dos flechas).
Para pasar a las celda que se encuentra debajo de la celda actual también
podemos pulsar la tecla “Intro” o “Enter”.
 Para seleccionar una celda mediante el ratón haremos clic en ella.
Seleccionar un rango de celdas

 Para seleccionar un rango de celdas mediante el teclado, nos situaremos en la

celda superior izquierda mediante los cursores, una vez en ella, pulsaremos
sobre la tecla “Shift” o “Mayúsculas” y sin soltarla nos desplazaremos con los
cursores hasta la celda inferior derecha.
 Para seleccionar un rango de celdas mediante el ratón, haremos clic en la celda
superior izquierda, y manteniendo pulsado el ratón nos desplazaremos hasta la
celda inferior derecha.
Seleccionar celdas no adyacentes

Puede darse el caso en que queramos seleccionar celdas que no formen parte de un
rango, para realizar está acción deberemos:
1. Seleccionar la primera celda y arrastraremos el ratón presionando el botón hacia
la derecha, de modo que se seleccionará la celda contígua, y sin soltar el ratón
volvemos hacia la primera celda. Ahora ya estamos en el modo selección.
2. Para seleccionar el resto de celdas pulsaremos sobre ellas manteniendo la tecla
“Ctrl” (Control) todo el tiempo presionada.

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Seleccionar una fila completa

 Para seleccionar una fila completa mediante el teclado, pulsaremos la

combinación de teclas “Shift” + “Barra espaciadora”.
 Para seleccionar una fila completa mediante el ratón, haremos clic en el rótulo
indicador de fila.

Seleccionar una columna completa

 Para seleccionar una columna completa mediante el teclado, pulsaremos la

combinación de teclas “Control” + “Barra espaciadora”.
 Para seleccionar una fila completa mediante el ratón, haremos clic en el rótulo
indicador de columna.

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¿Por qué utilizar una hoja de cálculo?

Antes de seguir avanzando, conviene ver la utilidad de una hoja de cálculo, ya que
si no nos va a facilitar el trabajo no hay razón para usarla.
El mejor modo para ver la utilidad de una hoja de cálculo es darnos cuenta por
nosotros mismos que es útil, y para ello lo veremos mediante un ejemplo.
Vamos a suponer que estamos en una empresa, que dispone de cinco vehículos, y
nuestro querido jefe nos pide que le demos un extracto del consumo de cada
vehículo (en combustible y económico) y el total.
La información de la que disponemos es el kilometraje de cada vehículo, el precio
por litro del combustible, y una aproximación del consumo de cada vehículo cada
100 Km. Todos los vehículos son diesel, y el precio por litro son 0,92€.

A continuación abriremos una hoja de cálculo nueva, y copiaremos la información

que tenemos en la imagen.
Ahora ya podemos empezar a rellenar la tabla, para ello podemos hacer uso de la
calculadora que incorpora Windows (InicioEjecutarCalc).

Importante: La separación decimal se realiza mediante la coma “,”.

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Editar o modificar el contenido de una celda

Cada vez que introducimos datos en una celda, estos se visualizan en dos sitios, en
la misma celda y en la Línea de entrada que se encuentra situada en la Barra de
fórmulas, como podemos apreciar en la imagen:

Para editar el contenido de una celda para modificar los datos, tenemos varias
opciones:
 Seleccionar la celda y pulsar la tecla “F2”.
 Hacer doble clic en la celda que queremos editar o modificar.
 Seleccionar la celda y dirigirnos a la Línea de entrada de la Barra de fórmulas
para modificarla.

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