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Índice

Introducción Excel 2007 ................................................................................................ 3


Empezar a trabajar con Excel 2007 ............................................................................... 4
I. Aplicar Formato a la Hoja de Cálculo ........................................................................ 12
II. Fórmulas y Funciones ............................................................................................. 16
Funciones Matemática y Trigonométrica .................................................................. 20
Funciones Estadísticas ............................................................................................ 22
Funciones Lógicas ................................................................................................... 24
Funciones Financieras ............................................................................................. 26
Funciones de Bases de Datos.................................................................................. 27
Funciones de Búsqueda y Referencia ...................................................................... 29
III. Gráficos .................................................................................................................. 32
III. Herramientas Avanzadas........................................................................................ 34
IV. Manejo de Bases de Datos .................................................................................... 37
V. Diseño e Impresión de Hojas de Cálculo ................................................................. 47
Bibliografía .................................................................................................................. 51

2 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


Programa de Capacitación Informática.
Coordinación TIC - FCTyA

Introducción Excel 2007


Excel es un programa Ofimático que brinda muchas facilidades para la realización de cálculos
simples y complejos, así como representaciones gráficas de los datos que el usuario ingresa.
Es un programa que permite la creación de Libros de Trabajo; formados por Hojas de Cálculo
que permiten realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula, que facilitan el
análisis de los mismos mediante representaciones gráficas.

Este curso de Excel Avanzado, pretende afianzar los conocimientos de Excel adquiridos
empíricamente en el quehacer laboral, además de proporcionar algunas herramientas útiles
para realizar cálculos de mayor complejidad, utilizar filtros, formularios, bases de datos,
validaciones, tablas dinámicas y gráficos, que faciliten la comprensión e interpretación de
nuestra información.

Al utilizar el programa se crea un archivo de extensión .xlsx denominado Libro. Un libro es un


1
conjunto de hojas de cálculo y gráficos y puede contener más de 2,400 hojas. Cada hoja de
cálculo está formada por filas y columnas. El usuario puede utilizar 16.384 columnas y
1.048.576 filas.

B6

Como se muestra en la imagen anterior, las columnas se identifican por letras, que van desde la
A hasta la XFD2 y las filas por números 1, 2,3…1048576 3. La intersección de una fila y una
columna se denomina Celda, cuyo nombre está formado por el identificativo de la Columna
seguido del identificativo de la columna, por ejemplo A1, B6, Z43.

La unión de celdas horizontalmente se llama rango horizontal y se denota de la siguiente


manera: A1:J1 es decir, desde la celda A1 hasta la J1.
La unión de celdas verticalmente se denomina rango vertical y se denota así, A1:A50; desde la
celda A1 hasta la celda A50.

Una Referencia identifica el rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué
celdas debe buscar los datos que desea utilizar en las fórmulas. Otra forma de hacer
referencias a los rangos es utilizar dos valores separados por dos puntos (:), como se explicaba
anteriormente.

1
Universidad de Novarra. Centro de Tecnología Informática. Manual Excel 2003
2
Para comprobar este dato, presione simultáneamente las teclas Ctrl + direccional hacia la derecha
3
Para comprobar este dato, presione simultáneamente las teclas Ctrl + direccional hacia abajo
3
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Empezar a trabajar con Excel 2007
Empezar a trabajar con Excel
Existen varias formas para abrir el programa:

 Desde la Opción Programas:


1. Clic en el Menú Inicio
2. Opción Todos los Programas
3. Clic en Microsoft Office
4. Microsoft Office Excel 2007

2. Clic en
Ejecutar

 Desde la Opción Ejecutar


1. Clic en el Menú Inicio
2. Opción Ejecutar
3. En el Recuadro abrir escribe excel, puede 3. Escribir Excel
escribirse en mayúscula o minúscula.
4. Para finalizar, Clic en Aceptar o con Enter basta.

Elementos de la Ventana de Excel


4. Clic
Aquí
Al iniciar Excel, aparece la ventana principal del programa, en donde usted puede realizar
operaciones básicas de copiado y pegado, formato de fuentes, alineaciones y formato de celdas,
estilos a las celdas, filtros, insertar funciones, entre otras.

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La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Por defecto,
al crear un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guarde y le de el
nombre que desea. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar ,
restaurar y cerrar .

La barra de acceso rápido


Contiene las operaciones más habituales de Excel como
Guardar , Deshacer o Rehacer . Si desea añadir más
botones a la barra de acceso rápido, haga clic en la flecha
desplegable de la derecha y seleccione las opciones que
desea añadir a la barra, como se muestra a la derecha:

La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. En la
siguiente imagen se muestran las opciones correspondientes al menú Inicio.

Al hacer clic en Insertar, verá las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes
elementos que se pueden crear en Excel y así cada una de las opciones de los menús.

La Barra de etiquetas
Cuando empieza a trabajar en Excel, el nuevo libro trae por defecto tres hojas de cálculo, basta
con un solo clic encima de la pestaña, para trasladarse de una hoja a otra. Si el número de hojas
no caben en la barra de etiquetas, tendrá que hacer uso de los botones que aparecen a la
izquierda de dicha barra:

Para visualizar a partir de la Hoja1.


Para visualizar la hoja anterior a las que está visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que está visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.

Botón Office. El botón de Office, se encuentra en la parte


superior izquierda de la pantalla, y permite realizar acciones
sobre el documento, tales como Guardar, Guardar Como,
Imprimir, Nuevo Libro, etc.

La barra de fórmulas

Muestra el nombre y el contenido de la celda activa.


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A. Guardar y Abrir un Libro de Trabajo

Cuando empieza a crear un libro de trabajo y desea recuperarlo en otra ocasión para modificarlo
o imprimirlo, tiene que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina
Guardar. Es recomendable que vaya guardando periódicamente el trabajo que hace, dado que
pueden ocurrir inconvenientes que causen pérdida de la información.

Para guardar un libro


1. Clic en el Botón de Office
2. Seleccione la Opción Guardar.
3. Aparecerá una ventana similar a la siguiente:

4. Seleccione la ubicación
donde desea almacenar el
archivo, disquete, cd, dvd, etc.

5. Escriba el
nombre del archivo
que creado

6. Clic en
Guardar

Este formato de archivo sólo podrá abrirse en computadoras que tengan instalado el
Excel 2007, de no ser así, es recomendable que guarde el archivo como tipo: Libro
de Excel 97-2003.

Una vez que ya ha guardado el documento, haga Clic sobre el botón


Guardar de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo
nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl +
G.

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Aplicar contraseña al archivo creado


Si usted desea proteger un archivo, es recomendable aplique contraseña al mismo. Es útil, por
ejemplo, en el caso que el control de Notas de los estudiantes se lleve en una hoja de cálculo y
para evitar cualquier modificación, se protege mediante una contraseña.

En la ventana de Guardar Como… antes de hacer clic sobre el botón Guardar, haga clic en el
botón Herramientas ubicado en la parte inferior izquierda de la misma ventana, tal como se
muestra a continuación:

Clic Aquí

Luego seleccionar la opción… Opciones Generales y se mostrará la ventana donde


indicará la contraseña que desea colocar; al finalizar hacer clic en Aceptar:

Para abrir un libro: Para abrir un libro anteriormente guardado, debe hacer clic en el botón de
Office, y luego en la opción Abrir.

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Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Seleccione la ubicación donde está el archivo que desea abrir, clic sobre el archivo y luego en el
botón Abrir.

Puede suceder que el archivo que creó, se dañe por diferentes causas,
antes de alarmarse es recomendable intente abrir el archivo como de
sólo lectura, como copia o indicarle al sistema que intente reparar el
archivo.

B. Operaciones con Celdas y Hojas


Selección de celdas, filas, columnas y hojas de cálculo

Para poder modificar una celda o un rango de celdas es necesario seleccionar aquellas en las que
desea realizar la operación.

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 Para seleccionar una única celda sólo tiene que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el
botón izquierdo del ratón. Este se transforma en una cruz gruesa blanca, tal como:
.

 Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón


izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado
el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar,
después soltarlo y verá como las celdas seleccionadas aparecen con un
marco alrededor y cambian de color. Aunque la primera celda aparezca
sombreada en blanco eso significa que de ahí inicia la selección.

 Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la
columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.

 Para seleccionar una fila hay que situar el cursor


sobre el identificativo izquierdo de la fila a
seleccionar y hacer clic sobre éste.

 Para seleccionar una hoja de cálculo situarse sobre el botón


superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la
columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

Para agregar filas y/ o columnas


1. Ubíquese encima de la fila donde desea insertar la nueva fila.
2. En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio,
hay un botón de Insertar... Clic en él para insertar una fila.

Para eliminar una fila y/ o columna


1. Seleccione la fila que desea eliminar.
2. En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio,
hay un botón de Eliminar... Clic en él para eliminar la fila.

Para Copiar y Pegar celdas


1. Seleccione las celdas que desea copiar o cortar.
2. Haga clic en el botón Copiar , o en su caso Cortar , ambos ubicados en la
pestaña de Inicio.
3. Seleccione la nueva ubicación de la celdas.
4. Clic en el botón Pegar .

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Insertar hojas en un libro de trabajo
Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más.

Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:


1. Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas
siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada.
2. En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio, hay un
botón de Insertar... Seleccione la opción Insertar Hoja.
O bien,
Hacer clic en el botón Insertar Hoja que aparece en la barra de etiquetas:

Ocultar hojas.
 Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo,
seguir los siguientes pasos:
 Seleccionar las hojas a ocultar. No se pueden seleccionar
todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de
trabajo.
 Seleccionar el menú Formato.
 Elegir la opción Ocultar y mostrar.
 Aparecerá otro submenú.
 Seleccionar la opción Ocultar hoja.

Mostrar hojas ocultas.

Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes


pasos:
 Seleccionar el menú Formato.
 Elegir la opción Ocultar y mostrar.
 Aparecerá otro submenú.
 Elegir la opción Mostrar hoja...
 Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de la derecha
con las hojas ocultas.
 Seleccionar la hoja a mostrar.
 Hacer clic en Aceptar.

Cambiar Nombre a la Hoja


Para cambiar el nombre a la hoja, basta con hacer doble clic encima del nombre de la hoja y
escribir el nuevo nombre.

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Cambiar el color a las etiquetas de hoja

Excel 2007 también nos permite cambiar o asignar un


color a las etiquetas de las hojas de cálculo. Para ello,
seguir los siguientes pasos:

 Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio.


 Elegir la opción Color de etiqueta.
 Aparecerá otro submenú.
 Seleccionar el color deseado.

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que


seguir los mismos pasos, sólo deberá Seleccionar la
opción Sin color.

Ingreso de Datos en las celdas


En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.

1. Situar el cursor sobre la celda donde se va a introducir los datos y teclear los datos
deseados. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como
muestra la siguiente figura:

2. Una vez escrito el contenido de la celda, puede utilizar los siguientes métodos:
 Enter: Se valida el valor introducido en la celda.
 Teclas de Movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y además la
celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada: derecha, izquierda,
arriba o abajo.
 Cuadro de Aceptación: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic
sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa
seguirá siendo la misma.

Nota:
Si antes de introducir la información cambia de opinión y desea restaurar el contenido de la
celda a su valor inicial, sólo debe pulsar la tecla Esc o hacer clic sobre el botón Cancelar
de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor
que tenía.

Para modificar el contenido de una celda, basta con presionar la tecla F2 o Supr.
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I. Aplicar Formato a la Hoja de Cálculo
Excel nos permite darle una buena presentación a la hoja de cálculo resaltando la información
más interesante, y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Tiene diferentes opciones
para cambiar el aspecto de las celdas, tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes,
sombreados y forma de visualizar números en la celda, entre otras.

A. Fuente
Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el
tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo, puede utilizar los cuadros de
diálogo o la banda de opciones, en cualquiera de las dos primero deberás previamente
seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto.

• Utilizando los cuadros de diálogo:


En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie
de la sección Fuente.

Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas,


haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la
derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados,
hacemos clic sobre el botón Aceptar.

B. Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de
cálculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la


alineación. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección
Alineación.

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Luego aparecerá la ventana de alineación donde usted podrá modificar, las opciones que estime
conveniente:

C. Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Usted puede aplicar
bordes de diferentes maneras:

 Desde la Banda de Opciones

En la Banda de opciones dispone de un botón que


permite modificar los bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde


tal como viene representado en éste. En caso de querer
otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del
botón. O hacer clic en la opción Más Bordes…

Aparecerá la ventana de Formato de Celdas, una vez que modifique los bordes que
desea, clic en Aceptar.

 Desde el Menú Contextual Fuente

1. Seleccionar el rango de celdas al cual


queremos modificar el aspecto.
2. Seleccionar la pestaña Inicio.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra
bajo la sección Fuente.
4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer
clic sobre la pestaña Bordes.

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5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

D. Relleno

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo
para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

En la Banda de opciones dispone de un botón que permite modificar


los bordes de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón
se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en
amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la
flecha derecha del botón.

Otra forma de aplicar relleno, es desde el Menú Contextual Fuente:

1. Seleccionar el rango de celdas al cual


queremos modificar el aspecto.
2. Seleccionar la pestaña Inicio.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra
bajo la sección Fuente.
4. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
5. Aparecerá la ficha de la derecha.
6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
7. Una vez elegidos todos los aspectos
deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

E. Números

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Puede


realizarse de dos maneras:

 Desde la Banda de Opciones

En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de


botones que nos permitirán modificar el formato de los números de
forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato
moneda.
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).

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Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).


Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

 Desde el Menú Contextual Número


1. Seleccionar la pestaña Inicio.
2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra
bajo la sección Número.
3. Hacer clic sobre la pestaña Número.
4. Aparecerá la ficha de la derecha:
5. Elegir la opción deseada del recuadro
Categoría:
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

La categoría depende del valor introducido en la celda. Las más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que


utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma
exponencial, etc.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de
decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de
visualizar los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de
decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de
visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y
las comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la
celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

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II. Fórmulas y Funciones

Fórmula
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas y
operadores. Esta debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo = (igual).

Sintaxis de una Fórmula:


= referencia + operador + referencia

Pasos para insertar una Fórmula:


 Seleccione la celda en la que desea insertar la fórmula, verifique que esta no contenga
datos.
 Inserte el símbolo =, y luego digite los valores o indique la referencia de las celdas con
las valores que la fórmula utilizará, para efectuar el cálculo.

 Luego pulse enter para que aparezca el resultado.

Función
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2003, que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado el cual aparecerá directamente en la celda.
Sintaxis de una función:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Reglas para definir una función:


 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
 Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;

Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas
incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

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Insertar una Función


Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel 2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas.

Desde la celda:
Basta con escribir el signo de igual y luego la sintaxis de la función.

Desde el Asistente
 Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
 Hacer clic en el Menú Fórmulas.
 Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. En ambos casos, aparecerá
el siguiente cuadro de diálogo:

Copiado automático de funciones / fórmulas


Excel 2003, ofrece una forma más rápida y
efectiva de copiar automáticamente, las fórmulas
en las celdas contiguas a las que ya contengan una.
Como el caso de la figura de la derecha. Observe
en la celda D4 la fórmula =B4+C4.

Para efectuar este proceso coloque el cursor en la parte inferior derecha de la celda justo donde
se observa el punto negro de la misma, cuando el cursor se convierta en una cruz negrita como
se observa en la imagen superior derecha arrastre el ratón en la dirección (izquierda, derecha,
abajo o arriba), en donde desea copiar la fórmula.

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Tal como se observa en la imagen de la
izquierda. La fórmula se copió para las
celdas inferiores con los datos de
referencia correspondientes.

Referencias
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a
Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una
fórmula.

Los diferentes tipos de referencias a celdas son:


 RELATIVAS: Si copia una fórmula con referencias relativas, la fórmula cambiará
automáticamente dependiendo de donde vamos a copiarla.

 ABSOLUTAS: Si copia una fórmula con referencias absolutas, la fórmula no variará ya


que se indica que celdas quedarán fijas (el símbolo $ indica que una celda está fija y no
cambiará cuando se copie)

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a


celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros, así podremos hacer cálculos
con celdas de diferentes hojas y libros.

 Referencia a otras hojas: Debe indicarse el nombre de la hoja seguido del signo de
exclamación y el nombre de la celda.

Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia indica seleccionar la celda A2 de la hoja


Hoja2.

Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia


sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre de
la hoja entre comillas simples ' '.

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 Referencia a otros libros: Para hacer referencia a celdas de otros libros debe indicar el
nombre del libro entre corchete, y el resto como referencia a otra hoja.

Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se


encuentra en el libro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2.

Mensajes de error más frecuentes


Cuando una fórmula no se introduce correctamente, Excel presenta un mensaje de error que
indica cuál es el fallo cometido:

#¡Valor!: Excel envía este error cuando en la fórmula se hace referencia a una celda en la que no
hay un valor numérico sino de texto, o comas en lugar de puntos y viceversa para indicar
decimales o miles.

#¡div/0!: Se muestra cuando en la fórmula se ha hecho referencia en un denominador a una


casilla donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco.

#¡ref!: Este error quiere decir error en la referencia de celdas que se hace en las fórmulas.

###: Esto no es necesariamente un error. Con esto el Excel, indica que el resultado de la fórmula
no cabe en el ancho de la celda. Basta con ampliar la anchura de la columna para conseguir ver
bien los resultados.

#¿Nombre? Este quiere decir que hay algún error en el enunciado de la fórmula, algún espacio o
alguna letra incorrecta, falta de paréntesis, o argumentos de función.

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Funciones Matemática y Trigonométrica

SUMA (). Esta función efectúa la suma de todos los valores que se encuentran en el
rango de celdas que el usuario indica como referencia de la función.
Cada función necesita argumentos u origen de datos sobre los cuales trabajará la función. Por
ejemplo al utilizar la función Suma(), aparecerá una ventana como la siguiente:

En el recuadro Número1 debe indicar el


primer argumento que generalmente será una
celda o rango de celdas como: A4:A8

Lo cual significa que la función sumará todos


los valores que estén en las celdas A4, A5, A6,
A7, A8. (16+3+14+22+13) = 68

Para seleccionar el rango de los datos en el


campo Número1, debe hacer clic sobre le
botón . Seleccionar el rango y hacer clic
nuevamente en el botón

PRODUCTO (). Esta función efectúa la multiplicación de todos los valores que se
encuentran en el rango indicado. Al insertar esta función, aparece una ventana similar a la
siguiente:

En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas
como: A4:A8. Lo cual significa que la función multiplicará todos los valores que estén en las
celdas A4, A5, A6, A7, A8. Este procedimiento devolverá el resultado en la celda indicada.

20 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


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POTENCIA(): Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia especificada.

Aquí se escribe el número


base o la celda que contiene
el número base.

Aquí se escribe el exponente


o se selecciona la celda que
será el exponente de la
función.

RAÍZ(): Devuelve la raíz cuadrada de un número.

SUMAR.SI(): Suma las celdas que cumple determinado criterio o condición.


El criterio es la
condición que
debe cumplirse
para evaluar y
sumar los datos
del rango.

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Funciones Estadísticas

MAX (). Esta función selecciona el mayor número de todos los valores que se
encuentran en el rango indicado. En el recuadro Número1 debe indicar el primer
argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8.

MIN (). Esta función selecciona el número menor de todos los valores que se encuentran
en el rango indicado.

En el recuadro Número1 debe indicar el


primer argumento ya sea una celda o rango
de celdas como: A4:A8.

PROMEDIO (): Esta función efectúa la suma de todos los valores que se encuentran
en el rango y los divide entre el número de celdas que componen el rango, mismo que el
usuario indica como referencia de la función.

En el recuadro Número1 debe indicar el primer


argumento ya sea una celda o rango de celdas
como: A4:A8.

Lo cual significa que la función sumará todos


los valores que estén en las celdas A4, A5, A6,
A7, A8. y los dividirá entre 5, (cantidad de datos
de la referencia).(16+3+14+22+13) = 68 / 5 =
13.6

22 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


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CONTAR (). Cuenta únicamente los campos con valores numéricos, tal como se
indica en el siguiente ejemplo:

- Los parámetros que


pide la función son las
referencias de las celdas
que tienen los datos
numéricos.

- Si usted indica como


referencia de la función
campos con datos de tipo
texto la función devolverá
como resultado el valor 0
cero.

CONTAR.SI (). Cuenta los campos del rango determinados por una condición o
criterio. Los valores de los rangos pueden ser numéricos, de tipo texto o fecha, tal como se
indica en el siguiente ejemplo:

- Primeramente indique
el rango de los datos que
desea contar. El criterio
es el condicional que
limita el conteo.
Por ejemplo el rango
B2:B8, y el criterio
“arroz”.

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Funciones Lógicas

SI (): La función SI (), pertenece a la categoría de funciones Lógicas, la tarea principal de


esta función es evaluar dos condiciones para uno o más criterios.

- La función Si (), requiere de una


Prueba Lógica, esta puede ser cualquier
valor o expresión que pueda evaluarse
como verdadero o falso.

- El campo Valor si verdadero, es


donde se escribe la condición que debe
cumplirse en caso de que la prueba lógica
sea verdadera.

- El campo Valor si falso, es donde se


escribe la condición que debe cumplirse en
caso de que la prueba lógica sea falsa.

- Si la prueba lógica resulta verdadera, esto significa que se


cumplirá el Valor si verdadero y si la prueba lógica resulta falsa
entonces se cumplirá el Valor si falso.

Los valores de la prueba lógica pueden ser numéricos, de tipo texto o fecha, tal como se indica
en el siguiente ejemplo: Para la nota de cada estudiante que sea mayor o igual que 60; (Nota
(D3) > = 60), si el criterio se cumple entonces la calificación del estudiante será APROBADO,
en caso contrario será REPROBADO.

24 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


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Coordinación TIC - FCTyA

Y (): Esta función devuelve verdadero si ambas condiciones son verdaderas, de lo


contrario falso.

O (): Esta función evalúa dos o más condiciones, y devuelve verdadero si se cumple al
menos uma condición, de lo contrario falso.

Nota:

El programa Excel permite el uso de funciones anidadas. Es decir, una


función dentro de otra. Por ejemplo podemos usar la función Si (), cuyo
valores verdaderos o falsos estén determinados por funciones como Y, O,
Suma, Año, etc.

Para explotar las funcionalidades del Excel, es necesario practicar el uso de


funciones anidadas.

25
Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía
Funciones Financieras

PAGO(): Esta función calcula el pago de un préstamo basándose en pagos


constantes y en una tasa de interés constante.

Sintaxis PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Tasa es la tasa de interés del préstamo.
Nper es el número total de pagos del
préstamo.
Va es el valor actual o lo que vale ahora la
cantidad total de una serie de pagos futuros.

Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que


desea lograr después de efectuar el último
pago. Si el argumento vf se omite, se asume
que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro
de un préstamo es 0).

Tipo es el número 0 (cero) o 1 e indica el


vencimiento de pagos.

El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el interés, pero no incluye


impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con
los préstamos.

TIR(): Esta función devuelve la tasa interna de retorno de una inversión, sin
costos de financiación o las ganancias por reinversión representadas por los
números del argumento valores. Estos flujos de caja no tienen por que ser
constantes, como es el caso en una anualidad. Sin embargo, los flujos de caja
deben ocurrir en intervalos regulares, como meses o años. La tasa interna de
retorno equivale a la tasa de interés producida por un proyecto de inversión con
pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que ocurren en períodos
regulares.

TIR(valores;estimar)
Valores es una matriz o
referencia a celdas que
contengan los números para los
cuales se desea calcular la tasa
interna de retorno. Este
argumento debe contener al
menos un valor positivo y uno
negativo para calcular la tasa
interna de retorno.

Estimar es un número que el


usuario estima que se
aproximará al resultado de TIR.

26 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


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VF(): Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos


constantes y en una tasa de interés constante.

VF(tasa;nper;pago;va;tipo)
Tasa es la tasa de interés por período.
Nper es el número total de pagos de una
anualidad.
Pago es el pago que se efectúa cada período
y que no puede cambiar durante la vigencia
de la anualidad. Generalmente, el argumento
pago incluye el capital y el interés pero ningún
otro arancel o impuesto.
Va es el valor actual de la cantidad total de
una serie de pagos futuros. Si este argumento
se omite, se considerará 0 (cero).
Tipo es el número 0 ó 1 e indica cuándo
vencen los pagos. Si el argumento tipo se
omite, se considerará 0.

Funciones de Bases de Datos

DBSUMA(): Suma los números en el campo (columna) de los registros que


coinciden con las condiciones especificadas.

DBSUMA(Base_de_datos;Nombre_de_campo;Criterios)

Base_de_datos es el rango de celdas que


compone la lista o base de datos. Una
base de datos es una lista de datos
relacionados.

Nombre_de_campo es el rótulo entre


comillas dobles de la columna o un
número que representa la posición de la
columna en la lista.

Criterios es el rango de celdas que


contiene las condiciones especificadas. El
rango incluye un rótulo de columna y una
celda bajo el rótulo para una condición.

27
Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía
DBPROMEDIO(): Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista
o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

DBPROMEDIO(Base_de_datos;Nombre_de_campo;Criterios)

Base_de_datos es el rango de celdas


que compone la lista o base de datos.

Nombre_de_campo es el rótulo entre


comillas dobles de la columna o un
número que representa la posición de la
columna en la lista.

Criterios es el rango de celdas que


contiene las condiciones especificadas.
El rango incluye un rótulo de columna y
una celda bajo el rótulo para una
condición.

DBPRODUCTO(): Multiplica los valores del campo (columna) de registros


en base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.

Base_de_datos es el rango de celdas que


compone la lista o base de datos.

Nombre_de_campo es el rótulo entre


comillas dobles de la columna o un número
que representa la posición de la columna en
la lista.

Criterios es el rango de celdas que contiene


las condiciones especificadas. El rango
incluye un rótulo de columna y una celda
bajo el rótulo para una condición.

28 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


Programa de Capacitación Informática.
Coordinación TIC - FCTyA

DBMAX (): Devuelve el número máximo en el campo (columna) de registros


de bases de datos que coinciden con las condiciones especificadas.

Base_de_datos es el rango de celdas


que compone la lista o base de datos.

Nombre_de_campo es el rótulo entre


comillas dobles de la columna o un
número que representa la posición de la
columna en la lista.

Criterios es el rango de celdas que


contiene las condiciones especificadas. El
rango incluye un rótulo de columna y una
celda bajo el rótulo para una condición.

DBMIN (): Devuelve el número menor del campo (columna) de registros de


bases de datos que coinciden con las condiciones especificadas.

Base_de_datos es el rango de celdas que


compone la lista o base de datos.

Nombre_de_campo es el rótulo entre


comillas dobles de la columna o un
número que representa la posición de la
columna en la lista.

Criterios es el rango de celdas que


contiene las condiciones especificadas. El
rango incluye un rótulo de columna y una
celda bajo el rótulo para una condición.

Funciones de Búsqueda y Referencia

BUSCAR(): Busca un valor en un rango de una columna o una fila o una


matriz. Es necesario indicar el valor a buscar, dónde va a buscar y de dónde se
obtendrá el resultado. Esta función cuenta con dos argumentos. Al insertar esta
función aparece una ventana en donde deberá elegir el argumento que desea;
similar a la siguiente:

29
Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía
BUSCAR(valor buscado;vector_de_comparación;vector_resultado)

Valor_buscado es el valor a buscar


en una matriz, este puede ser un
número, texto, valor lógico, un
nombre o una referencia a un valor.

Vector_de_comparación es un
rango que sólo contiene una
columna o una fila de texto, números
o valores lógicos en orden
ascendente.

Vector_resultado es un rango que


sólo contiene una columna o una fila,
del mismo tamaño que
vector_de_comparación.

BUSCAR(valor buscado;matriz)

Valor Buscado es el valor a


buscar en una matriz, este puede
ser un número, texto, valor lógico,
un nombre o una referencia a un
valor.
Matriz es un rango de celdas que
contiene el texto, los números o
los valores lógicos que se desean
comparar con el valor buscado.

30 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


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Coordinación TIC - FCTyA

BUSCARH(): Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y


devuelve el resultado en la misma columna desde una fila especificada.

BUSCARH( Valor_buscado;Matriz_buscar _en;Indicador_filas;ordenado)


Valor_buscado es el valor que se busca en la
primera fila de la tabla, puede ser un valor,
una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar _en es una tabla de texto,


número o valores lógicos en los que se
buscan los datos.

Indicador_filas es el número de fila en tabla_


matris desde el cual se deberá devolver el
valor coincidente.

Ordenado es un valor lógico: para encontrar


la coincidencia mas cercana en la fila superior,
ordenada de forma ascendente es
VERDADERO u omitido y para encontrar
coincidencia exacta es FALSO.

BUSCARV(): Busca en la primera columna de la izquierda de una tabla y


devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada.

BUSCARV( Valor_buscado;Matriz_buscar _en;Indicador_columnas;ordenado)

Valor_buscado es el valor que se busca en la


primera columna de la tabla, puede ser un
valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar _en es una tabla de texto,


número o valores lógicos en los que se
buscan los datos.

Indicador_columnas es el número de
columna de matriz_buscar_en desde la cual
debe devolverse el valor que coincida.

Ordenado es un valor lógico: para encontrar


la coincidencia mas cercana en la fila superior,
ordenada de forma ascendente es
VERDADERO u omitido y para encontrar
coincidencia exacta es FALSO.

31
Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía
III. Gráficos
La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos.
Para crear un gráfico deber seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas que serán graficadas.
2. Clic en la pestaña Insertar… Aparece la siguiente barra de opciones de gráficos:

Existen diversos tipos de gráficos a su disposición. Puede seleccionar un


gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que le interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace


en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de
Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte
inferior derecha de la sección Gráficos.

3. En ambos casos, se despliega la ventana de Insertar Gráfico…Seleccione uno y pulsa


Aceptar.

Si tiene seleccionado el gráfico insertado, aparecerán nuevas pestañas, tal como se


muestra en la siguiente imagen:

32 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


Programa de Capacitación Informática.
Coordinación TIC - FCTyA

Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás


la sección Estilos de forma, opciones que permiten aplicar diversos estilos sobre los
gráficos:

Si no quiere utilizar uno de los preestablecidos puede utilizar las listas Relleno de forma,
Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aún más el estilo del gráfico.

Modificar la posición de un gráfico


Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Además
de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo también
podrás establecer su ubicación. Para ello haz clic en el botón Mover gráfico
que encontrarás en la pestaña Diseño.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una hoja nueva.
Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar
los datos numéricos si la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que quieras
utilizar. Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.

Modificar las características de un gráfico


En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del
gráfico. Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula
de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la sección
Ejes:

Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se
mostrarán en el gráfico:

33
Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía
De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gráfico y
arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada, desde esta sección también podrás
configurar la Leyenda del gráfico.

III. Herramientas Avanzadas

Formato Condicional: Esta herramienta es de gran utilidad cuando se desea


dar un formato diferente a la información cuando ésta cumple con ciertos criterios
definidos por el usuario. El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de
la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan
una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella,
etc...

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccione la celda a la que vamos a aplicar un formato


condicional. En la pestaña de Inicio clic en el botón Formato
condicional.

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas


dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas
celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. Puede
utilizar las opciones Barras de datos, Escalas de color y
Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a
determinadas celdas.

Además puede crear una Nueva regla, es decir crear una


regla personalizada para aplicar un formato concreto a
aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. Al
hacer clic aquí, nos aparece un cuadro de diálogo Nueva
regla de formato como el que vemos en la siguiente imagen:

34 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


Programa de Capacitación Informática.
Coordinación TIC - FCTyA

En este cuadro seleccione un tipo de regla. Normalmente se aplica el formato


únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puede escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripción de regla deberá indicar las condiciones que debe
cumplir la celda y de qué forma se marcará.

De esta forma si se basa en el Valor de la celda puede escoger entre varias opciones
como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un
valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor
a comparar.
Validación de datos: La validación de datos es muy similar al formato
condicional, salvo que esta característica tiene una función muy concreta y es validar el
contenido de una celda; e incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el
caso.

Para aplicar una validación a una celda.


Seleccione la celda que desea validar.
En la pestaña Datos, haga clic en Validación de datos.

Aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que ve en la imagen; en


donde puede elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación se indica la condición para que los datos


sean correctos.
Dentro de Permitir puede encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal,
Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elige
Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario
intenta escribir un número decimal, se producirá un error.
En la pestaña Mensaje de entrada puede introducir un mensaje que se muestre
al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos
son considerados válidos para esa celda.
En la pestaña Mensaje de error puede escribir el mensaje de error que desea
se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

35
Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía
Consolidación: Cuando se contienen varias hojas que contienen datos
similares y se desea hacer un resumen de la información o de la combinación de la
información de todos los datos, se hace útil el uso de la opción consolidar.

Un ejemplo de esto son los resultados de las evaluaciones docentes por cuatrimestre.

Cada cuatrimestre tiene diferentes resultados y docentes.


Para crear un consolidado, se debe diseñar la hoja en donde se conjuntarán los datos,
la hoja debe contener como mínimo el nombre de la columna por la que se hará el
consolidado, en este caso Evaluación.

Para consolidar, se deben hacer los siguientes pasos:

1. Clic en la pestaña Datos


2. Clic en el Botón Consolidar…

Aparecerá el cuadro consolidar.

En la lista desplegable Función, debe


seleccionar la función que desea utilizar
para consolidar los datos, puede ser suma,
cuenta, promedio, max, min , etc.

En el cuadro de texto Referencia se debe


escribir la referencia del rango donde se
encuentran los datos que se desea
consolidar.

Una vez seleccionado un rango, se hace clic en el botón Agregar para agregar la
referencia a la lista Todas las referencias y así para cada rango que deseas agregar.

El botón Eliminar permite quitar alguna referencia de la lista todas las referencias que
ya no sea de utilidad para el consolidado.

La sección Usar rótulos en cuenta con las casillas de verificación Fila Superior y Fila
Izquierda que deben ser activadas si se desea contar con rótulos en la parte izquierda
y superior del consolidado.

La casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen debe activarse en
caso de que los datos se vaya a estar modificando constantemente para que el
consolidado también refleje los cambios.

36 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


Programa de Capacitación Informática.
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Una vez establecidas las referencias de los datos a


consolidar y activadas las casillas de verificación
convenientes, se pulsa el botón Aceptar para realizar el
consolidado.

IV. Manejo de Bases de Datos

Filtros
Aplicar filtros es una forma rápida y sencilla de buscar y trabajar con un subconjunto de
datos de una base de datos. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el
criterio que se especifique para una columna. Excel proporciona dos tipos de filtros:
Autofiltro
Filtro Avanzado

Cuando se aplica un filtro, éste oculta temporalmente las filas que no cumplen con el
criterio establecido.

Utilizar el Autofiltro
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras
de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos marcando o
desmarcando el botón Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er


Apellido, nos aparece un menú desplegable como este,
donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el
filtro.

Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos


los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las
demás filas 'desaparecerán' de la lista.

37
Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía
Otra opción, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de opciones:

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones
de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la
condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila.

Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea
cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar


Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro
pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos.

Filtro Avanzado
Si desea filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, debe utilizar el
cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, haga clic en la pestaña Datos, y clic en
el botón en la sección Ordenar y filtrar.
Aparecerá una nueva ventana, similar a la siguiente:

38 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


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Rango de la lista: Aquí especifica los registros de la lista a los que quiere aplicar
el filtro.
Rango de criterios: Aquí selecciona la fila donde se encuentran los criterios de
filtrado (la zona de criterios).
También puede optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo
Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.
Si marca la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos -
Filtro - Mostrar todo.
Ordenar
A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar
por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenación simple, debe posicionarse en la columna que desea
ordenar, después clic en la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el

criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección


Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente
respectivamente.

Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo


ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la
pestaña Datos, clic sobre Ordenar... aparece el cuadro de diálogo
Ordenar donde puede seleccionar los campos por los que desea
ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo).

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Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentas o
disminuye la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero,
por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden
descendente.
En la parte superior derecha hay un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el
cuadro Opciones de ordenación dónde puede especificar más opciones en el criterio
de la ordenación.

Listas de Datos y Formularios


Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que
la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y
las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos,
de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de
entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y
65535 registros. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información,
incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de
forma muy cómoda.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el


término Listas de datos. Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo, se
refiere a las tablas como listas.

40 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


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Crear una lista


Para crear una lista debe seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que desea
incluir en la lista.
Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo


podemos hacer ahora.
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),
activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.
Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la


pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla

Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la


tabla puede digitar directamente los nuevos
valores sobre la tabla, o bien puede utilizar un
formulario de datos. Esta segunda opción
viene muy bien sobre todo si la lista es muy
grande.

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Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía
Formularios
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o
mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, deberá posicionarse en la lista y pulsar en el icono


Formulario .

Esta opción no está directamente disponible, puede añadirla a la Barra de acceso


rápido, es decir, Clic en el Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar
el icono Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de
opciones:

Al crear el formulario, dispone de siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.


Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente
registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

42 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


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Tablas Dinámicas
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a
varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos
facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo
diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando
o no los datos origen, etc.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el
número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el
importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para


poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en el
botón Tabla dinámica.

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Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podrá
indicar el lugar donde se encuentran los datos que desea analizar y el lugar donde
desea ubicarla.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar


todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Al finalizar, clic en
Aceptar.

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

44 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


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Desde este panel usted puede personalizar la forma en que van a verse los datos en la
tabla dinámica. Con esta herramienta podría construir una tabla dinámica con la
siguiente estructura:

Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.


Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia
en cada Mes.

Para ello simplemente tiene que arrastrar los


elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF


a , el campo MES a
y finalmente el campo IMPORTE
a la sección .

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Puede ver que la estructura es la que ha definido anteriormente, en el campo fila tiene
las referencias, en el campo columnas tiene los meses y en el centro de la tabla las
sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:

45
Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía
Si arrastrara a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente
tabla, más compleja pero con más información:

Eliminar una tabla dinámica.


Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su
totalidad y presionar la tecla Supr.

46 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


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V. Diseño e Impresión de Hojas de Cálculo


Una vez que termina de realizar su trabajo, el último paso es configurar su hoja, de
modo que puede: Activar la Vista Preliminar, Configurar la Página o Imprimirla.

Vista Preeliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla. Esta opción se encuentra en el botón de Botón Office, haciendo clic en la
flecha a la derecha de Imprimir.

La página se mostrará de este modo:

En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando
los botones:
para ir a la página anterior.

47
Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía
para ir a la página siguiente.
Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.

Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en
una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página. Si
nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de la
página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a
visualizar la página entera.

Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón.

Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón

, para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión. Si la hoja de cálculo necesita

alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón , para que aparezca el
cuadro de diálogo Configurar página.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la Vista
preliminar.

Configurar Página
Para configurar su hoja de cálculo, debe hacer clic en la opción Diseño de Página; al
hacerlo, se mostrarán las siguientes opciones:

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2007 permite modificar factores que
afectan a la presentación de las páginas impresas, como los márgenes, la orientación,
encabezados y pies de página, tamaño del papel,... Si desea modificar algunos de los
factores anteriores, deberá hacer clic en cada botón respectivamente, sino lo puede
hacer de una sola vez desde la flecha de Configurar página...

Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página que contiene 4 fichas.

La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la


orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos, la escala, etc.

48 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


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Para modificar los márgenes superior,


inferior, derecho e izquierdo de las hojas a
imprimir, utilizar la ficha Márgenes. Si
deseas que tu salida tenga centradas las
hojas tanto horizontal como verticalmente,
Excel nos lo realizará automáticamente
activando las casillas Horizontalmente y/o
Verticalmente respectivamente.

Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de
página.

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Puede utilizar cualquiera de los encabezados definidos en el programa o bien
Personalizar su encabezado. Para ello, hacer clic sobre el botón Personalizar
Encabezado… o en si desea Personalizar pie de página...

La ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos
contenidos en la hoja.

En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir.


En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca
como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca
como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar
una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra
hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de
filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores)
de la hoja.

50 Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía


Programa de Capacitación Informática.
Coordinación TIC - FCTyA

Imprimir
Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y después,
seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre la opción Imprimir del Botón Office.
Se abrirá un cuadro de diálogo similar al siguiente:

En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos


instalada en nuestra computadora. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre
la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable
que se abrirá. Con el botón Propiedades podremos cambiar algunas
características de la impresora.

En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si desea imprimir


Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en Desde: y
hasta

En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo


las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para
imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.

Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y


si las quieres Intercalar.

Bibliografía
 Hola Electrónica de Cálculo Avanzada. Centro de Computación Profesional de
México. 5ta edición. McGraw-Hill.

 Cursos gratuitos, Excel 2003. http://www.aulaclic.es/excel2000/t_14a_2.htm

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Editado por: Ing. Erika Mejía & Lic. Fabiola Mejía

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