GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE #8

EXCEL 2007
Tema: TABLAS DINAMICAS
Resumen: Construcción de Tablas Dinámicas.

Acción # Haga lo que se indica  Destaca el resultado de una acción.  Lea y observe.
<Tecla> Nombre de tecla <Tecla1>+<Tecla2> Presione tecla1 y sin soltar presione tecla2
Arrastrar Dar clic sobre un elemento, y sin soltar botón, mover Mouse hacia otra posición.

Introducción
 Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva que resume rápidamente grandes cantidades de
datos usando el formato y los métodos de cálculo que usted elija.
Una tabla dinámica proporciona una manera sencilla de mostrar y analizar información resumida acerca
de los datos ya creados en EXCEL o en otra aplicación.

Preparación de los datos

A continuación se muestran los datos correspondientes a transacciones realizadas por una empresa
dedicada a impartir cursos de capacitación en distintas comunas del país. Los datos muestran el CODIGO
CURSO como el código identificador de cada curso. Se especifica el MES en el cual se hizo el curso, el
código de la COMUNA donde se dictó, el NRO ALUMNOS inscritos, el costo de la matricula, señalado como
COSTO POR ALUMNO y los INGRESOS BRUTOS obtenidos.

◄ ACCION 1 ► Transcriba u obtenga los datos mostrados en la imagen de arriba.

Ejemplos de Tablas Dinámicas

 Observe la siguiente imagen (IMAGEN 1). Ella muestra el total de INGRESOS BRUTOS por COMUNA

Efectivamente, se puede comprobar que para la CO-

MUNA 1, se han sumado los valores 253356, 186585,
286335 y 314350 (filas 2 a 5 de la imagen de arriba).
De forma similar ocurre para las siguientes comunas.

Esta imagen corresponde a una tabla dinámica obteni-

da desde los datos anteriores que calcula la suma de
los ingresos brutos por comuna.

Material Docente de los profesores Eduardo y Leopoldo Meza Honorato. Prohibida su reproducción sin la autorización de sus autores
 2

La imagen inferior (IMAGEN 2), muestra los mismos resultados anteriores, esta vez desagregados por
mes.

Observe que, bajo la COLUMNA TOTAL GENERAL, aparecen los mismos resultados parciales por cada
comuna. Y que la FILA TOTAL GENERAL, nos permite ver los resultados mensuales.

Es la misma tabla dinámica anterior a la cual se le han agregado los meses.

Finalmente, la imagen inferior (IMAGEN 3) muestra la misma operación anterior, pero solo referido al CO-
DIGO CURSO A100

Es una nueva modificación de la tabla dinámica, esta vez agregando una suerte de filtro para ver los datos
referidos a un solo ítem.

Fundamentos de Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica se construye en base a los CAMPOS que se muestran en los datos (Encabezados de
columnas).
Los campos pueden ser colocados en alguna de las siguientes AREAS de la TABLA DIBNAMICA:
ROTULOS DE FILA (para definir contenido de las filas de la tabla dinámica),
ROTULOS DE COLUMNA (para definir contenido de las columnas de la tabla dinámica)
VALORES o DATOS (para definir la operación a realizar sobre uno o más campos de la tabla dinámica)
PÁGINA o FILTRO DE INFORME (para establecer un filtro general sobre la tabla dinámica).

La siguiente figura muestra la estructura general de una tabla dinámica.

Rótulos de Rótulos de
página o filtro columnas ó
de Informe área columnas

Rótulos de
fila ó área fila Valores o
Datos
 3

Creación de una tabla dinámica.

Crearemos una tabla dinámica para obtener los totales de ingresos brutos por columna (Imagen 1).

◄ ACCION 2 ► Seleccione alguna celda que contenga datos (por ejemplo la celda B4)...

◄ ACCION 3 ► Desde la FICHA INSERTAR, en el GRUPO TABLAS, de clic sobre el botón Inser-
tar Tabla dinámica
 Aparece la ventana Crear tabla dinámica...

Esta ventana le permite especificar el origen de los

datos y la ubicación de la tabla dinámica...
Bajo el titulo „Seleccione los datos que desea anali-
zar‟, en la opción „Seleccione una tabla o rango‟, se
especifica el rango donde se encuentran los datos…
Puesto que inició este proceso detenido dentro de
los datos, Excel determina la región donde estos se
encuentran y aparece el rango de los datos.
Bajo el titulo „Elija dónde desea colocar el informa
de tabla dinámica‟, se especifica donde debe apare-
cer la tabla dinámica. Esto puede ser: en una nueva
hoja o en alguna ya existente…

Crearemos la tabla en una nueva hoja de cálculo…

◄ ACCION 4 ► De clic en el botón Aceptar

 Aparece una nueva hoja de cálculo, similar a la figura de más abajo. Se destacan los siguientes ele-
mentos:

A la izquierda, dentro de la hoja de cálculo, la TABLA DINAMICA VACIA. (Esta es la tabla dinámica)
A la derecha, el PANEL LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA. (Estos son los elementos necesarios
para diseñar la tabla dinámica). Este panel aparece cuando la tabla dinámica esta seleccionada o el punte-
ro está detenido sobre algún elemento de la tabla dinámica.

Campos obte-
nidos desde los
datos.

Tabla dinámica
vacía Área de las
columnas de la
tabla dinámica

Área Filtro o
página de la Área valores de
tabla la tabla dinámi-
ca
Área filas de la
tabla dinámica

Para colocar los campos en las distintas áreas de la tabla dinámica, desde el panel LISTA DE CAMPOS
DE TABLA DINAMICA, se arrastran los campos hasta el área deseada.
 4

(Recuerde, arrastrar significa, dar un clic sobre el elemento, luego, SIN SOLTAR el botón del mouse, llevar
el puntero hacia la posición de destino)

Definición del Área FILAS de la tabla dinámica

Puesto que se necesitan las COMUNAS en el área fila de la

tabla dinámica…

◄ ACCION 5 ► Arrastre el campo COMUNA hasta el

área Rótulos de fila

 Verá como, en la tabla dinámica, aparecen los rótulos de la

fila.
De la siguiente forma:

Definición del Área Valores de la tabla dinámica

Seguidamente, se necesita que, por cada COMUNA, se sumen los valores correspondientes a INGRESOS
BRUTOS.

Puesto que se trata de una operación (SUMA) que afecta a un

campo (INGRESOS BRUTOS), se debe arrastrar este campo
hacia el área valores de la tabla dinámica

◄ ACCION 6 ► Arrastre el campo INGRESOS BRUTOS

hacia el área Valores

 Ahora la tabla dinámica incorpora los totales por Ingresos

Brutos por Comuna…

Con la operación anterior hemos concluido la estructura operati-

va de la tabla dinámica…
Veremos cómo mejorar su apariencia

Modificar la apariencia de la Tabla Dinámica

La tabla tiene una apariencia similar a la figura inferior…

Será más descriptivo si reemplazamos la frase

„Rótulos de fila‟ y „Suma de INGRESOS BRUTOS‟
por títulos que describan más adecuadamente los
elementos que aquí se representan.

Evidentemente, deseamos que en vez de „Rotulo

de fila‟ aparezca „Comuna‟ y, en reemplazo de
„Suma de INGRESOS BRUTOS‟ aparezca „Total‟
 5

◄ ACCION 7 ► En la Tabla Dinámica, seleccione la celda que contiene el titulo „Rótulos de Fila‟
◄ ACCION 8 ► Desde la barra de formulas, reemplace por la palabra Comunas.
Del mismo modo…
◄ ACCION 9 ► En la Tabla Dinámica, seleccione la celda que contiene el titulo „Suma de INGRE-
SOS BRUTOS‟…
◄ ACCION 10 ► Desde la Barra de formulas, reemplace por la palabra: Total

Establecer el formato de los números.

Puestos que los datos numéricos corresponden a valores en pesos,

será más adecuado que estos aparezcan en formato moneda…

Esto se hace desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMI-

CA…

◄ ACCION 11 ► Desde el Área Valores, despliegue el menú

correspondiente al campo Total
◄ ACCION 12 ► Seleccione la opción „Configuración de campo
de valor‟

 Aparece la ventana „Configuración de campo de valor‟

Desde esta ventana es posible:

En el cuadro „Nombre personalizado‟, dar un nom-

bre personalizado al campo.

En la etiqueta RESUMIR POR

En el cuadro „Resumir campo de valor por‟, se es-

pecifica o modifica la operación que se realiza (en
nuestro caso tenemos la operación SUMA sobre el
campo Ingresos brutos.

Mas abajo, en el botón „Formato de número‟ se es-

tablece el formato con el cual aparecerán los núme-
ros en el área valor de la tabla dinámica…

◄ ACCION 13 ► De clic en el botón Formato de número

 Aparece la ventana „Formato de celdas‟ que le permitirá modificar el formato de los números…

◄ ACCION 14 ► Seleccione formato Moneda, sin decimales.

◄ ACCION 15 ► De clic en el botón Aceptar, para concluir el formato de los números…
◄ ACCION 16 ► De clic en el botón Aceptar para concluir la configuración del campo valor.
 Ahora los números aparecen con formato moneda sin decimales…

Agregar columnas a una Tabla Dinámica

Habrá notado que la característica más notable de esta herramienta es la posibilidad de ir viendo los resul-
tados en la medida que se construye la tabla.

A continuación desagregaremos los totales por mes para construir una tabla similar a la que se muestra en
la Imagen 2.

Haremos esta operación sobre la misma tabla dinámica que estamos trabajando.
 6

Esto se hace desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA…

◄ ACCION 17 ► Arrastre el campo MES hasta el área Rotulo de columna

 Inmediatamente, la tabla dinámica se actualiza agregando el campo MES mostrando el detalle mensual
por comuna… Similar a la imagen inferior.

De la misma forma anterior, reemplazaremos la frase „Rótulos de columna‟ por „Meses‟

◄ ACCION 18 ► En la Tabla Dinámica, seleccione la celda que contiene el titulo „Rótulos de Co-
lumna‟
◄ ACCION 19 ► Desde la barra de formulas, reemplace por la palabra: Meses.

Forma de visualizar los datos

Los datos que usamos corresponden a cursos realizados. Tal como están la tabla no es posible apreciar el
impacto que cada curso tiene sobre los ingresos generales.

Veremos tres formas de visualizar el detalle de cada curso.

1. Como un detalle de las comunas.
2. Como un detalle de los meses
3. Como un filtro aplicable a la Tabla Dinámica

Agregar más filas al área Filas

Para agregar más campos al área de filas, simplemente se agregan a esta área…

Esto se hace desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA…

◄ ACCION 20 ► Arrastre el campo CODIGO CURSO a continuación del campo COMUNA en el

área Rotulo de Fila
 Inmediatamente, la tabla dinámica se actualiza agregando el campo CODIGO CURSO. Ahora se mues-
tra por cada comuna el detalle de los cursos realizados… Similar a la imagen inferior.

Al dar clic en los botones (-) que aparecen junto al numero de cada comuna, es posible ocultar el detalle
de los cursos.
 7

Cambiar un campo desde el área fila al área columna

Para desplazar un campo de un área hacia otra, basta arrastrarlo desde el área donde se encuentra hasta
el área de destino.

Esto se hace desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA…

◄ ACCION 21 ► Arrastre el campo CODIGO CURSO desde el área Rótulos de Fila, a continuación
del campo MES, en el área Rotulo de Columna
 Inmediatamente, la tabla dinámica se actualiza agregando el campo CODIGO CURSO en las columnas.
Ahora se muestra por cada mes el detalle de los cursos realizados… Similar a la imagen inferior.

Al dar clic en los botones (-) que aparecen junto a cada mes, es posible ocultar el detalle de los cursos.

Crear un campo de filtro

También es posible tener uno varios campos de filtro, que muestren una tabla en base a una parte de los
datos.

Esto se hace desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA…

◄ ACCION 22 ► Arrastre el campo CODIGO CURSO desde el área Rótulos de Columna, al área
Filtro de Informe.
 Inmediatamente, la tabla dinámica se actualiza. Aparece en la parte superior una lista desplegable con
todos los cursos dictados que permite establecer un filtro sobre los datos a procesar… Similar a la imagen
inferior.

Al seleccionar una curso desde esta lista desplegable, la tabla dinámica se actualiza mostrando solo los
datos correspondientes a al curso seleccionado.

◄ ACCION 23 ► Desde la lista desplegable, seleccione el curso: A100

 Inmediatamente, la tabla dinámica se actualiza mostrando todos los datos en base al curso selecciona-
do.

Quitar el filtro.

Para quitar un filtro, simplemente seleccione, desde la lista desplegable, la opción (Todas)

◄ ACCION 24 ► Desde la lista desplegable, seleccione la opción: (Todas)

 Inmediatamente, la tabla dinámica se actualiza mostrando todos los datos.
 8

OBSERVE QUE JUNTO AL ROTULO DE FILA COMUNAS Y JUNTO AL ROTULO DE COLUMNA ME-
SES TAMBIÉN APARECEN LISTAS DESPLEGABLES. DESDE ELLAS TAMBIÉN ES POSIBLE FILTRAR
LOS DATOS QUE SE DESEAN VER.

Por ejemplo, suponga que solo interesa ver las comunas 1, 4 y 8

◄ ACCION 25 ► En la tabla dinámica, desde el rotulo de la fila COMUNAS, despliegue la lista…

◄ ACCION 26 ► Similar a un filtro, deje seleccionadas solo las columnas 1, 4 y 8.
◄ ACCION 27 ► De clic en el botón Aceptar
 Ahora la tabla dinámica muestra los datos referidos a las comunas seleccionadas.

Vista porcentual

Puesto que los datos que se muestran en la tabla dinámica, corresponden a valores parciales de los tota-
les mostrados en la ultima columna o fila de la tabla dinámica. Se pueden visualizar estos como porcenta-
jes del total.
Veamos la forma de hacer esto.

Esto se hace desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMI-

CA…

◄ ACCION 28 ► Desde el Área Valores, despliegue el menú

correspondiente al campo Total
◄ ACCION 29 ► Seleccione la opción „Configuración de campo
de valor‟

 Aparece la ventana „Configuración de campo de valor‟

◄ ACCION 30 ► De clic en la etiqueta MOSTRAR VALORES COMO…

◄ ACCION 31 ► Despliegue el cuadro ‘Mostrar valores como’, seleccione la opción ‘% de la fila’
◄ ACCION 32 ► De clic en el botón Aceptar
 Los datos aparecen como porcentajes. Similar a la imagen inferior.

OBSERVE QUE EL 100% APARECE EN LA COLUMNA DEL TOTAL GENERAL. ESTO SIGNIFICA QUE
LOS PORCENTAJES ESTÁN REFERIDOS A CADA UNA DE LAS COMUNAS.

Es decir, el 17,93% que aparece bajo el mes de enero, referido a la comuna 1, debe interpretarse como
sigue:
“Del los ingresos brutos recaudado por cursos realizados en la comuna 1, el 17,93% fue recaudado en el
mes de enero”

Veámoslo de otra manera.

Desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA…

◄ ACCION 33 ► Desde el Área Valores, despliegue el menú correspondiente al campo Total

◄ ACCION 34 ► Seleccione la opción „Configuración de campo de valor‟
 9

 Aparece la ventana „Configuración de campo de valor‟

◄ ACCION 35 ► De clic en la etiqueta MOSTRAR VALORES COMO…

◄ ACCION 36 ► Despliegue el cuadro ‘Mostrar valores como’, seleccione la opción ‘% de la co-
lumna’
◄ ACCION 37 ► De clic en el botón Aceptar
 Los datos aparecen como porcentajes. Similar a la imagen inferior.

OBSERVE QUE EL 100% APARECE EN LA FILA DEL TOTAL GENERAL. ESTO SIGNIFICA QUE LOS
PORCENTAJES ESTÁN REFERIDOS A CADA UNO DE LOS MESES.
Es decir:
“Del los ingresos brutos recaudados durante el mes de Enero, el 27,11% se obtuvo en la comuna 1”

Del mismo modo pueden establecerse porcentajes sobre el total general.

Desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA…

◄ ACCION 38 ► Desde el Área Valores, despliegue el menú correspondiente al campo Total

◄ ACCION 39 ► Seleccione la opción „Configuración de campo de valor‟

 Aparece la ventana „Configuración de campo de valor‟

◄ ACCION 40 ► De clic en la etiqueta MOSTRAR VALORES COMO…

◄ ACCION 41 ► Despliegue el cuadro ‘Mostrar valores como’, seleccione la opción ‘% del total’
◄ ACCION 42 ► De clic en el botón Aceptar
 Los datos aparecen como porcentajes. Similar a la imagen inferior.

En este caso… “Del total de ingresos brutos recaudados en las comunas 1, 4 y 8, durante los meses de
Enero, Marzo, Abril Mayo y Junio, el 7,46% se obtuvo en la comuna 1 durante el mes de Enero”

Finalmente

Esta guía provee una visión general sobre la forma de operar de las tablas dinámicas. La utilidad de estas
reside en su capacidad de resumir grandes volúmenes de datos mostrando inmediatamente los resulta-
dos.

Otras características de las tablas dinámicas pueden ser aprendidas revisando las opciones disponibles en
la cinta de opciones. No deje de revisarlas y aprender por si mismo.