Free online MSDS management tool

http://www.msds-europe.com/kateg-116-1-bazy_danych_msds.html

Projekt został zrealizowany przy wsparciu Unii Europejskiej, we

współfinansowaniu Europejskiego Regionalnego Funduszu Rozwoju.

ToxInfo Doradczo-Usługowa Spółka Cywilna http://www.msds-europe.com Tel.: +36 70 335 8480

H-1143 Budapest, Eleonóra u. 8. Hungary office@msds-europe.com Faks: +36 1 290 4136

Zarządzający i właściciel systemu MSDocS:

ToxInfo Doradczo-Usługowa Spółka Cywilna

NIP: HU21152982
REGON: 01-06-747117
Siedziba: H-1143 Budapest, Eleonóra u. 8. Węgry

Więcej informacji o naszej firmie: http://www.msds-europe.com

Użytkowanie systemu MSDocS zgodnie z przeznaczeniem, jego funkcja:

MSDocS to specjalny system udostępniania i przechowywania plików, który umożliwia

publikację, przechowywanie, porządkowanie, udostępnianie i przeglądanie kart
charakterystyki i dokumentów z nimi związanych. Umożliwia to Klientom przechowywanie
swych kart w systemie i udostępnianie ich swoim Partnerom.
MSDocS — za dodatkową opłatą — zapewnia Usługodawcy bezpośredni dostęp do korzystania
z innych usług (tworzenie, tłumaczenie, aktualizacja, kontrola tekstu kart charakterystyki
itd.), wraz z zapytaniem ofertowym i zamówieniem ich w trybie on-line.

Pojęcia podstawowe:
Klient:
Osoba prawna będąca w bezpośrednim kontakcie z Usługodawcą, posiadająca konto MSDocS,
wraz z należącym do niego identyfikatorem i hasłem.
Klient może posiadać tylko jedno konto.
Osoba fizyczna nie może być Klientem.

Partner:
Osoba fizyczna lub prawna będąca w kontakcie z Klientem, której Klient udostępnia
dokumenty.

Treści, które mogą zostać opublikowane, ograniczenia

Jednostkami informacji opublikowanej w systemie MSDocS są karty charakterystyki. Oprócz

kart charakterystyki można opublikować także inne treści fachowe, jak na przykład: projekty
naklejek, pozwolenia, informacje o produkcie, dokumenty związane ze składnikami, protokoły
pomiarów.
System może być używany jedynie do przechowywania i udostępniania dokumentów Worda i
PDF.
Nie można publikować dokumentów w formacie wideo i obrazów, materiałów nielegalnych i
pornograficznych, oraz treści, do których użytkowania Klient nie posiada odpowiednich
uprawnień.
Spis treści instrukcji obsługi systemu MSDocS

Żądanie dostępu / Wejście

Przechowywanie kart charakterystyki

ƒ Operacje na katalogach i plikach

ƒ Publikacja dokumentów

ƒ Zaznaczenie dokumentów, funkcje specjalne

Udostępnienie karty charakterystyki partnerom

ƒ Dokumentowanie faktu przekazania karty charakterystyki

Wystąpienie do użytkowników MSDocS o udostępnienie karty charakterystyki

Usługi związane ze sporządzaniem i tłumaczeniem kart charakterystyki

ƒ Proces zapytania ofertowego i zamówienia on-line

Żądanie dostępu / Wejście

Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search

Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego nasi współpracownicy w ciągu 72 godzin prześlą

hasło konieczne do wejścia (na adres e-mail podany w trakcie rejestracji).

Opłaty, wydatki:

Użytkowanie systemu MSDocS do 15 grudnia 2011 r. jest bezpłatne. (o ile koszta

utrzymania systemu MSDocS pozostaną na poziomie przyjęcia dla naszej firmy, to
zwolnienie od kosztów podtrzymamy także w poźniejszym terminie.
Warunkiem bezpłatności jest umieszczenie logo MSDocS i odsyłacza do strony www.msds-
europe.com na stronie początkowej strony internetowej naszego Klienta. Logo można
znaleźć na naszej stronie internetowej:
http://www.msds-europe.com/id-654-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html
Na umieszczenie logo i odsyłacza zapewniamy naszym Klientom 20 dni roboczych licząc od
przesłania nazwy użytkownika i hasła niezbędnego do użytkowania MSDocS.
Jeżeli nasz Klient nie dotrzyma powyższego zastrzeżenia, to ograniczymy użytkowanie przez
niego MSDocS, lub udostępnimy go Klientowi w dalszym ciągu, ale przy uregulowaniu opłat
zgodnych z osobną taryfą.

Ochrona danych:

W żadnych okolicznościach nie udostępniamy stronom trzecim danych naszych Klientów

(nazwa użytkownika, hasło, inne dane).
Nasza firma nie będzie przeglądała i nie wykorzysta danych, dokumentów przechowywanych
przez naszych Klientów w systemie MSDocS (za wyjątkiem kiedy nasz Klient upoważni nas
do tego).
W stopniu, w jakim można tego od nas oczekiwać, uczynimy wszystko w interesie tego, aby
osoby nieuprawnione nie miały dostępu do materiałów, dokumentów naszych Klientów, ale
nie podejmujemy się w związku z tym odpowiedzialności.
Przechowywanie kart charakterystyki

Ekran jest podzielony funkcjonalnie na dwie duże części. Z lewej strony znajdują się
katalogi, oraz ikony potrzebne do utworzenia / manipulacji katalogów. Po prawej stronie
mogą być przedstawione opublikowane i zgrupowane przez użytkownika w katalogi karty
charakterystyki (i inne dokumenty).

Opublikowane dokumenty w dobrze już znany sposób możesz porządkować w stworzonej i

nazwanej samodzielnie strukturze katalogów. Oczywiście wewnątrz poszczególnych
katalogów możesz stworzyć katalogi podrzędne.
System umożliwia aby jedna karta charakterystyki figurowała w kilku katalogach.

W systemie MSDocS — mając na względzie łatwość obsługi — większość funkcji została

udostępniona przez zastosowanie ikon. Ktokolwiek, kto już posługiwał się komputerem, z
łatwością przyswoi sobie jego obsługę.

Wszystko otwarcie katalogu

Zamknięcie wszystkich katalogów

Stworzenie nowego katalogu

Podgląd plików zgodnie ze strukturą katalogów

Ustawienia początkowe / ponowne odczytanie

Publikacja dokumentów

W procesie publikacji dokumentu masz możliwość:

ƒ podania języka karty charakterystyki
ƒ wskazania producenta
ƒ lub też, w dowolnie edytowalnym polu etykietki, wymienienia wszystkich
właściwości, które uważasz za ważne w związku z daną kartą charakterystyki (np.
w przypadku mieszanek ich składniki, numery CAS, frazy R, stan skupienia itd.)

Uwaga!
Na podstawie etykietek później można przeszukiwać karty charakterystyki.
Podanie języka jest ważne między innymi dlatego, że w przypadku skorzystania z usługi
tłumaczenia system traktuje podany język jako język „źródłowy”.

Uwagi:
Etykietki można zmienić także po opublikowaniu!

! Dokumenty, które warto przechowywać w systemie MSDocS:

Z reakcji wielu Klientów wiemy, że te ważne dokumenty „zawieruszają się”, kiedy pracownik,
któremu były one zlecone odchodzi od firmy.
Grupowa publikacja dokumentów

W trakcie rozwijania systemu MSDocS najważniejszym priorytetem było zapewnienie

prostego, szybkiego przechowywania i obsługi dużej liczby (wielu setek) kart
charakterystyki.
W trakcie publikowania kart charakterystyki po wyborze punktu menu „Nowy plik” można
dokonać publikacji jednocześnie nieograniczonej liczby kart charakterystyki.
Opublikowane karty charakterystyki mogą być zaopatrywane w etykietki także później i
pojedynczo.
Zaznaczenie dokumentów, funkcje specjalne

Specjalne usługi systemu dotyczące danego dokumentu stają się osiągalne po zaznaczeniu
dokumentu (-ów) (zobacz: po prawej na górze).
Po lewej stronie ikony zaznaczone strzałką oznaczają podstawowe funkcje służące do
tworzenia i usuwania dokumentów.

Przeglądanie i edycja etykietek dokumentu

Etykietki to osobne słowa kluczowe dotyczące treści kart charakterystyki, które
później można przeszukiwać, filtrować, oraz grupować.
Celowym jest podać etykietki w trakcie publikacji karty, ale przy użyciu tego
punktu menu można je później zmienić.

Skopiowanie kart, dokumentów

Udostępnienie kart charakterystyki wyznaczonym partnerom.

O tej funkcji powiemy więcej później.

Weryfikacja kopiowania udostępnionych dokumentów.

System zapisuje datę udostępnienia, oraz kiedy rzeczywiście partner skopiował
kartę charakterystyki.
! W trakcie kontroli urzędowej należy udokumentować w sposób wiarygodny fakt
przekazania kart charakterystyki.

Jedna karta może figurować w kilku katalogach (np. dany materiał może być
jednocześnie surowcem i produktem gotowym). Przy użyciu tej funkcji za
jednym naciśnięciem przycisku można dowiedzieć się, w których katalogach
zostały zapisane dokumenty.
Usługi związane ze sporządzaniem i tłumaczeniem karty charakterystyki
Jedna z najciekawszych usług systemu MSDocS. obszerniejszy opis tej funkcji
podamy później.
 Udostępnienie karty charakterystyki partnerom

rysunek 2

1. Zaznaczenie karty charakterystyki, którą zamierzasz udostępnić

2. Kliknięcie na ikonę udostępnienia (pojawi się widoczna na rysunku 2 lista partnerów.
3. Na zakładce „moi partnerzy” można edytować (dodawać, usuwać) dane partnerów.
4. Zaznacz jednego lub kilku partnerów, którym chciałbyś udostępnić zaznaczone karty
charakterystyki.
5. Zatwierdzenie procesu udostępniania

Jako wynik procesu udostępniania partner otrzyma wiadomość e-mail zawierającą

udostępniony (-e) dokument (-y).
! Partner nie może dostać się do Twojego konta MSDocS, w jego posiadanie wejdzie jedynie
udostępniona karta charakterystyki
Dokumentowanie faktu przekazania karty charakterystyki

W rozumieniu stosownych przepisów prawnych przewoźnik (w przypadku dystrybucji nie

wśród mieszkańców) jest zobowiązany przy pierwszym przewozie do załączenia karty
charakterystyki do przekazywanego produktu.

Powszechnie przyjętym rozwiązaniem jest umieszczenie kart charakterystyki na stronie

internetowej firmy, co nie spełnia powyższych kryteriów.

Przy pomocy systemu MSDocS natomiast można udokumentować, komu, co i kiedy zostało
przekazane. System zapisuje identyfikator partnera, nazwy udostępnionych / przekazanych
dokumentów, datę udzielenia dostępu, oraz to, czy partner rzeczywiście skopiował / przejął
wyznaczone karty charakterystyki.
Wystąpienie do użytkowników MSDocS o udostępnienie karty charakterystyki

Na stronie internetowej każdego użytkownika MSDocS znajduje się logo MSDocS, na które
klikając można dostać się na stronę „Wystąpienie o kartę”:
Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search/request_download.html

Masz możliwość występowania o kartę tylko u firm, których nazwa figuruje w menu
rozwijalnym „Producent / dystrybutor”.
Po wypełnieniu formularza do kompetencji Klienta należy rozważenie na ile uzasadniona jest
prośba. Jeżeli Klient uzna prośbę za uzasadnioną, i chce udostępnić karty charakterystyki,
których dotyczy, to zapisuje Twoje dane wśród swoich partnerów oddaje do twojej
dyspozycji karty charakterystyki, o których mowa.

Uwagi:
Wystąpienie o udostępnienie karty charakterystyki otrzymuje wyłącznie twój klient.
Zarządzający systemem MSDocS nie posiada żadnego wpływu na przebieg rozpatrywania
prośby, karta charakterystyki może być udostępniona wyłącznie przez właściciela karty.

! Zgodnie z Generalnymi Warunkami Umowy umieszczenie logo MSDocS i odpowiednich odsyłaczy jest
obowiązkiem każdego użytkownika MSDocS, gdyż tylko w ten sposób można zapewnić odpowiednie
działanie systemu.

Obszerniejsze informacje o elementach uzupełniających, które należy umieścić na stronie

internetowej:
http://www.msds-europe.com/id-654-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html
Usługi związane ze sporządzaniem i tłumaczeniem kart charakterystyki

Następujące usługi są dostępne bezpośrednio w ramach systemu MSDocS, przy zapewnieniu

szybkiej i prostej administracji:

• Tłumaczenie karty charakterystyki z profesjonalną rewizją tekstu (na 29 języków)

• Tłumaczenie karty charakterystyki bez profesjonalnej rewizji tekstu

• Rewizja, aktualizacja karty charakterystyki

• Dokonywanie ekspertyzy karty charakterystyki

• Stworzenie nowej karty charakterystyki

• Stworzenie uproszczonej karty (pracowniczej

Zalety zapytania ofertowego, zamówienia zainicjowanego w ramach systemu MSDocS:

Natychmiastowe otrzymanie żądanej oferty cenowej

Nie jest konieczne wysyłanie kart charakterystyki do tłumaczenia e-mailem

Zamówione karty charakterystyki przekazujemy także poprzez system MSDocS

! Korzystanie z usług udostępniania i przechowywania kart charakterystyki MSDocS jest

bezpłatne.
Usługi związane ze sporządzaniem i tłumaczeniem kart charakterystyki są płatne!
Zapytania ofertowe inicjowane w ramach systemu MSDocS nie obligują do zamówienia.
Za zamówienie uważamy wyłącznie przyjęte oferty cenowe.

W celu skorzystania z innych usług prosimy o posłużenie się danymi kontaktowymi

znajdującymi się na naszej stronie internetowej, lub formularzami zapytania ofertowego.

http://www.msds-europe.com/pl-karte_charakterystyki_substancji_clp_reach.html

Inne usługi:

Doradztwo, rejestracja REACH:

http://www.msds-europe.com/kateg-118-1-reach.html

Usługi GHS / CLP:

http://www.msds-europe.com/kateg-119-1-ghs_clp.html
rysunek 2

1. Zaznaczenie kart charakterystyki do tłumaczenia

2. Poprzez kliknięcie na ikonę „services” można dostać się do interfejsu „Zapytanie
ofertowe” (rysunek 2)
3. Wybranie z listy odpowiedniej usługi. O usługach nie znajdujących się na liście możesz
dowiedzieć się z naszej strony internetowej.
4. Język podany w trakcie publikacji karty charakterystyki system przyjmuje za język
źródłowy. W przypadku usługi tłumaczenia w menu rozwijalnym należy podać „język
docelowy”.
5. W przypadku usługi „Tłumaczenie, fachowa rewizja tekstu karty charakterystyki” należy
ustawić też kraj docelowy, gdyż na tej podstawie wiemy, odpowiednie przepisy prawne
którego kraju musimy wziąć pod uwagę w trakcie fachowej rewizji tekstu.
6. Możliwość ustawienia innych parametrów.
Proces zapytania ofertowego i zamówienia on-line

W trakcie pokazanych w poprzednich przykładach zapytań ofertowych nasz Klient

otrzymuje ofertę cenową także e-mailem, oraz dostaje się ona do katalogu „Karty
pracy”.
Klikając na odsyłacz znajdujący się w e-mailu, lub na koncie MSDocS przy pomocy ikony
oznaczonej strzałką istnieje możliwość zaakceptowania lub odrzucenia oferty cenowej.
Po zaakceptowaniu oferty cenowej zamówienie zostaje przeniesione do katalogu
„Zamówienie”pod tym samym numerem rejestracyjnym.
Administrator MSDocS e-mailem prześle potwierdzenie zamówienia i fakturę pro forma,
które jednocześnie trafia do katalogu „Potwierdzenie”.
Podobnie realizacja zamówienia pojawia się w formie e-maila i w systemie MSDocS.

Katalog Ordered files:

Zamówione karty charakterystyki trafiają także do tego automatycznie powstającego
katalogu, dzięki czemu łatwiej jest rejestrować nowo „powstałe” karty charakterystyki w
już istniejącej strukturze katalogów.