Modulo Completo Excel Final 2007

MANUAL DE USUARIO EXCEL BASICO 2007
Excel 2007 es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows y
desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo
normal, base de datos, programa de gráficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje
propio de programación y generación de macros; todo dentro de la misma aplicación. Las hojas
de cálculo junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más
general y extendido.
Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:
• Texto
• valores numéricos, fechas y datos horarios
• fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en
función de los valores de otras celdas.
Además, un programa como Excel contiene un gran número de utilidades para introducir,
formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de cálculo. Se puede
trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo siempre que la memoria
del computador lo permita. Distintas hojas de cálculo se agrupan formando un fichero
denominado libro de trabajo. Cada hoja puede contener hasta 1.048.576 filas y 16.384
columnas, haciendo un total de 17.179.869.184 celdas. Las columnas se identifican mediante
letras (A, B, C,
..., AA, AB, ..., XFD), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3,
...,1.048.576). Una casilla se identifica con las letras indicadoras de la columna, seguidas del
número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.)
Excel puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas; dicho
programa permite además presentar rápidamente todos estos datos mediante gráficos de
distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero
independiente. Estos gráficos pueden tener muchas formas (funciones, diagramas de barras, de
líneas, de torta, entre otros) y estar representados en dos o tres dimensiones. Dependiendo de
las necesidades del usuario. Permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas
y hojas, para realizar análisis de sensibilidad de forma rápida, recalculando toda la hoja al
mínimo cambio que se efectúe en alguna de las celdas relacionadas. Cuenta con un lenguaje
propio de programación (Excel Visual Basic).
Instructora: Natalia Andrea Virgen Serna

profesoraitmpp@gmail.com
Teléfono 576 00 00 Ext 3502 - Página 1 -
Curso de Excel 2007
Con esta guía comenzaremos a estudiar la hoja de cálculo Excel 2007, en lo referente a sus
herramientas básicas como reconocimiento del ambiente gráfico de la aplicación y sus
partes; elaboración de tablas, fórmulas matemáticas básicas, gráficos, análisis de datos,
entre otros.
Guía No.1
Objetivos de la Guía No. 1
• Comenzar a familiarizarse con el entorno de Excel.

• Realizar las primeras prácticas con las Hojas de Cálculo.
• Operaciones básicas con las hojas.
La Pantalla Principal
Descripción de la ventana de una hoja de cálculo.

Barra de Título Barra de fichas Barra de Menús
Barra de Fórmulas
Indicador de identificación de la
celda actica Celda Activa
HOJA DE CÁLCULO
Nombre de la hoja
Barras de Desplazamiento
Desplazamiento
entre hojas Zoo

Introducción
Una hoja de cálculo es un programa que permite realizar cálculos aritméticos, estadísticos,
financieros, etc., con una serie de datos previamente introducidos. Con Excel podemos
generar presupuestos, gráficos estadísticos, facturas, análisis de bolsa, ventas, inventarios,
etc. Excel incorpora cantidad de funciones que nos facilitará el cálculo de operaciones
complejas.
Conceptos básicos
Hoja: Se denomina así al área donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre
identificativo que podemos cambiar. El nombre de la hoja se puede identificar en la parte
inferior de la pantalla.
Celda: Es cada una de las cuadrículas que se muestran en la hoja de cálculo. En las
celdas se introducen los datos.
Columna: Se nombran de la A a la Z y están dispuestas en vertical. Después de la

columna Z, nos encontramos con la columna AA, AB, AC... y así hasta la AZ.
Seguidamente, comenzaría la BA, BB. y así hasta la última columna que es la XFD. En
total, una hoja de cálculo contiene 16.384 columnas.
Fila: Dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 1.048.579 que es la

última.
Libro de trabajo: Es el conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al

grabarlo, se crea un archivo con la extensión .XLS con todas las hojas que tuviese el
libro.
Rango: Es un grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas

por ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A5
El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última celda

seleccionadas.
Algunos ejemplos de rangos:
Rango A1:A6 Rango C1:G6
Desplazamiento por la hoja

Para desplazarse a través de las celdas de Excel puede utilizar alguno de estos métodos:
• Con las teclas de movimiento de cursor del teclado

• Con un clic en una celda específica
• Con la función Ir a.... ubicada dentro de la ficha inicio o con la tecla F5
Selección de celdas
Para seleccionar celdas ubicar el cursor en medio de una celda, pulsar el botón izquierdo
del mouse y, sin soltarlo, “arrastrar” hacia alguna dirección. (putero cruz blanca)
Operaciones con hojas de Excel

Un libro de trabajo consta de varias hojas. Al iniciar Excel, ésta permite trabajar con tres
hojas cuyas etiquetas puede observar en la parte inferior de la hoja en la que está
trabajando. Usted, puede insertar hojas, copiarlas, moverlas, borrarlas, seleccionarlas....
Cambiar el nombre a una hoja
• Dar doble clic izquierdo del Mouse sobre el nombre actual, escribir el nuevo
nombre y presionar la tecla Enter.
• Ó, clic derecho del Mouse sobre la hoja, clic en Cambiar Nombre, digite el nombre
y presione la tecla Enter.
• Ó, ir a la ficha inicio – formato – Cambiar Nombre de la hoja.

Copiar una hoja
• Manteniendo la tecla de CONTROL pulsada, arrastra la pestaña de la hoja Listado

una posición hacia su derecha. La hoja mostrará un 2 entre paréntesis:
• Otro sistema sería desde ficha inicio – formato – Mover o copiar hoja donde
verá un cuadro de diálogo en el que se selecciona el libro de trabajo y el lugar
donde desea colocar la hoja.
• Ó, clic derecho del Mouse sobre el nombre de la hoja y saldrá el cuadro de diálogo
al cual se hace referencia en el ítem anterior.
Mover una hoja
Clic sostenido sobre la hoja a arrastrar y sin dejar de presionar, mueva a la posición
deseada.
Insertar una hoja
• Clic en la ficha inicio – insertar- Insertar Hoja
•
• Ó, clic derecho del Mouse sobre una de las hojas, clic en Insertar, clic en Hoja de
cálculo y Aceptar.
Eliminar una hoja
• Clic en la ficha inicio – Eliminar – Eliminar Hoja.
• Ó, clic derecho del Mouse sobre la hoja a eliminar y clic en Eliminar.

Introducción de datos. Tipos de datos
• Valores constantes. Todo tipo de datos que escriba directamente, ya sea texto o
números. Este valor no cambia a no ser que lo modifique o borre.
• Fórmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc, y
que producen un resultado. Las fórmulas comienzan siempre con el signo de igual (=) o
(+). Si modifica el valor de una celda a la que la fórmula esté haciendo referencia, el
resultado de la fórmula varía automáticamente.
Copiar y mover celdas

Para copiar o mover celdas podemos recurrir a las conocidas opciones de Copiar, Cortar
y Pegar o bien utilizar el sistema de arrastrado.
Otro método para copiar es el siguiente:
Sitúa el puntero del mouse en un borde de la celda a copiar, pulsa la tecla de CONTROL y
sin soltarla, arrastre la celda a otra posición. Suelte después.
Con este método, si no pulsa la tecla de control, la celda se movería. Asimismo, puede
copiar o mover un rango de celdas seleccionado con los mismos métodos.
Dar nombres a las celdas

Es posible asignar un nombre a una celda o a un rango. De esta forma puede:
• Desplazarnos a esa celda o rango más fácilmente
• Utilizar los nombres en una fórmula
• Identificar mejor los rangos

Curso de Excel 2007
Guía No.2
Objetivos de la Guía No.2
• Continuar con las operaciones básicas de copiar, pegar, insertar, mover celdas, filas y
columnas.
Copiar datos
Cuando el cursor está situado en una celda o está seleccionando un rango, el puntero del
mouse puede adquirir varias formas según donde esté situado. Por ejemplo, si lo sitúa (sin
pulsar clic) sobre la selección, el puntero del ratón adquiere una forma de cruz blanca. Esta
forma significa que está en modo selección normal.
Cuando sitúa el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda o de la

selección (sobre un punto negro) el puntero del mouse adquiere una forma de cruz
negra. Esta forma indica que está en modo copiar o modo llenado. Si arrastra la celda
pulsando el botón izquierdo, realizará un llenado de celdas.
Si sitúa el puntero del mouse sobre el cuadro de llenado, éste adquirirá una forma de
cruz negra.
Cuadro de llenado
Si arrastra hacia abajo o hacia un lado, el contenido de las celdas se copiará:

Copiar y mover celdas
Otra forma de copiar o mover celdas sería situando el puntero del mouse en el mismo
borde de la selección. Observe la forma que adopta:
Arrastrando de esta forma la selección, moverá las celdas a otra ubicación. Si lo arrastra
manteniendo pulsada la tecla de Control, lo que hará será copiar las celdas.
Insertar y eliminar filas y columnas

Al insertar filas o columnas en Excel, las celdas se desplazan para dejar sitio a las nuevas
celdas. Es muy fácil insertar una fila o una columna:
• Clic en el número indicador de la fila ó en la letra indicadora de la columna, luego

clic en la ficha inicio – Eliminar. Esto en el caso de eliminar filas ó columnas.
• Para insertar una fila ó columna, dé clic en la ficha inicio – insertar - Filas ó
Columnas.
Selección de celdas no-adyacentes

Si lo que desea es seleccionar un rango de celdas que no estén juntas, deberá presionar
al mismo tiempo que selecciona el rango, la tecla de Control del teclado.
Borrar todos los datos de la hoja

• Clic en el cuadro de la esquina superior derecha (encima de los rótulos de las filas
y a la izquierda de los rótulos de las columnas). Verá que toda la hoja queda
seleccionada.

• Presione la tecla Supr del teclado.
• Dé un clic en cualquier parte de la hoja para quitar la selección.
• La totalidad de los datos se han borrado.
Cambiar el tamaño de filas y columnas
Para cambiar el tamaño de una columna o fila, de clic derecho del mouse sobre el
identificador de fila o columna y selecciono ancho de columna o alto de fila, coloco
el valor correspondiente y luego aceptar.
Inmovilizar paneles
En hojas muy extensas puede ocurrir que tenga una o varias filas o columnas con rótulos
de nombres y que al desplazar la hoja y debido a su longitud, pierda de vista esos
rótulos que pueden servir como referencia. Por ejemplo:
Imagínese que en vez de 7 columnas de datos, son 200 columnas. Al estar el cursor
situado cerca de la columna A, tiene como referencia de los datos a los nombres de dicha
columna, pero si desplaza la pantalla hacia la izquierda, perdería la referencia de los
nombres.
Para que no ocurra esto, tendría que:
1. Situar el cursor en la celda D3. Esta celda contiene por encima los rótulos de los
meses y a su izquierda contiene los rótulos de las personas.
2. Acceder a La ficha vista – Inmovilizar paneles

Observará unas líneas negras que significan la división que ha realizado. Lo que haya por
encima y a la izquierda de esas líneas será lo que quede inmovilizado.
Ahora podrá desplazarse hacia la derecha y siempre verá la columna izquierda que servía
como referencia. De la misma forma, si se desplaza hacia abajo, verá la fila de los meses
inmovilizada.
Para cancelar la inmovilización de los paneles, deberá acceder a la ficha vista –

Movilizar paneles y las líneas de inmovilización desaparecerán, quedando la hoja como
estaba antes.

Curso de Excel 2007
Guía No.3
• Dar formato a las celdas.
Formato de Celdas
Existen varios botones en la barra de herramientas de formato que permiten

cambiar algunas de las características mencionadas:
Negrita Cursiva Subrayado
Paleta de bordes Color de fondo Color de letra
No obstante, existe en la ficha inicio en la herramienta formato un menú bastante

completo donde puede escoger o modificar alguna característica del formato de las
celdas.
• Clic en la ficha inicio Formato – formato de Celdas

Desde aquí puede escoger los formatos para los números, alineación, tipo de letra,
colores, etc.
Para colocar un formato a un grupo de celdas, éstas deberán estar seleccionadas

previamente. Cuando coloca un formato cualquiera, por ejemplo formato Moneda, Bordes
exteriores y color de letra azul, al salir del cuadro de diálogo puede escribir y los datos
aparecerán ya con el formato escogido.
Autoformato
Otra forma de establecer un formato para las celdas de una hoja que ya contenga datos,
es con la opción llamada Dar formato como tabla. Esta opción lleva a un menú donde
se puede elegir entre varios modelos preestablecidos.
• Seleccione el rango de celdas al cual aplicará el autoformato.
• Clic en la ficha inicio –Dar Formato como tabla y aparecerá la siguiente ventana:

• Clic en el formato a aplicar.
• Clic en Aceptar.
Alineación de los datos

Para alinear los datos de una celda tiene los botones en la ficha inicio:
Izquierda Centrar Derecha Alinear en varias columnas
Observe el efecto de cada una de ellas en una celda:
Tipos y fuentes de letra.

Aparte de los botones típicos de la ficha inicio (negrita, subrayado, cursiva, fuente...) ha
visto que existe un cuadro de diálogo completo desde el cual puede cambiar el aspecto
de una celda o rango.
Fuente de letra Tamaño

Bordes, rellenos y color de letra
Hay varias formas de aplicar bordes y sombreado a las celdas.
• Seleccione el rango de celdas. En la ficha inicio, encontrará el botón de Bordes, dé

clic en la punta de flecha y aplique el borde que desee. Para el color de relleno,
dé clic en la punta de flecha del color de relleno y aplique el color deseado.
• Otra forma de aplicar bordes y sombreado:
1. Seleccione el rango de celdas.
2. Clic en el opción Más bordes

• Puede seleccionar el estilo de línea, color para el borde (contorno e interior) y si
es horizontal, vertical o diagonal, etc.
• Para aplicar el color de relleno desde ésta opción, clic en la pestaña de Bordes.
Clic en el color a aplicar y clic en Aceptar.
Para el color del texto, puede seleccionar el rango de celdas y clic en la punta de flecha
del color de fuente. Aplique el color deseado.
Paletas de relleno de color y color de letra
Formato de los números

Cuando introduce números en una hoja de cálculo, el formato de las celdas es el
General, es decir, números sin ceros separadores de miles, ni formato monetario, y
alineados a la derecha. Puede darle a las celdas numéricas formatos más descriptivos y
hasta más complejos y personalizados.
Para esto, hay una pequeña barra de herramientas con los formatos más utilizados, y
también el cuadro de diálogo Formato –Celdas.
Moneda Porcentaje Millares Aumentar y disminuir decimales
Desde el clic derecho formato de celdas también puede cambiar el formato de los
números accediendo a un completo menú con numerosos formatos preestablecidos.

Curso de Excel 2007
Guía No.4
• Comenzar a trabajar con fórmulas sencillas y realizar operaciones básicas de copia y

cálculos automáticos.
• Diferenciar entre celdas relativas, absolutas y mixtas
La sintaxis de una fórmula
Una fórmula es una expresión que se introduce en una celda y que relaciona valores y
fórmulas de otras celdas para producir un resultado. Una fórmula comienza siempre con
el signo igual (=) o (+) y puede contener textos, números, referencias de celdas, etc.
En la celda que contiene una fórmula se visualiza siempre el resultado de la misma y la

fórmula en sí se visualiza en la barra de fórmulas.
La fórmula combina diferentes operadores para realizar los cálculos. Estos operadores
son:
De comparación
Aritméticos:
Igual =
Suma + Distinto <>
Resta - Mayor >
Multiplicación * Menor <
División / Mayor o igual >=
Porcentaje % Menor o igual <=
Exponente ^
De texto
Concatenación &
Ejemplos de fórmulas serían:
=12+5 Suma los valores numéricos 12 y 5

=C1+C5 Suma el contenido de las celdas C1 y C5
=(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo
resta de A2.
=Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos
=2^3 Eleva al cubo el número 2

Mensajes de error
En algún momento puede producirse el hecho de que haya un error en la realización de

una fórmula y que ésta intente realizar cálculos con datos erróneos. Por ejemplo, intente
=C1+C2 habiendo un texto en C1 y un número en C2, por lo que Excel devolverá un
mensaje de error. Observe los siguientes mensajes de error y su causa:
#¡DIV/0! Se está intentando dividir un número entre 0

#N/A Valor no disponible
#¿NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce
#¿NULO! Intersección no válida de dos áreas
#¡NUM! Número utilizado de forma incorrecta
#¡REF! Referencia no válida a una celda
#¡VALOR! Operando o argumento erróneo
####### Columna demasiado estrecha para ver los datos
Referencias
Celdas relativas: Indican la posición de la celda como desplazamiento a partir de la
cual se está introduciendo la fórmula. Si las celdas referenciadas cambian de ubicación,
Excel ajusta las referencias para adaptarlas a la nueva posición.
Celdas absolutas: Indican posiciones que no cambian. Una celda se convierte en

absoluta añadiendo antes y después de la letra de la columna el signo pesos ($). Por
ejemplo: $B$6 ó seleccionando el rango de celdas y presionando la tecla F4.

Curso de Excel 2007
Guía No.5
• Conocer el concepto de función y sus aplicaciones.
Funciones
Una función es una fórmula ya escrita y preparada para realizar cálculos y simplificar el
uso de fórmulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y existen multitud de
funciones. Imagínese sumar un rango de 200 celdas con una fórmula del tipo
=A1+A2+A3+A4...
Existen funciones que realizan complejos cálculos financieros, estadísticos, matemáticos,

etc, y que permiten ahorrar trabajo y tiempo en la escritura de una fórmula.
Sintaxis de una función

Las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis tal y como se indica en el
siguiente ejemplo:
=SUMA(A1:A200;100)
Argumentos
Signo igual Nombre de la separados por punto
función y coma y encerrados
entre paréntesis
En el ejemplo, se sumará todo el rango A1:A200 y aparte el número 100. Es decir, que
dentro de los paréntesis que forman el contenido de la función, hay dos argumentos a
sumar.
La función Autosuma
Es quizá la función más utilizada en una hoja de cálculo. Por ello, Excel proporciona un
botón exclusivo para la función Autosuma en la ficha inicio.

Para utilizar una función, podemos escribirla manualmente o bien utilizar el Asistente
para funciones y que lo irá guiando paso a paso en la construcción de la función.
Ejemplo:
1. Escriba en una hoja nueva unos cuantos números y después coloque el cursor bajo
esa misma lista:
2. Presione el botón Autosuma situado en la ficha inicio.
Observe que Excel detecta lo que desea sumar y lo marca con puntos suspensivos
intermitentes.
Ahora puede aceptar presionando la tecla Enter o bien seleccionar con el mouse la zona
que desea sumar. Presione la tecla Enter.
La función PROMEDIO
Otra interesante función es la llamada =PROMEDIO(). Funciona exactamente igual que
la suma, dentro de la herramienta autosuma se despliega un lista donde se selecciona la
función a utilizar.
1. Ubíquese donde va el resultado
2. Seleccione la función PROMEDIO
3. Seleccione con el mouse el rango de números.
4. presione la tecla Enter para obtener el resultado.
El asistente para funciones

Existen muchos tipos de funciones; matemáticas, estadísticas, de fecha, científicas, etc,
alguna de las cuales contiene una sintaxis bastante más difícil que la autosuma, por
ejemplo. Existen funciones que realizan complejos cálculos y que tan sólo pide unos
datos específicos.
Si no recuerda la sintaxis de una función, puede hacerlo con el Asistente de funciones

el cual, lo guiará paso a paso hasta obtener el resultado buscado:
1. Ubique el cursor en la celda donde se mostrará el resultado.
2. Clic en el botón Pegar función ubicado en la barra de formulas.

3. Clic en la punta de flecha de la opción seleccionar una categoría, mostra la
opción Usadas recientemente y se visualizan todas las categorías de funciones
de Excel.
4. Clic en la opción Estadísticas.
5. Suba la lista deslizable de la ventana inferior hasta encontrar la función

PROMEDIO y dé un clic sobre ella.
6. Observe la línea de estado de la ventana; allí explica para qué sirve esa
función. Clic en Aceptar.

7. Ahora pide qué celdas o rango de celdas desea utilizar para saber el resultado
del promedio de datos. Puede dar clic en las celdas a tener en cuenta para la
operación, escribirlas a mano o bien seleccionar un rango de datos de la hoja.
Seleccione el rango adecuado y acepta.
Otras funciones: MAX, MIN, CONTAR
La función MAX, le permite obtener el máximo valor de un rango de datos contenidos en una
lista o base de datos. La siguiente es la sintaxis de la función:
=MAX(rango_de_celdas)
La función MIN, obtiene el valor mínimo que se encuentra en un rango de celdas. Sintaxis:
=MIN(rango_de_celdas)
La función CONTAR, le permite determinar la cantidad de datos numéricos que hay

en una lista o base de datos. Sintaxis:
=CONTAR(rango_de_celdas)

A continuación encontrará una tabla de valores y la aplicación de las funciones Max,
Min, Promedio, Suma y Contar.

Curso de Excel 2007
Guía No. 6
Objetivos de la guía No. 6
• Trabajar con gráficos estadísticos.
Introducción a los gráficos en Excel. Tipos de gráficos
Un gráfico en Excel es la representación gráfica de un conjunto de datos de una hoja de

cálculo. Usted puede crear diferentes tipos de gráficos (barras, columnas, líneas, etc)
dependiendo de la información visual que quiera conseguir. Los datos utilizados en su
creación, pueden variar y el gráfico se actualizará automáticamente.
Estas son las características de alguno de los gráficos más utilizados:
Gráfico de Areas:
Representan la
evolución de las series
a lo largo del tiempo.
Muestran el volumen
de cada serie y el total
acumulado de las
mismas.
Gráfico de Barras:
Comparan las series. El eje
X se representa
verticalmente y el eje Y
horizontalmente.

Gráfico de Columnas: Las
barras apiladas (ejemplo)
representan la relación de
cada punto con el total.
Representa las series en

barras verticales y permite
compararlas y analizar las
diferencias de valores entre
los puntos a través del
tiempo. Es un gráfico ideal
para observar los datos en
un momento de tiempo
dado.
Gráfico de Líneas:
Estudia las tendencias de
los valores a lo largo de un
período de tiempo,
resaltando la velocidad del
cambio.
Gráfico Circular o de
Sectores: Representa una
sola serie de datos que son
analizados y cuyo valor se
expresa en porcentaje. Se
utilizan también para resaltar
algún valor concreto.

Gráfico de Anillos:
Similar al de sectores,
no se limita a una sola
serie sino que puede
representar tantas
como deseemos. Las
series son los anillos y
los colores representan
cada categoría.
Gráfico XY (De
Dispersión):
Trabajan con dos ejes
de valores. Se
selecciona la primera
columna del rango
para los valores de
eje X y la segunda
para los del eje Y. Se
usan para analizar
tendencias de los
valores a través del
tiempo, y sus
posibles relaciones
entre series.
Crear y modificar un gráfico
1. Ingrese los datos en la hoja de cálculo:

2. Ubique el cursor del Mouse en alguna de las celdas que hacen parte de la tabla y
presione la tecla F11 e inmediatamente se graficará.
3. Note que el gráfico no tiene título, ni los nombres para los ejes correspondientes.
Para hacer modificaciones al gráfico:
• En la barra de titulo aparece una barra herramientas de grafico.
• Seleccione la solapa presentación.

• Ingrese los datos correspondientes a los títulos.
• Clic en la herramienta de Leyenda y ubique la Leyenda donde usted desee (La
leyenda es el recuadro que aparece a la derecha del gráfico, indicándole los colores
del gráfico a que dato corresponde).
• Clic en Rótulos de Datos y active las opciones que desee visualizar en el gráfico.
PARA CAMBIAR LOS COLORES DEL GRAFICO Y TEXTO

• Clic en la solapa diseño.
• Estilos de diseño.
• Cambie las opciones que desee.
OTRA FORMA DE GRAFICAR
1. Seleccione el rango de datos a graficar.

2. Clic en la ficha insertar.
4. Seleccione el Tipo y Subtipo de gráfico.

5. Clic en el gráfico que desea y aparece automáticamente.

Curso de Excel 2007
Guía No. 7
• Conocer y emplear la Función Lógica SI
La Función =SI( )
Una de las funciones más potentes que se utilizan en Excel es la función =SI (). Esta
función tiene la siguiente estructura:
=SI(condición;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Donde condición es una condición que se tiene que cumplir. Si ésta se cumple, se
ejecutará valor_si_verdadero, o en caso contrario, se ejecutará valor_si_falso.
Por ejemplo:
Se desea determinar qué alumnos aprobaron y

desaprobaron de acuerdo a la nota final.
Si la Nota Final es mayor igual a 3, entonces Aprobado será SI, de lo contrario será NO.
1. Ubicarse en la celda donde mostrará la primera respuesta, en este caso en la

celda C2.
2. Identificar en el enunciado, la condición (más conocido como prueba_lógica), el

valor_si_verdadero y el valor_si falso.
Prueba_Lógica: Si la Nota Final Mayor igual a 3
Valor_si_verdadero: SI
Valor_si_falso: NO
3. Activar la función lógica SI.
• Clic en más funciones.
• Buscar la categoría de funciones lógicas y allí, buscar la función SI

• Clic en Aceptar.
• Ingrese los valores correspondientes para cada argumento de la función.
4. Clic en Aceptar y obtendrá la respuesta para el primer caso. Copie la fórmula

hacia abajo y obtendrá los demás valores.

Curso de Excel 2007
Guía No. 8
• Emplear el procedimiento de ordenar y filtrar datos para el respectivo análisis de datos.
Ordenar Datos
Ordenación rápida: Excel ordena rápidamente a través de un campo mediante el botón
Orden ascendente ó descendente, situado en la ficha inicio.
Orden Ascendente Orden Descendente
Orden personalizado: Excel permite ordenar también por varios campos. Imagine que
en una misma lista ordenada por ciudades, existen tres registros de Medellín. Aparte
puede ordenar por Apellidos, o cualquier otro campo.
1. Ubique el cursor en cualquier celda de la tabla.
2. Clic en la inicio o Datos herramienta ordenar – Orden personalizado y aparecerá la

siguiente ventana:

Desde aquí podemos establecer los criterios de ordenación.
Filtrar Datos
Otra posibilidad para trabajar con listas son los llamados Filtros. Estos actúan en forma
de lista desplegable y nos permite filtrar o elegir datos según unas condiciones
específicas.
1. Selecciona el rango de la lista A1:D6
2. Accede a la ficha inicio o Datos herramienta filtrar y pulsa un clic en cualquier
parte de la lista para quitar la selección.
Observa que han aparecido las típicas flechas correspondientes a las listas
desplegables comunes en Windows.
3. Abre la lista correspondiente al campo nombre y selecciona Camilo

4. Vuelve a abrir la misma lista y selecciona la opción Todas.
5. Abre la lista del campo nombre y elige la opción Filtros de texto – Filtro
personalizado.

6. Prepara el cuadro de diálogo de la siguiente forma:
7. Acepta. Observa que han aparecido los nombres cuya inicial comience a partir
de la letra M.
8. Vuelve a mostrar todos los nombres.
En campos numéricos, podríamos por ejemplo ejecutar una consulta que nos mostrar los
valores más altos, valores a partir de un número determinado, etc.


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MANUAL DE USUARIO EXCEL BASICO 2007

Instructora: Natalia Andrea Virgen Serna

• Comenzar a familiarizarse con el entorno de Excel.

Descripción de la ventana de una hoja de cálculo.

Instructora: Natalia Andrea Virgen Serna

Columna: Se nombran de la A a la Z y están dispuestas en vertical. Después de la

Fila: Dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 1.048.579 que es la

Libro de trabajo: Es el conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al

Rango: Es un grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas

El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última celda

Algunos ejemplos de rangos:

Rango A1:A6 Rango C1:G6

Desplazamiento por la hoja

• Con las teclas de movimiento de cursor del teclado

• Con la función Ir a.... ubicada dentro de la ficha inicio o con la tecla F5

Operaciones con hojas de Excel

Cambiar el nombre a una hoja

• Ó, ir a la ficha inicio – formato – Cambiar Nombre de la hoja.

Instructora: Natalia Andrea Virgen Serna

• Manteniendo la tecla de CONTROL pulsada, arrastra la pestaña de la hoja Listado

Mover una hoja

Insertar una hoja

• Clic en la ficha inicio – insertar- Insertar Hoja

Eliminar una hoja

• Clic en la ficha inicio – Eliminar – Eliminar Hoja.

• Ó, clic derecho del Mouse sobre la hoja a eliminar y clic en Eliminar.

Instructora: Natalia Andrea Virgen Serna

Copiar y mover celdas

Otro método para copiar es el siguiente:

Dar nombres a las celdas

• Desplazarnos a esa celda o rango más fácilmente

• Utilizar los nombres en una fórmula

• Identificar mejor los rangos

Instructora: Natalia Andrea Virgen Serna

Cuando sitúa el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda o de la

Si arrastra hacia abajo o hacia un lado, el contenido de las celdas se copiará:

Instructora: Natalia Andrea Virgen Serna

Insertar y eliminar filas y columnas

• Clic en el número indicador de la fila ó en la letra indicadora de la columna, luego

Selección de celdas no-adyacentes

Borrar todos los datos de la hoja

Instructora: Natalia Andrea Virgen Serna

Cambiar el tamaño de filas y columnas

Para que no ocurra esto, tendría que:

2. Acceder a La ficha vista – Inmovilizar paneles

Instructora: Natalia Andrea Virgen Serna

Para cancelar la inmovilización de los paneles, deberá acceder a la ficha vista –

Instructora: Natalia Andrea Virgen Serna

Existen varios botones en la barra de herramientas de formato que permiten

Negrita Cursiva Subrayado

Paleta de bordes Color de fondo Color de letra

No obstante, existe en la ficha inicio en la herramienta formato un menú bastante

• Clic en la ficha inicio Formato – formato de Celdas

Instructora: Natalia Andrea Virgen Serna

Para colocar un formato a un grupo de celdas, éstas deberán estar seleccionadas

• Seleccione el rango de celdas al cual aplicará el autoformato.

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Alineación de los datos

Izquierda Centrar Derecha Alinear en varias columnas

Observe el efecto de cada una de ellas en una celda:

Tipos y fuentes de letra.

Fuente de letra Tamaño

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