CREAR FUNCIONES DE HOJA DE CÁLCULO PROPIAS

Si utiliza con frecuencia un cálculo complejo en Excel, no es necesario que escriba una
fórmula larga y complicada repetidas veces. Puede crear su propia función de hoja de
cálculo para realizar los cálculos. Después, puede utilizar esa función para crear fórmulas
más sencillas de introducir y mantener.
Para crear sus propias funciones personalizadas, debe trabajar con Microsoft Visual
Basic® para Aplicaciones (VBA). VBA es un lenguaje de programación integrado en
Excel. Este lenguaje de programación es muy flexible y puede hacer todo lo que hacen las
fórmulas de Excel y mucho más.
Por ejemplo, supongamos que tiene una fórmula compleja para calcular las comisiones de
ventas donde el porcentaje de la comisión cambia dependiendo de varios factores como
los productos, las ventas totales por trimestre y los tipos de productos que vende un
comercial, si el comercial trabaja con un sistema de cuotas. En vez de introducir una
fórmula larga y complicada que tenga en cuenta todos esos factores cada vez que se
desee calcular una comisión por venta, puede crear una función personalizada para
comisiones. Después, todo lo que debe escribir en las fórmulas para la comisión es el
nombre de la función.

Además, si su organización cambia las normas para el cálculo de las comisiones, no

tendrá que buscar y realizar tediosos cambios en todas las fórmulas complejas. Sólo
tendrá que realizar cambios en la función personalizada para actualizar todas las fórmulas
del libro.

Los siguientes pasos muestran cómo crear y utilizar una función personalizada. Para
seguir con el mismo ejemplo, esta función calcula la comisión de las ventas a un 6% fijo.
Para sacar el máximo partido a una función personalizada, debería sustituir el código
complejo de VB por este cálculo simple del porcentaje.

1. En el menú Herramientas, elija Macro y, a continuación, haga clic en Editor de

Visual Basic.
2. En el menú Insertar de la ventana de Microsoft Visual Basic, haga clic en
Módulo.
3. En la ventana Módulon, escriba el código para la función. Por ejemplo, una
función para calcular el 6% de comisión de las ventas, debe ser como esta:
 La primera línea del ejemplo anterior crea una función denominada Comisión que
realiza los cálculos en un número o celda de referencia. La función utiliza la variable
MiNúm para almacenar el número o valor de la celda. La segunda línea calcula el
valor de la función Comisión al multiplicar el número o celda de referencia (MiNúm)
por 0,06 (una fórmula más compleja puede tener varias líneas de código para
realizar los cálculos). La tercera línea pone fin al código de la función.

4. En el menú Archivo, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel.

5. En el libro, utilice la función en las fórmulas como lo haría con cualquier otra
función del libro. Por ejemplo, puede utilizar la función Comisión para calcular las
comisiones de las ventas:

Cualquier función que haya creado de esta forma sólo se podrá utilizar en el libro en
el que haya creado dicha función. Si desea utilizar la función en otro libro, puede
copiar el código para la función en los módulos de VBA de otros libros. Si es
programador, también puede copiar la función en un libro que utilice como biblioteca
de funciones y compilar ese libro como complemento.

NOTA El ejemplo de este artículo está muy simplificado para mostrar las tareas básicas.
Para crear funciones complejas en VBA, necesitará algunos conocimientos del modelo de
objeto VBA de Excel 2000, las estructuras de VB y el entorno VBA. Por ejemplo, puede
que desee declarar un argumento y devolver los tipos de datos en cualquier función que
haya creado. Para empezar a aprender sobre la programación en VBA, consulte las
referencias que aparecen más abajo.

Más información

Para obtener más información sobre cómo crear fórmulas que incluyan funciones, escriba
funciones en fórmulas en el Ayudante de Office o en la ficha Asistente para Ayuda en la
ventana Ayuda de Microsoft Excel y, a continuación, haga clic en Buscar.

Para obtener información sobre cómo crear funciones personalizadas en VBA, escriba
procedimiento función en el Ayudante de Office o en la ficha Asistente para Ayuda en la
ventana Ayuda de Microsoft Visual Basic de Excel, haga clic en Buscar y, a continuación,
haga clic en los temas "Escribir un procedimiento Función" e "Instrucción Función."

Si no tiene experiencia en programación de VBA la guía Microsoft Office 2000/Visual

Basic Programmer's Guide contiene información que le ayudará a obtener los
conocimientos fundamentales. Para obtener información sobre cómo obtener esta guía,
escriba guía para programadores en el Ayudante de Office o en la ficha Asistente para
Ayuda en la ventana Ayuda de Microsoft Excel y, a continuación, haga clic en Buscar.

Atajos de teclado:
Poner la fecha del ordenador: Ctrl + ;
Poner la hora del ordenador: Ctrl + :
Repetir el contenido de la celda inmediatamente superior: Ctrl + ' (apóstrofe)
Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: Ctrl + D

Editar fórmulas: Cuando está editando una fórmula en la barra de fórmulas y tiene
seleccionados algunos caracteres o números, al pulsar Supr se borra la selección. Si pulsa la
combinación de teclas Ctrl + Supr cuando no hay caracteres seleccionados se borrarán todos
los caracteres desde el punto donde está el cursor hasta el final de la línea.

Borrar celdas con el autorrelleno: También se puede utilizar la característica de

autorrellenado para borrar el contenido de las celdas. Sólo ha de seleccionar el rango que
quiere eliminar, situar el cursor sobre el cuadro de llenado y arrastrar el cursor sobre el bloque.
A medida que pasa por encima de ellas las celdas toman el color gris y cuando suelte el botón
del ratón se borrará el contenido de todas las celdas con color gris.

Desplazamiento rápido con las barras de desplazamiento: Pulsar la tecla Mayúsc mientras
se arrastra con el ratón la barra de desplazamiento.

Simulador de vuelo en Excel 97: Abrimos Excel y pulsamos F5. Escribimos X97:l97 y
pulsamos Intro. Pulsamos el tabulador. Manteniendo pulsadas las teclas CTRL y ALT
seleccionamos el icono de asistente para gráficos. Y nos aparece un simulador que se controla
con el ratón.

Nuevo método de trabajo, con 4 cifras: Transcurrido el año 2000 y los problemas causados
a raíz del Efecto 2000 resulta muy útil hacer un seguimiento de fechas y comprobar que todo
transcurre como es debido, es una buena idea activar el modo de trabajo de cuatro cifras para
evitarnos errores y problemas posteriores. Esto se consigue accediendo a la orden Celdas del
menú Formato, solapa Número, activar la palabra fecha de la lista deslizante. En la ventana
adyacente, elegir un formato que muestre el año con cuatro dígitos.

Selección de rango de forma exacta: En hojas de cálculo complejas o con celdas muy
pequeñas es difícil seleccionar un conjunto arrastrando con el ratón. Podemos pinchar en la
primera celda y pulsar la tecla MAYUS y pinchar en la última celda, se seleccionará todo el
rango comprendido en ese rectángulo imaginario.

Recálculo manual: Cuando trabajamos en hojas muy grandes, notamos que consumen una
gran cantidad de tiempo tanto en abrirse como cada vez que Excel intenta recalcular al
introducir un nuevo valor. Para hacer que Excel recalcule solamente cuando estemos listos
para hacerlo, podemos activar el cálculo manual yendo a [Herramientas/Opciones/Calcular]
y seleccionando la opción [Manual], que permitirá hacer el cálculo pulsando <F9>. Resulta útil
dejar marcada la opción [Recalcular antes de guardar].

Formato rápido:
CTRL.+N: negrita.
CRTL+S: subrayado.
CTRL+K: cursiva.
CTRL+5: Tachado.
CTRL.+9: ocultar fila.
CTRL+MAYUS+8: recuperar fila.
CTRL+0: ocultar columna.
CTRL+MAYUS+9: recuperar columna.
MAYUS+F11: insertar una nueva hoja.
F11: crear un gráfico con el rango seleccionado.

Números aleatorios: Excel permite la generación de números aleatorios por medio de la

función RAND(). Multiplicando la fórmula RAND() por un número se obtiene el límite máximo
de los números aleatorios. Por ejemplo, si utilizamos RAND() *10, el máximo será 10. Es
necesario multiplicar para obtener números enteros; en caso contrario, obtendremos
decimales. Hemos de tener en cuenta que los números cambiarán cada vez que recalculemos
la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra celda con la opción
[Pegado especial] del menú [Edición].

Apertura al inicio: Si al utilizar Excel trabajas siempre con la misma plantilla, puedes
guardarla dentro de la carpeta \ARCHIVOS DE PROGRAMA\MICROSOFT
OFFICE\OFFICE\XLSTART. El libro se abrirá automáticamente cada vez que inicies el
programa.

Crear una nueva Hoja de cálculo nueva o realizar una copia rápida de una Hoja ya
existente: La Hoja de Cálculo que quieras reproducir o copiar con las mismas propiedades y
características que la hoja activa, sólo has de señalarla con el ratón en la parte inferior donde
aparecen las lengüetas de las hojas y pulsar sin soltar la tecla de Control (Ctrl) y arrastrarla
en horizontal y soltarla cuando aparezca el signo +. Con esto lo que hemos creado es una
nueva hoja de cálculo si estaba en blanco o una copia exacta si teníamos cualquier clase de
dato.

Asistente de división: Cuando tenemos una columna con datos que queremos dividir (por
ejemplo, nombres y apellidos), podemos usar el asistente de conversión de tabla en texto para
realizar esta tarea. Seleccionen los datos a dividir. Hacemos clic en [Datos/ Texto en
Columna], elegimos la opción [Delimitados] y pulsamos [Siguiente]. En [Delimitadores]
dejamos solamente [Espacios] habilitado. Hacemos clic en [Siguiente], y en la tercera
pantalla, elegimos la segunda columna para separar definitivamente, después pulsamos en
[Finalizar].

Cerrar todos los libros: Pulsamos Mayusc y sin soltar pinchamos en el menú Archivo y la
opción Cerrar habrá cambiado a Cerrar todo.
Insertar un comentario en una celda: Pulsamos Mayusc+F2 y aparecerá el comentario para
que lo rellenemos.

Botones opuestos: Una función muy útil e indocumentada es la de los botones opuestos, con
los cuales podemos eliminar botones de las barras de herramientas. El truco consiste en hacer
clic sobre uno de los botones y mantenerlo presionado mientras pulsamos la tecla <SHIFT>. Al
soltar esta tecla, aparecerá el botón original.

Más de una línea en la misma celda: Si queremos crear más de una línea en la misma celda
escribimos los datos que deseemos y pulsamos ALT+INTRO, así cuantas líneas queramos
crear.

Insertar una hoja nueva en un libro: Pulsamos Mayusc+F11 y se insertará una hoja nueva
por delante (a la izquierda) de la hoja que tengamos activa.

Rellenar un rango de celdas: Seleccionamos el rango a rellenar e introducimos el valor de

relleno y pulsamos CTRL+INTRO.

Autoajustar el ancho de una columna o alto de una fila: Para ajustar el ancho de una
columna al valor más ancho que exista en sus celdas hacemos doble clic en el borde derecho
de la etiqueta de la columna. Igualmente doble clic en el borde inferior si lo que queremos es
ajustar el alto de una fila al tipo de letra mayor.

Crear una gráfica interactiva para actualizarse a través de Internet: Una tarea muy útil
consiste en crear una gráfica asociada a una hoja de cálculo y publicarla en Internet o en una
intranet para que cualquier persona equipada con un navegador pueda consultarla o
actualizarla. a) Crear una gráfica a partir de un rango de celdas con la orden Gráfico del menú
Insertar. b) Una vez creada, seleccionarla y grabarla con la opción Guardar como Página Web
del menú Archivo. c) En la ventana que se abre, activar la opción “Selección: Gráfico” y
“Agregar Interactividad”. Pinchar en la opción Publicar. d) En la nueva ventana Publicar como
Página Web, activar la casilla “Abrir la página en el explorador Web”. Pinchar en Publicar. e)
La tabla y la gráfica pueden visionarse con cualquier navegador en Internet.

Copiar el formato de un gráfico: Se puede usar la opción de pegado especial para copiar el
formato de un gráfico a otro. Para hacerlo, seleccionamos el gráfico con el formato original y
elegimos [Copiar] del menú [Edición]; nos posicionamosen el segundo gráfico y aplicamos
[Edición/Pegado especial], seleccionamos [Formatos] y [Aceptar]. Hemos de tener en
cuenta que si son gráficos de distintos tipos, se cambiará al segundo para que coincida con el
primero (si, por ejemplo, copiamos el formato de un gráfico de tarta a uno de barras).

HUEVO DE PASCUA EN EXCEL 97

Para descubrir uno de los secretos de esta hoja de cálculo, haced lo siguiente:
Nuevo documento en blanco. Pulsar F5. Escribid X97:L97. Pulsar aceptar. Pulsar Tab
(tabulador, para ir a la celda M97). Pulsa MAYUSCULAS+CONTROL (mientras marcar sobre
el asistente de gráficos). Para salir, pulsar CONTROL+MAYUSCULAS+ESC. Cuando cambie
de pantalla utiliza el ratón para desplazarte por ella, el botón izquierdo acelera el
desplazamiento y el derecho desacelera.

HUEVO DE PASCUA EN EXCEL 2000

Al ejecutar Excel, pulsamos F5 e introducimos el rango L2000:X2000 y pulsamos Intro. Se

seleccionará todo el rango. Pulsamos la tecla Tab (tabulador, para activar la celda M2000).
Pulsamos MAYUSCULAS+CONTROL (mientras hacemos clic sobre el asistente de gráficos
de la barra estándar).

Organizar la hoja de cálculo en Excel:

 Nuevo libro: En primer lugar abrimos Excel. Desde el menú de Herramientas,

seleccionamos Opciones, donde resaltamos la pestaña General. Luego, en la casilla
Número de hojas en nuevo Libro eliminamos el número que aparece y tecleamos 1. Con
esto, cada vez que abramos un nuevo libro tendremos una única hoja de trabajo.
 Hojas de trabajo: Si, más adelante necesitáramos trabajar con más de una hoja de
trabajo, podemos obtenerlas desde el menú de Inicio. También es posible conseguirlas
haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña en la parte inferior de la hoja
de trabajo actual, donde seleccionaremos Insertar. En nuestro caso, vamos a necesitar
una sola hoja de trabajo, pero cuando terminemos podemos cambiar el proceso para que
cada libro tenga dos o tres hojas de trabajo.
 Editor de Visual Basic: Cerramos Excel y lo volvemos a abrir con una sola hoja de
trabajo. Ahora, pulsamos la teclas Alt + F11 del teclado para iniciar el Editor de Visual
Basic. También se puede abrir desde el menú de Herramientas, donde seleccionamos la
opción Macro y luego Editor de Visual Basic. En el panel de la izquierda hacemos doble
clic sobre ThisWorkbook. Aparecerá una ventana en el panel derecho de la pantalla
donde teclearemos la macro tal como describimos a continuación:

Sub NewsSheets()
Dim x As Integer
For x = 1 to 5
Sheets.Add
ActiveWindows.NewWindow
Next
ActiveWorkbook.Windows.Arrange ArrangeStyle:=xlTiled
End Sub

Algunas de las palabras se volverán azules, si cualquier palabra aparece en color rojo significa
que hay algo incorrecto, por lo tanto, tendremos que corregirlo.

• Volver a la hoja: Tecleamos de nuevo Alt+F11 (o pulsamos sobre el icono de

Excel en la barra de Herramientas) para volver a la hoja de cálculo.
• Asignación de teclas: Pulsamos a la vez las teclas Alt+F8 del teclado para abrir
la ventana de diálogo Macro. Comprobaremos que la nueva macro que creamos en el
paso 2 ha quedado registrada y pinchamos sobre el botón Opciones. Ahora, en la
casilla próxima a Ctrl + introducimos la letra q, pulsamos en Aceptar y cerramos la
ventana.
• Ejecución: Ahora nos encontramos de nuevo en nuestra hoja de trabajo.
Pulsamos las teclas Ctrl+q simultáneamente. En vez de una hoja de trabajo
conseguiremos seis, cada una de ellas visitable en su propia ventana. Por último ya
sólo queda guardar el fichero. Esta macro estará siempre disponible para su utilización,
por lo que si pulsamos de Nuevo Ctrl+q obtendremos 12 páginas.

Convertir números a letras en Excel

Ya que mediante el formato de Excel no es posible, la solución puede ser crear un módulo de
Visual Basic que nos realice el trabajo. Afortunadamente, Microsoft nos ofrece otra alternativa
en su página web del área de descarga de Excel. Se trata de utilizar una función llamada
Recibo, que se encuentra en una librería dinámica y que puede llamarse desde Excel
definiendo una función.
Veamos los pasos a seguir:

1. Descargamos a nuestro disco duro el archivo E10467.EXE de la dirección

http://www.microsoft.com/spain/support/kbsl/softlib/msfiles/E10467.EXE
2. El archivo E10467.EXE contiene dos archivos empaquetados: DLLTCAST.DLL
y E10467.DOC. El primero es la librería dinámica que contiene la función Recibo y el
segundo es un archivo de Word con las instrucciones para utilizar en Excel la función.
Ejecutamos el archivo E10467.EXE y copiamos el archivo DLLTCAST.DLL a la
carpeta c:\windows\system de nuestro disco duro.
3. Arrancamos Excel y en un nuevo libro o en el que necesitemos utilizar la
conversión de números a letras, insertamos un nuevo módulo de Visual Basic. En
Excel 2000 mediante el menú Herramientas--Macro--Editor de Visual Basic y a
continuación ejecutando en este editor el comando Insertar--Módulo.
4. Escribimos el código siguiente en el módulo:
Declare Sub Recibo Lib "dlltcast.dll" (cifra As Long, ByVal texto As String)
Function letras(minumero)
Dim texto As String * 255
Dim cifra As Long
texto = String(255, 0)
cifra = CLng(minumero)
Call Recibo(cifra, texto)
letras = texto
End Function
5. Guardamos el libro de trabajo y cerramos el editor de Visual Basic. Probamos a
utilizar la función en la hoja de cálculo en la que hemos definido la función escribiendo
=letra(Número). Siendo número un valor numérico o una referencia de celda que
contenga un número. Por ejemplo: =letra(56789) o =letra(B2).

En el archivo de Word E10467.DOC podemos ver la forma de utilizar la función desde

cualquier hoja de cálculo sin tener que definirla nuevamente.

Sala de tortura en Excel

1. Inicia Microsoft Excel.

2. Crea una nueva hoja de cálculo.
3. Selecciona toda la línea 95 y presiona Tab para llegar a la columna B.
4. Selecciona "Acerca de Microsoft Excel..." en el menú "Ayuda" y despliega la ventana
"Acerca de Microsoft Excel".
5. Pulsa las teclas CTRL y MAYUS (Shift) y haz clic en Soporte Técnico.

Una vez hecho esto se abre la ventana "Hall of Tortured Souls", que es un mundo tipo
"DOOM". Si te mueves hacia adelante y subes las gradas verás los nombres del equipo de
desarrollo de Excel. Si giras 180 grados, caminas hasta la pared blanca en el final del cuarto y
escribes EXCELKFA, se abrirá un pasaje secreto que esconde nuevas sorpresas.

Jugar al Doom con Excel 97

1) Abre un libro nuevo

2) Pulsa F5
3) Escribe X97:L97 y pulsa Retorno
4) Presiona una vez la tecla TAB
5) Mientras mantienes pulsadas las teclas SHIFT y CTRL haz un clic en el asistente para
gráficos.