Formularze służą do graficznej prezentacji danych zawartych w tabeli lub kwe-

rendzie oraz do wprowadzania danych do tabeli źródłowej poprzez graficzny

interfejs użytkownika. Jeśli więc chcesz wyświetlać, wprowadzać lub zmieniać dane
w tabelach, utwórz formularz. Głównymi składowymi formularza są obiekty
graficzne, które są powiązane z danymi przechowywanymi w bazie danych.
Przy otwieraniu formularza program Microsoft Access pobiera dane z jednej lub
więcej tabel i wyświetla je na ekranie. Układ danych na ekranie możesz wybrać z
Kreatora formularzy lub zdefiniować samodzielnie, projektując formularz.

Ćwiczenie 2.33.

For
Wygeneruj prosty formularz do czytania i wprowadzania danych w spisie kie-
runków. Skorzystaj z możliwości generowania formularzy za pomocą kreatora.

mul
Zachowaj formularz jako Kierunki.
Aby utworzyć nowy formularz, przejdź do zakładki Formularze i wybierz Utwórz
arz formularz za pomocą kreatora. Następnie wskaż tabelę Kierunki będącą źródłem
pól dla formularza i dodaj oba pola znajdujące się w tej tabeli. Wybierz kolumnowy
e układ formularza. Zobacz ofertę stylów i wybierz Standardowy. Podaj nazwę dla
utworzonego formularza i zakończ pracę kreatora.

Pracując z formularzem, można się przełączać pomiędzy trzema widokami: projektu, formularza
danych lub arkusza danych (widok podobny do tabeli). Funkcja ta jest dostępna z paska narzędzi
lub menu podręcznego. Zobacz swój formularz w tych trzech widokach. Zauważ, co umożliwia
formularz i jakie są podobieństwa i różnice między formularzami a tabelami.
Zwróć uwagę na fakt, że otrzymany formularz jest czytelny, przejrzysty i prosty w nawigacji.
Poprawimy jednak odrobinę jego wygląd. Otwórz go więc w widoku projektu, w którym możesz
zmienić szatę graficzną, kształty, położenie elementów. Możesz również zamieścić nowe pola
tekstowe (etykiety), przyciski akcji czy podformularze.
Na formularzu można umieszczać elementy prezentujące dane oraz pewne elementy sterujące.
Wybiera się je z paska narzędzi, zwanego przybornikiem, czasami piórnikiem, który można
ukrywać i przywoływać na ekran przyciskiem Przybornik z paska narzędzi. Elementy
przybornika mają różne przeznaczenie, a ich wstępne rozszyfrowanie nastąpi po zbliżeniu
wskaźnika myszy do każdego z nich.
Do zmiany wyglądu elementów graficznych projektu formularza służy pasek narzędzi do
formatowania, zawierający odpowiednie narzędzia ułatwiające między innymi dodawanie
kolorów, efektów specjalnych, czcionek.
W naszym prostym formularzu mamy jedynie dwa pola, których nazwy brzmią tak samo jak pola
w tabeli Kierunki, co w formularzu nie wygląda najlepiej. Otwórzmy więc formularz w widoku
projektu i zmieńmy kilka elementów oraz dodajmy nowe, tak jak w przykładzie przedstawionym
na rysunku 2.68.
Propozycja zmiany 2.5. Formularze
interfejsu graficznego prostego formularza utworzonego w ćwiczeniu 2.33
Rysunek 2.68.

Zauważ, że każdy formularz (oczywiście w widoku formularza) prezentuje wybrane

dane na temat jednego rekordu. W tabelach widzieliśmy jednocześnie wiele
rekordów.
Każdy formularz w widoku projektu podzielony jest na trzy sekcje: nagłówek,
szczegóły i stopkę.
W każdej części formularza mogą wystąpić formanty. Formant to pojedynczy
element, używany do tworzenia formularza. W naszym przykładzie występują dwa
główne rodzaje formantów: pola tekstowe i etykiety, których znaczenie ilustruje
rysunek 2.69. Pole tekstowe służy do wyświetlania wartości pobieranej z pola tabeli
lub kwerendy źródłowej. Etykieta zawiera tekst, np. tytuł, podpis, komentarz.

^ pola
etykiety tekstowe

Rysunek 2.69.
Przykłady formantów w formularzu

Aby przejść do sekcji nagłówka, należy chwycić za krawędź między nagłówkiem a szczegółami i
rozciągnąć obszar przeznaczony dla nagłówka. Można też dokładnie podać jego wysokość, wybierając z
menu kontekstowego opcję Właściwości i wpisując w oknie parametry.
W sekcji Nagłówek formularza dodaj z Przybornika dwie etykiety z tekstem. Po wpisaniu tekstu
zaznacz pole etykiety i ustal wielkość czcionki, położenie tekstu i kolory wypełnienia. Dodaj obraz z
pliku, na przykład logo, które znajdziesz na CD, ale śmiało możesz narysować własne. Przy wstawianiu
obrazu zwróć uwagę na typy plików graficznych, które można wstawić do formularza Accessa.
W sekcji Szczegóły zmień tekst etykiety pola oraz wygląd wszystkich zamieszczonych w tej sekcji
formantów. Wszystkich zmian można dokonać na wskazanym obiekcie lub grupie obiektów. Można
również przejść do Właściwości każdego formantu, wybierając odpowiednie polecenie z jego menu
podręcznego, i tam wpisać parametry, które chcemy ustalić i zmienić.
W sekcji Stopka formularza dodaj z Przybornika przycisk poleceń mający zamykać okno formularza.
Wstawienie przycisku poleceń uruchomi Kreator przycisków poleceń. Rysunek 2.70 pokazuje kolejne
kroki postępowania z kreatorem.

2
 2.5. Formularze

Rysunek 2.70.
Dodanie przycisku poleceń w formularzu za pomocą kreatora poleceń
wiczenie 2.34.
W tym ćwiczeniu dodamy do prostego formularza, który ma tworzyć i umożliwić
przeglądanie planu lekcji, przycisk uruchamiający inny formularz, w którym
podamy dane wykładowców wraz z ich ID i terminem konsultacji, jak to pokazano
na rysunku 2.71.

Rysunek 2.71.

Formularz uruchamiający (w razie potrzeby) inny formularz

W tym celu przygotuj formularz za pomocą kreatora, który z tabel Wykladow-cy i

Konsultacje wybierze i wyświetli dane jak na rysunku. Formularz zapisz jako
Wykladowcy_i_konsultacje. Zmień nazwy etykiet. Zamknij formularz.
Wygeneruj za pomocą kreatora formularz zawierający pola z tabeli Plan_zajec i
zapisz go pod nazwą Plan_zajec. W widoku projektu, w sekcji Stopka formu-
larza dodaj przycisk poleceń, któremu w kreatorze przycisków poleceń przypisz
akcję: Uruchom formularz, a następnie wskaż nazwę formularza Wykla-dowcy i
konsultacje. W sekcji nagłówka dodaj etykietę Plan zajęć i ustal dla niej
formatowanie. Tak utworzony formularz zapisz jako Plan_zajec. Formularz ten
otwiera inny formularz, zawierający dane o wykładowcach i ich konsultacjach,
który w razie potrzeby można w każdej chwili uruchomić. Sprawdź działanie
formularza i przycisku.
To ćwiczenie z pewnością przekonuje do stosowania czytelnych
i przyjaznych formularzy, które w tym przypadku ułatwiają
wpisywanie danych do planu, pozwalają na przeglądanie już
istniejących wpisów i powodują zminimalizowanie
ewentualnych błędów. Wpisywanie danych bezpośrednio do
tabeli Plan_za-jec było kłopotliwe i mało czytelne dla

3
 2.5. Formularze

użytkownika. Trudnością było również przełączanie się

pomiędzy tabelami w celu znalezienia wszystkich danych o
wykładowcach. Teraz wywoływany w formularzu drugi
formularz pokazuje wszystkie zestawione z dwóch tabel dane o
wykładowcach. Dodawanie danych do tabeli Plan_zajec
poprzez formularz Plan_zajec odbywa się zgodnie z regułami i
zasadą indeksowania pól kluczowych, bez powtórzeń
ustalonych wcześniej dla tej tabeli.
Formularze pozwalają ponadto na prezentowanie danych na
wykresach, sortowanie i filtrowanie danych oraz na stosowanie
makropoleceń i pól obliczeniowych, jak to miało miejsce w
kwerendach. Formularze można również drukować.

2.6. Raporty
Jeśli chcesz analizować swoje dane lub zaprezentować je w postaci drukowanej,
utwórz raport. Możesz na przykład wydrukować raport grupujący dane i obliczający
podsumowania. Projektując raport, masz wpływ na jego szatę graficzną, podobnie
jak w przypadku formularza. W raporcie można grupować dane według określonego
kryterium, sortować je oraz wykonywać na nich obliczenia.
W raportach możesz więc między innymi utworzyć etykiety adresowe, pod-
sumowania, zaprezentować wyliczone sumy na wykresach. Możesz również
pokazać wiele rekordów, a nie tylko jeden, jak to miało miejsce w formularzu.
Podobnie jak w formularzu, w raportach używamy formantów, dzięki którym
tworzymy łącze między raportem a jego źródłem danych.

Korzystając z kreatora raportów, przygotuj prosty raport przeznaczony do wydruku,

zawierający informacje o studentach. W raporcie uwzględnij dane pochodzące z
czterech tabel: Studenci_dane, Studenci_uczelnia, Kierunki oraz
Studenci_portret_tel.
Uwaga! Zanim wykonamy to ćwiczenie, musimy połączyć relacją niezwiąza-ną
tabelę Studenci_portret_tel. W tym celu powróć do zakładki z tabelami i w oknie
relacji ustal relację jeden-do-jednego dla tabel Studenci_dane i Stu-
denci_portret_tel. W oknie relacji dodaj tabelę Studenci_portret_tel, a następnie
przeciągnij pole z ID_albumu z tabeli Studenci_dane do tabeli Stu-
denci_portret_tel (nie odwrotnie, gdyż nadrzędną jest tabela Studenci_dane).
Zamknij okno relacji, zapisując zmiany.
W zakładce Raporty rozpocznij tworzenie raportu, uruchamiając Kreator ra-
portów. Tok postępowania w pierwszych czterech krokach ilustruje rysunek 2.72.
W kroku piątym wybierz odpowiedni styl, a następnie nazwę dla raportu
Studenci_dane. Zakończ pracę kreatora.

4
 2.5. Formularze

Rysunek 2.72.
Kreator raportów

Poszczególne formanty w obszarze raportu zostały rozmieszczone automatycznie.

Po raz pierwszy możesz też zobaczyć obiekt OLE, czyli wstawioną do tabeli
Studenci_portret_tel bitmapę. Jest to kolorowy, niepowtarzalny znak, który ma
służyć studentowi jako znak kodowania jego prac. W prawdziwej bazie danych w
tym miejscu obiektem OLE byłoby cyfrowe zdjęcie studenta.
Włącz widok projektu i dokonaj zmian podobnych do pokazanych na rysunku 2.73.

RysunekGotowy
2.73. raport i widok jego projektu

5
 2.5. Formularze

Usuń etykietę z sekcji nagłówka, pozostawiając jedynie identyfikator studenta. W sekcji

Szczegóły dodaj etykiety Rok oraz Średnia ocen:. Takie informacje są czytelniejsze i
bardziej przypominają wizytówkę studenta. Zmień rodzaj i wielkość czcionki oraz kolor
wypełnienia dla nagłówka raportu. Poprzesuwaj formanty i dopasuj ich wielkości tak, aby
zmieściły się ich treści. Dobierz odpowiedni rozmiar dla obiektu OLE.
Zwróć uwagę na kolor czcionki ID studenta. Mimo że w widoku projektu dla tego
formantu zmienisz kolor, to i tak w raporcie pojawi się czerwony napis. Jest to związane z
właściwościami pola tekstowego macierzystej tabeli, która we właściwości Format miała
zdefiniowany kolor w następujący sposób: >@[Czerwony];"BRAK"@[Niebieski].
Po zmianach na stronie wydruku mieści się teraz dwa razy więcej wizytówek niż przed
korektą.