Informática - Microsoft Excel (I)

Versión 1.0

© Agustín Cernuda del Río, Enero de 2001© Agustín Cernuda del Río, Enero
de 2001

Pág. 2

Contenidos

Introducción.......................................................................................................
............... 3

Hojas de
cálculo................................................................................................................
3

Visualización ......................................................................................................
.............. 3

Partes de la
pantalla ...................................................................................................... 3

Edición................................................................................................................
.............. 4

Manejo de los
archivos ................................................................................................. 4

Líneas de actuación al utilizar una hoja de

cálculo ...................................................... 4

Elementos del documento:

definiciones ....................................................................... 5

Celdas ...............................................................................................................
........ 5

Filas ...................................................................................................................
....... 5

Columnas ..........................................................................................................
........ 5

Rangos ..............................................................................................................
........ 5

Formato..............................................................................................................
....... 5

Elementos del documento:

manejo............................................................................... 5

Selección de
elementos............................................................................................. 5

Introducción de
valores ............................................................................................ 7

Repetición de
valores................................................................................................ 7

Ajuste de
columnas....................................................................................................... 8

Columnas de ancho
arbitrario................................................................................... 8

Igualar el
ancho ........................................................................................................ 9

Ajustar el
ancho........................................................................................................ 9

Ajustar los
textos ...................................................................................................... 9

Formato de
celdas....................................................................................................... 10

Fórmulas ...........................................................................................................
.......... 12

Escritura
manual ..................................................................................................... 12

Inserción
directa ..................................................................................................... 12

Escritura
interactiva................................................................................................ 13

Copia de
fórmulas................................................................................................... 14

Hojas..................................................................................................................
......... 14
Gráficos .............................................................................................................
......... 14© Agustín Cernuda del Río, Enero de 2001

Pág. 3

Introducción

El presente documento es una descripción a nivel básico de la hoja de cálculo

Microsoft

Excel. En primer lugar se realiza una introducción general a las hojas de

cálculo y su

utilidad, y después se entra en detalles sobre la hoja de cálculo Microsoft

Excel. Se

asume un conocimiento básico del sistema operativo Windows.

Hojas de cálculo

Los procesadores de textos permiten, entre otras cosas, la inclusión de tablas

en los

documentos que manejan. No obstante, estas tablas contienen información

estática; si en

las tablas se incluye un valor que depende de otros (por ejemplo, la suma o
la media de

los elementos de una columna) dicho valor debe ser calculado por quien
escribe y se

convierte en información textual como otra cualquiera. Si el cálculo ha sido

erróneo, el

procesador de textos no lo detectará.

Si la información de las tablas se modifica, de modo que alguno de los

valores cambie,

los resultados que dependían de ese valor tampoco se actualizarán de

manera

automática; de este modo, el mantener un documento que evoluciona puede

convertirse

en una tarea muy compleja y susceptible de introducir errores. Téngase en

cuenta que
pueden existir multitud de informes que se generen semanal o
mensualmente, y habría

que estar constantemente actualizando los datos y volviendo a realizar

manualmente

todos los cálculos.

Más aún, existen ocasiones en las que un documento nace precisamente con
la

“vocación” de que su usuario introduzca datos y el documento realice los

cálculos; por

ejemplo, un documento que calcule el precio final de un equipo informático,

basándose

en los componentes que un usuario elige. Con un procesador de textos, como

mucho se

escribiría un documento con las instrucciones pertinentes y la información

numérica

sobre diversos coeficientes, descuentos, precios... Sin embargo, sería mucho

más

cómodo para quien utiliza el documento que no fuese necesario esto, sino
evitar que

viese todos estos detalles y solicitarle simplemente la información

“imprescindible”.

Las hojas de cálculo nacen para abordar esta problemática. Los programas
de hoja de

cálculo manejan documentos que, de forma análoga a los procesadores de

textos, son en

realidad ficheros con un formato determinado; estos documentos se llaman

también

“hojas de cálculo”. Un documento de hoja de cálculo puede verse

básicamente como

una tabla, pero en ella el contenido de una celda puede no ser un simple
texto o número

(como ocurre con las tablas en los procesadores de textos) sino que puede
ser una
fórmula, de modo que el contenido de esa celda depende del de otras celdas.

Libros y hojas: Con frecuencia, el documento de hoja de cálculo responde en

realidad

al concepto de “libro”, de modo que contiene varias “hojas” (cada una de las
cuales es

una tabla como las descritas). Las fórmulas que hay en una hoja pueden
hacer referencia

a valores de celdas que están en otra hoja dentro del mismo libro.

Visualización

Partes de la pantalla

La ventana principal de Microsoft Excel tiene, como es habitual, unas zonas

características:© Agustín Cernuda del Río, Enero de 2001

Pág. 4

· Barra de título, barras de herramientas, barra de menús, barra de estado.

Son las

típicas en cualquier aplicación Windows.

· Área de documento. Es donde se ve realmente la tabla cuyo contenido se va

a

editar. Cuenta con barras de desplazamiento, pero la barra horizontal está

“comprimida” para dejar sitio a otros elementos.

· Cabeceras de fila y columna. Independientemente de las cabeceras que

escribamos para las filas y columnas de la tabla, existen unas cabeceras

“externas”, identificables porque aparecen de color gris y con forma de

botones.

· Solapas. Al lado de la barra de desplazamiento horizontal (parte inferior)

hay

unos trapecios, unas solapas que permiten activar las diversas hojas del

documento. También hay pequeños botones que permiten ir cambiando de

hoja
por orden, ir a la primera y la última, etc. y que son útiles si el libro que se
está

manejando tiene muchas hojas.

Edición

Manejo de los archivos

El manejo de los archivos (abrir, cerrar, guardar) es similar al de otras

aplicaciones

Windows; por ejemplo, se puede recurrir a los conocimientos que se tengan

sobre

manejo de archivos en Word.

En el caso de Excel 2000, también valen las consideraciones hechas respecto

a Word y

las ventanas MDI.

Líneas de actuación al utilizar una hoja de cálculo

Al trabajar con Excel se pueden señalar ciertas ideas básicas que conviene
tener

presentes.

· En principio, el usuario debe centrarse en el contenido de su documento, es

decir, en la información; el aspecto que finalmente tendrá esa información se

resuelve posteriormente.

· Hay que tener claro qué información es “arbitraria” (los datos en sí mismos)
y

qué información se calcula a partir de esta. No se debe introducir como

“arbitraria” información que no lo sea (por ejemplo, anotar un “total” de una

columna con el número). Las celdas que se calculan a partir de otras, deben

expresarse como dependientes, por medio de fórmulas.

· En el caso de una hoja de cálculo, la impresión puede ser un poco menos

“obvia” que en un procesador de textos. La tabla que se maneja puede tener

muchas filas o columnas, y no caber en una página; al trabajar con la hoja de

cálculo no se está trabajando “sobre papel”, no es tan WYSIWYG como los

procesadores de textos (muchas hojas de cálculo ni siquiera se pretende que

acaben siendo impresas). Al imprimir tablas grandes, saldrán en varias

páginas.

Si la hoja se pretende imprimir, conviene recurrir con más frecuencia a la

“presentación preliminar”.© Agustín Cernuda del Río, Enero de 2001

Pág. 5

Elementos del documento: definiciones

Celdas

Una celda es uno de los componentes elementales de la tabla. Las celdas no

son simples

textos inertes; son datos, son elementos que en cierto modo están “activos”.
Una celda

puede contener texto o puede contener una fecha, y se comportará de

manera diferente

según sea el caso. Si no se le dice a la hoja de cálculo qué contiene una

celda, esta

intentará deducirlo por sí misma.

La información que contiene una celda se puede presentar de diversas

maneras (siendo

la información la misma) o formatos de celda. Más adelante se habla sobre

esto.

Filas

Una fila es el conjunto de todas las celdas que se encuentran contiguas en

sentido

lateral. Cada fila se puede manejar como una unidad. Las filas se designan
mediante

números.

Columnas

Concepto análogo al de las filas, pero en sentido vertical. Se designan

mediante letras.

Rangos

Un rango es un conjunto de celdas. El rango más elemental sería una sola

celda, y se

designa mediante la combinación de sus índices de columna y fila; por

ejemplo, “B2”.

Si el rango abarca varias celdas, se introducen la celda inicial y la final

separadas por

dos puntos; por ejemplo, B2:D2 ó B2:B5. Si hay que elegir varias celdas o
rangos, se

pueden concatenar separados por punto y coma; por ejemplo, la celda B2, el
rango de

B4 a B6 y el rango de B9 a B10 se pueden especificar conjuntamente como

B2;B4:B6;B9:B10

En Excel es frecuente elegir los rangos interactivamente, con el ratón, sin

necesidad de

escribir las letras y números de índice.

Formato

En primer lugar, cabe hablar de formato en un sentido similar al de los

procesadores de

textos: el formato de una celda afecta a su apariencia en cuanto a tipos de

letra, líneas de

borde, color de textos y fondos, etc.

En segundo lugar, hay aspectos del formato que tienen especial importancia.
Por un

lado, el tipo de datos que contiene la celda (texto, número, fecha, hora, etc.)
que influye

en cómo interpreta la celda lo que tecleamos y cómo lo representa. Pero una

vez que se

elige el tipo de datos (lo que Excel llama “Categoría”), por otro lado hay que
elegir
cómo se presenta el dato en cuestión (lo que en otros ámbitos se llama la
“máscara”).

Por ejemplo, se puede decir que una celda contiene un número, pero hecho
esto, el

número puede aparecer con dos decimales, tres, ninguno, con el signo a la
derecha o a la

izquierda, etc.

Elementos del documento: manejo.

Selección de elementos

La selección de elementos del documento puede realizarse de varias formas.

Para seleccionar una sola celda, basta con hacer clic sobre ella. La celda
seleccionada

aparece enmarcada con una línea gruesa.© Agustín Cernuda del Río, Enero
de 2001

Pág. 6

Para seleccionar un rango de celdas, se puede realizar un arrastre del ratón

(empezando en una celda cualquiera). Ver Fig. 1.

Fig. 1. Selección de rangos. Antes de seleccionar, al hacer clic en B2, y al

terminar el arrastre en B7.

Para seleccionar una fila, se pulsa sobre el número de fila, en la parte

exterior. Después

de hacerlo, la fila queda seleccionada (Fig. 2).

Fig. 2. Seleccionando la fila 2. La figura con forma de cruz es el cursor.

La selección de columnas se realiza de manera análoga a la de filas.

Selección de la tabla completa: asimismo, se puede seleccionar la tabla

completa

pulsando el pequeño botón sin etiqueta que hay en la intersección entre la

cabecera de

columnas y la de filas (Fig. 3).

Fig. 3. Seleccionar toda la tabla

Selección de celdas no consecutivas: Para seleccionar celdas no
consecutivas, basta

con ir seleccionando las celdas o rangos correspondientes mientras se

mantiene pulsada© Agustín Cernuda del Río, Enero de 2001

Pág. 7

la tecla CTRL. Al estar pulsada esta tecla, cada nueva selección no sustituye
a las

anteriores, sino que se añade a ellas.

Introducción de valores

De forma directa: Basta con pulsar en una celda y escribir, pulsando INTRO
cuando se

termina de escribir el valor. Recuérdese que Excel intentará deducir el tipo de

dato que

se introduce, y si lo hace erróneamente, puede que lo que queda en la celda

al pulsar

INTRO no sea lo que pretendíamos. En este caso, será necesario dar formato
a la celda

(véase más adelante).

Otro elemento a tener en cuenta es que al introducir los valores puede que
estos ocupen

más (a lo ancho) que la columna en la que están. Esto tiene el efecto de que
mientras se

escribe el valor se “sale” de la columna (Fig. 4), y cuando se acepta, puede

aparecer

“cortado” por el valor de la siguiente columna (Fig. 5). Esto no es problema;

la

información sigue estando en las celdas correspondientes. El problema de

apariencia se

solucionará como se muestra más adelante.

Fig. 4. Introduciendo valor muy largo. Fig. 5. El nuevo valor parece cortar al
anterior.
Con la barra de fórmulas: En ocasiones, resulta más cómodo introducir
valores

utilizando la llamada “barra de fórmulas” aunque lo introducido no sean

fórmulas (Fig.

6). Una vez que se ha seleccionado una celda, se puede hacer clic en la caja
de edición

de la barra de fórmulas, y escribir el contenido. Si se da por bueno lo escrito,

se pulsa el

símbolo . Si se descarta, se pulsa . El botón sirve para introducir fórmulas,

cosa

que se verá más adelante.

Fig. 6. Utilizando la barra de fórmulas para introducir valores.

Repetición de valores

Puesto que la introducción de información en las celdas es una acción

frecuente, existen

algunos recursos que sirven de ayuda para acelerar dicha tarea.

Rellenado de celdas con el mismo valor por “arrastre”: Si se va a rellenar

multitud

de celdas con el mismo valor, se puede introducir este valor en una sola
celda y

posteriormente “extender” este valor hacia sus vecinas. Para ello, se

desplaza el

pequeño cuadrado que hay en la esquina del rectángulo de selección. Al

situar el cursor

del ratón sobre este cuadrado, el cursor cambia y queda con forma de una
cruz más

pequeña y negra; en ese momento, se pulsa, se inicia un arrastre, y se

agranda el

rectángulo de selección como convenga.© Agustín Cernuda del Río, Enero de

2001

Pág. 8
Fig. 7. Introduciendo un valor múltiples veces

Rellenado de celdas con el mismo valor con CTRL+INTRO: Otra forma de

rellenar

varias celdas con el mismo valor es seleccionarlas, escribir el valor en una de

ellas (o

directamente en la barra de fórmulas), y pulsar CTRL+INTRO.

Sugerencia de valores usados anteriormente: Otra utilidad para la

introducción de

valores es que Excel asume que los valores utilizados anteriormente en una
columna

pueden volver a teclearse, y cuando comenzamos a teclear algo busca en los

elementos

precedentes alguno similar, sugiriéndolo. Si seguimos escribiendo, la

sugerencia se

descarta (se escribe lo que decidamos), pero si en ese momento pulsamos

INTRO (o

simplemente abandonamos la celda de cualquier forma), el valor sugerido se

adoptará.

Fig. 8. Introduciendo valores; se ha tecleado sólo la "B" y el sistema sugiere

"Blues"

Ajuste de columnas

Una vez que se han introducido los valores, puede ser necesario ajustar el
ancho de las

columnas; puede que haya valores de ancho superior a la columna en la que

están. Se

explican a continuación las acciones más frecuentes ante este problema.

Columnas de ancho arbitrario

La primera posibilidad es simplemente cambiar el ancho de una columna

concreta, de

forma manual. Esto se consigue colocando el cursor en la línea de separación

que hay
entre los encabezados de las columnas involucradas (con lo que cambiará de
aspecto) y

realizando un arrastre, de forma similar a como se hace con las tablas de

Word (Fig. 9).© Agustín Cernuda del Río, Enero de 2001

Pág. 9

Fig. 9. Arrastrando el borde de una columna para cambiar el ancho

Igualar el ancho

Si lo que se desea es dejar varias columnas con el mismo ancho, se puede

conseguir de

la forma siguiente. Lo primero es seleccionar las columnas correspondientes;

por

ejemplo, pulsando sobre el encabezado de la primera y realizando un arrastre

hasta el

encabezado de la última. Una vez seleccionadas, se acude al menú Formato /

Columna /

Ancho..., con lo que aparecerá un diálogo donde se puede introducir el ancho

que se

desea para esas columnas.

Ajustar el ancho

Si lo que se desea es que el ancho de las columnas sea el mínimo para que
se respete el

contenido de cada una, se seleccionan las susodichas columnas y se acude al

menú

Formato / Columna / Autoajustar a la selección.

Ajustar los textos

Otra posibilidad es que lo que se desee sea que el texto de una celda pueda
cortarse en

varias líneas, como ocurre con los procesadores de textos. Para ello, hay que
acudir a las

opciones de formato de la celda o celdas en cuestión (se ve más adelante), y

poner
“Texto” como categoría de los datos que contiene la celda, para luego acudir
a las

opciones de alineación del texto y elegir “Ajustar texto”. Con esto se puede
conseguir

un resultado como el que aparece en la Fig. 10.

Fig. 10. Ajuste de texto en una celda.© Agustín Cernuda del Río, Enero de
2001

Pág. 10

Formato de celdas

Como se ha ido viendo, el formato de celdas permite realizar operaciones

importantes:

· Dirigir el comportamiento de una celda por lo que se refiere al tipo de datos

que

contiene y cómo se interpreta la información.

· Establecer la forma en que se presenta la información, por lo que se refiere

a su

aspecto estético.

Para dar formato a las celdas, basta con seleccionar las celdas en cuestión,
pulsar con el

botón derecho sobre ellas y elegir la opción Formato de celdas... en el menú

de

contexto que aparece. Esto hace que se muestre el diálogo de formato (Fig.
11).

Fig. 11. Formato de celdas.

La solapa “Número” es importante porque permite elegir la “categoría” del

dato que

contiene la celda. Aunque dicha solapa se llame “número”, lo cierto es que se

puede

elegir que esa celda sea un texto, una fecha, etc. Dependiendo de qué
categoría se elija,

el resto de la solapa cambia para poder elegir opciones específicas. Por

ejemplo, si se

elige “número” en la lista de la izquierda, a la derecha habrá opciones para

presentar el

número con cierto número de decimales, que los números negativos salgan
en rojo, etc.

(Fig. 12)© Agustín Cernuda del Río, Enero de 2001

Pág. 11

Fig. 12. Formato específico para el caso de una celda numérica.

En el formato también se pueden elegir opciones de alineación del texto

(incluyendo el

poner el texto en vertical, lo que puede ser útil para los títulos de las
columnas; ) o de

fuentes y colores.

Fig. 13. Formato de celdas: alineación.

Y merece mención especial la solapa de “bordes”. Aunque la tabla siempre

tiene unos

bordes tenues, se puede hacer que cada celda o grupo de celdas aparezca (y
se imprima)

con diversos tipos de bordes en los lugares adecuados (Fig. 14). Para elegir
un tipo de© Agustín Cernuda del Río, Enero de 2001

Pág. 12

borde para las celdas seleccionadas, primero hay que elegir en el cuadro de
la derecha el

estilo y color de línea, y luego en los botones de la izquierda aplicarlo al

borde

correspondiente (izquierdo, derecho, contorno, etc.)

Fig. 14. Formato de celdas: bordes.

Fórmulas

Una capacidad fundamental de las hojas de cálculo es precisamente el uso

de fórmulas.
Esto consiste simplemente en asignar a una celda no un contenido específico,
sino el

resultado de cierta operación cuyos parámetros son los contenidos de otras

celdas. Estas

pueden a su vez contener otras fórmulas (resultados), y además cada

fórmula puede ser

todo lo compleja que se quiera.

Existen cuatro formas fundamentales de introducir fórmulas en una celda,

que se

explican a continuación.

Escritura manual

Si el valor de una celda es un texto que empieza por el carácter de

asignación “=”, el

sistema interpreta que se trata de una fórmula. Por ejemplo, es una fórmula
válida

=SUMA(B2:B5)

que calcula el sumatorio de los valores que hay en las celdas B2, B3, B4 y B5.

Esta forma de introducir las fórmulas exige un cierto conocimiento de las

funciones

disponibles y los parámetros que estas necesitan.

Inserción directa

En algunos casos, puede haber botones o comandos que inserten

directamente una

fórmula dependiendo del rango que esté seleccionado. Por ejemplo, el

sumatorio cuenta

con el botón en la barra de herramientas.© Agustín Cernuda del Río, Enero

de 2001

Pág. 13

Escritura interactiva

La forma más habitual de proceder es la construcción interactiva de la

fórmula. Una
posible línea de actuación es:

· Seleccionar la celda en la que irá la fórmula.

· Pulsar el botón de función, . Eso desplegará el cuadro de diálogo donde se

puede elegir con comodidad la función correspondiente (Fig. 15). Las

funciones

están organizadas en grupos o categorías y el diálogo ofrece una breve

ayuda

sobre su cometido y parámetros.

Fig. 15. Diálogo de selección de función.

· Una vez elegida la función (por ejemplo, SUMA) el sistema ya sabe qué

parámetros necesita, y mostrará el diálogo correspondiente.

Fig. 16. Diálogo de selección de rangos

· En este diálogo se podría teclear el rango o rangos correspondientes, pero

hay

una forma más fácil; el diálogo se puede apartar (pinchando en el “fondo” del

mismo y arrastrando) y acto seguido se selecciona el rango en cuestión con

el© Agustín Cernuda del Río, Enero de 2001

Pág. 14

ratón. El diálogo tomará ese rango como valor; se acepta el diálogo, y la

fórmula

ya está construida.

Copia de fórmulas

Tal como se explicó en el apartado Repetición de valores, si se arrastra la

esquina

correspondiente del rectángulo de selección el valor que había en la

selección se copiará

a las demás celdas. En el caso de que lo que se copie sea una fórmula, los
rangos a los

que la fórmula hacía referencia se actualizan convenientemente para que

sean relativos a
la nueva ubicación. Es decir, si por ejemplo se tenía una fórmula en la celda
E3, que

hacía referencia al rango A3:D3, al copiar esta fórmula a la celda D4 hará

referencia al

rango A4:D4.

Hojas

Como se ha señalado más arriba, cada documento de Excel es en realidad un

libro que

consta de hojas. En el área inferior de la ventana aparece, a la derecha, la

barra de

desplazamiento horizontal, y a la izquierda, las solapas de las diversas hojas

(Fig. 17).

Fig. 17. Hojas de un libro de Excel

Pulsando en las diversas solapas, se activará la hoja correspondiente.

Utilizando los

botones de la izquierda se pueden activar las diversas hojas por turno, ir a la

primera o a

la última, etc.

Pulsando con el botón derecho sobre una solapa aparecerá un menú de

contexto que

permite eliminarla, cambiarle el nombre, etc. así como insertar nuevas hojas.
Además, si

se pulsa en la solapa y se arrastra, se puede cambiar su ubicación (su orden).

Gráficos

Excel ofrece funciones de creación de gráficos que pueden resultar muy

útiles tanto para

analizar la información como para presentarla. Además se puede hacer uso

de esta

opción a través de “asistentes” que facilitan mucho su uso.

Basta con seleccionar las celdas a partir de cuya información se va a generar

el gráfico
(Fig. 18) y pulsar el botón de “asistente para gráficos”, . Esto hará aparecer
un

diálogo en el que se van eligiendo las distintas opciones del gráfico a crear y
pulsando el

botón “Siguiente” cuando se completa cada paso (Fig. 19). Finalmente, el

gráfico puede

quedar en una nueva hoja aparte, o como un simple objeto dentro de la hoja
actual (Fig.

20). Huelga decir que, nuevamente, si la información original cambia, el

gráfico

también se actualiza automáticamente.© Agustín Cernuda del Río, Enero de

2001

Pág. 15

Fig. 18. Seleccionando celdas para construir un gráfico

Fig. 19. Seleccionando el tipo de gráfico© Agustín Cernuda del Río, Enero de
2001