DOCUMENTOS PERSONALIZADOS

"Combinación de correspondencia"

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En este pequeño tutorial vamos a enseñarte cómo utilizar y sacarle partido a la opción de
"Combinación de correspondencia en Word".

Esta herramienta te permitirá hacer una plantilla en Word de un informe, carta, presupuesto,
etc. y a partir de unas variables vincularlo con una tabla de excel para que dicha plantilla se
personalice automáticamente con los datos de la tabla. Por ejemplo, podrías elaborar una
plantilla de un diploma y mediante la opción de combinación de correspondencia
vincularla con el listado de alumnos que tuvieses en Excel. Piensa en el tiempo que te
ahorraría si tuvieras que ir imprimiéndolos uno a uno a medida que vas cambiando el
nombre del alumno. Esto ... se puede hacer más fácil.

DOCUMENTO PLANTILLA

Para empezar vamos a crearnos una carpeta en la que vamos a almacenar tanto la Plantilla
que creemos en Word como la base de datos de Excel. Nosotros hemos abierto una carpeta
que hemos llamado .

Para la explicación hemos elaborado como plantilla una carta comercial en el que se informa
a los clientes de los descuentos que se realizarán durante el año:

En las posiciones que señalamos con las flechas rojas

se introducirán los datos de la tabla que tenemos en Excel. La grabamos dentro de la carpeta
que creamos anteriormente con el nombre nombre que queramos dar a la plantilla.

DATOS EN EXCEL

En Excel hemos elaborado la tabla con los siguientes datos que necesitamos para el
documento y lo hemos grabado dentro de la carpeta.
LA COMBINACIÓN

Para realizar la vinculación entre los dos documentos nos vamos al menú superior
HERRAMIENTAS-COMBINAR CORRESPONDENCIA y nos aparecerá una ventana como la
que se muestra en la imagen:

El documento principal hace referencia a la plantilla. Pulsamos CREAR-CARTAS MODELOS.

Seguidamente nos saldrá una nueva ventana en la que nos preguntará si queremos que el
documento principal sea el documento que tenemos abierto o si queremos crear uno nuevo.
En nuestro caso, ya tenemos creada la plantilla con lo que pulsamos VENTANA ACTIVA.

De igual modo hacemos en el paso 2. En este punto tenemos que indicar de qué archivo
queremos que se cojan los datos.

Como nuestra base de datos ya está creada en Excel, pulsamos ABRIR ORIGEN DE
DATOS, seleccionamos el archivo y pulsamos abrir. Pulsamos CERRAR.

En la cabecera de la hoja de trabajo de Word veremos el siguiente menú:

PARÁMETROS

Una vez que hemos hecho la relación entre documentos vamos a indicar los parámetros para
que cada uno de los datos se añadan automáticamente en la plantilla.

Para ello, hacemos click con el cursor en el lugar de la plantilla donde queremos insertar el
primer dato y hacemos click en la opción del menú anterior "Insertar campo de
combinación" y pulsamos CLIENTES, veremos que en la plantilla nos aparece la variable
<<CLIENTES>>..

Quedándonos la plantilla como señalamos seguidamente:

Si quisiéramos visualizar cómo se nos insertan los datos podemos pulsar el botón abc

. Pulsando las flechar, iremos pasando por cada una de las

cartas con los datos de los distintos clientes. Una vez hecha la comprobación desmarcamos
abc.

Si nos fijamos en el menú de la cabecera, veremos que tenemos una opción que pone
INSERTAR CAMPO DE WORD. Esta opción es muy interesante porque nos permitirá
escribir un texto añadido que sólo aparecerá en aquellas cartas que indiquemos. Por
ejemplo:

Situamos el cursor donde queramos insertar el texto añadido. Nosotros lo vamos a situar
debajo del texto en un apartado que hemos titulado nota. Pulsamos "Insertar campo de
Word" y Si..Entonces...Sino....
Lo que vamos a configurar con esta opción es que si el cliente supera los 4000 euros se
inserte en la carta un texto y si no, se inserte el segundo.

Para comprobarlo podemos utilizar de nuevo los siguientes iconos:

IMPRESIÓN DE LAS CARTAS

A partir de estos iconos podremos acceder a las siguientes

funcionalidades:

• El primer botón se corresponde a la ventana "combinar correspondencia" en la

que relacionábamos la plantilla con los datos.
• El segundo icono "Revisar errores" nos permite realizar comprobaciones para
detectar errores en la vinculación de los documentos.
• Si pulsamos el tercer icono "combinar en un nuevo documento" se nos abrirá un
nuevo documento de Word con las cartas integradas por sus datos, preparada para
guardar o imprimir si se quiere.
 • Pulsando el quinto icono "combinar para imprimir" nos permitirá imprimir las
cartas directamente.

También tenemos este icono que pulsándolo nos llevará directamente a la base de datos
para realizar las modificaciones que consideremos directamente.

APLICACIONES

Como vemos esta opción que nos ofrece Word es una herramienta útil para cuando
queremos enviar un mismo documento a muchas personas. Aunque ya hemos comentado
que esta herramienta se puede utilizar para cartas, informes, presupuestos, etc. Ponemos
otro ejemplo: esta herramienta podría ser útil para un pequeño empresario que registra en
Excel las facturas que emite a sus clientes. Si tuviese a final de mes que remitir las facturas
a todos sus clientes tan sólo tendría que crear una plantilla de factura y vincularla con su
base de datos.