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Su primera
planilla: ¡ya!
Excel tiene muchas opciones. Muchísimas.
Más de las que pueden tratarse en un libro
de tamaño razonable. Sin embargo,
para la mayoría de los casos prácticos,
solamente se usa un conjunto relativamente
reducido de opciones y comandos.
En este primer capítulo nos ocupamos ¿Qué es Excel? 18
Una planilla de cálculo 19
de ese conjunto. Comenzando desde Para viajar por la planilla 20
¡No confundir el cursor
el principio, y luego de haber leído con el puntero! 21
¡Me equivoqué! ¿Qué hago? 21
unas pocas páginas, usted deberá Las fórmulas 22
Haciendo funcionar la planilla 23
estar en condiciones de crear y manejar Intermezzo: grabando la planilla 24
Tres decisiones 25
una planilla relativamente compleja. A grabar 26
Regrabaciones 28
Archivo/Guardar
y Archivo/Guardar como 29
Cerrar una planilla 29
Recuperando una planilla
ya grabada 30
El panel de tareas 32
La cosmética 33
Para dar por terminado el trabajo 36
SERVICIO DE ATENCIÓN AL LECTOR: lectores@tectimes.com Resumen del capítulo 38
LA BIBLIA DE EXCEL
¿Qué es Excel?
Excel es una planilla electrónica de cálculo: un programa que permite manejar en la
computadora la información que habitualmente se maneja en planillas de papel. Pue-
de ser algo tan simple como la lista de precios de la Figura 1 o tan compleja como una
planilla técnica, con gráfico incluido, como la de la Figura 2.
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Una planilla de cálculo
1
• Definir algunas fórmulas (por algo hablamos de planillas “de cálculo”).
• Mejorar el aspecto de la planilla.
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LA BIBLIA DE EXCEL
Básicamente, para armar una planilla como ésta hay que hacer dos cosas:
“Poner el cursor en una celda” significa moverlo por la pantalla hasta llegar a la celda
deseada. Para esto podemos usar el teclado o el mouse.
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Una planilla de cálculo
También podemos usar el puntero (la cruz que se mueve cuando movemos el mouse):
1
1 - Apoyamos el puntero en una celda.
En cualquier caso, podemos probar a escribir los datos que aparecen en la planilla
de la Guía Visual 1: los textos de la columna A y los valores de la columna B, pe-
ro no la fórmula de la celda B4.
Figura 3. El puntero está sobre la celda C3. El cursor está en la celda B4.
El puntero, por otra parte, tiene distinta forma según en qué parte de la pantalla esté apo-
yado. Generalmente es una cruz gorda o una flecha. Pero puede tener otras formas, y su
comportamiento depende de éstas. Más adelante vamos a ver las diversas variantes.
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LA BIBLIA DE EXCEL
• Si, en cambio, ya habíamos dado Enter, simplemente lo escribimos otra vez. El nue-
vo dato reemplazará al anterior.
• Mientras estamos escribiendo un dato, antes de pulsar Enter, podemos borrar una
parte empleando la tecla Retroceso (Backspace, en inglés). Es la tecla alargada y con
una flecha hacia la izquierda que está en la parte superior derecha del teclado.
• Si tenemos que borrar un dato ya ingresado porque lo escribimos en una celda equi-
vocada, ponemos el cursor en la celda y pulsamos la tecla Suprimir (Delete, en inglés).
Y todavía tenemos un último recurso: si nos arrepentimos de algo, podemos “dar mar-
cha atrás” con las opciones Edición/Deshacer. Esto deshace la última operación.
Las fórmulas
Con lo explicado hasta ahora, escribir los datos de la planilla de la Guía Visual 1 no re-
presenta (no debería representar) ninguna dificultad. Simplemente habrá que escribir los
datos en las celdas correspondientes. Pero hay algo especial de lo que tenemos que hablar.
El objetivo de esta planilla es saber de cuánto dinero disponemos. Según lo que figura
en la celda B4 de la planilla, contamos con $535. Pero eso en realidad no es un dato,
sino el resultado del siguiente cálculo:
Para que Excel haga este cálculo, lo que tenemos que escribir en la celda B4 es una fór-
mula que represente la expresión anterior. Teniendo en cuenta las celdas afectadas, esa
fórmula debería ser la siguiente (Figura 4):
=B1+B2-B3
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Haciendo funcionar la planilla
1
Su primera planilla: ¡ya!
Figura 4. Esta fórmula calcula el dinero disponible en función de los demás datos.
Efectivamente, a la hora de escribir una fórmula en una planilla de Excel, hay que te-
ner en cuenta las siguientes reglas:
• Las fórmulas comienzan con el signo igual (=). Eso es lo que le indica a Excel que
tiene que hacer la cuenta.
• Los términos de la fórmula (en este caso, las diversas cantidades de dinero) se indi-
can por las coordenadas de las celdas que los contienen.
En este último sentido, la celda B1 representa el dinero en efectivo; B2, el dinero por co-
brar; y B3, las deudas. Si todo sale bien, en la celda B4 aparecerá el resultado esperado: 535.
RECÁLCULO MANUAL
Llegado el caso, es posible “apagar” la
opción de recálculo automático yendo
a Herramientas/Opciones/Calcular.
Si se establece recálculo manual, las
fórmulas se actualizarán automática-
mente al pulsar la tecla F9.
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LA BIBLIA DE EXCEL
Mágicamente (es un decir), la planilla mostrará en la celda B4 el nuevo valor del dine-
ro disponible, tal como se ve en la Figura 5.
Esto es lo que se llama recálculo automático, y es una de las herramientas más impor-
tantes de las planillas de cálculo. Podemos cambiar cualquier dato y ver, de forma in-
mediata, cómo el cambio repercute sobre los resultados.
Ocurre que la computadora tiene una memoria muy frágil: recuerda todo lo que le in-
dicamos mientras permanezca encendida. Al apagarla, se pierde (ni qué hablar si se cor-
ta la luz o si algún atolondrado patea el cable).
Pero, en general, necesitamos que nuestro trabajo se conserve aunque la computadora
se apague. Para eso tenemos que guardarlo en un lugar más seguro que la memoria. Es-
to se llama “grabar” la planilla. Si ya ha trabajado en algún programa de computación,
seguramente sabe de qué estamos hablando. En cualquier caso, siga leyendo para des-
cubrir los diferentes mecanismos que ofrece Excel al momento de guardar la planilla.
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Intermezzo: grabando la planilla
Tres decisiones
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En el momento de grabar una planilla, hay que tomar tres decisiones:
Ese lugar “más seguro” al que nos referimos antes es el disco. Por disco entendemos tanto
el disco rígido de la computadora como un disquete que pueda colocar en la disquetera.
Las computadoras tienen varias “unidades de disco” designadas por letras. Por lo general,
la disquetera es la unidad A y el disco rígido, la C. Podría haber una segunda disquetera
(B) o un segundo disco rígido (D), y así sucesivamente. Seguramente, su equipo tiene
otra unidad de disco: la lectora de CD-ROM. Esta unidad también se designa con una
letra, pero no se puede grabar en ella. Se dice que es un dispositivo de “sólo lectura”.
La carpeta
Son simplemente subdivisiones dentro del disco para mantener la información más
ordenada. Si uno decide grabar en el disco rígido (o en un disquete organizado en
carpetas), debe decidir también en qué carpeta hacerlo. Una carpeta puede, a su vez,
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LA BIBLIA DE EXCEL
Por lo general, y si no aclaramos nada, Excel guarda las planillas en una carpeta llama-
da Mis documentos, dentro del disco rígido.
El nombre de la planilla
Lo más probable es que uno grabe varias planillas en el mismo lugar (mismo disco y
misma carpeta). Para diferenciarlas, hay que darle un nombre a cada una. El nombre
puede ser cualquiera, pero se entiende que hay que elegir nombres descriptivos. Por
ejemplo, en nuestro caso, un buen nombre es Dinero.
A grabar
Habiendo decidido todo lo anterior (disco, carpeta y nombre), podemos proceder a la
grabación de la planilla.
Hacemos doble clic (dos clics rápidos con el mouse) sobre la carpeta elegida.
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Intermezzo: grabando la planilla
1
Su primera planilla: ¡ya!
Ésta es la carpeta donde se guardará la planilla.
Aquí escribimos el nombre de la planilla.
Ésta es la lista de planillas que ya están grabadas.
Un clic en Guardar procede a la grabación.
Si hacemos un clic en Cancelar, la planilla no queda guardada.
Pasarán algunos segundos, luego de los cuales la planilla quedará a salvo, guardada en
el lugar especificado. En la parte superior izquierda de la pantalla aparecerá el nombre
que le dimos a la planilla (Figura 7). Ésa es una señal de que la planilla se ha grabado
sin problemas. A partir de entonces, ante cada cambio importante que realicemos, se-
rá conveniente ir guardando la planilla para no perder las modificaciones realizadas.
CUADROS DE DIÁLOGO
El cuadro de la Guía Visual 2 se llama cuadro de diálogo. Este
nombre está muy bien: es la forma en que Excel se comunica con
nosotros para preguntarnos qué queremos hacer. Estos cuadros
aparecen frecuentemente mientras trabajamos con Excel. Es im-
portante que nos acostumbremos a ellos. Según qué opciones
aparezcan y cómo las manejemos, Excel obedecerá nuestros de-
seos o hará lo que a él se le ocurra.
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LA BIBLIA DE EXCEL
Regrabaciones
Habíamos dicho que, una vez grabada, la planilla se encuentra a salvo. Si tenemos la
mala suerte de que se corta la luz o algún atolondrado (uno mismo, por ejemplo) pa-
tea el cable, no importa: la planilla está grabada en el disco rígido de la computadora
e inmediatamente podremos recuperarla. Pero si cambiamos o agregamos algo, la pla-
nilla grabada ya no será la misma que estamos viendo. Ha sufrido una modificación.
Cuando llegue ese momento, bastará con volver a tomar las opciones Archivo/Guardar.
Excel se dará cuenta de que se trata de la misma planilla, y no nos volverá a preguntar
dónde queremos guardarla, con qué nombre, etc.
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Cerrar una planilla
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En el submenú que se descuelga cuando hacemos un clic en la opción Archivo, apare-
Archivo/Guardar
Usamos esta opción cuando grabamos la planilla por primera vez y cuando regrabamos.
La primera vez nos pide la información necesaria para guardar (disco, nombre, etc.). Si
estamos haciendo una regrabación (es decir, ya habíamos grabado la planilla antes), pro-
cede con la grabación usando el mismo nombre, en el mismo disco, etc. La nueva pla-
nilla se graba sobre la anterior. Es decir que se conserva la versión más reciente.
Archivo/Guardar como
Cuando usamos esta opción, Excel siempre nos pregunta el nombre, el disco, etc., de
la planilla, aunque estemos haciendo una regrabación de una planilla ya grabada. Jus-
tamente, recurrimos a Archivo/Guardar como cuando queremos cambiar alguna de las
decisiones que tomamos al guardarla por primera vez:
• El nombre de la planilla.
• El disco en donde la guardamos.
• La carpeta.
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LA BIBLIA DE EXCEL
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Recuperando una planilla ya grabada
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Su primera planilla: ¡ya!
Tomamos las opciones Archivo/Abrir. Aparecerá el cuadro de la Figura 9, bastan-
te parecido al que apareció cuando grabamos por primera vez.
En este cuadro tenemos que actuar como lo hicimos en el momento de grabar, in-
dicando el disco y el directorio donde se encuentra la planilla.
Si todo salió bien, aparecerá en la pantalla la planilla elegida, tal como estaba en el mo-
mento de grabarla por última vez. Podremos entonces realizar todas las modificaciones
y, finalmente, guardar los nuevos cambios.
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LA BIBLIA DE EXCEL
El panel de tareas
Excel incorporó un elemento nuevo a su pantalla:
el panel de tareas. Es un área donde se pueden
realizar ciertas operaciones relacionadas con el ma-
nejo de Excel. Por ejemplo, la Figura 10 muestra
el panel de tareas para el manejo de archivos.
Para cerrar el panel de tareas podemos volver a tomar las opciones Ver/Panel de tareas
o hacer un clic en el botón de la Figura 11.
PANEL DE TAREAS
El panel de tareas es una novedad de
Excel XP.
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La cosmética
La cosmética
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Su primera planilla: ¡ya!
La planilla de la Guía Visual 3 es básicamente la misma con la que venimos traba-
jando, pero un poco más elegante. La hemos obtenido aplicando algunas de las lla-
madas opciones de formato.
Apoyamos el puntero en A1, primera celda del grupo donde queremos aplicar el
efecto de negrita.
Sin soltar el botón, bajamos hasta A4, última celda del grupo.
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LA BIBLIA DE EXCEL
Si todo ha salido bien, los textos de la planilla deberán aparecer en negrita, como se
muestra en la Guía Visual 3.
De forma parecida, podemos hacer que los valores numéricos aparezcan en formato
monetario, con el signo $:
Apoyamos el puntero en la celda B1, en nuestro caso, la primera celda del grupo
donde queremos aplicar el efecto.
Sin soltar el botón, bajamos hasta B4, última celda del grupo.
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La cosmética
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Su primera planilla: ¡ya!
Hacemos un clic en el botón Estilo moneda (Figura 14).
Finalmente, dibujamos las líneas por encima y por debajo del resultado:
Hacemos un clic sobre el botón Bordes. Se descuelga una lista de opciones de borde.
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LA BIBLIA DE EXCEL
Ahora sí, la planilla deberá verse como la de la Guía Visual 3. El uso de estas opcio-
nes cosméticas queda librado a la imaginación y los gustos del lector. En los Capítu-
los 3 y 4 comentamos con más detalle cada una de ellas.
OPCIONES DE FORMATO
En general, hay varias formas de apli-
car cada opción de formato. El uso de
los botones rápidos es una de ellas.
También podemos recurrir al menú o a
ciertas combinaciones de teclas.
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Para dar por terminado el trabajo
No es poco. En los próximos capítulos vamos a explicar cómo hacer planillas más
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complejas. Veamos, entonces, cómo finalizar nuestra sesión con Excel. Antes, había-
mos cerrado la planilla para dar por terminado el trabajo con ella. Pero no cerramos
Puede ser que aparezca un cuadro como el de la Figura 17, si es que aún no ha-
bíamos grabado las últimas modificaciones de la planilla. En tal caso hacemos un
clic en el botón Sí.
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LA BIBLIA DE EXCEL
Parecen pocas, pero son suficientes para el primer capítulo. En los siguiente capítulos,
aprenderemos algunas cosas más complejas.
AYUDANTE
Para que los mensajes de advertencia
sean mostrados como en la Figura 17,
hay que tomar las opciones ?/Mostrar
el Ayudante de Office.
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